Acadre 18 Releasebeskrivelse Leverandør: Formpipe Software A/S Lautrupvang 1 DK-2750 Ballerup Acadre 18 Releasebeskrivelse Versionsnr.: 1.0
Produktbeskrivelse: Produkt Acadre 18 Versionsnummer 9.0.0.93 Release type Release Projektleder MIK SW ansvarlig KAAS QA ansvarlig LOHC PM JOHE Slutkunde Release dato 16. marts 2018 Dokumenthistorik: Version Redigeret af Dato Beskrivelse 0.1 LOHC 5. mar. 2018 Oprettelse af dokumentet 0.2 JOHE 21. mar. 2018 Endelig version klar til review 1.0 LOHC 15. Apr. 2018 Korrektur samt frigivelse Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side i
Indholdsfortegnelse 1.0 Opsummering af releasen... 1 2.0 Ny funktionalitet i Webklienten... 2 2.1 Generelle forbedringer... 2 2.1.1 Skabeloncenter... 2 2.1.2 Sags- og dokument- autoprofil... 3 2.1.3 Fremdatering af dokumentdato... 3 2.1.4 Dagens post... 3 2.1.5 Tilføj sagspart... 4 2.1.6 Primær sagspart... 4 2.1.7 Handlingsmenu Vis handlinger... 5 2.1.8 Nye handlinger på sager... 5 2.1.9 Nye handlinger på dokumenter... 6 2.1.10 Bilagsclips på dagsordenspunkter... 7 2.1.11 Bilag på dagsordenspunkt fra foretrukne... 7 2.1.12 Nedarving af tilgang fra dagsordenspunkt til bilag... 8 2.1.13 Brødkrumme på notater... 8 2.1.14 Sideinddeling i kontaktens sager... 8 2.1.15 64 bit Office... 9 2.2 e-boks integration... 10 2.2.1 Overblik over funktionalitet... 11 2.2.2 Definition af et digitalt brev... 11 2.2.3 Arbejdsgange... 12 2.2.3.1 Send ét dokument til én modtager... 12 2.2.3.2 Send mange dokumenter i én arbejdsgang... 13 2.2.3.3 Send ét dokument til flere modtagere... 15 2.2.4 Funktionalitet... 16 2.2.4.1 Sådan startes integrationen... 16 2.2.4.2 Sådan ser integrationen ud... 17 2.2.4.3 NemSMS fra kontaktprofil... 22 2.2.5 Kundens opgaver... 23 3.0 Ny funktionalitet MM klienten... 24 3.1 Anvisningstekster via OWI... 24 4.0 Platformsunderstøttelse... 25 4.1.1 Udfasning af Windows Server 2008 understøttelse... 25 4.1.2 Udfasning af SQL Server 2008 understøttelse... 25 Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side ii
1.0 Opsummering af releasen Acadre er et ESDH-system udviklet af Formpipe Software A/S. Et system, der i dag er et af de mest udbredte ESDH-systemer i den offentlige forvaltning. Acadre 18 er en videreudvikling af Acadre 17 SP2. Det er en komplet release, som indeholder hele Acadre suiten, dvs. at den kan bruges både til nyinstallation og opgradering af kørende Acadre versioner. Releasen indeholder, udover generelle fejlrettelser, også implementering af en del forbedringer. I Acadre 18 er der bl.a. tilføjet ny funktionalitet i Webklienten til understøttelse af digital post. Releasedokumentation til Acadre 18 er opdelt i 3 dokumenter: Acadre 18 Releasebeskrivelse (dette dokument) Indeholder detaljeret beskrivelse af ny og ændret funktionalitet. Acadre 18 Release Notes Indeholder en kort beskrivelse af fejlrettelser og kendte fejl. Acadre 18 Systemkrav Indeholder supporterede platforme, minimums krav til hardware og software i forhold til både klienter og servere. Indhold i dette dokument på overskriftsform: Ny funktionalitet i Webklienten Ny funktionalitet i CM Ny funktionalitet i MM Platformsunderstøttelse I det følgende beskrives indholdet mere detaljeret. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 1
2.0 Ny funktionalitet i Webklienten 2.1 Generelle forbedringer 2.1.1 Skabeloncenter I forbindelse med oprettelse af et nyt dokument, er det nu muligt at se et preview af skabelonen. Funktionaliteten er implementeret på samme måde som preview på dokumenter: Hvis brugeren klikker på en række i skabelonlisten, åbner rækken sig og previewet vises. Det er nu muligt at sortere på kolonnen Mappe/Kategori, og det er blevet muligt at søge på den tekst som står i kolonnen. I ovenstående skærmbillede gives et eksempel hvor brugeren søger på borgersager, hvorefter de fællesskabeloner, der ligger i mappen Borgersager, vises. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 2
