Ledelsesevaluering 2009

Transkript

1 Ledelsesevaluering 2009 Indledning Dette er den tredje evaluering, som ledelsen i By- og Miljøforvaltningen foretager af kvalitetsstyringssystemet. Ledelsens evaluering har karakter af et møde, som holdes i oktober eller november. Denne evaluering er foretaget på afdelingschefmødet (ACM) Den systemansvarlige i forvaltningen har fremlagt punkter, som ledelsen har taget stilling til. Alle beslutninger er noteret i referat fra et ACM. Dette referat kan findes på FOKUS. Politik og mål er ikke revideret i forbindelse med denne ledelsesevaluering. Politik om mål tages op i januar/februar, når et nyt udvalg er etableret. Afslutningsvis er afvigelser og bemærkninger fra auditrapport 2009 behandlet. Konklusion Der skal handles på de fire afvigelser, der er konstateret ved den interne audit gennemført i efteråret. I afsnit 1 er angivet, hvordan afvigelserne lukkes. Halvdelen af bemærkninger, som også er modtaget ved den interne audit relaterede sig til proceduren for intern og ekstern audit samt proceduren for afvigelser og afhjælpende handlinger. Disse bemærkninger indarbejdes i procedurerne. Endvidere handler bemærkningerne om begrebet andensagsbehandler, om orientering af Arbejdstilsynet og om problemstillingen i forbindelse med udsendelse af to spildevandstilladelser til samme virksomhed fra forskellige afdelinger. Der er gennemført en brugertilfredshedsundersøgelse med fokus på virksomhedstilsyn. I alt blev 33 virksomheder interviewet via telefon af firmaet MEGAFON. Resultatet af undersøgelsen er meget flot. Virksomhederne er generelt meget tilfredse med forvaltningens indsats og faglighed. Enkelte peger dog på, at der er forbedringspotentialer på hjemmesiden på søgnings- og selvbetjeningsområdet. Andre stiller spørgsmålstegn ved, hvor meget de som virksomhed for ud af miljøtilsynet. By- og Miljøforvaltningens kvalitetsstyringssystem på natur- og miljøområdet blev certificeret i juni, hvor DS Certificering godkendte systemet. Selve certifikatet fik Borgmesteren overrakt af direktøren fra Dansk Standard i august. Formål Formålet med ledelsens evaluering er at sikre en løbende forbedring og tilpasning af kvalitetsstyringssystemet, så forvaltningen bliver bedre til at løfte natur- og miljøopgaverne fagligt kvalificeret, effektivt og ensartet. Denne evaluering består af følgende punkter: 1. Analyse af intern audit 2. Eventuel gennemførelse af en brugertilfredshedsundersøgelse 3. Vurdering af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og lever op til lovens krav, kvalitetspolitikken og kvalitetsmålene 4. Status for afvigelser, samt korrigerende og forebyggende handlinger 5. Ændringer i organisationen Side 1 af 14

2 Ledelsesevaluering Bemærkninger fra audit 7. Forslag til forbedringer Ansvar Teknisk vicedirektør Maj Green, der er kvalitetsansvarlig, havde i samarbejde med den systemansvarlige Martin Moneaux gennemgået punkterne, der blev fremlagt for ACM og udgør ledelsens evaluering. Ledelsen består af: Philip Hartmann, By- og Miljødirektør *Maj Green, Teknisk vicedirektør *Britt Vorgod Pedersen, Byplanchef *Ivan Christensen, Vej- og parkchef *Carsten Sølyst, Miljøchef Uve Becker, Driftschef *Erik Scheldon, Bygningsinspektør *Pia Vendelholt Christensen, Forsyningschef Navne markeret med * angiver ledere, som har ansvar for opgaver inden for natur og miljø. 1. Analyse af intern audit Der er konstateret fire afvigelser og seks bemærkninger, hvilket indikerer, at systemet fungerer, men at der er mulighed for forbedringer. Auditholdet har ved audit også modtaget kommentarer og forslag til forbedringer. Afvigelser To af de fire afvigelser afklares og lukkes som et mellemværende mellem den systemansvarlige og de respektive afdelingschefer. De sidste to afvigelser handler om manglende dokumentation for overholdelse af 14- dagssvarfristen. Ved gennemgang af auditrapporten på ACM var det tydeligt, at der ikke var samme opfattelse af, hvornår dette mål er overholdt. Forvaltningens jurist har kort beskrevet de overordnede retningslinjer for 14-dagssvarfristen. På baggrund af ACM enighed om, hvad der forstås ved 14-dagssvarfristen i BMF skrives et notat. Notatets indhold meldes ud i organisationen. Bemærkninger Ved intern audit var der seks bemærkninger. De tre første handlede om, at proceduren for intern og ekstern audit ikke var så klar formuleret på tre områder. Det handlede om, hvorvidt alle afvigelser skulle lukkes inden audit, hvem der var ansvarlig for at lukke dem, og om der skulle skrives nye afvigelser, hvis tidsfristen var overskredet. Den systemansvarlige og den kvalitetsansvarlige har efterfølgende gennemgået procedurerne for intern og ekstern audit samt procedure for afvigelser og afhjælpende foranstaltninger. Side 2 af 14

