Tilsynsrapport Hvidovre Kommune. Ungecenter Porten. Uanmeldt tilsyn August 2012 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Hvidovre Kommune Tilsynsrapport Hvidovre Kommune Ungecenter Porten Uanmeldt tilsyn August

2 Forord Rapporten er bygget således, at læseren på de første sider præsenteres for tilsynets samlede af tilbuddet samt udviklingspunkter, bemærkninger, anbefalinger og evt. anbefalinger om påbud. Herefter følger en række faktuelle oplysninger om tilsynsbesøget (herunder deltagere og tidspunkt) samt om det konkrete tilbud. Sidste del af rapporten indeholder de data, som tilsynet har indsamlet ved hhv. interviews og observationer og ved gennemgang af dokumentation. For hvert tema foretager de tilsynsførende en ud fra den indsamlede data og øvrige indtryk. Disse er ligger til grund for den samlede, der som nævnt optræder indledningsvist i rapporten. Bagest i rapporten findes en kort beskrivelse af formål og metode samt kontaktoplysninger til BDO. Tilsynet er altid udtryk for et øjebliksbillede og skal derfor vurderes ud fra dette. 1

3 Indholdsfortegnelse 1 samlede bemærkninger og anbefalinger Oplysninger Datagrundlag Opfølgning på foregående tilsyn Fysiske rammer Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis Referenceramme, pædagogik og metode Pædagogisk plan Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Indflydelse Omgangsform og sprogbrug Tryghed og trivsel Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Procedurer og retningslinjer Formål og metode Formål med tilsynet Metode varsling og tilrettelæggelse BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Kontaktoplysninger Præsentation af BDO

4 1 samlede BDO har på vegne af Hvidovre Kommune foretaget et uanmeldt tilsyn på Ungecenter Porten. BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer. Det overordnede indtryk af Porten er, at stedet leverer et godt pædagogisk arbejde, som er i overensstemmelse med målgruppens behov. Det er endvidere tilsynets overordnede indtryk, at de unge er glade og trygge ved personalet og den pædagogiske indsats. Det interne samarbejde har været i fokus siden tilsynene i december med en række ledelsesmæssige tiltag, hvor opfølgning i samarbejdet, arbejdsfunktioner og kommunikation har en central del. Tilsynet anerkender udfordringerne i ændringerne i samarbejdskulturen, og vurderer samtidig, at Porten er i gang med en positiv og udviklende proces. Tilsynet vurderer, at ledelsen overvejende har forholdt sig relevant til anbefalingerne fra det anmeldte og uanmeldte tilsyn i december Tilsynet vil dog anbefale at opdatere oplysninger på Tilbudsportalen, således at disse er i overensstemmelse med nuværende status. Endvidere vil tilsynet atter anbefale, at der udarbejdes skriftlige retningslinjer i forbindelse med udfyldelse af indberetning af magtanvendelse for at sikre systematikken omkring dette arbejde. Tilsynet vil endvidere atter anbefale, at der afholdes en brand- og evakueringsøvelse. Derudover bemærker tilsynet, der vil være ophængt synlige brand- og evakueringsinstrukser med udgangen af august samt at der i efteråret 2012 vil ske en evaluering af de tiltag, der er taget i forbindelse med trivselsundersøgelsen. Den pædagogiske referenceramme og metode tager afsæt i en systemisk forståelse af den enkelte unges livssituation, og det er tilsynets, at denne er relevant for målgruppen. Det er endvidere tilsynets, at Portens fokus på den unges ressourcer gennem en anerkendende tilgang samt relationsarbejde støtter og styrker den enkelte unge i en positiv udvikling. Tilsynet vurderer, at udviklingsplanerne udgør et godt og dynamisk redskab i det daglige behandlingsarbejde med de unge. Tilsynet vurderer dog samtidig, at der fortsat er behov for at få indarbejdet en ensartet praksis omkring afholdelse og dokumentation af strukturerede samtaler med de unge. Derfor genfremsættes en anbefaling om, at dette indarbejdes i den pædagogiske praksis med henblik på at sikre den unge den rette støtte i den aktuelle udvikling samt sikre ledelsesmæssigt overblik over, at de unge tilbydes løbende strukturerede samtaler. I forhold til de unges hverdag, så er det tilsynets, at de unge på Porten tilbydes en varieret og struktureret hverdag med individuelle aktiviteter. I relation til de (få) unge, der i perioder ikke har nogen beskæftigelse eller skolegang, fokuserer personalet på at tilbyde de unge en meningsfyldt og udviklende hverdag med henblik på at fastholde en positiv udvikling. Det er endvidere tilsynets, at ungemøderne er med til at sikre de unge formel indflydelse og mere uformel indflydelse skabes gennem den daglige dialog med medarbejderne. I relation til dette, er det tilsynets opfattelse, at personalet gør et stort motivationsarbejde for at få de unge til at deltage i ungemøderne. Tilsynet vurderer, at der arbejdes fokuseret på at opnå en god omgangsform og sprogbrug, og at de unge oplever, at personalet er gode til at intervenere i konflikter mellem de unge. Samtidig er det dog også tilsynets, at der eksisterer en udfordring i relation til, at der eksisterer divergerende opfattelser af definitionen på uhensigtsmæssig sprogbrug og omgangsform blandt medarbejderne. Tilsynet anbefaler derfor, at der fokuseres på at opnå en harmonisering af denne opfattelse/definition med henblik på at signalere ensartethed og målrettethed i indsats på dette område. Endelig er det tilsynets, at de fysiske rammer er i overensstemmelse med målgruppens behov. Der er ved tilsynet et tilfredsstillende rengøringsniveau overalt. 3

