Møde: Opfølgning Projekt: KY Kommunernes Ydelsessystem Kunde: KOMBIT
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 2 Møde: Opfølgning... 4 2.1 Ydelsesbeskrivelse for Opfølgning... 4 2.2 Deltagere... 5 2.3 Facilitering... 5 2.4 Metode i praksis... 6 2.4.1 Agenda til opfølgningsmøderne (Styregruppemøde/Projektgruppemøde)... 7 2.4.2 Fremdriftsrapportering til KY-styregruppe... 8 2.4.3 Måltavle til KY-styregruppe... 9 2.4.4 Fremdriftsrapportering til KY-projektgruppe... 11 2.4.5 Beslutningsreferat... 11 2.5 Validering... 12 3 Revisionshistorik... 13 2
1 Indledning 'Møde: Opfølgning' er tænkt som en vejledning, der skal understøtte projektlederen for KY's arbejde med at forberede og gennemføre opfølgningsaktiviteterne, der løbende skal ske for at sikre fokus på projektets fremdrift og udvikling gennem hele implementeringsforløbet. Vejledningen indeholder "opskrift" til planlægning og afholdelse af 2 typer opfølgningsmøder, henholdsvis Styregruppemøde Projektgruppemøde. Desuden indeholder vejledningen også introduktion til 3 projektstyringsværktøjer til opfølgning, henholdsvis 'Fremdriftsrapportering', 'Måltavle' og 'Beslutningsreferat'. Skabelon til projektstyringsværktøjerne er vedlagt som bilag. Vejledningen er udarbejdet af EG i samarbejde med KOMBIT og pilotkommunerne Fredensborg, Gladsaxe, Esbjerg og Randers. 3
2 Møde: Opfølgning 2.1 Ydelsesbeskrivelse for Opfølgning Formål: Et vigtigt led i projektstyringen er, at der jævnligt foretages opfølgning på projektets udvikling og resultater dels i form af fremdriftsrapportering, dels i form af opfølgningsmøder. Formålet hermed er at evaluere og opveje projektets aktuelle status mod de indledningsvist udarbejdede målsætninger, tidsplaner, organisering, økonomi mv. for at sikre, at disse successivt i projektet ikke glider ud af syne. Opfølgningsmøderne er herudover også en positivt påvirkende faktor, der understøtter de forventninger til projektet og dets resultater, som der typisk bliver lagt op til på blandt andet opstartsworkshoppen og kickoffmøderne. Opfølgningsmøder er dermed også et element i projektlederens værktøjskasse til forandringsledelse. Hyppighed: Afhængigt af projektets omfang og kompleksitet anbefales det at starte ud med at afholde styregruppemøder 1 gang pr. måned, varighed 1-1½ time. Derefter kan mødefrekvensen løbende øges, i takt med at projektet nærmer sig overgangen til KY. Projektgruppemøder anbefales afholdt hyppigere, fx 2 gange pr. måned, varighed 1-1½ time. Derefter kan mødefrekvensen løbende øges, i takt med at projektet nærmer sig udrulningsforløbet og overgangen til KY. Deltagere: 'Opfølgning' har 2 målgrupper, henholdsvis styregruppen og projektgruppen. Ved opfølgningsmøder for styregruppen er deltagerkredsen projektejer, projektleder, styregruppemedlemmerne og evt. gevinstansvarlige. Ved opfølgningsmøder for projektgruppen er deltagerkredsen projektleder, projektgruppe og evt. følgegrupper. Herudover kan evt. nøglepersoner/fagspecialister indkaldes efter behov. Facilitering: Metode: Projektleder, evt. med støtte fra ekstern konsulent. Eventuelt referent til at skrive referat af mødet. Opfølgningsmøderne, der i daglig tale som oftest benævnes 'Styregruppemøde' og 'Projektgruppemøde', afholdes typisk som et præsentations- og arbejdsmøde med et beslutningsreferat som resultat. Som forberedelse til mødet skal projektleder udarbejde præsentation og fremdriftsrapportering, der i relation til styregruppemøde kan omhandle udfyldelse af rapporteringsværktøjer som fx 'Fremdriftsrapportering' og 'Måltavle'. I relation til projektgruppe kan det fx være 'Milepælsplan', 'Tids- og leveranceplan' og 'Risikoanalyse'. 4
