Personalehåndbogens abc HR-værktøjer
Indholdsfortegnelse Indledning - Formålet med en personalehåndbog... 3 - Hvad er en personalepolitik?... 3 Fase 1: Indledende overvejelser... 4 - Formål og målgruppe... 4 - Indhold og omfang... 4 - Inspirationsliste til indhold... 5 - Ansvarlig... 5 - Form og medie... 6 - Tjekliste til fase 1... 6 Fase 2: Udarbejdelse af personalehåndbog... 7 - Udarbejdelse af en personalepolitik... 7 - Ekstern bistand... 8 - Sprog... 8 - Tjekliste fase 2... 9 Fase 3: Færdiggørelse og kommunikation... 10 - Gennemgang af udkast... 10 - Offentliggørelse og præsentation... 10 - Tjekliste til fase 3... 10 Fase 4: Revision og opdatering... 11 - Hvornår skal håndbogen revideres?... 11 - Hvem skal ændringerne drøftes med?... 11 - Kontrol af lovændringer... 11 - Hvordan meddeles ændringer?... 11 - Tjekliste til fase 4... 12 Særlige opmærksomhedspunkter... 13 - Angivelse af sanktioner... 13 Rådgivning og sparring hos Dansk Erhverv... 13 2
Personalehåndbogens abc Indledning Personalehåndbogens abc er et værktøj, der kan bruges som inspiration eller rettesnor i arbejdet med at udarbejde, forny og/eller revidere virksomhedens personalehåndbog og/eller politikker. Fokus hviler på relevante overvejelser og drøftelser, som virksomheden i denne forbindelse bør gøre sig. Værktøjet er opbygget, så det kan benyttes af den virksomhed, der første gang skal udarbejde en personalehåndbog ved at følge de fire beskrevne faser. Den mere erfarne virksomhed, der står for at forny eller revidere håndbogen, kan i stedet bruge dele af værktøjet som inspiration. Formålet med en personalehåndbog Alle virksomheder har behov for at fastlægge retningslinier for personalespørgsmål med det formål at understøtte en struktureret og ensartet behandling af medarbejderne. En personalehåndbog samler virksomhedens vigtigste regler, tilbud til medarbejderne og den ledelsesmæssige ramme. Derfor skal en personalehåndbog også ses i en større sammenhæng som en del af virksomhedens personalepolitik. Hvad er en personalepolitik? Personalepolitik kan defineres som de overordnede principper og operative retningslinier, som organisationen ønsker at lægge til grund for styringen af sine menneskelige ressourcer 1. Det kan være tiltrækning, udvikling, belønning og afvikling af virksomhedens arbejdskraft m.m. Virksomhedens personalepolitik kan antage forskellige former og er båret af virksomhedens normer og kultur samt ledelsens adfærd. Den vil typisk indeholde en eller flere af følgende elementer: Virksomhedsfilosofi, etik, ledelsesprincipper og omgangsformer Virksomhedens vision, mission og værdier Læring og uddannelse af medarbejdere Karrieremuligheder Arbejdstid og arbejdsformer (f.eks. fleksibel arbejdstid eller distancearbejde) Belønningssystemer, løn, personalegoder m.v. Medarbejderudvikling, herunder medarbejderudviklingssamtaler Virksomhedens politik i forhold til sundhed, sygefravær m.m. Læs mere om udarbejdelse af virksomhedens personalepolitik på side 7. 1 Bente Øhrstrøm, Odd Nordhaug, Henrik Holte Larsen: Personaleledelse en målrettet strategiproces, 1997 3
Fase 1: Indledende overvejelser Inden arbejdet med personalehåndbogen påbegyndes, er det vigtigt at overveje og tage stilling til følgende: Formål Målgruppe Indhold Omfang Ansvarlig Form og medie Formål og målgruppe Virksomheden bør gøre sig klart, hvad formålet med personalehåndbogen er. Det overordnede formål er ofte at udstikke retningslinier og skabe gode ledelsesmæssige rammer og vilkår. Andre formål kan være at tiltrække og fastholde medarbejdere, styrke virksomhedens image eller at sikre det juridiske sikkerhedsnet i forhold til medarbejdernes ansættelsesforhold. Overvej, om personalehåndbogen skal opfylde