VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING 19-12-2014 Referat Bestyrelsesmøde mandag den 27. januar 2015 kl. 17.00 Deltagere: Vinie Hansen, Astrid Hansen, Henning Bjerre, Jørgen Fahlgren Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen, Jette Olsen, Flemming Vinther Wallin, Torben Riedel Adm.: Ulrik Brock Hoffmeyer og Louise Hansen Under punkt 1,2 og 3 deltager Simon Tornø Olesen Under punkt 4, 5,6,7,8 og 9 deltager Jesper Rasmussen Dagsorden 0. Lukket punkt...3 1. Budgetkontrol herunder oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt...3 2. Budget 2016, første udkast... 3 3. Evalueringen af budgetprocessen i 2014 i forbindelse med budget 2015... 4 Nyt punkt 3 A: VA s byggeudvalg... 5 4. Afd. 62 Gadekæret - Orientering om status, herunder Byggeskadefondens 1- års eftersynsrapport samt plan for videre handling...5 5. Afd. 52 Læhegnet - Forundersøgelser og forslag om tag udskiftning...6 6. Afd. 60 Hyldespjældet - Sokkelisolering på lejemål Store Torv...8 7. Afd. 60 Hyldespjældet - Demonstrationsprojekt og radon kontrolmålingsforsøg... 10 8. Sociale klausuler... 11 9. Afd. 55 Kanalens Kvarter-varme i parterrelejligheder... 12 10. Fremtidig drift i VA s afdelinger... 13 11. BO-VEST konferenceudvalg... 14 12. Årsberetning for 2014...14 13. Høring vedr. affaldshåndtering i Albertslund...15 14. Dækning af udgifter til dispensation fra Energimærkning (EMO)... 17 15. Evaluering af ipad kursus...18 16. Planlægning af ordinær generalforsamling d. 20. maj 2015... 19 17. Direktionens beretning... 20
18. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen...23 19. Bestyrelsesmøde i BO-VEST... 24 20. Orientering om aktuel boligpolitik...24 21. Generel Orientering (formand, øvrige bestyrelse)... 24 22. Punkter til næste møde... 24 23. Næste møde og kommende møder...25 24. Eventuelt... 25 Referat organisationsbestyrelsesmøde i VA den 27.januar2015 2
Til drøftelse og beslutning 0. Lukket punkt Bestyrelsen godkendte indstillingen. 1. Budgetkontrol herunder oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital. trækningsret og kapitaloversiqt. Bestyrelsen tog den fremlagte budgetkontrol til efterretning. Bestyrelsen tog den fremlagte opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager den fremlagte budgetkontrol til efterretning. - at bestyrelsen tager den fremlagte opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt til efterretning. Beskrivelse Estimeret resultatet for året 2014 vurderes i forbindelse med budgetkontrollen pr. 31.12.2014 atvære et overskud på ca. kr. 221.000. Den sidste budgetkontrol pr. 30.september 2014 viste et overskud på kr. 60.200. Det skyldes hovedsageligt besparelse på budgetterede udgifter til tillægsydelser særligt i forhold til VA s miljøarbejde. Bilag 1.1.Budgetkontrol pr. 31. december 2014 1.2 Kommentarer til budgetkontrol pr. 31. december 2014 1.3 Opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret Vridsløselille Andelsboligforening, pr. 31. december 2014 1.4 Dispositionsfondsudvikling 2013-2024, Vridsløselille Andelsboligforening, 31. december 2014 1.5 Kapitalrapportering pr. 31. december 2014 1.6 Forklaring til dispositionsfond, trækningsret, arbejdskapital og kapitalforvaltning pr. 31. december 2014. 1.7 Forventet trækningsret pr. 31. december 2014. 2. Budget 2016. første udkast Bestyrelsen godkendte 1. budgetudkast for 2016 samt budgetforudsætningerne uden bemærkninger. 3
Indstilling Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender 1. budgetudkast for 2016, herunder budgetforudsætninger. Beskrivelse Der henvises til vedlagte budgetudkast samt budgetforudsætninger. Bilag: - 2.1.VA forudsætninger for Budget 2016, første udkast - 2.2. Budget 2016 VA 1. udkast 3. Evalueringen af budqetprocessen i 2014 i forbindelse med budget 2015 Bestyrelsen tog evalueringen og den fremtidige proces for budgetprocessen til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning Beskrivelse: Som et led i en strategi om at højne kvaliteten af forløbet og samarbejdet om boligafdelingernes budgetter har administrationen gennem flere år spurgt afdelingsbestyrelserne om deres mening om processen. Også i 2014 er der gennemført en sådan spørgeskemaundersøgelse om budgetprocessens forløb. Spørgeskemaet blev mailet ud til afdelingens kontaktperson med en opfordring til, at skemaet blev behandlet på et møde i afdelingsbestyrelsen. Ud af 36 mulige afdelinger har 25 afdelinger svaret på spørgsmålene om budgetprocessen i efteråret 2014 vedrørende budget 2015. Det er 6 besvarelser færre end sidste år, hvor 31 afdelinger besvarede spørgeskemaet. Det er administrationens vurdering, at både regnskabs- og budgetprocessen går væsentligt bedre, end da vi for tre år siden startede med at udsende evalueringsskemaer. Dog kan vi i forhold til sidste budgetevaluering se, at flere afdelinger i år har haft udfordringer, der enten er taget - eller skal tages - hånd om. Noget af kritikken kan skyldes, at der ikke har været ansat en ejendomsleder / mester, samt at der samtidig har været nye medarbejdere i Driftsafdelingen i administrationen, der har skullet lære afdelingerne at kende. Fra VA s afdelinger er der ikke indkommet svar fra Læhegnet, Banehegnet, 4 Nord og 4 Syd. Disse afdelinger er blevet rykket pr. mail. 4
