Til Til Kpi til Styringsudvalget Inspiratin g drøftelse 17. nvember 2015 Side 1 af 11 Bilag 2. Knkretisering af temadrøftelser med udgangspunkt i det blanke papir metden Baggrund: Det blanke papirs princip er en tilgang til, hvrdan der arbejdes med plitikudvikling, sm er inspireret af hvrdan bl.a. Skanderbrg Kmmune g Hedensteds kmmune udvikler plitik på, hvr byrådet sætter sig i førersædet fr plitikudviklingen. Princippet kan sm udgangspunkt bruges i mange sammenhænge g kntekster, i indeværende ntat er det beskrevet i relatin til byrådets rlle g styringsudvalgets pejlemærke 1 et plitisk afsæt hvr byrådet sætter retning g følger p. En knkret g enkel måde at bruge det blanke papirs princip kunne være, at byrådet tager en temadrøftelse med en verskrift på det blanke papir - ingen perspektiverende, rammesættende eller histriske plæg fra administratin hvrefter resultatet af drøftelsen gives videre til den eller de ansvarlige rådmænd. Fr at perspektivere drøftelsen i styringsudvalget har sekretariatet udarbejdet tre alternative prcesfrslag eller scenarier fr, hvrdan en eventuel prces kunne se ud i frhld til plitikudvikling på tværs af byråd g udvalg. BORGMESTERENS AFDELING Struktur g Samarbejdskultur Aarhus Kmmune Struktur g Samarbejdskultur Rådhuset, Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C Telefn: 89 40 20 00 Direkte telefn: 41 85 70 40 Direkte e-mail: blau@aarhus.dk www.aarhus.dk Sagsbehandler: Lars Uldall Beck De tre frslag tager alle udgangspunkt i, at metden det blanke papir anvendes g er kblet p på brugen af 17.4 udvalg. 1) Det blanke papir hvr plitikudviklingen starter i udvalg 2) Det blanke papir i en frmaliseret prces ved udvikling af nye tværgående plitikker 3) Det blanke papir sm løbende metde til plitikudvikling Grundlæggende starter alle tre scenarier med det blanke papir. Efterbehandling af resultaterne frløber på frskellig vis jf. indeværende ntat. Frløbene bør tænkes sammen med g suppleres med en vidensafdækning g faglig frankring i de relevante afdelinger, før der arbejdes videre med prduktet fra det blanke papir. På den måde kan der skabes en balance mellem de plitiske visiner g den faglige viden på mrådet g et ejerskab til det endelige prdukt lkalt, sm det bl.a. har været tilfældet i frbindelse med udarbejdelsen af sundhedsplitikken. Krt m metden det blanke papir : Med det blanke papir metden starter plitikudviklingen hs plitikerne med en verskrift - ingen perspektiverende, rammesættende eller histriske plæg fra administratin. 1
I stedet giver plitikerne på ide-brainstrms møder deres bud på retningen g indhldet af en ny plitik. Administratin deltager i de indledende plitikg brainstrmmøder med henblik på dkumentatin g sammenfatning til efterfølgende behandling hs rådmanden eller til videre drøftelse i f.eks. udvalg eller byråd. 17. nvember 2015 Side 2 af 11 I Skanderbrg Kmmune er metden udmøntet således, at et udvalg (der kan være fast eller midlertidigt) ver flere møder arbejder med at udvikle g frmulere en plitik, der efterfølgende fremlægges fr Byrådet. Undervejs afhldes lukkede temamøder fr Byrådet sm udvalgsfrmændene leder. Erfaringerne fra Skanderbrg er, at metden skaber et bedre grundlag fr samarbejde, da det handler m at skabe nget sammen, g ikke at finde fejlene g alt det man er uenig i (Kilde: Sympsium mellem Aarhus, Skanderbrg g Hedensted kmmuner m byrådets muligheder fr plitikudvikling g arbejdsvilkår). Da styrefrmen i Aarhus adskiller sig fra Skanderbrg g Hedensted i frhld til magistratsstyret, ligesm der en væsentlig frskel