Januar 2012 Projektnr P-74435 Dokumentnr 051 Version 04 Udgivelsesdato 10 januar 2012 Udarbejdet Kontrolleret Godkendt BHSL KBRA KBRA
2 Indholdsfortegnelse 1 Orientering 3 11 Baggrund 3 12 Udbudsmaterialet 3 13 Ordregiver 4 2 Udbudsgrundlag 5 3 Spørgsmål til udbudsmaterialet 6 4 Afgivelse af tilbud 7 41 Tilbuddet 7 42 Tilbudsfrist 7 43 Flere i forening 8 44 Udformning af tilbud 8 45 Vedståelse 10 46 Alternative bud 10 47 Forbehold 10 48 Ingen forhandling 10 49 Stand-still periode 11 410 Accept og kontrakt 11 5 Evaluering af tilbud 12 51 Grundlag for tildeling 12 52 Evaluering af pris 13 53 Evaluering af kvalitet 13 54 Evaluering af organisation 14 55 Evaluering af Miljø- og arbejdsmiljø 14 10 januar 2012
3 1 Orientering 11 Baggrund Sønderborg Kommune ønsker at ændre den nuværende ugetømning af sække og beholdere til 14-dages tømning af beholdere Sønderborg Affald A/S udbyder derfor indsamling af dagrenovation i offentligt udbud i henhold til Rådets direktiv nr 2004/18/EF af 31 marts 2004 Opgaven udbydes for en periode på 5 år med start 1 oktober 2012 og ophør 31 september 2017 med option på forlængelse i et vilkårligt antal måneder op til 2 år frem til 31 september 2019 Ønsker Sønderborg Affald A/S at gøre brug af optionen om forlængelse, vil det blive meddelt til tilbudsgiveren inden 1 marts 2017 Der indsamles primært hver 14 dag og i 2-, 3- og 4-hjulede beholdere Tildelingskriteriet er "økonomisk mest fordelagtige bud" og Sønderborg Affald A/S fastlægger kravene i dette udbudsmateriale Sønderborg Affald A/S ønsker følgende option, som er nærmere beskrevet i Ydelsesbeskrivelsen Option - Tømning af nedgravede beholdere 12 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsvilkår, dateret 10 januar 2012 (nærværende dokument) Ydelsesbeskrivelse, dateret 10 januar 2012 Tilbudsliste med tro- og love erklæring mv, dateret 10 januar 2012 10 januar 2012
13 Ordregiver Ordregiver for indsamling af dagrenovation er: 4 Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej 8 6400 Sønderborg Tlf 8843 5300 Kontaktperson: Susanne Jessen Møller, E-mail: sujm@sonfordk 10 januar 2012
5 2 Udbudsgrundlag Nedenfor nævnte dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: Rådets direktiv nr 2004/18/EF af 31 marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter Miljøministeriets bekendtgørelse nr 1415 af 12 december 2011 om affald med evt cirkulærer mv Udbudsbekendtgørelsen fra EU Tidende Bekendtgørelse nr 336 af 13 maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv Bekendtgørelse nr 712 af 15 juni 2011 vedr fremgangsmåde ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter Øvrige gældende love og offentlige bestemmelser, der er relevante for nærværende indkøb, herunder Arbejdstilsynets regler, forskrifter, EUdirektiver og standarder Det samlede udbudsmateriale Tilbudslisten Eventuelle rettelsesblade Sønderborg Kommunes til enhver tid gældende "Regulativ for husholdningsaffald" 10 januar 2012
6 3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der er uklarheder, eller der ønskes yderligere oplysninger, kan der stilles spørgsmål til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej 8 6400 Sønderborg Kontaktperson: Susanne Jessen Møller, E-mail: sujm@sonfordk Spørgsmål skal være skriftlige og på dansk Spørgsmål der fremsendes senest den 15 februar 2012 kl 1200 vil blive besvaret senest den 22 februar 2011 Spørgsmål der stilles efter den 15 februar 2012 vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristen Spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive besvaret skriftligt og fremsendt i anonymiseret form til samtlige tilbudsgivere 10 januar 2012