De afdelinger, som har kritik til processen, vil blive kontaktet af administrationen, så administrationen kan få uddybet kritikken/besvarelsen og dermed få mulighed for at forbedre de kommende processer for regnskab og budget. Evalueringer af budget- og regnskabsproces fremover Den nuværende evaluering er blevet kørt over en årrække nu, og det er vanskeligt at få afdelingerne til at svare på spørgeskemaet. På BO-VEST bestyrelsesmødet den 15. december blev det besluttet, at evalueringen forenkles fremover - for eksempel, at afdelingerne kun skal svare, hvis de er utilfredse med noget i budget- eller regnskabsprocessen. Bilag: - 3.3. Resultatet af evaluering af budgetprocessen for afdelingsbudget 2015-3.4 Evaluering af afdelingernes budgetproces for budget 2015. Kommentarer til resultatet Nyt punkt 3 A: VA s byggeudvalg Bestyrelsen drøftede sammensætningen af VA s fælles byggeudvalg og besluttede at lade Flemming Wallin indtræde i udvalget. Indstilling Administrationen indstiller, - at bestyrelsen drøfter sammensætningen af VA s fælles byggeudvalg. Beskrivelse: På bestyrelsesmødet i august nedsatte VA s bestyrelse et fælles byggeudvalg med følgende medlemmer: - Astrid Hansen - Vinie Hansen - Per Larsen - Biba Schwoon - Erik Hansen - Jesper Rasmussen (repr.fra adm.) 4. Afd. 62 Gadekæret - Orientering om status, herunder Byqqeskadefondens 1-års eftersynsrapport samt plan for videre handling. Bestyrelsen tog orienteringen og plan for videre handling til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager orienteringen og plan for videre handling til efterretning. 5
Beskrivelse: I vedlagte notat vedrørende helhedsplan Gadekæret - orientering om status af 8. januar 2015 gives en kort orientering om status i sagen. Der er redegjort for status med hensyn til afklaring med garantistiller samt en overordnet gennemgang af de forhold, der peges på i Byggeskadefondens 1- års eftersynsrapport. Endvidere berøres forhold omkring ventilationsanlæg. Bestyrelsen anmodes om på baggrund af redegørelsen at tage orienteringen og plan for videre handling i forhold til Byggeskadefondens rapport og undersøgelse af ventilationsanlæg til efterretning. Økonomi og ressourcer: De udgifter, der er forbundet med opfølgning på Byggeskadefondens 1-års eftersyn, vil blive forsøgt indeholdt i byggeregnskabet, skema C for renoveringssagen. Bilag: - 4. 1 Notat vedrørende helhedsplan Gadekæret - orientering om status af 8. januar 2015 5. Afd. 52 Læhegnet - Forundersøgelser og forslag om taqudskiftninq Bestyrelsen godkendte udskiftning af tagbelægning m.m. til en budgetteret anlægsudgift på 4.760.000 kr. Bestyrelsen godkendte finansiering ved tilskud fra egen trækningsret på 2/3 af udgiften svarende til 3.175.000 kr. samt - At der anvendes en egenfinansiering på 600.000 kr. ved anvendelse afhenlagte midler - At restfinansiering sker ved optagelse af et 20 eller 30-årigt realkreditlån på 987.000 kr. - At denne finansiering betyder huslejestigning på 29 eller 37 kr. pr. m2 årligt afhængigt af lånets løbetid svarende til 3,6-4,5 % i forhold til budget 2015 - At der arbejdes videre med udvikling af oplæg til helhedsplan forandre påtrængende renoveringsarbejder. Indstilling Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender udskiftning af tagbelægning m.m. til en budgetteret anlægsudgift på 4.760.000 kr. - at bestyrelsen godkender finansiering ved tilskud fra egen trækningsret på 2/3 af udgiften svarende til 3.175.000 kr. - egenfinansiering på 600.000 kr. ved anvendelse af henlagte midler - restfinansiering ved optagelse af et 20 eller 30-årigt realkreditlån på 987.000 kr. - huslejestigning på 29 eller 37 kr. pr, m2 årligt afhængigt af lånets løbetid svarende til 3,6-4,5 % i forhold til budget 2015 - at der arbejdes videre med udvikling af oplæg til helhedsplan for andre påtrængende renoveringsarbejder. 6
Beskrivelse: På møde den 27. august 2013 godkendte bestyrelsen, at der kunne igangsættes tilstandsundersøgelser indenfor en økonomisk ramme på 200.000 kr., der skulle afholdes af dispositionsfonden i det udgiften senere ville blive forsøgt indeholdt i budget for den efterfølgende renovering. De 200.000 kr. er indeholdt i det samlede budget for tagudskiftning. Efter aftale med afdelingsbestyrelsen blev der indgået aftale med firma tnt arkitekter a/s om gennemførelse af tilstandsundersøgelser. Undersøgelser er dokumenteret i rapport af december 2013. Rapporten er udsendt til bestyrelsen som bilag til nærværende indstilling. Administrationens vurdering af, at der er et omfattende og påtrængende renoveringsbehov er til fulde blevet bekræftet. Der peges på et investeringsbehov på ca. 18 mio. kr. til såvel påtrængende renoveringsarbejder samt arbejder, der mere har til hensigt at modernisere bebyggelsen omkring indeklima og indretning. Det samlede investeringsbehov kunne pege på, at der kan være grundlag for at ansøge Landsbyggefonden om støtte til gennemførelse