2.1.2 Sags- og dokument- autoprofil I forbindelse med journalisering af dokumenter fra Dagens Post i eksisterende sager, er det nu muligt at bruge dokumentdelen af en sags- og dokument- autoprofil. Det samme er gældende i forbindelse med import af dokumenter. OBS: I forbindelse med autojournalisering i den Avancerede Outlook Integration (AOI), er dette ikke understøttet, her kan brugeren kun vælge en dokumentautoprofil. 2.1.3 Fremdatering af dokumentdato Sagsdato og dokumentdato er datofelter som kan redigeres. I de tidligere versioner har det ikke været muligt at skrive en dokumentdato som er senere end dokumentets oprettelsesdato. Denne blokering er blevet fjernet i Acadre 18. I ovenstående skærmbillede vises et eksempel hvor dokumentdato er senere end oprettelsesdato. 2.1.4 Dagens post Hvis et dokument i Dagens post videresendes til Person og afdeling, vil den valgte brugers primære afdeling automatisk blive valgt og vist i feltet Send til afdeling. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 3
I ovenstående skærmbillede gives et eksempel hvor Niels Nielsen vælges som modtager, hvorefter Team Indskud vises i feltet Send til afdeling. 2.1.5 Tilføj sagspart I forbindelse med tilføjelse af ny sagspart, er det nu muligt, når der søges i kontaktregisteret, at sortere resultatlisten efter kolonnerne CPR nr. og Navn. Hvis brugeren i dialogen laver en søgning som returnerer mange rækker, er resultatet nu sideinddelt og der er mulighed for at vælge hvor mange resultater der skal vises pr. side. 2.1.6 Primær sagspart I forbindelse med tilføjelse af den første sagspart til en emnesag, bliver den valgte kontakt nu automatisk tilføjet som primær part. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 4
Valglisten Primær sagspart i højre side sættes automatisk til Ja hvis sagen ikke har tilknyttede sagsparter, eller sættes den automatisk til Nej. 2.1.7 Handlingsmenu Vis handlinger Hvis brugeren vælger at få vist handlingsmenuen Vis handlinger, så husker Acadre nu om menuen er foldet ud eller ind. OBS: Funktionaliteten er implementeret på en sådan måde, at hvis brugeren klikker på Vis handlinger i én liste, så vil handlingsmenuen bliver vist i alle lister. 2.1.8 Nye handlinger på sager Handlingsmenuen på sag er blevet udvidet så man nu kan flytte sagen uden at skulle redigere den. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 5
Handlingsmenuen Skift er blevet udvidet med: Status til afsluttet Hvis menuen aktiveres, vises afslutningsguiden. Afdeling Hvis menuen aktiveres, vises søgedialogen Vælg administrativ enhed. Når brugeren klikker på en administrativ enhed i dialogen, flyttes sagen automatisk over i den valgte enhed. Sagsbehandler Hvis menuen aktiveres, vises søgedialogen Vælg bruger. Når brugeren klikker på en bruger i dialogen, flyttes sagsansvaret automatisk over til den valgte bruger, hvorefter brugeren spørges om sagsansvarlig også skal ændres på sagens dokumenter. 2.1.9 Nye handlinger på dokumenter Handlingsmenuen på dokument er blevet udvidet så man nu kan skifte status, sagsbehandler og kategori på dokumentet, uden at skulle redigere den. Handlingsmenuen Skift er blevet udvidet med: Sagsbehandler Hvis menuen aktiveres, vises søgedialogen Vælg bruger. Når brugeren klikker på en bruger i dialogen, flyttes sagsbehandleren automatisk over til den valgte bruger. Kategori Hvis menuen aktiveres, vises dialogen Vælg ny dokumentkategori. I dialogen kan brugeren vælge en ny kategori og efterfølgende klikke på Gem, hvorefter dokumentet opdateres med den valgte kategori. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 6