7 4 Afgivelse af tilbud 41 Tilbuddet Tilbuddet skal afgives skriftligt Kontraktsproget er dansk Tilbuddet skal indeholde oplysninger til vurdering af udvælgelseskriterier og tildelingskriterier, jf denne beskrivelse Der vil ikke være mulighed for at eftersende oplysninger eller dokumenter efter fristen for afgivelse af tilbud 42 Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er den 29 februar 2011, kl 1200 Tilbuddet skal afleveres/sendes til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej 8 6400 Sønderborg Att Susanne Jessen Møller Tilbuddet skal være mærket: "Tilbud Indsamling af dagrenovation Tilbuddet skal afleveres i 3 eksemplarer: 1 papirbaseret underskreven original 1 papirbaseret kopi 1 elektronisk kopi af tilbuddet på et USB-stick I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi og/eller papirkopien, er den underskrevne originale papirudgave gældende Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid, i rette form og rette antal Der gives ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud og tilbudsmaterialet returneres ikke 10 januar 2012
8 Ethvert tilbud, vil blive behandlet fortroligt af Sønderborg Affald A/S og dennes rådgiver Udbudsprocessen er dog undergivet de almindelige regler om aktindsigt Det er et krav, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende opgaverelevante forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning De bydende har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene 43 Flere i forening Hvis flere byder i forening, skal én af disse være bemyndiget til, at indgå kontrakt vedrørende arbejdet, modtage betaling mv Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af hvem der er bemyndiget Alle deltagere skal fremsende dokumentation ift udvælgelses- og tildelingskriterier, som angivet i udbudsmaterialet 44 Udformning af tilbud Den vedlagte tilbudsliste skal anvendes Alle felter i tilbudslisten skal være udfyldt og sammentællinger foretaget hvor dette er angivet Samtlige poster og priser på tilbudslisten skal angives i danske kroner ekskl moms Ved udregningsfejl i de enkelte poster i en tilbudsliste, vil enhedsprisen blive justeret i henhold til tilbudssummen for den enkelte post 441 Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af de afgivne tilbud vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgiverens egnethed i relation til udførelse af opgaven der er afgivet tilbud på Udvælgelsen vil bygge på vurdering af tilbuddets dokumentation for tilbudsgivers forhold og formåen Kun de tilbud, der indeholder den krævede dokumentation, vil få deres tilbud vurderet med henblik på en eventuel tildeling af kontrakt Tro og love erklæring vedr følgende forhold: Ubetalt forfalden gæld til det offentlige jf lovbekendtgørelse nr 336 af 13 maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger Udelukkelsesgrundene i bekendtgørelse nr 712 af 15 juni 2011 10, stk 2 Udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk 2, litra a-c og e- f 10 januar 2012
Der kan ikke indgås kontrakt med en virksomhed, der ved aftalens indgåelse har en gæld på over 100000 dkr til det offentlige eller er omfattet af de oplistede udelukkelsesgrunde 9 Erklæringen skal afgives via Tilbudslisten Erhvervsansvarsforsikring Kopi af tilbudsgivers erhvervsansvarsforsikring skal vedlægges Desuden skal vedlægges dokumentation for forsikringens gyldighedsperiode, hvis dette ikke fremgår af forsikringsdokumentet Økonomiske nøgletal Tilbudsgiver skal minimum give oplysninger om tilbudsgivers økonomiske nøgletal (Resultat - Omsætning - Egenkapital) for de seneste 3 afsluttede regnskabsår De økonomiske nøgletal kan afgives via "Tilbudslisten" Eventuelle nystartede virksomheder skal godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter Erklæring om sikkerhedsstillelse Tilsagn fra penge- eller kautionsforsikringsinstitut om sikkerhedsstillelse på 15 % af årssummen Teknisk formåen Oplysninger om tilbudsgivers tekniske formåen skal tilbudsgiver vedlægge en beskrivelse af tilbudsgivers kapacitet og antal biler Der skal foreligge dokumentation om at minimumskrav vedr indsamlingsbilerne er opfyldt Brug af underleverandører Tilbudsgiver skal oplyse, om der påtænkes anvendt underleverandører eller ej og i givet fald oplyse underleverandørens navn Oplysning om brug af underleverandører skal oplyses via Tilbudslisten Hvis der anvendes underleverandører skal der vedlægges en redegørelse for, i hvilket omfang og til hvilke dele af opgaven der vil blive anvendt underleverandører Der skal vedlægges samme oplysninger om underleverandørers forhold som krævet for tilbudsgivers egne forhold Erfaringer og referencer Der skal være vedlagt en liste over de væsentligste opgaver vedr indsamling af affald, der er foretaget i løbet af de sidste tre år af samme eller tilsvarende produkter, med angivelse af kontraktsum og tidspunkt herfor, samt navn og telefonnummer på modtager 10 januar 2012