af en fysisk helhedsplan i afdelingen. Dette kræver, at der gennemføres en nærmere analyse af afdelingens økonomi, herunder langtidsplan m.v. samt igangsættes et samarbejde med beboerne omkring udvikling af et oplæg til helhedsplan, der kan danne grundlag for behandling i Kommunalbestyrelsen og i Landsbyggefonden. Et særligt akut forhold er dog eternittagbelægningens tilstand, hvor TNT vurderer, at denne skal udskiftes snarest muligt i det restlevetid er opbrugt. Under hensyntagen til Landsbyggefondens støttesystem, hvor derfor nye sager må forventes adskillige års ventetid, er det aftalt med afdelingsbestyrelsen, senest ved møde den 17. november 2014, at udskiftning af tagbelægning fremmes mest muligt og, at der samtidig med udskiftning skal ske udskiftning af tagrender og nedløb samt isolering af den "kasse der løber umiddelbart under tagudhæng. Det skal endvidere undersøges om skorstene kan nedtages, så afdelingen frigøres for både det akutte behov for omfattende reparationer af murværk og den fremtidige vedligeholdelse. De samlede udgifter er budgetteret til 4.760.000 kr. inkl. de 200.000 kr. til forundersøgelser. Huslejen i Læhegnet udgør 815 kr. pr. m2 årligt jf. budget 2015. Under hensyntagen til denne relativt høje husleje indstilles, at udgiften finansieres med tilskud på 2/3 af udgiften fra egen trækningsret i Landsbyggefonden. Afdelingen har opsparet 600.000 kr. i henlagte midler, der kan anvendes til projektet samtidig med, at der fremadrettet vil være vedligeholdelsesopgaver, der bortfalder. Restfinansiering sker ved optagelse af et 30-årigt realkreditlån eller eventuelt et 20-årigt realkreditlån. 7
Ved 30-årigt lån er den årlige låneydelse ca. 51.100 kr. svarende til en huslejestigning på ca. 29 kr. pr. m2 årligt svarende til en stigning på 3,5 %. Ved 20-årigt lån er den årlig låneydelse ca. 64.700 kr. svarende til en huslejestigning på ca. 37 kr. pr. m2 årligt svarende til en stigning på 4,5 %. Pr 31. december 2015 vil indestående på trækningsret kontoen i Landsbyggefonden være 11.338.534 kr. Der indbetales ca. 1 mio. kr. om året til kontoen. Som det ses af vedlagte bilag er der forud disponeret 3.700.000 kr. til Toften og 6.000.000 kr. til Banehegnet - begge med forventet udbetaling i 2016 eller senere. Landsbyggefonden har i forbindelse med helhedsplanen i Galgebakken udmeldt en forventet egenbetaling på 4.580.000 kr. Det er endnu ikke besluttet om denne egenbetaling skal ske via trækningsretsmidlerne eller eksempelvis via dispositionsfonden, men indtil videre er midlerne disponeret fra trækningsretsmidlerne med udbetaling i 2019, som det ses af den vedlagte opstilling. Umiddelbart vil det medføre en samlet negativ saldo for VA i 2019 på 2.182.141 kr. Det er dog værd at bemærke, at det er muligt at disponere over de næste 5 års indbetalinger, hvorfor rådighedsbeløbet vil være på 2.472.524 kr. efter udbetaling til Galgebakken. Derfor er det administrationens vurdering, at der vil være tilstrækkelige midler til at dække et tilskud til Læhegnet på 3.175.000 kr. Tidsplan: Det er aftalt med afdelingsbestyrelsen, at der indkaldes til ekstraordinært beboermøde straks efter bestyrelsens godkendelse af nærværende indstilling. Umiddelbart efter beboermødet kan projektering påbegyndes med henblik på indhentning af tilbud i indbudt licitation. Arbejdet forventes at kunne udføres i perioden juni - oktober 2015. Bilag: 5.1 Tilstandsrapport - december 2013 udarbejdet af TNT arkitekter a/s 5.2 Oversigt over trækningsret 6. Afd. 60 Hvldespjældet - Sokkelisolerinq på lejemål Store Torv Bestyrelsen godkendte gennemførelse af en prøve i fuld skala (en mock-up) på sokkelisolering af lejemålet Store Torv nr. 4. Bestyrelsen godkendte, at de samlede udgifter(anslået til 130.000 kr.) bevilges fra dispositionsfonden. Udgiften søges delvist indarbejdet i det samlede støtteberettigede budget for helhedsplanen. Indstilling Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender gennemførelse af en prøve i fuld skala (en mock-up) på sokkelisolering af lejemålet Store Torv nr. 4. 8
- at bestyrelsen godkender, at de samlede udgifter(anslået til 130.000 kr.) bevilges fra dispositionsfonden. Udgiften søges delvist indarbejdet i det samlede støtteberettigede budget for helhedsplanen. Beskrivelse: Beboeren i Store Torv 4 har klaget over skimmel på gavlvæggen både over og under gulv. Lejlighedens beboer har ligeledes oplyst, at de har et meget stort varmeforbrug. I rapporten Skimmelundersøgelse af terrændæk og gulve, sær-undersøgelse fra COWI, er der beskrevet opfugtning af gulvbrædder og gulvkonstruktion, råd i det yderste gulvbræt mod gavl, og overfladerust på vinkelbeslag, der fastholder gavlen. Der var skimmel på gavlvæggen både over og under gulv. Det anbefales at isolere betonfundamentet udefra. Administrationen har på baggrund af beboerklage og COWIs undersøgelser, efterfølgende bedt rådgiver COWI om at fremsende løsning og kalkuleret økonomi på efterisolering af sokkel. COWI har kalkuleret håndværkerudgiften til 60.000 kr. for en bolig. Hertil skal udarbejdes et mindre udbudsprojekt. Honorar