Programgrundlag (Programme Brief) - Vejledning December 2015
er med Budgetvejledning 2016 frivillig at bruge for statslige myndigheder. Opdelingen i frivillige og obligatoriske faser, ledelsesprodukter, governancefora og roller, er derfor kun relevant, hvis programmet ønsker at blive risikovurderet hos It-projektrådet som samlet program.
Indhold 1. CENTRALE BEGREBER... 1 2. HVAD ER PROGRAMGRUNDLAG (PROGRAMME BRIEF)... 1 3. FORMÅLET MED PROGRAMGRUNDLAGET... 2 4. HVEM MODTAGER PROGRAMGRUNDLAGET... 2 5. UDARBEJDELSE AF PROGRAMGRUNDLAGET... 3 6. SKABELON... 5
1. Centrale begreber Nedenstående er forklaringer på en række centrale begreber, som man vil møde under arbejdet med programgrundlaget. Begreb Vision Gevinst Processer Forklaring Visionen skal udtrykke den ønskede og realiserbare fremtid, som bliver resultatet af at gennemføre programmet. Gevinsterne er de målbare resultater, der kommer ud af at have gennemført programmet og forandringen. Processer, forretningsmodeller for myndigheden og dens funktioner. Det er fx. forretningsprocesser, arbejdsgange, beslutningsprocesser, procedurer og samarbejdsprocesser eller it-processer mellem enheder. Organisation Organisationsstrukturer som fx linje-, projekt-, program- og porteføljeorganisation og deres indbyrdes sammenhæng, ressortfordeling og bemanding af kontorer/afdelinger i årsværk, roller, ansvar og kompetencer eller ledelsesniveauer, former eller hierarkier og deres indbyrdes sammenhæng. Teknologi Bygninger, it-systemer (software) og værktøjer, andet udstyr (herunder hardware), maskineri og anden indretning af arbejdspladsen, som understøtter myndighedens opgavevaretagelse. Information Information og data, som myndigheden har behov for, bl.a. vejledninger, dokumentation (manualer), information (fx internet og intranet), ledelsesinformation, data, datakrav m.v. Kultur Holdninger, værdier, fysisk og socialt miljø, uformelle regler samt de grundlæggende antagelser, som alle handler om, hvordan myndigheden er som arbejdsplads. Bølge En bølge er defineret som en mængde af projekter, som tilsammen leverer forandring af organisationen. Dvs. at organisationen realiserer gevinster som en del af hver bølge (der kan dog være undtagelser fra dette, idet en indledende bølge kan anvendes til at afklare analytiske usikkerheder). Bølgeplan Ved indgangen til hver ny bølge skal der foreligge en plan for denne. Planen indeholder beskrivelse af rammerne for bølgen, de projekter, der indgår i bølgen, samt beskrivelse af de gevinster, der er realiseret, når bølgen er afsluttet. 2. Hvad er programgrundlag (Programme Brief) Programgrundlaget er det grundlæggende ledelsesprodukt fra den første programfase identificering af program og skal fastlægge de overordnede rammer for programmet forud for den Vejledning til programgrundlag Side 1
mere detaljerede tilrettelæggelse og planlægning af programmet i fasen præcisering af program. Forud for igangsætning af den første programfase (og forud for udarbejdelse af programgrundlaget) bør der være udarbejdet et programkommissorium, som har sit afsæt i organisationens strategi og forretningsmodel. Programgrundlaget skal fastlægge de overordnede mål, formål og scenarier for realisering af programmet. Grundlaget skal levere en realistisk vurdering af, om organisationen har de rette kompetencer, forandringsevner og den rette kultur til at kunne realisere den ønskede forandring. I programgrundlaget skal der samtidig gives det første bud på en business case og de overordnede gevinster, som programmet skal realisere. Detaljeringsgraden i programgrundlaget er på et forholdsvis overordnet niveau, og man tegner kun et foreløbigt billede af programmets karakter og forløb samt den fremtid, som programmet skal realisere. Programgrundlaget kan beskrives som det foreløbige programpræciseringsdokument (populært kan det sammenlignes med en foreløbig PID), idet alle elementerne i programgrundlaget detaljeres og præciseres i programpræciseringsdokumentet, som udarbejdes i programfasen præcisering af program. 3. Formålet med programgrundlaget Formålet med programgrundlaget er at give programstyregruppen et grundlag til at træffe beslutning om, hvorvidt programmet skal igangsættes eller ej. Beslutningen træffes på grundlag af en vurdering af: Programmets business case, kompleksitet og risikoprofil er det realistisk, at programmet kan gennemføres som planlagt og kan realisere de forventede gevinster. Samtidig skal programgrundlaget sætte de overordnede rammer for det samlede program, således at programstyregruppen kan tage beslutning om programmet forud for igangsætning af næste programfase. Programgrundlaget skal således bl.a. beskrive: Forventede gevinster og den ønskede forandring Forskellige løsningsscenarier for gennemførelse af den ønskede forandring Overordnet tidshorisont Krav til organisationen og samarbejdspartnere i forhold til at gennemføre programmet (ressourcer, kompetencer, samarbejdsform mv.) Forventede omkostninger Væsentlige risici samt centrale forudsætninger og afhængigheder for at gennemføre programmet Det er i programgrundlaget muligt at skitsere alternative scenarier for programforløbet med henblik på at begrænse disse i den efterfølgende programfase præcisering af program, hvor den egentlige programplanlægning skal foregå, og man derfor skal have lagt sig fast på løsningsscenarierne. 4. Hvem modtager programgrundlaget Forud for udarbejdelse af programgrundlaget skal der være udpeget en programbestyrelse og en programstyregruppe, som skal godkende programgrundlaget. Målgruppen for programgrundlaget er primært programbestyrelsen og programstyregruppen. Programbestyrelsen: Programbestyrelsen skal med udgangspunkt i programgrundlaget træffe beslutning, om programmet skal igangsættes og fortsætte til den næste fase præcisering af program. Vejledning til programgrundlag Side 2