et eller flere af følgende formål: Skabe ledelsesmæssige rammer Tiltrække og fastholde medarbejdere Pleje af virksomhedens image Juridisk supplement til ansættelseskontrakten Information om gældende love og regler Formidle en række praktiske oplysninger Andet Det er også vigtigt at overveje, hvem personalehåndbogen primært henvender sig til. Det vil typisk være nuværende som nye medarbejdere, men også investorer og kunder. Overvej, om en eller flere af følgende målgrupper skal tilgodeses i personalehåndbogen: Nye medarbejdere Nuværende medarbejdere Potentielle medarbejdere Tidligere medarbejdere Ledelsen Kunder Samarbejdspartnere Investorer og aktionærer Offentligheden Indhold og omfang Personalehåndbogen indeholder typisk tre elementer: HR, jura og praktiske oplysninger. Vægtningen af de tre elementer varierer fra virksomhed til virksomhed. I de fleste personalehåndbøger sondres der mellem tre forskellige typer af informationer: Overordnet personalepolitik med udgangspunkt i virksomhedens idégrundlag og værdier Ansættelsesretlige regler, som skaber rammer i ansættelsesforholdet Praktiske oplysninger I praksis er der dog typisk tale om en blanding af elementerne. Rammen for indholdet er skitseret, når formål og målgruppe er fastlagt. Hvis formålet er at formidle virksomhedens personalepolitik til nuværende som nye medarbejdere, kan personalehåndbogen indeholde forhold som medarbejderudvikling, kultur og omgangstone, rekruttering, afvikling, ferie, fravær, løn og personalegoder, barsel, rygning, alkohol, arbejdstid med videre. Omfatter målgruppen også investorer og kunder, er det relevant at medtage en præsentation af virksomheden, dens historie, ejerforhold, vision og mission. Hvis formålet er at understøtte et fokus på de menneskelige værdier, bør håndbogen lægge vægt på forhold omkring kultur, arbejdsmiljø, kompetenceudvikling og ledelsesværdier. Det er vigtigt at gøre sig klart, hvor omfangsrig personalehåndbogen skal være og herefter foretage en klar prioritering: hvad skal med, hvad bør komme med, og hvad kan komme med. Når en personalehåndbog skal udarbejdes første gang, er det en god idé at søge at begrænse indholdet til det absolut nødvendige. Det er bedre at tilføje nye politikker og oplysninger med tiden. På den måde bliver personalehåndbogen gennemarbejdet og kan udbygges efterhånden, som behovet opstår. Det er værd at huske på, at jo mere tekst der er, jo mere uoverskuelig bliver håndbogen - og når en personalehåndbog er uoverskuelig, bliver den som regel ikke brugt. 4
Typiske faldgruber At bruge meget plads på informationer, som måske kun vedrører få medarbejdere, eller som måske hører til i et særskilt dokument. At fokusere på det, medarbejderne ikke må, da det kan få personalepolitikken til at få en negativ slagside. Fejl eller uklarheder i beskrivelsen af komplicerede regler om barsel, ferie og lignende. Gældende lovgivning om personaleforhold kan findes på Dansk Erhvervs hjemmeside: www.danskerhverv.dk Hvad kan personalehåndbogen indeholde? Inspirationsliste: Virksomhedens historie Vision og mission, herunder mål og strategi Idégrundlag og værdier, herunder menneskesyn, kultur, etik og omgangsformer Ledelsesprincipper/ledelsesfilosofi Arbejdsmiljø, herunder sundhed, sikkerhed og trivsel Rekruttering af medarbejdere, introduktionsforløb m.m. Læring, uddannelse og efteruddannelse Medarbejderudvikling, herunder medarbejderudviklingssamtalen Karrieremuligheder Arbejdstid, herunder overarbejde samt eventuelt flekstid og distancearbejde Belønningssystemer, løn, gratialer, personalegoder, pension, rabatkøb, lønudbetaling m.v. Afvikling af medarbejdere, advarsler, opsigelser, bortvisninger, fratrædelser m.v. Ferie og frihed