AAU It Services Selma Lagerlöfs Vej 300 9220 Aalborg Ø [SKRIV PROJEKTETS NAVN] Revionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Forfatter
1 Indhold 1 Indhold... 1 2 Introduktion til afvigelsesanmodninger... 2 2.1 Udarbejdelse af afvigelsesanmodninger... 2 3 Stamdata... 3 4 Anmodning... 3 4.1 Beskrivelse... 3 4.2 Begrundelse og konsekvenser... 3 5 Konsekvenser for projektets mileplan... 4 6 Konsekvenser for budget og driftsudgifter... 4 7 Risici... 4 8 Kvalitetssikring og tekniske godkendelser... 5 9 Kommunikation... 5 10 Ajourføring af dokumentation... 5 11 Bilag... 5 Side 1 af 6
2 Introduktion til afvigelsesanmodninger Dette afsnit er en introduktion til brug af skabelonen for afvigelsesanmodninger. Afsnittet kan udelades i myndighedens udgave af skabelonen. En afvigelsesanmodning indeholder beskrivelse af og begrundelse for, hvorfor der er opstået en afvigelse (i scope, tid, ressourcer eller leverancekvalitet) i forhold til senest godkendte projektinitieringsdokument (PID) og de tolerancer, der er tildelt projektlederen. Samtidig indeholder den en beskrivelse af, hvilke konsekvenser afvigelsen har for projektet. Afvigelsesanmodningen indeholder også projektlederens indstilling til, hvad styregruppen anmodes om at godkende: Øget budget eller personaleressourcer, mere tid, ændret omfang og kvalitet, eller større risiko. Anvendelse af projektets risikopulje jf. business case forudsætter udarbejdelse og godkendelse af en afvigelsesanmodning. Det er vigtigt at skelne mellem afvigelser og ændringer. Afvigelser vedrører projektets grundlæggende rammer, mens ændringer vedrører selve den løsning, projektet skal tilvejebringe. Ændringer foretages inden for rammerne af de tolerancer, der er tildelt projektet og er rettet mod dialogen med leverandøren. Ændringer beskrives i en ændringsanmodning. Ændringer kan medføre, at projektet afviger fra det godkendte grundlag for projektet. I sådanne tilfælde udarbejdes og godkendes de to anmodninger samlet. Afvigelsesanmodningen sikrer en ensartet styring af de situationer, hvor afvigelser i projektet skal håndteres. Formålet med anmodningen er således at sikre, at styregruppen får det fornødne beslutningsgrundlag til at tiltræde eller afvise afgivelser. Herunder at redegøre for hvad afvigelsen betyder for projektets tidsplan, økonomi, kvalitet og risici. Styregruppen er således den primære modtager af anmodningen og styregruppen træffer inden for sit mandat beslutning om tiltrædelse eller afvisning af anmodningens anbefalinger. Hvis afvigelsen ligger uden for styregruppens mandat eskalerer styregruppeformanden beslutningen til næste beslutningsniveau. 2.1 Udarbejdelse af afvigelsesanmodninger Afvigelsesanmodningen skal udarbejdes lige så snart, det konstateres at der er risiko for, at projektet bliver påvirket i et omfang, der overstiger de tolerancer, der er tildelt projektlederen. Afvigelsesanmodningen anvendes i de tre hovedfaser, analysefasen, anskaffelsesfasen og gennemførselsfasen. Projektlederen har ansvaret for udarbejdelse af afvigelsesanmodningen, herunder dens indhold og anbefalinger. Side 2 af 6
3 Stamdata Stamdata Projektnavn Journalnummer Projektleder Projektets primære formål Nuværende fase [Indsæt navn] [Indsæt nummer - valgfrit] [Indsæt navn] [Indsæt navn] [Indsæt nuværende fase] 4 Anmodning [Udfyld nedenstående skema med de indstillinger, styregruppen skal behandle: Mere tid, flere penge, flere medarbejdere, større/mindre risiko osv. Angiv tolerancetærskel fra PID afsnit 16 hvor relevant.] Type Afvigelse Tolerancetærskel Tid Kvalitet og omfang (scope) Risici Økonomi Ressourcer (personale) 4.1 Beskrivelse [Beskriv i relevant detailgrad den afvigelse eller ændring, anmodningen omhandler. Suppler med tegninger af procesdiagrammer, it-arkitektur, systemlandskab, m.v. Redegør også for, hvad det betyder for eventuelt tilknyttede/afhængige projekter, eller andre grænseflader.] 4.2 Begrundelse og konsekvenser [Udfyld nedenstående skema for så vidt angår konsekvenserne af hhv. en godkendelse og en afvisning af anmodningen. Redegør også for, hvad det betyder for eventuelt tilknyttede/afhængige projekter.] Begrundelse og konsekvenser Årsag til afvigelse Væsentligste konsekvenser for projektet ved godkendelse af anmodning Væsentligste konsekvenser for projektet ved afvisning af anmodning Konsekvenser for evt. tilknyttede projekter ved godkendelse af anmodning Konsekvenser for evt. tilknyttede projekter ved afvisning af anmodning Side 3 af 6
5 Konsekvenser for projektets mileplan [Hvis afvigelsen påvirker milepælsplan opstilles i skemaet projektets leverancer med angivelse af oprindelig dato samt ny dato, såfremt anmodningen godkendes. Herefter opstilles projektets nye hovedmilepæle. Hvis milepælsplanen ikke påvirkes angives dette.] Fase Leverance Milepæl Opr. dato Ny dato Idefase Analysefase Anskaffelsesfase Gennemførelsesfase Realiseringsfase 6 Konsekvenser for budget og driftsudgifter [Hvis anmodningen påvirker økonomi, opstilles det oprindelige og nye budget for hhv. udvikling og drift i skemaerne. Vedlæg evt. ledelsesrapport fra business case, hvis projektets gevinster påvirkes. Kommenter ændringer i revideret budget.] Hovedforudsætning Opr. budget Revideret budget Afvigelse Afvigelse % 7 Risici [Opstil projektets væsentligste risici, som de ser ud, hvis afvigelsesanmodningen godkendes og hvis den ikke godkendes.] Risici, hvis anmodningen godkendes: RisikoID Risikohændelse Risikoværdi Status Korrigerende handling Risici, hvis anmodningen afvises: RisikoID Risikohændelse Risikoværdi Status Korrigerende handling Side 4 af 6
8 Kvalitetssikring og tekniske godkendelser [Her angives navn og enhed på interessenter, der har foretaget review og evt. tekniske godkendelser af anmodningen.] Rolle Navn og enhed Godkendelsens omfang Dato 9 Kommunikation [Med afsæt i projektets interessenter, afsnit 14 i PID, listes alle, der berøres af afvigelsen og derfor evt. bør orienteres om godkendelse/afvisning af anmodningen]. Interessent / ID Navn/enhed Handling og kommunikationsform 10 Ajourføring af dokumentation [Her listes projektdokumentation, der ajourføres ved godkendelse af anmodningen.] 11 Bilag [Her listes eventuelle bilag til anmodningen, fx ledelsesrapport fra business case.] Side 5 af 6