Udbudsbetingelser 31.03.2016 side 1
Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel... 3 Udbudsbetingelser... 6 1. Ordregiver... 6 2. Udbuddets omfang... 6 3. Udbudsmateriale... 7 4. Retsgrundlag... 8 5. Udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterier... 8 6. Tilbuddets form... 11 7. Forbehold... 13 8. Alternative tilbud... 13 9. Henvendelser... 13 10. Aflevering af tilbud... 14 11. Evaluering af tilbud... 15 12. Meddelelse af resultatet... 16 13. Vedståelsesfrist... 16 14. Annullering af udbud... 17 15. Indgåelse af kontrakt... 17 16. Oplysninger om tilladelser og vogne samt garantistillelse... 17 17. Tjekliste til tilbudsafgivelsen... 18 31.03.2016 side 2
Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel Den udbudte kørsel Område Kørselstype Vogntyper (mindstekrav) Lemvig Kommune Kørsel til skoler med specialklasser, institutioner eller lign. for Lemvig Kommune, hvor der foreligger et fast kørselsmønster. Frivillig option på variabel kørsel til og fra skole af syge og invaliderede elever. Vogntype A Vogntype B Vogntype C Pakke 1: Specialbørn til Nørre Nissum Skole og voksne ældre til Nørre Nissum Dagcenter Pakke 2: Specialbørn hjem fra Ungdomsgården i Lemvig Pakke 3: Specialbørn til Harboøre Skole Antal pakker Pakke 4: Voksen ældre til dagcentre i Ramme (Alparken), Harboøre, Klinkby (Lynghaven) og Bækmarksbro Pakke 5: Voksne ældre til Lemvig Dagcenter og specialbørn til daginstitution i Harboøre (Lærkereden) Pakke 6: Specialbørn til Storåskolen i Holstebro og Struer Skolehjem, voksen handicap til Dagsværkstedet i Lemvig og Rom Skole samt voksen ældre til Lemvig Dagcenter Kombination A: Pakke 3 og 4 Pakke 1: Vogntype A 3 stk. Vogntype B 2 stk. Vogntype C 1 stk. Antal vogne Pakke 2: Vogntype A 1 stk. Vogntype B 1 stk. Vogntype C 1 stk. Pakke 3: Vogntype A 1 stk. Vogntype B 1 stk. Vogntype C 2 stk. Pakke 4: Vogntype C 2 stk. Pakke 5: Vogntype A 2 stk. 31.03.2016 side 3
Pakke 6: Vogntype A 1 stk. Vogntype C 3 stk. Kombination A: Vogntype A 1 stk. Vogntype B 1 stk. Vogntype C 2 stk. Samlet antal km i pakkerne pr. år Pakke 1: 67.190 km Pakke 2: 16.400 km Pakke 3: 55.720 km Pakke 4: 23.625 km Pakke 5: 14.940 km + 3.500 borgere Pakke 6: 94.745 km Kombination A: 79.345 km Vigtige datoer vedrørende kontrakterne Kontraktstart 8. august 2016 Kontraktløbetid Forlængelsesmulighed 1 år Lemvig Kommune kan ensidigt forlænge kontrakten i 1 år. Ved udløbet af forlængelsesperioden kan parterne gensidigt forlænge kontrakten yderligere 1 år. Kontrakten kan således maksimalt forlænges 2 år ud over ordinær kontraktløbetid. Tildeling Tildelingskriterie Laveste pris Vigtige datoer i tilbudsfasen Informationsmøde 11. april 2016 kl. 13.00 Byrådssalen Rådhusgade 2 7620 Lemvig Sidste frist for modtagelse af spørgsmål 8. april 2016 Sidste frist for svar på spørgsmål / rettelsesblade 15. april 2016 Tilbudsfrist 25. april 2016 kl. 12.00 Forventet beslutning om tildeling 26. maj 2016 Frist for indsendelse af dokumentation/garanti 22. juni 2016 Forventet indgåelse af kontrakt 7. juni 2016 Vedståelsesfrist 15. august 2016 31.03.2016 side 4
Henvendelser til Lemvig Kommune i udbudsprocessen Kontaktperson Rikke A. Frøkjær Mail: rfr@midttrafik.dk Tlf: 87408265 Skriftlig henvendelse vedrørende dette rfr@midttrafik udbud: Afregningssatser Prisniveau Tilbudt pris pr. km Indeks 107,0 (Februar 2016) Trafikselskabernes omkostningsindeks: http://trafikselskaberne.dk/trafikselskaberne.dk/u dbud/reguleringsindeks_for_a-_og_b-kontrakter/ [Udfyldes efter tildeling] 31.03.2016 side 5