Registrering af personaledata Sygdom, barns sygdom, stress, gruppelivsforsikring, sundhed og behandling IT-politik, internet, e-mail og hjemme-pc Overenskomster og lokalaftaler Faglig organisering, tillidsrepræsentanter, sikkerhedsrepræsentanter, SU Barsel, graviditet og orlov til børnepasning Arbejdsmiljø, sikkerhedsorganisation, APV og tilskadekomst på arbejdspladsen Psykisk arbejdsmiljø, mobning og chikane Ferie, fridage og feriefridage Mærkedage og jubilæer Praktiske oplysninger om kantineforhold, parkering, adgangskoder m.m. Personaleforeninger kunstklub, personaleforening, sportsklub og andre firmaordninger Udstationering og forretningsrejser Frokost, pauser og kantineordning Jubilæer og gratialer Alkohol og misbrug Rygning Tyveri og hærværk Arbejdstøj og påklædning Straffeattester og sikkerhedsgodkendelse Tavshedspligt og ophavsret Ligebehandling af mænd og kvinder Virksomhedens sociale og etiske ansvar Seniorpolitik og skånejobs Miljø og affaldshåndtering Seniorpolitik Mangfoldighed på arbejdspladsen Balance mellem arbejdsliv og privatliv Øvrige forhold: Organisationen, herunder hvem er hvem: bestyrelse, direktion og organisationsdiagram Samarbejdsudvalg (SU) Sikkerhedsorganisation Tillidsrepræsentant(er) Adresser og telefonnumre Adresseændring medarbejders Ansvarlig Det er altid ledelsen, der har det overordnede ansvar for personalehåndbogen, men det er ofte hensigtsmæssigt, at personalefunktionen varetager processen for udarbejdelse eller redigering af personalehåndbogen. Det vil sige at lave udkast, tilføje ændringer og sørge for, at den færdiggøres. Hvis virksomheden har et samarbejdsudvalg, er det naturligt at inddrage det i arbejdet. Hvis der nedsættes en projektgruppe, er det en god idé at udpege en projektleder til at styre gruppens arbejde. Projektlederen skal have indgående kendskab til virksomheden og HR-mæssige forhold. Samtidig skal projektlederen have både medarbejdernes tillid og gennemslagskraft over for ledelsen for at lykkedes. 5
Projektlederens rolle: Fungere som sparringspartner til at indkredse formål, målgruppe og valg af indhold Fungere som sparringspartner ved valg af form og medie Styre processen Styre ressource- og tidsforbrug Lede projektgruppen Have overblik over eventuelle behov for ekstern konsulentbistand Forestå offentliggørelse og præsentation for den øvrige organisation Forestå opdatering og revidering Form og medie De to mest almindelige former for personalehåndbøger er trykte og netbaserede udgaver. Det er vigtigt at gøre sig klart, hvordan personalehåndbogen skal kommunikeres. Har virksomheden et velfungerende intranet, er det hensigtsmæssigt at ligge den elektroniske udgave her. Valget af medie har også betydning for håndbogens omfang. På et veludviklet HR-intranet er det muligt at have en ganske omfangsrig personalehåndbog, uden at det går ud over overskueligheden. Omvendt skal man være mere påpasselig med trykte personalehåndbøger, hvor medarbejderne nemt mister overblikket. Resultatet er ofte, at medarbejderne ikke får læst hele personalehåndbogen igennem. Tjekliste til de indledende overvejelser: fase 1 Formål: Skabe ledelsesmæssige rammer Tiltrækning og fastholdelse af medarbejdere Pleje af virksomhedens image Juridisk supplement til ansættelseskontrakten Information om gældende love og regler Formidle en række praktiske oplysninger Andet Målgruppe: Nye medarbejdere Nuværende medarbejdere Potentielle medarbejdere Tidligere medarbejdere Ledelsen Kunder (eksempelvis i forbindelse med out- og insourcing af medarbejdere) Samarbejdspartnere Investorer og aktionærer Offentligheden (i forbindelse med pleje af virksomhedens image) Andet Indhold: se listen på side 5. Omfang max. antal sider Hvem er ansvarlig for arbejdet med personalehåndbogen? Hvem skal inddrages i udarbejdelsen af håndbogen? Eventuel projektgruppe 6
