Notat vedr. stillingen som fagchef for Teknik & Miljø (teknisk chef)

Jan Kjeldsmark/Anne Sofie Osmundsen Aarhus, den 10. maj 2016 Notat vedr. stillingen som fagchef for Teknik & Miljø (teknisk chef) AUSTRALIA AUSTRIA BELGIUM BRAZIL DENMARK CHINA ESTONIA FINLAND FRANCE GERMANY INDIA ITALY LATVIA LITHUANIA THE NETHERLANDS NORWAY POLAND PORTUGAL SINGAPORE SPAIN SWEDEN SWITZERLAND UNITED KINGDOM USA

Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING... 3 2. FAGSEKRETARIATET TEKNIK & MILJØ... 4 3. STILLINGENS LEDELSESRUM OG RELATIONER... 6 4. ANSÆTTELSESVILKÅR... 5 5. DEN IDEELLE KANDIDAT... 6 6. ANSÆTTELSESPROCESSEN... 7 7. SKANDERBORG KOMMUNE... 8 ANSØGERE FORVENTES AT ORIENTERE SIG I NEDENSTÅENDE DOKUMENTER: BILAG 1 KONTRAKTHOLDERHÅNDBOGEN (OM SKANDERBORGMODELLEN) BILAG 2 UDVIKLINGSAFTALE 2016 FOR TEKNIK OG MILJØ BILAG 3 LEDELSESGRUNDLAGET Side 2 af 10

1. Indledning Fagchefen for Teknik & Miljø (i det daglige kaldt teknisk chef) har fået nyt job i Aarhus Kommune som chef for Center for Byudvikling og Mobilitet, og Skanderborg Kommune søger derfor hendes afløser med tiltrædelse pr. 1. august 2016. Skanderborg Kommune har indgået aftale med Mercuri Urval om samarbejde om rekruttering og udvælgelse af den nye chef. Mercuri Urval samarbejder gennem hele ansættelsesprocessen med ansættelsesudvalget. 1.1 Ansættelsesudvalg Ansættelsesudvalget er sammensat på følgende måde: Direktør Lars Clement (formand) Jens Peter Langballe Sørensen, funktionsleder Vej & Trafik Jens-Erik Dengsøe, Entreprenørchef og kontraktholder Hans Brok-Brandi, funktionsleder Natur & Miljø Bente Hornbæk, Stabschef Kultur, Borgere og Planlægning Ole Rasmussen, Medarbejderrepræsentant Vej & Trafik Annette Karlsen, HK-tillidsrepræsentant for Bygningsafdelingen. Thomas Højberg, Medarbejderrepræsentant Byg & Ejendom, TL-tillidsrepræsentant Hanne Medum Lærke, Medarbejderrepræsentant Natur & Miljø. Ansættelsesudvalgets opgave er sammen med Mercuri Urval at gennemføre ansættelsesprocessen og afgive indstilling til direktøren, der har ansættelseskompetencen. Nærværende notat er udarbejdet af Mercuri Urval på baggrund af drøftelser med nøgleinteressenter i organisationen og er godkendt af Skanderborg Kommune som grundlag for rekrutterings- og udvælgelsesprocessen. Læs mere om Skanderborg Kommune og Fagsekretariatet og dets afdelinger på www.skanderborg.dk. 1.2 Kontaktoplysninger og ansøgning Interesserede kan kontakte Jan Kjeldsmark fra Mercuri Urval på telefon 4073 4950 for en fortrolig drøftelse af muligheder og vilkår i stillingen. Skanderborg Kommune orienteres ikke om sådanne henvendelser uden forudgående aftale herom. Der kan endvidere rettes fortrolig henvendelse til direktør Lars Clement fra Skanderborg Kommune på telefon 2148 0041. Du kan uploade ansøgning og CV på www.mercuriurval.dk (referencenummer: DK-01249). Ansøgningsfristen udløber den 6. juni 2016, kl.10.00. Side 3 af 10

