Møde i studentersamfundets bestyrelse Den 15. april 2014 klokken 16.30, Ridderlokalet/Wunderbar,. Ordinære medlemmer: Anders Steen Mortensen, Kristoffer Mæng, næstformand ** Johan Sørensen, kasserer Pia Gunvald, bestyrelsesmedlem Kristoffer Sundmark, bestyrelsesmedlem Christian Gasberg, bestyrelsesmedlem Tsinat Berhane, bestyrelsesmedlem Christian Wormslev, bestyrelsesmedlem xxxxxx, Studenterhuset s repræsentant Observatører: Chris Petersen Daiel Thiilborg Dagsorden: 1. Formelt (B) [5 min] 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] 3. Nyt... [30 min] fra en fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst fra Studenterpolitiske Direktion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet 4. Spisning [30 min] 5. Godkendelse af Fakultetsrådet v. TekNat s vedtægter (ODB) [15 min] 6. Ansøgning til aktivistpuljen til Vestkystløbet 14 (ODB) [20 min] 7. Planlæg medlemsmøde (ODB) [30 min] 8. Den strategiske plan (ODB) [45 min] 9. DE klubben: Fustage spooling (ODB) [5 min] 10. Fri Fadøl (ODB) [5 min] 11. Printere (ODB) [10 min] Eventuelt Mødeevaluering O = Orientering, D = Debat, B = Beslutning. [forventet længde], ** = Mødeansvarlig. Uddybende Dagsorden Side 1 af 10
1. Formelt (B) [5 min] Valg af ordstyrer og referent Ordstyrer: Christian Gasberg Referent: Kristoffer Godkendelse af dagsorden Tilføjelse af punkt 12 18 Punkt 9 og 17 tages før spisning 2. Igangværende opgaver (OB) [25 min] Visitkort Kommunikationsgruppen er gået igang, de sendes til korrektur inden de sendes i trykken Kasseapparat Patrick kontaktes af Johan for at få en opfølgning Nyhedsmail Nyhedsmailen i april har mødt problemer. Den er derfor ikke blevet sendt ud Johan undersøger fejlen og giver Anders en tilbagemelding. Anders kontakter AKKC med en tilbagemelding Hall of Fame Wormslev og Mæng har indkøbt materialer til udbedring af Hall of Fame Vil finde et passende sted til ophængning Webshop Se punkt Online løsning Spørgeskema Se punkt Spørgeskema (Flere igangværende opgaver er punkter) 3. Nyt... [30 min] fra en Kvalitet Redegørelse af konsekvenser af ny reform er diskuteret med rektor, og hvorledes en implementering af denne vil have den mindst mulig negativ indflydelse på de studerende. SAMF Underskud i 2013, samf skal derfor spare og dette vil medføre at samf flytter ud på campus Årsregnskab det tabte i 2013 skal indhentes i 2014, dette vil således betyde at der vil komme et øget pres på de studerende det kommende år. Rokade Der er lokale rokader hvorved der kommer pres på campus området. Side 2 af 10
fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer siden sidst Politik Der har været møde om kvalitet, der vil blive holdt et nyt møde inden for et par uger, denne planlægning kommer snarest. Arrangementer AAULAN manglende logo på materiale, Aalborg regatta. Kasserer Oprydning i regnskab, med fokus på barernes økonomi Wormslev Samarbejde med gigantium, kommer på senere punkt. Gasberg Problem med svar fra grupper. Navision giver problemer, kommer på senere punkt. Mæng Møde med kbh og Esbjerg, god kommunikation. Tsinat Kontakt til grupper, kommer en runde med bestyrelsesmøder for barer. Tilmeldt kampagne kun med kondom. fra Studenterpolitiske Direktion fra Administrationen fra Erhvervsgruppen fra Studenterhuset fra grupper repræsenteret ved mødet 4. O sohn baren: Fustage spooling (ODB) [5 min] O sohn baren har spurgt, om der er 2 fra bestyrelsen, der vil hjælpe til til Fustage spooling d. 2. maj. Vi skal have fundet ud af hvem, der skal med. kl 15.00 Csfp12@student.aau.dk, kontaktes med deltagelse fra studentersamfundet. Der findes mindst to personer til dette event. Side 3 af 10
