Bestemmelser om udbud og tilbud Side 1 af 9 Bestemmelser om udbud og tilbud INDHOLDSFORTEGNELSE Side Orientering... 2 Bestemmelser om udbud og tilbud... 3 Egnethed... 3 Konsortier/underentreprenører... 4 Tildeling... 5 Alternative tilbud... 6 Tilbudsfasen... 6 Tilbudsafgivelsen... 6 Efter tilbudsafgivelsen... 8 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 9
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 2 af 9 Orientering Disse bestemmelser om udbud og tilbud er gældende for udbud af "Vejtilsyn 2016-2019" i Odense Kommune. Arbejdet udbydes i én entreprise, og omfatter Vejtilsyn på offentlige gader, veje og stier samt på private veje med serviceaftale i Odense Kommune. Vejtilsyn er en ny opgave i Odense Kommune, hvor Vejtilsynet skal registrere skader og mangler på vejnettet, samt udbedre disse, såfremt det kan ske inden for ½ times arbejde. Vejtilsynet træder i stedet for en tidligere kontrakt om serviceopgaver, hvor servicemedarbejderne skulle udføre mindre arbejder, der kunne udføres af 1-2 medarbejdere. Der vil ikke blive virksomhedsoverdragelse af personale ved dette udbud. Ordregiver er: Odense Kommune, By- og Kulturforvaltningen, Drift og Anlæg Odense Slot Nørregade 36-38 5000 Odense C
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 3 af 9 Bestemmelser om udbud og tilbud Arbejdet udbydes i offentlige udbud ved bekendtgørelse i den Europæiske Unions Tidende (TED) den 4. december 2015. Udbuddet er omfattet af den vejledende forhåndsmeddelelse i TED, nr. 2015/S 199-361381, offentliggjort den 14. oktober 2015. Udbuddet afholdes iht. Bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet vil være bekendtgjort i EU-Tidende, samt på Odense Kommunes køberprofil www.odense.dk/udbud, hvor udbudsmateriale vil være gjort tilgængeligt, og hvor efterfølgende meddelelser fra Odense Kommune til tilbudsgiverne vil blive offentliggjort. Egnethed Odense Kommune vil udelukke tilbudsgivere, der er omfattet af en af de i udbudsdirektivet (2004/18/EF) artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a) -g) anførte situationer. Odense Kommune forbeholder sig derfor ret til i forbindelse med aftaleindgåelse, at forlange en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen af den tildelte virksomhed, højst 6 måneder gammel, eller anden tilsvarende dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de nævnte udelukkelsesgrunde. Den juridiske virksomheds personlige forhold For at kunne deltage i tildelingen af entrepriserne skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin virksomhed samt dennes økonomiske og tekniske formåen ved at fremlægge: Virksomhedens CVR-nummer eller lignende, som dokumentation for at være tilmeldt Det Centrale Virksomhedsregister, eller tilsvarende register i tilbudsgivers hjemland. Tro og love erklæring om: at der ikke er afsagt endelig dom af strafferetlig karakter over virksomheden af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 omtalte grunde. at virksomhedens forhold hverken helt eller delvist, er omfattet af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2 litra a) -g) anførte situationer. at virksomhedens ubetalte forfaldne gæld til det offentlige ikke overstiger 50.000 kr. jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners deltagelse i udbudsforretninger, eller at der er indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om betaling af forfalden gæld til det offentlige. Tro og love erklæringen indgår i Tilbudsliste KVALITET.
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 4 af 9 Tilbudsgiver dokumenterer sin økonomiske og finansielle formåen ved at fremlægge: Regnskabsoplysninger for det seneste regnskabsår, omfattende: o samlet omsætning o omsætning inden for vejrelaterede arbejdsområder o resultat og balance. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at omsætningen inden for de relevante arbejdsområder udgør mindst 3.500.000 kr. Ved vejrelaterede arbejdsområder forstås projekterings-, tilsyns-, anlægs-, drifts- og vedligeholdsopgaver på vej. Hvor oplysningerne ikke dokumenteres ved fremlæggelse af regnskab, skal disse senest 3 dage efter anmodning fra ordregiver dokumenteres ved en revisorerklæring. Tilbudsgiver dokumenterer sin tekniske og faglige formåen ved at fremlægge: Liste over de betydeligste sammenlignelige opgaver udført inden for de seneste 3 år med angivelse af kontraktsum, tidspunkt og ordregiver. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav, at tjenesteyder har udført sammenlignelige opgaver (tilsyns-, drifts- og vedligeholdsopgaver på vej) inden for et år, i et omfang, svarende til 2.000.000 kr. Omfanget bedes fremgå af firmaets referencer. Oplysning om virksomhedens faglige leder og kvalitetsansvarlige leder, ved CV eller lignende. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at disse ledere har en relevant uddannelse og erfaring, herunder være godt kendt med Vejloven. Dette kendskab skal fremgå eksplicit af tilbuddet. Ved virksomhedens faglige leder forstås den person, der fastlægger virksomhedens faglige standarder, og har ansvaret for at de efterleves. Ved virksomhedens kvalitetsansvarlig ledere forstås den person, der har ansvaret for virksomhedens kvalitetsstyring. Såfremt en tilbudsgiver ikke har eksisteret i mindst et år, kan ordregiver acceptere anden form for dokumentation der sikrer at tilstrækkelig økonomisk og teknisk formåen er til stede hos tjenesteyder. Konsortier/underentreprenører Hvor flere i forening afgiver tilbud, skal ovenstående dokumenter vedrørende egnethed vedlægges for alle tilbudsgivende parter, ligesom tilbuddet skal indeholde angivelse af, hvem der med bindende virkning er bemyndiget til at repræsentere tilbudsgiverne.