Ressourcer Arbejdstid Ekstern konsulentbistand Trykning Integration i virksomhedens intranet Deadline: hvornår skal personalehåndbogen være færdig? Form? Elektronisk Er en samlet IT-løsning med HR-intranet overvejet? Hvilken IT-arkitektur skal anvendes? Trykt Format/omfang/layout? Trykning og oplag? Begge dele Fase 2: Udarbejdelse af personalehåndbogen Når virksomheden skal i gang med at skrive personalehåndbogen, er det vigtigt at være opmærksom på to forhold: Hvilket sprog personalehåndbogen skrives i, og hvor får man fat i relevante data? Selve indholdet bør være klart formuleret. Det kan være en svær balance at arbejde med holdninger og værdier, da disse kan blive så overordnet beskrevet, at de ikke giver mening eller modsat så entydigt beskrevet, at de fører til fastlåshed. Udarbejdelse af en personalepolitik Personalepolitikken udtrykker virksomhedens overordnede retningslinier for, hvordan man behandler hinanden, herunder hvordan ledelsen skal behandle medarbejderne, og hvordan medarbejderne skal behandle hinanden. En personalepolitik afspejler den kultur og de værdier, som virksomheden står for. Den er også udadtil en del af det image, som virksomheden har. De fleste virksomheder har en personalepolitik, hvad enten den er nedskrevet eller ej. I mindre virksomheder er der ikke altid en nedskrevet politik, men i stedet eksisterer en daglig praksis. Ulempen ved ikke at have en nedskrevet personalepolitik er, at den ikke er overvejet og gennemtænkt. Derved afspejler den ikke altid virksomhedens strategiske forretningsmål. Fordelen ved at have en nedskrevet personalepolitik er, at den blandt andet beskriver de overordnede ledelsesmæssige rammer. Den er samtidig med til at sætte rammerne for den adfærd, man ønsker at have i virksomheden. Dermed bidrager personalepolitikken også til at fremme virksomhedens muligheder for at nå dens mål. Der er flere måder at komme i gang på, når virksomheden står over for at formulere en personalepolitik. Medarbejderne kan inddrages efter behov afhængig af den enkelte politik, virksomhedens størrelse, kultur og organisering. Generelt er det en god idé at inddrage medarbejderne, da det giver et større ejerskab og accept af det endelige resultat. 7
Nedenfor præsenteres eksempler på forskellige fremgangsmåder til at udarbejde personalepolitikker med varierende grad af medarbejderinvolvering. Oppefra og ned Her fastlægges enkelthederne i personalepolitikken på ledelsesniveau, der formidles videre til medarbejderne. Det er en hurtig og effektiv måde at involvere medarbejderne på. Ulempen er dog, at politikken/politikkerne er udformet af få personer, der måske ikke har det nødvendige overblik eller viden inden for de pågældende aspekter i politikken. Det sikrer heller ikke samme ejerskab og accept blandt medarbejderne. Nedefra og op Denne proces er kendetegnet ved, at de enkelte afdelinger har ansvaret for at give input til personalepolitikken. Herefter sammensætter ledelsen/ personalefunktionen de forskellige input til en samlet personalepolitik. Det giver større mulighed for at få alle aspekter frem, selvom der kan være tale om en længerevarende proces. Stabsstyrede processer. De stabsstyrede processer styres overordnet af personalefunktionen, som udformer politikken og eventuelt sender udkast til kommentering i de enkelte afdelinger og sektioner. Kollektive processer Her deltager en bred gruppe af medarbejdere. Typisk samles hele gruppen til et brainstormingsmøde for at klarlægge, hvad der kendetegner virksomheden. Herefter afholdes der løbende møder oftest koordineret af personalefunktionen