5. One pint (ODB) [10 min] Motivation: Chris Petersen Forslag til aftale omkring special øl til barerne Specialaftale om One pint, således Studentersamfundets barer kan begynde at sælge special øl og cider fra andre lande. Bestyrelsen synes det lyder som en god ide såfremt dette ikke er konkurrerende med Carlsbergs produkter. Carlsberg kontaktes af kontaktpersonen, for at undersøge om dette bryder vores aftale. Tages til beslutning på næste møde. 6. Spisning [30 min] Så er der føde. Der tages ikke referat til dette punkt. 7. Godkendelse af Fakultetsrådet v. TekNat s vedtægter (ODB) [15 min] Motivation: Kristoffer Sundmark Fakultetrådets ved TekNat s vedtægter er sendt til godkendelse ved Studentersamfundets bestyrelse. Se bilag. Punkt er streget. Bestyrelsen skal ifølge vedtægterne ikke godkende vedtægter til en gruppe, af dennes karakter. Kontaktpersonen for gruppen kontakter gruppen for at hører om de vil sende vedtægter til sekretariatet. 8. Ansøgning til aktivistpuljen til Vestkystløbet 14 (ODB) [20 min] Denne ansøgning er til det formål at lave et arrangement ved Vestkystløbet 2014 for de studerende og ansatte på AAU Esbjerg. Arrangementet skal foregå d. 1. Juni 2014 og varer hele dagen. Løbet kan læses mere om her: http://www.vestkystlobet.dk/om vestkyst loebet Pengene skal bruges til at opstille en bod med borde, stole og grill, hvor alle tilmeldte fra AAU Esbjerg kan komme forbi og få en pølse, sodavand eller øl. Vi har lavet dette arrangement i flere år, og det er blevet en god tradition hvor de studerende kan tage en dag fri fra eksamens læsning og være aktive. Eller bare komme ned og få en øl eller to og snakke med kammeraterne. Side 4 af 10
Vi tager et symbolsk beløb på 20kr for at deltage i arrangementet uden løb, og 50kr for deltagere der løber. Dette betyder at vi vil have et underskud både på tilmeldingen af løbere der koster 100kr, samt på forbrug af pølser, øl og vand. Det vil derfor være nødvendigt med en underskudsbevilling afhængigt af hvor mange tilmeldinger vi får. De endelige tilmeldingstal vil vi have d. 30. April. Budgettet er vedhæftet, hvori det fremgår hvad pengene skal bruges til, samt hvorfra der ellers er modtaget støtte. Antal tilmeldte er afgørende for det endelige beløb på udgifterne. Se bilag med budget. Det lyder som et godt event. Dog bør der indtænkes gunstige forhold for Studentersamfundets medlemmer. Bestyrelsen vil gerne støtte eventet med en underskudsbevilling på 4100 kr. Mæng tager kontakt Esbjerg omkring de gunstige forhold og løbet generelt. 7. Planlæg medlemsmøde (ODB) [30 min] Vi skal have planlagt medlemsmødet, hvor vi skal fremlægge den strategiske plan for det kommende år og indsupplere bestyrelsen med et medlem mere. Der skal indsuppleres en ekstra person til bestyrelsen, derfor skal der indkaldes til et medlemsmøde, samt skal den strategiske plan fremlægges, så inputs kan komme fra vores medlemmer (se næste punkt). Bestyrelsen vil indkalde til medlemsmøde onsdag den 7. Maj, kl 17.00. Kristoffer Sundmark booker lokale på fib. 15 til den dag. Invitation: Begivenhed på Facebook (Gasberg kontakter kommunikation), Opslag på hjemmeside (Gasberg kontakter kommunikation). I nyhedsmail såfremt dette er muligt. Dagsorden for medlemsmødet: Valg til bestyrelsen Fremlægning af strategisk plan Økonomisk status 8. Den strategiske plan (ODB) [45 min] Studentersamfundets strategiske plan (koblingen mellem arbejdsprogrammet og visionspapirer) skal skrives og gøres klar til præsentation på medlemsmødet. Bl.a.: skal repræsentanter fra SD, barer, grupper indkaldes til et møde, hvor man diskuterer sig frem til en konkret plan, og så gør dette klar til at præsentere på medlemsmødet? Se bilag. Side 5 af 10
Sammenkobling af arbejdsprogram og visioner. Grupper med inputs til den fremadrettede proces indkaldes til et fælles møde. Tsinat og Anders sørger for udarbejdelse af strategisk plan frem til medlemsmødet som tages op til godkendelse på det næste bestyrelsesmøde (30. april) 10. Fri Fadøl (ODB) [5 min] D. 25. april afholder vi fri fadøl vi skal have fundet ud af hvem, der skal stå i døren til dette arrangement. Tsinat tager kontakt til barerne for at reklamere om fri fadøl. Mæng, Sundmark, Anders og Wormslev vil gerne stå i døren på dagen. Koordinering styres internt i gruppen. 