Vejledning til Computeraftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K T 3392 8000 www.modst.dk og www.statensindkob.dk
Side 2 af 8 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Hvad er formålet med Computeraftalen?... 3 3. Computeraftalens opbygning... 4 4. Sortiment på Rammekontrakten... 5 5. Leverandører... 5 6. Statslige institutioner er forpligtet til at bruge aftalen... 6 7. Frivillige kunders brug af aftalen... 6 8. Rammekontraktens varighed og forlængelse... 7 9. Køb på rammekontrakten... 7 10. Priser... 7 11. Bestilling, levering, fakturering og betaling... 8
Side 3 af 8 1. Indledning Som led i 6. fase af Statens Indkøbsprogram har Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen udbudt Rammekontrakt om levering og distribution af stationære og bærbare computere, tilbehør og tilknyttede serviceydelser (Computeraftalen), der er trådt i kraft 1. januar 2012. I forbindelse med Computeraftalens ikrafttrædelse er der udarbejdet nærværende vejledning i brug af aftalen. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunderne til at få et bedre overblik over aftalens konkrete indhold, og herigennem overføre Computeraftalens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Denne vejledning kan på ingen måde erstatte rammekontrakten, men er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på www.statensindkob.dk, hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag, prisoversigt mv. 2. Hvad er formålet med Computeraftalen? Formålet med Computeraftalen er at sikre, at rammeaftalens kunder får adgang til indkøb af computere, skærme, udstyr og dertil hørende service, der opfylder kravet om almindelig god kvalitet inden for branchen og svarer til det konkrete behov, som kunden har efterspurgt til en attraktiv pris. Den leverede kvalitet og funktionalitet skal opfylde de minimumskrav, som er kravspecificeret af Moderniseringsstyrelsen i rammekontrakten (Markeret med MK i Kontraktbilag 1B), samt de krav Leverandøren angiver at opfylde ifølge Kontraktbilag 2 (Markeret med K eller PK i kontraktbilag 1B).
Side 4 af 8 3. Computeraftalens opbygning Computeraftalen udgøres af en rammekontrakt med tilhørende kontraktbilag. Kontraktbilagene regulerer det kontraktuelle forhold mellem rammekontraktens ordregiver (Kunden), Moderniseringsstyrelsen og leverandørerne. Rammekontrakten er opbygget som følger: Rammekontrakt Kontraktbilag 1A - Virksomhedens ansvar: Generelle krav Kontraktbilag 1B - Kravspecifikation Kontraktbilag 2 - Leverandørens løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 3 - Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4 - Priser med underbilag Kontraktbilag 5 - Samarbejdsorganisation og rapportering Kontraktbilag 6 - Levering Kontraktbilag 7 - Tilslutningsaftale Kontraktbilag 8 - Bestillingssystemet Kontraktbilag 9 - Test Kontraktbilag 10 - Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11 - Spørgsmål & svar Kontraktbilag 13 - Procedure for bestilling Kontraktbilag 14 - Udskiftning af produkter og serviceydelser
Side 5 af 8 4. Sortiment på Computeraftalen Sortimentet omfatter stationære og bærbare computere samt udstyr og tilbehør. Stationære computere Standard stationær computer Avanceret stationær computer Workstation stationær computer Tynd klient stationær computer Bærbare computere Standard bærbar computer Avanceret bærbar computer Workstation bærbar computer Ultrabærbar computer Tilbehør Eksterne skærme Tastatur, mus, tasker Services garantiudvidelse, images, tyverimærkning, opstilling mv. Endvidere indeholder aftalen mulighed for at tilkøbe produktspecifikt udstyr til computerne, således, at de overordnet kravsatte modeller kan tilpasses kundens behov, herunder eksempelvis ved udvidelse af RAM-kapacitet, optiske drev, harddiskdrev mv. Der henvises til Kontraktbilag 1B, Kontraktbilag 2 samt modellisten på www.statensindkob.dk for en nærmere beskrivelse af de enkelte produkter og ydelser. 5. Leverandører Moderniseringsstyrelsen har indgået aftale med tre leverandører: ATEA A/S Dell A/S Fujitsu A/S
Side 6 af 8 6. Statslige institutioner er forpligtet til at bruge Computeraftalen Statslige institutioner er i rammekontraktens løbetid forpligtet til at foretage køb via rammekontrakten, hvis institutionen skal købe produkter og ydelser inden for det område, som rammekontrakten vedrører. Ved at bruge rammekontrakten løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på købet. Rammekontrakten indebærer således, at statslige myndigheder i henhold til cirkulære om indkøb i staten er forpligtet til kun at købe ind hos de på rammekontrakten valgte leverandører inden for rammekontraktens område. Indkøbsaftalen dækker alle de mest almindelige produkter og ydelser inden for indkøb af computere i staten. Det følger således af det forpligtende element, at de omfattede produkter og ydelser ikke kan købes uden for indkøbsaftalen, herunder ved brug af f.eks. SKI s aftaler, ligesom der heller ikke kan købes substituerbare produkter udenfor Computeraftalens sortiment hos de leverandører, der er på aftalen. Såfremt et konkret produkt eller en ydelse ikke er omfattet i indkøbsaftalens sortiment, men det på aftalen er muligt at købe et substituerende produkt eller en substituerende ydelse, så skal produktet eller ydelsen købes på indkøbsaftalen. Når der på aftalen således er defineret et produkt eller en ydelse, der kan opfylde det behov, som det aktuelle indkøb vedrører, skal produktet eller ydelsen købes på indkøbsaftalen. 7. Frivillige kunders brug af Computeraftalen Selvejende institutioner, Folketinget, Danmarks Nationalbank, Grønlands Selvstyre og Færøernes hjemmestyre kan ligeledes gøre brug af Computeraftalen. Ved at tilslutte sig kan selvejende institutioner mv. frivilligt købe Computeraftalens produkter og serviceydelser og er ikke forpligtet til at gøre brug af rammeaftalen (modsat de tidligere aftaler, hvor tilslutningen forpligtede). Tilmelding indebærer således alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende rammeaftalen. Selvejende institutioner, Folketinget, Danmarks Nationalbank, Grønlands Selvstyre og Færøernes hjemmestyre kan tilslutte sig aftalen fra primo januar 2012 til den 1. marts 2012. Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden www.statensindkob.dk, hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. Tilmelding til aftalen efter 1. marts 2012 forudsætter, at Statens Indkøb godkender tilmeldingen. I kontraktbilag 3A kan du se, hvilke selvejende institutioner mv., der kan benytte aftalen.