hertil skønnes til 70.000 kr. inkl. termografi af effekt før og efter. De samlede udgifter til udførelse af mock-up i en bolig udgør således 130.000 kr. Administrationen har været i dialog med Landsbyggefonden om dette forslag. Fonden har tilkendegivet, at rådgiverhonoraret sandsynligt kan indarbejdes i de samlede støtteberettigede budget for helhedsplanen, idet det vurderes at være nødvendige udgifter til afdækning af denne problemstilling. Landsbyggefonden anbefaler, at sokkelisolering i første omgang begrænses til en bolig. Om udgifter til isoleringen kan indgå i de støtte berettede udgifter afhænger af, om dette arbejde i øvrigt vil indgå som støtteberettiget arbejde i den endelige helhedsplan. Tidsplan: Rådgiverarbejdet igangsættes snarest efter organisationsbestyrelsens godkendelse af bevilling til sokkelisolering af lejemålet Store Torv nr. 4. Isoleringsarbejderne skal afvente opholdsvejr i foråret 2015. Bilag: - 6.1 Memo af den 18. december 2014 - BO-VEST Hyldespjældet, Sokler i boliger på Storetorv, udarbejdet af COWI. (se side 2 om dette indgreb) 9
7. Afd. 60 Hyldespjældet - Demonstrationsprojekt og radon kontrolmålinqsforsøq Bestyrelsen godkendte en ændring i det tidligere godkendte budget for det igangsatte demonstrationsprojekt i tre lejemål og de igangsatte radon kontrolmålings-forsøg på andre tre lejemål i Hyldespjældet. Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender en ændring i det tidligere godkendte budget for det igangsatte demonstrationsprojekt i tre lejemål og de igangsatte radon kontrolmålings forsøg på andre tre lejemål i Hyldespjældet. Beskrivelse: Organisationsbestyrelsen har tidligere godkendt en bevilling til bl.a. radonsug i 29. januar 2013. Bevillingen var specificeret som følger: Honorar til rådgiver Cowi, projektbeskrivelse, tilsyn, måling m. specialkonsulent inkl. leje af specialinstrumenter, radon dosimetre og kørsel: 185.000 kr. Håndværkerudgifter, skønnet: 250.000 kr. I alt 435.000 kr. Det videre arbejde med projektet har vist, at der var behov for ændringer i såvel projektet som i omstændighederne omkring projektet. Ændringer kostede både tidsmæssige forsinkelser og øgede udgifter til rådgivning. Det beløber sig til i alt 80.000 kr. udover de forventede 185.000 kr. Udgiften til håndværkerudgiften er imidlertid mindre end forudsat, hvorfor det vurderes, at den samlede udgift kan holdes indenfor den samlede økonomiske ramme på 435.000 kr. Opstart af dette forsøg blev noget forsinket, men i foråret 2014 blev indstillingen fra COWI forelagt byggeudvalget, og det blev godkendt at igangsætte opgaven på det forlagte grundlag med tilhørende økonomi. Som det fremgår af pkt. 5 side 4/5-5/5 i vedlagte memo fra COWI - demonstrationsprojekt for radonsug. Status for de konkrete tiltag omkring radon er som følger: Der er igangsat demonstrationsprojekt for radonsug undersøgelser i tre lejemål I forbindelse med ønsket om at finde metoder til reduktion af radonniveauet i lejemålene i Hyldespjældet. Der er etableret radonsug i Suderlængen 2, Hjortelængen 20 og Væverlængen 22. Der er igangsat radon kontrolmålings forsøg i tre lejemål. I boligerne Sadelstræde 1, Åleslippen 8 og Høkerlængen 2 er der udlagt dosimetre for kontrol af effekt af udstøbning. Disse blev udlagt i november 2014 og indsamles primo januar 2015. Tidsplan: Der forventes en rapport fra COWI ultimo januar 2015 vedr. ovenstående to forsøg. Der vil blive orienteret om denne til næstkommende organisationsbestyrelsesmøde. Bilag: 7.1 Memo af den 30. april 2014 - BO-VEST Hyldespjældet, Demonstrationsprojekt for radonsug. 10
8. Sociale klausuler Bestyrelsen drøftede forhold omkring sociale klausuler og besluttede at fastholde BL s anbefalinger i forhold til sociale klausuler i forbindelse med kommende renoveringer. Bestyrelsen tilkendegav, at de var enige i, at der arbejdes videre med et muligt partnerskab med kommunen omkring en kontrolfunktion. Bestyrelsen vil arbejde for, at der i forbindelse med fælles eller sammenhængende udbud skal gælde fælles retningslinjer for både AB og VA afdelinger. Administrationen følger udviklingen i arbejdstilsynets nye tiltag mod social dumping besluttet i forbindelse finansloven. Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter forhold omkring sociale klausuler, herunder drøfter, om der skal tages særligt initiativ overfor AB s bestyrelse med henblik på at opnå en fælles holdning. Beskrivelse: I forbindelse med planlægning af udbud af entreprenørarbejdet for helhedsplanen i gårdhusene i AB Syd har spørgsmålet om karakteren af sociale klausuler været drøftet med såvel følgegruppen, som på selvstændige møder med afdelingsbestyrelsen i AB Syd. Administrationen har siden 2011 fulgt en praksis om sociale klausuler, der bygger på BL s anbefalinger. Afdelingsbestyrelsen i AB Syd er af den opfattelse, at dette ikke er vidtgående nok. Afdelingsbestyrelsen har fremsendt et oplæg til formulering af specifikke krav til sociale klausuler, der er vedlagt denne indstilling. BL s anbefalinger vedrører konkrete forslag til tekst om krav til løn- og ansættelsesforhold for de