Til stede: Jette, Najah, Liselotte, Anna. Afbud: Susanne. 1. Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde den 10. juni 2013. Godkendt med en enkelt rettelse til punktet vedr. tyveri og værkstøjsskuret; Det er ikke Jette, men Susanne der skulle henvende sig til Kåre Andresen. 2. Planlægning af møder i efteråret: a. Årsgennemgang den 3. september kl. 13.30. Skal vi bede om en anden dato? Vi foreslår i stedet tirsdag den 24. september klokken 16.00. Anna skriver dette til Kåre og Steen. b. Dato for afdelingsmødet i efteråret. Onsdag den 6. november klokken 19.00. Liselotte forespørger Hanne Borg, om vi kan leje lokalet. Anna forespørger Kabel T.v. udvalget om de har forslag til en beslutning der skal op dér. c. Datoer for bestyrelsesmøder: I: Mandag 2. september kl. 18.45. Dagsorden er årsgennemgang. II: Mandag d. 30. september kl. 18.45. Dagsorden: Indkaldelse til beboermødet den 6. november. III: Onsdag den 23. oktober kl. 18.45. Dagsorden: indkomne forslag og beretning for det sidste halve år. d. Dato for bestyrelsesudflugt. Den 25. oktober om aftenen. e. Hvem deltager i formandsmødet den 26. august, i stedet for Anna, der ikke kan deltage? Ingen kunne. Måske kan Susanne? f. Opfølgning på spørgeskemaer, og information til beboere her om. Opslagets ordlyd blev ændret lidt. Det sættes op i alle opgange og vaskeriet. Anna skriver til Kåre at vi gerne vil bede om uddybning af LBF udtalelse om at Afdeling 117 kan låne penge af Vibo, således at renovering kan gennemføres uden huslejestigninger, for beboerne.
g. Dagsorden i øvrigt: 4.1. Hvad skal vi have på af emner til årsgennemgangen? De samme som sidste og forrige år? (d.v.s. opfølgning på de to sidste års beslutninger) Eller flere? Det besluttes på bestyrelsesmødet den 2. september. 4.2. Afdeling 187 har henvendt sig vedr. hvorledes man må bruge p gæstekort, Til terrænnet. De mener, at man kun kan bruge et 2 dages gæstekort. Ikke flere dage. Anna skriver til afdeling 187, at vi synes det er i orden at man kan være gæsteparkeret i mere end 2 dage. Har man for eksempel familiebesøg i mere end 2 dage, har man jo brug for det. I sådanne tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at der kan lægges flere gæste p biletter i forruden. 4.3. Kommunikation med Steen efter hvert bestyrelsesmøde: Vi blev enige om, at vi hver især kommunikerer med ham, for hvert vort ansvarsområde. Den nye bestyrelse der tiltræder efter beboermødet 6. november, må finde ud af hvordan de vil kommunikere med ham. 4.4. Regning på lamper til terræn. Vi har 12. juni 2013 modtaget kopi af faktura på hvad afdeling 117 skal betale. Det fremgår, at vi i afdeling 117 skal betale 287.015,00 kr. inkl. Moms for lamper samt gravearbejde samt 5.375,00 kr. inkl. Moms for etablering af lampe ved lågen. Det oprindelige tilbud lød på 587.015,00 kr. inkl. Moms for både afdeling 187 og afd. 117. Hvem vil regne efter / følge op på, hvorfor vi skal betale så høj en pris, når vi netop ikke har haft ekstra gravearbejde og i øvrigt billige lamper? Jette skriver til Kåre og klager over, at vi skal betale 27.000,00 kr. mere for lamperne end vi har budgetteret og udregnet at vi skulle betale (d.v.s. 250.000 kr. i alt). Det kan ikke passe, idet Espensen og søn ikke betaler normal prisen for lamperne (som er 174.000 kr.), som er den pris man betaler som almindelig køber. Gravearbejdet er også alt for højt. Her sluttede mødet, grundet det sene tidspunkt. Resten af dagsordenen udsættes til næste møde.
Opfølgning fra sidste møde 12. juni: a. Betaling for ny belægning på P pladsen ud for Vodroffsvej nr. 8 12 Svar fra KA Vibo? V. Anna. b. Rengøring af opgange. v. Jette. c. Vedr. EMO rapport. Svar fra KA Vibo? V. d. Spørgsmål til afklaring +opgaver til løsning for ejendommens personale inden feriesæsonen: Lamper i gården: Henvendelse fra afdeling 187 om ændring. V. Anna. Timer indstillet forkert. V. Susanne. Hvad var problemet med den lampe, der var blevet udsat for hærværk? V. Susanne. Nyopsat skilt på lågen ved Niels Ebbesens Vej: Cykling forbudt: v. liselotte. Susanne, Najha og Jytte undersøger hvor mange skilte der skal købes, hvilken størrelse de skal have og hvor de skal stå. De bestiller skiltene og opsætning hos Steen. Legepladsen: Susanne skriver til Steen og beder om at han udbedrer problemet.
Steens brikker i hoveddørene: v. Jette. Vejledning til vaskeriets maskiner: Susanne beder Steen om en kopi af manualerne for at laminere dem og sætte dem op i vaskeriet. Tyveri fra maskin og værktøjsskuret Susanne skriver til Kåre Andresen. Dårlig lugt =stank fra kælderen langs Niels Ebbesens Vej: Susanne skriver til Kåre Andresen. 1 maj blev der ikke holdt åbent i ejendomskontoret. Det er okay, men det blev ikke meldt ud til beboerne. Jette Årsgennemgang: Jette tjekker op på hvad der ikke er blevet gjort, og rykker Kåre for hvornår disse ting bliver gjort. Graffiti på det gråbrune hus på Vodroffsvej (ca. ud for nr. 27 29) Jette Nøglefri adgangskontrol for kommunens plejepersonale, via mobiltelefon (= For de ansatte. Det gælder ikke beboerne, som stadigt blot anvender egne nøgler). Kan dette godkendes? Ja. Anna skriver det dette til kommunen.
Maling af liggehallen ind imod beboerne der bor på Vodroffsvej 31 st.tv. v. Susanne snakker med børnehaven om, at væggen skal males lyse. Steen oplyser, at der stadigt er for mange cigaretskodder, på trods af de opsatte askebægre. Flere steder ligger de lige foran askebægret. Skal vi henvende os til børnehaven og bede dem oplyse forældre om askebægrene? Susanne snakker med børnehaven. Mangel på informationsniveau: Anna skriver til Steen og Kåre. Jette og Najha tjekker hvilke åbningstider andre boligselskaber har og skriver til Kåre om åbningstider og service alternativer, i stedet for kun at have åbent 8 9. Anna rykker ejendomskontoret for rengøring af vinduer. 1. Orientering fra bestyrelsens medlemmer. 2. Postlisten/indkomne sager. a. En beboer har henvendt sig vedr. statstilskud til energirenoveringer. Anna informerer. b. Afdeling 187 har vedtaget, at de fremover gerne vil leje deres beboerlokale ud til afdeling 117 s beboere. Er man interesseret i at leje, henvender man sig til afdeling 187. Opslag?? 3. Opfølgning på de prioriterede sager. 4. Er der sager der skal på listen over sager til senere behandling? 5. Eventuelt. Næste bestyrelsesmøde er den 2. september 2013, kl. 18.45 Referent - Anna