Referat bestyrelsesmøde i DGI Midtjylland onsdag 8. juni kl på kontoret i Silkeborg

Transkript

1 DGI Midtjyllands bestyrelse DGI Midtjyllands ledergruppe (direktør g afdelingsledere) Silkebrg 9. juni 2016 Referat bestyrelsesmøde i DGI Midtjylland nsdag 8. juni kl på kntret i Silkebrg Deltagere: Lars Engebrg, Daniel Andersen (mødeleder), Svend Hagelskjær, Frits Vistisen, Preben Sørensen, Jeppe Lysdahl, Kurt Søndergaard (pkt. 1-5), Peter Sig Kristensen (pkt. 1-7) g Ole T. Sørensen (referent) Afbud: Erik Madsen g Inge Dinis Prgram: Bestyrelsesmøde pkt Spisning Bestyrelsesmøde pkt Oversigt ver dagsrdenspunkter til bestyrelsesmødet 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 2. maj Gdkendelse af punkter behandlet elektrnisk siden sidste møde 3. Gdkendelse af dagsrden 4. Idrætsplitisk kmmunikatin DGI Midtjylland 5. DGI Midtjyllands bestyrelse 2016/2017 pgaver g ansvarsmråder 6. Øknmi 7. Landsledelsesmøde juni 8. Bevæg dig fr livet status 9. Hnraraftale landsdelsfrmand 10. Bestyrelsens årshjul, mødeplan g punkter til kmmende møder 11. Emner til kmmunikatin 12. Åben fr tilføjelser/eventuelt 13. Evaluering af mødet Kmmenteret dagsrden på de efterfølgende sider.

2 Gdkendelse af dagsrden g referat: 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 2. maj Tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer skal underskrive referat. Referat underskrevet. 2. Gdkendelse af punkter behandlet elektrnisk siden sidste møde. - Bestyrelsens frretningsrden 2016/2017 Frretningsrden gdkendt. 3. Gdkendelse af dagsrden Dagsrden gdkendt. Punkter til drøftelse: 4. Idrætsplitisk kmmunikatin DGI Midtjylland Bestyrelsen drøfter aktuelle g lkale idrætsplitiske emner med afsæt i indlæg i lkale dagblade. Bestyrelsen pririterer 1-2 emner sm der arbejdes videre med i frm af læserbrev g/eller mail til kmmunalplitikere g embedsmænd. Lars indledte punktet g rienterede m baggrunden fr at sætte den idrætsplitiske kmmunikatin øverst på dagsrdenen. Lars plever psitive reaktiner når vi sender læserbreve g krnikker g de bliver sm regel bragt i alle fire dagblade. Bestyrelsen drøftede Herning Kmmunes tiltag med at afsætte til en undersøgelse af udnyttelsen af haltimer. Bestyrelsen anerkender tiltaget sm mdigt velvidende at det kan give blandede tilbagemeldinger fra freninger g halbestyrelser. Det blev besluttet at udsende et idrætsplitisk nyhedsbrev til kmmunalplitikere g embedsmænd inden smmerferien, hvr tiltaget mtales g den almindelige halfrdeling sættes til debat hvem g hvad afgør hvem der skal have hvilke timer hævdvunden ret g traditin? Antal deltagere på et hld? Vi skal gså være klar til at spille s på banen i analysefasen. Silkebrg Kmmune får i efteråret 2016 midler fra Krp g kmpetencer til at styrke udviklingen af i skletiden. Hvrdan kan vi sikre at det gså skubbe til det lkale samarbejde mellem skler g freninger. Side 2

3 5. Frdeling af pgave- g ansvarsmråder - DGI Midtjyllands bestyrelse 2016/2017 Bestyrelsen drøftede på møde 2. maj de vigtigste indsatsmråder i bestyrelsesåret. Lars g Ole har efterfølgende drøftet g udarbejdet frslag til pgave- g ansvarsfrdeling. Bestyrelsen vil på møde flde ansvarspgaverne ud: 1) Krt plæg, gennemgang g drøftelse af frdeling v/ Lars 2) Møde i teams Kmmunestrategi g idrætsplitisk kmmunikatin Idrætter LF Hvad er de vigtigste pgaver g indsatser indenfr vre ansvarsmråder? Hvad er vre succéskriterier? Hvem skal vi i dialg med? Vi har brug fr hjælp g sparring til at...? Handlings- g tidsplan (frem md næste årsmøde) 3) Opsamling g præsentatin i plenum evt. med reflekterende teams Bestyrelsen skal endvidere udpege evt. eksterne repræsentanter til bestyrelsens faste udvalg øknmiudvalg g LF. Bilag: Udkast til pgave- g ansvarsfrdeling Lars uddybede baggrunden fr udkast til frdeling. Tidligere har frdelingen bygget på at vi hver især bragte nget ud til de enkelte idrætter man er ansvarlig fr. I plægget skal bestyrelsesmedlemmer være synlige på en anden måde g være til rådighed hvis brug fr det. Kntakten kan være målrettet enkelte idrætter g/eller være indsatser bestyrelsen gerne vil kmmunikere til alle idrætter. Bestyrelsen drøftede plægget i teams sm besluttede følgende indsatser: Kmmunestrategi g idrætsplitisk kmmunikatin (Lars g Svend): Tæt g regelmæssig dialg med alle 5 kmmuner administrativt g plitisk Idrætsråd - ét årligt møde på kntret i Silkebrg eller hs Idrætsrådene drøfte fælles strategi fr kntakt med kmmuner kmbinere idrætsrådenes stærke netværk med vres viden Kvartalsvis idrætsplitisk nyhedsbrev med frmidling af gde resultater i én kmmune til brug i andre kmmuner Vigtigt vi arbejder med alle frvaltninger g udvalg i kmmunerne Side 3

