EU-UDBUD 2010/S xxx-xxxxxx af 23. august 2010 På administration af Pleje- og ældreboliger under Social og Sundhed
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 3 1.2 Udbyders fremtidige administrationsaftaler... 3 1.3 Aftaleperiode... 3 1.4 Boligernes placering og antal... 3 2 Udbudsbetingelser... 4 2.1 Udbudsform... 4 2.2 Formkrav... 4 2.3 Sprog... 5 2.4 Ejendomsret... 5 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 5 2.6 Tilbudsfrist... 5 2.7 Åbning af de indkomne tilbud... 5 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 5 2.9 Aftalegrundlag... 5 2.10 Alternative bud... 6 2.11 Konsortier... 6 2.12 Udbyders forbehold... 6 2.13 Tilbudsgivers forbehold... 6 2.14 Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 6 2.15 Udvælgelseskriterier... 6 2.16 Tildelingskriterier... 7 3 Den udbudte opgave... 9 3.1 Samarbejdsrelationer... 9 3.1.1 Opgavens baggrund og omfang... 9 3.1.2 Opgaver placeret i Roskilde Kommune... 10 3.1.3 Viceværtfunktionen (den blå drift)... 10 3.1.4 Gartnerarbejde (den grønne drift)... 10 3.1.5 Renholdelse... 10 3.2 Beskrivelse af ydelsen... 11 3.2.1 Generelt... 11 3.2.2 Visitationsproceduren... 11 3.2.3 Udfærdigelse af huslejekontrakt og igangsættelse af huslejeopkrævning... 11 3.2.4 Fraflytninger... 12 3.3 Ejendommens drift... 12 3.3.1 Daglig drift (betaling af regninger mv.)... 12 3.3.2. Driftsbudget for ejendommen og huslejevarsling... 12 3.3.3 Udarbejdelse af forbrugsregnskab... 13 3.3.4 Vedligehold... 13 3.3.5 Afdelingsmøder... 13 3.3.6 Budgetopfølgninger... 13 3.3.7 Årsregnskab for boligerne... 13 4 Tilbudsdisposition... 15 Bilag Bilag 1 Tro og Love erklæring Bilag 2 Oplysninger vedr. beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Bilag 3 Administrationsaftale Bilag 4 Tidsplan - 2 -
1 Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører administration af almene ældre- og plejeboliger under Social og Sundhed, Roskilde Kommune (udbyder). Se oversigt over boligerne i tabel 1. 1.2 Udbyders fremtidige administrationsaftaler Administrationsaftalen forudsættes indgået med én virksomhed i form af en eneleverandøraftale. Valg af leverandør (aftalehaver) er ikke afsluttet, før administrationsaftale er underskrevet af begge parter. 1.3 Aftaleperiode Aftalen er gældende fra den 1. januar 2011 til den 31. december 2012. Roskilde Kommune kan forlænge aftalen to gange med en aftaleperiode på 12 mdr. pr. forlængelse. Der er et gensidigt opsigelsesvarsel på 6 mdr. Aftaleperiode samt eventuelle optioner på aftaleforlængelse fremgår også af udbudsmaterialets bilag 3 Administrationsaftale. 1.4 Boligernes placering og antal Adresse Opførelsesår/ ombygningsår Antal m2 Antal lejemål Almene ældreboliger Rosenhaven, Rosenhaven 1-19 og 2-6, 4040 Jyllinge 2005 849 13 Kalvefolden, Kalvefolden 1-12, 4000 Roskilde 2001 809 12 Bryggerbakken, Bryggerbakken 1-6, 4040 Jyllinge 2001 405 6 Perlen, Nyvej 42-64 4621 Gadstrup 1993 804 12 Almene plejeboliger 1136/8 20 28 Kastanjehaven, 4040 Jyllinge 2005/2010 Sct. Jørgensbjerg, Møllehusvej 118 4000 Roskilde 2001 3167 47 Kristiansminde, Margrethekær 4-12 4000 Roskilde 2005 6925 100 Trekroner* 2011-2012 9039 155 I alt Tabel 1. Oversigt over almene ældre- og plejeboliger under Social og Sundhed, Roskilde Kommune *Plejecenter Trekroner 155 boliger forventes færdige til indflytning 1. januar 2013-3 -
