Interviewundersøgelse - som led i evaluering af centralbibliotekstrukturen 2005 Udført af Kursus- og konsulentafdelingen Danmarks Biblioteksskole
Indholdsfortegnelse Introduktion... 2 Undersøgelsesmetode... 3 Overbygningsopgaver i den nye centralbiblioteks-struktur... 5 Fungerer den ny CB-struktur tilfredsstillende?... 5 Hvordan vurderes kvaliteten af overbygningsydelserne efter at overbygningerne er blevet samlet på færre centralbiblioteker?... 6 Grundydelserne:... 6 Overbygningen på særlige områder?... 7 Fungerer samordningen af opgaverne i de nye betjeningsområder tilfredsstillende? (samarbejdet, mødestrukturen, mv.)... 8 Er der områder hvor samarbejdet kunne udbygges / forbedres?... 8 Hvilken centralbiblioteksstruktur vil der være behov for på længere sigt, når kommunalreformen er gennemført?... 8 Råd og vejledning... 11 Kompetenceudvikling... 13 Forslag til nye nationale indsatsområder...14 Musikoverbygningen... 16 Musik i fast form...16 Bibliotekernes Netmusik...16 Andre områder af overbygningsfunktionen... 18 Kørselsordningen...18 Tekstlicenser...18 Netbibliotekerne...19 BILAG 1... 20 BILAG 2... 21 1
Introduktion Ifølge aftale med Biblioteksstyrelsens politisk rådgivende udvalg PRU, skal der gennemføres en årlig evaluering af centralbiblioteksreformen, som trådte i kraft i 2004 med indgåelse af de første 4-årige kontrakter for perioden 2004-07. Behovet for evaluering af den nugældende struktur er aktualiseret af den vedtagne kommunalreform, der træder i kraft 1. januar 2007. Denne reform giver anledning til at revurdere strukturen inden næste kontraktperiode fra 2008. Formålet med evalueringen er at konstatere om overbygningsfunktionen virker tilfredsstillende, og om der kan identificeres mangler og behov for løbende justering og samtidig påbegynde overvejelser om revurdering af strukturen for den kommende kontraktperiode under den nye kommunale struktur. Alle centralbiblioteker på niveau 1 og 2 gennemfører hvert år en tilfredshedsundersøgelse blandt alle folkebiblioteker i deres virkeområde Det mener vi om Centralbiblioteket via et standardiseret spørgeskema udarbejdet af Biblioteksstyrelsen. I 2004 var undersøgelsen ud over en række generelle spørgsmål suppleret med en række spørgsmål til varetagelsen af de såkaldt nye opgaver (CB-kontraktens kapitel 3), som varetages af en mindre gruppe centralbiblioteker. Danmarks Biblioteksskoles Konsulentafdeling fik af Biblioteksstyrelsen til opgave at kvalificere tilfredshedsundersøgelsens datamateriale med en kvalitativ interviewundersøgelse på en række områder, der kunne være interessante for den aktuelle evaluering samt de fremtidige prioriteringer. Datamaterialet identificerede nedenstående emner, der med fordel kunne drøftes i interviewene. Den samlede kvalitet af overbygningsydelserne? Samordningen i nyt betjeningsområde, samarbejde, mødestruktur, mv. Samarbejde på tværs af de nye betjeningsområder De særlige opgaver for niveau 3 centralbiblioteker. Har de udvalgte ydelser været indsatsen (og pengene) værd? Rådgivning og vejledning fra centralbibliotekerne? Musikoverbygningen organiseringen? Forsyningen? Elektronisk musik/musikkonsortiet: hvordan fungerer det? Kompetenceudvikling i netværk: 4 tovholderbiblioteker i netværk á 4 CB ere hvordan virker organiseringen og opgaveløsningen? 2
Undersøgelsesmetode Interviewundersøgelsen bygger på 13 strukturerede gruppeinterviews (i de fleste tilfælde med 2-4 deltagere pr. bibliotek). Deltagerkredsen var lederen og/eller dennes stedfortræder, en udlånsleder og /eller en musikbibliotekar samt for centralbibliotekernes vedkommende en medarbejder med særlig indsigt i CB-opgaverne. Bibliotekerne, der deltog i interviewundersøgelsen blev udvalgt i samarbejde med Biblioteksstyrelsen (bilag 1). Det blev besluttet, at der skulle indgå 6 centralbiblioteker i undersøgelsen med en spredning på regioner, niveauer og særlige overbygningsopgaver. De øvrige 7 biblioteker var kundebiblioteker, valgt så både større og mindre bibliotekers synspunkter kunne komme til udtryk. Valget af netop de 7 biblioteker, der indgår i undersøgelsen vil kunne kritiseres metodisk. I et amt eller i en region vil det ikke være muligt at pege på et enkelt bibliotek, der objektivt vil kunne siges at være repræsentativt for alle bibliotekers holdninger. Konsulenterne udarbejdede en struktureret interviewguide (bilag 2), som blev fremsendt til deltagerne på forhånd. Alle gruppeinterviews varede ca. 2 timer og blev optaget på bånd til støtte for hukommelsen. Interviewene blev gennemført i perioden april - maj 2005. De udvalgte områder, omfattet af denne undersøgelse tager som nævnt udgangspunkt i en analyse af de indkomne svar på den kvantitative tilfredshedsundersøgelse 2004 og er kvalificeret via den kvalitative interviewundersøgelse med et begrænset antal biblioteker. Den foreliggende rapport gør derfor ikke krav på at være videnskabelig eller være repræsentativ fuldgyldig. Undersøgelsen er gennemført af konsulent Esben Fjord Nielsen og chefkonsulent Gitte Larsen, Danmarks Biblioteksskole. Hovedkonklusioner Det overordnende indtryk er, at den ny CB-struktur fungerer tilfredsstillende På spørgsmålet om den fremtidige centralbiblioteksstruktur, kan man ud fra interviewundersøgelsen konkludere, at antallet af overbygningsbiblioteker vil kunne mindskes, uden at kvaliteten i materialeforsyningen og andre ydelser forringes. Hvis der i den fremtidige struktur fortsat er behov for opbygningsopgaver indenfor særlige områder af typen som niveau 3 bibliotekerne nu varetager, må 3