og gerne med deltagelse fra ledelsen. Sådanne processer er tidskrævende, men kan virke motiverende på medarbejderne og signalerer samtidig ledelsens opbakning. Denne fremgangsmåde resulterer i en personalepolitik, den enkelte medarbejder kan forholde og relatere sig til. De forskellige metoder blandes ofte og bruges i et miks. Men det kan være fordelagtigt at tage stilling til metoden på forhånd. Valget af metode afhænger desuden af ambitionsniveauet for personalepolitikken: Hvad er formålet med den, og hvor dybt skal den gå? Hvis personalepolitikken skal være troværdig og have den tilsigtede virkning, er det vigtigt, at den er realistisk og forankret i virksomheden. Det vil sige, at den skal tage udgangspunkt i de eksisterende normer, værdier og holdninger i virksomheden. Det er ofte en god idé at lave en række delpolitikker for at understøtte den overordnede personalepolitik. Eksempler på delpolitikker: Rygepolitik Sygepolitik Alkoholpolitik Arbejdsmiljøpolitik Sundhedspolitik Trivselspolitik Stresspolitik Ledelsespolitik E-mailpolitik Internet-politik Sikkerhedspolitik Ligebehandlingspolitik Seniorpolitik Ekstern bistand Da personalehåndbogen er en vigtig kommunikationskanal til medarbejderne, bør det overvejes at få en kommunikationsrådgiver, en jurist og/eller en HR-kyndig person til at gennemgå indholdet. Derimod skal virksomheden være varsom med at overlade det til en ekstern konsulent at udarbejde indholdet. Risikoen er, at håndbogen ikke forankres i virksomheden. Sprog Personalehåndbogen og personalepolitikker bør være klart formuleret for at undgå, at der opstår flere fortolkningsmuligheder. Det er vigtigt, at håndbogen ikke indeholder modsigelser. Hvis medarbejderne nævnes som virksomhedens vigtigste ressource i starten skal det følges op senere i håndbogen f.eks. gennem medarbejderudvikling. Sammenhæng og rød tråd er vigtig i en personalehåndbog. Personalehåndbogen skal gerne virke motiverende og appellerende til medarbejderne. Det er derfor vigtigt at skrive håndbogen i et klart og letforståeligt sprog. Tonen skal være jævn og ligetil. Undgå at skrive man for mange steder. Det er bedre at henvende sig direkte til medarbejderen og skrive du, hvor det kan lade sig gøre. 8
Tjekliste til udarbejdelse af udkast: fase 2 Hvad skal med disposition? (se også inspirationsliste på side 5) Eventuelle bilag særskilte notater/manualer/formularer eller andet Udarbejdelse af en personalepolitik Involverede i udarbejdelsen af personalepolitikken Indsamling af materiale Juridisk materiale Andet Anvendelse af ekstern bistand? Dansk Erhverv IT-support Ekstern konsulentbistand Kommunikationsrådgiver/journalist Deadline for første udkast Udarbejdelse af andre politikker Involverede i udarbejdelsen af andre politikker 9
Fase 3: Færdiggørelse og formidling Gennemgang af udkast Det er vigtigt at gennemgå udkast til personalehåndbogen med ledelsen inden den offentliggøres. Formålet er at gøre håndbogen legitim, så den fungerer som en integreret del i det daglige ledelsesarbejde. Et eventuelt samarbejdsudvalg bør også gennemgå personalehåndbogen. Det sikrer yderligere legitimitet og forankring. Nogle virksomheder vælger at sende udkastet rundt blandt medarbejderne eller udvalgte medarbejdere. Her skal man være forberedt på at modtage feedback i form af forslag eller kritik fra medarbejderne efterfølgende. Det anbefales, at øvelsen kun udføres, hvis der ønskes en reel feedback som bruges efterfølgende ellers tabes medarbejdernes engagement og ejerskab. Det kan også være en god idé at lade udvalgte fagfolk eller eksterne gennemgå og kommentere udkastet. Offentliggørelse og præsentation God og tilstrækkelig kommunikation om en ny personalehåndbog eller