2 Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Opgaven udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2010/S XXX-XXXXXX. 2.2 Formkrav Tilbud skal afgives elektronisk via Mercell Sourcing Service (MSS) i henhold til de betingelser, som fremgår af udbudsmaterialet. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen i efterfølgende kapitel 4 følges. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsdispositionen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet. Tilbudslisterne, regneark fra MSS skal benyttes i uændret form i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet, eller særskilt angivet. Tilbuddet skal afgives i danske kr. inklusiv moms og alle øvrige afgifter. Procedure For at deltage i opgaven indsættes dette link i din internet browser: http://permalink.mercell.com/xxxxxxxx.aspx Her tilmelder du dig opgaven ved at trykke på ikonet foroven: Meld din interesse. Herefter skal du udfylde en registrering af dit firma, hvis du ikke er licenshaver hos Mercell Danmark A/S. Denne registrering er nødvendig for videre deltagelse og er uden omkostninger. Efter du har meldt din interesse skal du først godkendes og oprettes i systemet dette sker indenfor normal arbejdstid og er ikke en automatisk proces. Herefter modtager du login koder til www.mercell.dk. Når du er logget ind skal du trykke på My Mercell for at se/downloade alle informationer om opgaven. Du kan stille spørgsmål omkring opgaven direkte til Roskilde Kommune samt afgive tilbud og uploade tilbuds-dokumenter. Spørgsmål skal stilles herigennem under fanen "Kommunikation". Svar fra Roskilde Kommune afgives i anonymiseret form og kan ses under fanen "Ekstra Info" efter at der er publiceret svar. Alle dokumenter i tilbuddet til indkøber skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tidsfristen udløber og er omkostningsfrit for leverandører. - 4 -
Bemærk at der til afsendelse af tilbuddet kan anvendes digital signatur. Digital signatur kan bestilles her: www.danid.dk. 20 dage hhv. 3 dage før tilbudsfristen udløber vil du modtage påmindelser omkring opgaven på din e-mail. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller ring på 63 13 37 00. Al kommunikation med ordregiver skal foregå igennem kommunikationsmodul i MSS. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til MSS med emnet: "Spørgsmål - EU udbud af Administration af Ældre- og plejeboliger senest den 24. september 2010 kl. 12.00 via MSS. Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret løbende og senest 6 dage før tilbudsfrist. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, besvares kun, såfremt udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være tilgængeligt via MSS jf. punkt 2.2. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være udbyder i hænde senest den 15. oktober 2010 kl. 12.00 via MSS. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet bliver uploadet via MSS i god tid. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den 1. januar 2011 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet ydelser indgås på grundlag af vedlagte administrationsaftale samt aftalehavers tilbud med tilhørende bilag. - 5 -
Administrationsaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af administrationsaftalen. 2.10 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.11 Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal fremgå af tilbuddet, hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnits 2.15 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. 2.12 Udbyders forbehold De oplyste ejendomme er Roskilde Kommunes portefølje på området i øjeblikket. Der kan i aftaleperioden blive tale om yderligere udvidelse af det samlede antal boliger/lejemål, ligesom Roskilde Kommune også tager forbehold for en eventuel reduktion, som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af administrationsaftalen omfattet ydelse ikke kan dække et særligt behov hos udbyder. 2.13 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold til aftalens grundlæggende krav accepteres ikke, men vi opfordrer til at få afklaret eventuelle uklarheder i spørgefasen. 2.14 Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de på bilag 2 oplistede statslige tjenester. 2.15 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 1. Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige arbejdsopgaver, der er udført i løbet af de sidste 3 år, med beskrivelse af arbejdsopgaverne og angivelse af kontaktpersoner. Der skal indsendes en virksomhedsbeskrivelse inklusive oplysninger om tilbudsgivers og ansattes faglige relevante uddannelsesmæssige baggrund. - 6 -