11. Printere (ODB) [10 min] Motivation: Johan Sørensen Printeren på bestyrelseskontoret er dyr at printe på, fremsendte dokumenter bør gennemses. Printeren i bestyrelsens kontor er gået i stykker. For at printeren igen kan blive funktionsdygtig skal der skiftes en tromle i denne efter udskiftning af tromlen i printeren, bliver denne sat i lokalet 407, således at Studenterpolitisk Direktion kan bruge denne som supplement til deres egen. Denne printer kan skrottes lige så snart de allerede købte tonere er brugt op. Bestyrelsen investerer i en ny printer (HP X47DW), således at prisen pr. print falder markant. Prisen på den nye printer er 3999, 12. Spørgeskema (ODB) [20 min] Motivation: Christian Wormslev og Kristoffer Mæng Vi har så småt udarbejdet en grov sketch af et spørgeskema. Den skal snakkes igennem så vi får det maksimale ud af den. Der diskuteres hvordan man får mere viden om hvorfor studerende der ikke er medlem af Studentersamfundet ikke er det, dette vil man gerne have ind i spørgeskemaet. Det udviklede vil man sende rundt i Studentersamfundets kanaler, gerne igennem studiesekretærer. Virker dette spørgeskema ikke skal der udvikles et spørgeskema der kan sendes rundt til samtlige Side 6 af 10
studerende. 13. Gigantium aftale med frivillige opsynsfolk (ODB) [15 min] Motivation: Christian Wormslev Vi skal have fundet frivillige til at være i Gigantium de tidspunkter vi har tider. Remedier og andet udstyr som bruges i Gigantium til de baner de studerende har mulighed for at benytte, forsvinder løbende, og der bruges derfor midler på hvert år for at erstatte det som er forsvundet. Der skal derfor findes frivillige der vil sørge for at remedierne skal stilles tilbage. Wormslev arbejder hen imod at finde flere frivillige, som også vil få de goder der er ved at være frivillig i Studentersamfundet. Eksempelvis kunne man arbejde hen imod at de frivillige har en bane reserveret mens de holder vagt. 14. TEDxAAU (OD) [10 min] Motivation: Kristoffer Mæng Der kunne med fordel nedsættes et udvalg til at håndtere dette arrangement. Kristoffer Mæng orienterer omkring TEDxAAU og oplyser omkring det igangværende arbejde. Der arbejdes videre med idéen, og idéen om at oprette et udvalg til at stå for arrangementet bliver ytret. I bestyrelsen er der generel positiv stemning omkring projektet og en dybere forklaring af punktet tages op på næste bestyrelsesmøde (30. april 2014). 15. Online løsning (ODB) [30 min] Motivation: Christian Gasberg Leverandøren har ramt loftet for timer afsat til projektet i denne omgang, men har stadig funktionalitet der ikke er færdiggjort. Bestyrelsen skal derfor beslutte hvorvidt og i hvilket omfang udviklingen af webshoppen skal fortsætte. Arbejdsgruppen, der er nedsat til at arbejde med online løsningen, fremlægger den hidtidige process vedrørende samarbejdet med Navisupport. Navisupport har brugt de første 60 timer, der oprindeligt var blevet afsat til 1. fase og som af Navisupport selv blev estimeret til ikke at skulle tage mere end 60 timer. Disse 60 timer inkluderer dog elementer, som ikke har været 1. prioriteret i den fremsendte kravspecifikation. Bestyrelsen anser det som uheldigt, at Navisupport ikke har arbejdet med de aftalte 1. prioriteter og foreslår at arbejdsgruppen indgår i en dialog med Navisupport om, at man i næste omgang IKKE laver andet end det, der er aftalt jf. kravspecifikationen (altså 1. prioriteterne). Navisupport har angivet, at det maksimalt vil tage 60 timer at færdiggøre arbejdsopgaverne, Side 7 af 10