nye personalepolitikker er afgørende for, om de bliver forstået og accepteret blandt medarbejderne. Erfaringer viser, at alene det, at medarbejderne kender og forstår for eksempel en ny sygepolitik, kan være med til at mindske sygefraværet. Det er derfor en god idé at informere medarbejderne både skriftligt og mundtligt. Den mundtlige information kan gives på personalemøder og lignende. Den mundtlige kommunikation kan være med til at skabe en debat og uddybning af udvalgte emner og derved bidrage til en bedre implementering. Det er en god idé at sende personalehåndbogen ud til nye medarbejdere, fordi den giver en god introduktion til virksomheden. I store virksomheder kombineres dette ofte med særlige informationsmaterialer direkte målrettet nye medarbejdere. Hvis virksomheden opererer med egentlige introduktionsforløb for nye medarbejdere, kan det være en fordel at gennemgå centrale forhold i håndbogen. Virksomheden kan inden offentliggørelsen underrette ledergruppen eller relevante mellemledere for at gennemgå håndbogen, så de er klædt på til eventuelle spørgsmål. Ledernes kendskab til indholdet er med til at sikre deres opbakning og øger sandsynligheden for, at medarbejderne tager håndbogen til sig. Personalehåndbogen kan også offentliggøres på et fælles personalemøde eller gennemgås af lederne på mindre møder. Det afhænger af virksomhedens størrelse og organisering. Forskellige muligheder for information om nye personalepolitikker eller ny personalehåndbog: Oplæg ved personalemøde Møde på afdelingsniveau/sektionsniveau Informationsskrivelse/notat (ca. 1 side) Intranet Tjekliste til færdiggørelse og offentliggørelse: fase 3 Drøftelse af udkast med: Ledergruppen Medarbejdere Samarbejdsudvalg og/eller tillidsrepræsentant(er) Kontrol af det juridiske indhold Dansk Erhverv Gennemgang af HR-relaterede områder eksempelvis diverse politikker Dansk Erhverv 10
Gennemgang af teksten med kommunikationsrådgiver Offentliggørelse/præsentation Særskilt drøftelse og gennemgang i ledergruppen Oplæg ved personalemøde Møde på afdelingsniveau/sektionsniveau Informationsskrivelse/notat Intranet Er der afsnit, som kræver særskilt information, eller som skal fremhæves særligt? Fase 4: Revision og videreudvikling Hvornår skal håndbogen revideres? Håndbogen bør gennemgås og revideres jævnligt. Intervallet for ændringer og justeringer bør ske med minimum 1-2 års mellemrum. Under alle omstændigheder bør håndbogen justeres, hvis lovgivningen ændres på væsentlige punkter, eller virksomheden undergår væsentlige forandringer. Hvem skal ændringerne drøftes med? Medarbejdere og ledergruppe bør i videst mulig udstrækning inddrages ved revision af personalehåndbogen. Herudover kan det være en god idé at inddrage ekstern bistand, herunder hos Dansk Erhverv (se side 13). Kontrol af lovændringer Personalehåndbogen bør være i overensstemmelse med gældende lovgivning. Vær varsom med at indføje lovtekst både ved udarbejdelsen og revisionen, da der er risiko for, at reglerne ændres hyppigt. Hvis lovregler indføjes, bør man løbende sikre sig, at de er opdateret. En personalehåndbog er en autoritativ kilde til fortolkning af rettigheder og pligter. Derfor er det vigtigt, at formuleringerne ikke er misvisende. Hvordan meddeles ændringer? Virksomheden bør altid informere, når der sker ændringer i personalehåndbogen. Klar og informativ kommunikation om nye personalepolitikker eller ændringer i personalehåndbogen er afgørende for, om de bliver forstået blandt medarbejderne. Det kan derfor være en god idé at informere medarbejderne både skriftligt og mundtligt. Her en række idéer til kommunikationskanaler: Oplæg ved personalemøder Møder på afdelingsniveau/sektionsniveau Informationsskrivelser/notater Intranet Ændringer af omfattende karakter bør meddeles til medarbejderne på en måde, så der ikke skabes tvivl om budskabet. Mindre ændringer som navne på sikkerhedsrepræsentanter eller nye satser for kilometergodtgørelse behøver ikke være genstand for omfattende informationsaktiviteter. 11
