UDBUDSMATERIALE FOR RUSMIDDELFOREBYGGENDE HOLDNINGSKAMPAGNER PÅ FESTIVALER OG SPILLE- STEDER. 2. december 2011 j.nr.

Transkript

1 UDBUDSMATERIALE FOR RUSMIDDELFOREBYGGENDE HOLDNINGSKAMPAGNER PÅ FESTIVALER OG SPILLE- STEDER 1. Generelle oplysninger Udbudsform Kontrakt Tidsplan Kravspecifikation Baggrund Kampagnens indhold Formål Målgrupper og arenaer Afsender Kampagnernes koncept Kampagneelementer Optioner Materiale til rådighed for bureauet Leverancer og tidsplan for opgaven Tilbuddet Udarbejdelse af tilbud Sprog Priser Omkostninger ved udarbejdelse af tilbud Tildelingskriterier Spørgsmål Fremsendelse af tilbud Tilbudsfrist Form Præsentation Behandling af tilbud Adgangen til at overvære åbning af tilbud Adgang til at præsentere tilbud Meddelelse om resultatet... 9 Bilagsfortegnelse... 9 j.nr /2/INK Borgerrettet Forebyggelse Islands Brygge København S Tlf Fax E-post info@sst.dk Dir. tlf E-post bofo@sst.dk

2 1. Generelle oplysninger planlægger at gennemføre holdningskampagner målrettet unge i festmiljøer i Overordnet er der tale om to kampagner: en narkotikaforebyggende kampagne på musikfestivaler (maj-august 2012) og spillesteder (september november 2012) en kampagne om unge og alkohol på festivalerne (maj-august 2012), der sætter fokus på overholdelse af aldersgrænser for salg Kampagnerne gennemføres i samarbejde med interesseorganisationen Dansk Live, der står som afsender på kampagnerne. s samarbejde med festivalarrangører startede i 2003, og indsatsen har udviklet sig gennem årlige kampagner kampagnerne skal bygge videre på tidligere indsatser og evalueringer. Side Udbudsform Udbuddet gennemføres efter reglerne om begrænset udbud i henhold til EU s udbudsdirektiv 2004/18/EF. Da udbuddet er omfattet af Udbudsdirektivet er ordregiver forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer. Dette skal ske for at sikre ligebehandling af tilbudsgiverne og gennemsigtighed i udbudsprocessen. I den forbindelse ønsker at henlede tilbudsgivernes opmærksomhed på, at; - er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende udbudsbetingelser. - er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer af tilbud, som ikke er til stede på adressen og på tidspunktet for tilbudsfristens udløb. - Det er tilbudsgiverens ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af evt. forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiveren påhviler derfor udelukkende tilbudsgiver. 1.2 Kontrakt har udfærdiget udkast til kontrakt, der er vedlagt udbudsmaterialet. Tilbudsgivers tilbud skal være baseret på det vedlagte udkast. 1.3 Tidsplan Nedenfor følger den forventet tidsplan for udbuddet Udbudsprocessen Dato Underretning til de 5 prækvalificerede 06. januar 2012 kl virksomheder Frist for modtagelse af spørgsmål 06.februar 2012 kl Frist for aflevering af tilbud 14.februar 2012 kl

