Reginernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprgram (RKKP) Intern rganisatin g pgavedeling mellem kmpetencecentrene Her beskrives alene den interne rganisatin. Fr et verblik ver hele rganisatinen mkring Reginernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprgram henvises til http://www.rkkp.dk/m+rkkp Indhldsfrtegnelse Baggrund fr pgavedelingen... 1 Frslag til pgavedelingen... 2 1 års plan.... 4 Appendiks 1 Frslag til detaljeret pgaveprtefølje... 5 Dat: 14 11 2011 Baggrund fr pgavedelingen Styregruppen fr Reginernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprgram (RKKP) har på møde d. 5. ktber 2011 vedtaget, at der sker en pgavedeling mellem eksisterende kmpetencecentre. Reginernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprgram Olf Palmes Allé 15, DK 8200 Aarhus N Frmålet med en sådan pgavedeling er: e: annhan@rm.dk Øget kvalitetsniveau w: www.rkkp.dk Driftsstabilitet i frhld til databaser, kliniske brugere g reginer Mere effektiv ressurceudnyttelse Frbedrede muligheder fr faglig udvikling i frhld til klinisk epidemilgi, sundhedsinfrmatik g kvalitetsudviklingsmetder. Styrkelse af samarbejde g integratin mellem de enkelte kmpetencecenterenheder. Opgavedeling består i pdeling af RKKP i t hvedmråder: Et driftsrienteret hvedmråde med udgangspunkt i Enhed fr Klinisk Kvalitet i Regin Hvedstaden g NIP sekretariatet/regin Midtjyllands del af Kmpetencecenter Nrd En epidemilgisk enhed frdelt på tre enheder i København, Odense g Aarhus, men fagligt rganiseret på tværs af enhederne. Side 1
Opgavedelingen Den interne rganisatin består af: Databasernes Fællessekretariat (tidligere betegnet Fællessekretariat fr Reginernes Kliniske Kvalitetsprgram) fysisk placeret i Reginshuset Århus Kmpetencecentre fr Epidemilgi g Bistatistik (KCEB): KCEB Nrd fysisk placeret i Aarhus/Aalbrg KCEB Syd fysisk placeret på Odense Universitetshspital KCEB Øst fysisk placeret i Glstrup sm del af Frskningscenter fr Frebyggelse g Sundhed Kmpetencecentre fr Klinisk Kvalitet & Sundhedsinfrmatik (KCKS): KCKS Vest fysisk placeret i Århus sammen med Databasernes Fællessekretariat KCKS Øst fysisk placeret i København Ø, sm del af Kncern IT, Regin Hvedstaden Fælles ledelsesgruppe bestående af faglig leder fr RKKP g lederne af de 5 kmpetencecentre angivet venfr Figur 1 Organisatinsdiagram intern enhedsrganisatin Databasernes Fællessekretariat har sm verrdnet pgave at gennemføre prgramerklæringen tiltrådt i sept. 2010 herunder sikre, at pgaver i enhedsrganisatinen løses på effektiv g ensartet vis uden unødvendige verlap i pgavevaretagelsen. Dette skal sikres ved løbende tværgående faglig g rganisatrisk krdinatin herunder ved at udstikke rammerne fr pgavefrdelingen i enhedsrganisatinen. Derudver skal fællessekretariatet: fastlægge frudsætningerne fr kmpetencecentrenes pgavevaretagelse i frhld til landsdækkende kliniske databaser; varetage tvhlderfunktin fr fællesprjekter mellem kmpetencecentrene; frtsat kntrllere m databaserne Side 2
g reginerne mdtager de ydelser, de har ret til fra rganisatinen g lede enhedsrganisatinens samarbejde med eksterne parter. Databasernes Fællessekretariatet er verrdnet ansvarlig fr løsning af pgaver i regi af enhedsrganisatinen, men udførelsen er fr flere pgaver uddelegeret til de 5 kmpetencecentre: De t Kmpetencecentre fr Klinisk Kvalitet & Sundhedsinfrmatik (KCKS) skal indenfr rammerne udstukket af Databasernes Fællessekretariat varetage den daglige brede sekretariatsfunktin fr databaserne g reginerne i frhld til kvalitetsudvikling g sundhedsinfrmatik KCKS Vest er ledende i frhld til kliniske kvalitetsudvikling, herunder metdeudvikling g fastlægning af anbefalinger til arbejdsgange i frbindelse med reginernes brug af kvalitetsdata