EFFEKTIVE INDKØB I DET OFFENTLIGE

Transkript

1 EFFEKTIVE INDKØB I DET OFFENTLIGE Få indblik i den mangfoldighed af aktører, beslutningsveje, økonomiske gevinster og værktøjer, som knytter sig til den offentlige sektors årlige indkøb for ca. 300 mia. kr. Finanskrisen er historie, men der er fortsat et betydeligt pres på de offentlige udgifter, og professionalisering af de offentlige indkøb ligger højt på dagsordenen og udtrykkes vel næppe bedre end overskriften i KL s Indkøbsstrategi: Bedre indkøb mere velfærd! COK præsenterer derfor i samarbejde med Adam Hey en ny uddannelse for kommunale udbuds- og indkøbskonsulenter samt økonomimedarbejdere i efteråret Uddannelsen afvikles over to*to dage, i alt fire undervisningsdage - og er målrettet de særlige udfordringer og rammevilkår, der gælder for kommunale udbuds-/indkøbs- samt økonomi- og stabsfunktioner. EFFEKTIVE INDKØB I DET OFFENTLIGE Den kommunale udbuds- og indkøbsfunktion og de decentrale indkøbere spiller en vigtig rolle i kommunernes vision om at gennemføre mere effektive kommunale indkøb, og tilsvarende gør sig gældende for landets fem regioner. Det stiller f.eks. organisatoriske, juridiske/økonomiske, projektledelses- og kommunikative krav til medarbejderne, der er involveret i udbudsprocesserne. De skal således have indsigt i det samlede forløb og hver i sær være i besiddelse af netop de værktøjer og redskaber, der er nødvendige for at kunne bidrage optimalt til den proces, der skal sikre den bedst mulige anvendelse af skattekronerne. Med denne intensive udbuds- og indkøbsuddannelse sætter COK fokus på udviklingen af udbuds- og indkøbsarbejdet i den offentlige sektor. Uddannelsen giver et styrket fundament for at kunne indgå i det arbejdsfelt, der i de senere år er tillagt stadig større organisatorisk og politisk opmærksomhed. Undervisningen foregår i en vekselvirkning mellem faglige præsentationer, oplæg, dialog, gruppearbejde og praksisnære cases.

2 BAGGRUND: STRATEGISKE INDKØB I DET OFFENTLIGE Udbuds- og indkøbsfunktionerne er i de seneste år styrket i alle dele af den offentlige sektor. Samtidig er der sket en styrkelse af Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI), der nu gennemfører udbud for såvel stat, regioner og kommuner. Det betyder ny arbejdsfordeling og nye roller for de forskellige aktører men det stiller samtidig større krav til dialog og samarbejde på tværs inden for den offentlige sektor, når det gælder anskaffelse af varer og tjenester. Samtidig stilles der nye krav til det personale, der er involveret i arbejdet med udbud og indkøb. Det gælder eksempelvis i forhold til økonomiske analyser, gennemførelse af udbud, arbejdet med formidling og implementering af aftaler, controlling, anvendelse af it-understøttede værktøjer etc., etc. En udvikling af arbejdet med udbud og indkøb i en mere strategisk retning forudsætter med andre ord en langt bredere tilgang til området, end der traditionelt har været tilfældet. Den udvikling skal fastholdes og konsolideres, såfremt potentialet for endnu bedre udbud og indkøb skal høstes. På den baggrund udbyder COK et uddannelsesforløb, der har til formål at nå hele vejen rundt i den verden, der i disse år har betydeligt fokus på at hjemtage flere økonomiske effekter via klogere udbud og bedre indkøb. Undervisningen varetages hovedsageligt af Adam Hey, og uddannelsen går i dybden med værktøjerne til effektive indkøb, organiseringen, de forretningsmæssige aspekter og påvirkning af indkøbsadfærden decentralt i kommunen. UDBYTTE AF UDDANNELSEN Uddannelsen er målrettet de udfordringer og vilkår, der gælder for medarbejdere i kommunernes udbuds- og/eller indkøbssfunktioner, herunder overholdelse af de udbudsretlige regler, sikring af økonomiske effekter, dialog med repræsentanter for brugerne samt en forståelse for leverandørernes dispositioner. Som deltager på uddannelsen får du blandt andet viden om og kommer til at arbejde med følgende: Den aktuelle dagsorden inden for den offentlige sektors indkøb Organisering af indkøbsområdet og samspillet med de forskellige dele af forvaltningen Indkøberens værktøjskasse: Analyser, forberedelse og gennemførelse af udbud fra A til Z Bæredygtige indkøb i bred forstand Aftaleimplementering, controlling og compliance Succesfaktorer for de personalegrupper der indgår i processen Godt købmandskab og indkøbseffektivisering Digital understøttelse af indkøbsområdet på flere fronter.

