Halsnæs Boligselskab, Afdeling 2502 Lathyrusvej/Vinderød Enghavevej Formand Bjarne Nederby Jessen, Vinderød Enghavevej 73, 3300 Frederiksværk. AFDELINGS-BESTYRELSESMØDE. Tirsdag den 14. februar 2012 kl. 18.30 Referat Fremmødt var: Bjarne Nederby Jessen, Povl Povlsen, Bente Jensen, Trine Feldstedt. Thomas Hagelund deltog ikke, havde ikke meldt afbud. Desuden deltog: Jesper Kristensen. Formanden bød velkommen til mødet. 1. Underskrift af referat. Referatet blev underskrevet. 2. Godkendelse af dagsorden. Dagsorden blev godkendt. 3. Nyt fra ejendomskontoret ved Jesper. Herunder et spørgsmål fra Bente om forsikringssag vedrørende tilskadekomst i skoven og et spørgsmål fra Bente omkring syning af lejligheder. Bjarne ønskede, inden vi startede på punkt 3 at få ført til referat, at han er rigtig glad for sin bestyrelse, han oplever en meget vågen og opmærksom bestyrelse og glæder sig over den. a. Jesper fortalte, at der er afgivet bestilling på nye døre, betalt af de penge der blev konverteret fra maling til dørene. b. Udendørs maling af gavle, skure og vindfang mangler at komme i gang pga. vejret. Beboerne kan hente maling og selv male deres skure og vindfang. Ellers vil kontoret sørge for, at det bliver malet. c. Der har været oprydning af det lille skovstykke, der er blevet fældet et par træer og der vil blive fældet flere. d. Alle vores træer er nu blevet beskåret i hele området. Bestyrelsen udtrykte, at der er tale om flot arbejde. e. Lejemålet Vinderød Enghavevej nr. 59 er nu frigivet fra skifteretten, der vil bliver ryddet op i lejemålet, gårdmændene Peter og Finn har påtaget sig opgaven, bagefter kan den istandsættes og udlejes. Den er genudlejet pr. 15.3.
f. Kontoret har modtaget 3 henvendelser om kondensvand ved de nye døre på første sal. Sagen er videregivet til rådgivningsfirmaet. Rådgivningsfirmaet søger videre oplysning om dørene. g. Kontoret har besluttet at ophøre samarbejdet med CT rengøringsfirmaet. Et nyt rengøringsfirma, Rent Hjem, er startet op i stedet for. h. Punkt 10 b og punkt 10 c tages op under punkt 3. Punkt 10 b Bente undrede sig over, at vi har en forsikringssag på et barn, der er faldet i skoven. Jesper fortalte at vi lovmæssigt er forpligtet til at forsikre folk, der falder i vores område. Punkt 10 c Bente fortalte at hun sammen med Tim og Michael fra Ejendomskontoret har været med til syn af lejlighed, det havde været en positiv oplevelse. Bente undrede sig over, at der kan være store forskelle på udgifterne til fraflyttere og afdelingen fra syn til syn. Jesper fortalte, at alle syn foregår efter lejeloven. Der kan imidlertid opleves store forskel, da det er afhængigt af, hvor længe folk har boet i lejemålet, hvor godt den er vedligeholdt og hvor meget der står i deres indflytningsrapport, altså afhængig af hvordan lejligheden så ud, da den blev lejet ud. Bente påtalte, at ved mangelfuldt slibearbejde, eller ved urenheder i gulvlakeringen, bør gulvslibningsfirmaet foretage udbedringer vederlagsfrit. Jesper fortalte at, kontoret gør det bedste de, kan når foretages syn af lejligheder og det er vigtigt, at bestyrelsen deltager, hvilket også Bjarne pointerede som meget vigtigt. Povl spurgte om der snart skal til at foretages digitalt syn? Det skal organisationsbestyrelsen afgøre, fortalte Jesper. Trine spurgte om man kan komme til, at se hele beboermappen der er på ens lejemål? Jesper svarede, at man kun kan komme til at se det, der vedrører den tid, man selv har boet i lejemålet. 4. Økonomiorientering ved Jesper. Økonomien ser rigtig fornuftig ud. 5. Orientering fra Dialogmødet med Halsnæs Kommune. Anders Hornehøj roser meget Halsnæs Boligselskab for et flot samarbejde med kommunen. a. Ved dialogmødet blev det vedtaget at fremover kan kommunen deltage i syn af de lejligheder hvor kommunen har visiteret folk til, hvilket glæder bestyrelsen. b. Der er lavet en hotline til kommunen, så boligselskaber kan kontakte kommunen, når der er sociale problemer med beboere. c. Bjarne fortalte, at der et andet boligselskab, der hedder Halsnæs boligselskab. Organisationsbestyrelsen skal nu finde en løsning på at få ændret vores navn. d. Kommunen ønsker at få flere ungdoms boliger og ville vide om bogligselskaberne i kommunen, herunder også vores boligselskab kunne være interesseret i at afgive lejligheder