Status Hvis menuen aktiveres, vises dialogen Vælg ny dokumentstatus. I dialogen kan brugeren vælge en ny status og efterfølgende klikke på Gem, hvorefter dokumentet opdateres med den valgte status. 2.1.10 Bilagsclips på dagsordenspunkter I en liste af dagsordenspunkter, er det nu blevet muligt at se om punktet har tilknyttede bilag. På samme måde som tilknyttede bilag til et dokument, bruges en clips til indikation af tilknyttede bilag på et dagsordenspunkt. 2.1.11 Bilag på dagsordenspunkt fra foretrukne I forbindelse med tilføjelse af bilag til et dagsordenspunkt, er det nu muligt at tilføje dokumenter og bilag fra brugerens foretrukne sager. Funktionaliteten er specielt anvendelig når sagsbehandleren ønsker at tilføje dokumenter, fra andre sager, som bilag. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 7
2.1.12 Nedarving af tilgang fra dagsordenspunkt til bilag I forbindelse med tilføjelse af bilag til et dagsordenspunkt, får bilagene nu automatisk samme tilgang som dagsordenspunktet. Hvis dagsordenspunktet f.eks. er lukket og sagsbehandleren tilføjer et bilag til punktet, så bliver tilgangen på bilaget automatisk sat til lukket. Hvis sagsbehandleren ændrer tilgangen på et dagsordenpunkt, f.eks. fra åben til lukket, så vises ovenstående skærmbillede, hvor man nu får mulighed for også at ændre tilgangen på de tilknyttede bilag. 2.1.13 Brødkrumme på notater Der er nu understøttelse af notater i brødkrumme linjen. I de tidligere Acadre versioner var det svært at se om det var det var notat- eller sags- profilen, som brugeren havde åbnet. Dette fremgår nu tydeligt af brødkrummen. OBS: Brødkrummen på et notat viser kun de første 30 tegn af notattitlen. 2.1.14 Sideinddeling i kontaktens sager Kontaktens sager er en liste af alle de sager hvor den viste kontakt er tilknyttet som sagspart. Der er nu understøttelse af sortering og sideinddeling i listen Kontaktens sager. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 8
Hvis kontakten er sagspart i mange sager, er resultatet nu sideinddelt og der er mulighed for at vælge hvor mange resultater der skal vises pr. side. Det er derudover muligt at klikke på en kolonne overskrift for at sortere sagerne i forhold til indholdet i kolonnen. Det kunne f.eks. være Sagsnr. kolonnen så nyeste sag vises øverst. 2.1.15 64 bit Office Der er nu fuld understøttelse af 64 bit versionerne af følgende Office programmer: Outlook Word Excel PowerPoint Webklienten har også i de tidligere versioner af Acadre understøttet 64 bit versionerne af Word, Excel og PowerPoint, men den Avancerede Outlook Integration (AOI) har ikke været understøttet i 64 bit Outlook, før nu. OBS: Acadre CM klienten er et 32 bit program som ikke kan integreres med 64 bit Office, tegnestift integrationen bliver derfor aldrig understøttet i CM. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 9
Funktionaliteten i 64 bit AOI er den samme som når den eksisterende 32 bit AOI er opsat til Journaliser i Webklienten. Som det fremgår af ovenstående er der forskel i genvejen på skrivebordet, til aktivering af Outlook integrationen, hvor Journaliser i Acadre CM ikke kan sættes i 64 bit versionen. 2.2 e-boks integration Acadre e-boks integration er et nyt tilkøbsmodul til Acadre 18. Hvis kunden ønsker at udnytte den beskrevne funktionalitet i dette afsnit, skal der foretages en separat installation i samarbejde med Formpipe. Modulet optimerer forsendelsen af udgående post, også i forhold til masseudsendelser. Modulet sender automatisk post til de registrerede dokumentmodtagere i Acadre. Hvis en borger eller virksomhed er fritaget fra Digital Post, sendes dokumenterne automatisk til fjernprint. Der er mulighed for at tilknytte bilag, afsende NemSMS og sende dokumenter til digital signering. Når der er flere modtagere registreret på samme dokument, sendes der automatisk en kopi af dokumentet til samtlige modtagere. Bilag føjes let til forsendelsen, valgte dokumenter konverteres automatisk til PDF og låses efterfølgende automatisk i Acadre. Til sidst registreres det direkte på dokumentprofilen i Acadre, hvornår dokumentet er sendt, hvem afsender er, og om dokumentet er afsendt til e-boks eller fjernprint. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 10