5 1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker, at der med udgangen af august 2012 vil være ophængt synlige brand- og evakueringsinstrukser. 2. Tilsynet bemærker, at der i efteråret 2012 vil ske en evaluering af de tiltag, der er taget i forbindelse med trivselsundersøgelsen. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes dokumentation for afholdelse og referat af de strukturerede samtaler. Dette med henblik på at sikre den unge den rette støtte i den aktuelle udvikling samt sikre ledelsesmæssigt overblik over, at de unge tilbydes løbende strukturerede samtaler. 2. Tilsynet anbefaler, at der fokuseres på at opnå en harmonisering blandt medarbejderne omkring deres opfattelse/definition af god sprogbrug og omgangsform med henblik på at signalere ensartethed og målrettethed i indsats på dette område. 3. Tilsynet anbefaler, at oplysninger på Tilbudsportalen opdateres, således at disse er i overensstemmelse med nuværende status. 4. Tilsynet vil igen anbefale, at der udarbejdes skriftlige retningslinjer i forbindelse med udfyldelse af indberetning af magtanvendelse for at sikre systematikken. 5. Tilsynet vil atter anbefale, at der afholdes en brand- og evakueringsøvelse. Anbefaling om påbud Ingen anbefaling om påbud 2 Oplysninger Adresse Bødkerporten 1 3, 2650 Hvidovre Leder Peter Abel Gjaldbæk Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er et kommunalt døgntilbud. Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 66, stk. 6 Antal pladser og belægningsgrad 14 pladser og 1 akutplads. Takst pr. døgn Ifølge tilbudsportalens oplysninger er prisen pr. døgn kr Målgruppebeskrivelse 4

6 Målgruppen er udad reagerende og indad reagerende unge mellem 12 og 18 år. Målgruppen består af unge, der på grund af sociale eller adfærdsmæssige problemer eller manglende støtte fra deres forældre, fx omsorgssvigt, har behov for at blive anbragt udenfor hjemmet. (kilde: hjemmeside). Antal ansatte og personalesammensætning Personalegruppen består af 16 ansatte: leder 12 pædagoger 1 psykolog 1 ansat i køkkenet 1 pedel Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Den 7. august 2012 kl Deltagere i interviews Ledelse: Medarbejdere: Peter Abel Gjaldbæk, uddannet pædagog, ansat i Ungecenter Porten i 3 år. Pædagog, AMR, ansat 4 år på Linje 16 Typograf, kampsportsinstruktør og NLP, TR ansat ca. 3 år ansat på Centrum. Beboere: Beboer på 14 år har boet 3 måneder i Centrum. Beboer på 19 år har boet 2½ år på Linje 16 BDO blev vist rundt på stedet af: Medarbejder Tilsynsførende Lene Thorius (Manager, cand.pæd., PD og socialpædagog) Karin Hjortkjær (Chefkonsulent, AAE Forvaltning) 3 Datagrundlag 3.1 Opfølgning på foregående tilsyn Data Ved det sidste tilsyn (uanmeldt, december 2011), foretaget af BDO blev der givet følgende anbefalinger: 1. Tilsynet anbefaler, at der tages initiativ til, gerne sammen med de unge, at drøfte, hvordan det kan blive mere interessant for dem at deltage i ungemøderne. Forstander oplyser, at der i manifesterne for de enkelte afdelinger er skrevet ind, at der er ungemøder hver 14. dag. Der ligger dog et stort motiveringsarbejde for at få de unge til at deltage. Forstander oplyser, at medarbejderne løbende taler med de unge om vigtigheden af at komme til møderne. Derudover anvendes bl.a. belønninger, som fx en biograf- eller 5