Der stilles krav om en daglig telefontid i hverdagene, på minimum 6 timer i tidsrummet 8-16 samt en akutvagt i tilfælde af brand eller lignende. 2.16 Tildelingskriterier Administrationsaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. For at opnå sammenlignelige tilbud og lette gennemgangen heraf, skal tilbuddet gives i nettopriser, 2011 priser, baseret på en årlig administrationsudgift på bolig. Tilbuddet skal afgives i danske kr. inklusiv moms og inklusiv alle øvrige afgifter. Det skal for god ordens skyld nævnes, at Roskilde Kommune har noteret sig de fremtidige ændringer på momsområdet. Følgende evalueringskriterier med den i parentes angivne vægt. 1. Pris nævnt ovenfor (50) 2. Kvalitet, herunder uddannelsesmæssige kompetencer og erfaringer fra lignende opgaveløsninger (25), måles på baggrund af evalueringskriterierne 3. Evnen til at inddrage ældre og handicappede beboere (10), måles på baggrund af evalueringskriterierne 4. Fleksibilitet og samarbejde (15), måles på baggrund af evalueringskriterierne Pris Opgave Gebyr pr. afdeling pr. år Gebyr pr. bolig pr. år Udfærdigelse af forbrugsregnskab for varme, hvor der findes separate målere i boligen, pr. bolig pr. år Udfærdigelse af 10-års vedligeholdelsesplaner pr. afdeling pr. år Øvrigt vedr. drift og vedligehold sikring af at lovpligtige tiltag bliver håndhævet i bygningerne Samlet administrationshonorar pr. bolig pr. afdeling inklusiv moms og alle afgifter Honorar i 2011-pris inklusiv moms og alle afgifter - 7 -
Kvalitet Relevant erfaring (eksempelvis kendskab til området i kraft af erfarne medarbejdere CV for relevante medarbejdere) Relevante kompetencer til løsning af opgaven (eksempelvis uddannelse, juridisk indsigt mv.) Referencer fra lignende opgaver med angivelse af kontaktpersoner Kontakttider ifht. beboerhenvendelser Hurtig genudlejning af bolig, procedurebeskrivelse med tydelig angivelse af hvor lang tid det tager at genudleje en bolig Eksempel på velkomstinformation til nye beboere skal vedlægges Evnen til at inddrage ældre og handicappede beboere Erfaring med og principper for afholdelse af afdelingsmøder i afdelinger med ældre og handicappede beboere. Eksempel på dokumentation kan være indkaldelse til og referat fra beboermøde. Erfaring med øvrig involvering af ældre og handicappede. Hvilke værdier lægges til grund for kontakten til beboerne Fleksibilitet og samarbejde Præsentation af den konkrete organisation, der skal varetage opgaven for Roskilde Kommune Hvordan sikres det at der løses opgaver i spidsbelastningssituationer (sygdom eller andre uforudsete situationer) Hvordan sikrer organisationen gode samarbejdsrelationer til kommunen og øvrige interessenter Proceduren i forbindelse med opsigelse af lejligheder ved dødsfald Er overtagelsesdatoen den 1. eller den 15. i mdr. eller er der mulighed for fleksible overtagelsesdatoer - 8 -