Udbudsbetingelser 1. Ordregiver Lemvig Kommune udbyder specialkørsel i kommunen Ordregiveren i dette udbud er Lemvig Kommune, med hvem kontrakterne indgås. Midttrafik bistår Lemvig Kommune i udbudsprocessen, og er af denne grund angivet som kontaktperson i udbudsmaterialet. 2. Udbuddets omfang 2.1. Kørsel omfattet af udbuddet Den udbudte kørsel omfatter kørsel for Lemvig Kommune med kørsel til skoler med specialklasser, institutioner, lokalcentre mm., hvor der foreligger et fast kørselsmønster. Den udbudte kørsel omfatter også variabel kørsel til bestemte formål. De omfattede kørselsordninger er: Kørsel med specialklasseelever mv., efter folkeskolelovens 26 Kørsel til/fra særlige dagtilbud, jf. servicelovens 32 Specialskoler, jf. folkeskolelovens 26 Merudgiftsydelser efter servicelovens 41 Voksenhandicap, jf. servicelovens 103 Lokalcenterkørsel, jf. servicelovens 79. Kørsel til visiteret aflastning og aktivitet. Udbuddet omfatter tillige frivillig option på variabel kørsel efter kommunens behov til visiteret kørsel til og fra skole af syge og invaliderede elever, jf. folkeskolelovens 26 og lov om befordringsrabat til uddannelsessøgende i ungdomsuddannelser mm. 10. Såfremt Kommunen skulle få behov for at få udført en af ovennævnte type kørsel, tilbydes kørslen til den leverandør, som har opnået kontrakt på en pakke, der geografisk er sammenhængende med den tilbudte kørsel. Leverandøren er berettiget til at udføre denne kørsel, såfremt det sker til den tilbudte kilometerpris. Leverandøren er ikke forpligtet til at udføre kørslen. Det samlede kørselsomfang i Kommunen udgjorde for disse typer kørsel i 2015 ca. 2000 km. De enkelte borgere er alle visiterede til en af de omfattede kørselsordninger. Nogle borgere skal hjælpes i overtøjet i hjemmet og/eller ind og ud af vognen. Nogle borgere er desuden visiteret til en speciel service: Almindelige ganghjælpemidler Kørestolsbruger 31.03.2016 side 6
Borgere som medbringer en ledsager Borgere med behov for hjælp til/fra hoveddør i gadeniveau Håndaflevering Aflevering og afhentning inde i hjemmet 2.2. Pakker/kombinationer Udbuddet omfatter 6 pakker samt kombinationen A, bestående af pakke 3 og 4, der er beskrevet i nøgleoplysningerne. De enkelte pakker er nærmere beskrevet i bilag D Der indgås kontrakt med én leverandør pr. pakke eller kombination. 2.3. Forbehold for ændringer i kørselsomfanget inden driftsstart De enkelte kørselspakker indeholder et cirkatal for, hvor mange km pakken forventes at have. Kørsler for dagcenterkørsel i Lemvig by indeholder tillige en angivelse af, hvor mange borgere, der forventes befordret. Kørselspakkerne er lavet på grundlag af statistik fra 2015, hvilket betyder at der kan ske ændringer, der vil få indflydelse på de enkelte pakker inden driftsstart. 3. Udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består af: Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel (herefter benævnt Nøgleoplysninger ) Indeholder summariske oplysninger om bl.a. væsentlige datoer vedr. kontrakten og tilbudsfasen og oversigt over de udbudte pakker. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem udbudsbetingelserne og Nøgleoplysninger, har Nøgleoplysninger forrang. Udbudsbetingelser med tilhørende bilag Indeholder vejledninger og krav til tilbudsgiveren og anvendes i forbindelse med tilbudsgivning og efterfølgende indgåelse af kontrakter. Kontrakt med bilag Fastlægger de krav, der gælder for kørslens udførelse og angiver, hvordan forholdet mellem Lemvig Kommune og leverandøren reguleres. Det er et bindende vilkår, at kørslen skal udføres på grundlag af kontrakten. Pakkebeskrivelser Indeholder beskrivelse af de udbudte kørselspakker. Spørgsmål og svar 31.03.2016 side 7