2.2.1 Overblik over funktionalitet Her gives et kort resume af den implementerede funktionalitet. Afsendelse af udgående post Modulet sender dokumenter direkte til e-boks uden brug af printerdriver. Post til borgere, som er fritaget for digital post, sendes automatisk til fjernprint (f.eks. via Serviceplatformen, Doc2Mail eller Strålfors). Vedhæft bilag Bilag knyttes til forsendelsen, både bilag tilknyttet hoveddokumentet eller andre dokumenter fra modulets bilagsbakke. Registrering af forsendelsen Modulet registrerer metadata vedr. forsendelsen direkte på dokumentprofilen i Acadre. Automatisk konvertering Dokumenter, der ikke er PDF, konverteres automatisk. Automatisk låsning Alle dokumenter låses automatisk ved afsendelse. Masseudsendelse Send et eller flere dokumenter til mange i én arbejdsgang. NemSMS Send SMS-advisering til modtageren. * Mulighed for retursvar Gør at borgeren kan klikke på Besvar knappen i e-boks og returnere et svar til det modtagne dokument. Svaret journaliseres automatisk som et nyt dokument i den sag hvor det udgående dokument er journaliseret. ** Digital underskrift Afsend dokumenter til digital underskrift med NemID i e-boks. Når borgeren har underskrevet dokumentet, journaliseres det automatisk som en ny version af det udgående dokument. ** Kvittering for læsning Gør at borgeren bliver bedt om at returnere en læsekvittering. Hvis borgeren svarer Ja til at returnere læsekvitteringen, så journaliseres det automatisk som et bilag til det udgående dokument. * Kræver at Acadre Digital Post modulet til indgående digital post er installeret det såkaldte Borgerloop. ** Funktionaliteten er endnu ikke understøttet. Modulet er forberedt for disse funktionaliteter og de vil blive leveret i en fremtidig version. 2.2.2 Definition af et digitalt brev For bedre at kunne forstå den beskrevne funktionalitet, gives her en definition af elementerne i et brev, der bliver sendt som Digital Post. Ét Acadre hoveddokument sendes som ét digitalt brev. Ét digitalt brev kan ikke indeholde to Acadre hoveddokumenter. Hvis dette ønskes skal brugeren benytte PDF Samleren til at samle dokumenterne i ét hoveddokument, og i stedet sende det PDF samlede dokument. Ét digitalt brev kan have ingen, én eller flere bilag tilknyttet. Et bilag til et digitalt brev kan være et bilag til et hoveddokument i Acadre og/eller et dokument fra modulets Bilagsbakke. Et bilag til et hoveddokument har en højere prioritet end et dokument fra Bilagsbakken. Dette har betydning for bilagsrækkefølgen i e-boks, hvor et bilag til et hoveddokument vises før et bilag fra Bilagsbakken. Dokumenter i Bilagsbakken, er dokumenter og bilag som er journaliseret i Acadre. OBS: De dokumenter som sendes skal være journaliseret i Acadre. Modulet understøtter ikke forsendelse af løse dokumenter. OBS: Det er ikke muligt kun at sende et bilag til et hoveddokument. OBS: I forbindelse med fjernprint bliver ét digitalt brev sendt i én kuvert. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 11
2.2.3 Arbejdsgange Modulet understøtter en række forskellige arbejdsgange i forhold til afsendelse af Digital Post. Lige fra den meget simple arbejdsgang, hvor brugeren har behov for at sende ét brev til én modtager, til den avancerede, hvor brugeren har behov for at sende mange breve i én arbejdsgang til forskellige modtagere. I det følgende gives 3 eksempler på forskellige arbejdsgange. 2.2.3.1 Send ét dokument til én modtager Hvis tilkøbsmodulet Office Web Integration (OWI) til webklienten er aktiveret, er det muligt at sende et dokument til e-boks, direkte fra Word. Fordelen ved at benytte e-boks integrationen i OWI i stedet for f.eks. Doc2Mail eller andre produkter, er at det registreres direkte på dokumentprofilen i Acadre, hvornår dokumentet er sendt, hvem afsender er, og om dokumentet er afsendt til e-boks eller fjernprint. OBS: E-Boks ikonet vises kun hvis tilkøbsmodulet e-boks integration er aktiveret. Når brugeren klikker på e-boks ikonet vises en dialog hvor man kan se hvem dokumentet sendes til, om det skal sendes til e-boks eller fjernprint, om det skal låses efter forsendelsen, m.m. Arbejdsgang ved send til e-boks fra OWI: Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 12