Både styregruppe- og projektgruppemøderne kan med fordel planlægges og indarbejdes i tids- og leveranceplanen for projektet, så det bliver tydeligt for alle, hvornår der gives status på projektet. Validering/efterbehandling: Rammer/værktøjer: Efter styregruppe og/eller projektgruppemøde udsendes præsentationen fra mødet, den gennemgåede fremdriftsrapportering og beslutningsreferat til de relevante deltagere på mødet (+ evt. fraværende mødedeltagere). Mødelokale Pc med projektor Dokumenter: Fremdriftsrapport-skabelon Måltavle-skabelon Beslutningsreferat-skabelon Vejledninger/guides: Gevinstrealisering - mål og opfølgning Gevinstrealisering - Gevinstrealiseringsplanen 2.2 Deltagere Ved opfølgningsmøder for styregruppen er deltagerkredsen projektejer, projektleder, styregruppemedlemmerne og evt. gevinstansvarlige. Ved opfølgningsmøder for projektgruppen er deltagerkredsen projektleder, projektgruppe og evt. følgegrupper. Herudover kan evt. nøglepersoner/fagspecialister indkaldes efter behov. 2.3 Facilitering Facilitering i forbindelse med opfølgning kan opdeles i følgende: 1. Facilitering i form af udarbejdelse af fremdriftsrapportering til styregruppemøder 2. Facilitering i form af mødeledelse ved henholdsvis styregruppemøder og projektgruppemøder 3. Facilitering i form af udarbejdelse af beslutningsreferat ved styregruppemøder og projektgruppemøder. Ad 1. Udarbejdelse af fremdriftsrapportering til styregruppemøder Opfølgning sker med udgangspunkt i de opstillede resultatmål og succeskriterier og skal først og fremmest sikre styregruppen indblik i projektets status. Det kan være i form af større eller mindre afrapporteringer, der som regel bygger på både kvantitative og kvalitative observationer. Der kan være særligt fokus på økonomiforbruget i projektet og udviklingen i centrale nøgletal, der overvåges i 'Måltavlen', og det kan være mere nøgterne betragtninger om projektets fremdrift afhængigt af tidspunktet i projektforløbet, hvilket typisk rapporteres i en 'Fremdriftsrapport'. Projektlederen er ansvarlig for udarbejdelse af den fornødne rapportering og er ansvarlig for præsentation af denne på styregruppemøderne. 5
Ad 2. Mødeledelse ved styregruppemøder og projektgruppemøder Projektleder er ansvarlig for at indkalde til møderne og er også mødeleder ved selve afholdelsen af møderne. Ad 3. Udarbejdelse af beslutningsreferat ved styregruppemøder og projektgruppemøder Projektleder eller evt. referent er ansvarlig for at udarbejde beslutningsreferat ved møderne og fremsende dette og fremdriftsrapportering til mødedeltagerne efter mødet. 2.4 Metode i praksis Både styregruppemøder og projektgruppemøder er med til at sikre fokus på projektets fremdrift og udvikling. En forudsætning herfor er dog: 1. At projektejer fra projektets begyndelse har gjort de øvrige styregruppemedlemmer opmærksom på deres rolle og ansvar som medlem af styregruppen. Styregruppemedlemmer, som ikke har den fornødne tid og fokus på at deltage helhjertet i styregruppemøder, bør overlade pladsen til andre! 2. At projektejer under hele projektforløbet støtter op om sin projektleder, så styregruppemedlemmernes respekt for projektlederen bevares intakt. 3. At projektejer og/eller projektleder fra projektets begyndelse har defineret og formidlet forventningerne til det samarbejde, der skal være mellem styregruppen og projektlederen, således at de enkelte styregruppemedlemmer kender deres rolle, ansvar og forpligtelser. Er der ikke klare linjer for styregruppens rolle, ansvar og forpligtelser, vil styregruppen kun være et overflødigt organ uden reel værdi. 