Digitaliseringsstrategi 2018-2022 For UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Oktober 2018 UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Odense UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole Niels Bohrs Allé 1. 5230 Odense M Tlf. 6318 3000. ucl.dk
Indhold 1. Indledning... 3 2. Vision... 3 3. Fremtidsbillede... 4 4. Gevinster... 5 4.1 Øget læringsudbytte og højere kompetencer hos studerende... 5 4.2 Styrket studieaktivitet... 6 4.3 Mere professionel, effektiv og sammenhængende administration... 7 4.4 Stærkere markedsposition og bedre forretning... 8 4.5 Øget kvalitet i digital ledelse... 9 5. Principper... 10 6. Governance... 11 7. Bilag... 12 Bilag 1: Gevinstkort... 12
1. Indledning Den teknologiske og digitale udvikling ændrer jobindhold og kompetencekrav på alle dele af arbejdsmarkedet. UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole (herfra UCL) skal som uddannelses- og vidensinstitution indgå aktivt i denne udvikling. Digitaliseringsstrategien skal ses i lyset af denne samfundsudvikling og er samtidig en del af en bredere strategisk satsning, som udspringer af visionerne for den nye fælles institution. Digitaliseringsstrategien er således et væsentligt element i den nye institutions strategiske udvikling og et initiativ, som dels udmønter beslutningsgrundlaget for fusionen, dels tematiserer flere af de mål, der indgår i den strategiske rammekontrakt for 2018 2021, som er indgået mellem ministeren og UCL s bestyrelse medio 2018. Digitaliseringsstrategien adresserer samtidig de uddannelses- og erhvervspolitiske dagsordener, der udfoldes i regeringens Strategi for digital vækst i Danmark, i Disruptionrådet og i Teknologipagtrådet og peger på de gevinster, der skal høstes i kraft af en forstærket digitalisering. Digitaliseringsstrategien spænder over hele virkefeltet i UCL, og den sætter retning og overordnede mål for den digitale udvikling i perioden 2018 2022. Strategien skal sikre, at den nye institution fuldt ud udnytter de digitale muligheder til: At skabe fremragende uddannelse gennem øget digitalisering At styrke digitalisering i administration og kommunikation At styrke den digitale ledelse At styrke det digitale samspil med omverdenen Digitaliseringsstrategien er forankret i direktionen, som sætter den overordnede retning, prioriterer ressourcer til området og sammen med den øvrige organisation sikrer, at de fælles gevinster og mål realiseres. Strategien indeholder en vision for den digitale udvikling, et fremtidsbillede, der udtrykker, hvor vi ønsker at være i 2022, samt en beskrivelse af fem gevinster, som tilsammen skal realisere visionen på det digitale område. Digitaliseringsstrategien indeholder endvidere nogle centrale principper, som skal være styrende for digitaliseringsinitiativer overalt i UCL. Endelig rummer strategien en struktur for governance, som fastlægger, hvordan strategiens gevinster realiseres. 2. Vision UCL vil frem mod 2022 gennemføre en omfattende digital transformation, sådan at de digitale muligheder på alle områder udnyttes til at løfte kvalitet og effektivitet i alle institutionens processer. Dimittender fra UCL skal besidde teknologiforståelse og have stærke digitale kompetencer, der kan bidrage til vækst og velfærdsudvikling på arbejdsmarkedet og i civilsamfundet. 3/12
Studerende, kursister og andre brugere og samarbejdspartnere skal møde en institution, der fuldt ud udnytter digitaliseringens potentialer til at skabe de bedst mulige lærings- og studiemiljøer UCL vil være en attraktiv og udviklingsorienteret arbejdsplads, der udnytter digitalisering til at fremme fleksibilitet, kvalitet og effektivitet i alle typer af opgaveløsning. UCL vil gennem samarbejde med eksterne parter udvikle anerkendte ekspertmiljøer, der kan understøtte den digitale udvikling i offentlig og privat erhverv. 