opgaverne udpeges med en klar faglig begrundelse. Det er desuden vigtigt, at der knyttes nationale forpligtelser til og at der er formuleret klare mål for opgaven. Undersøgelsen giver et klart signal om, at statens fortsatte engagement i folkebibliotekerne bør sikres, men med et fokus væk fra materialeforsyning og fremover mere vendt mod anvendelsen af nye medier og tjenester, elektroniske ressourcer og kompetenceudvikling. Den statslige koordinering af biblioteksudviklingen er nødvendig. Det er vigtigt at der også fremover er bevillinger til særlige strategiske indsatsområder, puljemidler til udviklingsprojekter og fortsat støtte til udvikling af netbibliotekerne som en national tjeneste. Der er blandt de interviewede bred enighed om, at statens fortsatte engagement i udvikling og drift af netbibliotekerne kan udmøntes i form af økonomisk tilskud til koordinering og IT-udvikling samt ved at iværksætte nationale markedsføringskampagner. Den nationale kørselsordning er en stor succes. Mht. de nationale indsatsområder for kompetenceudvikling, er dette noget som alle interviewede støtter op omkring. Disse indsatsområder er statens bidrag til at skubbe udviklingen af fremtidens biblioteker i en bestemt retning og sikrer samtidig en vis form for ligestilling og konsensus blandt landets biblioteker og den lige ret til information. Alle er stort set enige om, at de aktuelle indsatsområder er de rigtige. Der er behov for et nationalt indsatsområde for kompetenceudvikling der bidrager til at styrke en mere effektiv og offensiv formidling og markedsføring af e-ressourcer til brugerne. 4
Overbygningsopgaver i den nye centralbiblioteksstruktur Efter ændringen af CB-strukturen i 2004 varetager 10 centralbiblioteker i dag brede overbygningsydelser. Grundydelserne: Materialeoverbygning, informationstjeneste, rådgivning & vejledning og samordning af opgaverne i deres betjeningsområde. Andre overbygningsydelser: Musik & multimedier i fast form, musik i elektronisk form, elektroniske tekstlicenser, netydelser (Netbiblioteker), koordinering af kompetenceudvikling og kørselsordning. Disse overbygningsydelser varetages på tværs af regionerne af udvalgte centralbiblioteker. Interviewundersøgelsen stillede i den anledning en række uddybende spørgsmål, som er sammenfattet i det følgende. Fungerer den ny CB-struktur tilfredsstillende? Det overordnende indtryk er, at den ny CB-struktur fungerer tilfredsstillende. Nogle områder i landet, f.eks. i Nordjylland, på Fyn og i Storstrøms amter mærkes der ikke de store forandringer i opgaveporteføljen eller i samarbejdet, da der ikke er ændret på CB-områdets bibliotekskreds. Den største forandring for Det Nordjyske Landsbibliotek og Centralbiblioteket i Nykøbing Falster er, at de ikke har ansvaret for musikoverbygningen men indgår som underleverandører til de 4 CB ere med musikoverbygningsopgaver. I Sønderjylland og på Vestsjælland udtrykkes tilfredshed med at have skiftet CB. Det Sønderjyske Landsbibliotek nævner den uheldige opdeling af Sønderjylland i disse år, som dog ikke kunne forudses, da den nye CB-struktur blev vedtaget, men er en konsekvens af lokale aftaler om kommunesammenlægninger og vil finde en mere hensigtsmæssig form efter 2007. De centralbiblioteker, der har fået et større betjeningsområde, f.eks. Roskilde og Gentofte har besøgt alle biblioteker i området, dels for at få et indtryk af hver enkel ny samarbejdspartner og for at drøfte særlige behov, som centralbiblioteket kan understøtte. Også de øvrige, der medvirkede i undersøgelsen kunne rapportere om besøgsrunder til alle biblioteker i deres områder blandt andet fordi der har været udskiftning på lederposterne i centralbibliotekerne og derfor et behov for at etablere gode kontakter gennem personlige besøg. 5
Roskilde Centralbibliotek har gjort en ekstra indsats for at ryste den nye store region sammen ved dels at arrangere studiebesøg i regionens biblioteker for CB-medarbejderne og dels ved at etablere en årlig 2-dages internatkonference, hvor hele CB-regionens medarbejdere har mulighed for at deltage. Hvordan vurderes kvaliteten af overbygningsydelserne efter at overbygningerne er blevet samlet på færre centralbiblioteker? Grundydelserne: Generelt set fungerer overbygningen af materialesamlingerne i fast form tilfredsstillende selvom de nu er fordelt på færre biblioteker. Det påpeges af alle interviewede, at Bibliotek.dk og den nationale kørselsordning har gjort antallet af overbygningssamlinger til et mindre væsentligt spørgsmål og at der i fremtiden sagtens kunne tænkes færre fysiske overbygningssamlinger. Denne vurdering understøttes yderligere af de erfaringer, der allerede nu foreligger fra flere kommuner, der har fælles edb-system (f.eks. edb-samarbejdet mellem 5 kommuner i Sønderborg-området og Fynbib samarbejdet på Fyn). Adgangen til at se beholdning og status for materialer fra flere biblioteker i området i det samme katalogopslag øger udnyttelsen af materialer i det lokale område. Der blev af nogle biblioteker påpeget, at der fortsat vil være behov for CB'ernes materialeoverbygning ikke mindst for at sikre at de nødvendige eksemplarer af materialer, f.eks. til undervisningsbrug, er til rådighed i regionen. Lånevejene i den nye CB-struktur passer derimod ikke i alle tilfælde godt i forhold til