Nationalt udbud af Lejre Kommunes Daglige pengeinstitutforretninger
Udbudsbetingelser Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2. Formkrav til indhold m.m. 3. Tidsplan 4. Udvælgelseskriterier 5. Tildelingskriterium 6. Andet
1. Indledning Lejre Kommune ønsker at indgå aftale med et pengeinstitut, fremover benævnt tilbudsgiver, med henblik på håndtering af daglige bankforretninger, herunder en trækningsret på op til 80 mio. kr. fordelt på 4 gange 7 dage om året. 1. Udbudsbetingelser 1.1. Udbudsform Lejre Kommune udbyder hermed daglig bankforretninger. Udbuddet foretages efter retningslinjerne i tilbudsloven. Kravspecifikation fremgår af bilag 1. Alle interesserede leverandører kan afgive tilbud. De indkomne tilbud vil blive gennemgået i to faser. Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af tilbudsgivernes egnethed til at varetage den udbudte opgave. Vurderingen sker på baggrund af udvælgelseskriterier. Se punkt 4. Tildelingen foretages efter en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud. Tildelingen foretages efter de angivne tildelingskriterier. 1.2. Ordregiver: Lejre Kommune, Møllebjergvej 4, 4330 Hvalsø. 1.3. Rekvirering af udbudsmateriale. Udbudsmaterialet kan hentes på Lejre Kommunes hjemmeside. 1.4. Oplysninger om Lejre Kommune. Lejre Kommune ligger på Sjælland i udkanten af Hovedstadsområdet. For yderligere oplysninger henvises til kommunens hjemmeside: http://www.lejre.dk/ 1.5. Aftaleperiode. Aftalen vedr. daglige bankforretninger forventes at være gældende fra den 1. februar 2014 og løber i 4 år. Kommunen skal have mulighed for at forlænge med 2 gange 12 måneder på uændrede vilkår. Tilbudsgiveren kan skriftligt i hele perioden opsige aftalen med mindst 9 måneders varsel til d. 1. i en måned. 1.6. Afvisning af tilbud. Alternative tilbud og tilbud med forbehold overfor udbudsmaterialet vil blive afvist som værende ikke konditionsmæssige. 1.7. Misligholdelse. I tilfælde af misligholdelse, f.eks. overskridelse af tidsfrister, fejlagtig validering, fejlog mangler ved tilbudsgiveres telekommunikation m.m. skal kommunen kompenseres for direkte og indirekte tab, herunder kompensation til 3. mand baseret på dansk rets almindelig principper. Såfremt kommunen ophæver aftalen som følge af misligholdelse, skal tilbudsgiver erstatte kommune de med misligholdelsen forbundne udgifter, herunder merudgifter
og manglende indtægter, der knytter sig til antagelse af et andet pengeinstitut i den resterende del af aftaleperioden. 1.8. Tvister. Eventuelle tvister om forståelsen af aftalen skal såfremt mindelig ordning ikke opnås, afgøres endelig ved en voldgift. 2. Formkrav til indhold m.m. Tilbuddet incl. bilag skal indeholde overskriften Fortroligt udbud Lejre Kommune- må ikke åbnes i posten. Tilbuddet skal indeholde navn, adresse, kontaktperson om mailadresse på tilbudsgiveren. 2.1. Åbning af tilbud. Der er ikke mulighed for at overvære åbningen af de indkomne tilbud. 2.2. Andre forhold omkring tilbuddet. Kommunen forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er forfattet på dansk. Kommunen forudsætter at al kommunikation med tilbudsgiver i hele aftalens løbetid skal foregå på dansk. Kommunen kan vælge at afvise alle tilbud. Tilbudsgiver skal tåle at kommunen har mindre driftskonti hos andre pengeinstitutioner, såfremt disse besidder en geografisk fordelagtig placering i forhold til håndtering af kontanter. 2.3. Spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål til udbudsmaterialet kan stilles pr. mail til: Lejre Kommune Finansspecialkonsulent Richard Oddershede riod@lejre.dk. 2.4. Udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet vil ikke blive returneret. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med udarbejdelsen af tilbuddet og nærværende udbudsforretning er kommunen uvedkommende. 3. Tidsplan 3.1. Annoncering Annonceringen foretages fra den 15. november. 2013. 3.2. Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet 7. december 2013 Spørgsmål vil blive besvaret inden 5 arbejdsdage. Spørgsmål stillet efter denne dato vil kun blive besvaret hvis de ikke er ressourcemæssigt belastende. 3.3. Frist for aflevering af tilbud. Tilbud skal sendes elektronisk med sikker post til: sikkerpost@lejre.dk inden den 2. januar 2014 kl. 12.00. 3.4. Vurderingen af tilbuddene og afklaring af eventuelle spørgsmål vil blive afklaret i perioden 2. - 15. Januar 2014. Samtlige tilbudsgivere vil umiddelbart efter afgørelsen blive orienteret om, hvorvidt deres tilbud er valg eller fravalgt.