3 MÅLGRUPPE Uddannelsen er målrettet kommunale medarbejdere i udbuds- og indkøbsfunktioner, medarbejdere i økonomifunktionen samt personale på fagområder, der som en del af deres arbejde, har dialog/samarbejde med udbuds- og/eller indkøbsfunktionen. Uddannelsesforløbet er udviklet under hensyn til de særlige udfordringer og rammevilkår, der gælder for kommunale indkøbs- og økonomifunktioner. Målgruppen for uddannelsen er således primært ansatte i kommunernes på de nævnte områder, men ansatte i regionerne og statens indkøbsfunktioner kan ligeledes opnå stort udbytte af at deltage. Der vil ligeledes kunne optages deltagere med en anden relevant baggrund/interesse, f.eks. fra konsulent- og rådgiverbranchen eller lignende. UNDERVISNING Undervisningen er tilrettelagt i en kombination af faglige præsentationer, oplæg, dialog, gruppearbejde og praksisnære cases. Oplæggene varetages af Adam Hey som gennemgående figur - samt eksterne fageksperter med praktisk erfaring inden for udbuds-, indkøbs- og økonomiområdet i kommunerne. Programmet for de enkelte dage har overordnet karakter og fremlægges i en mere detaljeret udgave, når tilmeldingerne foreligger og uddannelsen skal gennemføres. PROGRAM Modul 1: Udfordringer og værktøjer i strategisk indkøb Dag 1: Den aktuelle udbudsdagsorden for den offentlige sektor (30. okt. 2018) Dag 2: Hovedelementerne i en udbudsproces: Forberedelse, dialog med markedet, intern afklaring, kravspecifikation samt udbud, valg af leverandør og aftaleimplementering (31. okt. 2018) Modul 2: Udvikling af strategisk indkøb Dag 3: Indkøbets kommercielle aspekter (20. nov. 2018) Dag 4: Digital understøttelse af indkøbsfunktionen samt sikring af bæredygtige indkøb i bred forstand (21. nov. 2018) Der kan forekomme mindre justeringer i programmet

4 MODUL 1: UDFORDRINGER OG VÆRKTØJER I STRATEGISK INDKØB Dag 1: Den aktuelle dagsorden udbudsdagsorden for den offentlige sektor Det nationale indkøbslandskab og indkøbsopgaverne forandres hastigt i disse år, hvor ledelsens fokus på udbud og indkøb er større end nogensinde. Indkøbsfællesskaberne og de fælles forpligtende SKI-aftaler på landsplan har stigende betydning for effektiviseringen, da der hermed frigøres ressourcer, som i stedet kan anvendes til de udbud, der fortsat alene kan gennemføres af den enkelte kommune. Dette kommer blandt andet til udtryk i KL s fælleskommunale indkøbsstrategi Indkøb handler om velfærd. Samlet set forandres rammevilkårene, og udbuds- og indkøbsfunktionen får nye muligheder for at arbejde med effektive indkøb. Vi indleder uddannelsen med at få præsenteret og diskuteret denne aktuelle dagsorden i kommunerne. Efterfølgende sætter vi fokus på værktøjskassen i kommunerne på området. Herunder tager vi fat på, hvordan kommunens indkøb kan effektiviseres ved at få bedre struktur på arbejdet og ved at bruge de rigtige værktøjer. Vi gennemgår derfor de værktøjer, som medarbejdere i udbuds- og indkøbsfunktionen har til rådighed og kan anvende i det daglige arbejde med fokus på hands-on i praksis. Vi afslutter dag 1 med at se nærmere på, hvordan grundlaget for en succesfuld anskaffelse kan lægges ved hjælp af en business case med estimering af besparelsespotentialet. Ligeledes gennemgås metoder til markedsundersøgelse gennem dialog med relevante leverandører. PROGRAM Ankomst og morgenkaffe med brød Velkomst og præsentationsrunde (Adam Hey) Indkøb i kommuner (og regioner) den aktuelle dagsorden v/ KL NN v/ SKI NN Frokost Værktøjskassen (1) Kommunernes indkøb udbudsprocessen i hovedtræk (Adam Hey) Arbejdets organisering Spillereglerne for de involverede parter Deltagernes erfaringer cases og dialog om udfordringer Kaffepause Værktøjskassen (2) - Professionalisering af kommunalt indkøb v/ Udbuds- og Indkøbschef Tina Bjørnholdt, Viborg Kommune Store forskelle mellem udbuds- og indkøbsenhederne Hvordan sikres professionalisering? Tre mulige tiltag i egen organisation (gruppearbejde og dialog) Evaluering og afslutning (Adam Hey) AFTENPROGRAM Indkvartering og pause Middag Aftenprogram med socialt samvær og netværk

