Baggrund for interessetilkendegivelse for Ildfestregatta i Silkeborg

Transkript

1 26. nvember 2018 Baggrund fr interessetilkendegivelse fr Ildfestregatta i Silkebrg VIL I VÆRE NY REGATTAARRANGØR? Ildfestregatta med sejlads på søerne, fyrværkeri g flere dage med musik g fest på byens pladser er en rigtig Silkebrgbegivenhed med rødder langt tilbage i tiden. De bærende kræfter bag frberedelse g afvikling af arrangementet er i høj grad freningsliv, frivillige g ildsjæle. Silkebrg Kmmune sikrer en del af øknmien gennem tilskud g råderet ver kmmunale arealer. Regatta 2017 var præget af øknmiske prblemer g uverensstemmelser i frbindelse med frvaltning af råderet. Det har ført til en plitisk beslutning m, at frtsat kmmunalt engagement frudsætter pfyldelse af fire basisfrudsætninger vedr. rganisering, øknmi, indhld, invlvering af lkale aktører m.m. På grundlag af dialg med den nuværende arrangør m de fire basisfrudsætninger er det en plitisk vurdering, at det ikke er realistisk, at den, med den nuværende bestyrelse, rganisering g øknmiske situatin, kan afvikle en Regatta, der pfylder basisfrudsætningerne. Silkebrg Kmmune har klart ønske m, at Regattatraditinen videreføres g er derfr parat til at stille såvel øknmi sm arealer til rådighed til en frening eller et team af freninger, sm vil påtage sig rllen sm arrangør g samtidig pfylde basisfrudsætningerne. Vi håber g trr, at der er findes flere relevante kandidater til at påtage sig arrangørrllen. Derfr har Øknmi- g Erhvervsudvalget besluttet at lave et pen call, så alle har mulighed fr at give sin interesse til kende. Det er Silkebrg Kmmunes håb, at det lykkes at finde en arrangør, sm har pndus, rbusthed g bred pbakning til at føre Regatta gdt ind i fremtiden. Fr at kmme i betragtning sm arrangør af en Regatta med kmmunalt bidrag, skal man være en almennyttig frening med et frmål der kmmer kmmunens brgere til gavn. Der kan gså være tale m et team af sådanne freninger. Interessetilkendegivelse sker ved at udfylde den vedhæftede idéskabeln, hvr freningen gøre rede fr hvrdan man vil pfylde de fire basisfrudsætninger fr kmmunalt bidrag. FREMTIDENS REGATTA Silkebrg Kmmune ser Fremtidens Regatta sm en lkalt frankret flkefest med en frening i spidsen sm ansvarlig arrangør. Afviklingen af arrangementet invlverer i videst muligt mfang invlverer lkale aktører, sm ved at være med til at skabe festen, gså får mulighed fr frtjeneste. Flest muligt skal gennem freninger, partnerskaber g sm erhvervsaktør være med til at skabe, føle ejerskab fr g være stlte af arrangementet. 1

2 Regattas grundfrtælling har gennem alle årene været sejlads, ild g vand, hvilket er kmmet til udtryk i frm g indhld. Det er stærke elementer i Silkebrgs særlige DNA g de vil gså fremver være en naturlige kerne i arrangementets aktiviteter. Men gerne med et nutidigt g nytænkt udtryk g indhld, der samtidigt skaber frbindelse mellem frtid g nutid. Frventningen er, at Regatta hldes hvert 3. år ver 3 dage g næste gang i SILKEBORG KOMMUNES 4 BASISFORUDSÆTNINGER FOR ENGAGAGEMENT Omdrejningspunktet fr Silkebrg Kmmunes betingelser fr engagement i fremtidens Regatta er følgende 4 basisfrudsætninger, sm blev frmuleret på baggrund af evaluering af Regatta Et rganisatrisk setup sm Silkebrg Kmmune g andre aktører vurderer sm slidt g prfessinelt Psitivt med frtsat udgangspunkt i egen juridisk enhed (freningsregi) med bred repræsentatin g pbakning fra relevante aktører En bestyrelse/kmite med pndus g sm nyder bred tillid Ingen sammenblanding mellem bestiller (bestyrelse) g udfører med deraf følgende tydelige g trværdige pengestrømme Prfessinel sekretariatsbetjening adskillelse mellem frmand g medarbejdere, styr på kntrakter, øknmi mm. Klart blik fr samspil med freninger g frivillige 2. Et arrangement sm lkalmrådet er stlt af g afspejler Silkebrgs særlige DNA Uhldbart med tilbagevendende kritik g ur Mere fkus på de særlige Silkebrg-rammer fr arrangementet: Vand, Sejlads g Ild Yderligere invlvering af lkale freninger g brgere i Regattaprgrammets elementer; f.eks. i frbindelse med sejlads, lys ved vandet g histriefrtælling. 3. En klar ambitin m, at Regattas afledte effekter skal kmme lkalmrådet til gavn Tydeligere afsæt i Regattaens ptentiale fr såvel frretningsmuligheder sm styrkelse af Silkebrgs image g attraktivitet fr brgere g gæster Tidlig g åben invitatin til det lkale erhvervs- g handelsliv, freninger g brgere m at være med til at udflde Regattaens frretningsmæssige g andre muligheder 4. Gennemskueligt øknmisk fundament Et realistisk budget hvr Regatta arrangementet fra starten af dimensineres efter budgetrammen Effektiv øknmistyring Øremærkning af kmmunale tilskud g årlige afrapprteringer 2