3 Ledelsesevaluering 2009 Det er nu præciseret, hvorvidt afvigelser skal lukkes inden audit, og hvem der er ansvarlig herfor. De sidste tre bemærkninger handlede om begrebet andensagsbehandler, om orientering af Arbejdstilsynet og om problemstillingen i forbindelse med meddelelse af to spildevandstilladelser til samme virksomhed fra forskellige afdelinger. Disse tre forhold følges der op på i forbindelse med gennemgang af fagprocedurer. Den interne audit var planlagt således, at 10 personer skulle interviewes. Den ene person var den systemansvarlige. Fokus ved intern audit var rettet mod sagsgang for de fagprocedurer, der skulle gennemgås jævnfør den langsigtede auditplan. Flere detaljer om gennemførte audit kan findes i auditrapport 2009 i kvalitetshåndbogen. 2. Eventuel gennemførelse af en brugertilfredshedsundersøgelse MEGAFON her gennemført en brugetilfredshedsundersøgelse ved telefoninterview hos 33 virksomheder i kommunen, der havde haft tilsyn inden for de sidste to år. Undersøgelsen havde fokus på indholdet i tilsynet, det faglige niveau og virksomhedens udbytte. Desuden var der fokus på formidling i skrift og tale. Her blev der set på sammenhængen mellem selve tilsynet og den skriftlige opfølgning. Endvidere blev der spurgt til virksomhedernes eventuelle telefoniske kontakt med Miljøafdelingen. Afslutningsvis blev der spurgt til virksomhedernes brug af hjemmesiden. 3. Vurdering af, om kvalitetsstyringssystemet fungerer og lever op til lovens krav, kvalitetspolitikken og kvalitetsmålene Lovens krav efterleves. DS Certificering A/S gennemførte præaudit 11. maj 2009 og certificeringsaudit 4. juni DS Certificering konkluderede at: håndbogssystemet virkede velimplementeret og de auditerede udviste fint kendskab til brugen heraf, alle havde en positiv tilgang til arbejdet omkring kvalitetssystemet på alle niveauer, kvalitetssystemet var meget fint integreret i henhold til loven og kommunens kvalitetssystem i øvrigt, og systemet indeholdt gode forbedringsmål, forankret i kvalitetspolitikken. Afslutningsvis konkluderede DS Certificering A/S, at resultaterne af den afholdte interne audit samt systemet for behandling af afvigelser gav tillid til, at systemet var i overensstemmelse med kravene i kravgrundlaget. Revision af kvalitetspolitik og -mål Det er besluttet, at kvalitetspolitikken og -mål fastholdes og først tages op til revision i januar/februar måned, hvor et nyt udvalg er etableret. Side 3 af 14