5 Dag 2: Hovedelementerne i en udbudsproces: Forberedelse, dialog med markedet, intern afklaring, kravspecifikation samt udbud, valg af leverandør og aftaleimplementering Vi indleder dag 2 med at gennemgå indkøbsaspekter i indkøbsorganisationen. Vi kigger på den udfordring, der er med både at sikre, at kommunen har de rigtige indkøbsaftaler, og at organisationen samtidig bruger aftalerne optimalt. Dette kræver ledelsesmæssig opmærksomhed og dialog med de decentrale enheder. Vi ser nærmere på udbuds- og indkøbsfunktionens rolle og mandat, og hvordan der kan informeres, samarbejdes og integreres til andre stabsfunktioner. Dernæst præsenteres den brede vifte af krav, der i disse år under ét knytter sig til bæredygtige indkøb, hvor miljøog energiforhold spiller ind suppleret med såvel CSR-krav/klausuler samt TCO-betragtninger og livscyklusbetragtninger. Forhold, der samlet set presser markedet og samtidig stiller krav om en mere formaliseret opfølgning på en række områder, når kontrakterne er indgået. Derefter sætter vi fokus på implementering, compliance og opfølgning. Udbuds- og indkøbsfunktionen har en vigtig rolle her, men det er ressourcekrævende og forudsætter tæt samarbejde med andre dele af organisationen. De økonomiske resultater (effekter) afhænger således i høj grad af, hvordan indgåede kontrakter implementeres i organisationen, om aftalerne overholdes og hvordan der løbende følges op. Vi afslutter dag 2 med at diskutere, hvordan man får succes som medarbejder i udbuds- og/eller indkøbsfunktionen. Vi har fokus på læring, udviklingsmuligheder, karriereveje og håndtering af udfordringer i arbejdet med udbud og indkøb. Gennem en workshop arbejder deltagerne med at identificere de vigtigste kompetencer som deltager i arbejdet, herunder hvordan man udvikler sine kompetencer og færdigheder. PROGRAM Præsentation af dagens program (Adam Hey) Udbuds- og indkøbsfunktionens rolle i forhold til implementering og anvendelse af indgåede aftaler. v/udbuds- og Indkøbschef Anette Juhl Winter, Århus Kommune Hvordan er best practice? Gruppearbejde/dialog: Tre nødvendige tiltag i min organisation hvordan gennemføre? Kaffepause Sikring af de rette kvalitative krav, herunder bæredygtighed i bred forstand inkl. miljø og CSR-forhold v/ direktør Mikkel Stenbæk Hansen, Dansk Initiativ for Etisk Handel (DIEH) Frokost Implementering, compliance og opfølgning (Adam Hey) Hvordan i praksis? Hvad ligger der i compliance og hvilken rolle spiller det? Cases og eksempler fra egne organisationer Hvilke værktøjer? Kaffepause Workshop: Hvordan får jeg succes som medarbejder i udbudsprocesserne? (Adam Hey) Introduktion succes: Hvordan og hvornår? Gruppearbejde/dialog Hvilke værktøjer? Evaluering og afslutning (Adam Hey)