Åbn en sag og vælg handlingen Nyt\Dokument Vælg skabelon og klik Gem på dokumentprofilen, hvorefter dokumentet oprettes og Word starter for redigering Når dokumentet er skrevet færdigt, klikkes på Disketten (standard gemme funktion i Word) Klik på e-boks ikonet, hvorefter der vises en dialog til kontrol af hvem dokumentet skal sendes til, m.m. o o Hvis der ikke vises en modtager, kan brugeren i dialogen indtaste et CPR/CVR nummer, hvorefter kontakten fremsøges og vises som modtager. Brugeren kan derudover markere at modtageren skal registreres som modtager på dokumentet i Acadre. Klik på Send. Nu lukker Word automatisk, hvorefter dokumentet sendes og låses. Arbejdsgangen er færdig. Hvis tilkøbsmodulet Office Web Integration (OWI) til webklienten ikke er aktiveret, kan dokumentet i stedet sendes fra dokumentprofilen i webklienten. Arbejdsgang ved send til e-boks fra dokumentprofilen: Åbn en sag og vælg handlingen Nyt\Dokument Vælg skabelon og klik Gem på dokumentprofilen, hvorefter dokumentet oprettes og Word starter for redigering Når dokumentet er skrevet færdigt, klikkes på Disketten (standard gemme funktion i Word) Luk Word, hvorefter dokumentprofilen vises. Vælg handlingen Send\Som Digital Post, hvorefter der vises et skærmbillede til afsendelse af Digital Post. Klik på Send. Nu bliver dokumentet sendt og låst. Brugeren får en grøn statusmeddelelse i toppen af dokumentprofilen med information om forsendelsen. Arbejdsgangen er færdig. 2.2.3.2 Send mange dokumenter i én arbejdsgang Som standard sendes til de registrerede dokumentmodtagere. Dette er gældende uanset om dokumentet er produceret i CM klienten eller i webklienten. I begge klienter registres den virksomhed eller borger, som dokumentet er stilet til, automatisk som dokumentmodtager i Acadre. Dette er også gældende i forbindelse med brevfletning, derfor tager denne arbejdsgang udgangspunkt i masseproduktion af dokumenter. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 13
Arbejdsgang ved send til e-boks i forbindelse med masseproduktion af dokumenter: Start Word * Klik på Filer\Ny og vælg en dokumentskabelon. Klik på Gem i Acadre på Acadre fanebladet (OWI). Indtast en titel og klik Gem, hvorefter webklientens registreringsguide vises. Journaliser dokumentet i en ny eller eksisterende sag. Vælg en passende dokumentautoprofil, hvorefter dokumentprofilen vises. Klik Gem, hvorefter dokumentet journaliseres i sagen. o OBS: Du må ikke vælge en modtager og du må ikke klikke på Gem og brevflet. Klik på Rediger indhold på dokumentprofilen, hvorefter skabelonen vises, som et dokument i Word, klar til redigering. Klik på Brevflet på Acadre fanebladet når dokumentet er skrevet færdigt. Fremsøg en eller flere modtagere, f.eks. alle på en vej. Vælg de ønskede modtagere og klik Gem, hvorefter der produceres ét dokument til hver modtager. Når brevfletningen er færdig åbnes sagen i et nyt vindue. Klik på Vis handlinger og marker de ønskede dokumenter i dokumentlisten. Vælg handlingen Send\Som Digital Post, hvorefter der vises et skærmbillede til afsendelse af Digital Post. Klik på Send. Nu bliver alle de markerede dokumenter sendt til hver sin modtager, samtidig med at de automatisk låses. Brugeren får en grøn statusmeddelelse i toppen af dokumentprofilen med information om forsendelsen. Arbejdsgangen er færdig. OBS: Arbejdsgangen kræver at OWI er installeret. * Ovenstående eksempel tager udgangspunkt i at en Acadre skabelon med flettefelter ligger som en standard skabelon i Word. I det følgende gives en kort beskrivelse af hvordan man får adgang til Acadre skabeloner fra Word: Start Word Klik på Filer\Indstillinger og vis de Avancerede indstillinger i Word Klik på knappen Filplaceringer, der er placeret i bunden af de avancerede indstillinger. Klik på Rediger\Arbejdsgruppeskabeloner i dialogen Filplaceringer. Indtast stien (UNC path) til det sted for de ønskede Acadre skabeloner ligger. Gem indstillingen. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 14