3. Fremtidsbillede For at sikre et fælles pejlemærke i arbejdet med digitaliseringsstrategien er der udarbejdet et såkaldt fremtidsbillede ud fra de fem nedenstående kategorier. Dette beskriver, hvordan UCL som organisation ser ud, når digitaliseringsstrategiens gevinstområder er fuldt realiseret med udgangen af strategiperioden. I 2022 indgår digitale løsninger i alle dele af UCL s virke, således at: Uddannelser og efteruddannelser understøtter de studerendes og kursisters teknologiforståelse og digitale dannelse gennem kvalificeret anvendelse af digitale teknologier på tværs af professioner udvikles løbende i samspil med virksomheder og aftagergrupper for på den måde at sikre, at de digitale udfordringer i offentlig og privat erhverv på bedste vis imødekommes i UCL s uddannelsespraksis besidder alle uddannelsesfaglige medarbejdere brede og fremtidsorienterede digitale kompetencer, der sætter dem i stand til at udvikle og gennemføre deres faglige aktiviteter på højt niveau Studerende opnår fremtidssikrede erhvervs- og professionskompetencer gennem varieret og reflekteret anvendelse af digitale løsninger og erhverver sig dermed de bedste forudsætninger for egen karriereudvikling og for værdiskabelse på deres fremtidige arbejdspladser møder et state of the art studiemiljø, hvor digitalt understøttede læringsformer er stærkt medvirkende til at give de studerende de bedste muligheder for læring individuelt og i fællesskaber Administration er yderligere professionaliseret og fuldt digitaliseret samt præget af brugerorientering, faglig kvalitet, effektivitet og sikker håndtering af data understøtter de faglige miljøer bedst muligt gennem gode digitale løsninger 4/12
Markedsposition og forretning er styrket, idet UCL er en attraktiv, åben og kommunikerende institution, der udnytter digitaliseringens muligheder til at tiltrække studerende, kunder og samarbejdspartnere rummer ekspertmiljøer på det digitale område, som gennem en bred vifte af ydelser understøtter den digitale udvikling i offentlig og privat erhverv Ledelse på alle niveauer prioriterer og engagerer sig i den fortsatte digitale transformation benytter centrale og valide data systematisk til at understøtte beslutninger og prioriteringer 4. Gevinster De fem gevinster knyttet til digitaliseringsstrategien er som følger: Øget læringsudbytte og højere kompetencer hos studerende Styrket studieaktivitet Mere professionel, effektiv og sammenhængende administration Stærkere markedsposition og bedre forretning Øget kvalitet i digital ledelse For hvert af de fem gevinstområder tilknyttes en leder med særligt ansvar for tilrettelæggelse af indsatser og realisering af gevinster. Dette er en tværgående ledelsesopgave, der løses på baggrund af digitaliseringsstrategiens samlede gevinstkortlægning og de identificerede sammenhænge mellem gevinster og de aktiviteter, der kan føre til realisering. Af bilag 1 fremgår en oversigt over hvilke leverancer, der påtænkes igangsat ifm. realisering af de fem gevinster. Gevinsterne udfoldes nedenfor. For overblik over sammenhængen mellem gevinster og delgevinster henvises til gevinstkort i bilag 2. 4.1 Øget læringsudbytte og højere kompetencer hos studerende Gevinsten realiseres via to delgevinster: Øget viden om, forståelse af og kompetence til at anvende teknologier i erhverv og professioner Højere digitale kompetencer hos UCL s studerende 5/12
Overordnet har gevinstområdet fokus på dimittendernes teknologiske og digitale kompetencer i et erhvervs- og professionsperspektiv. Målet er, at UCL s dimittender står godt rustet til at kunne skabe vækst, udvikling og velfærd understøttet af teknologier og digitalisering. De eksterne krav til dimittendernes teknologiske og digitale kompetencer udvikler sig hastigt, og hovedparten af UCL s dimittender vil opleve radikale ændringer i jobindhold og kompetencekrav på arbejdsmarkedet. Gevinstområdet understøtter den del af UCL s strategiske indsats, der har fokus på omlægninger på arbejdsmarkedet og ændrede kompetencekrav fra erhverv og professioner som konsekvens af anvendelse af teknologier og digitalisering. Konkret betyder det, at UCL s dimittender skal have robust teknologiforståelse og digital dannelse som basis for deres konkrete erhvervs- og professionsudøvelse, og de skal kende til den teknologiske og digitale udvikling inden for deres særlige kompetencefelt. Gevinstområdet bidrager til at håndtere nye krav til uddannelsessystemet om fleksible tilrettelæggelsesformer i uddannelsen, om teknologisk opdaterede laboratorier samt bidrager til undervisernes didaktiske kompetencer til at håndtere nye digitale og teknologiske værktøjer i undervisningen. Realisering af denne gevinst har overordnet følgende hovedindsatser: Curriculumudvikling Kompetenceudvikling Træningsfaciliteter i laboratorier 4.2 Styrket studieaktivitet Gevinsten realiseres via fem delgevinster: Øget studieintensitet Bedre og øget selvbetjening og adgang 