Uddybende notat vedrørende stillingen som økonomi- og administrationschef

JOB- OG KRAVPROFIL Winnie Rechnagel/Jesper Lund Aarhus, 26. januar 2016 Uddybende notat vedrørende stillingen som økonomi- og administrationschef AUSTRALIA AUSTRIA BELGIUM BRAZIL DENMARK CHINA ESTONIA FINLAND FRANCE GERMANY INDIA ITALY LATVIA LITHUANIA THE NETHERLANDS NORWAY POLAND PORTUGAL SINGAPORE SPAIN SWEDEN SWITZERLAND UNITED KINGDOM USA

Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING... 3 2. RANDERS HF & VUC... 3 3. STILLINGEN... 8 4. TIDSPLAN... 10 Side 2 af 10

1. Indledning 1.1 Baggrund og formål med notatet Idet den nuværende økonomichef - efter mange års stor indsats på skolen - har valgt at gå på pension og grundet opgavemæssige og dermed organisatoriske ændringer, er stillingerne som hhv. økonomi- og administrationschef og en nyetableret stilling som uddannelsesleder hos Randers HF & VUC ledige til besættelse pr 1. juni 2016. Nærværende notat er udarbejdet af Randers HF & VUC i samarbejde med Mercuri Urval. Job- og kravprofilen udgør en fælles forståelsesramme for Randers HF & VUC og Mercuri Urval i relation til organisationen, jobbet og kandidatprofilerne, og danner således grundlag for udvælgelse af kandidater til samtale og for den endelige stillingtagen til kandidaternes egnethed. Se yderligere detaljerede oplysninger om Randers HF & VUC på www.randershfvuc.dk. Interesserede og potentielle ansøgere er desuden velkommen til at kontakte Mercuri Urval; direktør Jesper Lund på telefon 4045 3435 eller konsulent Winnie Rechnagel på telefon 5076 1212 for en fortrolig og uforpligtende drøftelse af muligheder og vilkår i stillingen. Randers HF & VUC informeres ikke om sådanne henvendelser uden forudgående aftale herom. Desuden kan rektor Mette Jespersen kontaktes på telefon 4030 3289. Finder du jobbet interessant, kan du uploade ansøgning og CV på www.mercuriurval.dk (referencenummer: DK-00413). Ansøgningsfristen udløber den 29. februar 2016, kl. 10.00. 1.2 Ansættelsesudvalgets medlemmer Mercuri Urval samarbejder i ansættelsesprocessen med ledelsen samt ansættelsesudvalget. Ansættelsesudvalget består af: Mette Skovsted Jespersen, rektor Lena Søllingvraa Walters, vicerektor Else Storgård Jacobsen, uddannelseschef Anne Marie Baadsgaard, uddannelseschef Peter Jørgensen, servicechef Jonna Ranch Jensen, controller Henrik Mikkelsen, TR, AVU Gitte Bjørn, TR HK Henrik Memhave Nygaard, TR, GL. Ansættelsesudvalget afgiver indstilling til rektor, der har ansættelseskompetencen. 2. Randers HF & VUC 2.1 Præsentation Nedenstående er en kortfattet præsentation af Randers HF & VUC. På skolens hjemmeside (www.randershfvuc.dk) findes fyldestgørende materiale til uddybning. Side 3 af 10