e. til formålet eller få bygget ungdomsboliger? Bjarne havde sagt, at vil vi se positivt på, men der må jo være tale om en konkret henvendelse at tage stilling til. 6. Orientering fra Bjarne deltagelse i workshop omkring Ydelseskataloget. Bjarne fortalte om et meget spændende møde og vil glæde sig til at skulle deltage i et nyt workshop. Jesper fortæller at han skal på et workshop som handler om ejendomsinspektørernes rolle. 7. Orientering fra weekendkonferencen på LO-skolen. Bjarne fortalte at der som altid var fyldt hus. Dog var konferencen en skuffelse i forhold til de sidste 2 år. Men heldigvis var der en enkelt rigtig god foredragsholder. Der havde været en skuespillertrup der skulle aktivere og skabe debat, men Bjarne havde oplevet det som mere underholdning end indhold og fandt, at konferencen havde været en tynd kop the. 8. Beboerhåndbogen ved Povl. Povl fortalte om nye ændringer i Beboermappen på vores hjemmeside, hvor beboerhåndbogen også er lagt ind. Bestyrelsen godkendte den nye beboerhåndbog og dens placering på hjemmesiden.. I næste Beboerblad vil der komme de sidste oplysninger om hjemmesiden og beboerhåndbogen. Fremover vil beboerhåndbogen kun ligge på hjemmesiden. Har man ikke internet, kan man enten hente en beboermappe eller en cd-rom på kontoret. Alle de gamle beboermapper som ligger hos beboerne afskrives nu. 9. Kommunens råderet i forhold til vores 2-rums-lejligheder. Aftale mellem kommunen og Kregme Vinderød Boligselskab er vedhæftet som bilag. Vi oplever, at det er et stort problem for vores beboere, som ønsker at kunne flytte fra stor lejlighed til lille lejlighed. Derfor vælger mange at flytte til en anden afdeling. Det oplever vi meget utilfredsstillende. Vi er blevet opmærksomme på, at der i 1989 er indgået en særaftale med kommunen om, at de udover at have råderet over hver 4. lejemål også har fuld råderet over 22 to-rums-lejligheder og 7 et-rums-lejligheder. Det finder vi urimeligt, når vi har beboere, der står højt på ventelisten og ikke får tilbudt en to-rumslejlighed. Da man i sin tid indgik aftalen, var situationen en anden. Byggeriet var ret nyt og de fleste familier var yngre familier. Nu hvor børnene er vokset op og er flyttet hjemmefra kommer presset fra nuværende beboere til de små lejligheder og vi finder det ikke rimeligt, at beboere, der er glade for at bo i afdelingen, bliver nødt til at flytte til en anden afdeling, hvis de ønsker en mindre lejlighed. Derfor ønsker vi aftalen genforhandlet med kommunen. Som udgangspunkt, finder vi at det vil være rimeligt, hvis kommunen fremover kun råder over 12 to-rums-lejligheder. Vi vil bede Anders Horneby om at tage dette spørgsmål op med Halsnæs Kommune. Bjarne rejser spørgsmålet i organisationsbestyrelsen på mødet den 20. februar 2012. 10. 5 punkter fra Bente: a. Forsikring vedr. tilskadekomst i skoven. Behandles under pkt. 3. Behandlet under punkt 3. b. Hvordan fordeles lejligheder på ventelisten? Har kommunen fortrinsret i alle tilfælde, Hvor mange lejligheder råder de over? Spørgsmålet behandles også under pkt. 9.
Behandlet under punkt 9. c. Syning af lejligheder ved til og fraflytninger. Behandles under pkt. 3. Behandlet under punkt 3. d. Klagen fra Brian Schumann vedr. afviklingen af sidste beboermøde har Brian modtaget en skriftlig undskyldning? Er dirigenten fra mødet blevet gjort opmærksom på klagen og hvorfor den er fremsat? Da Bjarne ikke har mødt Bent Gordon endnu, vil han kontakte Bent Gordon snarest. e. Er der indgået aftale med en beboer og formanden vedr. tilladelse til parkering af campingvogn? I bekræftende fald, hvorfor er bestyrelsen så ikke orienteret. Bjarne fortalte om episoden med campingvognen, der var ikke indgået en speciel aftale omkring campingvognens langtidsparkering. Efter udsendelsen af det seneste Beboerblad, modtog familien en påtale og få dage efter var campingvognen fjernet. 11. Fælles sommerfest for afd. 2502 og 2525. Bestyrelsen besluttede at holde deres egen sommerfest. 12. Siden sidst: a. Klage over katte. b. Ansøgning om ændringer i køkken og på badeværelse. c. Kurser nyt kursuskatalog. a. Bjarne fortalte om klage over katte, påtale nr. 2 er sendt til ejeren. b. Bestyrelsen behandlede ansøgningen og godkendte den. c. Bestyrelsen godkendte en ansøgning om opsættelse af en opvaskemaskine. d. Bestyrelsen snakkede om kursuskataloget, valgte at alle fremmødte, ville melde sig til kurset "Skab bedre afdelingsmøder". e. Povl og Trine skal på et lille brush up kursus som webredaktør hos Dorte Læssøe i Frederikssund, torsdag d.16.februar. 13. Eventuelt. Herunder næste bestyrelsesmøde tirsdag den 13.marts kl. 18.30 Jesper fortalte at gårdmændene Peter og Finn gerne vil have et møde med det grønne udvalg om det lille stykke skov. Der skal være en snak om fældning af flere træer og ideer til ændring af området. Bente fra det grønne udvalg aftaler nærmere med dem. Bente, Thomas og Trine mødes d. 27.2 for at aftale et møde med områdets børn, for at få en hyggesnak med dem, om deres ønsker for bedre legemuligheder og grønne områder. Trine spurgte til, om gårdmændene ikke kunne enkeltvis tage nogle bænke over på værkstedet og sætte dem i stand, da der ikke er så meget for gårdmændene at lave udendørs i denne tid.
Jesper svarede, at bænkene skulle stå og tørre i lang tid, før de kunne slibes og males, det ville kræve for meget plads på værkstedet. Mødet sluttede kl. 21.50 Referent Trine Feldstedt