24/7 for både studerende og medarbejdere Øget samspil mellem digitale indsatser, fysiske miljøer og uddannelse Øget fastholdelse Øget anvendelse af Learning Analytics Det overordnede fokus for gevinstområdet er udvikling af de studerendes læring i et digitalt perspektiv, så læring gøres tilgængelig kollektivt og individuelt 24/7 og understøtter alle studerende i forhold til læringsstile og læringsevne gennem brugen af Learning Analytics. Ydermere skal teknologien understøtte og være en af drivkræfterne i et øget fokus på den mere studentercentrerede læringstilgang. Det studentercentrerede paradigme skal understøttes af digitale værktøjer, hvilket til gengæld kan understøtte et mere selvstændigt og differentieret læringsarbejde før, under og efter undervisningen. Det digitale lærings set-up og den studentercentrerede tilgang stiller også krav til den fysiske indretning, hvor samspil mellem laboratorier og andre fysiske miljøer understøtter en 6/12
digital institution. Målet er, at alle UCL s studerende får det maksimale læringsudbytte og udfordres og involveres i egen læreproces i laboratorierne såvel som udenfor. Igennem automatisering af kommunikationsprocesser skal der skabes og opretholdes en tættere kontakt til de studerende, hvor de studerende oplever en øget grad af feedback, der skal medvirke til en bedre relationsopbygning, UCL og den studerende i mellem. Denne automatisering beror på viden fra Learning Analytics. Gevinstområdet understøtter den del af UCL s strategiske indsatser, der målsætter en øget studieintensitet, medvirker til en større grad af fastholdelse og bidrager gennem involvering af de studerende i design af egne og fælles læreprocesser til engagement og et godt studiemiljø. Gevinstområdet bidrager desuden til, at UCL s uddannelser er fleksible og teknologisk opdaterede, og at samtlige niveauer i organisationen agerer digitalt. En forudsætning for en succesfuld realisering af gevinsterne er, at UCL s læringsplatform er designet og udviklet, så den understøtter digital læring i et bredt perspektiv med integration af pædagogiske, didaktiske værktøjer samt interne og eksterne kilder til videnindhentning etc. Endvidere fordres en fælles taksonomi og et fælles sprog omkring nedbrydning af læringsmål til digitale læringsobjekter/forløb. Det forudsætter en kompetenceudvikling af underviserne og stiller krav til institutionens læringsmiljø og -ressourcer. Realisering af denne gevinst har overordnet følgende hovedindsatser: Digitale læringsressourcer Model/modeller til digitalisering af læring vælges Brugen af Learning Analytics Koblingen mellem digital læring og fysiske miljøer herunder laboratorier 4.3 Mere professionel, effektiv og sammenhængende administration Gevinsten realiseres via to delgevinster: Mere effektive og sammenhængende arbejdsprocesser og leverancer, således at disse kan bidrage til øget kvalitet og forbedret brugeroplevelse. Større sikkerhed i anvendelse og opbevaring af data. Ambitionen for gevinstområdet er at sikre fuld digital understøttelse af alle administrative arbejdsgange. Gevinstområdet har fokus på digitalisering af administrative processer, så de af brugerne opleves mere professionelle, effektive og sammenhængende. Et øget fokus på digitalisering og mere veludviklede former for selvbetjening vil stille krav til både udviklingen af systemløsninger og til modtagernes modenhed. Ved udviklingen af nye og eksisterende løsninger skal brugerne som udgangspunkt involveres. En afgørende pointe i dette arbejde er at tænke udefra og ind dvs. at være opmærksom på forbedring af brugeroplevelsen og servicen. En forudsætning for at kunne digitalisere processer og have valide data er, at data er klart deklarerede, og brugerne dermed ikke skal foretage dobbeltregistreringer. 7/12