3 Den udbudte opgave Administrationsaftale Administrationsaftalen er en del af det samlede udbudsmateriale og indgår som bilag 3. Administrationsaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Administrationsaftalen udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse. 3.1 Samarbejdsrelationer 3.1.1 Opgavens baggrund og omfang Den nuværende administration af boligerne varetages af to eksterne administratorer, der har varetaget opgaven i de seneste år. Administration af ældre- og plejeboliger med følgende opgaver: Udfærdigelse af lejekontrakt med de enkelte lejere Ved aflastningsboliger udfærdiges der ikke huslejekontrakt til den enkelte beboer, men samlet opkrævning for hver afdeling til Roskilde Kommune Huslejeopkrævning Opkrævning af indskud. Kontakt til lejere ved oprindelige mangler og efterfølgende vedligeholdelsesmangler samt rekvirering af håndværkere i samarbejde med viceværtfunktionen Varetagelse og understøttelse af beboerdemokrati, herunder afholdelse af afdelings- og bestyrelsesmøder Administration og udfærdigelse af regnskab vedrørende varme, vand, antennebidrag Forpligtigelse til samarbejde om aftale med viceværtfunktionen om syn af lejligheder ved ind- og fraflytning, flytterapporter, rekvirering af håndværkere mv. Udarbejdelse af driftsbudgetter, også i forbindelse med nybyggeri (Trekroner opstart 1. januar 2013) Udarbejdelse af langtidsbudgetter, herunder også samarbejde med viceværtfunktionen om vedligeholdelsesplan (minimum 10 år) Udarbejdelse af årsregnskab Varetagelse af dagligt bogholderi Førelse af klagesager, herunder beboerklagenævn og tilsynssager Kontakt til boliggruppen i Myndighedsservice omkring ind- og udflytning samt møder om samarbejdet, der afholdes kvartalsvise Drift og vedligehold af boligerne varetages i dag af både ekstern og intern viceværtfunktion. Denne ordning bliver ændret således, at Materielgården, Roskilde Kommune skal varetage den grønne drift og ITC ejendomsservice, Roskilde Kommune skal varetage dele af den såkaldte blå drift (viceværtfunktionen), dog i samarbejde med administrator. Dette skal forstås sådan, at de daglige opgaver og tilsyn forestås af viceværtfunktionen, men opstår der en akutsituation skal administrator stå til rådighed, eksempelvis i forbindelse med brand, indbrud og lignende. Opremsningen er ikke udtømmende. - 9 -
Nærværende udbud omfatter alle opgaver forbundet med administration, drift og vedligehold af de kommunalt ejede almene ældre- og plejeboliger, medmindre andet er angivet i udbudsmaterialet. Såfremt Roskilde Kommune i kontraktperioden får flere kommunalt ejede almene boliger, skal disse også kunne indgå umiddelbart i den indgåede administrationsaftale. Ejendommene skal administreres efter Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v., ligesom de leverede ydelser til enhver tid, skal leveres indenfor rammerne af den gældende lovgivning. 3.1.2 Opgaver placeret i Roskilde Kommune Boligvisitationen Visitation af borgere til de enkelte ældre- og plejeboliger i Roskilde Kommune foretages af kommunens boligvisitationsudvalg. Administrator skal være indstillet på, at foretage dele af boliganvisningen efter venteliste, hvis der opstår behov for dette. Forsikring Roskilde Kommune står for ejendommenes bygningsforsikringer og sender regning til administrator. Administrator skal anmelde skader til Social og Sundhed, der herefter vil orientere Roskilde Brandvæsen, Risikokoordinatoren. Administrator varetager udbedringen samt sagsbehandling i forbindelse med forsikringssager. Lån De almene ældreboliger er finansieret i henhold til gældende lovgivning vedrørende almene boliger. Kommunekredit sender afregning direkte til administrator. 3.1.3 Viceværtfunktionen (den blå drift) Viceværtfunktionen vil fremover blive varetaget af Roskilde Kommune. Som ovenfor nævnt er det, det daglige tilsyn der varetages af viceværtfunktionen. Viceværtfunktionen tager beslutninger om den daglige drift og varetager en stor del af beboerkontakten. Endvidere er det viceværtfunktionen som løser en række praktiske opgaver i afdelingerne som for eksempel affaldshåndtering, storskrald, serviceaftaler på diverse anlæg, udskiftning af komfur o.a. samt syn af lejligheder ved ind- og fraflytning, afrapportering til administrator og bestilling og tilsyn med håndværkere. 3.1.4 Gartnerarbejde (den grønne drift) Gartnerarbejdet inkl. snerydning og vedligeholdelse af udearealer i forbindelse med ældreog plejeboligerne vil fremover blive varetaget af Roskilde Kommune, Materielgården. 3.1.5 Renholdelse Renholdelse af de til boligerne tilknyttede fællesarealer og faciliteter varetages fremover af Roskilde Kommune. - 10 -