10 Eventuelle nystartede virksomheder bedes fremlægge tilsvarende dokumentation for den tid virksomheden har eksisteret 442 Tildelingskriterier Tildelingskriterierne fremgår af kap 5 45 Vedståelse Tilbudsgiver skal uden forbehold vedstå sit tilbud i 6 måneder fra licitationsdagen 46 Alternative bud Alternative bud accepteres ikke 47 Forbehold Forbehold skal fremgå af tilbudslisten Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer i dette udbudsmateriale med tilhørende udkast til kontraktvilkår Såfremt dette sker, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt, og det vil blive afvist Øvrige forbehold vil blive prissat og indgå i tilbudsevalueringen Såfremt det ikke er muligt at prissætte et forbehold, vil tilbuddet ligeledes blive afvist som ukonditionsmæssigt Sønderborg Affald A/S vil i det konkrete tilfælde vurdere, om der er tale om et forbehold, og hvorvidt et sådant er henholdsvis grundlæggende henholdsvis kan prissættes Det er således tilbudsgivers risiko, såfremt der tages forbehold Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder afklaret forud for afgivelse af tilbud 48 Ingen forhandling Det skal understreges, at Sønderborg Affald A/S ikke har mulighed for at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud Der henvises til erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/73/EØF (EFT nr L 111/114 af 30 april 1994) "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller de ordregi- 10 januar 2012
11 vende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling" På den baggrund opfordres tilbudsgiverne at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger 49 Stand-still periode Efter evalueringen af tilbuddene følger en orientering om valg af tilbudsgiver, en stand-still periode på i alt 10 kalenderdage Stand-still meddelelsen e-mailes til de bydende og vil indeholde en oversigt over konkurrencesummer for de enkelte tilbud 410 Accept og kontrakt Efter stand-still perioden forventer Sønderborg Affald A/S at kunne indgå kontrakt med den vindende tilbudsgiver primo april 2012 I forbindelse med kontraktunderskrivelsen vil der blive afholdt et kontraktmøde og referatet herfra indgår som en del af kontraktgrundlaget Kontraktsproget er dansk 10 januar 2012
12 5 Evaluering af tilbud De tilbud der er vurderet at være konditionsmæssige ift udvælgelseskriterierne, vil blive vurderet med henblik på tildeling 51 Grundlag for tildeling Som tildelingskriterium anvendes det økonomisk mest fordelagtige tilbud Tildeling vil ske efter følgende underkriterier Delkriterie Maks Vægtning point Pris 10 40 % Kvalitet 10 20 % Organisation 10 20 % Miljø- og arbejdsmiljøhensyn 10 20 % Som grundlag for vurdering af tilbuddene anvendes følgende: Kvalitet Hvorledes tilbudsgiver vil sikre opfyldelse af det i beskrevne mindsteniveau for service, driftssikkerhed og kvalitetsstyring og udførelse af den konkrete opgave Hvis tilbuddet omfatter et serviceniveau udover det krævede mindsteniveau, skal det også beskrives Hvor meget mandskab der sættes ind på opgaven og det samlede antal årsværk på opgaven til udførelse af selve indsamlingen, herunder indsætning af kvalificeret afløsning ved ferie og sygdom Hvor mange indsamlingsbiler, der sættes ind på opgaven, herunder type, antal renovationsvogne, totalvægt, vedligeholdelsesstand og alder Der oplyses også om mulighed for indsættelse af reservebil Det oplyses hvorvidt udbyder arbejder med kvalitetsstyring, og de væsentlige dokumenter og beskrivelser medsendes Hvis der er tale om et decideret kvalitetsledelsessystem (certificeret eller ej), skal seneste ledelsesevaluering medsendes 10 januar 2012
