1 Generel information... 2 1.1 Overordnet tidsplan... 2 1.2 Udbyder... 3 1.3 Tilbudsgivere... 3 2 Udbudsform... 3 3 Udbudsmateriale... 3 4 Regler for afgivelse af tilbud... 4 5 Ydelsesbeskrivelse... 4 5.1 Bygherres ydelser... 6 6 Tilbuddets indhold... 6 6.1 Tilbudsliste... 6 6.2 Tidsplan og evt. procesbeskrivelse... 6 6.3 Forslag til organisering og CV... 7 6.4 Dokumentation... 7 7 Afgivelse af tilbud... 7 8 Vurdering af tilbud... 7 8.1 Pris... 8 8.2 Forslag til organisering og CV... 8 8.3 Tidsplan og evt. supplerende procesbeskrivelse... 8 9 Kontrakttildeling og -indgåelse... 8
1 Generel information 1.1 Overordnet tidsplan Allerødruten er en supercykelsti med forløb igennem den østlige del af kommunen, som forbinder Frederiksborgvej i nord (Hillerød Kommune) med Birkerød Kongevej i sydøst (Rudersdal Kommune). Allerød Kommune har fået udarbejdet et dispositionsforslag for Allerødruten ved anden rådgiver. Dispositionsforslaget indeholder bl.a.: - Etablering af nye cykelstier - Udvidelse og udbedring af eksisterende cykelstier - Sanering af busstoppesteder - Ny kørebaneafmærkning Der er vedlagt teknisk notat og tegninger for dispositionsforslaget til dette udbud. Projektet er på dispositionsforslagsniveau vurderet at have samlede entreprenørudgifter på ca. 8.000.000 kr. på det nuværende vidensgrundlag. Projektet er støttet med 50 % tilskud fra statens Supercykelstipulje. Allerød Kommune ønsker med dette tilbud at indhente teknisk rådgivning og bistand i forbindelse med projektering og udbud af Allerødruten. Som option udbydes også byggeledelse og fagtilsyn i forbindelse med anlægsprojektets udførelse. Formålet med udbuddet er at sikre, at projektet gennemføres i overensstemmelse med kommunens krav til kvalitet, totaløkonomi og tid. Rådgiver skal levere alle nødvendige ydelser for opgaver af denne type for at nå dette mål. Offentliggørelse på udbud.dk 24/10-2014 Afleveringsfrist for spørgsmål til udbud 31/10-2014 Svar udsendes til de bydende 7/11-2014 Tilbudsfrist 12:00 14/11-2014 Leverandørvalg og meddelelse til de bydende 21/11-2014 Kontraktindgåelse 28/11-2014 Udbudsmateriale sendes til de bydende entreprenører 17/4-2015 Projektering og udførelse afsluttet Ultimo 2015 Side 2
1.2 Udbyder Allerød Kommune Forvaltningen Bjarkesvej 2 3450 Allerød Danmark Herefter kaldet bygherren Kontaktperson for bygherre i tilbudsfasen er: Peter Hvid ph@viatrafik.dk Tlf. 4820 0723 Bygherres projektleder er: Jeppe Schmidt jess@alleroed.dk Tlf. 48 100 140 1.3 Tilbudsgivere 2 Udbudsform 3 Udbudsmateriale Tilbudsgivere skal meddele deres intention om at byde til Peter Hvid på e-mail ph@viatrafik.dk senest d. 6/11-2014 af hensyn til at kunne modtage svar på spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål modtaget efter fristen d. 31/10-2014 vil kun blive besvaret i det omfang det er muligt. Rådgivningsydelsen er annonceret som et offentligt udbud på udbud.dk, da den samlede rådgiverydelse forventes at være over 500.000 kr. men under tærskelværdien på 1.541.715 kr. Nedenstående dokumenter indgår i udbudsmaterialet, og er nævnt i prioriteret rækkefølge, såfremt der måtte være modstridende oplysninger i disse. - Konkurrencebetingelser - Opgavebeskrivelse o Notat Supercykelsti Allerødruten af 12.09.2014 o Tegninger 1100-1101, 1201-1207, 7100 af 12.09.2014 - Tilbudsliste med erklæringer - Udkast til Aftale om teknisk rådgivning og bistand med tilhørende bilag. - ABR 89 - Arbejdsklausul Side 3