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 5 af 9 Der tillades ikke anvendt underentreprenører til udførelse af Vejtilsynet. Tildeling Odense Kommune vil ved licitationen vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på pris og kvalitet. Pris Prisen for Vejtilsynsarbejde er af ordregiver fastsat til 2.500.000 kr. med de i tilbudslisten anførte mængder for registreringer mv. Samlet pris for Vejtilsyn og ekstraopgaver fremgår af forsiden på tilbudsliste PRIS. Kvalitet Tilbudsgiver skal tilbyde mindst 5 medarbejdere til godkendelse som Vejtilsyn. Alle oplysninger om kvalitet skal fremgå af tilbudsliste KVALITET. Kvaliteten bedømmes: på baggrund af tilbudsgivers fremsendte tilbud om hyppighed af strækningstilsyn, med en vægt på 40% på baggrund af tilbudsgivers tilbudte medarbejdere til Vejtilsyn, med en vægt på 60% Medarbejderne bedømmes på baggrund af det fremsendte CV i TBL- KVALITET, efter et personligt interview med hver enkelt medarbejder, hvor denne selv redegør for sin egnethed. På CV'et skal tilbudsgiver under punktet "Beskrivelse af medarbejderens egnethed til jobbet som vejmand og vejtilsyn" beskrive følgende medarbejderens fortrolighed med smartphone, tablet og PC medarbejderens evne til at betjene en app efter en kort instruktion medarbejderens evne til at vurdere problematikker vedr. myndighedsopgaver og trafikfarlige opgaver medarbejderens evne til praktisk håndtering af vejskilte mv. medarbejderens personlige egenskaber ved omgang med vejens brugere og embedsmænd Tildeling Kvalitet af strækningstilsyn vurderes på en skala fra 0-5, hvor karakteren 0 gives for den mindste acceptable frekvens, og 5 for den højeste ønskede frekvens, jf. TBL-KVALITET. De tre vejgrupper vægtes som anført i TBL-KVALITET. Medarbejderen og hans CV vurderes på en karakterskala fra 0-5, hvor karakteren 5 gives for det bedst tænkelige grundlag for at løse Vejtilsynets
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 6 af 9 opgaver og karakteren 0 svarer til at kravene til et Vejtilsyn ikke er opfyldt. Såfremt der gives karakteren 0, er medarbejderen ikke godkendt, og tilbudsgivers tilbud kan ikke antages. Gennemsnittet for de tilbudte medarbejdere beregnes og udgør den kvalitative karakter for medarbejderne. Den vægtede sum af karakteren for strækningstilsyn og medarbejderne udgør den kvalitative vurdering. For hvert tildelt point fradrages tilbudsgivers samlede pris 150.000 kr. Den fremkomne pris kaldes regningsmæssige tilbudspris. Entreprisen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der opnår den laveste regningsmæssige tilbudspris. Alternative tilbud Tilbudsfasen Odense Kommune modtager ikke alternative tilbud. Tilbudsmaterialet er gjort tilgængeligt for tilbudsgivere på Odense Kommunes køberprofil, www.odense.dk/udbud, hvor efterfølgende meddelelser fra Odense Kommune til de bydende ligeledes vil blive offentliggjort. Der afholdes orienterings- og spørgemøde torsdag den 17. december kl. 10:00 på Odense Slot indgang C, 5000 Odense C, mødelokale Salen 1.30. Ved mødet vil tilbudsgiverne få formålet med Vejtilsynsopgaven forklaret og der vil blive lejlighed til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål bedes så vidt mulig fremsendt inden mødet pr. e-mail til jacw@odense.dk med kopi til prahl@prahl.dk Det forudsættes at de bydende inden tilbudsafgivelsen har gjort sig bekendt med forholdene på stedet for arbejdets udførelse. Såfremt noget i udbudsmaterialet er uklart for tilbudsgiver, skal han senest 10 dage inden tilbudsfristens udløb indhente oplysning herom hos: PRAHL Rådgivende Ingeniører A/S E-mail: prahl@prahl.dk Senere fremsendte spørgsmål kan ikke forventes besvaret. Tilbudsafgivelsen Tilbudsgiver skal ved afgivelse af tilbud udfylde alle pris- og oplysningsfelter på de to tilbudslister, samt alle tilhørende bilag. Der accepteres ikke forbehold mod den udbudte prisregulering. Der accepteres ikke forbehold vedr. betaling for vinterforanstaltninger, al-
