TILBUDSINDHENTNING PÅ RÅDGIVER TIL BÆREDYGTIGHEDSKONCEPT Juli 2016 Aarhus Universitet Bygningsøkonomi og Jura Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 2 2. Ordregiver... 2 3. Rammerne for Tilbudsindhentningen... 2 4. Generelle krav og ønsker... 3 5. Tilbudsevaluering... 5 6. Generelle form- og procedurekrav... 5 7. Spørgsmål... 5 8. Praktiske forhold... 6 Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af denne tilbudsindhentning at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse. 1
1. Indledning Denne tilbudsindhentning gælder for Aarhus Universitets (herefter benævnt "Ordregiver") indhentning af tilbud på rådgiver til udarbejdelse af et bæredygtighedskoncept (herefter benævnt Tilbudsgiver ). Tilbudsindhentningen er offentliggjort på udbud.dk den 8. juli 2016. 1.2 2. Ordregiver Ordregiver under denne tilbudsindhentning er Aarhus Universitet, Økonomi og Bygninger, Bygningsøkonomi og Jura. Afdelingen Bygningsøkonomi og Jura er ansvarlig for tilbudsindhentningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og en eventuel kontrakt vil skulle indgås med Aarhus Universitet som ordregiver. 2.1 Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for ansøgningen eller tilbudsafgivelsen skal ske via e-mail og skal rettes til: Aarhus Universitet Bygningsøkonomi og Jura Att: Lene Bleeker Pedersen Mail: lep@au.dk 3. Rammerne for Tilbudsindhentningen 3.1 Formål og baggrund for indhentning af tilbud Ordregiver ønsker så vidt muligt at indgå aftale med en Tilbudsgiver omkring udarbejdelse af et bæredygtighedskoncept på Aarhus Universitet (AU). AU står i de kommende år overfor omfattende projekter for nybyggeri og renovering, særligt på Kommunehospitalet (KH), som Forskningsfondens Ejendomsselskab har købt. KH skal renoveres og omdannes til Campus for AU samt boliger og erhverv. De kommende projekter kommer til at høre ind under det nye bygningsreglement 2020. Dette bygningsreglement tvinger byggesektoren til at udvikle den næste generation af både bæredygtige og energioptimerende løsninger, herunder hvordan de skal måles og udføres. Samtidig skærpes politikernes ambitioner inden for energireduktion og bæredygtighed frem mod 2050 et Danmark uafhængigt af fossile brændsler. Det kræver en omstilling af hele vores energisystem og minimerer miljømæssige belastninger, hvilket skal gå hånd i hånd med at skabe økonomisk vækst og udvikle velfærdssamfundet. Vi skal tage hånd om vores vand, affald, luft og jord og vi har brug for alle stærke kompetencer, også på AU. 2
Som en af Danmarks største uddannelsesinstitutioner har AU et ansvar for at bakke op om den bæredygtige dagsorden og turde sætte handling bag holdning. AU ønsker at være et ressourcebevist universitet, der sætter fokus på og arbejder for bæredygtig arkitektur og fremtidssikrede læringsmiljøer. AUs bæredygtighedskoncept skal være toneangivende for ny forskning og en videreudvikling af de parametre, der måler bæredygtighed. Universitetet ønsker derudover flere forskningssamarbejder med erhvervslivet på bæredygtighedsområdet. Dette vil ikke alene kunne bidrage med strategisk vækst, men også kunne sikre et bedre match og interaktion mellem uddannelser og arbejdslivet. AU har allerede adskillige fageksperter inden for forskning i værdiskabende bæredygtige tiltag og der ligger et stort potentiale i at benytte denne viden og koble den sammen med et samordnende koncept. Desuden har AU gennem inddragelse af de faglige miljøer en enestående mulighed for udover de direkte miljømæssige aspekter at indarbejde sociale, økonomiske og andre elementer i bæredygtighed og skabe et levende laboratorie, hvor bæredygtige tanker kan afprøves på AU af ansatte og studerende ved AU. Dette skal Tilbudsgiver medvirke til at sætte i system og få synliggjort. 