6 MODUL 2: UDVIKLING AF STRATEGISK INDKØB Dag 3: Indkøbets kommercielle aspekter Vi indleder dag 3 med temaet godt købmandsskab. De judiske rammevilkår fylder meget i udbuds- og indkøbsmedarbejdernes hverdag. Herunder har den nye Udbudslov (januar 2016) givet nye muligheder og vi ser blandt andet nærmere på, hvordan de er grebet an og anvendt i praksis. Har det givet gevinster i form af tid eller er der her tale om nye barrierer for godt købmandsskab? Hvordan er det med tærskelværdierne? Er der en nemmere vej for mindre indkøb og hvordan skal markedet involveres, når der er tale om store og små udbud? Efterfølgende retter vi fokus på effektivisering af kommunernes indkøb. De økonomiske udfordringer stiller stadig større krav til, at udbuds- og indkøbsfunktionen skaber resultater. Effektivisering af indkøb indebærer en systematisk proces, hvor der skal være bred enighed og opbakning til nye initiativer og der skal ikke mindst ske en ændret indkøbsadfærd til decentralt. Vi afslutter dagen med at se på, hvordan udbudsprocessen vurderes af en tilbudsgiver, der har bredt fodfæste i den kommunale verden. Det spænder bredt og omfatter såvel markedsdialog, udbudsmateriale, udbudsproces, men også indgåelse af kontrakt, implementering og løbende opfølgning. Hvilke betingelser skal være til stede for at sætte den bedst mulige ramme om et godt samarbejde, mens aftalen løber? Gode råd og ideer fra den private sektor er vigtige input for en succesfuld aftale! PROGRAM Ankomst og morgenkaffe med brød Præsentation af dagens program (Adam Hey) Godt købmandskab i lyset af den nye udbudslov (2016): Muligheder og barrierer v/ NN Frokost Effektivisering af kommunens indkøb samt case fra egen organisation v/ stabschef (økonomi, it og digitalisering) Jens Kromann, Svendborg Kommune Hvordan indgår udbudsdimensionen som led i den samlede effektiviseringsproces? Er det muligt at forankre den kommercielle tilgang til dispositioner i hele organisationen? Kaffepause Udbudsprocessen set gennem tilbudsgiverens briller v/ Key Account Manager Gitte Kjærsgaard & Peter Kamp, Berendsen, Part of Elis Forberedende dialog Udbudsmaterialet Kontraktindgåelse og implementering Dialog og sparring under aftaleforløbet Evaluering og afslutning (Adam Hey) AFTENPROGRAM Indkvartering Middag Socialt samvær og netværk

7 Dag 4: Digital understøttelse af indkøbsfunktionen samt sikring af bæredygtige indkøb i bred forstand Der er store effektiviseringsgevinster forbundet med øget digitalisering af indkøbsfunktionen gennem reduktion af transaktionsomkostningerne. Vi ser på uddannelsens fjerde dag nærmere på, hvordan digital understøttelse af indkøbsfunktionen i højere grad kan tænkes ind og hvordan man herigennem kan opnå besparelser. Vi ser blandt andet nærmere på brugen af E-handel. Digitale løsninger handler ikke blot om at gøre processerne billigere, men handler ligeledes om at lette arbejdsgangene for de kommunale medarbejderne. Mulighederne for at trække og anvende data, der knytter sig til arbejdet med indkøb er betydelige og kan rigtigt anvendt benyttes til at kvalificere arbejdet fremadrettet. Det gælder flytning af indkøb fra mange leverandører af samme produkter til et færre antal leverandører, sikring af billigste køb til den ønskede kvalitet samt udnyttelse af e-handelsmulighederne. Rapporter vedrørende compliance indgår ligeledes som delmængde af disse udtræk, som for udvalgte dele af organisationen kan anvendes som ledelsesinformation og muligheden for at sætte ressourcer ind, hvor der er behov for adfærdsændringer i det konkrete indkøbsarbejde. Vi afslutter dag 4 med en opsamling og en evaluering af forløbet og siger herefter tak for denne gang. PROGRAM Præsentation af dagens program Digital understøttelse af indkøbsfunktion - fremtidsperspektiver v/ CEO Morten V. Gregersen, Bubobubo A/S Udbudssystemer Analysesystemer E-handelssystemer Kontraktstyringssystemer Gruppearbejde og dialog Kaffepause E-handel hvor svært kan det være? v/adam Hey Hvilke muligheder? Hvordan er praksis? Tiltag for forbedringer øge omfanget af e-handel? Frokost Eksempel på arbejdet med anvendelse af indkøbsdata bedre compliance giver økonomisk råderum v/ NN Indkøbsanalyser Compliancerapporter Hvordan anvende m.h.p. ændring af indkøbsadfærd? Kaffepause Opsamling, evaluering og tak for denne gang! (Adam Hey)