2. Fagsekretariatet Teknik & Miljø Fagsekretariatet Teknik & Miljø ledes af teknisk chef og har i alt 65 medarbejdere, der er organiseret i 4 afdelinger; Natur & Miljø, Vej & Trafik, Byg & Ejendom, nyoprettet Bygningsafdeling samt kontraktenhedens Entreprenørafdeling med 75 medarbejdere. Fagsekretariatet varetager en bred vifte af opgaver omkring administration og planlægning. Teknik & Miljø står blandt andet for at vedligeholde bygninger og kommunale veje og for natur- og miljøbeskyttelse. Hovedopgaverne omfatter: beskyttelse af miljø og natur, myndighedsopgaver vedrørende vandforsyning, vandmiljø, spildevand og jordforurening, klimatilpasning, kommunale veje, anlægsopgaver i forbindelse med ombygning og udbygning af infrastrukturen, trafiksikkerhedsplanlægning og trafiksikkerhedsskabende tiltag, mobilitet og tilgængelighed, offentlige byggemodningsprojekter, understøttelse af bygherrefunktion ved kommunalt nybyggeri, administration af byggeloven og boligreguleringsloven, administration af ejendomsbeskatning, vedligeholdelse, renovering og ombygning af kommunens bygninger samt administration af kommunale boliger, skove, parker og andre grønne områder, samarbejde med eksterne parter, herunder borgere, virksomheder, andre kommuner og myndigheder m.v. Hovedopgaverne løses i samarbejde med andre Fagsekretariater og stabe, samt kontraktholdere. 2.1 Aktuelt om opgaver (og udfordringer) i Teknik & Miljø Dette ligger først for: Flytning til Fælleden (nyt fælles rådhus) pr. 1. oktober 2016. Fagsekretariatet har hidtil haft til huse i Ry og skal sammen med det øvrige administrative personale i Skanderborg Kommune flytte til det nye administrationscenter på fælleden i Skanderborg. Flytteplanerne giver anledning til forskellige forventninger hos personalet. Det er selvsagt en væsentlig og helt umiddelbar forventning, at teknisk chef samler Fagsekretariatet til en positiv og stærk entre i de nye bo- og arbejdsfællesskabs rammer, muligheder og vilkår. Udvikling og konstituering af ledergruppen som et lederteam Teknisk chef leder Fagsekretariatets ledergruppe og sikrer, at ledergruppen fortsætter udviklingen til at være et sammentømret ledelsesteam, der løfter i flok og hvor der naturligt sker kollegial sparring. Ledergruppen løfter sammen med teknisk chef ansvaret for, at Fagsekretariatets organisation, tilbud og ydelser fremstår sammenhængende. Etablering af Bygningsafdelingen. Bygningsafdelingen er nyoprettet (pr. 1. maj 2016) og en vigtig opgave er at få etableret et godt samspil mellem denne og de øvrige afdelinger omkring opgaveløsningen. Bygningsafdelingen har mange snitflader til alle dele af den kommunale organisation, og skal i høj grad lykkes med det tværgående arbejde. Side 4 af 10

Erhvervsalliancen Erhvervsalliancen, som har en høj politisk prioritet, er et nyere erhvervsunderstøttende tiltag med deltagelse af Fagsekretariatet for Teknik & Miljø, Fagsekretariatet for Beskæftigelse & Sundhed, Staben for Kultur, Borgere og Planlægning samt ErhvervSkanderborg. Arbejdet med etablering og udvikling af alliancen er godt i vej, men der er fortsat et betydeligt stykke arbejde at gøre her, også for teknisk chef. Alliancens fokusområder er især, at virksomhederne skal opleve, at deres indgang til kommunen er den rigtige, da man føler sig vel modtaget af en kompetent og effektiv partner, der understøtter udviklingen af eksisterende samt tiltrækning af nye virksomheder og arbejdspladser. Koncernledelsen Medlemmerne af koncernledelsen understøtter direktionen, der tilbyder stor indflydelse, og også forventer trækkraft til konkrete tværgående opgaver og projekter. Sikker drift af økonomien Økonomien er fornuftig og velstyret, men den skal fortsat styres med sikker hånd af teknisk chef blandt andet i forbindelse med realisering af en aktuel og løbende tilpasningsopgave. 3. Stillingens ledelsesrum og relationer Teknisk chef indgår i koncernledelsen i Skanderborg Kommune og refererer til direktionen. Teknisk chef er en central aktør i mange forskellige ledelsesrum og -relationer, hvor de væsentligste er: Samspil med direktør og det politiske niveau Teknisk chef er en central formidler af samspillet mellem den politiske og den administrative ledelse. Det giver store muligheder, men det stiller også meget store krav til flair og fornemmelser for samspillet med politikerne. Rollefordelingen mellem teknisk chef og direktøren er, at direktøren er ansvarlig for dagsorden og sikrer den grundlæggende betjening af udvalg, mens teknisk chef er ansvarlig for sagsfremstilling og indstilling i konkrete sager til udvalg og byråd. Teknisk chef indgår i den løbende dialog med udvalg og byråd og har til opgave at rådgive og sparre, så politikerne får de bedst mulige betingelser for at udøvepolitikformulering og politikkontrol. Teknisk chef deltager i udvalgsmøder. Ud over samspillet med det politiske niveau indgår teknisk chef i et tæt samspil med direktøren og bidrager her til forventningsafklaring i forhold til roller og opgaver med udgangspunkt i lederprofilen og den årlige udviklingskontrakt. Teknisk chef skal sikre, at direktøren har den nødvendige information for at kunne udfylde direktørrollen jf. rollebeskrivelsen for direktører i Skanderborg Kommune. Koncernledelsen Teknisk chef er medlem af koncernledelsen, som tæller 11 medlemmer og består af direktionen og fag- og stabscheferne. Som medlem af koncernledelsen er der en forventning om, at teknisk chef evner at tænke og handle i tværgående sammenhænge og helheder. Teknisk chef bidrager til at sikre en strategisk ledelse og udvikling af hele Skanderborg Kommune. Dette sker i et konstruktivt samarbejde med øvrige stabs- og fagchefer. I koncernledelsesregi forventes det, at den nye chef udfordrer silotænkning og selv lader sig udfordre og sætter alternative perspektiver og løsninger i spil. Fagsekretariatet Teknik & Miljø Teknisk chef varetager personaleledelsen af de 4 funktionsledere og kontraktholderen for Entreprenørafdelingen. Side 5 af 10