i størrelsen mellem de tre kmmuner, er erfaringerne fra Skanderbrg g Hedensted ikke direkte verfør bare til Aarhus kmmune. Indeværende ntat er således et knkret første bud på, hvrdan det blanke papirs princip kan anvendes sm et element i frbindelse med plitikudviklingen i Aarhus kmmune. Scenarie 1: Det blanke papir hvr plitikudviklingen starter i faste udvalg 17.4 udvalg Magistrat/Byråd Faste udvalg Udvalg identificere relevant tema g brainstrmer på indhldet ud fra det blanke papir. Evt. aftale m at hvert fagudvalg har 2 temaer pr. valgperide På baggrund af udvalgets brainstrm fremsender rådmand indstilling m nedsættelse af 17.4 udvalg på det pågældende tema til magistraten g byrådet. Der træffer beslutning m nedsættelse af 17.4 udvalg 17.4 udvalg arbejder intensivt (fx et år) med frmulering af plitik der går på tværs af magistratsafdelinger ne. Sammensætningen i 17.4 kan være bredt sammensat. 2
17. nvember 2015 Side 3 af 11 Knkretisering af scenarie 1 1. fase: Identificering af tema i de faste udvalg Opgaven: Det faglige udvalg har mulighed fr at rejse t temaer i hver valg peride sm de særligt vurdere er vigtige at få udviklet en plitik på. En mulighed er ligeledes at t eller flere udvalg går sammen mkring et tema, der er særlig relevant g kalder på et tværgående samarbejde. Grundlæggende bør temaerne så vidt muligt have en grad af tværgående karakter. Prces/invlvering: Det faste udvalg brainstrmer på temaet ud fra det blanke papir. Det enkelte udvalg kan eventuelt invitere eksterne deltager afhængig af temaets karakter. Drøftelserne kunne fx tage udgangspunkt i spørgsmål sm: Hvilken udfrdring skal udviklingsarbejdet give svar på? På baggrund af udfrdringerne hvilke initiativer kalder det så på? Hvilke tværgående behv g udfrdringer er der i temaet? Prdukt/handlinger: Prcessen i udvalget giver en ramme fr den videre plitikudvikling sm sammenskrives til et freløbigt kmmissrium/ramme fr det videre arbejde, sm fremsendes af den ansvarlige rådmand. 2. fase: Drøftelse i magistrat g byråd Opgaven: Magistratens g byrådets rlle bliver dels, at gdkende nedsættelse af 17.4 udvalg til det videre arbejde g dels at udpege særlige fkusmråder/fastlægge kmmissrium fr 17.4 udvalgets arbejde i frhld til de tværgående rganisatriske behv. Prces/invlvering: Frmel behandling af nedsættelse af 17.4 udvalg g krt drøftelse af eventuelle udfrdringer eller tværgående rganisatriske behv. Handlinger/prdukt: Nedsættelse af 17.4 udvalg g gdkendelse af kmmissrium/ramme fr udvalgets arbejde. 3. fase: Plitikudvikling i 17.4 udvalg Opgaven: 17.4 udvalget har til pgave at frmulere plitikken på det pågældende tema. Byrådet kan evt. beslutte at frmanden fr udvalget er en repræsentant fra det faste udvalg sm er initiativtager på temaet. 3
Prces/invlvering: Udvalget mødes ver flere gange g kan løbende inddrage eksterne aktører herunder brger, medarbejdere, eksperter eller inspiratin fra andre rganisatiner. Udvalget arbejder med temaet ver et år. 17. nvember 2015 Side 4 af 11 Handlinger/prdukt: Udkast til plitik sm frelægges byrådet samt eventuelle frslag til implementering. Scenarie 2: Det blanke papir i en frmaliseret prces ved udvikling af nye tværgående plitikker Den frmaliserede prces fr plitikudvikling kunne tage sit udgangspunkt i et årshjul, hvr byrådet årligt udvælger 2-3 temaer fx ud fra Aarhus målene, sm man særligt ønsker at udvikle plitik udfra. Alternativt kunne man vælge en mdel, sm bruges i Skanderbrg, hvr byrådsmedlemmerne ved pstart af ny byrådsperide bliver interviewet mkring, hvilke