Spørgsmål og svar offentliggjort i overensstemmelse med tidsplanen. Se frister under Nøgleoplysninger. 4. Retsgrundlag Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15/12/2015). 5. Udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterier 5.1. ESPD-dokument En tilbudsgiver skal som udgangspunkt udelukkes fra udbuddet, såfremt tilbudsgiver er omfattet af én eller flere af udelukkelsesgrundene anført i pkt. 5.3 og/eller ikke lever op til udvælgelseskriterierne anført i pkt. 5.4. Som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i én eller flere af udelukkelsesgrundene eller ikke lever op til udvælgelseskriterier, er det ved lov besluttet, at tilbudsgiver skal aflevere udfyldt og underskrevet ESPDdokument 1. ESPD-dokumentet, der skal udfyldes, underskrives og indleveres som en del af tilbuddet, indgår som en del af udbudsmaterialet (bilag C1). Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal samtlige deltagere i konsortiet aflevere komplet udfyldt og underskrevet ESPD-dokument. Del I i ESPD-dokumentet er udfyldt af Lemvig Kommune, mens de øvrige dele skal udfyldes af tilbudsgiverne i det omfang, som oplysningerne kræves af Lemvig Kommune. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at forkert udfyldelse af ESPDdokumentet kan føre til, at tilbudsgiverens tilbud afvises som ukonditionsmæssigt. Lemvig Kommune har som en del af udbudsmaterialet vedlagt et eksempel på et færdig udfyldt ESPD-dokument, hvor eksempler på svar er markeret med grønt, og supplerende vejledning til udfyldelse er markeret med gult (bilag C2). Tilbudsgivere, der er i tvivl om krav til ESPD-dokumentets udfyldelse, opfordres til at stille spørgsmål hertil. 5.2. Indhentelse af dokumentation Lemvig Kommune skal fra de tilbudsgivere, der forventes at få tildelt kontrakt, indhente dokumentation for, at oplysningerne afgivet i ESPD-dokumentet er korrekte. 1 Har tilbudsgiver tidligere udarbejdet ESPD-dokument, kan dette genbruges, forudsat at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelse bekræfter, at oplysningerne fortsat er korrekte, og at det tidligere udarbejdede ESPD-dokument indeholder oplysninger, der er dækkende i forhold til det konkrete udbud. 31.03.2016 side 8
Tilbudsgiverne opfordres derfor allerede i forbindelse med tilbuddets udarbejdelse til at indhente nødvendig dokumentation for oplysningernes korrekthed fra relevante myndigheder, således at den nødvendige dokumentation hurtigt kan frembringes, såfremt tilbudsgiveren vurderes som forventet vinder af udbuddet. Nødvendig dokumentation for oplysninger om udelukkelsesgrunde, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 5.3, kan for danske tilbudsgivere bestå i en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, der maksimalt er 6 måneder gammel, hvorfor en sådan anbefales rekvireret hurtigst muligt. Nødvendig dokumentation for egnethed, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 5.4.1, kan bestå i en kopi af den/de til tilbudsgiveren udstedte tilladelser til udførelse af den af kontrakten omfattede kørsel. Nødvendig dokumentation for økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 5.4.2, kan udelukkende bestå i form af den endelige garantistillelse. 5.3. Udelukkelsesgrunde - ESPD-dokumentets del III Tilbudsgiver vil være udelukket fra deltagelse i udbuddet, hvis tilbudsgiver er omfattet af én eller flere af nedenstående forhold, der ligeledes er anført i ESPD-dokumentets del III. Alle forhold omfattet af Udbudsloven 135 Alle forhold omfattet af Udbudsloven 136 Alle forhold omfattet af Udbudsloven 137, stk. 1, nr. 1-7 o Ordregiver vil udelukke en tilbudsgiver, såfremt der er ubetalt forfalden gæld til det offentlige på mere end 50.000 kr., jf. Udbudsloven 137, stk. 1, nr. 7 Tilbudsgiver skal ved udfyldelse af ESPD-dokumentets del III erklære sig om, hvorvidt dette er tilfældet. ESPD-dokumentets pkt. III.D er ikke relevant, og skal derfor ikke udfyldes. 