fast form musik og lydbøger, hvor lånevejene nu går på tværs af CB-områder og knudepunkterne for den nationale kørselsordning. For de store forstadsbiblioteker i Københavnsområdet spiller CB-overbygningen i Gentofte på de fysiske materialer ikke nogen afgørende rolle, da de på grund af deres størrelse i høj grad er selvforsynende med basismaterialer. Samtidig vil mange brugere med mere krævende materialebehov (f. eks. studerende og voksne under videreuddannelse) naturligt benytte forskningsbibliotekerne i Københavnsområdet. Bibliotek.dk og den nationale kørselsordning betyder i praksis, at lånevejene gradvis ændres. Reglerne om, at lånevejene går via centralbiblioteket til regionens biblioteker, er i opbrud. De større biblioteker oplever et stigende antal låneanmodninger fra regionens andre biblioteker. Begrundelsen for lån på kryds og tværs, der ikke følger de formelle låneveje, er ifølge bibliotekerne, at leveringsvejene er blevet enkle og hurtige. Bestillingen placeres hos det første bibliotek, hvor materialet er hjemme og hvor det samtidig passer bedst i forhold til kørselsordningens køreplan. Centralbibliotekerne leverer dog fortsat langt de fleste interurbanlån. 6
Overbygningen på særlige områder? De særlige overbygningsområder, der blev knyttet til centralbibliotekerne på niveau 3 vurderes af de interviewede til at have spillet en større symbolsk rolle end en reel. Slagelse bibliotek fik udenlandske lydbøger som et særligt overbygningsområde, men er først sent kommet i gang med at anvende bevillingen. Da Slagelse tager betaling for interurbanlån på andre materialer end denne lydbogssamling, indgår biblioteket i dag ikke i de indarbejdede lånevejsmønstre og bibliotekerne husker derfor ikke, at de udenlandske lydbøger kan lånes vederlagsfrit fra Slagelse. Udlånet af lydbøger fra Det Sønderjyske Landsbibliotek er nærmest halveret siden biblioteket mistede sin gamle CB-status. Bevillingen til lydbogsoverbygningen efter strukturændringen betragtes nu som projektmidler. Biblioteket har derfor i 2005 sat en særlig kampagne i gang for at øge lydbogsudlånet så længe den nuværende kontraktperiode løber. Skulle de to særlige lydbogssamlinger have været udnyttet bedre på landsplan, skulle det have være understøttet af visningen af biblioteker i Netpunkt.dk (rækkefølgen), når der blev søgt på lydbøger. Formidling af børnekulturelle kompetencer, som var et særligt overbygningsområde for Viborg Centralbibliotek har givet vis været nyttigt i lokalområdet (konsulenternes antagelse, idet Viborg ikke er blevet interviewet herom). I flg. resultatrapport 2004 fra Viborg CB, har der fundet en række arrangementer sted også udenfor amtet, men i andre regioner vurderes det, at dette initiativ ikke har været formidlet bredt ud. Der peges i visse tilfælde på, at denne funktion varetages mere aktivt af andre biblioteker, der ikke har formidling af børnekulturelle kompetencer som en særlig forpligtelse. Det særlige overbygningsområde Udvikling af lokalhistoriske netværk har overordnet til formål over en 4-årsperiode at styrke folkebibliotekernes deltagelse i udvikling af samarbejder mellem ABM-institutioner. Der har været afholdt workshops og tilbudt projekthjælp til igangsættelse af tværgående lokalehistoriske projekter. Et interessant initiativ, som desværre kun få deltagere i undersøgelsen kendte. Flere centralbiblioteker peger på, at de har et godt samarbejde om udvikling af databaser over lokalhistoriske samlinger (Aalborg og Vejle CB), men at Viborgs bidrag ikke kan karakteriseres som en overbygningsindsats. Hvis der i den fremtidige struktur fortsat er behov for opbygningsopgaver indenfor særlige områder af type, som niveau 3 bibliotekerne nu varetager, må opgaverne udpeges med en klar faglig begrundelse. Det er desuden vigtigt, at der knyttes nationale forpligtelser, og at der formuleres klare mål for opgaven. 7
Fungerer samordningen af opgaverne i de nye betjeningsområder tilfredsstillende? (samarbejdet, mødestrukturen, mv.) Den nye struktur har betydet, at de faglige møder arrangeret af centralbiblioteket har fået flere deltagere i nogle regioner synes det at være for mange (vil løse sig efter 2007). De store biblioteker dominerer møderne. I nogle områder, hvor bibliotekerne har skiftet CB er der en tendens til at de små biblioteker udebliver fra møderne. Om størrelsen af deltagerkredsen er der forskellige synspunkter. I hovedstadsregionen, hvor der er mange store biblioteker, synes udvidelsen af deltagerkredsen fra Frederiksborg Amt med mange små biblioteker ikke at være fagligt berigende. I Sønderjylland, hvor der kun er få store biblioteker, finder man det interessant at der er flere større biblioteker med i kredsen i Vejles CB-område. Det nævnes som en ulempe (for nogle), at de geografiske afstande i forbindelse med deltagelse i møder i de nye større betjeningsområder er blevet længere. Der går for yderkantsområderne nu en hel arbejdsdag mod tidligere en halv i forbindelse med CBarrangementer. Til gengæld giver den større kreds af biblioteker muligheder for at samle interesserede deltagere til flere erfa-grupper (Web, voksenbetjening, børn, etc.). Erfa-grupperne omtales meget positivt fordi, de giver nye muligheder for at mødes på tværs af bibliotekerne mellem alle medarbejdergrupperne. Oprettelse af erfa-grupper for biblioteksadministrative medarbejdere, nævnes som særlig positivt, da denne gruppe ofte har været lidt