De skabeloner som ligger i den indtastede sti vil, i forbindelse med oprettelse af nyt dokument i Word, blive vist på fanebladet DELT. Højreklik på skabelonen og vælg Fastgør til liste, hvorefter den vises hver gang ved oprettelse af nyt dokument fra Word. OBS: Beskrivelsen passer på Office 2016. Det kan gøres på nogenlunde samme måde i andre Office versioner. 2.2.3.3 Send ét dokument til flere modtagere e-boks integrationen understøtter muligheden for at sende ét dokument til flere modtagere. Det kunne f.eks. være et høringsdokument til alle borgere på en vej. I den efterfølgende beskrevne arbejdsgang bruges PDF Samleren til at oprette et PDF dokument på baggrund af en række hoveddokumenter. Det samlede PDF dokument har i udgangspunktet ingen dokumentmodtagere tilknyttet. Med dette modul kan brugeren i én arbejdsgang tilknytte modtagerne til det samlede PDF dokument og sende en kopi af dokumentet til hver modtager. Arbejdsgang ved send ét dokument til flere modtagere: Ved hjælp af PDF samleren oprettes et høringsdokument, som journaliseres i en sag. Et PDF samlet dokument har som standard ingen modtagere tilknyttet. Hvis et PDF samlet dokument sendes til Digital Post modulet, vil modtager fanebladet være tomt. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 15
Klik på Tilføj\Modtagere og fremsøg f.eks. alle borgere der bor på en bestemt vej. Sæt flueben i Registrér kontakterne som dokumentmodtagere. Gentag de to foregående punkter indtil alle ønskedes modtagere er fundet og valgt. Når brugeren aktiverer Send, vil hver modtager få tilsendt det PDF samlede dokument samtidig med at modtagerne automatisk registreres som dokumentmodtagere på PDF dokumentet. Hvis én eller flere af modtagerne besvarer dokumentet i e-boks, vil svaret, ved hjælp af Borgerloop modulet, automatisk blive journaliseret i sagen. OBS: Borgerloop modulet er et særskilt modul som ikke beskrives yderligere her. 2.2.4 Funktionalitet I de følgende afsnit beskrives e-boks integrationens funktionalitet. 2.2.4.1 Sådan startes integrationen Hvis brugeren ønsker at sende et eller flere dokumenter som Digital Post, kan dette gøres på tre forskellige måder: 1. Åbn en dokumentprofil og vælg Send\Som Digital Post i handlingsmenuen. 2. Åbn rækken på et dokument i en dokumentliste og klik på knappen Digital Post. 3. Klik på Vis handlinger i en dokumentliste. Vælg ét eller flere dokumenter og vælg Send\Som Digital Post i handlingsmenuen. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 16
OBS: Det er ikke muligt at sende et bilag til et hoveddokument, uden at hoveddokumentet og medsendes, derfor eksisterer overstående handlinger kun på hoveddokumenter. 2.2.4.2 Sådan ser integrationen ud Uanset hvilken af de tre ovennævnte handlinger brugeren aktiverer, så vises skærmbilledet Send dokument(er) til Digital Post. Skærmbilledet er opdelt i 4 fanebalde: o o o o Modtager(e) Viser en liste med hvem der sendes post til. Dokumenter Viser en oversigt over hvad der sendes til hvem. Bilagsbakke Viser hvilke dokumenter der vedhæftes som bilag til forsendelsen, hver gang der sendes. NemSMS Viser en liste med de modtagere som har tilmeldt sig NemSMS. På dette faneblad kan brugeren skrive en kort besked til de viste modtagere. Hvert faneblad beskrives i de følgende afsnit. 2.2.4.2.1 Modtagere På dette faneblad vises en liste med de borgere og virksomheder der er registreret som dokumentmodtagere i Acadre. En borger eller virksomhed vises kun én gang, uanset hvor mange dokumenter der sendes til hver modtager. Hvis brugeren ønsker at se, om en borger eller virksomhed modtager mere en ét dokument, så fremgår det af Dokumenter fanebladet. Modtagerlisten indeholder følgende kolonner: CPR/CVR nr. Viser en borgers CPR nummer eller en virksomheds CVR nummer. Nummeret er klikbar og viser kontaktprofilen i et nyt vindue. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 17