5.4. Udvælgelseskriterier - ESPD-dokumentets del IV Såfremt tilbudsgiver opfylder samtlige udvælgelseskriterier, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 5.4.1-5.4.3, kan tilbudsgiver nøjes med at udfylde ESPDdokumentets pkt. IV.α. Opfylder tilbudsgiver ikke samtlige udvælgelseskriterier, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 5.4.1-5.4.3, skal tilbudsgiver udfylde de relevante dele af ESPDdokumentets pkt. IV.A-IV.C med nærmere angivelse af i hvilket omfang, udvælgelseskriterierne opfyldes. 5.4.1. Egnethed 31.03.2016 side 9
Det er et mindstekrav for udførelsen af de udbudte kørselsopgaver, at leverandøren har gyldig bustilladelse eller taxabevilling Dokumentation for tilladelser Tilbuddet skal derfor vedlægges dokumentation for, at tilbudsgiveren enten er i besiddelse af det fornødne antal tilladelser, eller at tilbudsgiveren er i besiddelse af et forhåndstilsagn fra den relevante myndighed om, at det fornødne antal tilladelser kan opnås i tilfælde af tildeling af kontrakt. 5.4.2. Økonomisk og finansiel formåen Lemvig Kommune vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at tilbudsgiverens virksomhed består under hele kontraktperioden. For at sikre, at tilbudsgiver har den rette finansielle og økonomiske formåen, er det derfor et mindstekrav, at leverandøren i forbindelse med kontraktindgåelsen stiller ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti, der beløbsmæssigt svarer til 10.000 kr. pr. vogn, der indgår i kontrakten. Nærmere krav til anfordringsgarantien er anført i kontrakten. Forhåndstilsagn og garantistillelse Tilbuddet skal derfor vedlægges en erklæring fra tilbudsgiverens pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab indeholdende et forhåndstilsagn om, at der kan stilles en garanti på 10.000 kr. pr. vogn, der er afgivet tilbud med. Til brug for udarbejdelsen af den krævede erklæring kan tilbudsgiverens pengeinstitut/kautionsforsikringsselskab benytte sig af den foreslåede formulering i bilag B1. Eksempel på beregning af forhåndstilsagnets beløbsstørrelsel: Tilbudsgiveren afgiver tilbud på 2 pakker, der omfatter 7 vogne. Erklæringen fra tilbudsgiverens pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab skal derfor indeholde et forhåndstilsagn om, at tilbudsgiveren kan stille en garanti på i alt 70.000 kr. (7 vogne á 10.000 kr.). 5.4.3. Teknisk og faglig formåen Det er et mindstekrav for udførelsen af kørslen omfattet af kontrakten, at tilbudsgiveren overholder kontraktens bestemmelser vedr. børneattester. Tro og loveerklæring vedr. børneattester Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet afgive en erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver vil indhente en børneattest på alle chauffører beskæftiget med den udbudte kørsel (bilag B3) Indhentningen af børneattest sker i overensstemmelse med reglerne i bekendtgørelse for Det Centrale Kriminalregister 36. Erklæringenskal udfyldes, underskrives og vedlægges tilbuddet. 5.5. Henvisning til andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen 31.03.2016 side 10
Såfremt tilbudsgiver ønsker at basere sin økonomiske og finansielle formåen, jf. pkt. 5.4.2, og/eller tekniske og faglige formåen, jf. pkt. 5.4.3, på andre virksomheders (fx moderselskabers, andre koncernselskabers eller underleverandørers) formåen, skal tilbuddet vedlægges en erklæring fra den anden virksomhed om, at virksomheden stiller sin økonomiske og finansielle kapacitet og/eller tekniske og faglige kapacitet til rådighed for tilbudsgiver. Erklæringen skal afgives ved, at bilag C3 udfyldes og vedlægges tilbuddet. Erklæringen skal være udstedt specifikt til dette udbud og skal derfor være dateret efter datoen for udbuddets