Gode råd om Intern læring Få gode råd om, hvordan du kan kvalificere den interne læring i din virksomhed Udgivet af Dansk Handel & Service Intern læring 2006
Gode råd om Intern læring Du kan med fordel læse denne pjece om intern læring, hvis du ønsker: Viden om intern læring Overblik over metoder til intern læring Indblik i hvilke situationer intern læring kan opkvalificere medarbejdere og ledere Indsigt i faldgruber for intern læring 2
Intern læring Virksomhederne er vidensbanker og mange forstår at udnytte den viden, de rummer. Struktureret intern læring og videndeling er med til at skabe vækst og udvikling i din virksomhed. Derfor bliver intern læring mere og mere populært i virksomhederne. Der bliver talt og skrevet en del om metoder til intern læring, men hvad betyder det? Og hvilke metoder kan anbefales? Videndeling skaber læring Erfaringsudveksling og videndeling skaber i praksis lettest læring, når man står med et konkret problem. I sådanne situationer er det nemmere at bruge andres gode råd og erfaringer. Det kan være en handling eller en konkret aktivitet, som man skal i gang med, hvor man har brug for nogle gode råd til at udføre denne handling. Men opgaven kan også være mere diffus og have et bredere sigte. Det kan være idé-udvikling, et bredere perspektiv på arbejdet, eller hjælp til at se nye muligheder for egen udvikling. Uanset hvilken type opgave, der skal løses, eller hvilket råd man som medarbejder eller leder søger, er det en god idé at sætte arbejdet i system, således at den interne videndeling i virksomheden skaber struktureret og planlagt læring. Metoder til intern læring Der er ingen grund til at opfinde og opdage alting selv det kan betale sig at bruge andres erfaringer. En måde at dele viden på er personlig kontakt i form af dialog, brainstorming eller daglige samtaler. Deling af viden internt i virksomheden kan eksempelvis foregå via instruktion/sidemandsoplæring, rådgivning, vejledning, mentorordning, supervision og coaching. Herunder følger en kort gennemgang af de mest almindelige metoder til intern læring. På skemaet side 5-6, er der en uddybning og oversigt over de tre mest populære metoder og deres anvendelsesmuligheder, fordele og ulemper. Instruktion/sidemandsoplæring Kort fortalt er sidemandsoplæring en formaliseret metode til at fremme læring på jobbet, hvor den erfarne kollega introducerer en anden kollega til opgaven. Rådgivning og vejledning Rådgivning og vejledning er en metode til kvalificering af projekter, kolleger og ledere. Målet er at trække på de erfaringer, der allerede er i virksomheden. Medarbejdere og ledere sætter i høj grad pris på at dele erfaringer med hinanden. 3
Mentorordning Mentorordning er en intern ordning, hvor en erfaren kollega øser af egne erfaringer med henblik på at kvalificere en mindre erfaren kollega. Metoden kan både bruges i forhold til kvalificering af nye ledere og til karriereplanlægning for medarbejdere. Supervision Supervision er en systematisk, struktureret gruppesamtale, hvor der er dialog mellem to parter - en supervisor og en supervisand. Samtalen bliver gennemført, mens en gruppe kolleger lytter med og efterfølgende fungerer som et reflekterende team på samtalen. Coaching Coaching er en vejledningsform, der stiller skarpt på læringsprocesser og åbner op for potentiale og selvindsigt. Coaching er at hjælpe mennesker til at lære selv at finde løsninger - frem for at give dem løsningerne. Metoden kan bruges både i forhold til udvikling af ledere og medarbejdere. Populære metoder til intern læring De tre mest anvendte metoder til intern læring er: Instruktion/Sidemandsoplæring Coaching Mentorordning Instruktion/Sidemandsoplæring er en kendt metode, som med succes er blevet anvendt blandt andet i forbindelse med introduktion af nye medarbejdere. Coaching er at hjælpe mennesker til at lære selv at finde løsninger frem for at give dem løsningerne, og mentorordning er at øse af sine erfaringer. Når du som leder skal tage beslutning om, hvilken metode der vil være mest fordelagtig, er det vigtigt at overveje, hvilken situation metoden skal anvendes i. Nedenfor er opstillet et skema, som viser forskelle og ligheder mellem de tre metoder, hvilke forudsætninger der skal opfyldes for at etablere en kvalificerende ordning, og hvilke faldgruber man skal være opmærksom på undervejs. 4