P-nummer Viser en virksomheds produktionsnummer. Feltet et tomt for en borger og for en juridisk enhed. Digital Post Hvis borgeren eller virksomheden er fritaget for Digital Post vises Nej, ellers Ja. NemSMS Hvis borgeren eller virksomheden har tilmeldt sig NemSMS vises Ja, ellers Nej. Navn Viser borgerens eller virksomhedens navn. Adresse Viser borgerens eller virksomhedens primære adresse. Der er standard kolonnevælger funktionalitet i listen. Det er muligt at tilføje flere modtagere, end de viste, ved i topmenuen at vælge Tilføj\Modtagere. Hvis dette gøres, vil de tilføjede modtagere få tilsendt samtlige valgte dokumenter. 2.2.4.2.2 Dokumenter På dette faneblad vises de dokumenter som sendes samt et overblik over hvem der modtager hvilke dokumenter. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 18
Dokumenterne vises i en trævisning på følgende måde: Niveau 1: Modtagere Her kan brugeren med et klik fravælge/tilvælge hele forsendelsen. Det kan f.eks. være nyttigt hvis forsendelsen tidligere har været sendt, og man ønsker at genfremsende, men nu til nogle andre modtagere. o Niveau 2: Hvem sendes der til CPR/CVR nr. og navn på den borger eller virksomhed som modtager de valgte dokumenter. Niveau 3: Hvad sendes De valgte hoveddokumenter vil blive vist på dette niveau. De vil som standard altid være valgt. Niveau 4: Bilag Her kan brugeren med et klik fravælge/tilvælge bilag o Niveau 5: Eventuelle bilag Hvis hoveddokumentet har tilknyttede bilag kan disse medsendes som bilag til forsendelsen. Det er muligt pr. kunde at bestemme hvilke bilagsfiltyper, der som standard skal være valgt. Med mindre andet er ønsket, vil bilag af typen PDF, DOC og DOCX altid være valgt. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 19
Ved at klikke på pilen til højre for dokumenttitlen, kan brugeren få vist en kopi af dokumentet, enten i originalformat, eller i HTML format. 2.2.4.2.3 Bilagsbakke På dette faneblad kan brugeren tilføje yderligere bilag til forsendelsen. Disse dokumenter vil blive tilføjet alle forsendelser hver gang der sendes. Funktionaliteten kan bruges til altid at medsende nogle generelle meddelelser, f.eks. om åbningstider eller adresseflytning. OBS: Dokumenterne i Bilagsbakken kan både være hoveddokumenter og bilag, men de skal være journaliseret i Acadre. Bilagsbakken indeholder følgende kolonner: Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 20
Valgt Hvis der i denne kolonne står Ja betyder det at dokumentet vil blive tilføjet alle forsendelser hver gang der sendes. Hvis der står Nej medsendes dokument ikke, det ligger bare i bilagsbakken, klar til at blive valgt med handlingen Vælg. Bilagstitel Titlen på hoveddokumentet eller bilaget. Bilagstitlen er klikbar og viser dokumentprofilen på hoveddokumentet eller bilaget. Beskrivelse Indholdsbeskrivelsen på hoveddokumentet eller bilaget. Låst Hængelås i forhold til om hoveddokumentet eller bilaget er låst eller ej. Journalnr. Hvis det er et hoveddokument vises dokumentets journalnummer, hvis det er et bilag vises følgende tekst: Bilag til: <hoveddokumentets journalnummer>". Journalnr. er klikbar og viser dokumentprofilen på hoveddokumentet eller bilaget. Sagsnr. Viser sagsnummeret på den sag som hoveddokumentet eller bilaget er journaliseret i. Sagsnr. er klikbar og viser sagens sagsprofil. Sagstitel Viser sagstitlen på den sag som hoveddokumentet eller bilaget er journaliseret i. Mappe Hvis hoveddokumentet ligger i en mappe, vises mappens navn. Filtype Viser filtypen på hoveddokumentet eller bilaget. Nr. Her vises et fortløbende nr. for de dokumenter hvor kolonnen Valgt = Ja. Dette nummer har betydning for den rækkefølge som dokumenterne bliver vist i e-boks, hvor det mindste nummer bliver vist først (øverst). OBS: Et bilag til et hoveddokument har en højere prioritet end et dokument fra Bilagsbakken. Dette betyder at et bilag til et hoveddokument vises før de valgte bilag fra Bilagsbakken. Første gang e-boks integrationen startes, vil bilagsbakken være tom. Brugeren skal selv fremsøge de ønskede dokumenter og tilvælge dem til bilagsbakken. I forbindelse med tilføjelse af dokumenter til bilagsbakken, er det muligt at tilføje dokumenter og bilag fra brugerens foretrukne sager, eller at fremsøge dem via hurtigsøgning på sager. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 21