7 cafetur efter møderne. Følgende er anbefalinger blev givet ved det anmeldte tilsyn (1. december 2011), også foretaget af BDO: 2. Tilsynet anbefaler, at hjemmesiden bliver opdateret således at målgruppen beskrives i overensstemmelse med tilbudsportalens oplysninger. Forstander oplyser, at hjemmesiden er opdateret i et bedre layout og indeholdende flere oplysninger. Tilsynet observerer under forberedelsen, at der ikke er overensstemmelse mellem hjemmesiden og tilbudsportalen oplysninger. 3. Tilsynet anbefaler, at Ungecenter Porten indfører en højere grad af systematik i arbejdet med udviklingsplanerne; herunder dokumentation for afholdelse og referat af strukturerede samtaler. Dels for at sikre den unge den rette støtte i den aktuelle udvikling, dels for at have et ledelsesmæssigt overblik. I forlængelse heraf anbefales det at referater placeres i det elektroniske dagbogssystem, således at der sikres et ledelsesmæssigt overblik. Forstander oplyser, at dokumentation placeres på en kommunal server, som alle medarbejdere kan gå ind på. I relation til de strukturerede samtaler kan referaterne således placeres der, således at datasikkerhed og tilgængelighed er optimeret. Ved gennemsyn kan tilsynet konstatere, at alle unge har en mappe, dog med varierende antal referater fra strukturerede samtaler. Det er endvidere forskelligt, hvor velbeskrevet materialet vedr. de unge er. Forstander oplyser, at variationen skyldes de unges velvillighed/uvillighed til at deltage i samtalerne, og at det derfor ikke skyldes en manglende systematik for de strukturerede samtaler. Det er viceforstander og afdelingsleder for Linje 16, der har ansvaret for, at de strukturerede samtaler afholdes. De følger således op på om der har været afholdt de aftalte samtaler. 4. Tilsynet anbefaler, at Porten fastlægger en procedure for intern opfølgning på magtanvendelser. Endvidere anbefaler tilsynet, at der bliver ført en statistik over magtanvendelser samt vold og trusler fra de unge. Forstander oplyser, at der ikke er udarbejdet skriftlige retningslinjer. Der har været to magtanvendelser siden årsskiftet. Forstander oplyser endvidere, at der ikke været nogen ikke-tilladte magtanvendelser på Porten. Tilsynet fremvises en magtanvendelse fra den 25. maj, hvoraf det fremgår, at forældrene er orienteret samme dag, som magtanvendelsen fandt sted. Der er ligeledes en kommentar fra den unge vedrørende magtanvendelsen. På den anden magtanvendelse fremgår den unges udlægning af magtanvendelsen ikke. Forstander mangler at komme med sin af indberetningerne, da han lige er returneret fra orlov i 6 uger. Adspurgt om stedfortræder ikke kunne overtage denne funktion under leders ferie, vurderer forstander, at dette godt kunne være tilfældet. 5. Det er tilsynets, at man gør hvad man kan for at skabe et godt samarbejde, men at det er udfordret og at der er plads til forbedringer. I 6

8 den forbindelse anbefaler tilsynet leder tager initiativ til at udarbejde en ansvars- og kompetencefordelingsplan, således at alle er klar over hvem der løser, hvilke opgaver på stedet. Forstander oplyser, at der er udarbejdet en ansvars- og kompetenceplan for alle medarbejdergrupper og de er blevet mere specifikke siden sidste tilsyn. Tilsynet får fremvist funktionsbeskrivelser for alle medarbejdergrupper. Materialet rummer desuden en beskrivelse af, hvilke opgaver man har som henholdsvis dag-, aften- og nattevagt. Forstander og viceforstander vurderer, at ansvars- og kompetenceplanerne fungerer rigtig godt i forhold til, at medarbejderne nu i højere grad har overblik over deres funktioner. Endvidere oplyser forstander, at der er udarbejdet et unge og voksenmanifest, som beskriver henholdsvis de unges og medarbejdernes roller. 6. Tilsynet anbefaler, at der arbejdes med at skabe større informations flow således, at det sikres at alle er bekendte med aftaler, retningslinjer, orientering og informationer. Forstander oplyser, at der er udarbejdet en trivselsundersøgelse i februar Denne resulterede i, at der kom fokus på stedets informationsflow, som af nogen blev opfattet som værende for lavt og forskelligt. Som følge af responsen, oplyser forstander, at der er blevet indført en praksis med hurtigere mailbesvarelser, ligesom forstander løbende opfordrer medarbejderne til selv at henvende sig, hvis de ikke føler sig ordentlig orienteret. Forstander sender ligeledes fællesmails ud til samtlige medarbejdere, som er af orienterende karakter. Der vil være en evaluering af de tiltag, der er taget i forbindelse med trivselsundersøgelsen, i efteråret Tilsynet anbefaler, at Ungecentret Porten afholder en brand- og evakuerings øvelse, således at personalet kan handle relevant i tilfælde af brand. Der har ikke været afholdt brand- og evakueringsøvelse. Forstander oplyser, at der vil blive afholdt en i løbet af efteråret. 8. Tilsynet anbefaler, at der ledelsesmæssigt tages stilling til dels, hvordan problemet med den aflåste dør løses således, at der eksisterer en flugtvej for de unge og personalet. Endvidere at der udfærdiges skriftlige retningslinjer for omgang med stearinlys/fyrfadslys på værelserne. Forstander oplyser, at der er forbud mod stearin/fyrfadslys på værelserne. Beslutningen om forbuddet er taget på et personalemøde. Der er opsat en central alarm på kontoret, som kan registrere, hvilket værelse der eventuelt forekommer røgudvikling. Døren på gangen er fortsat låst. Forstander oplyser, at der er taget ledelsesmæssigt stilling til, at døren fortsat er lukket, hvilket er en beslutning, der er taget af pædagogiske hensyn. 9. Tilsynet anbefaler, at Ungecentret Porten ophænger en synlig brandinstruks/ evakueringsplan med relevant information vedr. brand på fællesarealerne. 7