3.2 Beskrivelse af ydelsen 3.2.1 Generelt Udbuddet omfatter administration af i alt 218 boliger pr. 1. januar 2011 og 373 pr. 1. januar 2013 (se førnævnte skema), drift af bygningerne samt vedligehold. Grøn og blå drift indgår som nævnt ikke som en del af udbuddet. For den del af boligerne, der er plejeboliger vil der være en større udskiftning end i ældreboligerne. I plejeboligerne er den gennemsnitlige boperiode 3,08 år. Den gennemsnitlige boperiode i ældreboligerne er på 6,16 år. I det følgende beskrives de særlige arbejdsbetingelser for opgavens udførelse, og opgavens karakter præciseres. Opgaverne som indgår i udbuddet, vil i det følgende blive betegnet som administrators opgaver og betegnelsen administrator er i materialet identisk med tilbudsgiveren. Administratoren skal påse, at opgaveløsningen sker i overensstemmelse med den lovgivning, der regulerer de forskellige opgaver vedrørende boligerne. 3.2.2 Visitationsproceduren Når et lejemål bliver ledigt i forbindelse med fraflytning eller beboerens død meddeler administrator Boliggruppen, hvilken dato boligen vil stå klar til genudlejning. For at sikre en hurtig genudlejning af plejeboligerne vil praksis være, at der er et tæt samarbejde mellem administrator og centerledelsen ved de enkelte plejeboliger (eksempelvis om udfyldelse af rydningserklæring). Ved dødsfald skal der være opsigelse på variable datoer. Proaktiv understøttelse af arvingernes opsigelse af lejemålet og dermed en hurtigst mulig klargøring så boligen er klar til genudlejning. Boliggruppen sender tilbud om bolig til en visiteret borger samt ansøgningsskema om boligstøtte, indskudslån mv. Samtidig meddeles tidsfrist for, hvornår borgeren senest skal give besked om han/hun ønsker at gøre brug af tilbuddet, således at der kan blive udsendt nyt tilbudsbrev, hvis den første borger afslår boligen. Hvis borgeren ønsker boligen, informerer Boliggruppen administrator om dette, og administrator sender lejekontrakt og informationsmateriale til den pågældende. 3.2.3 Udfærdigelse af huslejekontrakt og igangsættelse af huslejeopkrævning Administrator udfærdiger lejekontrakt for lejemålet. Lejekontrakten samt indflytningsmateriale sendes af administrator til borgeren. Administrator står for kontakten til borgeren vedr. huslejeopkrævning og huslejevarsling m.v. Spørgsmål og klager vedrørende administration og drift af ejendommene skal behandles og besvares af administratoren. Roskilde Kommune, Social og Sundhed skal orienteres om eventuelle klagesager, så snart administrator modtager disse. Administratoren igangsætter huslejeopkrævning hos den nye lejer ved lejemålets overtagelse. - 11 -