4 Ole udarbejder analyse af relatiner g nøglepersner sm er vigtige i de enkelte kmmuner på beslutningsniveau Idrætter (Daniel, Frits g Preben): Kurt udarbejder versigt ver idrætter udfrdringer g pgaver frivillige på tre niveauer - hvem har vi? Udvalgene skal have én kntaktpersn frdeles mellem Daniel, Frits g Preben På næste møde frberedes dialgmøder med udvalg Sikre at bestyrelsen bakker p m plitiske beslutninger i.f.t. frivillige i udvalgene vi har aftalt i DGI at vi vil arbejde med italesætte why f.eks. visinsaftaler Fkus på videndeling idræt til idræt? Eksterne repræsentatiner i øknmi- g LF-udvalg: Bestyrelsen genudpegede Rasmus Munch til øknmiudvalget. Jeppe g Inge drøfter inden næste møde udpegning af eksterne repræsentanter i LF. Jeppe g Inge er endvidere plitisk ansvarlige fr skler/institutiner g inklusin. 6. Øknmi v/ Svend g Peter Øknmiudvalget hlder møde mandag 6. juni. Oplæg, indstillinger g bilag udsendes tirsdag 7. juni. Bestyrelsen mdtaget referat fra øknmiudvalgsmøde 6. juni. Svend rienterede m øknmiudvalgets drøftelser af en øknmisk plan fr skydning frem md Ole tager initiativ til møde hvr Preben g Svend deltager fra bestyrelsen. Peter viste et eksempel på aktivitetsbalance fra en idræt med de frskellige niveauer fr afrapprtering. Peter viste endvidere et redskab til at følge persnaleøknmi. Bestyrelsen hilste de bedre rapprter velkmmen. Udsendelse af rapprter sker autmatisk i.f.t. hvrdan det bliver sat p g hvem der skal mdtage rapprter. Bestyrelsen får fremadrettet kvartalsvis rapprter. Øknmiudvalget følger bl.a. lønudviklingen tæt. Alle udvalgsansvarlige knsulenter afleverer øknmirapprt inden de går på smmerferie. Øknmiudvalget udarbejder ntat/halvårsregnskab til drøftelse i bestyrelsen. Side 4

5 7. Landsledelsesmøde juni v/ Lars g Ole Bestyrelsen har 20. maj mdtaget dagsrden med bilagsmateriale til mødet. Et af hvedpunkterne er Demkrati g invlvering. Priritering g realisering i fællesskab Lars har endvidere sendt et indlæg til DGI s landsledelse vedr. Strategiske prgrammråder g beslutningsprcessen vedr. fælles gdkendelse af nye strategiske prgrammråder. Bestyrelsen skal drøfte: 1) Hvrdan træffes de bedste beslutninger i DGI g af hvem? 2) Hvrdan kan beslutningsprcessen mkring f.eks. strategiske prgrammråder være anderledes? (jf. samtale Søren Brixen) se bilag 3.2 g 3.3 i dagsrden nedenfr 3) DGI Midtjyllands vurdering g priritering af de t frslag til nye prgrammråder Faciliteter g Lkaludvikling - se bilag 3.4 g 3.5 i dagsrden nedenfr 4) Hvedbestyrelsens frslag til budget 2017 se bilag 4.1 Bestyrelsen kan endvidere drøfte Skabeln til kmmisrium fr ledelse af idræt i DGI på landsplan g relevansen i.f.t. rganisering i DGI Midtjylland g evt. drøftelse på senere bestyrelsesmøder. Se bilag 3.7 i dagsrden. Tidlig inddragelse i beslutningsprcesser kan præge g mdne beslutninger, g faktisk kvalificere g sætte fart på implementeringen af beslutningerne. Det er vigtigt at understrege, at dette ikke betyder, at landsdele skal blkere beslutninger g frhindre frandring, men tværtimd sætte skub i frandringerne i netp landsdelene, hvr aktiviteterne primært sker. Lars rienterede m de plitiske indspil i.f.t. at præge den fælles udvikling i DGI. DGI Midtjylland får både anerkendelse g det mdsatte ved at blande sig i den idrætsplitiske dagsrden i DGI. DGI Midtjylland fået til pgave at drøfte hvrdan prcessen i.f.t beslutninger alternativt kan være. DGI landsplan arbejder i højt temp - input kan virke lidt frstyrrende - mest på den psitive måde. Er udfrdringen størst landsdelene imellem? Lars mest ptaget af at få alle landsdelsfreninger til at blive løftet idrætsplitisk i.f.t. at præge udviklingen. Tidlig inddragelse i beslutningsprcesser kan præge g mdne beslutninger, g faktisk kvalificere g sætte fart på implementeringen af beslutningerne. Det er Side 5