9 AMR oplyser, at der er endnu ikke er opsat synlige brandinstruks/ evakueringsplan på fællesarealerne. Der er imidlertid en deadline til ultimo august, hvorefter der vil være ophængt brandinstruks/evakueringsplan. 10. Tilsynet anbefaler, at Ungecentret Porten følger arbejdstilsynets anbefalinger fra 2008 om at udarbejde 1) skriftlig procedure i tilfælde vold og trusler, 2) beskrivelse af procedure for intern opfølgning til sikring af det psykiske arbejdsmiljø. AMR oplyser, at der er udarbejdet skriftlige retningslinjer i tilfælde af vold og trusler. Tilsynet får fremvist retningslinjerne. Medarbejdernes kontaktoplysninger i tilfælde af vold og trusler bliver opdateret hver 3. måned af AMR. AMR oplyser, at der er fokus på flugtveje for personalet. Der er således to flugtveje på hver etage samt mulighed for, at personalet kan låse sig inde på kontoret og rekvirere hjælp. 11. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes en procedure for systematisk indberetning til Arbejdstilsynet i forbindelse volds og trussels relaterede arbejdsulykker. AMR oplyser, at der systematisk bliver indberettet til Arbejdstilsynet i forbindelse med volds og trussels relaterede arbejdsulykker. AMR sender endvidere disse oplysninger videre til kontakten hos myndigheden i kommunen. 12. Tilsynet anbefaler, at Ungecentret Porten ledelsesmæssigt sikrer en kommunikation, således at flest mulige ansatte er bekendte med en igangværende APV undersøgelse til sikring af dens validitet. AMR oplyser, at der lavet en trivselsundersøgelse med 100 % deltagelse, som en konsulent fra Hvidovre Kommune har evalueret. Der er fremkommet 4 til 5 fokusområder, som der bliver arbejdet videre med. Forstander oplyser, at der ikke har været nogen formelle klager. Det er tilsynets, at forstander/ledelse overvejende har forholdt sig relevant til anbefalingerne fra det anmeldte og uanmeldte tilsyn i december Tilsynet vil dog anbefale at opdatere oplysninger på Tilbudsportalen, således at disse er i overensstemmelse med nuværende status. Endvidere vil tilsynet igen anbefale, at der udarbejdes skriftlige retningslinjer i forbindelse med udfyldelse af indberetning af magtanvendelse for at sikre systematikken. Tilsynet vil desuden atter anbefale, at der afholdes en brand- og evakueringsøvelse. Derudover bemærker tilsynet, der vil være ophængt synlige brand- og evakueringsinstrukser med udgangen af august samt at der i efteråret 2012 vil ske en evaluering af de tiltag, der er taget i forbindelse med trivselsundersøgelsen. 3.2 Fysiske rammer Data Ungecenter Porten er placeret i Avedøre Stationsby i en boligblok med 2 opgange og fordeler sig over 3 etager. Porten er indrettet i 3 mindre enheder 1) afdeling Centrum, hvor 6 unge bor i en observationsperiode samt 1 akutplads, 2) afdeling Stillezonen, hvor der på tidspunktet for tilsynet bor en ung mor og far med et spædbarn, afdelingen rummer ellers tre pladser, 3) 8