Randers HF & VUC er kendetegnet ved en ambitiøs faglig og pædagogisk kultur. Det gælder i forhold til skolens ansatte og den undervisning og service, der leveres. Det gælder også i forhold til kursisterne og de forventninger, der stilles til dem. Skolen har et erklæret og tydeligt fokus på at udvikle undervisningsformer, som matcher den mangfoldige elevgruppe. Skole har meget erfaring med udviklingsprojekter og har i flere omgange benyttet forskningstilknytning i forhold udviklingsprojekter. Der er et god omgangstone på skolen, ligesom bestyrelsen er engageret og lægger vægt på et konstruktivt samspil med skolens ledelse. Kursistgruppen på Randers HF & VUC er bredt sammensat både aldersmæssigt, fagligt og socialt. På tværs af uddannelsesområderne tiltrækker skolen kursister med meget forskellig baggrund og forudsætninger. Skolen har et betydeligt opland og er det eneste sted i et stort geografisk område, hvor der udbydes 2-årigt HF, enkeltfag og AVU-fag. Skolen har i indeværende år omkring 1200 kursister fordelt på de forskellige afdelinger. Et område i stærk vækst er fjernundervisning, hvor skolen tilbyder fleksible studieforløb på gymnasialt niveau. Med jævne mellemrum arrangeres fælles aktiviteter som foredrag, musik, teater og lignende. Skolen er således et levende og aktivt sted med et godt studie- og arbejdsmiljø, som ansatte og studerende i høj grad bakker op om. Skolen er placeret i den nordvestlige del af Randers ikke langt fra byens centrum og det er let at komme til og fra skolen, da der er en velfungerende offentlig transport og nærhed til de centrale trafiklinjer. Der er 135 ansatte, hvoraf underviserne udgør hovedparten og skolens budget er på cirka 75 mio. kr. årligt. 2.2 Mål og retning Nedenstående er hentet fra skolens hjemmeside: Om skolen - Mission og vision, værdigrundlag m.v. Missionen for Randers HF & VUC er at være mulighedernes hus Skolen skal være en fleksibel institution inden for almen og studieforberedende undervisning, og skolen skal være i stand til at tilrettelægge samlede eller individuelle uddannelsesforløb for unge og voksne med udgangspunkt i den enkelte kursists forudsætninger og fremtidsmål. Målet for kursisterne er videreuddannelse, forbedring af skolekundskaber, styrkelse af arbejdsmarkedskvalifikationer eller personlig udvikling. Skolens ydelser dækker fra laveste til højeste faglige niveau inden for områdets lovgivning, og pædagogikken favner mangfoldigheden. Målgruppen rækker lige fra den kursist, der hurtigt og målrettet skal have en gymnasial uddannelse på to år for at komme videre med en universitetsuddannelse til den voksne eller unge, som har brug for fag på grundlæggende niveau. Skolens mål er at løfte den enkelte kursist mest muligt. Visionen er at være kendt som mulighedernes hus, kendt for professionalisme og evner til at lave individuelle undervisningsforløb med udgangspunkt i den enkeltes personlige behov. Side 4 af 10

Randers HF & VUC skal lave målrettede uddannelsesforløb mod en hvilken som helst uddannelse og yde særlig støtte for de kursister, som har sådanne behov. Skolen skal være det sted, som både giver en spændende og kvalificerende uddannelse til dem, der går den lige vej i deres uddannelsesforløb, og til dem, der har været ad omveje. Skolen skal være rummelig med en tydelig faglig, social og kulturel profil. Værdigrundlaget for Randers HF & VUC er, at det skal være et godt sted at lære og et godt sted at være. Skolen har et alsidigt fagligt og kulturelt miljø. Åbne studiemiljøer, velindrettede lokaler og bibliotek giver plads til, at kursisterne kan udfolde sig og få et godt udgangspunkt for videreuddannelse. Kursister og personale bidrager i fællesskab til en venlig og imødekommende stemning. Skolen er præget af 1) Faglighed 2) Gensidig respekt 3) Åbenhed. 2.3 Strategi Randers HF & VUC har i 2014 vedtaget en strategi, der beskriver skolens fokusområder frem til år 2017. Ansatte, ledelse og bestyrelse har været sammen om at udvikle strategien. Med afsæt i en vision om at være mulighedernes hus, har skolen udvalgt tre særlige indsatsområder, der er tæt forbundet med hinanden: Faglighed Samarbejde Udvikling På et strategiseminar i efteråret 2014 reviderede skolens ledelse strategien, som efterfølgende er vedtaget af bestyrelsen. Strategien kan læses på skolens hjemmeside. https://www.randershfvuc.dk/files/images/filer/om_skolen/strategi/strategi_2015-2017.pdf 2.4 Forandringer i målgruppe og tilbud Randers HF & VUC agerer i et krydsfelt mellem uddannelsespolitik, socialpolitik og arbejdsmarkedspolitik og er dermed i høj grad eksternt orienteret i forhold til at være på forkant med at kunne udvikle og tilbyde uddannelsesforløb, der matcher den ændrede efterspørgsel. Helt centralt står deres vigtige samarbejdsrelationer med erhvervsskolerne, produktionsskolerne, folkeoplysningsforeningerne, erhvervslivet og jobcentrene. Det er her væsentligt for Randers HF & VUC at skabe et stærkt samarbejde om at udvikle reelt kvalificerende tilbud til deres kursister, hvorfor en orientering mod omverdenen er meget vigtig. Hvor der historisk set har været et meget stort antal studerende på den 2-årige HF, har dels målgruppen og uddannelsesbehovene ændret sig markant, særligt inden for de sidste to år. Her skal særligt fremhæves: Erhvervsskolereformen, der med indførelsen af adgangsgennemsnittet på 02 har skabt en efterspørgsel på kvalificerende uddannelsesforløb for de ikke-adgangsparate ansøgere. Som følge af dette, udviklede skolen bl.a. et fire måneders intensivt Upgrade-forløb i samarbejde med Tradium, der har til formål at kvalificere de studerende til at blive optaget på EUX. Der er ligeledes opbygget et formaliseret samarbejde med erhvervsakademiet Dania, som fortsat udbygges. Side 5 af 10