4 Regler for afgivelse af tilbud Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål udbudsmaterialet. Sidste frist for spørgsmål er d. 31/10-2014. Tilbudsgivere skal tilkendegive deres intention om at byde senest d. 6/11-2014. Tilbuddet skal senest være bygherre i hænde d. 14/11-2014 kl. 12.00. Alle tilbud skal vedstås i 3 måneder efter d. 14/11-2014. Alternative tilbud modtages ikke, og tilbud skal afgives på dansk. 5 Ydelsesbeskrivelse Til denne opgave skal rådgiver levere alle de nødvendige ydelser, som kan tilvejebringe et komplet materiale, der er egnet til udbud af Allerødruten med henblik på efterfølgende udførelse. Herudover har rådgiver option på at varetage såvel byggeledelse og fagtilsyn under selve udførelsen. Der foreligger et dispositionsforslag for projektet. Rådgiver skal granske og kvalificere dispositionsforslaget som en del af opgaveløsningen. Derudover skal rådgiver stå fagligt inde for den samlede løsning, der bliver grundlag for det videre arbejde. Der er fortsat enkelte uafklarede detaljer, som rådgiver skal medvirke til at løse og indarbejde som en del af opgaven. Her kan bl.a. nævnes vurdering af forslag til midterhelle ved Poppelvej som et eksempel. På Banevang er vejafvandingen på strækningen fra rundkørslen ved Tokkekøbvej og ca. 400 m nordpå ikke tilsluttet spildevandsforsyningens ledninger. Rådgiver skal som en del af rådgiverydelsen projektere en løsning, der håndterer dette. Allerød Kommune vil i videst muligt omfang få TV-inspiceret og kortlagt eksisterende brønde, ledninger, udløb mv. i forbindelse med vejafvandingen som grundlag for rådgivers opgaveløsning i tilknytning hertil. Der skal ikke indeholdes ydelser forbundet med etablering af rundkørsel ved Poppelvej i opgaveløsningen, da rundkørslen ikke skal anlægges. Rundkørslen er ellers nævnt i det tekniske notat, som er et bilag til nærværende rådgiverudbud. Til denne ydelse gælder FRI s ydelsesbeskrivelse for Arbejdsmiljøkoordinering, 2014 samt Anlæg og planlægning, 2013 afsnit: 0.2 Totalrådgivning 2.1 Projekteringsledelse 3.2-3.5 Projektforslag, myndighedsprojekt, hovedprojekt, projektopfølgning 4 Byggeledelse og fagtilsyn (OPTION) 5.1 Udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplan 6.3 Forarbejder 7.14 Miljøundersøgelser 7.16 Officielle forretninger 7.18 Arbejdsmiljø 7.25-7.26 Trafiksikkerheds- og tilgængelighedsrevision Side 4
7.39 Som udført Ad 2.1: Rådgiver skal varetage den samlede projekteringsledelse iht. FRI s ydelsesbeskrivelser. Rådgiver skal herudover indkalde til og deltage på et ledningsejermøde, som afholdes hurtigst muligt efter opgavestart. Formålet er at få klarlagt de nødvendige og planlagte ledningsomlægninger tidligt i projekteringsfasen. Herudover kan der forventes det sædvanlige antal ledningsejermøder, som rådgiver skal deltage i. Ad 4: Byggeledelse og fagtilsyn i forbindelse med udførelsen er en option for rådgiver, som bygherre træffer beslutning om. Ad 6.3: Rådgiver skal indhente opmåling ved landinspektør/landmåler som grundlag for projekteringsydelsen. Alle udgifter forbundet hermed skal være indeholdt i rådgivers tilbud. Ad 7.14: Rådgiver skal udarbejde plan for miljøundersøgelser og efter aftale med bygherre rekvirere ydelsen. Rådgiver skal efterfølgende