10 afdeling Linje 16, hvor der er plads til 5 unge over 16 år. De unge har hvert deres værelser, og på hver afdeling er der 2 badeværelser, som de unge deler. På afdelingen Linje 16 på 2. sal er der to mindre køkkener i hver ende af lejligheden. Det ene køkken er nedlagt, og der er opstillet en fitnessmaskine i stedet. Midt i lejligheden er der indrettet et mindre fællesrum, hvor de unge kan spise og se fjernsyn. På afdelingen Centrum på 1. sal er midten af lejligheden indrettet til fælles køkken/alrum med sofagruppe og fjernsyn. Medarbejderne har desuden et kontor og vagtrum på etagen. Et af disse rum er ved tilsynet inddraget til en ung. Stueetagen er indrettet til fælles køkken med spiseplads til de unge og rummer desuden administrationen, forstanders kontor samt et samtalerum og møderum. Fællesarealerne på de etager, hvor de unge bor, bærer præg af at blive brugt, men er i god stand. De værelser, som tilsynet får fremvist, er individuelt indrettede efter den enkeltes smag. Overalt ses et tilfredsstillende rengøringsniveau. Mens tilsynet er til stede er der tilberedt aftensmad, som bliver indtaget af personale og beboere ude på den overdækkede altan. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er i overensstemmelse med målgruppens behov. Der er ved tilsynet et tilfredsstillende rengøringsniveau overalt. 3.3 Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis Referenceramme, pædagogik og metode Data Den pædagogiske referenceramme tager afsæt i systemisk teori, en narrativ forståelsesramme samt en anerkendende tilgang, oplyser medarbejderne. Tanken er, at alle indgår i systemer/relationer, hvor forskellige ressourcer bringes i spil. Vi skaber nye gode historier for de unge, hvor udgangspunktet er den enkelte unges allerede eksisterende ressourcer samt fokus på forbedring af de unges ressourcer. Der gives eksempel på, at der i relation til ung fokuseres på opøvelse af bedre motorik og kræfter, hvilket bl.a. indebærer, at en medarbejder med erfaring indenfor styrketræning har udarbejdet et specielt styrkeprogram sammen med den unge. Mens tilsynet er på besøg, laver medarbejderen og den unge boksetræning i højt tempo. Medarbejderen omtaler under tilsynet, hvordan den unges øgede kropsfornemmelse og flere kræfter italesættes ved hjælp af den narrative tilgang, hvor der er fokus på, at den unge opnår øget selvværd. Medarbejderne oplever, at de samlet besidder mange forskellige kompetencer, som komplementerer hinanden godt, hvilket samlet bidrager til et helhedsorienteret behandlingsarbejde og virke i det daglige. Medarbejderne oplyser, at der pt. ligger en faglig udfordring, idet der praktisk taget kun er piger boende. Den faglige udfordring ligger i, at der blandt pigerne kan være en tendens til at bagtale hinanden både i huset, men også ude på de sociale medier som fx Facebook, hvor medarbejderne har erfaret, at pigerne (med en stor modtagergruppe) kan omtale hinanden på mindre pæne 9

11 måder. Medarbejderne taler derfor med pigerne om brugen af sociale medier. Tilsynet vurderer, at den pædagogiske referenceramme og metode er relevant for målgruppen. Det er endvidere tilsynets, at fokus på den unges ressourcer gennem en anerkendende tilgang samt relationsarbejde støtter og styrker den enkelte unge i en positiv udvikling. Tilsynet anerkender den udfordring medarbejderne har med den nuværende beboersammensætning samt udfordringen i deres omfattende brug af sociale medier Pædagogisk plan Data Medarbejderne oplyser, at der som udgangspunkt afholdes strukturerede samtaler hver 14. dag, dog har det i ferieperioden været svært at overholde. De strukturerede samtaler danner baggrund for revidering af mål i de unges udviklingsplaner. Der tages referat af samtalerne, som lægges på fællesdrevet. Som tidligere nævnt konstaterer tilsynet, at der er meget stor variation i omfanget og indholdet af de referater, som tilsynet gennemser. Medarbejderne oplever udfordringer i at fastholde de unge i samtalerne, hvorfor samtalerne ofte kan foregå i køkkenet under tilberedning af mad, under en gåtur mm. Ifølge forstander er det dog vigtigt, at der afholdes de strukturerede og forberedte samtaler, og at disse dokumenteres. Disse samtaler kan ikke erstattes af de mere formelle og strukturerede samtaler. Medarbejderne videndeler internt om, hvordan de tager samtalerne dels gennem daglig dialog, dels på personalemøder og ikke mindst i supervisionen. Ofte er der to medarbejderne til stede under de strukturerede samtaler, hvor de komplementerer hinanden i samtalen med den unge. På hvert personalemøde bliver 3 unges udviklingsplaner drøftet hver gang. Medarbejderne giver i den forbindelse udtryk for at modtage god respons fra kollegaerne. Det betyder i praksis, at hver 7. mandag bliver den enkelte unges udviklingsplan drøftet og revideret. Dog pointerer medarbejderne, at udviklingsplanen er et dynamisk redskab, som løbende bliver revideret. De unge bliver inddraget i udviklingsplanerne gennem de strukturerede samtaler. Der tages udgangspunkt i de unges ønsker/mål for fremtid, uddannelse, fritid mm. I udviklingsplanerne bliver det beskrevet, hvilken form for støtte de unge har brug for, for at nå deres mål/ønsker. Det kan fx være gennem aftaler om hjælp til at komme op om morgen eller støtte til at nå mål gennem anvendelsen af piktogrammer. De unge har mulighed for at korrigere udviklingsplanen i samarbejde med kontaktpersonen. Konkret anvendes udviklingsplanerne i samarbejdet med kommunen omkring dokumentation for den unges udvikling. Der udarbejdes således en statusskrivelse hver 3. måned, som fremsendes med udviklingsplanen til forvaltningen. Inden statusskrivelsen og udviklingsplanen sendes til forvaltningen, samtales der med den unge med henblik på inkludering af den unge i egen udvikling. Herefter afholdes møde med sagsbehandler, kontaktperson og pædagogisk leder omkring den unges udvikling. Tilsynet gennemgår en statusskrivelse og udviklingsplan for en ung. Statusskrivelsen er udarbejdet efter en fast skabelon og indeholder; 1) Mål for anbringelsen, 2) Behov for støtte af den unges udvikling og adfærd, 3) Familieforhold, 4) Skoleforhold, 5) Sundhedsforhold samt 6) Fritidsforhold og venskaber. Statusskrivelsen, som tilsynet ser, er faglig fyldigt og velbeskrevet, og der observeres en god overensstemmelse med udviklingsplanen, som 10