Programstyregruppe: Programbestyrelsen udpeger en programstyregruppe, som herefter bliver ansvarlige for det godkendte programgrundlag. Programejeren sidder i programstyregruppen. Det er væsentligt, at programgrundlaget er formuleret på et niveau, så det er overskueligt for både programbestyrelsen og programstyregruppen og således fokuserer på overblik fremfor detaljer. Programgrundlaget er dog også et centralt dokument i forhold til programteamet, idet dokumentet giver et sammenhængende overblik over det samlede program, og dermed den opgave, som programteamet står overfor. 5. Udarbejdelse af programgrundlaget Programgrundlaget udarbejdes i fasen identificering af program med afsæt i programkommissoriet og organisationens strategi og forretningsmodel. I dokumentet Startpakke, kan der hentes konkret vejledning til gennemførelse af den første programfase og herunder processen for udarbejdelse af programgrundlaget. Bl.a. beskrives det, hvordan grundlaget for de enkelte delelementer af dokumentet kan skabes igennem workshops mv. Det anbefales, at udarbejdelse af programgrundlaget indledes med en fastlæggelse af de overordnede gevinster programmet skal realisere. Gevinsterne fra programmet skal være den centrale ledestjerne for det som programmet laver derfor er det afgørende, at programmet indledningsvis får kvalificeret og detaljeret de overordnede gevinster, der er skitseret i programkommissoriet. Samtidig er gevinsterne rammesættende for forandringsejers rolle i programmet. Som beskrevet i startpakken vil programgrundlaget i høj grad basere sig på en række delprodukter, hvor de centrale konklusioner mv. sammenfattes i programgrundlaget. Det samlede programgrundlag består af følgende afsnit, der skal beskrives: Baggrund for programmet og sammenhæng til strategi Konsekvenser ved ikke at gennemføre programmet Vision Forventede gevinster Fremtidsmodel Foreløbige projekter i programmet Foreløbige programbølger Foreløbig overordnet bølgeplan Interessentbillede Forventede udgifter Forventet organisering og bemanding Risici Det er centralt at holde sig for øje, at programgrundlaget er en foreløbig ramme for programmet på et tidspunkt, hvor der vil være mange åbne spørgsmål og mange uafklarede elementer. Det er derfor væsentligt at give ledelsen et oplyst grundlag for at vurdere, om programmet lader sig gennemføre med en acceptabel risikoprofil. Derfor skal programgrundlaget også belyse den usikkerhed, som de foreløbige analyser og konklusioner hvilker på. Under hensyntagen til, at det først er i fasen præcisering af program, at det egentlige design af programforløbet skal ske, er det vigtigt at programlederen løbende afstemmer forventninger med ledelsen om niveauet for beskrivelser i programgrundlaget. Vejledning til programgrundlag Side 3
Programgrundlaget og de øvrige ledelsesprodukter Programgrundlaget er tæt forbundet med: Programkommissorium Visionen Fremtidsmodellen Programpræciseringsdokumentet (PPD) I programgrundlaget formuleres udkast til vision, business case og den fremtidige situation. Alle tre elementer kommer i fasen præcisering af program til at fungere som første input til fremtidsmodellen. Nedenstående er en oversigt over sammenhængen mellem ledelsesprodukterne. Hvem bør inddrages i udarbejdelsen af programgrundlaget I begyndelsen af fasen identificering af program udpeger programbestyrelsen en programejer og en programleder. Det vil være disse to roller, der i et tæt samspil med forandringsejer (-e) forestår udarbejdelsen af programgrundlaget. I dokumentet startpakke er det beskrevet, hvem der bør inddrages i udarbejdelsen af de forskellige dele af programgrundlaget. Da programgrundlaget er et centralt ledelsesprodukt og kommer rundt om mange forskellige delelementer, kan dette dokument ikke udarbejdes uden inddragelse af et programteam. Der er således behov for ressourcer med kompetencer i forhold til at tænke og tegne en fremtidsmodel samt designe de projekter, der skal til for at kunne realisere modellen. Samtidig er der behov for kompetencer i forhold til at udarbejde den overordnede business case, og ressourcer der kan skabe den overordnede programplan i form af en overordnet bølgeplan. Programbestyrelsen, væsentlige interessenter, myndighedens direktion og chefer bør inddrages på workshops eller via interviewundersøgelser. Vejledning til programgrundlag Side 4
6. Skabelon Skabelonen er opbygget således, at man kommer rundt om alle de centrale elementer, som fastlægger de overordnede rammer for programmet samt om, hvorvidt programmet kan realisere den ønskede forandring og opnå de forventede gevinster. I skabelonen er der angivet en kort vejledning til, hvordan man skal udfylde kapitlerne. Vejledningen er markeret med manchet og skrevet med blå tekst. Det er meningen, at man sletter dem, når man har udfyldt afsnittet. Alle kapitler skal udfyldes, og hvis man ikke kan eller vil udfylde dem, skal man begrunde hvorfor. [Der er indsat konkrete anvisninger til indholdet af afsnittet. Disse er markeret med hård parentes] Vejledning til programgrundlag Side 5