3 Underretning 20.februar 2012 Forventet indgåelse af kontrakt 02.marts 2012 Side 3 2. Kravspecifikation 2.1 Baggrund samarbejder med interesseorganisationen Dansk Live (fælles organisation for spillesteder og musikfestivaler, tidligere Festivaldanmark og spillesteder.dk) om forebyggende holdningskampagner overfor unges eksperimenterende brug af narkotika, og overfor de under 18-åriges brug af alkohol. Undersøgelser viser, at unges brug af stoffer typisk starter i teenageårene. Unge, der eksperimenterer med stoffer, er typisk også storforbrugere af alkohol, og har ofte haft en tidlig alkoholdebut. Brug af stoffer sker ofte, når unge går i byen, og i sammenhæng med brug af alkohol. Det er derfor relevant at søge at påvirke de unges holdninger til stoffer/rus i festmiljøer, og dette er baggrunden for s samarbejde med Dansk Live. Særlig sommerens musikfestivaler fungerer i ungdomskulturen som et socialt frirum, hvor afslapning, samvær, frihed fra dagligdagens normer og krav, musik og fest er dagsordnen. Festivalerne ønsker at markere, at selv om der er vide rammer, så gælder der samme regler mht. stoffer og aldersgrænser for alkohol på festivaler som i samfundet i øvrigt. Spillestederne har ønsket at lave samme markering mht. stoffer (aldersgrænser for indgang gør markering af alkoholreglerne mindre relevant på spillestederne). Samarbejdet mellem og Dansk Live har udviklet sig siden 2003, hvor Roskilde festival henvendte sig til om tilrettelæggelse af en holdningsmarkerende og forebyggende indsats mod stoffer. Den første kampagne blev gennemført samme år på Roskilde festival som supplement til etablerede skadesbegrænsende og kontrollerende foranstaltninger på festivalen. Evaluering viste, at kampagnen havde stor gennemslagskraft og blev mødt med stor accept af publikum, resultater der er blevet fastholdt for indsatserne gennem årene. 2.2 Kampagnens indhold Formål De overordnede målsætninger for den narkotikaforebyggende kampagne er at markere musikfestivalernes/spillestedernes holdning mod stoffer og understrege, at stoffer ikke hører sammen med musik og socialt

4 samvær for at understøtte publikum i ikke at tage stoffer, herunder imødegå at unge debuterer med stoffer på festivaler/spillesteder Den overordnede målsætning for unge & alkohol-kampagnen er kampagnen skal understøtte, at festivalerne overholder aldersgrænser og udskænkningsregler - for at begrænse alkoholforbrug blandt de meget unge og dermed sikre, at de får gode festivaloplevelser (uden drukskader, ulykker og konflikter) Side Målgrupper og arenaer Målgruppe for narkotikaforebyggende kampagne: det unge publikum især de årige, og især de unge, der ikke har prøvet stoffer. Målgrupper for unge & alkohol-kampagne: festivalmedhjælpere, der har med udskænkning at gøre, samt de unges forældre er primære målgrupper for kampagnen - det mindreårige festivalpublikum (under 18 år) er slutmålgruppe. se målgruppebeskrivelse bilag 1 I 2012 skal narkotikakampagnerne køre på musikfestivaler over hele landet, samt Roskilde Festival og spillesteder landet over, mens unge & alkoholkampagnen kører på musikfestivaler landet over. Der forventes deltagelse af ca. 14 festivaler og ca. 50 spillesteder Afsender Roskilde Festival står som afsender på den narkotikaforebyggende kampagne, Dansk Live står som afsender på den narkotikaforebyggende kampagne til øvrige festivaler og spillesteder. Dansk Live står som afsender på kampagnen om unge & alkohol. står som afsender på pjecen med stoffakta Kampagnernes koncept Det har fra starten været en bærende idé for kampagnerne, at de ikke må tale ned til publikum, men samtidig skal have et klart budskab og en tydelig holdningsmarkering. Det har også været ønsket, at kampagnerne udover at vække opmærksomhed også skulle inspirere de unge til at diskutere budskaberne. Denne linje ønskes fortsat. Tilbud skal omfatte overordnet, strategisk koncept for hver kampagne herunder overvejelser om sammenhæng/differentiering i forhold til de tre arenaer.