4 Ledelsesevaluering Status for afvigelser, samt korrigerende og forebyggende handlinger I løbet af 2009 er der registreret tre afvigelser. Disse er ud over dem fra intern audit. Selvom der ikke skal skrives afvigelser for manglende eller for sen journalisering, skal afdelingscheferne fortsat have fokus på postfordelingslisten og sikre sig, at post bliver fjernet fra listen og journaliseret i de respektive sager. Afdelingscheferne skal også sikre, at svarfristerne overholdes. Med hensyn til overholdelse af 14-dagssvarfrister er der IKKE foretaget nogen stikprøve, da det først skal afklares, hvad der forstås ved 14-dagssvarfristen. Når forståelsen er afklaret, gennemføres en stikprøvekontrol som beskrevet i kvalitetsmål sådan vil vi måle. Ved intern audit 2009 blev der konstateret fire afvigelser. To afvigelser er afhandlet med de respektive afdelingsledere. Her er der aftalt tidspunkt for, hvornår afvigelsen skal være lukket. De sidste to afvigelser handler om manglende dokumentation for overholdelse af 14- dagssvarfristen. Afvigelserne handler dog også om forståelsen af 14-dagssvarfristen. 5. Ændringer i organisationen Der er ikke sket ændringer i organisationen. 6. Bemærkninger fra audit Ved den interne audit blev der noteret fem bemærkninger. Nedenfor er listen. Nr. Emne Handling Ansvarlig 1 Det er uklart, hvordan begrebet andensagsbehandler skal tolkes. 2 I nogle tilfælde meddelelse der to spildevandstilladelser. Den ene med mængdevilkår og den anden med koncentrationsvilkår. 3 Orienterer vi Arbejdstilsynet, hvis vi bliver bekendt med grelle sager om asbestforurening? 4 Det er uklart, hvem der er ansvarlig for at lukke åbne afvigelser. 5 Det er uklart, om alle afvigelser skal lukkes inden intern audit. 6 Det er uklart, om der SKAL skrives en ny afvigelse, hvis tidsfristen er overskredet, eller om datoen kan rettes, hvis dette giver mening. Fagprocedurer gennemgås og rettes til. Forsyningsafdelingen og Miljøafdelingen skal afklare, om dette er hensigtsmæssigt. Det skal tages stilling til spørgsmålet. Rettes i procedure. Rettes i procedure. Rettes i procedure. Forsyningschef Miljøchef Forsyningschef Miljøchef Systemansvarlig Systemansvarlig Systemansvarlig Side 4 af 14

5 7. Forslag til forbedringer Ledelsesevaluering 2009 Der er ikke modtaget forslag til forbedringer i forbindelse med intern audit Den systemansvarlige har i årets løb modtaget et par forbedringsforslag. De er indarbejdet i det omfang, det har været muligt og hensigtsmæssigt. Side 5 af 14

6 Faglighed, bæredygtighed og kompetencer Status på mål for 2009 Politik: Vi overholder myndighedskrav, god forvaltningsskik og fastsatte procedurer Er mål opfyldt? Vi svarer skriftligt (kvitteringsskrivelse) på borger- og virksomhedshenvendelser inden for 14 dage En gang årligt udtager den systemansvarlige 10 sager inden for natur og miljø. 90 % skal være overholdt. Ti ud af ti udvalgte sager inden for natur og miljø overholdt 14- dagsfristen. Vi behandler alle natur- og miljøsager inden for de tidsrammer, som Byrådet har fastsat. (Sagsbehandlingen starter, når vi har alt sagsmateriale) Alle afgørelser er baseret på gældende lovgivning og indeholder en kvalificeret vurdering og begrundelse En gang årligt opgør den systemansvarlige antallet af godkendelser og tilladelser, der er meddelt. Her måles sagsbehandlingstiden. Ved intern audit udtages fem stikprøver. 100 % skal være overholdt. Der er i årets løb ikke meddelt nogle miljøgodkendelser. Der er meddelt 9 spildevandstilladelser. I et tilfælde er der gået mere en tre måneder, fra vi modtog det sidste materiale, til tilladelsen blev meddelt. Desuden er der meddelt 16 tilladelser til udledning til faskine og 4 tilladelser til samletank. Der er udtaget fem stikprøver. I alle tilfælde er der anvendt gældende lovgivning, og de indeholdt en kvalificeret vurdering og begrundelse. Faglighed, bæredygtighed og kompetencer Politik: Vi vil gennem information og dialog fremme borgernes og virksomhedernes natur- og miljøforståelse Vi prioriterer Agenda 21-opgaverne og udarbejder et årligt arbejdsprogram Arbejdsprogrammet skal fremvises ved intern audit. Arbejdsprogrammet blev fremvist. Side 6 af 14