udarbejde en jordhåndteringsplan, når miljøundersøgelserne er afrapporteret til Rådgiver. Rådgiver skal ikke forestå selve miljøundersøgelsen med udtagning, analyse samt bearbejdning af prøver, og udgifter forbundet med dette afholdes af bygherre. Ad 7.16: Rådgiver skal i forbindelse med arealerhvervelsesprocessen stille digitalt projektmateriale til rådighed for bygherre og dennes landinspektør. Rådgiver forventes at være til rådighed for bygherres landinspektør i forhold til at fastlægge nye matrikelskel med udgangspunkt i rådgivers projektering. Ad 7.18: Rådgiver skal udarbejde Plan for sikkerhed og sundhed og varetage rollen som arbejdsmiljøkoordinator under udførelsen, såfremt bygherre gør brug af option på byggeledelse og fagtilsyn. Ad 7.25-7.26: Rådgiver skal rekvirere trafiksikkerheds- og tilgængelighedsrevision hos ekstern samarbejdspartner. Revisionerne skal gennemføres af eksaminerede revisorer på trin 2 og 3 og iht. Vejdirektoratets vejledninger. Rådgiver skal medtage alle udgifter forbundet hermed i sit tilbud. Ad 7.39: Bygherre ønsker foruden den sædvanlige som udført -dokumentation, at brønde indmåles og at dimensioner på ledninger angives. Rådgiver skal bistå bygherre i udbudsprocessen og ved licitation, herunder: - Besvarelse af spørgsmål fra entreprenører - Udarbejdelse af evt. rettelsesbreve - Tilbudsvurdering og indstilling til valg af entreprenør - Kontraktforhandling og kontrahering Side 5
5.1 Bygherres ydelser Bygherre stiller følgende materiale og ressourcer til rådighed for rådgiver: - Foreliggende projektmateriale i digitale formater - Teknik- og terrænopmåling ved landinspektør - Miljøundersøgelser Bygherre er herudover til rådighed for rådgiver i forbindelse med mødeafholdelse mv. Bygherre varetager alle opgaver i relation til arealerhvervelsesproces ved landinspektør. 6 Tilbuddets indhold Rådgiver skal udfylde og aflevere følgende materiale i forbindelse med sit tilbud: - Tilbudsliste med diverse erklæringer - Tidsplan og evt. procesbeskrivelse - Forslag til organisering og CV - Dokumentation o Forsikringsdokumentation o Evt. erklæring om brug af og råden over underrådgivere 6.1 Tilbudsliste Rådgiver skal udfylde den vedlagte tilbudsliste med udgangspunkt i det samlede udbudsmateriale. Der gives fast pris på rådgivningen iht. ABR 89. Optionen for byggeledelse og fagtilsyn er dog efter medgået tid. På tilbudslisten er også angivet en række rådgiverkategorier og skønnede timeantal for udvalgte kategorier. Disse skal lægges til den samlede faste pris for rådgivningsydelsen, og indgår i den samlede bedømmelse af rådgivers pris, men er ikke en del af rådgivers faste pris på rådgivningen. Det samlede specificerede timeantal for byggeleder og fagtilsyn på tilbudslisten er efter bygherres overbevisning i et omfang svarende til et anlægsprojekt af ca. 6 måneders varighed. Kategoritimepriser anvendes kun i tilfælde af evt. ekstraarbejder i forbindelse med projektering og udførelse, som ikke med rimelighed kan siges at være en sædvanlig del af opgaver af denne type eller er beskrevet i nærværende udbudsmateriale. 6.2 Tidsplan og evt. procesbeskrivelse Rådgiver skal aflevere en tidsplan for såvel projektering og udførelse, der tager hensyn til de overordnede tidsrammer i nærværende udbudsmateriale. I tidsplanen skal bygherres rolle og beslutningstagen synliggøres. Side 6