offentliggørelse. Der skal desuden vedlægges udfyldt og underskrevet ESPD-dokument for de virksomheder, som tilbudsgiver ønsker at basere sin økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen på, jf. nærmere herom i ESPDdokumentets pkt. II.C. 5.6. Brug af underleverandører Såfremt tilbudsgiveren agter at benytte underleverandører til udførelse af dele af opgaverne omfattet af kontrakten, skal det i ESPD-dokumentets pkt. II.D oplyses, hvilke dele af kontrakten, som tilbudsgiver har til hensigt at give i underleverance, ligesom navnet på den pågældende underleverandør skal oplyses, hvis dette kendes på tidspunktet for tilbuddets afgivelse. Den/de angivne underleverandører skal også udfylde ESPD-dokumentet, jf. pkt. 5.3 og pkt. 5.4. Udskiftning af underleverandører efter tilbudsfristen kan ikke ske uden forudgående godkendelse fra Lemvig Kommune i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser herom. 6. Tilbuddets form Lemvig Kommune gør opmærksom på, at såfremt et tilbud ikke er vedlagt de krævede oplysninger og dokumenter, vil Lemvig Kommune være berettiget til og i de tilfælde, hvor manglende oplysninger ikke lovligt kan indhentes efterfølgende, forpligtet til at afvise tilbuddet i dets helhed. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver følger anvisningerne i udbudsbetingelserne og udfylder de ønskede tilbudsblanketter/bilag og afleverer/indsender disse sammen med tilbuddet. Tilbuddet afgives på dansk og i danske kroner, ekskl. eventuel moms og afgifter. 6.1. Vilkår for afgivelse af priser Der skal afgives en selvstændig kilometerpris pr. vogntype på hver af pakkerne 1-6, som der bydes på. 31.03.2016 side 11
For pakke 5 skal der tillige angives en pris pr. person. Der kan afgives tilbud på enkeltpakker samt på den kombination af pakker, der er anført i Nøgleoplysningerne Der kan ikke afgives tilbud på andre kombinationer af pakker end den i oversigten anførte. Der kan ikke afgives tilbud på en del af en pakke. Tilbud må ikke være afhængige af andre juridiske personers tilbud. 6.2. Forudsætninger for tilbudsafgivelsen 6.2.1. Køreplaner Tilbuddet skal baseres på køreplanerne oplyst i udbudsmaterialet, inkl. eventuelle ændringer heraf i løbet af udbudsprocessen. Køreplanerne inkl. eventuelle ændringer heraf vil være udgangspunktet for beregning af ændringer i kørselsomfanget, jf. kontraktens bestemmelser herom. 6.3. Antal vogne kontra antal tilbud Det er en forudsætning for tilbudsafgivelsen, at tilbudsgiveren har det fornødne antal tillladelser eller forhåndstilsagn om, at disse kan opnås i tilfælde af kontrakttildeling. Tilbudsgiveren skal i tilbuddet angive, hvor mange vogne, han maksimalt ønsker at vedstå sig. Bemærk, at det oplyste antal vogne vil blive lagt til grund for en eventuel tildeling. Lemvig Kommune vil ikke spørge tilbudsgiverne inden tildelingen, om de fortsat vedstår sig det angivne antal vogne. Tilbudsgiveren skal desuden sammen med tilbuddet vedlægge dokumentation for, at tilbudsgiveren er indehaver af de fornødne tilladelser eller dokumentation for, at disse kan opnås i tilfælde af indgåelse af kontrakt - antallet skal stemme overens med det oplyste antal vogne/pakker/delaftaler, som tilbudsgiveren vedstår sig. Tilbudsgiveren kan afgive tilbud med samme vogn på flere pakker/vogne/delaftaler. Såfremt tilbudsgiver står til at vinde flere pakker/vogne, end det oplyste antal vedståede vogne, bestemmer Lemvig Kommune, hvilke pakker/kombinationer, der tildeles til tilbudsgiveren. Lemvig Kommune vil i den forbindelse tildele tilbudsgiveren de pakker/vogne/ delaftaler, hvor der er størst prisdifference til det næst billigste tilbud. Som udgangspunkt kan en vogn kun tildeles kontrakt på én pakke. Såfremt tilbudsgiveren har afgivet laveste pris på flere pakker/kombination svarende til flere vogne end han har vedstået sig, forbeholder kommunen sig ret til at tildele disse pakker/kombination til tilbudsgiveren, såfremt det prak- 31.03.2016 side 12