temaer man særligt brænder fr g ønsker at arbejde med. På baggrund af interviewene identificeres en række emner sm danner grundlag fr plitikudvikling i hele byrådsperiden. De t mdeller kan evt. gså kmbineres, under alle mstændigheder vurderes der, at der er behv fr en grad af verrdnet planlægning fr at sikre, at drøftelserne reelt bidrager til realiseringen af pejlemærke 1 Et plitisk afsæt hvr byrådet sætter retning g følger p. Frslag til prces fr plitikudvikling: Nedenfr er en mulig mdel fr, hvrdan et frløb med udvikling af ny tværgående plitik kunne struktureres. Mdellen vil give mening på mråder, hvr byrådet ønsker at åbne et nyt plitikmråde, eller hvr temaet har en særlig tværgående karakter fx i frhld til sundhedsplitikken. 4
17. nvember 2015 Side 5 af 11 Revideret plitik til byråd Aarhus målene Udkast til metaplitik fra byrådet Ovenstående mdel kan bidrage til dels til udvikling fr plitikker på tværs af rganisatinen g samtidig skabe sammenhæng ned igennem den plitiske struktur g dermed bidrage til at de tværgående plitikker integreres i de enkelte magistratsafdelingers arbejde. Ved en eventuel beslutning m en fælles mødedag fr udvalgene vil det ligeledes muliggøre temadrøftelse på tværs af relevante udvalg g eventuelle besøg på institutiner m.v. Mdellen kan skæres til, således at det kun er de faste udvalg hvr temaet er relevant der inddrages. Ligesm antallet af drøftelser i de faste udvalg kan variere. Nedenfr er der mere detaljeret beskrevet hvrdan selve prcessen ville kunne frløbe. Hvrdan den enkelte drøftelse gennemføres afhænger i høj grad af temaet, frmålet g deltagerkredsen, dette afklares i frbindelse med planlægning af den egentlige drøftelse. 5
17. nvember 2015 Side 6 af 11 Knkretisering af scenarie 2 Første fase: Indledende drøftelse i byrådet Byrådets pgave: Plitikudviklingen starter i byrådet, hvr der afhldes en temadrøftelse på fx tre timer ud fra det blankepapirs princip ud fra et fruddefineret tema. Temaet kan have sit udspring i partierne, magistraten g ved den enkelte rådmand. Opgaven fr byrådet er, at få fldet temaet ud g frmulere den verrdnede metaplitik eller alternativt pejlemærker fr denne. Prces g invlvering: Dialgen kunne fx struktureres på følgende måde: Åben g bred brainstrm mkring emnet ud fra spørgsmålene hvrfr er emnet relevant? hvad er prblemet/udfrdringen? (Plitikkens brændende platfrm). Fasen afsluttes med en tematisering af bidragene. Åben refleksin ver målsætning fr plitikken Når temaet er kendetegnet ved venstående udfrdringer hvad kalder plitikken så på? Frmulering af metaplitik eller pejlemærker fr denne. Fr at bringe andre perspektiver ind i drøftelserne kunne man arbejde med at invlvere andre interessenter, herunder brgere, eksperter, rganisatiner mv. Disse kunne knkret fx fungere sm et refleksinspanel, der har til pgave at udfrdre g reflektere ver den plitiske dialg. Handlinger/prdukt: Knkret udfrmer byrådet på baggrund af den indledende drøftelse en metaplitik fr temaet g nedsætter et 17.4 udvalg. Anden fase: Drøftelse i faste udvalg ene Udvalgenes pgave: De faste udvalg har, i samspil med den relevante rådmand, til pgave at knkretisere den verrdnede plitik ud fra udvalgets faglige perspektiv. Dels fr at knkretisere, hvrdan den enkelte magistratsafdeling evt. kan msætte plitikken g dels fr at bidrage til at give den verrdnede plitik mere indhld g synliggøre eventuelle tværgående behv eller vigtige perspektiver. 6