Bygherre ønsker at tidsplanen i videst muligt omfang afspejler rådgivers kendskab til gennemførelse af lignende opgaver, og giver derfor mulighed for, at der afleveres en supplerende procesbeskrivelse til tidsplanen. Heri kan bl.a. redegøres for eksempelvis håndtering af ledningsarbejder, grænsefladen til BaneDanmark eller hensyntagen til arealerhvervelsesprocessen. 6.3 Forslag til organisering og CV Rådgiver skal levere en kortfattet beskrivelse af rådgivers organisering af opgaven med en beskrivelse af nøglepersonernes særlige kompetencer. Der skal desuden leveres CV for de tilbudte nøglepersoner (maks. 3 A4-sider). En person kan godt varetage flere forskellige roller. Følgende nøglepersoner skal som minimum være beskrevet: - Projektleder - Trafik- og vejingeniør - Anlægsingeniør - Byggeleder - Fagtilsyn 6.4 Dokumentation Rådgiver skal levere dokumentation for forsikring. Rådgivere der er afhængig af underrådgivere skal medsende en erklæring, hvori det fremgår hvilke ressourcer rådgiver råder over hos underrådgiver og at dette er stillet til rådighed for rådgiver. Der skal ikke medsendes dokumentation for underrådgivere i forbindelse med eksterne trafiksikkerheds- og tilgængelighedsrevisioner. 7 Afgivelse af tilbud Tilbud afgives pr. e-mail til ph@viatrafik.dk mærket: Tilbud Allerødruten senest d. 14/11-2014 kl. 12.00. Så vidt muligt ønskes tilbud fremsendt i en samlet pdf-fil, der ikke overstiger 10 MB. Alle tilbud behandles fortroligt. 8 Vurdering af tilbud Bygherre gennemgår indledningsvis de indkomne tilbud, og vurderer dem i forhold til deres konditionsmæssighed. Bygherre kan vælge af se bort fra tilbud, som ikke overholder et eller flere af kravene formuleret i udbudsmaterialet. Alle gyldige tilbud vurderes i henhold til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor der er formuleret følgende underkriterier med tilhørende vægtning: Pris 60 % Forslag til organisering og CV 20 % Tidsplan og evt. supplerende procesbeskrivelse 20 % Side 7
8.1 Pris Ved vurderingen af dette underkriterie gives point mellem 0 og 10 på baggrund af den tilbudte pris. Bygherre lægger vægt på en lav, men realistisk pris. 8.2 Forslag til organisering og CV Ved vurderingen af dette underkriterie gives point mellem 0 og 10. Bygherre lægger vægt på, at rådgiver kan beskrive sin organisering på en letforståelig måde og med stillingtagen til bygherres rolle. Herudover lægger bygherre vægt på, at rådgiver råder over de nødvendige kompetencer til at løse opgaven, og om der evt. tilbydes særligt kvalificerede og erfarne medarbejdere. 8.3 Tidsplan og evt. supplerende procesbeskrivelse Ved vurderingen af dette underkriterie gives point mellem 0 og 10. Bygherre lægger vægt på, at tidsplanen tager højde for alle relevante faser i projektering og udførelse, og at tidsplanen er realistisk. Bygherre vil lægge særlig vægt på, at rådgiver på tilfredsstillende vis kan beskrive rådgivningsydelsens gennemførelse og udpege evt. risici i såvel projektering som udførelse. 9 Kontrakttildeling ttildeling og -indgåelse Alle bydende vil modtage svar angående kontrakttildelingen, når der er truffet beslutning herom. Dette forventes 21/11-2014 med efterfølgende kontraktindgåelse d. 28/11-2014. Allerød Kommune forbeholder sig ret til at forkaste alle tilbud, hvis de budgetmæssige rammer vedrørende projektet ændres. Side 8