Kontanthjælpsreformen, hvor unge under 30 uden uddannelse ikke længere kan modtage kontanthjælp og derfor motiveres til uddannelse og tilbydes uddannelseshjælp på niveau med SU. Som en effekt af dette oplever Randers HF & VUC dels en stigning i antallet af tosprogede studerende, et øget behov for opkvalificering af 8-10 klasses kompetencer samt efterspørgsel på korte 3 måneders forløb med løbende optag. Der er hermed sket en spredning i de studerendes faglige parathed og deres psykosociale baggrund, hvilket eksempelvis mærkes ved optag af studerende med særlige behov, der stiller nye og anderledes krav til undervisernes pædagogisk-didaktiske færdigheder og erfaring. Generelt ønske om fleksible uddannelsesforløb, hvor Randers HF & VUC med stor succes har udviklet adskillige fjernundervisningsforløb på gymnasialt niveau. Ansøgerne er her ofte fuldtidsarbejdende, der ønsker at opkvalificere enkelte fag eller studerende fra andre uddannelser, der sideløbende supplerer med enkeltfag. Særligt fjernundervisningsforløbene skaber nye behov og stiller krav til skolens organisering, planlægning af ressourcer og graden af fleksibilitet, idet der er løbende halvårlige optag af studerende og forløbene derfor sammensættes og planlægges fra gang til gang. De fleksible forløb stiller ligeledes krav til udvikling af nye pædagogisk-didaktiske metoder, som er en opgave, som medarbejderstaben har kastet sig ud i med stort mod og gjort sig positive erfaringer med. Organisationen oplever på samme tid et behov for en samlet pædagogisk understøttelse af disse nye undervisningsformer og pædagogisk-didaktiske udviklingsopgaver, hvorfor der ønskes ansættelse af en uddannelsesleder, der har et særligt fokus på netop dette. Det fleksible uddannelsesområde oplever stor vækst og vil være et fokusområde fremover, hvorfor behovet for en fleksibel, administrativ organisation ligeledes er i fokus. Det er herunder et strategisk mål at udvikle en kultur, hvor udvikling bliver til rutine - en kultur, hvor svaret ikke nødvendigvis findes på forhånd, men erfares løbende. Dette behov vil blive uddybet i afsnittet omkring økonomi- og administrationschefen. 2.5 Udvikling i økonomi og tal Randers HF & VUC er kendetegnet ved en sund økonomi og vækst. Det generelle billede tegner et fald i optaget af de 2-årige HF-studerende; dette har været oplevelsen gennem særligt de sidste to år og er en udvikling, der estimeres vil fortsætte. Der er derimod sket en markant vækst i optaget af studerende på AVU, hvor de er gået fra 130 til 170 årselever over de sidste to år. Der forventes yderligere vækst inden for særligt fjernundervisningsstuderende og de fleksible uddannelsesforløb. Side 6 af 10