Prces g invlvering: Prcessen fr udvalgets drøftelser tager udgangspunkt i rammen fr plitikken, sm er defineret igennem byrådets drøftelse. Et bud på en prces kunne være, at udvalget har plitikken på dagsrden ver fire møder, hvr der både arbejdes med lukkede g åbne udvalgsmøder. Spørgsmål sm evt. kunne være i fkus kunne være følgende: Hvrdan er prblemstillingen relevant inden fr udvalgets mråde? Hvad skal der knkret ske fr at nå målet fr metaplitikken set fra udvalgets faglige perspektiv? Hvilke aktører er særlig vigtige at have øje fr i plitikken, herunder hvem kan bidrage til at vi når i mål? Hvilke perspektiver/pmærksmhedspunkter er der fra udvalgets perspektiv behv fr at der arbejdes videre med? 17. nvember 2015 Side 7 af 11 I frhld til invlveringen ville det være nærliggende, at udvalgene på det første møde ikke inddrager eksterne aktører, men i stedet drøfter materialet fra byrådets drøftelse g får lagt en knkret plan fr det videre arbejde i udvalget afhængig af temaet g dets relevans i udvalget. Efterfølgende vil en inddragelse af frskellige aktører være yderst relevant i frbindelse med videreudviklingen g knkretiseringen af plitikken. Handlinger/prdukt: På baggrund af prcessen i udvalgene vil udvalget have en plitik fr den enkelte magistratsafdeling inden fr temaet, sm afdelingen kan arbejde videre med, g samtidig bidrage til en knkretisering af den verrdnede metaplitik frmuleret af byrådet. Den lkale plitik g bidrag i frhld til metaplitikken sendes videre til 17.4 udvalget jf. nedenstående beskrivelse. Tredje fase: Drøftelse g knkretisering i 17.4 udvalg Udvalgets pgave: 17.4 Udvalget fungerer dels sm frum fr tværgående erfaringspsamling igennem prcessen, g dels sm frum fr udvikling af den fælles plitik på tværs af magistratsafdelingerne med udgangspunkt i byrådets indledende drøftelse. Herunder at følge g indarbejde knklusinerne fra de faste udvalgs drøftelser g identificere tværgående initiativer/pmærksmhedspunkter. Det er således i høj grad tale m et arbejdende/skrivende udvalg. Prces/invlvering: Udvalget mødes imellem de enkelte temadrøftelser i stående udvalgene g arbejder med udviklingen af plitikken på tværs af de stående udvalg. Ligeledes kan udvalget evt. fungere sm frum, hvr eventuelle identificerede spørgsmål/udfrdringer belyses g undersøges i 7
dybden fr derefter at gives tilbage sm input til de stående udvalgs drøftelser. 17. nvember 2015 Side 8 af 11 Handlinger/prdukter: Udver at udvalget bidrager med løbende indspark til de stående udvalgs drøftelser, udarbejder 17.4 udvalget gså den endelig reviderede plitik sm frelægges fr magistraten g efterfølgende byrådet. Scenarie 3. Det blanke papir sm løbende metde til plitikudvikling Et andet scenarie fr, hvrdan det blanke papir kan kmme i spil i frbindelse med plitikudviklingen i en mindre frmaliseret mdel end i scenarie 1 kunne være følgende mdel. Plitik til byråd Byrådet identificerer tema g nedsætter 17.4 udvalg. Byrådet er ansvarlig fr at sende temaet til drøftelse i de faste udvalg Det/de faste udvalg brainstrmer på temaet i krt tid g psamling sender til 17.4 udvalget 17.4 udvalg mødes ver flere gange g udarbejder plitik (sammensat af plitikker, brger, medarbejdere mv.) Knkretisering af scenarie 3 Flwet i venstående mdel kunne være sm følgende. 1. fase: Identificering af tema til plitikudvikling Byrådets pgave: Byrådet identificere et tema fr plitikudvikling, dette kan ske på selve byrådsmødet, evt. igennem de halve timers temadrøftelser, eller ved at byrådet ved årets eller valgperidens start identificere temaer sm man ønsker at udvikle en plitik på. På baggrund af temaet nedsætter byrådet et 17.4 udvalg, der får til pgave at frmulere plitikken. 8