håndværkere, der er beskæftiget ved byggearbejdet. Formuleringen bygger på ILO-konvention 94, der skal sikre, at løn og ansættelsesforhold ikke er ringere end det, der er gældende indenfor det pågældende overenskomstområde i Danmark. For så vidt angår praktikpladser anbefaler BL, at dette sker ved indgåelse af frivillige partnerskabsaftaler, der bygger på den overordnede aftale, der blev indgået mellem Dansk Byggeri og BL i 2011. I vedlagte notat af 26. november 2014 har administrationen redgjort nærmere for den hidtidige praksis omkring sociale klausuler samt for afdelingsbestyrelsens oplæg. Efter en længere drøftelse besluttede bestyrelsen i AB på sit møde den 3. december 2014, at administrationen skulle fremkomme med forslag til formulering af sociale klausuler, hvori indgår bodsbestemmelse, forebyggende kontrol samt faste krav til antal praktikpladser, altså en ændret praksis i forhold til BL s anbefalinger. På et fælles møde for byggeudvalgene i VA og AB den 14. januar 2015 blev spørgsmålet om sociale klausuler drøftet. Det kunne konstateres, at VA s byggeudvalg umiddelbart støttede administrationens indstilling om at fortsætte med den hidtidige praksis, der følger BL s anbefalinger. 11
På mødet var der dog overvejende opbakning til det synspunkt, at krav omkring sociale klausuler ved udbud af opgaver i VA og AB, der omfatter renovering af de fælles bebyggelser i gårdhusene i Syd og i Vest bør ske på samme grundlag. Det kan oplyses, at der for så vidt angår etablering af en særlig funktion for kontrol af løn- og ansættelsesforhold hos såvel hoved- som underentreprenører, har administrationen foreslået Albertslund Kommune, at der efter en model, der er anvendt i f.eks. Odense Kommune, indgås et partnerskab mellem boligorganisationerne og Albertslund Kommune herom. Dette sker på baggrund af, at Albertslund Kommune har indgået en aftale med deres eksterne revisionsfirma om udøvelse af denne kontrol på kommunens egne byggerier. Der foreligger endnu ikke svar fra Albertslund Kommune. Parallelt har administrationen anmodet BO-VEST s eksterne revisor om at fremkomme med oplæg til, hvorledes og under hvilke vilkår, herunder til hvilken pris, kontrollen kunne overlades til dem. Bestyrelsen anmodes om at drøfte forhold omkring sociale klausuler. Bilag: 8.1 Notat af 26. november 2014 udarbejdet af administrationen Oplæg om sociale klausuler, udarbejdet af afdelingsbestyrelsen i AB Syd o 8.2 Arbejdsklausuler - kædeansvar o 8.3 Sociale klausuler (om praktikpladser) BL s anbefaling til tekst omkring arbejdsklausuler o 8.4 Udbudstekst om sociale klausuler 9. Afd. 55 Kanalens Kvarter - varme i parterrelejliqheder Bestyrelsen godkendte, at udgifter til teknikerundersøgelser indenfor en økonomisk ramme på 25.000 kr. afholdes af dispositionsfonden. Bestyrelsen godkendte at forsøg med opsætning af radiatorer afventer afklaring af, hvorvidt der etableres karnapper. Indstilling: Administrationen indstiller, at udgifter til teknikerundersøgelser indenfor en økonomisk ramme på 25.000 kr. afholdes af dispositionsfonden. at bestyrelsen godkender at forsøg med opsætning af radiatorer afventer afklaring af, hvorvidt der etableres karnapper. Beskrivelse: Bestyrelsen godkendte på møde den 28. august 2014 ansøgning til dispositionsfonden til opsætning af ekstra radiatorer i parterrelejlighederne med det forbehold, at der iværksættes forsøg/prøveboliger for afklaring af den bedste løsning. Det har vist sig svært at få beboere til frivilligt at medvirke til sådanne forsøg, såfremt radiatoren skal placeres ved foldedørspartiet ud mod kanalgaden. De beboere, som har haft varmeproblemer tidligere anfører, at det vil gå ud over indretningsmulighederne i rummet. 12
Der har i AB Etagehusene været en stor fraflytning fra disse boliger i 2014. I de 16 boliger har der været 6 fraflytninger, og der er modtaget 2 opsigelser til fraflytning primo 2015. Der er ikke lavet en tilsvarende undersøgelse af de 4 boliger i afd. 55Kanalens Kvarter. Der er ikke lavet en egentlig undersøgelse af årsagen til den høje fraflytning, men det vurderes at være en kombination af dårlig planløsning (indretning af stueetagen), indkig fra kanalgaden og varmeproblemerne. Administrationen har i den sammenhæng afholdt et fælles møde med afdelingsbestyrelserne i Etagehusene og Kanalens Kvarter for at finde en varig løsning, der tager udgangspunkt i indkig, fraflytnings-, varme- og indretningsproblemerne. Afdelingsbestyrelsen ønskede at få undersøgt muligheden for at etablere en karnap ud i kanalgaden i stedet for den eksisterende banketløsning. En sådan løsning vil kunne forbedre indretningsmulighederne i rummet bagved samt give bedre mulighed for placering af den ekstra radiator. En karnap vil være en udvidelse af boligarealet, hvilket kræver kommunal godkendelse. For at kommunen administrativt og teknisk kan forhåndsvurdere projektet, er det nødvendigt at lave et projektforslag ved ekstern rådgiver. På fælles byggeudvalgsmøde i VA og AB den 14. januar 2015 blev problemstillingen drøftet. Udvalget var enige om at indstille til bestyrelserne, at der