fagligt isoleret i eget bibliotek. Er der områder hvor samarbejdet kunne udbygges / forbedres? Der udtrykkes ønske om at frontløberne blandt centralbibliotekerne i højere grad end nu bør være trendsættende for udviklingen af nye tiltag til gavn for alle regionens biblioteker - dvs. udviklingsprojekter til gavn for fællesskabet snarere end til profilering af bibliotekerne selv. En aktuel overbygningsopgave kunne være at styrke indsatsen for hjælp og rådgivning til de mindre biblioteker i forbindelse med udformning af ansøgninger om centrale puljemidler, der knytter sig til den forestående strukturreform. Hvilken centralbiblioteksstruktur vil der være behov for på længere sigt, når kommunalreformen er gennemført? Flere nævner indledningsvis, at ordet centralbibliotek snarest bør droppes og erstattes af overbygningsbiblioteker / overbygningsydelser eller tilsvarende. Ordet centralbibliotek 8
har smag af storebror og tilsyn og er hæmmende for ligeværdigt samarbejde i netværk. Et af de små biblioteker udtrykker, at forestillingen om ligeværdighed mellem de store og små biblioteker er illusorisk. Der gives generelt set udtryk for en forståelse for, at den nuværende CB-struktur var en politisk nødvendighed og at den må betragtes som et overgangsfænomen, der med fordel kan revideres i forbindelse med udløbet af de nuværende kontrakter. Alle biblioteker, der indgik i undersøgelsen fik lejlighed til at kommentere et synspunkt i den aktuelle bibliotekspolitiske debat, der giver udtryk for, at centralbibliotekerne har udspillet deres rolle og kan nedlægges ud fra begrundelsen om, at kommunalreformen vil skabe bæredygtige kommuner. Ingen kunne tilslutte sig dette synspunkt, men påpegede, at der fortsat er behov for materialeoverbygninger, for viden på specialistniveau, for koordinering af kørselsordningen, for at nogen har førertrøjen på i forhold til udviklingsprojekter til gavn for fællesskabet og for sikring af fortsat regional kompetenceudvikling. Det vurderes, at antallet i en fremtidig struktur nok naturligt kunne tilpasses de 5 nye regioner måske med et ekstra overbygningsbibliotek, der tager sig af koordineringen af opgaverne i København og Frederiksberg. De nuværende forskellige niveauer (1 og 2) ønskes ikke opretholdt i en struktur med færre overbygningsinstitutioner. Set fra kundebibliotekernes side, er det ikke afgørende om alle overbygningsopgaver placeres hos et centralbibliotek. Ballerup bibliotek peger på, at de eksempelvis godt kunne fungere som overbygning for sprogstimulerende materialer eller for tegneserier, hvis der fulgte en projektbevilling med til opgaven. Omkring håndtering af overbygningsopgaver i forbindelse med indvandrerbetjening foreslås det, at Indvandrerbiblioteket flyttes ud fra Statsbiblioteket og tættere på brugerne. Opgaven foreslås delegeret til et mindre antal biblioteker, der har stor erfaring med indvandrerbetjening og som har behov for overbygningssamlinger, der kan supplere dem, de allerede har og hvor mange brugerne vil have direkte adgang til materialerne. Til gengæld peges der på, at Statsbiblioteket kunne overtage en ledende og koordinerende rolle i IT-udviklingen mellem folke- og forskningsbiblioteker ( det sømløse bibliotek, personalisering, mit bibliotek, etc.) På spørgsmålet om den fremtidige centralbiblioteksstruktur, kan man ud fra interviewundersøgelsen konkludere, at antallet af overbygningsbiblioteker vil kunne mindskes, uden at kvaliteten i materialeforsyningen og andre ydelser forringes. 9
Undersøgelsen giver samtidig et klart signal om, at statens fortsatte engagement i folkebibliotekerne bør sikres, men med et fokus væk fra materialeforsyning og vendes imod anvendelsen af nye medier og tjenester, elektroniske ressourcer og kompetenceudvikling. National koordinering og bevillinger til særlige strategiske indsatsområder, puljemidler til udviklingsprojekter og til fortsat støtte til udvikling af netbibliotekerne er ønskelig og en nødvendig forudsætning for at folkebibliotekerne også fremover kan give et ensartet og professionelt tilbud til borgere over hele landet. 10
Råd og vejledning I CB-kontrakterne er råd og vejledning en særskilt del, der opdeles i 3 hovedgrupper. Råd og vejledning i biblioteksfaglige spørgsmål, i IT-spørgsmål og endelig i spørgsmål vedrørende projekter m.v. Hvis man gennemgår resultaterne fra tilfredshedsundersøgelserne, er det påfaldende, hvor mange biblioteker, der har svaret, at de ikke bruger denne ydelse. I interviewrunden fremkom der mange forklaringer på dette. En af hovedforklaringerne er forskellen mellem den formelle og strukturerede tilgang Biblioteksstyrelsen og CB erne har, når de skal evaluere en sådan ydelse i en tilfredshedsundersøgelse, og så kundebibliotekernes mere uformelle måde at tolke rådgivning og vejledning på. Denne divergerende opfattelse giver sig udtryk i, at CB erne i høj grad mener, at de yder denne service og at den benyttes flittigt af deres kundebiblioteker, og at kundebibliotekerne har svært ved at gennemskue, hvornår der er tale om rådgivning og vejledning fra CB ernes side, og hvornår der er tale om rådgivning fra anden side. Kundebibliotekerne giver udtryk for, at de i høj grad opfatter råd og vejledning, som noget der foregår som videndeling i netværk og ikke nødvendigvis, som en særlig ydelse, man får af sit CB. Mange giver udtryk for at de forskellige ERFA-grupper, der er nedsat i specialemner rundt