3.2 Tilbuddene Tilbuddene efter bilag 1 skal være bindende for Tilbudsgiver i 3 måneder fra den 15.08 2016. Timepriserne efter bilag 2 skal være bindende for Tilbudsgiver i 2 år fra den 15.08 2016. Det er en forudsætning for at kunne afgive tilbud at bilag 1 udfyldes og returneres indenfor fristen. Udfyldelse af bilag 2 er frivilligt og vil ikke tælle med i Ordregivers evaluering. 3.3 Overholdelse af EU-udbudsreglerne Tilbudsindhentningen sker under hensyntagen til reglerne om offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige byggeog anlægskontrakter), som er implementeret i dansk ret ved Lov nr. 1564 af 15/12/2015 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 4. Generelle krav og ønsker AU skal bruge en bæredygtighedsrådgiver eller et team af bæredygtighedsrådgivere (Tilbudsgiver), som er i stand til at sætte rammen og indholdet til et kommende bæredygtighedskoncept på AU, hvor økonomisk rentabilitet er et af de vigtigste emner, der fokuseres på. Konceptet skal understøtte og udvikle eksisterende bæredygtighedstiltag, der allerede forefindes på AU, men som der ikke er et samlet overblik over. Samtidig skal Tilbudsgiver initiere tiltag, der er direkte målbare for AU. Kan tiltag ikke måles, skal der udvikles parametre, som gør tiltagene målbare. Der arbejdes på at skabe et AU benchmark, så der findes et startpunkt at sammenligne med. Forskellige tiltag bliver allerede i dag omregnet til CO2 og DKK, og det er i AUs interesse at skabe en rentabel bæredygtighed, som kan vise, hvad et tiltag koster og hvad det giver af resultater. Mange tiltag har en oplagt måleenhed, f.eks. energi, men AU ønsker ligele- 3
des værktøjer til at måle social bæredygtighed, der går på bl.a. komfort i forhold til indeklimaet og muligheder for en fleksibel brug af AU i fremtiden, herunder undervisningsmiljøer m.v. Når rammen til konceptet er udviklet, ønskes dette videreført i konkrete projekter. AU ønsker således en rådgiver (et team) til at definere rammen for et bæredygtighedskoncept på AU med de allerede eksisterende bæredygtighedstiltag, og ligeledes definere hvilke indsatsområder, AU med fordel kan inddrage i bæredygtighedskonceptet både lige nu og på længere sigt. Dette arbejde skal udmøntes i udarbejdelse af en beskrivelse samt en tidsplan med initiativer på kort sigt, mellemlangt sigt og langt sigt. På kort sigt høstes de lette løsninger, på mellemlangt sigt længerevarende projekter med investeringsplaner og på langt sigt tænkes der i strategi/koncept fremadrettet. Initiativerne skal være økonomisk rentable eller kunne vise et målbart resultat, hvis de skulle blive gennemført. Disse initiativer skal derefter udmøntes til konkrete projekter, der kan gennemføres samt blive målt/analyseret. I bilag 1 udfyldes der en fast pris for den forestående opgave baseret på, at AU påregner, at der skal bruges maksimalt 150 timer på opgaven. Derudover bedes Tilbudsgiver om at udfylde bilaget med cv er på de personer, der stilles til rådighed for opgaven. Der lægges her særlig vægt på erfaring i at arbejde med bæredygtighed og kendskab til samarbejde med en stor organisation som AU. Derudover bedes der i bilag 1 udfyldt en beskrivelse af, hvorledes Tilbudsgiver vil gribe opgaven an inden for de givne rammer i dette afsnit. Beskrivelsen må maksimalt fylde 2 sider med 1,5 linjeafstand og skriftstørrelse 10. Beskrivelse skal indeholde punkterne: Tidsmæssig styring og interessentinddragelse: Tilbudsgiver beskriver, hvorledes interessenter, interne såvel som eksterne, inddrages ved løsning af opgaven. Derudover beskrives, hvordan en opgaves overordnede tidsplan kan