tisk er muligt at udføre driften af de pågældende pakker/kombination med det antal vogne, som tilbudsgiveren har vedstået sig. Eksempel: Pakke 1 har ingen kørsler efter kl. 16.30. Pakke 2 har første afgang kl. 17.00. Det vurderes derfor umiddelbart, at samme vogne vil kunne dække begge pakker. 7. Forbehold Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet skal anføres på tilbudsblanketten. Forbehold skal så vidt muligt prisfastsættes. Lemvig Kommune accepterer ikke forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder formuleringer i kontrakten. Sådanne forbehold indebærer, at tilbuddet vil være ukonditionsmæssigt. Lemvig Kommune er berettiget til at se bort fra tilbud med forbehold for ikkegrundlæggende elementer. Lemvig Kommune er imidlertid også berettiget til at tage tilbud med sådanne forbehold i betragtning. Vælger Lemvig Kommune at tage tilbuddene i betragtning, vil forbeholdene blive prissat af Lemvig Kommune og værdien tillagt evalueringsprisen, hvorefter de vil indgå i den samlede vurdering af tilbuddene. Såfremt forbeholdene ikke kan prissættes, betyder dette, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Eventuelle forbehold skal fremføres skriftligt og tydeligt på listeform på tilbudsblanketten (Bilag A), og for hvert forbehold angive stedet (punkt og side) i udbudsmaterialet og den ordlyd, som tilbudsgiver tager forbehold for, samt angive den ordlyd, tilbudsgiver kan acceptere. 8. Alternative tilbud Lemvig Kommune accepterer ikke alternative tilbud. 9. Henvendelser 9.1. Indsendelse af spørgsmål Alle henvendelser og spørgsmål til Lemvig Kommune forud for tilbudsafgivelsen skal ske via e-mail til rfr@midttrafik.dk Spørgsmål, der fremsendes indenfor fristen angivet i tidplanen, jf. Nøgleoplysninger, kan påregnes besvaret senest 6 hele kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Fristen fremgår af Nøgleoplysninger. 31.03.2016 side 13
Spørgsmål bedes opstillet på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet (f.eks. afsnit og sidenummer), som spørgsmålet vedrører. Svar på spørgsmål offentliggøres i anonymiseret form på Lemvig Kommunes hjemmeside. Eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil ligeledes blive meddelt via hjemmesiden. 9.2. Informationsmøde Lemvig Kommune afholder informationsmøde vedrørende udbuddet, hvor de væsentligste detaljer omkring udbuddet og tilbudsafgivelsen vil blive gennemgået. Der vil desuden blive foretaget en gennemgang af, hvordan tilbudsgiverne skal udfylde det obligatoriske fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Informationsmødet afholdes hos Lemvig Kommune på den dato, der er angivet i tidsplanen for udbuddet, jf. Nøgleoplysninger. Tilmelding til informationsmødet skal ske til kontaktpersonen anført i Nøgleoplysninger. Der må deltage max. to personer for hver tilbudsgiver. 10. Aflevering af tilbud Tilbuddet skal afleveres i: - 1 underskrevet original samt - 1 USB-nøgle med en kopi af tilbuddet i elektronisk form. Den elektroniske version skal være i MS Office format eller pdf. Bilag A skal være i wordformat uden skrivebeskyttelse. Det samlede tilbud skal indleveres i lukket konvolut, som er udleveret/tilsendt af Lemvig Kommune. Kuverten kan udleveres ved personlig henvendelse til Lemvig Kommune, Teknik & Miljø, Rådhusgade 2, 7620 Lemvig eller tilsendes efter telefonisk henvendelse på tlf. 96631050 til Lis Ravn Sørensen. Tilbuddet afgives ved at aflevere eller indsende de udfyldte bilag og anden relevant dokumentation i den udleverede konvolut til: Lemvig Kommune Rådhusgade 2 7620 Lemvig Att.: Teknik & Miljø, Lis Ravn Sørensen Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen. Ordregiver gør opmærksom på Lemvig Kommunes normale åbningstider: - Mandag onsdag: kl. 9.30 15.00 - Torsdag: kl. 9.30-17.00 - Fredag: kl. 9.30 13.00 10.1. Aflevering af tilbud 31.03.2016 side 14