6 vigtigt at understrege, at dette ikke betyder, at landsdele skal blkere beslutninger g frhindre frandring, men tværtimd sætte skub i frandringerne i netp landsdelene, hvr aktiviteterne primært sker. Opbakning til mailen til DGI s Hvedbestyrelse - kan måske føre til prcedureændringer ved fremtidige tiltag. Hvis LL-møder udvikles et skridt i den rigtige retning. Vi skal selv hlde fkus primært på egen landsdelsfrening. Frslag til anderledes prces: Vigtigt med invlvering af både plitikere g ansatte i DGI s landsdelsfreninger på et tidligt stadie ved udviklingen af f.eks. nye prgrammråder Mulighed fr høringssvar fra landsdele efter at HB har behandlet et emne indledningsvis Måske vil det gøre beslutningsprcesser langsmmere (DGI mindre agil) til gengæld vil DGI s HB pnå større accept g ejerskab g dermed øge hastighed g sandsynligheden fr effektfuld implementering Bestyrelsen udtrykte at lftet fr antal fælles prgrammråder er nået g hvis nye fælles prgrammråder i DGI skal der kigges kritisk på alle de eksisterende i.f.t. m de alle frtsat skal være fælles strategiske prgrammråder. Bestyrelsen undrer sig ver at en administrativ rganisatinsændring i DGI s landsadministratin kan udvikle til t nye prgrammråder med nye pgaver til landsdelsfreningerne sm i frvejen kun delvist kan leve p til aftalerne på flere af de øvrige prgrammråder. Bestyrelsen indstiller at Lkaludvikling indgår sm en naturlig del af Leder- g Freningsudvikling. Bestyrelsen indstiller at "Faciliteter ikke bliver et prgrammråde. Bestyrelsen anerkender DGI Faciliteter fr at levere en række gde ydelser på et højt niveau sm i.f.t. budget 2017 bør kunne bidrage til at øge indtægterne ved en mere tidssvarende prissætning på ydelser. 8. Bevæg dig fr livet krt status v/ Ole Bestyrelsen får en krt rientering m status på aftaler specielt med fkus på visinsaftalernes fremdrift g udvikling lkalt i DGI Midtjylland. Flere fra bestyrelsen deltg i ekstrardinært Landsledelsesmøde i nvember 2015, hvr der blev lvet Pixi-udgaver af visinsaftalerne. Lind til hjemmesiden nedenfr er en læselet-mulighed Bilag: Fin hjemmeside. Bestyrelsen ønsker en pdatering med de seneste visinsaftaler. Side 6

7 9. Hnraraftale landsdelsfrmanden v/ Daniel Hnraraftalen skal ifølge frretningsrden gdkendes hvert år på det andet bestyrelsesmøde efter DGI Midtjyllands årsmøde. På bestyrelsesmøde 16. juni 2015 blev aftalt at: Hnraraftalen reguleres med 0,7 % pr. 1. maj Reguleringer af hnraret sker fremadrettet med afsæt i 2012-index med reguleringer pr. 1. april g 1. ktber hvert år. Bestyrelsen skal drøfte evt. andre tilføjelser g/eller ændringer i aftalen. Hnraraftalen drøftet g gdkendt med fastsatte reguleringer i Bestyrelsens årshjul, mødeplan g punkter til kmmende møder Punkter til dagsrden trsdag 25. august 2016: Mødet hldes hs Vibrg Idrætsråd fællesmøde fra Frberedelse dialgmøder DGI Midtjyllands ledelsesgrupper g udvalg Møder i arbejdsgrupper enten på møde el. før Intrdage fr nye bestyrelsesmedlemmer nye dater Bilag: Årshjul Flere af bestyrelsens medlemmer ønsker at deltage i Mtrvejsløbet. Bestyrelsen får betalt deltagergebyret. 11. Emner til kmmunikatin ( min.) Bestyrelsen skal beslutte m der er emner fra dagens møde sm kræver intern g/eller ekstern kmmunikatin Ingen bemærkninger. Øvrige punkter: 12. Åben fr tilføjelser/eventuelt Lars fylder 50 år 12. juli. Lars ønsker at bruge DGI Midtjyllands lkaler til en fest fr familie g DGI-relatiner. Bestyrelsen gdkendte at Lars låner lkalerne g vil drøfte evt. betaling fr DGI-inviterede gæster. 13. Evaluering af mødet Side 7

8 Side 8