12 indeholder saglige pædagogiske er af den unges livsituation. Medarbejderen oplyser, at de som personale tilstræber at gøre udviklingsplanerne så ensartede som muligt for derved at give udviklingsplanerne et løft med en faglig tyngde og troværdighed af Portens behandlingsarbejde. Den ene unge, som tilsynet taler med, har talt med sine kontaktpersoner om, hvad vedkommende har brug for af støtte. Den unge har bl.a. fået piktogrammer til at visualisere hverdagen. Den unge giver desuden udtryk for, at vedkommende er glad for at bo på Porten. En anden ung fortæller, at vedkommende har strukturerede samtaler ca. 1 gang om måneden. Der taler den unge med sin kontaktperson om, hvilken form for støtte den unge har brug for, for at nå sine mål. Vedkommende kender sine mål i udviklingsplanen og oplever, at den er god til at fastholde målene og fokus herpå. Det er tilsynets, at udviklingsplanerne udgør et godt og dynamisk redskab i det daglige behandlingsarbejde med de unge. Tilsynet vurderer, at der fortsat er behov for at fokusere på at få indarbejdet ensartet praksis omkring afholdelse og dokumentation af de strukturerede samtaler. Derfor genfremsættes en anbefaling om, at der udarbejdes dokumentation for afholdelse og referat af strukturerede samtaler. Dette med henblik på at sikre den unge den rette støtte i den aktuelle udvikling, dels for at have et ledelsesmæssigt overblik. 3.4 Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Data Af de 13 unge, der p.t. bor på Porten er de 10 i beskæftigelse, som fordeler sig følgende; 3 ungdomsskolesøgende, 2 på Sporet, 1 i folkeskole, 3 på ungeindsatsen (dagtilbud) samt 1 i et internt praktik forløb. For de 3 unge uden aktivitet er der planer om, at to af de unge skal begynde på en 10. kl. (skoletilbud). Den 3. ung skal påbegynde et praktikforløb snarest. Årsagerne til, at de 3 unge pt. er uden beskæftigelse er forskellige, varigheden uden beskæftigelse er ligeledes varierende. Medarbejderne fortæller, at når de unge ikke har beskæftigelse/aktiviteter, så er det deres opgave sammen med den unge at afsøge mulighed for andre aktiviteter. Endvidere fortæller medarbejderne, at de unge uden beskæftigelse fastholdes i en dagsrytme, hvor de fx senest skal være stået op kl. 10, hvilket medarbejderne bevidst i talesætter overfor de unge. Medarbejderne pointerer, at dialog samt relations- og motivationsarbejdet er vigtige aktiver i det daglige arbejde for at fastholde de unges positive udvikling. I sommerperioden er der arrangeret aktiviteter hele dagen, til hverdag er de fleste aktiviteter henlagt til eftermiddag og aften, oplyser medarbejderne. En af de unge, som tilsynet taler med, er til dagligt beskæftiget på Sporet fra kl til Den unge bliver vækket af personalet og kørt ned til Sporet. Den unge vurderer, at denne støtte er medvirkende til, at vedkommende kommer af sted, næsten dagligt. Den unge er meget glad for dyr, specielt kaniner og fortæller, at planen er, at vedkommende senere på året skal i praktik i Zoocity. Om eftermiddagen og aftenen bruger den unge en del tid på de sociale medier. I weekenderne er der hygge og nogen gange ture, fortæller den unge. I 11