Oversigt over sidemandsoplæring, coaching og mentorordning Sidemandsoplæring Coaching Mentorordning Hvem er hvem? Sidemanden er den erfarne kollega, som oplærer den nye kollega til et nyt arbejdsfelt. Coach er vejleder Coachee er i vejledning. Mentor er den erfarne leder og sparringspartner. Mentee har en mentor, som vedkommende kan sparre med og spørge til råds. Anvendelsesmulighed Formaliseret metode til at fremme læring på jobbet via effektiv introduktion af nye medarbejdere til et nyt arbejdsområde. Vejledningsform der stiller skarpt på læringsproces og åbner op for potentiale og selvindsigt. Ordningen er en dialogbaseret vejledning, hvor en erfaren leder vejleder en mindre erfaren leder/medarbejder. Hvem? 1. Nye medarbejdere 2. Nyt arbejdsområde 1. Ledere med fokus på kvalificering af lederrollen. 2. Medarbejdere med fokus på kvalificeringen af opgaveløsning. 1. Den nye leder som skal introduceres til virksomhedens kultur, opgaver, magt- og beslutningsstrukturer. 2. Medarbejderen hvis mål er et lederjob karriereplanlægning. Hvem forestår metoden? Fagligt erfarne medarbejdere, der har lyst til at arbejde med nye kolleger. 1. Ekstern coach 2. Leder En erfaren samtalepartner, der både har faglige samt ledelsesmæssige erfaringer. 3. Kollega Hvilke kvalifikationer skal opfyldes? 1. Sidemanden/kvinden skal kunne organisere og strukturere stof ud fra faglige og pædagogiske hensyn 2. Fagligt dygtig 1. Coachen skal kunne spørge ind til problemet 2. Lytte 3. Opnå gensidig respekt og tillid 1. Erfaren leder 2. Forståelse af mentee s udfordringer og arbejdsfelt 3. Selvindsigt 3. God til at lære fra sig 4. Opstille mål sammen med coachee 4. God til at spørge og lytte (fortsættes) 5
Sidemandsoplæring Coaching Mentorordning Temaer til drøftelse Konkret opgaveløsning. Kvalificering af lederrollen Kvalificering af opgaveløsning Karriereplanlægning Ledelsesværktøjer og metoder Udviklingsprocesser Personlig udvikling Tidsperspektiv 1 2 måneder, et par timer om ugen afhængig af opgaver. 3 4 måneder afhængig af hvilket tema coachee ønsker at arbejde med. Gerne plus et år, således at f.eks. den nye leder kan sparre om udfordringer for hele året. Målbeskrivelse Mellem parterne udarbejdes en skriftlig målbeskrivelse, der både virker som planlægningsværktøj og som synliggør processen internt. Coach og coachee opstiller i fællesskab målene/temaerne for samtalerne. Mentee er ansvarlig for at afklare forventningerne og drive forholdet. Det er mentee, der er i fokus, og hende der bestemmer spørgsmålenes indhold. Rammerne Udarbejd skriftlige retningslinier om hvordan din virksomhed arbejder med sidemandsoplæring. Retningslinierne kan indeholde: Udarbejd skriftlige retningslinier om hvordan din virksomhed arbejder med en coach. Retningslinierne kan indeholde: Udarbejd skriftlige retningslinier om hvordan din virksomhed arbejder med mentorordninger. Retningslinierne kan indeholde: Anvendelsessituationer Ansvarlig Kvalifikationer Tidsperspektiv. Anvendelsessituationer Ansvarlig Kvalifikationer Tidsperspektiv. Anvendelsessituationer Ansvarlig Kvalifikationer Tidsperspektiv. Pas på 1. Vigtigt at sidemanden/kvinden er fagligt dygtig. 1. Når lederen coacher på en opgave må denne ikke benytte sig af position og magt 2. Coachen må ikke komme med løsninger og øse af egne erfaringer. HR-afdelingen kan med fordel være tovholder på ordningen. Lederen skal have både faglig og ledelsesmæssig erfaring. Uddannelse Udpegede sidemænd/kvinder inviteres til et internt seminar, hvor formål og mål med ordningen drøftes. En coach inviteres til uddannelse med det formål at få præsenteret coaching som metode og øve spørgeteknik. Udpegede mentorer inviteres til et opstartsseminar, hvor formålet er præsentation af ordningen, opstilling af krav til ordningen og kvalificering af spørgeteknik. 6
For de tre metoder gælder, at det er en god idé at forankre dem i virksomheden, enten hos en ansvarlig koordinator, i personaleafdelingen eller hos direktøren afhængig af virksomhedens størrelse. Fordelene er, at planlægning og udvikling af uddannelsesforløb koordineres, og at opsamling af erfaringer forankres i virksomheden. 7
Spørg os Dansk Handel & Service Vester Farimagsgade 19 1506 København V Telefon 33 74 60 00 Telefax 33 74 60 80 E-mail dhs@dhs.dk www.dhs.dk