2.2.4.2.4 NemSMS På dette faneblad kan brugeren skrive en kort besked til de modtagere som har tilmeldt sig NemSMS. I feltet NemSMS besked kan brugeren skrive beskeden. Beskeden sendes til de modtagere som vises i listen Modtagere. Listen viser kun de modtagere som har tilmeldt sig NemSMS. OBS: Det er den samme besked som sendes til alle de viste modtagere. 2.2.4.3 NemSMS fra kontaktprofil Fra kontaktprofilen i Acadre er det muligt at sende NemSMS til en borger uden medsende dokumenter. Hvis borgeren har tilmeldt sig NemSMS, er det muligt at aktivere handlingen NemSMS på borgerens kontaktprofil. Hvis handlingen aktiveres fremkommer en dialog hvor sagsbehandleren kan skrive en NemSMS besked til borgeren. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 22
OBS: Det registreres i Acadre loggen at sagsbehandleren har sendt en besked uden at medsende dokumenter, men det fremgår ikke i brugergrænsefladen 2.2.5 Kundens opgaver I forbindelse med installation af e-boks integrationen skal kunden forberede/levere følgende: Sikre af aftaler er på plads med e-boks og fjernprint leverandør Levere certifikater til e-boks og fjernprint leverandør Oprette materialetyper i e-boks Oprette postkasse i e-boks til modtagelse retursvar For yderligere information henvises til dokumentet Acadre Digital Mail Provider - Installation guide.docx. OBS: Afhængig af hvor store forsendelser kunden ønsker at håndtere i modulet, kan det komme på tale at installere modulet på dedikeret server, for at oprethold en acceptabel performance. For yderligere information henvises til dokumentet Acadre 18 - Systemkrav.docx. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 23
3.0 Ny funktionalitet MM klienten I forbindelse med den nye funktionalitet, der blev implementeret på dagsordenspunkter i Acadre 17 SP2, er anvisningsteksterne blevet fjernet i Acadre CM. I Acadre 18 er det nu blevet muligt at få vist anvisningsteksterne fra Word. 3.1 Anvisningstekster via OWI De anvisningstekster som dagsordenssamleren skriver under indstillinger i Acadre MM, kan nu blive vist via OWI. Hvis funktionaliteten til visning af anvisningstekster benyttes, så skal OWI installeres: Vis anvisning Viser den hjælpetekst som skrives i MM under indstillinger på fanebladet Anvisninger. OBS: Er kun understøttet i Acadre 18. Ikonet mangler i Acadre 17 SP2. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 24
4.0 Platformsunderstøttelse 4.1.1 Udfasning af Windows Server 2008 understøttelse I forbindelse med frigivelse af Acadre 17 SP1 annoncerede vi at understøttelse af Microsoft Windows Server 2008 vil blive udfaset fra og med Acadre 18. I Acadre 18 er understøttelsen af Microsoft Windows Server 2008 derfor fjernet. Det betyder at Acadre 18 understøtter følgende server versioner: Windows Server 2012 R2 Windows Server 2016 For yderligere information henvises til dokumentet Acadre 18 Systemkrav. 4.1.2 Udfasning af SQL Server 2008 understøttelse I forbindelse med frigivelse af Acadre 17 SP1 annoncerede vi at understøttelse af Microsoft SQL Server 2008 vil blive udfaset fra og med Acadre 18. I Acadre 18 er understøttelsen af Microsoft SQL Server 2008 derfor fjernet. Det betyder at Acadre 18 understøtter følgende SQL versioner: SQL Server 2012 SQL Server 2014 SQL Server 2016 For yderligere information henvises til dokumentet Acadre 18 Systemkrav. Acadre 18 Releasebeskrivelse April 2018 side 25