omkring i CB-områderne er fagligt interessante og mener, at det er sådanne initiativer, der skal prioriteres. CB erne oplyser, at de bruger CB-møderne til at orientere om nye tendenser, lovstof, regler eller andet, der har relevans for deres kunder. CB ernes oplever selv, at de tager aktivt ansvar for, at de politiske emner kommer på dagsordenen og formidles i deres CB-områder. Kundebibliotekerne mener, at det fortsat bør være en CB-forpligtigelse at følge med i udviklingen og opdyrke specialistviden og at formidle denne overfor deres kunder. Blandt de emner, der nævnes som specialområder er hjemmesidedesign, copyright, licenser, teknisk service, ledelse, projektansøgninger m.v. Denne forpligtigelse skal som udgangspunkt ligge hos CB erne, men kunne i visse specialtilfælde godt uddelegeres til andre biblioteker, der lå inde med en sådan viden. Den manglende gennemskuelighed i forhold til råd og vejledning skyldes ofte, at de opstillede områder i tilfredshedsundersøgelser biblioteksfaglige spørgsmål, spørgsmål indenfor IT og spørgsmål om projekter er bredt formuleret. Derfor kan det være svært at gennemskue, hvad de enkelte emner dækker og ikke dækker. Indenfor IT-spørgsmål, var 11
der f.eks. forskellige opfattelser af, om råd og vejledning i spørgsmål om bibliotekssystem til vejledning og vejledning i hjemmesidedesign lå indenfor CB-forpligtigelsen. Konklusionen på dette område er, at der gives råd og vejledning i stort omfang og at CB erne bruger ressourcer på dette område. Problemet er, at det er svært at dokumentere råd og vejledning. I hverdagens arbejdssituationer, tænkes der ikke over, om det spørgsmål eller problem, der skal løses, er et rådgivningsspørgsmål fra CB et eller noget, man får løst ved at spørge en kollega uformelt i netværkssammenhæng. Derfor kunne det evt. være relevant, når man skal måle tilfredsheden i en tilfredshedsundersøgelse at fokusere på de specielle fora for vejledning og rådgivning, der findes (som f.eks. ERFA-grupper eller CB-møder) og de emner, der efterspørges viden om og samtidig opfordrer til, at CB erne tilpasser deres undersøgelser til deres regionale indsatsområder. Måske vil det være hensigtsmæssigt at kalde overskriften for dialog og netværk i stedet for råd og vejledning. Dialogen og netværkene bør styres via CB erne, der koordinerer, samordner og arrangerer møderne og sørger for at de rigtige kompetencefunktioner kan orientere de andre om nye eller specielle emner. 12
Kompetenceudvikling Koordinering af kompetenceudvikling er en CB-overbygningsydelse, der dels varetages af CB erne selv, men også varetages af 4 netværkskoordinatorer (i Vejle, Århus, Roskilde og Gentofte) på vegne af de 4 netværksområder, som folkebibliotekerne er inddelt i mht. fælles kompetenceudvikling. I spørgeskemaerne til tilfredshedsundersøgelsen, ser det ud som om, at mange biblioteker svarer bruger ikke denne ydelse og derfor er dette et af emnerne for denne interviewundersøgelse. Der er mange forskelligartede meninger omkring varetagelse af kompeteceudvikling i CBregi. De fleste udtrykker generel tilfredshed med tilbudene, men efterlyser samtidig en bedre gennemskuelighed i tilbudene. Mange giver udtryk for, at det er svært at skelne imellem hvilke tilbud, der kommer fra CB erne og hvilke, der kommer fra netværkskoordinatorerne. Flere af CB erne giver udtryk for, at de mangler koordinering med deres netværkskoordinator, hvilket sommetider resulterer i, at der udbydes kurser, der er i konkurrence med hinanden. Desuden savner specielt CB erne at få indflydelse på de kursustilbud som netværkskoordinatorerne tilbyder, og synes ikke, at de tages med på råd. Dette gør sig dog kun gældende i visse af netværksområderne. Blandt kundebibliotekerne bemærkes det, at det store udbud af kurser godt kan virke overvældende. Der er ofte store forskelle mellem store og små bibliotekers niveau og forventninger til kurserne, og derfor et stort behov for ordentlig deklarering af kurserne mht. niveau, forventninger m.v. Der var dog en forhåbning om, at denne niveauforskel ville blive udjævnet i forbindelse med de nye større kommuner, og at dette også kan give de mindre biblioteker mulighed for at deltage mere aktivt i kursustilbudene. Når det gælder de nationale indsatsområder, er der bred enighed blandt de interviewede biblioteker om, at det statslige engagement på dette område er vigtigt. Det er vigtigt, at staten er med til at stimulere en udvikling gennem disse indsatsområder, og alle er stort set enige om, at de nuværende emner (2004-2005) er de rigtige. Mange mener, at nogle af indsatsområderne med fordel kan vare mere end 1 år, så der er mulighed for at tilrettelægge de rette tilbud og arbejde lidt mere i dybden. Herved kan tilbudene bredes bedre ud, og der vil være mere tid til at de bundfælder sig og bliver implementeret i bibliotekernes tilbud. Dette kunne f.eks. være tilfældet med indsatsområdet om læringsrum for informationskompetence. Formålet med dette område er at der sker et skifte fra en traditionel bibliotekarrolle hen imod en 13