5 Kampagnerne skal videreudvikles i 2012, bl.a. på baggrund af evaluering og erfaringer fra 2011-indsatsen (se opsamling i bilag 3). og Dansk Live har nedenstående ønsker til 2012-indsatsen: Side 5 For den narkotikaforebyggende indsats ønskes i 2012 et fælles kampagnekoncept, der skaber sammenhæng mellem indsatsen på festivaler og spillesteder. Det overordnede kampagnekoncept tænkes udformet i forskellige elementer/versioner til de tre forskellige arenaer: Roskilde Festival, øvrige festivaler og spillesteder. Følgende afmeldinger/afsendere benyttes for de tre arenaer: Roskilde Against Drugs bevares for indsatsen på Roskilde Festival Music Against Drugs/Dansk Live bruges for indsatsen på øvrige festivaler og spillesteder. Der ønskes bud på overordnet strategisk og kreativt koncept for Against Drugs -indsatsen i Det er op til bureauets overvejelser, om der skal tages udgangspunkt i koncepterne fra 2011 eller om nyt kreativt koncept skal udformes. For indsatsen omkring unge & alkohol tages der udgangspunkt i konceptet fra 2011, og der ønskes et strategisk/kreativt forslag til justering og udvikling. Afmeldingen/afsenderen Mindre druk, mere fest/dansk Live ønskes bevaret Kampagneelementer En oversigt over de elementer, der indgik i kampagnerne i 2011, fremgår af bilag 3, der også indeholder information om oplagsstørrelser. En nærmere gennemgang af festivalerne findes i evalueringsrapporter, se pner%20og%20projekter/against%20drugs_%20narkotikaforebyg gelse%20i%20festmiljoer.aspx Der foreligger ikke evaluering af spillestedsindsatsen 2011, men kampagnen kan ses på spillesteder. samt omtale på dansklive.dk. I 2012 ønskes minimum følgende hovedelementer anvendt: Roskilde festival Against Drugs: Storskærmsspot, programannonce, website, daglig annoncering I festivalavis, stoffaktapjecer. Herudover ønskes forslag til elementer på campingområdet. Music Against Drugs, festivalversion: hegnsbannere, barplakater, 18+armbånd, programannoncer, webbannere og website, spot, stoffaktapjece Music Against Drugs, spillestedsversion: T-shirts, herudover er forslag til elementer op til tilbudsgiver.

6 Unge & alkohol: Hegnsbannere, Barplakater, 18+-armbånd, programannoncer, forældrebrochure, fælles website målrettet forældre, webbannere til lokale websites, annoncering i Søndagsavis, lokalaviser el. lign. Det er op til tilbudsgiver at stå for supplerende forslag til elementer og i øvrigt den nærmere udvikling, udformning, dimensionering og fremstilling af alle kampagnens elementer i tæt samarbejde med og kontaktpersoner fra Dansk Live. Herunder stå for direkte kontakt med de enkelte festivaler i forbindelse med bestilling af kampagnematerialer til hver enkelt festival for at sikre bedst mulig implementering løbende kontakt med Dansk Live og om kampagnens udformning og forløb prætest af kampagnens udformning distribution af materialerne til festivaler hhv. spillesteder Side 6 Alle udgifter til produktion og levering af kampagnen afholdes af bureauet 2.3 Optioner Der ønskes oplæg til videreudvikling, fornyelse og gennemførelse af tilsvarende kampagner i 2013 og 2014, indenfor samme beløbsramme som Materiale til rådighed for bureauet Bilag 1: Fakta om målgruppe rusmiddelforebyggende kampagner Bilag 2: Erfaringer og resultater fra rusmiddelforebyggende kampagner i festmiljøer Bilag 3: Oversigt over elementer i 2011-kampagnerne På Roskilde Festival Against Drugs & Mindre druk mere fest Evaluering af indsatserne i 2011 på Roskilde Festival Festivaldanmark Against Drugs & Mindre druk mere fest Evaluering af indsatserne på Bork Havn Musikfestival, Samsø Festival og Vig Festival Se (dele af) 2011-kampagner på Leverancer og tidsplan for opgaven o Præsentation af Music Against Drugs kampagnen (koncept, elementer) på Dansk Live seminar ult. april 2012 o Præsentation af unge&alkohol kampagnen (koncept, elementer) på Dansk Live seminar ult. april 2012 o Elementerne til festivalkampagnerne (undtagen Roskilde) skal være leveret til de enkelte festivaler senest 15. maj 2012 o Elementer til Roskilde Festival kampagne skal være leveret til RF senest 15. juni 2012