Endelig aftale er først indgået når aftalen er underskrevet. Det forventes at aftalen kan underskrives inden udgangen af Januar 2014. 3.5. Vedståelsesfrist. Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Det forudsættes at den valgte leverandør overtager ansvaret for den udbudte opgaves løsning 1. Marts 2014. 4. Udvælgelseskriterier. Med henblik på at vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven, skal tilbudsgivere som minimum angive følgende oplysninger: - En erklæring på tro og love om, hvorvidt ansøger har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor ansøger er etableret og i Danmark, fortrykt bilag der skal underskrives vedlægges. - Det seneste offentliggjorte årsregnskab for koncernen. - Oplysning om rating fra de internationale rating institutioner. Tilbudsgivere, der helt eller delvis undlader at afgive samtlige de krævede oplysninger, kan dømmes ude på grund af ukonditionsmæssighed. 5. Tildelingskriterium. Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for kommunen mest økonomiske fordelagtige tilbud. Der vil i blive lagt følgende underkriterier til grund, der er angivet med følgende vægtning 1. Forrentningsprocent for indestående 75 % 2. Forrentningsprocent for trækningsrettighed 5 % 3. Service, f.eks. netbank, kommunikationsmuligheder m.m. 20 % I vurderingen af underkriterier vedr. forrentningsprocent indgår: 1.a. Valørdage 1.b. Forrentningsprocenten for nettoindestående på mellem 0-80 mio.kr. 1.c. Forrentningsprocenten for nettoindestående på over 80 mio. kr. 2.a. Forrentningsprocenten for brug af trækningsret på op til 80 mio.kr. Service - Evt. model for sikring af kommunens nettoindestående på over 750.000 kr. - Model for håndtering af oprettelse af konti til flygtninge og andre som har behov for en konto i en bank i Danmark. - Filialdækning i kommunen (eksempelvis døgnboks) - Model for pengetransport af kontanter, hvis der ikke er filial i kommunen. - Antal og beskrivelse af serviceydelser - Tilbudsgiveren bedes anføre antal og art af vederlagsfrie serviceydelser. - Øvrige serviceydelser oplyses med gældende listepris og tilbudt rabatsats. 6. Andet
6.1. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 6.2. Uklarheder Tilbudsgiver skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål. Se punkt 2.3. 6.3. Til illustration af likviditetsforløbet over tid, er udarbejdet grafiske oversigter over likviditeten for perioden 2011 til og med 1.10.2013. Der er ikke i 2014 budgetlagt med forbrug af likviditet. 6.4. Tilbudsgiver skal tåle at der indgås aftale om betalingskort med andet pengeinstitut ved udnyttelse af aftale indgået med staten. 6.5. Tilbudsgiver skal tåle at der indgås aftale om sikring af kommunens indestående udover 750.000 kr. i tilfælde af banken konkurs.
Bilag I Kravspecifikation. Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2. Kravspecifikation 2.1. Indledende oplysninger 2.2. Rente 2.3. Trækningsret 2.4. Gebyrer 2.5. Serviceydelser 2.6. Servicering i implementeringsfasen 2.7. Andre forhold
1. Indledning I dette bilag beskrives krav til de ydelser, der skal leveres i henhold til Lejre kommunes udbud af daglige pengeinstitutforretninger. 2. Kravspecifikation 2.1. Indledende oplysninger Kontostruktur Lejre kommunes behov for konti vil være op til 40 konti. De største omsætninger vil blive fordelt på 2 konti. Resten vil være til deponeringer, indbetalinger fra institutioner, konti med tilknyttet betalingskort, tilhørende legater og tilknyttet depoter o.l. Til flere af kontiene vil der forekomme indbetalinger fra dankortautomater, FI-indbetalinger o.l. Det skal være muligt at tilknytte betalingskort til kontiene (MasterCard eller lignende). Det skal være muligt at oprette/nedlægge konti efter behov uden omkostninger og uden ændring af aftalen. Der skal tilknyttes en trækningsrettighed til den af kontiene, der indsættes rente på. Der skal være en samlet renteberegning af alle konti, renten skal tilskrives en konto. Konti der skal benyttes i forbindelse med legater o.l. skal have renten indsat på egen konto. Der er behov for op til 10 depoter til værdipapirer, der dels skal benyttes til egne værdipapirer og dels til værdipairer tilhørende legater, der administreres af kommunen. Kommunens OBS-konti er ikke omfattet. Systemanvendelse. Lejre kommune anvender ved kontraktens indgåelse KMD s udbetalingssystem og fra 1. januar 2014 KMD-OPUS økonomisystem. Som via NEM-konto fremsender oplysninger om udbetalinger til pengeinstituttets bogføringscentral. 