3.2.4 Fraflytninger Administrator foranlediger syn og skøn af lejemålene i forbindelse med ud- og indflytning og viceværtfunktionen udfører opgaven. Viceværtfunktionen er medhjælpende til at sørge for el-, vand- og varmeaflæsning og sender meddelelse til administrator. Administratoren laver flytteopgørelse. Overskud i henhold til flytteopgørelse afregnes til fraflytter eller dennes bo. Dog skal beboerindskud afregnes til Roskilde Kommune, hvis dette fremgår af sagen. Evt. krav rejses overfor fraflytter/dennes bo (eks. huslejerestance, istandsættelse, skyldige forbrugsafgifter m.v.). Administratoren administrerer ordning vedrørende istandsættelse af boligen ved fraflytning. Boligen skal være istandsat og klar til den ny indflytning inden for en 14 dages periode efter fraflytning fra lejemålet. 3.3 Ejendommens drift 3.3.1 Daglig drift (betaling af regninger mv.) Daglig drift af ejendommene, herunder betaling af regninger, forsikringer mv. foretages løbende af administrator. Administratoren sørger for, at alle udgifter vedrørende ejendommen betales rettidigt, herunder indbetalinger og indberetninger til offentlige myndigheder. Ejendommens hensatte midler anbringes på en konto, som løbende giver den størst mulige sikkerhed og bedst mulige forrentning, jf. bekendtgørelsen om drift af almene boliger m.v. 47, stk. 1. Indtægter: På den af administratoren oprettede konto for ejendommen indsættes indtægterne der stammer fra den udbudte opgave: Løbende huslejebetalinger Opkrævning af beboerindskud ved indflytning Øvrige indtægter Udgifter: Administratoren afholder samtlige udgifter forbundet med ejendommens drift og vedligehold samt afregning af beboerindskud ved fraflytning. Såfremt udgifterne til drift forøges uforholdsmæssigt skal administrator afklare årsagen. Administrator opbevarer tidligere års hensatte midler samt tidligere års indbetalte beboerindskud. 3.3.2. Driftsbudget for ejendommen og huslejevarsling Administrator er forpligtet til at sikre overholdelse af afdelingernes budgetter. Administratoren udarbejder driftsbudget for ejendommene og beregner ud fra dette huslejen på de enkelte lejemål. Driftsbudgettet fremsendes til Social og Sundhed, - 12 -
Økonomi og kvalitet til orientering. Sammen med driftsbudgettet fremsender administrator en oversigt over den eksisterende husleje pr. m2 og den fremtidige husleje jf. huslejevarslingen pr. m 2 (kr. og procentstigning). Oversigten specificeres på de enkelte afdelinger. Regnskab vedrørende langsigtet vedligeholdelse udfærdiges og medsendes. Administrator udfærdiger huslejevarslingsbreve til lejerne, der sendes til lejerne senest 3 måneder før huslejeændringen. 3.3.3 Udarbejdelse af forbrugsregnskab Administrator sørger for udarbejdelse af diverse forbrugsregnskaber i henhold til gældende lovgivning. Det er administratorens opgave at udsende forbrugsregnskaberne til lejerne og foretage afregning af for meget eller for lidt indbetalt. 3.3.4 Vedligehold Administrator udarbejder årligt, den lovpligtige 10-årige vedligeholdelsesplan, som indsendes til Social og Sundhed, Økonomi og kvalitet. Administratoren sørger for en forsvarlig vedligeholdelse af ejendommene, således at kvalitet og brugsværdi opretholdes. Administrator har ansvar for det overordnede tilsyn med ejendommene og iværksætter nødvendige reparationsarbejder og vedligeholdelse i samarbejde med viceværtfunktionen. Igangsætning af større reparations- og vedligeholdelsesarbejder sker efter aftale med Roskilde Kommune. Indvendig vedligehold påhviler lejeren såfremt andet ikke er oplyst. Administrator har ansvar for, at vedligehold af indvendige fællesarealer samt udvendige reparationer og vedligehold bliver gennemført i samarbejde med viceværtfunktionen. 3.3.5 Afdelingsmøder Administrator indkalder til og afholder det årlige obligatoriske og lovpligtige afdelingsmøde (budgetmøde). Afholdes der ikke særskilt regnskabsmøde skal det sidst godkendte årsregnskab udsendes i forbindelse med det obligatoriske afdelingsmøde. 3.3.6 Budgetopfølgninger Der skal løbende foretages budgetopfølgning på de enkelte afdelinger. Opfølgningerne fremsendes til Social og Sundhed, Økonomi og kvalitet: Budgetopfølgning pr. 31. marts - senest 5. april Budgetopfølgning pr. 31. maj - senest 5. juni Budgetopfølgning pr. 31. august - senest 5. september Budgetopfølgning pr. 31. oktober - senest 5. november 3.3.7 Årsregnskab for boligerne Administrator udfærdiger revisionspåtegnet årsregnskab for den enkelte boligafdeling. Regnskabsåret er kalenderåret. Regnskabsaflæggelsen skal indeholde noter/bemærkninger til regnskabet på alle konti. - 13 -