Side 7 af 8 8. Rammekontraktens varighed og forlængelse Der er indgået en 2-årige rammekontrakt, som er gældende fra den 1. januar 2012 til den 31. december 2013. Moderniseringsstyrelsen har derudover mulighed for at forlænge rammeaftalen to gange et år, det vil sige maksimalt frem til den 31. december 2015. Såfremt Moderniseringsstyrelsen vælger at gøre brug af sin ret til at forlænge rammekontrakten, er Den Selvejende Institution mv./folketinget/nationalbanken/grønlands Selvstyre/Færøernes Hjemmestyre fortsat tilsluttet rammekontrakten, hvorved disse fortsat kan gøre brug af Rammekontrakten i forlængelsesperioden. 9. Køb på rammekontrakten Kunden skal tildele på baggrund af de fastlagte kriterier i kontraktbilag 13. Køb via de af Moderniseringsstyrelsen afholdte e-auktioner er den primære indkøbsform og skal således anvendes som udgangspunkt. I tilfælde, hvor et af nedenstående forhold gør sig gældende, skal Kunden dog foretage købet uden for Moderniseringsstyrelsens afholdelse af miniudbud. Forhold 1: Kundens behov er pludseligt opstået, og afventning af Moderniseringsstyrelsens næstkommende centrale mini-udbud kan i et ikke ubetydeligt omfang skade eller hindre Kundens opgavevaretagelse eller myndighedsudøvelse i øvrigt. Forhold 2: Kundens behov kan af tekniske årsager ikke opfyldes af alle leverandører på Rammekontrakten. Denne bestemmelse vil som udgangspunkt være afgrænset til køb af tilkøbsprodukter, som er teknisk bundet til et specifikt hovedprodukt, samt bærbare computere til supplering af et eksisterende driftmiljø af flydende arbejdspladser, hvor andre bærbare computere ikke er kompatible. Hvor ét af ovenstående forhold er opfyldt, skal Kunden selv foretage eget miniudbud, medmindre købet ikke overstiger 30.000 kr. samlet for institutionen i perioden mellem to e- auktioner. Hvor købet ikke overstiger 30.000 kr., skal Kunden foretage købet ved direkte tildeling hos den af leverandørerne, som er i stand til at opfylde behovet, og som har tilbudt den samlet set laveste pris på Rammekontrakten af de af Kunden efterspurgte produkter og serviceydelser. 10. Priser Priser kan findes på www.statensindkob.dk, ehandelsplatforme som fx NetIndkøb samt på Leverandørens eget web-baserede bestillingssystem.
Side 8 af 8 Rammekontraktprisen korrigeres årligt ud fra ændringer i den gennemsnitlige dollarkurs desuden reguleres priser for direkte tildeling ud fra resultatet af den foregående e-auktion. Priser for direkte tildeling opdateres løbende på www.statensindkob.dk. 11. Bestilling, levering, fakturering og betaling Købet sker ved, at kunden til Moderniseringsstyrelsen angiver hvilke computere og tilvalg og udstyr i hvilket stykantal, som kunden ønsker at anskaffe. Dette sker i et skema, der kan downloades fra www.statensindkob.dk. Planlagte auktionsdatoer samt frister for indsendelse af indmeldingsskema fremgår af www.statensindkob.dk. Moderniseringsstyrelsen gennemfører derefter miniudbud med e-auktion, og orienterer herefter kunden om hvilken leverandør, der har vundet de enkelte ordrer, samt hvilken stykpris der er opnået. Bestilling uden for Moderniseringsstyrelsen e-auktioner, jf. tidligere, kan dog ske via ehandelsplatforme som fx NetIndkøb, Leverandørens eget web-baserede bestillingssystem, pr. telefon eller pr. e-mail. Kontaktinformation til leverandørerne findes på www.statensindkob.dk. Leverandøren skal sende fyldestgørende ordrebekræftelse til Kunden senest to arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af Kundens bestilling. Leverandøren skal i ordrebekræftelsen angive leveringsdato og tidspunkt inden for den fastsatte leveringsfrist. Levering skal ske 15 arbejdsdage fra Leverandørens modtagelse af ordre efter e-auktion, medmindre Kunden angiver en længere frist ved bestilling. Levering skal ske 12 arbejdsdage fra Leverandørens modtagelse af bestillingen ved direkte tildeling. Leverandøren er berettiget til at udskyde den ved bestillingen fastlagte frist for levering vedrørende en konkret anskaffelse med maksimalt 10 arbejdsdage, forudsat at Leverandøren skriftligt og senest fem arbejdsdage forud for den i bestillingen fastlagte frist for levering har varslet Kunden om udskydelsen med oplysning om ny frist for levering. Leveringen skal ske til den af Kunden ved den konkrete ordre anviste adresse. Fakturering kan tidligst ske fra leveringsdagen. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter Kundens modtagelse af fyldestgørende faktura.