Figur 1 Årskursisttal 2007 2016 1 Den to årige HF har i en årrække haft det største elevtal, men i 2016 forventes HF enkeltfag at komme på samme niveau ikke mindst på grund af Upgradeforløb og de fleksible undervisningstilbud/-former. Skolens økonomiske omsætning har generelt gennem årene været stigende, hvilket skyldes øget optag af studerende og organisk vækst. Skolen forventer at komme ud med et tilfredsstillende overskud. Der har været en positiv stigning i gennemsnitskaraktererne dels på HF, der i 2013 lå over landsgennemsnittet og dels for VUC-afsnittet, hvor dette omregnes til den socioøkonomiske reference og skolens løfteevne. De studerende løftes karaktermæssigt i forhold til andre studerende med samme baggrundsforhold. Her lå Randers HF & VUC i 2013 på et gennemsnit på 0,3 over gennemsnittet. 2.6 Organisationen Bestyrelsen udgør den overordnede ledelse af Randers HF og VUC. Skolens ledelse består derudover af rektor, vicerektor, to uddannelseschefer samt den kommende uddannelsesleder og økonomi- og administrationschef. Bestyrelsen mødes fem gange om året og er derudover løbende i dialog med ledelsesgruppen ved behov. Samarbejdet er kendetegnet ved en høj grad af tillid og engagement. Den nye organisationsstruktur er tegnet nedenfor og angiver bl.a. en samling af opgaver under økonomi- og administrationschefen, der udover ledelsen af administrationen også vil få serviceafdelingen under sig. 1 Figuren viser udviklingen i antal årskursister på de forskellige områder. Samlet set har skolen i flere år ligget på godt 800 årskursister; men under sumtallene gemmer sig en stor forandring inden for de enkelte målgrupper. HF2 er for aftagende siden 2013 mens skolen de seneste år har haft vækst i andre målgrupper som HF fjernundervisning, EUD-forberedende forløb og tosprogede på AVU. For 3 år siden var HF2 mere end 80% større end HFE. I 2016 ser det ud til, at de to kurver mødes, hvilket er et afgørende skifte, der betyder noget for både skolens selvforståelse, pædagogikken og for økonomien. Randers HF & VUC forventer et resultat for 2015 på knap 2,0 mio. kr. Side 7 af 10

Figur 2 Ny organisationsstruktur Medarbejderstaben er som nævnt præget af et højt fagligt niveau og engagement, og det er ikke mindst pga. deres evne og mod til at tænke i nye baner, at skolen er lykkedes så godt med at tilpasse uddannelsestilbud til den hastigt ændrede efterspørgsel. Der er pr. 01.01.2016 73 undervisere på HF, 27 undervisere på AVU, 12 ansatte i administrationen, 10-12 ansatte i serviceafdelingen samt et antal timelønnede. Den samlede stab er på 135. 3. Stillingen Økonomi- og administrationschefens primære opgave er drift og udvikling af administrationen og den overordnede ledelse af serviceafdelingen, hvor servicelederen har det daglige ledelsesansvar. Som personaleleder vil det blive økonomi- og administrationschefens opgave at sikre den rette sammensætning og opkvalificering af ressourcer blandt de ansatte, understøttelse af et positivt arbejdsmiljø i samarbejde med AM-gruppen samt skabelse af en samarbejdskultur, der præges af tydelig opgavefordeling, opgaveforståelse, et højt serviceniveau og høj trivsel. Med afsæt i ændringerne i hhv. målgruppeoptaget og behovet for fleksible uddannelsesformer, vil en stor opgave for økonomi- og administrationschefen være at forestå en optimering af administrationens digitale set up, herunder sikring af relevante it- kompetencer blandt de ansatte, så andre kolleger kan tage over på opgaver ved eventuelt fravær. Økonomi- og administrationschefen er garant for den sikre økonomiske drift, det løbende overblik og analyse af udviklingen af den økonomiske situation, herunder at levere løbende estimater på baggrund af statistiske udtræk, så organisationen kan tilpasse sine aktiviteter til den økonomiske situation. På denne måde vil økonomi- og administrationschefen have skolens samlede drift og udvikling som fokus og være en vigtig medspiller i skabelsen af en agil kultur. En vigtig del af denne rolle vil ligeledes være at bidrage til den løbende vidensdeling indenfor hele organisationen. Samtidig er det centralt for chefen konstant at være i dialog med hele skolen og indhente viden om organisationens drift og fremadrettede behov. Arbejdet ud fra et tværorganisatorisk perspektiv vil hermed sikre sammenhængskraft og gennemsigtighed i organisationen. Side 8 af 10