arbejdes videre med et fælles projekt, og at mulighederne for alternativ plan- og indretningsløsning tillige undersøges, samt at udgifter deles. Det vil ikke være hensigtsmæssigt at lave forsøg med radiatorer, såfremt der skal etableres en karnap. Det anbefales derfor at afvente med forsøg, indtil det er afklaret om der skal etableres en karnap. Økonomi: En undersøgelse af mulighederne i kommunen samt udarbejdelse af projektforslag vurderes at koste ca. kr. 125.000, herunder dækning af administrationens omkostninger. Da VA har 4 tilsvarende boliger, fordeles udgiften til projektforslaget med 20% til VA og 80% til AB. VA's andel er således kr. 25.000. Tidsplan: En undersøgelse af muligheden for etablering af karnap forventes at kunne ske i løbet af 1. halvår 2015, og såfremt kommunen er positiv, vil forslaget kunne fremlægges for beboerne til afdelingens ordinære budgetmøde i september 2015. 10. Fremtidig drift i VA s afdelinger Bestyrelsen drøftede notatet om den fremtidige drift i VA s afdelinger samt program/tema for foreningsmødet d. 13. april 2015. Bestyrelsen kom med en række kommentarer til at udvikle det vedlagte notat. Forslag til gruppearbejde med udgangspunkt i nogle økonomiske forslag til forandringer i drift i boligafdelingerne. 13
Indstilling Administrationen indstiller, - at bestyrelsen blandt andet på baggrund af vedlagte notat drøfter den fremtidige drift i VA s afdelinger samt et nærmere program/tema for foreningsmødet d. 13. april 2015. Beskrivelse: På bestyrelsesmødet i december besluttede bestyrelsen, at der på januar-mødet skulle være en drøftelse af den fremtidige udvikling af driften i afdelingerne. Særligt blev nævnt fordele og ulemper ved ejendomslederordning samt samarbejde mellem to afdelinger. Det vedlagte notat tager udgangspunkt i en beskrivelse af overstående. Notatet kan således ligge til grund for debat i organisationsbestyrelsen samt på temamøde om drift for organisationsbestyrelserne d. 23. februar og på foreningsmødet d. 13. april 2015. Bilag: 10.1 Notat: Den fremtidige udvikling afdriften i VA s afdelinger. 11. BO-VEST konferenceudvalq Bestyrelsen valgte Astrid Hansen og Per Larsen til BO-VEST konferenceudvalg Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen vælger op til to medlemmer af BO-VEST konferenceudvalg Beskrivelse Hvert andet år afholdes en fælles BO-VEST konference( Sørup Herregaard ). Konferencen afholdes i september. BO-VEST bestyrelsen besluttede i september 2014 at nedsætte et konferenceudvalg med Vinie Hansen samt op til to fra hver af de tre organisationsbestyrelser. På BO-VEST bestyrelsesmøde d. 3. februar 2015 vil der blive fastsat en dato for konferencen. 12. Årsberetning for 2014 Bestyrelsen godkendte indhold og tidsplan for årsberetningen 2014. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender indhold og tidsplan for årsberetningen 2014. Beskrivelse Arbejdet med årsberetningen er lidt anderledes i år, pga. den indledende beslutningsproces mht. at nedbringe omkostningerne ved at udgive beretningen. Den indledende proces betyder, at selve arbejdsprocessen denne gang er kortere end tidligere. Vedlagt dette notat er udkast til indhold. 14
Der er fokuseret på indhold tilsvarende tidligere års beretninger. Indholdet produceres af kommunikationsafdelingen, dog står økonomiafdelingen for de sider, der handler om økonomiske beretninger og resultatopgørelser. Da formatet denne gang ændres til A4, bliver det muligt at gå ned i sidetal og derved opnå den ønskede besparelse. Indholdet er på 32 sider. Det kan dog vise sig nødvendigt at øge sidetallet til 36, hvis beretningen viser sig at være for tung med kun 32 sider, men det vil ikke gå ud over ønsket om at nedbringe omkostningerne. Tidsplan Januar - Skrivearbejdet indledes: Formandsberetninger, direktørberetning og korte tekster om afdelingerne Godkendelse af tidsplan og indhold på organisationsbestyrelsesmøder Februar Endelig godkendelse af indhold m.m. på BO-VEST bestyrelsesmøde Formandsberetninger skrives Direktørberetning skrives - Økonomiske beretninger (4 stk.) skrives (arbejdet påbegyndes, men forventes først endeligt afsluttet i april) Korte tekster om afdelingerne skrives Bestyrelserne, Ordforklaring, Fakta om A- og B-ordning skrives, Kort, Indhold og Læsevejledning skrives Marts Organisationerne og BO-VEST godkender det skrevne indhold + diverse billeder Layout og grafisk opsætning indledes April Organisationerne godkender udkast til samlet beretning (muligt at økonomisiderne ikke er helt færdige) Uge 17: Materialet sendes til trykkeri Maj Uge 19: Årsberetningen modtages fra trykkeri til omdeling i afdelingerne Frister for omdeling: AB - mandag 11/5, Tranemosegård - 12/5, VA - 13/5 Bilag: 12.1 Indholdsfortegnelse for årsberetning 2014 13. Høring vedr. affaldshåndtering i Albertslund Bestyrelsen tog orienteringen om høring i forbindelse med ny affaldsordning for Albertslund kommune til efterretning. 15