Gevinstområdet har derudover fokus på compliance med lovgrundlaget (persondataforordningen og Databeskyttelsesloven) og regelgrundlaget i ISO 27001 27002 (Informationssikkerhed og IT-sikkerhed). Det stiller krav til både systemer og til medarbejderes adfærd. I takt med øget digitalisering stiger risikoen for hackerangreb og it-kriminalitet. Og i takt med en stigende efterspørgsel efter flere opkoblingsmuligheder og forretningsadgange via mobile teknologier samt øget udveksling af data, stiger risikoen for, at informationssikkerheden kompromitteres yderligere. Det betyder, at når information mistes, ødelægges, stjæles eller bliver utilgængelig, går det ud over virksomhedens renommé og kundernes tillid. UCL står over for mange risici i takt med, at flere og flere data behandles digitalt, og afhængigheden af it-systemer fortsat stiger. Realisering af denne gevinst har overordnet følgende hovedindsatser: IT-konsolidering og informationssikkerhed Flere selvbetjeningsløsninger, der opleves som en hjælp for medarbejdere og studerende Implementering og udvikling af forretningskritiske systemer Bedste udnyttelse af fysiske ressourcer samt systemer 4.4 Stærkere markedsposition og bedre forretning Gevinsten realiseres via tre delgevinster: Stærkere position på efter- og videreuddannelsesområdet (inkl. Center for Undervisningsmidler) Stærkere position på uddannelsesmarkedet med øget og mere målrettet søgning til UCL s uddannelser Stærkere position som samarbejdspartner for erhvervs- og professionsfelter De tre delgevinster er delvist sammenhængende, og det skal gennem digitalisering af forskellige processer sikres, at UCL har en stærk position i markedet. Det gælder UCL s fuldtidsuddannelser såvel som efter- og videreuddannelsesområdet samt i forhold til forskning, udvikling og innovation. Gevinstområdet har fokus på at sikre, at UCL er synlige, opleves attraktive og har et godt samspil med omverdenen. Den digitale omstilling i samfundet løber hurtigt, og for at være attraktive som uddannelsesinstitution skal UCL være fremtrædende hvad angår digital kommunikation og digitale undervisnings- og uddannelsesformer. Derfor skal den digitale kommunikation øges og videreudvikles, ligesom der skal udvikles undervisnings- og leveranceformer på efter- og videreuddannelsesområdet, der tilgodeser differentierede målgrupper og fleksibel tilrettelæggelse af arbejdet i offentlige og private virksomheder. 8/12
Der er gennem digitalisering fokus på at videreudvikle godt samspil med erhverv og professioner. Derudover skal markedskommunikation prioriteres overfor målgrupper af potentielle og nuværende fuldtidsstuderende, ligesom efter- og videreuddannelseskursister/studerende og andre brugere er en central målgruppe. Der skal internt sikres relevante samspil mellem grunduddannelsesområderne, efter- og videreuddannelsen samt kommunikationsafdelingen. Realisering af denne gevinst indebærer bl.a. en kommunikationsindsats med øgede elementer af digital kommunikation og markedsføring. For at sikre, at UCL i 2022 oplever en bedre forretning, arbejdes desuden strategisk med blended learning i forhold til efter- og videreuddannelsesaktiviteter, idet organisationen vil øge sin omsætning ved opbygning af kapacitet til at varetage blended learning. En forudsætning er desuden, at der arbejdes konkret med, hvilke ekspertmiljøer der fremadrettet skal opbygges for at give en vidensøkonomisk gevinst for organisationen, ligesom muligheder på efter- og videreuddannelsesområdet i relation til digitalisering og digitaludvikling i private og offentlige erhverv skal udnyttes. Realisering af gevinsten har overordnet følgende hovedindsatser: Kommunikationsstrategi Strategi for blended learning Plan for eksternt samarbejde ift. ekspertfunktioner Business cases ift. digitalisering og digital udvikling i professioner og erhverv 4.5 Øget kvalitet i digital ledelse Gevinsten realiseres via to delgevinster: Den samlede ledelseskæde i UCL demonstrerer en øget kvalitet i digital ledelse. Den samlede ledelseskæde sikrer UCL s fortløbende digitale udvikling. I digitaliseringsstrategiens sammenhæng omhandler digital ledelse især følgende tre elementer: Bedre og mere målrettet datagrundlag, systematisk brug af data i ledelsespraksis samt digital transformation. Tilvejebringelse og formidling af databaseret ledelsesinformation, som sikrer alle ledelsesniveauer et bedre grundlag for ledelsesbeslutninger om strategiske og driftsmæssige forhold er et centralt fokus i arbejdet med at kunne indfri delgevinsterne. Det er derfor nødvendigt at sikre afklaring af hvilke data, der skal indsamles, hvordan disse data skal formidles, og hvem der er målgruppen for forskellige datasæt. På baggrund af denne afklaring udvikles og implementeres løbende modeller for UCL DATA. Der bygges på erfaringerne med data fra de eksisterende kvalitetssystemer og målkomplekser, og der inddrages i stigende grad student analytics som grundlag for ledelsesinitiativer om øget studieintensitet, større trivsel og forbedret fastholdelse. Data har dog kun værdi, hvis de bliver brugt som kilde til viden og centrale spørgsmål og som grundlag for ledelsesmæssige vurderinger og dispositioner. Anvendelsen af data som 9/12