samt assistere Databasernes Fællessekretariat i ensretning g udvikling af metder til afrapprtering til alle niveauer i sundhedsvæsenet KCKS Øst skal være ledende i frhld til fastlægning af IT standarder herunder standardisering af IT systemer anvendt i regi af databaserne; sikre databasernes g Kmpetencecentre fr Epidemilgi g Bistatistiks adgang til centrale data; løbende vertage driften af fælles IT systemer. De tre Kmpetencecentre fr Epidemilgi g Bistatistik (KCEB) skal inden fr rammerne udstukket af Databasernes Fællessekretariatet sikre relevant epidemilgisk g bistatistisk bistand til databaserne, herunder sikre relevant faglig frtlkning af resultater fra databaserne g revisinspåtegninger af databasernes rapprter. Derudver skal KCEB understøtte frskning med udgangspunkt i databaserne. KCEB skal gennemføre en pdeling af databaser efter sygdmsmråder, hvr de 3 centre tager ledende rlle fr deres respektive mråder med henblik på at sikre udnyttelse af ratinaliseringsmuligheder g ensretning i anvendte metder. Den fælles ledelsesgruppe skal sikre deling af relevante plysninger fra den daglige drift i de 5 centre g fællessekretariatet. Herunder at den faglige leder har et tilstrækkeligt infrmatinsgrundlag til at gennemføre den relevante krdinatin g pgavedeling mellem de 5 centre g fællessekretariatet mhp. at sikre ptimal anvendelse af ressurcerne i regi af RKKP rganisatinen. Gruppen er under ledelse af den faglige leder fr Databasernes Fællessekretariat g består af denne samt lederne fr de 5 kmpetencecentre. Ledelsesgruppen skal mødes ca. 10 gange m året. Side 3
1 års plan. De primære pgaver fr enhedsrganisatinen de næste 12 måneder er (flere af pgaverne er driftspgaver g rækker tidsmæssigt ud ver de første 12 måneder): Priritering af ressurcer mellem databaserne Frdrer: Afdækning af databasernes brug af midler g eksterne leverandører Gennemgang af databasernes indikatrsæt Samling af databasernes bghlder g regnskabsfunktiner i Databasernes Fællessekretariat Opdeling af databaser g frdeling af pgaver mellem de 3 Kmpetencecentre fr Epidemilgi g Bistatistik Implementering g udvikling af værktøjer til frbedring af kvalitet i reginerne Standardisering af input g utput i frhld til databaserne Etablering af plan fr fælles IT betjening Deltagelse i fælles prjekter med Sundhedsstyrelsen, Danske Reginer g Indenrigs g Sundhedsministeriet Etablering af generisk mdel til levering af kvalitetsdata Piltprjekt m etablering af Den Natinale Kliniske Kræftdatabase Revidere basiskrav til databaserne Sikre databasernes adgang til relevante centrale datakilder. Etablere fælles systematisk løsning til brug fr validering, prensning g srtering af data Der henvises til appendiks 1 fr fællessekretariatets g kmpetencecentrenes fremtidige detaljerede pgaveprtefølje. Oversigten er udtryk fr målsætning i frhld til arbejdsdeling. Målsætningen skal belyses yderligere teknisk g fagligt, før det implementeres. Side 4
Appendiks 1 Målsætning, detaljeret pgaveprtefølje A=ansvarlig (udstikker rammerne); T=tvhlder/krdinatr; U=udførende; K=kntrl/krrekturfunktin; H=rutinemæssig høringspart/bidragsyder Fællessekretari atet KCKS Vest KCKS Øst KCEB Nrd KCEB Syd Administrative /tværgående aktiviteter Faglig ledelse af enhedsrganisatinen & løbende evaluering af effektiviteten AU Sagsbehandling ifm. Styregruppens udmøntning af midler til drift g udvikling af databaserne AU H H H H H Løbende kmmunikatin & samarbejde med eksterne parter AU H H H H H Sekretariatsfunktin fr: Det Rådgivende Frum; Styregruppen fr RKKP; Pririteringsgruppen (nedsat årligt) til faglig vurdering g priritering af databaserne AU Sekretariats g ledelsesfunktin fr den fælles ledelsesgruppe AU Kntakt g samarbejde med IKAS vedr. de