En ændring af omfattende karakter er eksempelvis restriktioner for de ansattes surfing på internettet. Det kan have ansættelsesmæssige konsekvenser, hvis medarbejderne efterfølgende downloader f.eks. pornografisk materiale. Virksomheden er her ansættelsesretligt forpligtet til at informere medarbejderne særskilt om de nye restriktioner. I visse tilfælde kan det være en fordel, at virksomheden også sikrer sig, at alle har modtaget og læst om ændringerne. Tjekliste til revision og videreudvikling: fase 4 Drøftelse af ændringer med: Ledergruppen Medarbejdere Samarbejdsudvalg og/eller tillidsrepræsentant(er) Kontrol af det juridiske indhold Dansk Erhverv Ekstern bistand i forbindelse med nye politikker og lignende Dansk Erhverv Trykning/færdiggørelse af tekst Informationer om ændringer til ansatte Særskilt drøftelse og gennemgang i leder gruppen? Oplæg ved personalemøder Møder på afdelingsniveau/sektionsniveau Informationsskrivelser/notater Intranet Er der områder, som kræver særskilt information, eller som skal fremhæves særligt? 12
Særlige opmærksomhedspunkter Personalehåndbogen udgør en integreret del af ansættelsesvilkårene. Personalehåndbøger omtaler ofte diverse goder for medarbejderne. Det skaber en forventning og et løfte, som virksomheden forpligtes af. Hvis virksomheden senere har behov for at ændre eller reducere goder, skal det ofte varsles på linie med medarbejdernes individuelle opsigelsesvarsler. Derfor er det meget vigtigt, at virksomheden er særdeles påpasselig med sine formuleringer og løfter i personalehåndbogen. Det er endvidere en god idé at få afdækket de juridiske bindinger af personalehåndbogen, før den offentliggøres. Der findes eksempler på personalehåndbøger, der er så upræcist formuleret, at virksomheden har givet medarbejderne forventninger og rettigheder, som ikke har været tilsigtede. Angivelse af sanktioner Hvis en virksomhed ønsker at sanktionere overtrædelser af ordensforskrifter og angivne retningslinier, er det vigtigt, at retningslinierne er klart og præcist formuleret. Det er tillige en forudsætning, at de angivne retningslinier beskriver, hvilke konsekvenser en tilsidesættelse medfører, medmindre det forventes at være helt indlysende. Eksempelvis er det ikke nødvendigt at beskrive, at overtrædelser af bestemmelser i straffeloven som hærværk, tyveri og andre berigelsesforbrydelser, vold m.v., kan medføre opsigelse med umiddelbar virkning (bortvisning), da disse overtrædelser typisk anses som grov misligholdelse af ansættelsesforholdet. Er der derimod beskrevet retningslinier, hvor medarbejderne kan være i tvivl om, hvad en tilsidesættelse kan betyde, skal en eventuel konsekvens være angivet. Ellers vil det ikke være muligt efterfølgende at håndhæve konsekvensen på saglig vis. Dette er eksempelvis en god ide i forbindelse med beskrivelse af eventuelle tilsidesættelser af virksomhedens forskellige politikker som for eksempel IT-politikken, alkoholpolitikken eller rygepolitikken. Klare regler i personalehåndbogen påvirker virksomhedens kultur og omgangsformer i positiv retning. Personalehåndbogen giver ledere og medarbejdere klarhed over, hvilke handlinger der forventes af begge parter. Du kan få yderligere rådgivning og sparring i forbindelse med udarbejdelse af personalehåndbogen hos Dansk Erhverv. 13
Børsen 1217 København K Telefon 3374 6000 Fax 3374 6080 E-mail Info@danskerhverv.dk www.danskerhverv.dk