Der blev endvidere orienteret om forsøg med affaldshåndtering i Galgebakken, derpå denne baggrund afsendt høringssvar. 4 Syd har afholdt temabeboermøde og har på denne baggrund udarbejdet et høringssvar. Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen om høring i forbindelse med ny affaldsordning for Albertslund kommune til efterretning. Beskrivelse: Albertslund Kommune har sendt sit forslag til ny affaldsordning for private i kommunen i høring. For at leve op til kommunens affaldsplan (og regeringens Ressourcestrategi) skal genanvendelsen af affald i kommunen øges markant frem mod 2018. Her er det især det organiske madaffald, der nu skal frasorteres husholdningsaffaldet. Indledningsvis skal affaldet sorteres i syv fraktioner (madaffald, restaffald, papir, glas, plast, metal og pap/karton), men der lægges op til fleksibilitet i systemet, så det senere kan udvides. Ordningerne skal ifølge kommunen så vidt muligt tilpasses til de enkelte områder ud fra lokale ønsker og æstetik. For tæt/lav- og etageboliger foreslås tre slags løsninger, boligområderne selv kan vælge imellem. Alle indebærer lokale 'miljøspots', altså affaldsøer, tæt på husstandene. De kan bestå af minicontainere, minicontainere suppleret med nedgravede beholdere til madaffald (ofte kendt som "Molokker") eller udelukkende nedgravede beholdere til de syv fraktioner. Forslagene skønnes at medføre ca. samme affaldsgebyr som i dag (på C-ordning), men varierende etableringsomkostninger vil komme til - dyrest for udelukkende nedgravede løsninger. Høring og proces Forslaget er blevet til på baggrund af en længere proces med en række workshops med repræsentanter fra boligområderne, en arbejdsgruppe under Brugergruppen, deltagelse af Agendacentret mv. Forslaget er i høring indtil 1, februar 2015. Efter høringen reviderer forvaltningen forslaget. Det behandles i Brugergruppen i løbet af februar 2015, og 11. marts træffer kommunalbestyrelsen endelig beslutning om, hvilke løsninger der tilbydes boligområderne. Der sigtes efter fuld implementering alle steder senest 1. januar 2017. Status for afdelinger i Albertslund En række afdelinger har allerede etableret nedgravede affaldsløsninger eller har besluttet det, bl.a. afd. 55 Kanalens Kvarter, afd. 57 Blokland, afd. 68 4 Række og AB 3701. Flere 16
overvejer det samme. Andre har allerede gode løsninger, der evt. kan udbygges/tilpasses lidt, bl.a. afd. 53 Banehegnet, afd. 59 Galgebakken og AB 3703, 3708. Og så er der afdelinger, der nok vil skulle etablere eller ændre en del, hvis de skal leve op til en af kommunens modeller, bl.a. Damgårdsarealet, afd. 52 Læhegnet og afd. 66 4 Nord. Der kan også være fx pladsproblemer ift. de foreslåede løsninger. Høringssvar Afdelingerne i Damgårdsarealet har anmodet om, at BO-VEST indgiver høringssvar på deres vegne på baggrund af mundlige retningslinjer fra et møde 7. januar. BO-VESTs administration kontakter bestyrelserne i de afdelinger, der endnu ikke har moderniseret deres affaldsløsninger, for at høre, om disse har kommentarer til kommunens forslag ud fra lokale forhold (i hvis det kan nås inden fristen). 14. Dækning af udgifter til dispensation fra Enerqimærkninq (EMO) Bestyrelsen godkendte at dække udgifterne til dispensationsansøgninger for Energimærkning og tilhørende administration for afdelingerne afd. 51 Toften, afd. 56 6 Vest, afd. 57 Blokland, afd. 59 Galgebakken, afd. 60 Hyldespjældet, afd. 66 4 Nord og afd. 67 4 Syd. Udgiften på 29.960 kr. betales af arbejdskapitalen. Det bemærkes, at den rapport der er udført fx i Galgebakken er svært anvendelig i forhold til helhedsplanen. De forslag, der anføres i rapporten har i forbindelse med helhedsplanen tidligere vist sig svære eller umulige at gennemføre. Indstilling: Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen tager stilling til hvem, der skal dækker udgifterne til dispensationsansøgninger for Energimærkning og tilhørende administration for afdelingerne afd. 51 Toften, afd. 56 6 Vest, afd. 57 Blokland, afd. 59 Galgebakken, afd. 60 Hyldespjældet, afd. 66 4 Nord og afd. 67 4 Syd. at udgiften på 29.960 kr. betales af arbejdskapitalen såfremt organisationsbestyrelsen vælger at dække omkostningerne. Beskrivelse: BO-VESTs bestyrelse besluttede d. 12. december 2013 følgende i forbindelse med, at der blev udarbejdet en række dispensationsansøgninger fra Energimærkning(EMO): "Der vil blive udarbejdet indstillinger til det tre organisationsbestyrelser om, at det skal besluttes, om det er afdelingerne eller organisationerne, der skal dække udgifterne til dispensationsansøgningerne for de afdelinger, som ikke har opnået dispensation." Baggrund 17