konsulentrolle, der meget vel kan være fremtiden, som en interviewperson udtrykte det. Forslag til nye nationale indsatsområder De interviewede biblioteker kom - som det vil fremgå af nedenstående - med mange forslag og ideer til, hvad der kunne blive nationale indsatsområder for kompetenceudvikling, f.eks. i 2006, hvis de kunne have indflydelse på valget: Vedr. strukturreformen: Strukturreformen: Forskellige tiltag, der støtter op lokalt omkring forberedelse af fusionsprocessen. Hvad betyder det at blive lagt sammen? - omstillingsparathed motivation fusion af forskellige organisationskulturer Vedr. formidling og markedsføring Formidling og markedsføring af licensbelagte materialer i det hybride bibliotek Fra materialesamling til adgang - nye formidlingskompetencer Profilering af bibliotekernes image Netborgeren - udvikling af borgerbetjening set i lyset af de nye større kommuner Vedr. IT-udvikling Integrerede brugerrettigheder mellem folke- og forskningsbiblioteker ( det sømløse bibliotek ) Fortsat udvikling af mit bibliotek, kollaborativ filtrering Vedr. biblioteksudvikling Udvikling af tidssvarende bibliotekstilbud til børn Redefinere bibliotekets rolle som folkeoplysningsagent (Fortsat) udvikling af informationskompetencer (opgaven er endnu ikke forankret i de små biblioteker) Bibliotekets rolle i integrationsindsatsen Tværgående Vælg nogle indsatsområder, der går på tværs mellem folke- og forskningsbiblioteker Alt i alt kan man udfra interviewene konkludere, at der både er fordele og ulemper forbundet med den nuværende organisering af kompetenceudviklingsydelsen i nogle netværkskoordinerende biblioteker og så CB erne selv. Mange giver udtryk for, at der er behov for bedre koordinering og mere samordning mellem de forskellige aktører, så man undgår, at den samme type kurser udbydes i forskellige regi, og at der i det hele taget er en bedre sammenhæng mellem kursustilbudene. 14
Der kunne måske laves en arbejdsdeling, hvor de 4 netværkskoordinatorer fokuserede på kurser indenfor de statslige indsatsområder, mens CB erne tog sig af regionalt tilpassede færdighedskurser, der søgte at ramme et fælles fagligt niveau. Specielt nogle af kundebibliotekerne giver udtryk for, at en sådan regional tilpasning er hensigtsmæssig i forhold til deres behov. Der er forskellige holdninger til, hvor meget indflydelse det enkelte bibliotek skal have på planlægningen af kursusudbudet. Nogle mener, at det er vigtigt at lytte til bibliotekernes ønske, mens andre trygt overlader det til CB er eller netværkskoordinatorerne. Her kunne man måske også forestille sig en model, hvor de 4 netværkskoordinatorernes planlægning af aktiviteter handler om mere overordnede emner og finder sted i et samarbejde mellem dem, mens CB er i højere grad udvikler nye metoder til at inddrage deres lokale biblioteker aktivt i planlægningen af kursustilbud. Fordelene ved organiseringen i netværk, er den synergieffekt og videndeling, der kan opstå i processen med at finde og udvikle fælles kurser. Mange giver udtryk for, at det er givende at indgå i en sådan netværksstruktur, da det giver en øget fælles forståelse og dermed i sidste ende, nogle bedre kurser. Mht. de nationale indsatsområder for kompetenceudvikling, er det tydeligt, at dette er noget som alle støtter op omkring. Indsatsområderne er statens bidrag til at skubbe udviklingen af fremtidens biblioteker i en bestemt retning og sikrer samtidig en vis form for ligestilling og konsensus blandt landets biblioteker, der sikrer den lige ret til information. 15
Musikoverbygningen Musikoverbygningen under den nye CB-struktur, er et af den områder, der har undergået den største forandring i forhold til den tidligere struktur. Det er nu 4 overbygningsbiblioteker (MOB), der varetager musik i fast form sammen med en række underleverandører (MUL), mens Bibliotekernes Netmusik varetages af et konsortium med CB erne Herning, Århus, Odense, København, Frederiksberg og Gentofte, Statsbiblioteket, Biblioteksstyrelsen og Phonofile. Musik i fast form Ifølge de interviewede biblioteker fungerer denne nye struktur ikke optimalt, og der er nogen forvirring omkring opgavefordelingen. Mange mener, at MOB erne ikke har været gode nok til informere og synliggøre den øgede materialebestand, som de har fået tilskud til. Derudover er der noget, der tyder på, at det man svarer på i tilfredshedsundersøgelses spørgeskemaerne ofte handler om tilfredshed med musikforsyningen fra ens eget lokale CB, og ikke nødvendigvis de 4 MOB er. En anden tendens, der gør sig gældende i interviewene, er, at man ligesom på det øvrige materialeområde ofte ikke følger de formelle låneveje, men i høj grad bestiller materialerne, der hvor de er hjemme og hurtigst kan skaffes. Der er usikkerhed omkring hvilke typer af opgaver, som overbygningsbibliotekerne i forhold til kontrakterne forpligtes til at løse. Gælder det kun på materialeoverbygningen, eller har de også vejledende opgaver i spørgsmål om f.eks. karenstid og copyright m.v., undervisning og markedsføring? Nogen så hellere, at man opløste lånervejene mellem MOB er og MUL er, og lod materialerne cirkulere frit til gavn for bibliotekerne. Bibliotekernes Netmusik Når det gælder Bibliotekernes Netmusik, er der stor frustration over, at denne nye og banebrydende service ikke fungerer efter hensigten. Brugerne har i starten svigtet og bibliotekerne har derfor købt licenser til mange flere downloads end de har kunnet benytte, hvilket er både dyrt og ærgerligt. De selvkritiske påpegede dog, at de måske heller ikke selv er tilstrækkelig offensive i markedsføringen af den nye tjeneste. Desuden nævner mange at information fra konsortiet har været stærkt mangelfuld. I interviewundersøgelsen blev der givet flere bud på årsagen. Der blev f.eks. peget på, at der er en uklar rollefordeling internt i konsortiet - ingen konsortieleder, ingen officiel talsmand samt interne magtkampe og sidedagsordener, som dels gør det svært at 16