4. At projektlederen fra projektets begyndelse har defineret og formidlet forventningerne til det samarbejde, der skal være mellem projektgruppen og projektlederen, således at de enkelte projektgruppemedlemmer kender deres rolle, ansvar og forpligtigelser. Hvad angår selve forberedelsen og afviklingen af opfølgningsmøderne, foreslås dette med udgangspunkt i god mødeskik foretaget ud fra følgende fremgangsmåde: 1. Projektleder udarbejder agenda og indkalder til møderne i god tid, idet de fleste af mødedeltagernes kalendere er tætpakkede af møder. Se forslag til agenda nedenfor NB: Det anbefales at planlægge møderne for minimum 3-6 måneder ad gangen, så de kan indarbejdes i tids- og leveranceplanen, og mødedeltagerne kan få møderne lagt ind i deres kalendere. 2. Projektleder forbereder præsentation og fremdrifts- og økonomirapportering til mødet og forbereder sig på at kunne give en mundtlig præsentation heraf under selve mødet. Læs mere om fremdriftsrapportering og måltavle i henholdsvis afsnit 2.4.2 og 2.4.3. 3. Projektleder indleder mødet med en gennemgang af agendaen og sørger for, at agendaen følges under mødet, dvs. at deltagerne holder sig inden for punkterne, og at tidsplanen for mødet overholdes. 4. Eventuelle beslutninger, der træffes undervejs i mødet, dokumenteres med det samme i beslutningsreferatet af enten projektleder eller referenten. Projektleder gentager de i referatet nedfældede beslutninger ved afslutningen af mødet, således at der ikke er tvivl om formuleringer eller andre forhold i referatet, når mødet hæves. Læs mere om beslutningsreferat i afsnit 2.4.5. 6
5. Projektleder eller referenten renskriver referatet og sender det sammen med præsentationen og fremdriftsrapporten til henholdsvis styregruppemedlemmerne eller projektgruppemedlemmerne, afhængigt af om det er et styregruppemøde eller projektgruppemøde. 2.4.1 Agenda til opfølgningsmøderne (Styregruppemøde/Projektgruppemøde) Formålet med opfølgningsmøder er, at mødedeltagerne præsenteres for projektets overordnede udvikling og status, herunder samlet fremdrift, økonomistatus, tids- og leveranceplan status, milepæleplan status, organisatorisk status og evt. særlige punkter, som skal have styregruppens og/eller projektgruppens opmærksomhed. Der kan evt. tages udgangspunkt i nedenstående forslag til agenda: Agenda for KY-styregruppemøde 1. Gensidig relevant information 2. Referat modtaget? Evt. behandling af indvendinger mod seneste mødereferat? 3. Gennemgang og godkendelse af fremdrifts- og økonomirapportering a) Fremdriftsrapport b) Måltavle c) Status på fremdrift d) Gennemgang og drøftelse af evt. afvigelser/problemer e) Fastlæggelse af evt. korrigerende handlinger ved evt. afvigelser/problemer f) 4. Gennemførte aktiviteter/aktiviteter i næste periode g) Ressourcer h) Økonomi i) Risici j) 5. Ændringer 6. Udestående spørgsmål 7. Beslutninger 8. Eventuelt 7
Agenda for KY-projektgruppemøde 1. Referat fra sidste møde 2. Gennemgang af projekt- og fremdriftsrapportering a) Måltavle b) Fremdriftsrapport c) Risici d) Ressourcer e) Økonomi f) Milepæle og tids- og leveranceplan 3. 