7 Status på mål for 2009 Vi offentliggør Agenda 21- arbejdsprogrammet for det aktuelle år og status for det forgangne år på gladsaxe.dk i maj måned Ved intern audit vises, at program og status er på hjemmesiden. Agenda 21-arbejdsprogammet for 2009 blev publiceret på hjemmesiden i starten af året. En foreløbig afrapportering på de 98 mål opstillet i Agenda 21-plan lå på hjemmesiden i efteråret. En endelig afrapportering af Agenda 21-plan vil blive publiceret inden årets udgang. Afrapporteringen har afventet Energiregnskabet 2008 fra Ejendomsafdeling, som er skrevet færdigt i oktober. Politik: Vi tilstræber ren jord, ren luft, rent grundvand og mindre støj for at give borgerne mere livskvalitet Vi planlægger hvert års tilsynsindsats ud fra, hvor vi kan opnå størst effekt/ forbedring Vi registrerer kortlagte jordforureninger Vi forebygger dannelsen af farligt affald og følger affaldsstrømmene Status på kategorisering af virksomheder. I slutningen af året opgøres planlagte og gennemførte tilsyn. Antallet af nye registreringer på forureningskortet på gladsaxe.dk Antallet af igangværende jordforureningssager på gladsaxe.dk Sammenligner mængderne af farligt affald opgjort i Transportørindberetninger med tidligere år. Miljøafdelingen fører fast tilsyn på 161 virksomheder. 139 af disse virksomheder er kategoriserede. Miljøafdelingen har planer om at gennemføre 97 tilsyn i Medio november er der gennemført 39 tilsyn. Medio november 2009 er der 48 nye forurenede ejendomme i Geoenviron. Medio november 2009 er der i alt sket 370 forurenede ejendomme i Geoenviron. Forureningskortet på gladsaxe.dk funger ikke pt. Der foreligger først tal for 2009 medio Fra 2004 til 2008 er mængden af farligt affald faldet med 22 %. Side 7 af 14

8 Status på mål for 2009 Vi indgår mindst fem skriftlige aftaler med virksomhederne om reduktion i ressourceforbruget. Desuden etablerer vi et netværk bestående af virksomheder, der har indgået frivillige aftaler med kommunen. Antal skriftlige aftaler er der indgået. Antal virksomheder i netværket. Der er ikke indgået nogle aftaler i Arbejdet med aftalerne går først i gang i 2010, når CO 2 - handlingsplanen er vedtaget. Der er etableret netværksmøder, hvor alle interesserede virksomheder kan få input til deres klimaarbejde. Der møder virksomheder op ved hvert møde. Der holdes møde fire gange om året. Politik: Vi tilstræber ren jord, ren luft, rent grundvand og mindre støj for at give borgerne mere livskvalitet mål Sådan måler vi Status ultimo 2009 Vi sikrer, at Vandforsyningen foretager den nødvendige kontrol af, at drikkevandet lever op til kvalitetskravene jævnfør drikkevandsbekendtgørelsen Vi vil fremme en bedre affaldssortering i blandt andet boligselskaberne, ved at give ejendomsfunktionærerne og beboerne tilstrækkelig viden om korrekt affaldssortering Analyseresultater offentliggøres på gladsaxe.dk Vi udarbejder en vejledning for affaldshåndtering og der gennemføres ca. 50 vejledningsmøder i boligselskaberne i Ændret formulering: Vi udarbejder en vejledning for affaldshåndtering og der gennemføres ca. 17 vejledningsmøder i boligselskaberne, afholdes 3 temamøder for viceværterne og 2 temamøder for afdelingsbestyrelsesmedlemmer og interesserede beboere i Nordvand foretager løbende målinger af drikkevandet både på vandværker og på ledningsnettet, inden det leveres til borgerne. Alle vandanalyser sendes elektronisk til Forsyningsafdelingen. Analyseresultaterne offentliggøres på nordvand.dk. Der er et link til Nordvands hjemmeside fra gladsaxe.dk. Formulering for, hvordan vi ønsker, at målet om bedre affaldssortering i boligselskaberne nås, blev i juni 2009 ændret. Ændringen begrundes i ny prioritering, som også omfatter bedre affaldssortering på skoler og blandt erhvervslivet. Affaldsvejledningen er pt. under udarbejdelse, og forventes færdig primo Der er gennemført 17 vejledningsmøder og afholdt totalt 5 temamøder. Side 8 af 14