gennemskue konsortiets organisering, og dels medfører en form for ansvarsforflygtigelse blandt konsortiets medlemmer. Der angives en lang række grunde til, at Bibliotekernes Netmusik ikke er blevet den ventede succes, når det gælder udlån. De er angivet nedenfor: Tekniske grunde: Manglende mulighed for at downloade til personlig MP3-afspiller Manglende mulighed for at downloade hele albums af gangen Mangelfuldt udvalg af titler Inkonsistente katalogiseringer, der medfører at søgning efter f.eks. enkeltnumre giver uensartede resultater For kort lånetid Organisatoriske grunde: Mangelfulde informationer fra konsortiet Indkøb af for mange downloads i forhold til efterspørgsel Manglende markedsføring (interviewene foregik inden seneste tiltag fra konsortiet) Dårlig formidling af servicen overfor lånerne Behov for holdningsændring på bibliotekerne, når det gælder ikke-fysisk materiale Samarbejde med kommercielle interesser Copyright-problematik Såvel etableringen af den nye musikoverbygning som starten på Bibliotekernes Netmusik har haft indkøringsvanskeligheder. Ovenfor er nævnt forskellige grunde, men en anden grund er utvivlsomt også, at opspiltningen af musikoverbygningen har skabt en del utilfredshed blandt nogle af de biblioteker, der har mistet den del af deres CB-forpligtigelser, og at der generelt i sektoren stilles høje faglige krav til kvaliteten af materialer og produkter. Der er givetvis behov for løbende justeringer bl.a. indenfor den interne organisering mellem MOB er og MUL er, såvel som indenfor synliggørelse og formidling af materialerne overfor bibliotekerne og indenfor vejledning og kompetenceudvikling. Men der er også noget, der tyder på, at en sådan ny konstruktion kræver tid før den kan fungere efter hensigten, og at den nye musikoverbygning på det felt stadig er i en implementeringsfase. Måske kunne organiseringen af musikoverbygningen gøres mere gennemskuelig, hvis man slog forpligtigelsen af musik i fast form og forpligtigelsen af musik i digital form (herunder Bibliotekernes Netmusik) sammen, så det var de samme biblioteker, der samlet havde opgaven, og hermed bedre kunne varetage alle aspekterne af overbygningsforpligtigelsen, herunder materialeforsyning, vejledning og udvikling. 17
Andre områder af overbygningsfunktionen Kørselsordningen Alle deltagere i undersøgelse udtrykte stor tilfredshed med den nationale kørselsordning. Der blev udtrykt ønske om, at det ville være endnu en forbedring, hvis kørselsordningen også fungerede lørdage. Endvidere kunne bibliotekerne godt ønske sig, at det var muligt (mod betaling) ad hoc at kunne benytte bilen til transport af andre forsendelser (plakatrør, brochurer, mv.) til biblioteker på kørselsruten. Tekstlicenser Gentofte Centralbibliotek, Roskilde Bibliotek og Århus Kommunes Biblioteker har i 2004 og 2005 forpligtelsen til at sikre adgang til tekstlicenser for folkebiblioteker i Danmark til videreformidling til brugerne. Der samarbejdes med DEFF om licensforhandlinger og formidling sker bl.a. via www.licensguide.dk Der udtrykkes stor tilfredshed med licensgruppens løsning af opgaverne. Der er ros til, at opgaven på den ene side er delegeret til en lille gruppe, så alle biblioteker ikke selv behøver at opbygge ekspertise i licensindkøb. Samtidig inddrages alle centralbiblioteker i licensmøder til drøftelse af, hvilke nye licenser, der er behov for. I tilfredshedsundersøgelsen var der et meget stort antal biblioteker, der meddeler, at de ikke anvender tekstlicenser, så her ligger der fortsat en stor formidlingsopgave fra CBside. Baser som f.eks. INFOMEDIA, der giver adgang til alle danske aviser burde være tilgængelig fra alle biblioteker. Når interessen for at tilbyde lånerne adgang til licensbelagte elektroniske materialer er behersket i mange biblioteker, kan det skyldes traditioner og større fortrolighed med trykte medier samt at det for mange er svært at indarbejde nye arbejdsvaner. For at kunne udnytte elektroniske materialer optimalt, kræver det fortrolighed med deres indhold og søgefaciliteter. Den største udfordring efter manges vurdering - er at få opbygget nye kompetencer til at formidle og markedsføre materialer i elektronisk form. 18
Netbibliotekerne Der var generel enighed om, at netbibliotekerne er kommet for at blive og at ejerskabet for den fortsatte udvikling og drift skal ligge hos bibliotekerne. Ejerkredsen / konsortierne og bestyrelserne for de forskellige nettjenester er forskelligt sammensat af historiske, ressourcemæssige og praktiske grunde. Mange gav udtryk for, at udvikling og drift af netbibliotekerne for de medvirkende biblioteker og medarbejdere har været et fagligt løft. Der er således i dag en attraktiv opgave for en biblioteksmedarbejder at deltage med vagter i Biblioteksvagten eller at være bidragyder til f.eks. DotBot eller Litteratursiden. Denne type opgaver vurderes som kompetenceudviklende - og ikke mindst giver de faglige diskussioner med kolleger på tværs af landet ved projektmøder ny faglig inspiration. Der er blandt de interviewede bred enighed om, at statens fortsatte engagement i udvikling og drift af netbibliotekerne er ønskelig. Det anbefales, at det statslige bidrag ydes i form af økonomisk tilskud til koordinering og IT-udvikling samt til at iværksætte nationale markedsføringskampagner. 19