der er af 1. prioritet. Timerne herudover vil blive dækket af Navisupport hvor løbende ønsker og specialfunktioner faktureres løbende. Arbejdsgruppen korresponderer og indgår i en dialog omkring det kommende arbejdsforløb og udvikling af online løsningen, vil blive gjort færdig, så den er klar til brug ved studiestarten. 16. Nyt fra Studentersamfundet (ODB) [10 min] Bestyrelsen plejer at levere en klumme fra formanden (1500 2000 anslag inkl. mellemrum) og artiklen "Nyt fra Studentersamfundet" (4500 6000 anslag inkl. mellemrum). Derudover leverer den uddannelsespolitiske ordfører også en klumme. Der er ingen fast skribent på "Nyt fra Studentersamfundet", men det er næsten altid en fra bestyrelsen. Anders skriver også Nyt fra Studentersamfundet følgende foreslås til indholdet: Indhold i Nyt fra S et : Siden sidst GF Ny bestyrelse Arrangementer Fri fadøl afholdt d. 25. april og ny d. 30. maj Tøj bazar AAU lan Tour de fredagsbar AAU Jubilæum Ny rektor Per Michael Ny arrangementer i støbeskeen Bredere organisation; spændende tiltag 18. Undersøgelse om geografisk frivillighed (ODB) [10 min] Motivation: Daniel Thiilborg Kære Bestyrelse I forbindelse med studiestart for et lille år siden blev der iværksat en ny metode til at hverve nye frivillige gennem postkort, denne gik alt andet end godt, og derfor har jeg siden da tænkt på hvordan man, fra Studentersamfundets side kunne blive bedre til at hverve nye frivillige. I den forbindelsen åbnede sig en dør på studiet, hvor jeg kunne skrive projekt om netop dette. Jeg laver på dette semester et social geografisk projekt omkring frivillige på Aalborg Universitet, og særlig omkring Studentersamfundet. Det handler særligt omkring at lave en social geografisk analyse at studerende som laver frivilligt arbejde, og i den forbindelse håber jeg at I vil give mig lov til at få sendt Side 8 af 10
et spørgeskema rundt til jeres intern liste. Jeg håber at man ved brug af teori og spørgeundersøgelser kan kommer nærmere ind på hvilken slags personer som laver frivilligt arbejde i Studentersamfundet, og derved i fremtiden gøre det lettere at finde nye frivillige til Studentersamfundet. Her vil der både blive fokuseret på inden for hvilken gren af Studentersamfundet som det frivillige arbejde bliver udført, hvor meget arbejde man lægger i det, hvor man kommer fra socialt, økonomisk og familiemæssigt. Endvidere vil der også blive lagt fokus på hvorfor folk går ind i Studentersamfundet for at lave frivilligt arbejde, om det er for at få et plus på ens CV, for at møde nye mennesker/venner, for at blive udfordret mm. Jeg håber at I fra bestyrelsens side vil støtte op om dette projekt ved at lade mig sende en mail/spørgeskema rundt til jeres frivillige. Hvis det er muligt må I meget gerne tage dette op som punkt på dagens møde, hvor jeg selv vil være tilstede. Bestyrelsen giver accept til at denne undersøgelse bliver lavet. Bestyrelsen vil dog have redaktionel kontrol over undersøgelsen inden den bliver sendt ud blandt studentersamfundets grupper. Eventuelt O Sohn foreslår at alt PR materiale sendes ud til alle barer, grupper etc., så man altid har mulighed for at se det materiale AAU Dåb Wormslev har med Gigantium snakket om hvordan man kunne gøre det til et mere attraktivt arrangement Der foreslås at arrangementet flyttes til oktober, således at de nye studerende er mere trygge ved hinandens selskab. Et andet plus ved at rykke arrangementet er at der ikke vil være en pludselig nedgang i antallet af aktiviteter for de studerende, men derimod en blød afslutning på rusperioden. Punkter til dagsorden Fremadrettet bliver en foreløbig dagsorden sendt ud et par dage før deadline, således at man har tid til at komme med flere punkter inden den endelige dagsorden udkommer Studentersamfundet internt Den kommunikation, der foregår mellem bestyrelsen og grupper/frivillige er meget essentiel i organisationens virke og bør altid gennemtænkes så meget som muligt. De frivillige i organisationen er de vigtigste af alle, og bestyrelsen kan på ingen måde stå alene. Hvis ikke vi har grupper og frivillige, så er der Side 9 af 10
Mødeevaluering Godkendelse af referat heller ikke nogen bestyrelse. Bestyrelsen kan ikke bestemme over hverken frivillige eller grupper men kun fordre det gode samarbejde, og dermed at vi arbejder i den samme retning, da vi har de samme mål. Underskudsbevilling til Vestkystløbet gives på 4100 kr. Printer til kontoret godkendes med et køb på 4500 kr. Side 10 af 10