kerneelement i ledelsesfora og i daglig ledelsespraksis er derfor en afgørende forudsætning for, at ledelsen i UCL kan agere tilstrækkelig kompetent i fremtiden. Der skal udvikles en praksis, hvor ledelsesfora og ledere løbende inddrager, analyserer og vurderer data. Som konsekvens af digitalisering skal uddannelser og administrative funktioner undergå store forandringer. Ledere på alle niveauer skal kunne begrunde, tilrettelægge og forestå den nødvendige og ønskede digitale transformation inden for eget ressort og samtidig indgå kvalificeret i den tværgående udvikling i hele institutionen. Hertil kræves dels generiske kompetencer inden for forandringsledelse, dels mere funktionsspecifikke kompetencer afhængigt af ledelsesniveau og ledelsesområde. For ledere med uddannelsesfaglige opgaver er fokus på curriculumudvikling, udvikling af læringsmiljøer samt udvikling af medarbejderes kompetenceudvikling på det digitale område. For ledere med administrative opgaver er fokus på styring af den digitale omstilling af administrativ praksis og medarbejdernes kompetenceudvikling på det digitale område. Realisering af denne slutgevinst har følgende hovedindsatser: Udvikling af formater for UCL DATA og anvendelsen af data. Etablering af et lederudviklingsprogram, der løber i 2019 2021 og kobles til den øvrige strategiske udvikling, og som indeholder målrettede opkvalificeringselementer inden for brug af data og transformativ ledelse. 5. Principper Digitaliseringsstrategien omfatter alle dele af UCL s virke, og realisering af strategien vil i udstrakt grad være en tværgående udviklings- og forandringsproces. Strategien medfører vanskelige og gennemgribende implementeringsprocesser, hvor der skal sikres fremdrift under komplekse forhold med høj risiko for tab af momentum undervejs. For at støtte dette arbejde indeholder digitaliseringsstrategien derfor en række fælles principper, som fremgår nedenfor. Disse principper kan sikre en fælles tilgang og forpligtelse til de mange initiativer, der skal tages for at realisere strategien. 10/12
Hold brugeren for øje og inddrag relevante aktører i projekter og forandringsprocesser for at sikre størst mulig værdi for slutbrugeren. Fælles adaptive løsninger og processer for at standardisere og forenkle processer og systemanvendelser samt for at reducere omkostninger og medvirke til høj kvalitet. Gennemsigtighed i prioritering for at sikre ensartethed, koordination og opbakning bag de udvalgte digitale systemer og processer. Sikkerhed og fortrolighed for at leve op til gældende lovgivning og sikre høj datasikkerhed samt god kvalitet i løsninger. Fælles projektstyring og governance for gevinstrealisering for at sikre god ressourceanvendelse, frembringelse af leverancer og realisering af gevinster i de udvalgte områder. 6. Governance Det overordnede ansvar for realisering af strategien ligger hos Programstyregruppe for Digitaliseringsstrategi, der nedsættes på baggrund af bestyrelsens endelige godkendelse i oktober 2018. Programstyregruppens opgave er at sikre den overordnede ledelse, prioriteringer og fremdrift i digitaliseringsstrategien. Styregruppen består af de repræsentanter for ledelsesniveau 2, der udpeges som gevinstansvarlige. De enkelte medlemmer har således direkte ansvar for udvalgte dele af digitaliseringsstrategiens aktiviteter og gevinstrealisering. Direktionsansvarlig og formand for styregruppen er direktør Steffen Svendsen. Der nedsættes desuden et advisory board med interne videnpersoner, der arbejder med det digitale (fx repræsentanter fra Digitalisering og Læring, Afdelingen for Anvendt Forskning, Pædagogik og Samfund, Center for Undervisningsmidler, Fablab osv.), som styregruppen mødes med ad hoc. På tværs af gevinstområderne anvendes fælles projektstyring og model for gevinstrealisering jf. strategiens principper (se afsnit 5). Igennem den videre udvikling af strategigrundlaget og under selve strategiperioden vil der på tværs af programmet desuden være en særlig forpligtelse til at inddrage studerende, medarbejdere og eksterne aktører i processerne, så brugerperspektiver bliver fremtrædende og centrale. 11/12
7. Bilag Bilag 1: Gevinstkort 12/12