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 7 af 9 ternativt tidsfristforlængelse og godtgørelse, ud over hvad der indgår i Tilbuds- og afregningsgrundlaget (TAG). Organisationernes standardforbehold vil derfor ikke kunne tages i forbindelse med tilbudsgivningen. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende udbudsbetingelser og krav. Tilbudsgiverne anmodes derfor om at søge alle usikkerheder og forudsætninger for tilbudsafgivelsen afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. Tilbudslister udleveres såvel som pdf-filer som på Excel-regneark. Odense Kommune har indarbejdet regnefunktioner i regnearket, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Evt. fejl i Odense Kommunes regnefunktioner vil blive korrigeret inden tilbuddene vurderes. Tilbuddet fremsendes til Odense Kommune i en fremsendelseskonvolut, indeholdende 2 tilbudskonvolutter. Den ene konvolut mærkes Pris, og indeholder det underskrevne tilbud (TBL-PRIS), dels i en original papirudgave, og dels både som excel-fil og pdf-fil. Den anden konvolut mærkes Kvalitet og indeholder TBL-KVALITET samt tilbudsgivers øvrige dokumentation for egnethed og tildeling. Dokumenterne vedlægges både som papirudgave og som word-fil. De elektroniske udgaver bedes afleveret på USB-stik e. lign. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af forskelle. Den medfølgende blå licitationslabel bedes benyttet på fremsendelseskonvolutten. De øvrige 2 labels bedes benyttet på konvolutterne Pris (rød label) hhv. Kvalitet (Gul label). Tilbud mærket Vejtilsyn 2016-2019 modtages indtil tirsdag den 19. januar 2016 kl. 15:00 på følgende adresse: Odense Kommune By- og Kulturforvaltningen, Drift og Anlæg Odense Slot Hovedindgangen P Nørregade 36-38 Postboks 740 5000 Odense C Ved tilbudsfristens udløb åbnes tilbudskuvert Kvalitet. Der vil ikke være adgang for de bydende til at overvære denne åbning.
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 8 af 9 Tilbudsgiverne inviteres til interview i perioden 25. til den 29. januar 2016. Tilbudsgiver møder med den leder, der skal forestå entrepriseledelsen, og de medarbejdere der skal gennemføre Vejtilsynet. Et interview kan forventes at tage ca. 3 timer. Tidsskema for mødet fremsendes samtidigt med invitationen. Når kvalitetsvurderingen af de modtagne tilbud er færdig, offentliggøres dette på kommunens hjemmeside, samtidigt med tidspunkt for åbning af Konvolutten Pris. Der vil være adgang for de bydende til at overvære denne åbning. Tilbudsgivere skal vedstå sit tilbud i 40 dage efter tilbuddets modtagelsesfrist. Efter tilbudsafgivelsen Ordregiver vil snarest muligt underrette tilbudsgiverne om hvilken afgørelse der er truffet. I henhold til Lov nr. 492 af 12. maj 2010 (med senere ændringer) kan der ikke indgås bindende aftaler eller underskrives kontrakt herom før tidligst 11 dage efter en sådan underretning. Odense Kommune forbeholder sig ret til at annullere det gennemførte udbud, såfremt en sådan annullation er sagligt begrundet. Hvis der konstateres fejl i tildelingen efter meddelelse af Odense Kommunes tildelingsbeslutning men før kontrahering vil Odense Kommune kunne annullere, som anført ovenfor, eller træffe en ny tildelingsbeslutning. Odense kommune udbetaler ikke godtgørelse for afholdte omkostninger til afgivelse af tilbud.
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 9 af 9 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiveren kan på nedennævnte adresser få relevante oplysninger om forpligtelser vedr.: Skatter og afgifter miljøbeskyttelse forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter: SKAT Østbanegade 123 DK 2100 København Ø Telefon: + 45 7222 1818 Fax: + 45 7222 1919 E-mail: skat@skat.dk Internetadresse: www.skat.dk Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse: Miljøstyrelsen Strandgade 29 DK 1401 København K Telefon: + 45 3266 0100 Fax: + 45 3266 0479 E-mail: mst@mst.dk Internetadresse: www.mst.dk Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: Arbejdstilsynet Landskronagade 33 DK 2100 København Ø Telefon: + 45 7012 1288 Fax: + 45 7012 1289 E-mail: at@at.dk Internetadresse: www.at.dk