9 Status på mål for 2009 Vestforbrændingen har skærpet kontrollen med boligselskabernes containere, så Gladsaxe Kommune og boligselskaberne hurtigt få en tilbagemelding ( og et gebyr) hvis affaldet er sorteret forkert. Derudover vil vi gennemføre servicebesøg på alle skoler i Gladsaxe Kommune i 2009 og foretage ca. 50 besøg hos erhverv i Gladsaxe Erhvervskvarter. Der er gennemført servicebesøg på alle skoler i kommunen. Der er derimod ikke gennemført det ønskede antal besøg hos erhverv, som følge af stor arbejdsbyrde i forbindelse med konflikt hos vognmænd. Faglighed, bæredygtighed og kompetencer Politik: Vi sikrer flora og fauna i vores naturområder Vi skriver plejeplaner med mål for dyre- og plantelivet Der foreligger en overordnet plan for, hvornår de enkelte områder skal have en plejeplan. Med afsæt i en overordnet plan er forvaltningen i gang med at udarbejde plejeplaner for de områder som mangler en. Planerne forventes færdige i Vi skriver en redegørelse for, hvordan og hvornår vi udfører tilsyn på naturområder Der foreligger en redegørelse som er forelagt politikkerne. En redegørelse vil blive lavet i forbindelse med arbejdsprogrammet for Vi udarbejder en folder til alle søog bredejere med vejledning om pleje af private søer Vejledningen er uddelt til sø- og bredejere. Pjecen er lavet, men bliver først udsendt til sø- og bredejerne i starten af Side 9 af 14

10 Status på mål for 2009 Politik: Vi samarbejder med relevante myndigheder, netværk og kommuner, herunder de tre kommuner i Miljøsamarbejdet, med henblik på at sikre en fortsat høj kvalitet i myndighedsarbejdet Vi deltager i en række samarbejder inden for, vand-, miljø-, natur- og affaldsområdet, hvor vi koordinerer og optimerer vores indsats og udveksler erfaringer Vi vil sikre et godt samarbejde med Nordvand Der foreligger kommissorium og arbejdsprogram for samarbejder. Opgørelse af antallet af møder i de forskellige fora. Inden udgangen af januar 2009 er der fastlagt en mødeplan mellem myndighedsområdet og Nordvand. Forsyningsafdelingen deltager på affaldsområdet i 3 arbejdsgrupper i Vestforbrænding, som omhandler opfølgning på affaldsplan. Forsyningsafdelingen og Miljøafdelingen deltager i Miljøsamarbejdet om natur og miljø herunder vandforsyning og spildevand. Der forlægger kommissorium for alle arbejdsgrupper/samarbejder. I Tema-virksomhed er der holdt møde fire gange. Der er afholdt driftsmøder mellem Nordvands ledelse og myndigheden i Gladsaxe Kommune. Møderækken har ikke været fastlagt for hele året, men er blevet aftalt fra møde til møde. Planen for 2010 er, at der afholdes 5 6 møder. Politik: Ledelsen bidrager aktivt til at sikre den medarbejderudvikling og -uddannelse, som er nødvendig for at opfylde den gældende politik og de gældende mål Vi afholder LUS- og PUS-samtaler mindst en gang om året Alle LUS- og PUS-samtaler er afholdt. Medio november har Forsyningsafdelingen ikke afholdt PUS-samtaler på grund af stort arbejdspres i forbindelse med konflikt på affaldsområdet. Samtalerne planlægges gennemført januar og februar Øvrige afdelinger har afholdt LUS- Side 10 af 14