7 o Elementer til spillestedskampagnen skal være leveret til spillesteder landet over senest Side Tilbuddet I tilbuddet skal følgende indgå: Overordnet, strategisk koncept for hver kampagne herunder strategiske overvejelser om sammenhæng/differentiering i forhold til de forskellige arenaer. Oversigt over hvilke delelementer og medier, der foreslås udviklet i hver af kampagnerne. Budget for hver af de 2 kampagner, specificeret på bureautid (timepriser ønskes oplyst), prætests, teknisk produktion af delelementer, distribution, øvrige udgifter. Budgettet skal holde sig indenfor følgende økonomiske rammer for hver kampagne: o Music Against Drugs -kampagnen & Roskilde Against Drugs kampagnen samlet ramme kr ekskl. moms o Unge & alkohol-kampagnen samlet ramme kr ekskl. moms Overordnet tidsplan under hensyntagen til ovenstående leverancer (pkt. 2.5):

8 3. Udarbejdelse af tilbud 3.1 Sprog Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Side Priser De, i tilbuddet angivne priser, skal være i danske kroner ekskl. moms og inkl. rabatter. 3.3 Omkostninger ved udarbejdelse af tilbud Tilbudsgiveren modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse og kalkulation af tilbud. 3.5 Tildelingskriterier vil udvælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet ud fra følgende kriterier i prioriteret rækkefølge: Den strategiske og kreative løsning herunder idé, kvalitet, gennemslagskraft, sammenhæng i tilbuddet og realiserbarheden (50%). Den samlede pris (30%) Medarbejdernes CV`er for de medarbejdere, der skal udføre opgaven.(20%). Det vil lægges vægt på erfaring med kampagner rettet mod målgruppen, holdnings- og adfærdsændrende kampagner, forskellige medieplatforme og offentlige kampagner. 3.6 Spørgsmål Spørgsmål skal være på dansk og skal fremsættes skriftligt pr. til s kontaktperson. Spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form løbende blive tilsendt pr. mail til de prækvalificerede virksomheder. Spørgsmål til tilbuddet skal modtages senest 06. februar 2012 kl Spørgsmål vil blive besvaret senest den 06. februar Spørgsmål af indholdsmæssig karakter kan rettes til projektleder Anne- Marie Sindballe: BOFO@sst.dk Spørgsmål vedr. tilbud kan rettes til økonomimedarbejder Ingeborg Nordviken Kristiansen: BOFO@sst.dk 4. Fremsendelse af tilbud Tilbuddet fremsendes til: Enhed for Borgerrettet Forebyggelse

9 Islands Brygge København S Att: Rusmiddelforebyggende Holdningskampagne på festivaler og spillesteder Side 9 BOFO@sst.dk, mærket Rusmiddelforebyggende Holdningskampagne på festivaler og spillesteder Tilbudsfrist Tilbuddet afleveres senest 14. februar 2012, kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive forkastet. Enhver fristoverskridelse betragtes som væsentlig. 4.2 Form Tilbuddet skal indsendes i 4 eksemplarer. 1 eksemplar i elektronisk form pr. mail. 3 eksemplarer i papir udgave til den ovenstående adresse. 4.3 Præsentation Der vil ikke blive anledning for at præsentere de respektive tilbud. 5. Behandling af tilbud 5.1 Adgangen til at overvære åbning af tilbud Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere bestemt fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af de indkomne tilbud. 5.2 Adgang til at præsentere tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at præsentere deres tilbud 5.3 Meddelelse om resultatet Efter tildelingen af kontrakten vil hurtigst muligt skriftligt orientere de tilbudsgivere, der ikke er blevet tildelt kontrakten om det antagne tilbuds egenskaber og relative fordele. Bilagsfortegnelse 1. s kontraktparadigme (Generelle betingelser) 2. Tro og love erklæring

10 3. Bilag1 Fakta om målgrupper 4. Bilag2 Erfaringsopsamling festmiljø Bilag3 Hovedelementer i rusmiddelforebyggende kampagner i festmiljøer Link til udbudsbekendtgørelsen Side 10