8 UNDERVISER Afdelingschef Adam Hey er uddannet cand.scient.pol. og ansat ved Frederiksberg Kommune, hvor han er leder af Udbuds- og Indkøbsafdelingen, der er en tværgående stabsfunktion. Gennem de seneste år har afdelingen fokuseret på effektiviseringer via årlige måltal for effekter gennem øget konkurrenceudsættelse af såvel varer, tjenester som udbud/udlicitering af kommunens egne opgaver (f.eks. it-afdeling, plejecentre, lønadministration m.fl.). Afdelingen har derudover haft det overordnede ansvar for gennemførelse af OPP-projekter (Flintholm Svømmehal, P-kælder), partnerskaber med private leverandører samt dialog med markedet på nye udbudsområder. Adam Hey har deltaget ved formidling og oplæg om offentlig/privat samarbejde i regi af eksempelvis KL, Dansk Erhverv, DI, Væksthus Hovedstgadsregionen m.fl. og er engageret i Indkøbsfællesskabet SPAR5. Adam deltager derudover i det strategiske samarbejde med SKI, er en del af formandskabet for POGI (Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb) og medlem af bestyrelsen for DIEH (Dansk Initiativ for Etisk Handel). Endelig er Adam medlem af bestyrelsen for IKA og repræsenteret i Advisory Board/COPS (Center for forskning i Offentlig-Privat Samspil). Oplægsholdere Anette Juhl Winther, koncern indkøbs- og udbudschef, Aarhus Kommune Anette er uddannet cand.jur., og har bestalling som advokat. Hun er ansat i Aarhus Kommune, og afdelingen har 45 ansatte. I Aarhus Kommune er der fortsat fokus på effektiviseringsdagsordenen kombineret med et stadig større fokus på udvikling af kommunen gennem innovation, bæredygtig tænkning, herunder fokus på inddragelse af borgere og virksomheder i processerne.

9 Praktiske Oplysninger Tid og sted Modul 1 (dag 1 og 2): oktober 2018 Modul 2 (dag 3 og 4): november 2018 Forløbet afholdes på Severin Kursuscenter, Skovsvinget 25, 5500 Middelfart Pris og tilmelding Prisen er kr. ekskl. moms og dækker undervisning, kursusmaterialer og forplejning samt internatophold med logi på Severin Kursuscenter. Der opnås rabat ved tilmelding af flere deltagere fra samme kommune (på samme hold): 2 deltagere: 10% rabat pr. deltager. 3 deltagere: 20 % rabat pr. deltager. 4 eller flere: 30 % rabat pr. deltager. Tilmelding skal ske på - og tilmeldingen er bindende efter fristens udløb. Optagelse kan dog stadig ske efter tilmeldingsfristens udløb, såfremt der er ledige pladser. Faktura på totalbeløbet sendes ud 3-4 uger før forløbets start.

10 Hvem er COK? COK er den førende læringspartner inden for offentlig kompetenceudvikling kommunale politikere, ledere og medarbejdere gør hvert år brug af COKs tilbud. Som kommunernes egen virksomhed arbejder COK for at kvalificere den kommunale drift og udvikling. Det sker gennem udviklingsprocesser, undervisning og facilitering af netværk med bidrag fra mere end konsulenter og eksperter fra ind- og udland. For yderligere information om uddannelsesforløbet eller andre af vores tilbud på økonomiområdet, kontakt: Konsulent Koordinator Rikke G. Steffensen Anne Midutzki Mollerup T: T: E: E: