Den vanskelige samtale Uddannelsesforbundet April 2011 Malene Rix www.malenerix.dk Mette Rix www.metterix.dk
Formål Personlig afklaring omkring egne udfordringer og roller i.f.m. de vanskelige samtaler Skelnen mellem rollen som neutral hjælper og involveret part Indføring i konstruktive kommunikationsformer, der passer til formålet med samtalen og TRs rolle 2
Program Overblik over deltagernes udfordringer i den vanskelige samtale Faciliteret kollega-sparring Oplæg:neutral coach eller involveret part? Konstruktiv kommunikation som involveret part Frokost Konstruktiv kommunikation som coach 3
Bisidder, coach eller involveret part? En forudsætning for at vælge den rigtige kommunikationsform er afklaring af egen rolle: hvem er jeg i denne situation? Bisidder: støtter, rådgiver Coach: giver sparring og hjælp til at personen selv kommer videre Involveret part: løser problemer, forhandler, laver aftaler 4
Udfordringer Tænk over de vanskelige samtaler du har som TR: hvilke udfordringer har du i de samtaler? Hvad er din rolle i samtalen? Fortæl din nabo om dine erfaringer: interview hinanden 5
Sparring i grupper Fokuspersonen fortæller om sin udfordring og siger hvad de gerne vil have input til Fokuspersonen sætter sig tilbage og lytter/tager noter Resten af bordet tager en runde, hvor hver enkelt reflekterer over udfordringen henvendt til hinanden, IKKE til fokuspersonen: Jeg tænker at man kunne Min erfaring med lignende situationer er Måske en mulighed kunne være at Efter runden takker fokuspersonen for input, men uden at svare på de enkelte forslag Tag en runde til 6
At være involveret At være en del af en problematik, der skal løses påvirker den måde, man opfattes på som TR Når man selv har en interesse i at nå en løsning, er det vigtigt at facilitere samtalen, så begge parter kommer videre Valg af en passende kommunikationsform vil sikre en ligeværdig bevægelse frem mod en løsning/aftale 7
TRYK-stil Foreslå Når man kommer med idéer, forslag, anbefalinger Argumentere Vurdere Når man begrunder sine synspunkter og fremlægger fakta og formodninger, der bestyrker synspunktet Når man foretager en bedømmelse af den anden person eller de argumenter, forslag eller holdninger som indgår i samtalen True/presse Når man tilbyder belønning eller fremhæver (negative) konsekvenser 8
TRÆK-stil Spørge og lytte Når man stiller spørgsmål fordi man gerne vil blive klogere på den anden, dvs. åbent og undersøgende, og checker at man har forstået Åbne sig Når man giver noget af sig selv i samtalen ved at være åben og inviterende, turde at indrømme egne fejl og usikkerhed Beskrive muligheder Når man beskriver muligheder, visioner, perspektiver og inviterer den anden til at mene noget om det præsenterede 9
En opskrift: når man skal blive enige Interview Undersøg hvad den anden vil have og hvilke interesser, der ligger bag : spørg og lyt! Idéer Brug tid på at få idéer til, hvad der ellers kan indgå i aftalen: Gør kagen større inden den deles Handler Bliv enige om nogle handler: Hvis jeg skal gå med til X, så skal du gå med til Y 10
Det positive nej JA! Tænk over hvad dit nej dækker over: hvilke interesser, ønsker, værdier eller vilkår ligger bag. Hvad vil jeg skabe/beskytte/ændre ved at sige nej? Hvad er ja et bag? NEJ Sig nej med en forklaring, der tager afsæt i baggrunden for dit nej JA? Følg op med at undersøge muligheder og alternativer. Hvordan kunne et muligt ja se ud? Kan vi blive enige om noget andet? 11
Coachende spørgsmål som kommunikationsform Ved Mette Rix www.metterix.dk
Program Hvad er coachende spørgsmål? Demonstration af coaching Pause Coaching-øvelser 13
Hvornår skal man bruge coachende spørgsmål? Når samtalen er gået i stå Når det er tid til at interviewe At give en hjælpende hånd 14
De 6 behov o Anerkendelse Behov for at få personlig opmærksomhed, ros. F.eks. at lægge eget navn til projekter o o o Samhørighed Behov for at føle at man hører til, f.eks. gode kollegaer, stærk familie, klub etc. Tryghed Behov for at føle sig tryg og sikker, f.eks. finansielt, stabile rammer, lange kontrakter Variation Behov for afvekslende og skiftende (ikke nødvendigvis nye) udfordringer i hverdagen. F.eks. afvekslende arbejdstider Udvikling Behov for at lære, forbedre og udvikle sig. F.eks. Kurser, forfremmelser, nye oplevelser o Bidrage Behov for at give eller gøre en forskel, dvs. at sætte andres/andets behov for sine egne. F.eks. frivillig i Røde Kors. 15
Nyt job? 35.000 Rutinepræget Samarbejde med 5 kollegaer rundt i landet Nyt flot kontor 16
DIN LØSNING ER IKKE NØDVENDIGVIS DERES 17
Coachingens 3 faser 1. Hvad vil du have? At finde det ægte mål, og præcisering af målstreg 2. Hvad forhindrer dig? Hvad er det vigtigste der står i vejen for en løsning 3. Hvordan løser vi det? Alt kan løses, og næste step bestemmes 18
7 coachende spørgsmål 1. Hvad vil du gerne have? 2. Hvis du fik det, hvad ville det give dig? 3. Hvornår ved du at du er i mål? 4. Hvad forhindrer dig i at nå dit mål? 5. Hvilken forhindring er størst? 6. Hvis du skulle løse det, hvad skulle der til? 7. Hvad gør du så nu? 19
Løsninger Har du løst et lign. problem i andre sammenhænge og hvordan? Er der andre, der gør det du gerne vil? Hvor galt er det egentlig? Hvis du havde alt til din rådighed, hvad kunne så løse det? Hvis du skulle absolut løse det i dag, hvad skulle der så til? Mangler du viden om problemet? Kan du acceptere, og dermed komme videre? Er der en anden måde du skal tænke om problemet for at komme videre? 20
Hvor kan coachende spørgsmål bruges i TR arbejdet? 21
Gennemslagskraft i vanskelige samtaler Tal enkelt og tydeligt Sig kun det vigtigste Hav et åbent og roligt kropssprog Accepter at det er svært Tænk evt. worst case scenario igennem Tal om sagen og handlinger, ikke personens karaktér www.metterix.dk 22