Fristen for, hvornår tilbuddet senest skal afgives, fremgår af Nøgleoplysninger. Tilbud, der fremkommer efter dette tidspunkt, vil blive afvist. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. 11. Evaluering af tilbud 11.1. Tildelingskriterie Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet pris med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på hver enkelt pakke/kombination. Hver pakke/kombination evalueres for sig, og der tildeles én kontrakt pr. pakke eller kombination. Prisen beregnes på følgende måde: Pakke 1 4, 6 og kombination A Prisen beregnes på baggrund af det antal køreplankilometer, der fremgår under den enkelte pakke. Følgende beregningsformel anvendes: P = (KPKM-A x KMP-A) + (KPKM-B x KMP-B) + (KPKM-C x KMP-C) P = Pris pr. år KPKM-A = Årlige køreplankilometer pr. pakke for vogntype A (se pakkebeskrivelserne) KMP-A = Tilbudt kilometerpris angivet af tilbudsgiver pr. pakke for vogntype A på tilbudsblanketten KPKM-B = Årlige køreplankilometer pr. pakke for vogntype B (se pakkebeskrivelserne) KMP-B = Tilbudt kilometerpris angivet af tilbudsgiver pr. pakke for vogntype B på tilbudsblanketten KPKM-C = Årlige køreplankilometer pr. pakke for vogntype C (se pakkebeskrivelserne) KMP-C = Tilbudt kilometerpris angivet af tilbudsgiver pr. pakke for vogntype C på tilbudsblanketten Pakke nr. 5 Prisen beregnes på baggrund af det antal borgere, der er angivet i den enkelte pakke, som forventes befordret, samt det antal køreplankilometre, der fremgår i pakken 31.03.2016 side 15
Følgende beregningsformel anvendes: P = (AB x PB) + (KPKM-A x KMP-A) P AB PB KPKM-A KMP-A = pris pr. år = antal borgere, der forventes befordret pr. år pr. pakke (se pakkebeskrivelserne) = pris pr. borger angivet af tilbudsgiver pr. pakke på tilbudsblanketten = Årlige køreplankilometer pr. pakke for vogntype A (se pakkebeskrivelserne) = Tilbudt kilometerpris angivet af tilbudsgiver pr. pakke for vogntype A på tilbudsblanketten (Ved dagcenterkørslen modtager Leverandøren en egenbetaling fra borgeren. Ved Leverandørens afregning med Kommunen modregnes for de modtagne egenbetalinger. Prisen pr. borger skal i tilbuddet angives som pris inkl. egenbetalingen) 11.2 Kontrakten for de enkelte pakker/kombination tildeles til den tilbudsgiver, der har afgivet tilbuddet med den bedste pris for den enkelte pakke/kombination. Hvis flere tilbud på samme pakke/kombination har samme pris, vil kontrakten blive tildelt ved lodtrækning. For hver pakke eller kombination vil der blive indgået en selvstændig kontrakt. 12. Meddelelse af resultatet Alle tilbudsgivere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbuddet. I underretningen til tilbudsgivere vil de vindende tilbudsgivere og disses samlede tilbudssum blive oplyst. Meddelelse til de vindende tilbudsgivere om, at deres tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, før stand-still perioden er udløbet uden klager over udbuddet. Meddelelse om reslutatet af udbuddet vil endvidere blive offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældnede regler. 12.1. Tildelingsliste Lemvig Kommune vil udarbejde en tildelingsliste med oplysninger om vindende tilbudsgivere, pakkenumre og tildelingspriser. 13. Vedståelsesfrist 31.03.2016 side 16