Endelig vil det overordnede bygningsansvar ligeledes være et ansvarsområde, der hører til økonomi- og administrationschefens opgaveportefølje. Grundet de skiftende undervisningsformer og den generelle vækst og bredere elevsammensætning, stilles der også krav til de fremtidige lokaler og indretningen af disse. Her vil det være økonomi- og administrationschefens ansvar - i tæt samarbejde med servicelederen og det pædagogiske personale - at sikre dels det økonomiske perspektiv og dels den fremsynede vurdering af lokaler og bygningers anvendelse generelt. Økonomi- og administrationschefen vil indgå i det samlede lederteam og vil skulle forestå rapportering til og samarbejde med bestyrelsen, så denne sikres et velbelyst beslutningsgrundlag. 3.1 Ønsket profil Randers HF & VUC søger en chef, der med viden og erfaring leder ud fra sikker og økonomisk drift, og på samme tid arbejder ud fra et helhedssyn på skolens formål og virke. Det kræver et fokus på den rette sammensætning af kompetencerne i medarbejdergruppen bl.a. via løbende opkvalificering. Samtidigt skal den nye chef have fokus på at gennemføre optimerende processer i de administrative arbejdsgange. Det kræver god ledelse. Mere specifikt kan den ønskede lederprofil beskrives således: 3.1.1 Erfaringer formel baggrund Relevant uddannelse på kandidatniveau Ledelseserfaring - gerne inden for uddannelsesverdenen Analytiske kompetencer; kan gennemskue og videreformidle komplekse tal til løbende prognoser Erfaring fra organisationer, som er præget af forandringer Stærke administrative kompetencer Erfaring med økonomisk drift Erfaring med brug af ERP systemer (f.eks. Navision STAT). 3.1.2 Personlige kompetencer Randers HF & VUC søger en økonomi- og administrationschef, der er karakteriseret ved følgende: Målsættende adfærd: Evne til at samarbejde og være tydelig om at opstille og formidle mål og ønskede forandringer Forståelse for økonomiens betydning for det pædagogiske indhold og det pædagogiske arbejdes betydning for den økonomiske ramme Kommunikerende adfærd: Gennemslagskraft og kommunikerer tydeligt Tillidvækkende i sin kommunikation God til både mundtlig og skriftlig kommunikation på tværs af organisationen Problemløsende adfærd: Problemløsende og sagsorienteret med blik for skolens virke som helhed Uddelegerende og inddragende i ledelsen af administrationen og serviceafdelingen Evner at finde kreative løsninger på forandrede vilkårs indflydelse på administrationens arbejde Evner at se detaljen i helheden og helheden i detaljen Side 9 af 10

Samspillende adfærd: Møder andre på anerkendende og fleksibel måde - udviser nærvær og interesse for andre Uhøjtidelig i sin omgangsform Har et godt humør. 3.2 Ansættelsesvilkår Økonomi- og administrationschefen refererer til rektor for Randers HF & VUC. Økonomi- og administrationschefen ansættes efter gældende Overenskomst for forstandere og øvrige chefstillinger ved VUC. 4. Tidsplan AKTIVITET TIDSANGIVELSE Ansøgningsfrist 29.02.2016, kl. 10.00 Udvælgelse af kandidater til indledende samtaler 08.03.2016 Indledende samtaler 17.03.2016 Test, personvurdering og referencetagning Uge 12+13/2016 Rapportering og anden samtalerunde 06.04.2016 fra kl. 08.30 + evt. 07.04.2016 fra kl. 08.30-12.00 Forhandling og ansættelse Efter 06.04.2016 Tiltrædelse 01.06.2016 Side 10 af 10