Teknisk chef har ansvaret for, at den enkelte funktionsleder sikrer udvikling indenfor eget ledelsesområde samt ansvaret for, at der bliver gennemført udviklingssamtaler med både medarbejdere og ledere. Teknisk chef leder Fagsekretariatets ledergruppe og sikrer, at ledergruppen fortsætter udviklingen mod at være et sammentømret ledelsesteam, der løfter i flok og hvor der gives og modtages ledelseskollegial sparring. Ledergruppen løfter sammen med teknisk chef ansvaret for, at Fagsekretariatets organisation, tilbud og ydelser fremstår sammenhængende og koordineret, hvor dette er relevant og at det opleves sådan af omgivelserne - internt i Fagsekretariatet og eksternt blandt samarbejdspartnere. MED-organisationen MED-organisationen vægtes højt og spiller en central rolle i Skanderborg Kommune. Her forventes det, at chefen agerer konstruktivt, tillidsfuldt og dialogorienteret og bidrager med et højt informationsniveau. Ambassadør for Skanderborg Kommune Teknisk chef varetager en stor variation af eksterne funktioner og forventes i denne rolle at: o profilere og markere Skanderborg Kommune og Teknik & Miljø gennem et højt fagligt niveau og en høj grad af samspil og samskabelse i forhold til borgere og virksomheder, o etablere og udbygge netværk i relevante eksterne sammenhænge, f.eks. erhvervsvirksomheder og organisationer, herunder Teknik og Miljøs Advisory Board, lokale grupper m.v., o være ambassadør for og formidler af Kommunen 3.0, herunder at skabe tillidsfulde partnerskaber og samarbejdsrelationer til de borgere og virksomheder, som er i berøring med de opgaver, fagsekretariatet løser. Teknisk chef skal levere på en række centrale dagsordener, særligt: Skabe klarhed om mål og retning sammen med ledere og medarbejdere, så alle ved, hvor vi skal hen Personligt etablere sig som en tydelig og respekteret chef i Fagsekretariatet og i Koncernledelsen Etablere et stærkt og udviklingsorienteret lederteam, der fokuserer på løsninger, samarbejde og helhedsorientering i alle Fagsekretariatets aktiviteter Skabe et positivt arbejdsmiljø med høj medarbejdermotivation og -trivsel Fastholde og udvikle et veldrevet Fagsekretariat med styr på økonomi og generel opmærksomhed på faglig og økonomisk effektivitet og rationalitet At der i de politiske udvalg og byrådet er en oplevelse af, at teknisk chef bidrager til et konstruktivt og tillidsfuldt samspil i den politiske ledelse og mellem den politiske ledelse og administrationen. 4. Ansættelsesvilkår Stillingen besættes på overenskomstvilkår efter aftale med ansøgerens organisation. Den årlige løn forhandles med udgangspunkt i en ramme inkl. alle tillæg på kr. 750.000 + pension. 5. Den ideelle kandidat I den endelige udvælgelse vil såvel erfaringsbaggrunden som de ledelsesmæssige og personlige kompetencer blive vægtet. Side 6 af 10