Administrators regnskabsføring og årsregnskab skal tilrettelægges og udarbejdes i overensstemmelse med almenboliglovgivningen for de almene boliger. Administrators regnskabsføring skal samtidig tilrettelægges og udarbejdes, således at kravene i det kommunale budget- og regnskabssystem kan efterleves. Roskilde Kommune og dennes revision kan til enhver tid kræve at få udleveret bilag og anden dokumentation fra administrator med en frist på 7 dage. Årsregnskabet sendes til Social og Sundhed, Økonomi og kvalitet senest den 25. januar. - 14 -
4 Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen følges. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.15 opstillede udvælgelseskriterier og de i udbudsmaterialets afsnit 2.16 anførte evalueringskriterier. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVRnummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). Det skal fremgå, at tilbuddet vedstås indtil den 01. januar 2011. 2 Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 3 Udvælgelseskriterier Økonomisk og finansiel kapacitet: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 2. Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige arbejdsopgaver, der er udført i løbet af de sidste 3 år, med beskrivelse af arbejdsopgaverne og angivelse af kontaktpersoner. Der skal indsendes en virksomhedsbeskrivelse inklusive oplysninger om tilbudsgivers og ansattes faglige relevante uddannelsesmæssige baggrund. Der stilles krav om en daglig telefontid i hverdagene, på minimum 6 timer i tidsrummet 8-16. 4 Evalueringskriterium 1 Pris inklusiv moms og alle afgifter a) Gebyr pr. afdeling pr. år b) Gebyr pr. bolig pr. år c) udfærdigelse af forbrugsregnskab for varme (afd. Sct. Jørgensbjerg, 47 boliger og afd. Kastanjehaverne, 28 boliger) gebyr pr. bolig d) udfærdigelse af 10-års vedligeholdelelsesplaner pr. afdeling pr. år e) øvrigt vedr. drift og vedligehold sikring af, at lovpligtige tiltag bliver håndhævet. f) samlet administrationshonorar pr. bolig pr. afdeling inklusiv moms og alle afgifter - 15 -
5 Evalueringskriterium 2 Kvalitet a) relevant erfaring (eksempelvis kendskab til området i kraft af erfarne medarbejdere CV for relevante medarbejdere) b) relevante kompetencer til løsning af opgaven (eksempelvis uddannelse, juridisk indsigt mv.) c) referencer fra lignende opgaver med angivelse af kontaktperson d) kontakttider i forhold til beboerhenvendelser e) eksempel på velkomstpakke skal vedlægges 6 Evalueringskriterium 3 Evnen til at inddrage ældre og handicappede beboere a) Erfaring med og principper for afholdelse af afdelingsmøder i afdelinger med ældre og handicappede beboere (eksempelvis indkaldelse, dagsorden og referat fra afdelingsmøde) b) Erfaring med øvrig involvering af ældre og handicappede. Hvilke værdier lægges til grund for kontakten til beboerne. 7 Evalueringskriterium 4 Fleksibilitet og samarbejde a) tilbudsgivers konkrete organisation, der skal varetage opgaven for Roskilde Kommune b) hvordan tilbudsgiver løser opgaver i spidsbelastningssituationer (ferie, sygdom eller andre uforudsete situationer) c) hvordan tilbudsgiver medvirker til gode samarbejdsrelationer til kommunen og øvrige interessenter d) procedure i forbindelse med opsigelse af lejligheder ved dødsfald e) er overtagelsesdatoen den 1. eller den 15. i mdr. eller er der mulighed for fleksible overtagelsesdatoer 8 Anden relevant information - 16 -