fastholdes og hvilke tiltag Tilbudsgiver vil iværksætte til sikring af ovenstående. Kendskab til en organisation af AUs størrelse vægtes her højt. Økonomistyring: Tilbudsgivers besvarelse indeholder en beskrivelse af, hvorledes Tilbudsgivers økonomistyring udføres løbende under opgaven. Samtidig ønskes en beskrivelse af, hvilke værktøjer Tilbudsgiver vil gøre brug af til sikring af budgettets overholdelse. Kvalitetsstyring: Tilbudsgiver beskriver, hvorledes kvalitetsstyring kan relateres til den konkrete opgave. Besvarelsen bør indeholde en beskrivelse af, hvorledes Tilbudsgiver håndterer kvalitetsstyring på en gennemtænkt og effektiv måde, således at de valgte metoder sikrer en optimal løsning af Tilbudsgivers opgaver med et minimum af spildtid. Tilbudsgiver bør ligeledes synliggøre for Ordregiver, hvorledes kvalitetssikringsaktiviteter indarbejdes løbende i tidsplanen for projekternes gennemførelse. Ved eventuel udfyldelse af bilag 2 bedes Tilbudsgiver opliste, hvilke personer Tilbudsgiver kan tilbyde til gennemførelse af konkrete projekter, personernes kompetencer samt hvilken timepris, de skal honoreres efter. Ordregiver vil derefter muligvis kontakte Tilbudsgiver med konkrete projekter som er omfattet af rammen for bæredygtighedskonceptet til gennemførelse. Det kan her ikke udelukkes, at flere Tilbudsgivere vil komme til at arbejde sammen på konkrete projekter. Ordregiver forpligter sig ikke til at kontakte Tilbudsgiverne og forpligter sig ej heller til at aftage et vist antal timer. Tilbudsgiver er bundet af de angivne timepriser i en periode på 2 år fra afgivelse af tilbud. 4
5. Tilbudsevaluering Ordregiver vil vurdere på sammenhængen mellem beskrivelserne af tidsmæssig styring samt interessentinddragelse, økonomistyring og kvalitetsstyring samt CV`er og den angivne faste pris, hvorefter Ordregiver vil indgå i kontraktforhandling med den tilbudsgiver, der vurderes at have det bedste forhold mellem pris og kvalitet. AU forbeholder sig retten til at afvise alle indkomne tilbud samt forbeholder sig retten til at indlede forhandling med egnede tilbudsgivere. Udfyldelse af bilag 2 er valgfrit og tæller ikke med i vurderingen af tilbuddene. 6. Generelle form- og procedurekrav 6.1 Tilbudsgivers kontaktperson Tilbudsgiver skal angive en kontaktperson i ansøgningen om deltagelse ved at udfylde pkt. 1 i Bilag 1 Tilbudsblanket. Ordregiver vil sende alle meddelelser under hele tilbudsindhentningen til den person, der er angivet som kontaktperson. 6.2 Tilbudsfrist Tilbud skal være modtaget senest den 15. august 2015, kl. 12.00. 6.3 Indlevering af tilbud Tilbud skal sendes i elektronisk form. Det skal være underskrevet og scannet ind. Tilbud sendes til: Aarhus Universitet Bygningsøkonomi og Jura Att.: Lene Bleeker Pedersen E-mail: lep@au.dk 7. Spørgsmål Såfremt Tilbudsgiver har spørgsmål til materialet, skal disse stilles via e-mail til Ordregivers kontaktperson, som angivet i punkt 2.1. E-mails indeholdende spørgsmål bør være mærket Spørgsmål vedrørende tilbudsindhentning på rådgiver til bæredygtighedskoncept". 5
Bemærk Ordregivers kontaktperson holder ferie i ugerne 28-30 og der vil ikke blive besvaret mails i dette tidsrum. Ordregiver forbeholder sig retten til at undlade at besvare spørgsmål, hvis de bliver stillet senere end 10. august 2016, klokken 12.00. 8. Praktiske forhold 8.1 Åbning af tilbud Tilbud vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. 8.2 Meddelelse af resultatet Tilbudsgiver får besked efter tilbudsfristen, om tilbuddet accepteres, eller om AU ønsker at indgå i en forhandling. 8.3 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbuddene, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. 6