3 SILKEBORG KOMMUNES BIDRAG Et øknmisk tilskud, sm øremærkes til øknmistyring, markedsføring, kunstnerisk frnyelse m.m. Til Regatta 2020 er i periden afsat i alt kr. I det år Regatta hldes er afsat yderligere kr., sm er øremærket til festfyrværkeri g illuminatin af kmmunale ejendmme langs åen Pulje på kr. til betaling af Entreprenørgården fr løsning af diverse praktiske pgaver i frbindelse med afspærringer, trafikafvikling, rengøring m.m. under arrangementet Råderet ver kmmunale trve, P-pladser, vejarealer m.m. sm aktiv, der kan veksles til indtjening fr arrangør, f.eks. gennem salg af stadepladser. Etablerer en kmmunal prjektgruppe, sm krdinerer kmmunens pgaver g bidrag fr at sikre en smidig g effektiv mellem kmmune g arrangør m planlægning g afvikling af Regatta. Sm fælles ramme fr arrangørs brug af det kmmunale bidrag, herunder præcisering af betingelser g gensidige frventninger til arrangementet indgås en resultatkntrakt mellem arrangør g Silkebrg Kmmune. OVERSIGT OVER MULIGHEDER FOR RÅDERET OVER KOMMUNALE AREALER Link til versigtskrt. Krtet viser de centrale arealer i frm af trve, p-pladser, vejarealer m.m., sm arrangør har mulighed fr at få råderet ver, afhængig af behv. Råderet gives vederlagsfrit under frudsætning af, at arrangør, efter nærmere aftale pfylder en række betingelser vedr. brugen af de frskellige arealer ELEMENTER I ORGANISATIONSDIAGRAM Freningens eller teamets bestyrelse / ledelse udgør arrangementets hjerte, sm tegner arrangementet udadtil, har det øknmiske g juridiske ansvar, indgår kntrakter g aftaler, herunder knkret aftale med Silkebrg Kmmune m det kmmunale gagement. Sm vigtige elementer i en rganisatin, der kan pfylde basisfrudsætning m et slidt g prfessinelt rganisatrisk setup peges på følgende: Et sekretariat, sm er garant fr krdinering, gennemsigtighed g dkumentatin Arbejdsgrupper med reference til bestyrelse / ledelse g med invlvering af lkale kræfter g aktører løfter de basale pgaver i frbindelse med arrangementet: 3

4 Indhld g prgram fastlæggelse g knkretisering af rammer (Sejlads, Ild g Vand) fr indgåelse af aftale med musiknavne, institutiner, freninger, leverandører m.m. Indtægter gennem salg af stadepladser, spnsrering g andre salgsaftaler Teknik, sikkerhedsplan, afspærring, trafikregulering m.m. Mbilisering g servicering af frivillige Organisatinsdiagrammet kan f.eks. tegnes således: Bestyrelse fr arrangør Sekretariat Indhld g Prgram Salg g Spnsrer Teknik, Sikkerhed g Frivillige TIDS- OG PROCESPLAN Uge 49 (6. december): Annncering i MJA (helsides), på hjemmeside m.m. 17. december kl : Dialgmøde fr interesserede freninger, hvr man kan få mere at vide m Silkebrg Kmmunes bidrag g engagement i fremtidens Regatta g få svar på evt. tvivlsspørgsmål. 9. januar kl : Dialgmøde fr interesserede freninger, hvr man kan få mere at vide m Silkebrg Kmmunes bidrag g engagement i fremtidens Regatta g få svar på evt. tvivlsspørgsmål 21. januar: Frist fr aflevering af interessetilkendegivelse 5. februar: Øknmi- g Erhvervsudvalget beslutter, hvilken arrangør Silkebrg Kmmune indgår samarbejde med m fremtidens Regatta 4

5 INTERESSETILKENDEGIVELSE HVORDAN OG HVAD Freninger eller teams af freninger, der ønsker at give sin interesse til kende sm arrangør af fremtidens Regatta bedes udfylde idéskabelnen (link), hvr der skal svares på en række spørgsmål, sm knkretiserer de fire grundfrudsætninger. Interessetilkendegivelsen skal afleveres til Silkebrg Kmmune senest mandag den 21. januar 2019 på mailadresse Frud fr aflevering af interessetilkendegivelsen indbydes interesserede freninger til dialgmøde: mandag den 17. december 2018 kl på Silkebrg Rådhus; Søvej 1, 8600 Silkebrg lkale C121 nsdag den 9. januar 2019 kl på Silkebrg Rådhus; Søvej 1, 8600 Silkebrg lkale C121. Tilmelding på brgmesterkntret@silkebrg.dk senest dagen inden mødet, man ønsker at deltage i. Umiddelbart efter fristens udløb den 21. januar 2019 ffentliggør Silkebrg Kmmune antal mdtagne interessetilkendegivelser. Øknmi- g Erhvervsudvalget behandler tirsdag den 5. februar 2019 de mdtagne interessetilkendegivelser. På baggrund af præsentatin af alle mdtagne idéskabelner g samlet vurdering af i hvr høj grad de enkelte tilkendegivelser pfylder de fire basisfrudsætninger, beslutter udvalget hvem Silkebrg Kmmune vil indgå samarbejde med m fremtidens Regatta. Øknmi- g Erhvervsudvalgets behandling vil fremgå af den åbne del af mødets dagsrden, hvrfr der gøres pmærksm på, at alle mdtagne idéskabelner kan ses på Silkebrg Kmmunes hjemmeside i frbindelse med ffentliggørelse af dagsrden fr udvalgets møde. 5