Det forventes, at chefen er motiveret for og evner at praktisere ledelse i overensstemmelse med forståelserne og værdierne i Skanderborgmodellen. Stillingen er kompleks og kravene er derfor høje: 5.1 Formelle kompetencer/erfaringsbaggrund Den ideelle kandidat har: en teknisk uddannelse eller en samfundsmæssige uddannelse kombineret med relevant erhvervserfaring fra det tekniske område, erfaring med ledelse af ledere, erfaring med rådgivning af og samspil med en politisk ledelse, uddannelse på kandidatniveau eller tilsvarende og gerne en lederuddannelse. 5.2 Ledelsesmæssige og personlige kompetencer I den endelige udvælgelsesproces vil særligt nedenstående egenskaber og kompetencer blive vægtet: Autenticitet - skaber troværdighed og tillid omkring sin person og er tillidsfuld i relationerne til andre En levende og skarp person med drive og engagement, der inspirerer andre til udvikling og fornyelse Skal være god til at kommunikere både skriftligt og mundtligt Skal kunne skabe følgeskab Skal kunne agere i det politiske system og skal have forståelse for og værne om Skanderborgmodellen, herunder kontraktholdernes frihedsgrader og opgavedelingen mellem politikere og forvaltning Skal også interessere sig for driften En visionær person, der i samarbejde med omgivelserne kan finde fælles mål og veje Beslutnings- og handlekraft med fokus på løsninger og resultater Situationsfornemmelse og dømmekraft i politiske, faglige og menneskelige forhold Robust og solid person, der hviler i sig selv. 6. Ansættelsesprocessen AKTIVITET TIDSANGIVELSE Ansøgningsfrist 06.06.2016,kl. 10.00 Udvælgelse af kandidater til indledende samtaler 07.06.2016 Indledende samtaler 13.06.2016 fra kl. 8.00 Chefvurdering; personlighedstest, kognitive test, uddybende interview og referencetagning 21. + 22.06.2016 Rapportering og anden samtalerunde 27.06.2016 fra kl. 8.00 Forhandling indgåelse af ansættelsesaftale Efter 27.06.2016 Tiltrædelse 01.08.2016 Side 7 af 10

7. Skanderborg Kommune Skanderborg Kommune har knapt 60.000 indbyggere. Med den centrale placering i Østjylland tæt på bl.a. Aarhus, er rammebetingelserne fremragende, uanset om man siger natur, geografisk placering/infrastruktur, erhvervsliv, pendlermuligheder, bosætning, bredde- og elitekultur/-idræt, uddannelsesmuligheder m.v. Skanderborg Kommune har regionens mest veluddannede befolkning præget af meget høj aktivitet i demokrati- og foreningsliv. Kommunen har landets næstlaveste ledighed, og på sundhedsområdet har kommunen de laveste medfinansieringsudgifter til indlæggelser. Det er kort og godt en kommune, som er præget af mange borgeres personlige overskud. Skanderborg Kommune har p.t. 5.200 ansatte. 7.1 Skanderborgmodellen Skanderborgmodellen er en særlig konsekvent måde at organisere og lede en kommune, baseret på den almindelige danske tænkning om, at tillid betaler sig. Den kortest mulige karakteristik af Skanderborgmodellen og Skanderborgkulturen er: "Gensidig tillid". Der er således lagt markant meget vægt på at uddelegere fra politisk til administrativt organisatorisk niveau og at uddelegere fra centralt til decentralt niveau internt i organisationen. Sammenstillet med mere traditionelle kommunale styreformer adskiller Skanderborgmodellen sig primært ved, at den umiddelbare forvaltning ikke ligger hos de stående udvalg, ligesom der heller ikke er udførende forvaltninger. Styringen sker via aftale- og kontraktstyring, hvor direktionen på vegne af Byrådet indgår kontrakter og aftaler med de enkelte kontraktholdere (funktioner og institutioner). Ansvaret for den umiddelbare forvaltning og den konkrete sagsbehandling er således uddelegeret til det administrative niveau, der også varetager sagsbehandlingen af klager over afgørelser. 7.1.1 Værdier En central og bærende præmis for det tillidsbaserede samarbejde i Skanderborgmodellen er værdier, der lever. Skanderborg Kommunes politikere, ledere og medarbejdere har i fællesskab formuleret seks værdier, der er velintegrerede, levende og udgør et vigtigt holdepunkt. De seks værdier udfoldes således: 1. Åbenhed betyder blandt andet, at o dialog er vores arbejdsmetode o vi lægger vægt på videndeling, inddragelse og intern kommunikation o beslutninger lægges frem i åbenhed 2. Mod betyder blandt andet, at o vi handler ud fra værdier frem for regler o vi insisterer på albuerum til hver enkelt medarbejder og arbejdsplads o vi prioriterer udvikling og fornyelse, og vi accepterer risici 3. Fællesskab betyder blandt andet, at o vi er loyale over for trufne beslutninger o der er højt til loftet, men med respekt for helheden o den gode arbejdsplads er et fælles ansvar Side 8 af 10