13 sommerferien har Porten været på koloni, med tur på Gudenåen og besøg i Djurssommerland. Tidligere på året har der været arrangeret en tur til Hamburg. En anden ung, som tilsynet taler med, skal starte på VUC enkeltfag efter sommerferien. Vedkommende skal i gang med 9. kl. og glæder sig meget til det. Den unges fritid går med fysisk træning, mest boksning og cykling. Inden interviewet har den unge trænet boksning sammen med medarbejderen, som primært tager sig af de unge gennem forskellige former for træning. Den unge oplever, at han profiterer godt af sin træning. Tilsynet vurderer, at de unge på Porten tilbydes en varieret og struktureret hverdag med individuelle aktiviteter. Det er endvidere tilsynets, at personalet gennem relations- og motivationsarbejdet søger at tilbyde de unge, som ingen beskæftigelse har, en meningsfyldt og udviklende hverdag for at fastholde en positiv udvikling Indflydelse Data Centrum har ungemøder hver anden uge. Linje 16 har ungemøder en gang om måneden, da det passer bedre til målgruppen, oplyser medarbejderne. Der er dagsordner og referater til ungemøderne på begge afdelinger. Medarbejderne har op til møderne talt med de unge om indholdet af møderne, og om møderne skal holdes i huset eller om de skal ud og spise på restaurant eller ud at spise is. Adspurgt om, hvordan det er muligt at holde et ungemøde på restaurant, oplyser medarbejderne, at ungemøderne på restaurant er gode til at give forstyrrelser/refleksioner hos de unge, når de fx skal op og hente mad ved en buffet. Den ene unge, som tilsynet taler med, har ikke deltaget i ungemøderne. Den unge ved godt, at der har været møder, men vedkommende har indtil videre ikke ønsket at deltage. Den anden unge deltager som udgangspunkt i ungemøderne. Når vedkommende ikke deltager, er det fordi, vedkommende har haft andre aftaler. Den unge føler sig hørt på møderne og synes, at det er et godt forum for de unge. Det er tilsynets, at de unge er sikret formel indflydelse gennem ungemøderne og mere uformel indflydelse gennem den daglige dialog med medarbejderne. Det er endvidere tilsynets opfattelse, at personalet gør et stort motivationsarbejde med forskellige virkemidler for at få de unge til at deltage i ungemøderne Omgangsform og sprogbrug Data Medarbejderne oplever, at sproget blandt de piger, der bor på Porten kan bære præg af gadesprog med voldsomme attituder. Når medarbejderne oplever et uhensigtsmæssigt sprog eller attitude, italesætter/korrigerer medarbejderne de unge. Der har indenfor det seneste ½ år været to korporlige episoder mellem to piger, oplyser medarbejderne. Begge episoder er fulgt op af medarbejderne, og da den ene episode er af nyere dato, er den fortsat i proces. Medarbejderne ønsker at signalere en fælles holdning omkring omgangsform og sprogbrug overfor de unge. Den fælles holdning er beskrevet og tilgængelig i en mappe omkring uhensigtsmæssig sprogbrug. Medarbejderne oplever imidlertid, at der kan være divergerende opfattelse af uhensigtsmæssig 12

14 sprogbrug, og der savnes en harmonisering af opfattelsen. Der har således været fokus på personalets grænser i trivselsundersøgelsen, hvor medarbejderne oplever, at det vil være og er en fortsat proces at opnå en fælles holdning. Den ene unge fortæller, at vedkommende har en konflikt med en anden ung, som endte med et egentlig overfald fra den anden unges side. Personalet har siden holdt de to unge adskilt. Det er den unges oplevelse, at personalet er gode til at støtte dem i at få løst konflikten, og at hun er tryg ved, at personalet nok skal støtte pigerne i at få løst konflikten. Medarbejderen fortæller, at overfaldet skete i weekenden. Efterfølgende har to medarbejdere talt med de unge om hændelsen. Der er desuden lagt en strategi om, hvordan konflikten bliver løst. Den anden unge oplever, at pigerne kan være lidt anstrengende at bo sammen med. Den unge synes, at pigerne en gang i mellem taler groft til hinanden. Samtidig giver den unge udtryk for, at personalet er gode til at gribe ind og korrigere de unge, når der er et dårligt sprog eller konflikter. Tilsynet vurderer, at der arbejdes fokuseret på at opnå en god omgangsform og sprogbrug, og at de unge oplever, at personalet er gode til at intervenere i konflikter mellem de unge. Samtidig er det dog også tilsynets, at der eksisterer en udfordring i relation til, at der eksisterer divergerende opfattelser af definitionen på uhensigtsmæssig sprogbrug og omgangsform blandt medarbejderne. Tilsynet anbefaler derfor, at der fokuseres på at opnå en harmonisering af denne opfattelse/definition med henblik på at signalere ensartethed og målrettethed i indsats på dette område Tryghed og trivsel Data Medarbejderen oplyser, at der er fokus på at gøre bostedet så hjemligt som muligt med henblik på at skabe trygge rammer. De unge har i forlængelse heraf selv indrettet deres værelser. Den daglige faste struktur er desuden medvirkende til at skabe tryghed, vurderer medarbejderne. Desuden er de unge selv med til at bestemme menuen, som en madmor forbereder. De unge kan, i det omfang de ønsker det, deltage i den endelige madlavning i samarbejde med personalet. Også dette er medvirkende til at skabe en hjemlig stemning, hvor medarbejderne bl.a. kan have en uformel snak med de unge. Begge de unge, som tilsynet taler med, er trygge ved personalet og oplever, at personalet er gode at tale med og til at lytte. Det er tilsynets, at personalet på Porten tilstræber at skabe trygge rammer, som er medvirkende til de unges trivsel. 3.5 Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Data Forstander oplyser, at der har været en omstrukturering siden de seneste tilsyn, hvor socialrådgiverfunktionen er nedlagt til fordel for en styrkelse af pædagogiske ressourcer. Socialrådgiveren er fratrådt 1. januar Der er nu et større og styrket ledelsesforum, som afløser for TUT (Tværfagligt Udviklings 13