'Bordet rundt' på aktiviteter/opgaver g) Aktuel status h) Åbne punkter/udeståender i) 4. Næste projektgruppemøde 5. Eventuelt 2.4.2 Fremdriftsrapportering til KY-styregruppe Som beskrevet i KL's vejledninger 'Gevinstrealisering - mål og opfølgning' og 'Gevinstrealisering - Gevinstrealiseringsplanen' er det vigtigt med en vedholdende og kontinuerlig opfølgning på projektes mål, handleplaner m.v. Det vil typisk være relevant at kigge på parametre som fremdrift, ressourcesituation, forankring i organisationen og resultatskabelse. Til brug herfor kan nedenstående skabelon med tilhørende beskrivelse eventuelt anvendes 1 : Nr.: Fortløbende nummerering af aktiviteterne/opgaverne. Aktivitet/opgave: Navnet på den aktivitet/opgave, der skal fremdriftsrapporteres på. Fase i implementering: Refererer til den fase, som implementeringen befinder sig i, henholdsvis 'Igangsættelse', 'Planlægning', 'Klargøring', 'Idriftsættelse', 'I gang', 'Overlevering' eller 'Forankring'. 1 Skabelon til 'Fremdriftsrapportering til KY-styregruppe' er vedlagt som bilag 1 8
Ansvarlig: Navn eller initialer på den medarbejder, som er projektleder, procesejer eller gevinstejer. Fremdrift: Projektlederens vurdering af, om der er tilstrækkelig fremdrift i løsningen af aktiviteten/opgaven i forhold til den lagte tidsplan. Hvis aktiviteten/opgaven følger tidsplanen, skal rapportcellen for fremdrift markeres med GRØNT. Er fremdriften derimod på vej til at blive dårligere i forhold til tidsplanen (evt. pga. manglende ressourcer), og det vurderes at kunne blive kritisk for tidsplanen, skal rapportcellen markeres med GULT, og endelig hvis fremdriften er meget dårlig, og det vurderes at være kritisk, skal rapportcellen markeres med RØDT. Ud over farvemarkeringen kan det evt. også noteres i cellen, hvor mange % aktiviteten/opgaven skønnes at være løst. NB: Fremdriftsrapporten kan også bruges til den løbende rapportering af relevante KIGO-opgaver, fx kommunens "egen-oprettede" opgaver. Fordelen herved er, at fremdriften også kan angives. Denne mulighed findes ikke i KIGO og vil således ikke fremgå i et eventuelt udtræk fra KIGO. I KIGO kan blot angives, om én opgave er startet op, afsluttet, eller om dato for deadline er overskredet. Ressourcer: Samme metodik som beskrevet under 'Fremdrift', dog med en vurdering af, om der er tilstrækkelige menneskelige og materielle ressourcer til stede i projektet til at få projektet i mål. Dvs. har vi ressourcer nok til at fastholde aktiviteten/opgaven på tidsplanen? Forankring: Samme metodik som beskrevet under 'Fremdrift', dog med en vurdering af, om der er tilstrækkelig organisatorisk vilje og evne til at modtage og bruge den løsning, som projektet er med til at få implementeret. Det vil for KY-projektet sige, om der er forståelse og accept hos kollegerne til at kunne modtage og bruge KY? NB: Er forståelsen og accepten fra kollegerne ikke til stede, skal det vurderes, om det vil være relevant at tage fat i nogle af virkemidlerne fra afsnit 5.3 'Koncept for forandringsledelse' i implementeringshåndbogen for KY. Resultatskabelse: Samme metodik som beskrevet under 'Fremdrift', dog med en vurdering af, om løsningen af aktiviteten/opgaven forventes at kunne nå i mål inden for den aftalte deadline, herunder om det fortsat forventes at kunne bidrage til projektets samlede resultat. Kommentar: Her kan projektlederen indføje sin verbale forklaring på de valgte farver. Aktion på gule og røde markeringer: Her kan projektlederen skrive sit forslag til aktion på de gule og røde markeringer og sparre med styregruppen om, hvorvidt den har andre bidrag eller ændringsforslag til aktionerne. 2.4.3 Måltavle til KY-styregruppe Som beskrevet i KL's vejledninger 'Gevinstrealisering - mål og opfølgning' og 'Gevinstrealisering - Gevinstrealiseringsplanen' er det vigtigt at holde fokus på selv langsigtede mål i forbindelse med implementeringen. Nedenstående skabelon er et enkelt og letoverskueligt værktøj, som I eventuelt kan anvende til at holde øje med og følge op på status for de opstillede mål for KY-projektet, som fx de i målhierarkiet opstillede resultatmål og de ved proces- og gevinstarbejdet udarbejdede gevinstmål 2 : 2 Skabelon til 'Måltavle til KY-styregruppe' er vedlagt som bilag 2 9