4. Mangfoldighed betyder blandt andet, at o din og min forskellighed er fællesskabets styrke o vi anerkender, at fælles mål kan nås på flere måder o vi giver plads til kreativitet 5. Engagement betyder blandt andet, at o vi involverer os i det faglige og sociale liv på arbejdspladsen o vi udvikler vores kompetencer og er åbne over for nye ideer o vi hjælper kollegaer, som har det svært 6. Ordentlighed betyder blandt andet, at o vi behandler hinanden og hver enkelt kollega med respekt o vi er loyale og har tillid til, at andre også er det o vi løser konflikter, når de opstår. 7.1.2 Innovationsspor De seks værdier suppleres med tre innovationsspor, der sætter retning for organisationens udvikling. Innovationssporene sætter præg på store dele af den udvikling, Skanderborg Kommune er i gang med. Kontraktholdere, fagchefer og direktører skal motivere og formidle disse innovationsspor og aktivt omsætte dem til løbende ledelsesmæssig og fagfaglig udvikling. Innovationssporene indgår i de udviklingskontrakter, der indgås mellem direktion og de enkelte kontraktholdere. 1. Fra politik til virkelighed Skanderborg Kommune arbejder med innovation inden for politisk styring og ledelse, så politikerne sikres gode muligheder for indflydelse samtidigt med, at den tillidsbaserede kultur fastholdes. 2. Kommunen 3.0 Med ideen om Kommunen 3.0 lægger Skanderborg Kommune vægt på, at en kommune ikke bare er en organisation bestående af ansatte, men et fællesskab bestående af de borgere, der bor i kommunen, og de medarbejdere, der er ansat af fællesskabet. Relationen mellem medarbejder og borger ses som et partnerskab, hvor der er fokus på, at alle har resurser. Kommunen 3.0 udspringer af en tro på, at det både giver bedre livskvalitet for borgeren og bedre jobkvalitet for medarbejderen at arbejde ud fra tanken om, at alle skal have mulighed for at tage ansvar og indgå i meningsfulde fællesskaber sammen med andre. 3. Effektivisering Skanderborg Kommune skelner nøje mellem effektiviseringer og besparelser. Effektivisering er det vanskeligste, for her er forventningen, at kommunen præsterer det samme eller mere, selv om budgetterne reduceres. Byrådet har gennem de seneste år bedt organisationen gennemføre betydelige effektiviseringer, som i vidt omfang er sket ved lokale løsninger. Skanderborg Kommune lægger stor vægt på at støtte alle ledere i denne vigtige opgave. Yderligere information om de tre innovationsspor kan hentes på Skanderborg Kommunes hjemmeside. 7.1.3 Skanderborgmodellen som organisationsform Skanderborgmodellens organisationsform tager udgangspunkt i, at kompetence og ansvar skal ligge hos dem, der i hverdagen står med opgaverne. Det medfører, at organiseringen er flad og består af to niveauer - det decentrale og det centrale niveau. Det centrale niveau - koncernledelsen Det centrale niveau i organisationen ledes af direktionen samt otte fag- og stabschefer. Fag- og stabscheferne refererer til direktionen. Direktionen og fag- og stabscheferne udgør tilsammen koncernledelsen på 11 medlemmer. Koncernledelsen er et rådgivende forum for direktionen i forhold til beslutninger om strategiske og tværgående spørgsmål samt et forum, der arbejder med kommunikation og implementering af direktionens beslutninger. Side 9 af 10

7.1.4 Stærk ledelse Skanderborgmodellens ledelsesgrundlag Skanderborg Kommune har formuleret seks lederprofiler, der til sammen dækker alle medarbejdere og ledere overalt i organisationen under overskriften Heartcore ledelse. Du kan se yderligere om de beskrevne profiler i bilag 3 Ledelsesgrundlaget. Side 10 af 10