BILAG 1 Liste over biblioteker, der medvirkede i interviewundersøgelsen Interviewdato Bibliotek 26/4 Nykøbing Falster Centralbibliotek 27/4 Roskilde Bibliotek 27/4 Holbæk Bibliotek 29/4 Ballerup Bibliotek 2/5 Årslev Bibliotek 3/5 Vordingborg Bibliotek 9/5 Det Sønderjyske Landsbibliotek, Aabenraa 9/5 Sønderborg Bibliotek 11/5 Det Nordjyske Landsbibliotek, Aalborg 11/5 Hobro Bibliotek 11/5 Hinnerup Bibliotek 13/5 Odense Centralbibliotek 17/5 Gentofte Bibliotek 20
Interviewundersøgelse som led i evaluering af centralbiblioteksstrukturen 2005. Interviewguide: BILAG 2 Del A - Centralbiblioteksstrukturen og overbygningsydelserne generelt 10 centralbiblioteker varetager i dag brede overbygningsydelser. Grundydelserne: Materialeoverbygning, informationstjeneste, rådgivning & vejledning, samordning af opgaverne i deres betjeningsområde: Andre overbygningsydelser: Musik & multimedier i fast form, musik i elektronisk form, elektroniske tekstlicenser, netydelser (Netbiblioteker), koordinering af kompetenceudvikling, kørselsordning. Disse overbygningsydelser varetages på tværs af regionerne af udvalgte centralbiblioteker. Spørgsmål: Fungerer denne nye CB-struktur tilfredsstillende? Hvordan vurderer I kvaliteten af overbygningsydelserne efter at overbygningen er blevet samlet på færre centralbiblioteker? Fungerer samordningen af opgaverne i Jeres nye betjeningsområde tilfredsstillende? (samarbejdet, mødestrukturen, mv.) Fungerer samarbejdet på tværs af de nye betjeningsområder tilfredsstillende? Er der områder hvor samarbejdet kunne udbygges/forbedres? Hvilken centralbiblioteksstruktur vil der være behov for på længere sigt, når kommunalreformen er gennemført? 6 centralbiblioteker (niveau3) varetager en i dag overbygning på særlige udvalgte områder (lydbøger på andre sprog end dansk, lokalhistoriske netværk, formidling af børnekulturelle kompetencer, etc.) Spørgsmål: Bliver disse særlige overbygningsomåder benyttet udenfor det pågældende CBområde? Er der også i fremtiden behov for særlige CB-bevillinger til denne type overbygningsopgaver? Del B - Overbygningsydelsen Rådgivning & Vejledning En af grundydelserne i CB-overbygningen er rådgivning og vejledning i biblioteksfaglige spørgsmål, IT-spørgsmål og Forsøgs- og udviklingsprojekter. Spørgsmål: CB-Tilfredshedsundersøgelsen 2004 viser, at der generelt set er tilfredshed med disse ydelser, men at er påfaldende mange biblioteker, der for hver af de specificerede rådgivnings- & vejledningsområder svarer Bruger ikke denne ydelse. Har I et bud på hvorfor? 21
Del C - Overbygningsydelsen Kompetenceudvikling Koordinering af kompetenceudvikling er en af CB-overbygningsydelserne. En del af dette arbejde er udlagt til en netværkskoordinator på hhv. Roskilde, Vejle, Gentofte og Århus Biblioteker. Spørgsmål: Hvordan er I tilfredse med den nye netværkskoordinering af kompetenceudviklingen? Hvordan afdækkes og prioriteres behovene for kompetenceudviklingsinitiativer i den nye cb-struktur? I 2004 var der udpeget 3 nationale indsatsområder for kompetenceudvikling: a) Phonofile/Musikformidling fra Nettet b) Biblioteket som læringsrum for informationskompetence. c) Videreudvikling af projektlederkompetencerne, herunder opkvalificering af de uddannede projektledere. Spørgsmål: Var indsatsområderne for 2004 de rette i forhold til udviklingsbehovene? Hvad mener I om at der årligt i samarbejde med BS udpeges nationale indsatsområder for kompetenceudvikling i de 4 Netværk? Del D - Musikoverbygningen Musikoverbygningen generelt Generelt viser CB-tilfredshedsundersøgelsen 2004 tilfredshed med musikoverbygningen. Dette gælder såvel udbuddet som leveringstiderne. Spørgsmål: Hvordan fungerer strukturen for musik i fast form? Hvilke perspektiver ser I for den fortsatte udvikling af musikoverbygningen? Hvordan bør ressourcefordelingen mellem musik i fast form og musik i elektronisk form være i fremtiden? Om Bibliotekernes Netmusik Ifølge CB-tilfredshedsundersøgelsen 2004 ser det ud til, at en stor del af bibliotekerne i nogle områder af landet ikke deltager i Bibliotekernes Netmusik og som konsekvens heraf heller ikke har en mening om alle de spørgsmål, der knytter sig til tilfredshedsgraden om overbygningen af musik i elektronisk form. Spørgsmål: Hvilke tiltag kunne man iværksætte for at få flere biblioteker/brugere til at bruge Bibliotekernes Netmusik? I hvilken grad er I klædt på - såvel fagligt som teknisk - til formidling af elektroniske musiklicenser, herunder Bibliotekernes Netmusik? 22
Om organisering af musik i elektronisk form Den nye centralbiblioteksreform har betydet en ny måde at organisere tilbudene til formidling af musik i elektronisk form. Spørgsmål: Hvordan fungerer overbygningen for musik i elektronisk form, herunder Bibliotekernes Netmusik og fungerer informationsniveauet mellem konsortiet og bibliotekerne tilfredsstillende? Del E - Andre områder af overbygningsfunktionen Kommentarer til andre områder Har I andre punkter omkring den nye CB-struktur, som I vil kommentere på? Det kunne være: o Kørselsordning o Tekstlicenser o Netbibliotekerne Spørgsmålene i denne interviewguide er tænkt som en struktur for gruppeinterviewet og som en forberedelsespapir. Andre emner af relevans for den denne evaluering kan naturligvis tages op undervejs. Beregn ca. 1½-2 timer til interviewet Gitte Larsen og Esben Nielsen Danmarks Biblioteksskole april 2005 23