Tilbud skal være bindende indtil den dato, der er oplyst i Nøgleoplysninger. Dette gælder også ved underskrivelse af kontrakt med en anden tilbudsgiver. 14. Annullering af udbud Indtil kontraktindgåelsen forbeholder Lemvig Kommune sig mulighed for at annullere udbuddet eller dele heraf (en eller flere pakker), såfremt Lemvig Kommune finder, at der er en saglig grund hertil. Såfremt udbuddet eller dele heraf annulleres, er Lemvig Kommune ikke forpligtet til at dække tilbudsgivers udgifter til deltagelsen i udbuddet. 15. Indgåelse af kontrakt Kontrakten underskrives af både vindende tilbudsgiver og Lemvig Kommune. 16. Oplysninger om tilladelser og vogne samt garantistillelse 16.1. Indsendelse af dokumentation for tilladelser Efter tildeling af kontrakter skal dokumentationen for ihændehavelse af tilladelser, jf. pkt. 5.4.1 skal være Lemvig Kommune i hænde inden udløbet af den frist, der fremgår af Nøgleoplysninger. Der accepteres ikke forhåndstilsagn. Som dokumentation skal tilbudsgiveren indsende et oplysningsskema, som vil blive tilsendt efter tildelingen. Oplysningsskemaet skal returneres med anførelse af tilladelsestype, tilladelsesnr., udløbsdato og udstedende myndighed samt registreringsnr., dato for 1. indregistrering og dato for 1. ibrugtagning på den vogn, der skal knyttes til tilbuddet. Oplysningsskemaet skal returneres elektronisk i regnearks-format (eksempelvis Excel) til lis.ravn.sorensen@lemvig.dk Venter tilbudsgiveren på levering af vogn(e), kan registreringsnr. mv. efter nærmere aftale med Lemvig Kommune eventuelt tillades indsendt senere, dog senest en måned efter udløbet af ovennævnte frist. Lemvig Kommune forbeholder sig ret til på forlangende at få fremsendt kopi af gyldige tilladelser, samt kopi af gyldige registreringsattester eller anden relevant dokumentation for alle vogne, der udfører kørsen for Lemvig Kommune. 16.2. Indsendelse af endelig garanti Efter tildeling af kontrakter skal endelig garanti være Lemvig Kommune i hænde inden udløbet af den frist, der fremgår af Nøgleoplysninger. Der accepteres ikke forhåndstilsagn. 16.3. Procedure ved manglende overholdelse af frist 31.03.2016 side 17
Tilbudsgivere som ikke overholder fristen for indsendelse af dokumentation og/eller garanti kan miste deres kontrakt, medmindre andet er aftalt med Lemvig Kommune. Såfremt en tilbudsgiver mister kontrakten, kan kontrakten herefter blive tildelt den tilbudsgiver, der har afgivet tilbud med næstlaveste pris. Såfremt der ikke kan indgås kontrakt med den tilbudsgiver, der har afgivet tilbud med næstlaveste pris, kan Lemvig Kommune tilbyde kontrakten til tilbudsgiveren med det tredje laveste bud og så fremdeles, indtil Lemvig Kommune har fundet en tilbudsgiver at indgå kontrakt med eller indtil Lemvig Kommune vurderer, at det ikke længere er fordelagtigt at indgå kontrakt. Tilbudsgivere, der får tildelt kontrakt efter fristen for indsendelse af dokumentation, jf. Nøgleoplysninger, skal senest 5 arbejdsdage efter fornyet tildeling indsende de krævede dokumenter. Hvis denne frist ikke overholdes kan Lemvig Kommune igen tildele kontrakten til næstlaveste tilbud. Indenfor de sidste 7 kalenderdage op til driftsstart er Lemvig Kommune berettiget til at sætte en dokumentationsfrist på ned til 24 timer. Såfremt denne frist ikke overholdes, kan Lemvig Kommune igen tildele kontrakten til næstlaveste tilbud. 17. Tjekliste til tilbudsafgivelsen Følgende dokumenter skal afleveres sammen med tilbuddet: Tilbudsblanket for den/de pakker/kombination, der afgives tilbud på (bilag A) Forhåndstilsagn om garantistillelse (bilag B1) Tro- og loveerklæring om børneattester (Bilag B3) ESPD (bilag C1) Støtteerklæring fra andre virksomheder (Bilag C3) dog kun hvis relevant Dokumentation for tilladelser/forhåndstilsagn (skabelon ej vedlagt i udbudsmaterialet) 31.03.2016 side 18