Prces/invlvering: Byrådet bruger en halve timers temadrøftelser til krt at give ngle verrdnede hldningstilkendegivelser i frhld til kmmissriet fr udviklingsarbejdet. 17. nvember 2015 Side 9 af 11 Prdukt/handlinger: Byrådet identificere verskriften fr temaet g afklare kmmissriet fr udviklingsarbejdet g m der skal nedsættes 17.4 udvalg, herunder sammensætningen af dette. 2. fase: Input fra de faste udvalg De faste Udvalgs pgave: De faste udvalg har til pgave at brainstrm på temaet ud fra det blanke papirs princip blt en verskrift g ingen perspektiverende plæg fra administratin m.v. Prduktet fra brainstrmen gives videre til 17.4 sm input til det videre arbejde. Prces/invlvering: Drøftelsen i udvalgene skal være frhldsvis krte g fregå i en frm fr pen space, hvr medlemmerne frit har mulighed fr at kmme med input til temaet. Dette kunne fx være ud fra følgende spørgsmål: Hvad er særlig vigtigt at have øje fr i frhld til temaet set ud fra de faste udvalgs perspektiv? Hvilke initiativer har vi allerede i vres magistratsafdeling sm skal inddrages i udviklingsarbejdet? Handlinger/prdukt: På baggrund af drøftelsen i de enkelte udvalg udarbejdes der en psamling, sm sendes sm input til 17.4 udvalget. Ligeledes afklarer udvalget hvem der i givet fald skal repræsentere de faste udvalg et i 17.4 udvalget. 3. fase: Frmulering af plitik i 17.4 udvalg Udvalgets pgave: 17.4 udvalget samler input fra de faste udvalg g fastlægger en prces, hvr udvalget arbejder med at frmulere plitikken. Når udvalget har udarbejdet udkast til den endelige plitik frelægges denne byrådet til drøftelse g gdkendelse. Prces/invlvering: 17.4 udvalget kan være bredt sammensat med inddragelse af brgere, freninger, rganisatiner, medarbejdere mv. alt afhængig af temaet fr arbejdet. Udvalget mødes på baggrund af den fastlagte prces flere gange g drøfter de enkelte elementer i plitikken. 9
Udvalgsarbejdet faciliteres g understøttes løbende af embedsværket igennem dialgprcesser g faglige input. 17. nvember 2015 Side 10 af 11 Prdukt/handlinger: Udkast til plitik der frelægges magistraten g byrådet til videre drøftelse/gdkendelse. 10
Frudsætninger g paradkser ved de tre scenarier En grundlæggende frudsætning fr realiseringen af scenarierne er, at der inden fr den nuværende tidsramme til byråds- g udvalgsmøder findes tid til plitikudviklingen. Derfr er scenarierne tæt knyttet til styringsudvalget s arbejde med delegatinsplan g ændring af udvalgsstrukturen, da udfaldet på disse mråder vil have afgørende betydning fr rammerne fr plitikudvikling. 17. nvember 2015 Side 11 af 11 Ligeledes er en grundlæggende frudsætning fr de tre scenarier at byrådets kdeks vedr. gdt samarbejde efterleves g at der kan skabes et tillidsfuldt rum mkring drøftelserne, hvr frskelligheden i perspektiverne ses sm en styrke. Derudver er der knkret i frhld til de tre scenarier følgende balancer sm skal håndteres: Balancen mellem byrådets g de faste udvalgs mulighed fr at sætte plitisk retning i frhld til Magistratens g rådmændenes ansvar g rller. Ønsket m at planlægge prcesser g rammer fr plitikudvikling, set i frhld til fleksibelt at kunne løfte knkrete temaer til drøftelse. At undgå fr bureaukratiske mdeller g samtidig sikre at de giver byrådet mulighed fr at sætte retningen fr kmmunen. Herunder særligt ved nedsættelse af 17.4 udvalg g sekretariats betjeningen heraf. Balancen mellem frvaltningernes eller andre interessenters faglige bidrag g de plitiske visiner både i frhld til tyngde g timing. 11