13 Organisation Den tilbudte organisation for den konkrete opgave, herunder organisationens egnethed og medarbejdernes kvalifikationer skal være beskrevet Der skal være og navne, funktion, ansvar og kvalifikationer for kontraktansvarlige, øvrige relevante ledere, formænd og nøglepersoner og der skal være vedlagt en organisationsplan, hvor ledere og nøglepersoner skal fremgå tydeligt Miljø- og arbejdsmiljø De miljø- og arbejdsmiljøhensyn tilbudsgiver vil tage ved udførelsen af opgaven skal beskrives Det kan feks være tiltag ifm begrænsning af emissioner fra motor, begrænsning i øvrigt af gener for omgivelserne, sikring af et godt arbejdsmiljø, biler med lav indstigningshøjde, anvendelse af miljørigtigt materiel (feks el-biler og el-lift mv), og øvrige miljøforanstaltninger ved rengøring af køretøjer osv Det vil vægte positivt såfremt der tilbydes EURO 5 suppleret med EEV (Enhanced Environmentally friendly Vehicle) eller EURO 6 motorer Endvidere vægtes det positivt, såfremt der anvendes køretøjer med lav indstigningshøjde, og antallet af biler med el-drevne aggregater forøges Øvrige tiltag vil blive vurderet ud fra den vedlagte beskrivelse Det oplyses hvorvidt udbyder arbejder med miljø og arbejdsmiljø, og de væsentlige dokumenter og beskrivelser medsendes Hvis der er tale om et decideret miljø- og/eller arbejdsmiljøledelsessystem (certificeret eller ej), skal seneste ledelsesevaluering medsendes 52 Evaluering af pris Den afgivne samlede årstilbudssum vil danne grundlag for pointtildelingen 53 Evaluering af kvalitet Der gives i alt max 10 point for kriteriet Karakteren 10 tildeles tilbud som på bedst tænkelig måde opfylder kvalitetskriteriet Karakteren 1 tildeles tilbud, der alene vurderes at opfylde de ufravigelige krav, og som ikke herudover indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning i henhold til kvalitetskriteriet Tilbud, der ikke tildeles 10 eller 1 point tildeles et helt antal point mellem 9 og 2 afhængig af hvordan tilbuddet i relation til kvalitetskriteriet vurderes at være placeret mellem yderpunkterne Tilbuddene vil blive evalueret ud fra en objektiv vurdering Serviceniveau Det vægtes højt, at der leveres et serviceniveau over mindstekravet 10 januar 2012
14 Driftssikkerhed Det vægtes højt at der er tilknyttet erfarne medarbejdere på opgaven og at der er udarbejdet en overbevisende beskrivelse af driftssikkerhed if ferier mv Kvalitetsstyring Det vægtes højt at der tilbydes et kvalitetssystem med tydelige procedurer hvor håndtering af afvigelser er tydeligt beskrevet, og virker overbevisende 54 Evaluering af organisation Der gives i alt max 10 point for kriteriet Karakteren 10 tildeles tilbud som på bedst tænkelig måde opfylder kriterierne Karakteren 1 tildeles tilbud, der alene vurderes at opfylde de ufravigelige krav, og som ikke herudover indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning i henhold til kriterierne Tilbud, der ikke tildeles 10 eller 1 point tildeles et helt antal point mellem 9 og 2 afhængig af hvordan tilbuddet i relation til kriterierne vurderes at være placeret mellem yderpunkterne Tilbuddene vil blive evalueret ud fra en objektiv vurdering Organisationens egnethed Der vægtes højt at der tilbydes en driftsleder og en samlet organisation, der virker overbevisende Kvalifikationer Det vægtes højt at der er en projektleder/organisation med kvalifikationer og erfaring fra lignende opgaver 55 Evaluering af Miljø- og arbejdsmiljø Der gives i alt max 10 point for kriteriet Karakteren 10 tildeles tilbud som på bedst tænkelig måde opfylder kriterierne Karakteren 1 tildeles tilbud, der alene vurderes at opfylde de ufravigelige krav, og som ikke herudover indeholder elementer, der kan tillægges positiv betydning i henhold til kriterierne Tilbud, der ikke tildeles 10 eller 1 point tildeles et helt antal point mellem 9 og 2 afhængig af hvordan tilbuddet i relation til kriterierne vurderes at være placeret mellem yderpunkterne Tilbuddene vil blive evalueret ud fra en objektiv vurdering Miljø- og arbejdsmiljøhensyn Det vægtes højt at tilbudsgiver har en form for miljø- og/eller arbejdsmiljøledelsessystem, og at tilbudsgiver kan vise at der er taget flere og specielle miljøog arbejdsmiljøhensyn i forbindelse med gennemførelsen af indsamlingen 10 januar 2012