11 Status på mål for 2009 og PUS-samtaler. Vi opdaterer og gør status på vores udviklings-/kompetenceplan mindst en gang om året Vi tilbyder relevant efteruddannelse og relevante kurser for medarbejdere Der foreligger en udviklingsplan for alle medarbejdere. Der foreligger en årlig kursusplan for BMF interne kurser. Opgørelse over antal kurser. Medio november 2009 foreligger der ikke udviklingsplaner for alle medarbejdere. Dette begrundes med, at ikke alle PUS-samtaler er afholdt. Alle afdelinger har en kompetenceplan. Der har i 2009 været holdt kursus i udvidet planlægning og opfølgning for øvede projektledere. Kurset Introduktion til projektarbejde havde for få tilmeldinger til at kunne gennemføres. Der er holdt 3 projekt-caféer med emnerne: Det gode styregruppemøde, Samarbejdet med den projektansvarlige og Den gode afslutter. Effektivitet og service Politik: Vi er en moderne forvaltning, som yder en god service herunder hurtig, effektiv og let forståelig sagsbehandling til borgere, virksomheder og andre interessenter Vi formulerer alle svar, afgørelser med videre, så de er let forståelige Vi lægger relevante nyheder ud på hjemmesiden En gang årligt udtager den systemansvarlige 10 dokumenter. I samarbejde med kommunikationsteamet vurderes dokumenterne. En gang årligt ser den systemansvarlige og kommunikationsteamet, om BMF gør som beskrevet i Hvilke informationer skal på hjemmesiden. Alle standardbreve er gennemgået og rettet til. Udvalgte sagsbehandlere har deltaget i byttebreveprojektet, hvor breve læses igennem af lægmænd. Kommunikationsteamet har skrevet et notat, som overordnet beskriver, hvad der forstås ved nyheder, som skal på hjemmesiden. Der er over- Side 11 af 14

12 Status på mål for 2009 ensstemmelse mellem notat og hjemmeside. Politik: Vi løser myndighedsopgaverne rationelt med optimal udnyttelse af ressourcen Vi udarbejder et arbejdsprogram for hver afdeling en gang årligt, hvor opgaver og ressourcer er afstemt Ensartethed i sagsbehandling Ved intern audit spørges der til opdateret arbejdsprogram. Politik: Vi har en ensartet og fælles forståelse af sagsbehandlingen Alle afdelinger med undtagelse af Forsyningsafdelingen har et opdateret arbejdsprogram. Afdelingen mangler arbejdsprogram for vandog spildevandsområdet. Årsagen til det manglende arbejdsprogram er, at der først skal skabes overblik over nye opgaver. Vi skriver udvalgte sagsprocedurer på vores respektive områder Der er skrevet 10 procedurer i Der er i årets løb skrevet 8 procedurer, som er følgende: Rottebekæmpelse Udarbejdelse af plejeplaner Opstilling af genbrugsbeholdere Tilsyn med vandværker Håndhævelse af betalingsloven Afgørelser om aktindsigt i miljøopl. Håndhævelse efter MBL ifm. affald Tilsyn med dyrehold Vi informerer om nye sagsprocedurer via FOKUS Der lagt 5 nyheder på FOKUS om nye procedurer. Der er publiceret 8 nyheder på Fokus om nye procedurer Side 12 af 14

13 Status på mål for 2009 Politik: Vi forbedrer kvalitetsstyringssystemet løbende med afsæt i intern audit (gennemgang) af systemet og den tilbagevendende evaluering Alle afdelinger udarbejder en liste over relevante procedurer. Med afsæt i listen prioriteres, hvilke der skrives i 2009 Den årlige ledelsesevaluering af systemet offentliggøres i november/december måned De prioriterede procedurer fremgår af kvalitetsstyrings-oversigt i afdelingerne. Ledelsesevalueringen er på gladsaxe.dk i december. De prioriterede procedurer er skrevet og publiceret i kvalitetsstyringssystemet under den respektive afdeling. Ledelsens evaluering bliver publiceret ultimo december Side 13 af 14

14 Overholdelse af 14-dages fristen Bilag 1 For at dokumentere, at 14-dagesfristen overholdes, er der foretaget stikprøver på ti tilfældige sager. I ti ud af ti sager er 14-dagesfristen overholdt. De tilfældige sager er følgende: Område Sag Modtaget Svaret Overholdt Natur 2009/ OK Natur 2009/ OK Natur 2009/ OK Miljø 2009/ OK Miljø 2009/ OK Miljø 2009/ OK Miljø 2009/ OK Miljø 2009/ OK Miljø 2009/ OK Miljø 2009/ OK Side 14 af 14