2.2. Rente Rentesatsen (debet/kredit) ønskes tilbudt med et tillæg til en basisrente, som er den rente Nationalbanken offentliggør vedrørende salg af indskudsbeviser (ISBV). Renten må dog aldrig blive negativ. Renteberegningen skal ske dagligt på grundlag af nettomellemværendet for de konti, som er omfattet af aftalen (rentenetting/cach-pool). Banken skal på anmodning kunne dokumentere renteberegningen. Rentetilskrivningen skal ske kvartalvis med rentedivisor 365/366. Rentetilskrivningen skal foretages på hovedkontoen, dog undtaget konti tilknyttet depoter brugt til legater. Valideringsreglerne skal fremgå specificeret på ind- og udbetalinger på følgende områder: - Checks - Kontantindbetalinger - Nets (PBS) betalinger - Interne overførsler i banken mellem egne konti
- Overførsel til/fra Nationalbanken - Overførsel til /fra andre pengeinstitutter - FI-betalinger 2.3. Trækningsret. Lejre Kommune ønsker i en trækningsret på op til 80 mio. kr. Den skal være gældende i 5 dage ad gangen omkring 1/1, 1/2, 1/7 og 1/8. 2.4. Gebyrer Der forventes ikke provision, gebyrer og lignende i forbindelse med oprettelse og drift af de løbende konti, heri indbefattet blandt andet: - Indløsning af checks, såvel indenlandske som udenlandske - Overførsel til og fra udlandet - Tilbagekaldelse af kontooverførelser - Assistance omkring uanbringelige beløb, fremfinde afsender o.l. - Levering af løbende samt ekstraordinære kontoudtog/saldo meddelelser i forbindelse med revisionsbesøg og lignende. - Brug af visa kort/dankort - Garanti - Netbank - Døgnboks - O.l. 2.5. Serviceydelser. Telekommunikation. Lejre kommune ønsker at udføre udvalgte transaktioner via instituttets online system. Der skal i ubegrænset omfang være adgang til kontoposteringer/saldi/rentesatser mv., herunder oversigter over ventende ud- og indbetalinger, uanset om disse er godkendte eller ej. I tilbuddet skal en beskrivelse af følgende elementer indgå: - opkobling til pengeinstitut via egen PS (moden /internet/citrix) - Netværks variation - Fler-/enkeltbruger - konto til konto overførelser, såvel egne som fremmede - Mulighed for udskrivning af kontoudtog mv. - Automatisk indlæsning til økonomisystem/debitorsystem hos KMD fra indbetalingskort - Renteoplysninger - Der skal kunne eksporteres data til f.eks. Excel. Pengeinstituttet skal fuldt ud kunne kommunikere med Lejre Kommunes edb-systemer med mulighed for flerbrugerløsning i Lejre Kommune. Lejre Kommune har brug for ca. 20 adgange til onlinesystem, heraf ca. 10 kun med kikkeadgang. Adgangen skal tildeles Lejre Kommune CVR. nr. og ikke personens cpr. nr. Der forventes ikke udgifter til etablering, abonnement eller løbende anvendelse heraf. 2.6. Service i implementeringsfasen - Pengeinstituttet informerer/uddanner Lejre Kommunens personale i optimal anvendelse af program/udstyr til telekommunikation.
- Pengeinstituttet udfører/hjælper med det praktiske arbejde ved omplacering/overtagelse af opgaven. 2.7. Andre forhold. - At man omkostningsfrit kan anvende dankortterminaler. Lejre Kommune har p.t. 2 dankortterminaler. Det må forventes at der kommer flere til. - Der vil være kontante indbetalinger fra en række institutioner f.eks. ældrecentre, bibliotek o.l. Der skal være mulighed for at indsætte kontanter/checks i pengeinstitut/døgnboks indenfor kommunegrænsen alternativt skal der accepteres konti i andre banker eller etableres pengetransportordning. Bankens bogføringstekst skal angive, hvem der har foretaget indbetalingen. - Lejre kommune benytter som hovedregel FI kortart 71 som indbetalingsmedie. Der skal være mulighed for at benytte yderligere FI numre og elektronisk indbetalingskort. - Nem konto ordningen skal kunne benyttes fuldt ud. Pengeinstituttet skal til enhver tid kunne honorere lovgivningens krav vedrørende Nem konto. Lejer kommune kræver at der efter behov kan oprettetes konti til alle borgere i kommunen. Der skal anvises en enkelt og ikke ressourcekrævende procedure for oprettelse af konti til Lejre borger, herunder flygtning.