sygdmsspecifikke akkrediteringsstandarder i Den Danske Kvalitetsmdel A U H H H H Løbende dialg med databaserne m ydelseskrav fra databaserne & pfyldelse af basiskrav AU H H H H H Gruppering af databaser i verrdnede mråder T H H AU AU AU Prjektpgaver, hvr enhedsrganisatin er prjektejer/ansvarlig Ensretning g standardisering af de epidemilgiske metder, sikring af gennemførelse A Ensretning g standardisering af de epidemilgiske metder, udførelse af pgave T H H AU AU AU Ensretning g standardisering af metderne fr dkumentatin af dataindsamling g indikatrbeskrivelser TAU U U U U U Udarbejdelse g implementering af en generisk mdel til levering af kvalitetsdata TAU U U U U U Afklaring af strategi (generisk mdel/analyseprtal) ift. løbende afrapprtering AU H U H H H Prjektpgaver, hvr eksterne parter er prjektejer/ansvarlig Tilpasning af den fælles natinale terminlgi g klassifikatinssystematik TU U U U U U Piltprjekt m etablering af Den Natinale Kliniske Kræftdatabase en generisk platfrm fr kliniske kræftdatabaser i Danmark (DNKK) under prjektledelse af Sundhedsstyrelsen TU U U U U U Sikre rganisatinens adgang til relevante centrale datakilder T H U H H H Opgaver relateret til implementeringsstøtte i reginerne /sikring af dataanvendelse Rådgivning g bistand til reginer/afdelinger m indberetning g pfølgning på kvalitetsdata (htlinefunktin); understøttelse af reginale audits TK AU H H H H Reginale implementeringsknferencer/frmaliserede; halvårlige fællesmøder med reginernes nøglepersner; pfølgningsmøder; natinale temaknferencer K AU H H H H KCEB Øst
Appendiks 1 Målsætning, detaljeret pgaveprtefølje A=ansvarlig (udstikker rammerne); T=tvhlder/krdinatr; U=udførende; K=kntrl/krrekturfunktin; H=rutinemæssig høringspart/bidragsyder Fællessekretari atet KCKS Vest KCKS Øst KCEB Nrd KCEB Syd Frskningsunderstøttelse T AU AU AU Opgaver relateret til databasernes drift/pstart af nye databaser Epidemilgisk g bistatistisk bistand til afgrænsning af patientppulatin (in g eksklusinskriterier); udarbejdelse/revisn af datadefinitiner/variable; T H H AU AU AU udarbejdelse/revisin af indikatralgritmer; valg af datakilde Gennemførelse af skriftlige høringsrunder A U Understøtte prcesser vedr. etablering/sammensætning af databasestyregrupper A U Udarbejdelse af tidsplaner fr afrapprtering (i dialg med databaserne) T AU H H H H Etablere g vedligehlde fælles IT standarder fr de kliniske kvalitetsdatabaser i RKKP ift. leverandøraftaler g de reginale kvalitetsrganisatiner T H AU H H H Drift g udvikling af fælles IT systemer T H AU H H H Understøttende funktin i frhld til den IT teknlgiske del af det reginale/lkale implementering g kvalitetsudvikling; basal brugeradministratin/htlinefunktin T AU Sikring af driftsikre inddateringssystemer T AU Levering af datasæt til brug fr årsrapprt g løbende afrapprtering T AU Bearbejdning af data/gennemførelse af bistatistik g epidemilgiske analyser/udarbejdelse af epidemilgisk faglige kmmentarer/præsentatin af resultater/frtlkningsvejledning TK KH H AU AU AU Revisinspåtegning af årsrapprt TK AU AU AU Understøttelse af løbende afrapprtering løbende udvikling g ensretning af afrapprteringsmetder ATKU U U H H H Understøttelse af løbende afrapprtering levering af resultater til ledelsesinfrmatinssystemer/sundhedsmyndigheder/afrapprtering til deltagende A Skal afgøres efterfølgende beslutning mkring strategi afdelinger/jf. prjektpgave m afklaring af strategi vedr. afrapprtering Gennemførelse af natinale audit i samarbejde med databaserne (kun udvalgte databaser) AU H H H H Bistand til ansøgninger m driftsmidler g gdkendelse ved Sundhedsstyrelsen A U U U U U Frmidlingsstrategier/udarbejdelse af skabelner/ffentliggørelse af rapprter AU U H H H H KCEB Øst