15 Team), bestående af forstander, viceforstander samt afdelingsleder. Afdelingslederen er netop kommet tilbage fra barsel, hvor vedkommende tidligere havde en stilling som stedfortrædende forstander. Vedkommende er i forbindelse med omstruktureringen blevet afdelingsleder. TR oplyser, at der har været afholdt en trivselsundersøgelse. Det fremgik bl.a. af trivselsundersøgelsen, at der var nogle samarbejdsvanskeligheder i personalegruppen. Samarbejdsvanskelighederne er kommet i fokus gennem samtaler mellem de involverede parter og forstander. På baggrund af samtalerne vil der ske en omorganisering i medarbejdergruppen for at styrke samarbejdet. Desuden har personalet været på pædagogisk internat i foråret for at styrke det interne samarbejde. Der er endvidere arrangeret flere sociale arrangementer med samme mål. Ydermere resulterede trivselsundersøgelsen i 4 fokus områder, som er; 1) Kommunikation indbyrdes mellem personalet, 2) Tillid fra ledelse til medarbejderne, 3) Forskelsbehandling 4) Ledelsens kommunikation med medarbejderne. Der er udarbejdet en handleplan i forhold til fokusområderne, og denne evalueres løbende. En gang månedligt afholdes pædagogiske udviklingssamtaler med viceforstander, afdelingsleder og medarbejder, hvor den enkelte medarbejder gør status med arbejdet med de unge. Tilsynet vurderer, at der siden de sidste tilsyn december 2011 er kommet øget fokus på det interne samarbejde med en række ledelsesmæssige tiltag, hvor opfølgning i samarbejdet og kommunikation har en central del. Tilsynet anerkender udfordringerne i ændringerne i en samarbejdskultur, og vurderer samtidig, at Porten er i gang med en positiv og udviklende proces Procedurer og retningslinjer Data Medarbejderne oplyser, at de har kendskab til reglerne og retningslinjerne omkring magtanvendelse samt indberetning herfor. Antallet af magtanvendelser har været dalende, hvilket både forstander og medarbejdere tilskriver den anerkendende pædagogiske tilgang. Se endvidere opfølgning af tidligere anbefalinger i afsnit 3.1. Forstander oplyser, at der ikke har været afholdt brand- og evakueringsøvelse. AMR oplyser, at der ultimo august vil være ophængt synlige brand- og evakueringsinstrukser på fællesarealerne. Se opfølgning af tidligere anbefalinger i afsnit 3.1. Tilsynet vurderer, at medarbejderne har kendskab til reglerne vedrørende magtanvendelse og indberetning herfor. Herudover henvises til Opfølgning fra sidste tilsyn. 14

16 4 Formål og metode 4.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår, efter aftale med Hvidovre Kommune, ikke i BDO s tilsyn. 4.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på 15

17 tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 4.3 varsling og tilrettelæggelse Tilsynsforløbet besluttes og planlægges ud fra de omstændigheder, som er gældende for det tidspunkt, hvor det uanmeldte tilsyn foregår. Så vidt muligt foregår tilsynet på et tidspunkt hvor der er mulighed for dialog eller samvær med flere af beboerne/brugerne. Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 4.4 BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt op. Anbefaling om påbud BDO kan anbefale Hvidovre Kommune at give påbud, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. 16

18 5 Kontaktoplysninger Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Senior Manager og forretningsansvarlig BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen 29 DK-1561 København V Tlf.: Præsentation af BDO BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicap- og psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 17