Det har siden 2011 været lovpligtigt, at energimærke boligejendomme igennem Energimærkningsordningen (EMO). Eftersom ingen af afdelingerne i BO-VEST havde en gældende mærkning, blev opgaven med energimærkning af alle afdelinger derfor sendt i fælles EU-udbud i 2013. Arbejdet blev udført i løbet af 2014 og er nu gennemført for alle afdelinger. I forbindelse med vedtagelsen af det fælles EU-udbud blev det besluttet i organisationsbestyrelserne at søge om dispensation for energimærkningen for de afdelinger, der stod overfor større renoveringer og helhedsplaner. BO-VEST og Kuben Management stod for disse ansøgninger til Energistyrelsen, der blev indgivet i marts 2013. For VA drejer det sig om afdelingerne afd. 51 Læhegnet, afd. 56 6 Vest, afd. 57 Blokland, afd. 59 Galgebakken, afd. 60 Hyldespjældet, afd. 66 4 Nord, afd. 67 4 Syd og afd. 68 4 Række. Energistyrelsen gav i november 2013 afslag på de fleste ansøgninger med den begrundelse, at informationerne fra energimærkningen kunne være relevante i forberedelsesarbejdet til renoveringer og helhedsplaner. Afd. 68 4 Række opnåede dog dispensation, da renoveringsarbejdet allerede var påbegyndt. Økonomi og ressourcer: Udgiften til Kuben Management samt tilhørende tidsforbrug internt i administrationen beløber sig til kr. 4.280,00 pr. afdeling, i alt kr. 29.960,00 for VAs afdelinger. Beløbet foreslås taget fra arbejdskapitalen, såfremt udgiften ikke skal afholdes i afdelingerne. Afd. 68 4 Række betaler selv deres del af udgifterne, da de opnåede dispensation. Alle andre udgifter til energimærkning er blevet afholdt af afdelingerne selv (herunder honorar til energikonsulenter, udgifter til EU-udbud af opgaven, administration hos BO VEST, etablering aftegningsarkiv mv.). 15. Evaluering af ipad kursus Bestyrelsen evaluerede ipad-kursus afholdt d. 19. januar 2015 og var tilfredse med indholdet. Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen evaluerer ipad-kursus afholdt d. 19. januar 2015 for medlemmer af organisationsbestyrelsen. Beskrivelse: Bestyrelsen besluttede d. 3. december 2013 at indkøbe ipads med henblik på at blive mere digitale. På mødet i december 2014 besluttede bestyrelsen i forlængelse heraf, at bilagsmateriale til bestyrelsesmøder fremadrettet udsendes via link til dropbox. Den 19. 18
januar blev der afholdt et kursus, der havde til formål at sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer havde tilstrækkelig viden til at hente bilagsmateriale til bestyrelsesmøder ved hjælp af ipad. Økonomi: På bestyrelsesmødet d. 28. januar 2014 godkendte bestyrelsen at anvende 3250 kr. på et ipad kursus. Det var oprindeligt planen at kurset blev afholdt af AOF. Det er dog senere fundet mere hensigtsmæssigt at afholde kurser med intern underviser. Prisen for det afholdte kursus var 3500 kr.(inkl. moms) og dækker interne timer for underviseren. 16. Planlægning af ordinær generalforsamling d. 20. maj 2015 Bestyrelsen drøftede mulige emner for at temamøde forud for generalforsamlingen og træffer en beslutning på et senere tidspunkt. Formand, alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter genopstiller. Alle har opbakning for bestyrelsen til at genopstille. Anita Sørensen og Finn Stubtoft spørges om de vil være dirigenter. Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager stilling til valg af bestyrelsesmedlemmer og valg af suppleanter, overvejer dirigentemner samt eventuel gæsteoptræden på generalforsamlingen. Beskrivelse Bestyrelsen har de seneste år arbejdet med at udvikle formen for generalforsamlingen blandt andet med fokus på kortere mundtlig beretning, mere fokus på handlingsplanen - evt. krydret med ekstern oplægsholder. Disse forslag dannede grund for både generalforsamling i 2013 og 2014 og er blevet vel modtaget af deltagerne. På generalforsamlingen skal i år vælges formand samt tre bestyrelsesmedlemmer og tre suppleanter. På valg er Vinie Hansen, Astrid Hansen, Henning Bjerre og Jørgen Fahlgren samt suppleanterne Jette Olsen, Flemming Vinther Wallin, Torben Riedel. Kandidater til dirigentposterne. Sidste år var Anita Sørensen og Finn Stubtoft dirigenter. Tidsplan Udkast til dagsorden for generalforsamling godkendes på bestyrelsesmødet d. 11. marts 2015. Dagsordenen til generalforsamlingen publiceres i Albertslundposten og Sydkysten umiddelbart inden d. 20. marts, lægges på BO-VESTs hjemmeside og i udhængs 19
skabene i boligafdelingerne senest den 20. marts. Desuden sendes dagsordenen til beboerbladenes redaktioner. Bilag: - 16.1 Udkast til dagsorden 17. Direktionens beretning Bestyrelsen tog direktionens beretning til efterretning. Bestyrelsen stiller spørgsmålstegn ved hvorvidt udgiften til tomgang til ledige lejemål i Galgebakken kan dækkes af byggesagen. Administrationen følger op. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Beskrivelse: Status på udsættelser Fordelt på organisationer for november og december: VA: 5 udsættelser Tranemosegård: 0 udsættelser AB: 0 udsættelser Fordelt på afdelinger: Askerød- 1 Gadekæret -1 Grønningen -1 Galgebakken -1 Bæk og Fosgården -1 Samlet set har der i 2014 været 21 udsættelser i VA s afdelinger. En nærmere fordeling mellem afdelingerne kan ses i vedlagte bilag. Der er i forbindelse med årets afslutning udarbejdet et fælles notat om gældteamets arbejde i alle BO-VEST afdelinger i sidste halvdel af 2014. Notatet vedlægges til orientering. Gældeteamets arbejde evalueres i juni 2015. Bilag: 17.1 Status på udsættelser for året 2014 17.2 Notat om gældsteamets arbejde i 2014 Status på ledige lejemål for VA Omkostninger til lejeledighed skal efter gældende regler afholdes af boligorganisationens dispositionsfond. Derfor er det væsentligt med særlig opmærksomhed på, hvor 20