Måltavle Nr. Målepunkt Måledato Nøgletal/KPI (key performance indicator) 1 90% af medarbejderne, der skal kunne vejlede borgerne i anvendelsen af selvbetjeningsløsningen, har modtaget information/undervisning om selvbetjeningsløsngen inden 30.09.2017. 2 90% af medarbejderne, der skal kunne vejlede borgerne i anvendelsen af selvbetjeningsløsningen, har modtaget information/undervisning om selvbetjeningsløsngen inden 30.09.2017. 3 60% af de i det overordnet mål nævnte ansøgningstyper i 2018 er kommet ind via selvbetjeningsløsningen 01.08.2017 90% Minimum 60% af ansøgninger om 'Uddannelseshjælp- eller Kontanthjælp', 'Ledighedsydelse under ferie' og 'Enkeltydelse' i 2018 er kommet ind via 'Selvbetjeningsløsningen'. 15.09.2017 90% Minimum 60% af ansøgninger om 'Uddannelseshjælp- eller Kontanthjælp', 'Ledighedsydelse under ferie' og 'Enkeltydelse' i 2018 er kommet ind via 'Selvbetjeningsløsningen'. 31.12.2018 60% Minimum 60% af ansøgninger om 'Uddannelseshjælp- eller Kontanthjælp', 'Ledighedsydelse under ferie' og 'Enkeltydelse' i 2018 er kommet ind via 'Selvbetjeningsløsningen'. Overordnet mål Datakilde Status Statistik 10% Undervisning af bibliotekspersonale er ikke faldet på plads endnu Statistik Statistik 92% af medarbejderne er undervist Nr.: Fortløbende nummer(ering) af de udvalgte målepunkter. Målepunkt: Her skrives navnet/betegnelsen på de udvalgte målepunkter, som danner baggrund for, at nøgletallet kan opnås. Målepunkter bliver oftest udledt af de valgte nøgletal og kan fx være succeskriterier fra målhierarkiet. Måledato: Her skrives dato for, hvornår målingen skal foretages. Nøgletal/KPI (key performance indicator): Er det overordnede forretningsmæssige nøgletal, som ledelsen har været med til at udvælge som et fokusområde ifm. gevinstopfølgningen. Nøgletallet udtrykker den værdi, som projektet har til formål at opnå, som fx kan være resultatmål fra målhierarkiet. Overordnet mål: Her skrives navnet på det overordnede mål, hvis der er opstillet flere målepunkter til målet. Datakilde: Her angives den konkrete datakilde, hvorfra tallene til måltavlen hentes, så man ved tvivlstilfælde kan "dykke ned" i detailtallene. Status: Her angives med farve, hvorvidt det pågældende målepunkt er inden for de eventuelle intervaller, der er opstillet for måltallet, ligesom det også indikeres med en %-sats, hvor langt målepunktet er fra at være opfyldt 100 %. Hvis målepunktsudviklingen er i overensstemmelse med de planlagte mål, markeres rapportcellen med GRØNT. Forventes der vanskeligheder i forhold til, at målepunktet kan realiseres jf. de planlagte mål, markeres rapportcellen med GULT. Og endelig hvis der vurderes at være overhængende fare for, at målepunktet ikke kan realiseres, markeres rapportcellen med RØDT. 10
Ved anvendelse af de ovenfor nævnte farvekoder i begge typer af rapporter (fremdriftsrapport og måltavle) bliver det nemt og overskueligt for styregruppen at vurdere, drøfte og håndtere afvigelserne (gule og røde) fremfor at skulle tage stilling til alle målepunkter. 2.4.4 Fremdriftsrapportering til KY-projektgruppe Det er vigtigt, at projektgruppen følger op på projektet i form af fx løbende projekt- og fremdriftsrapportering for at sikre, at planen holdes, at eventuelle udfordringer bliver identificeret og håndteret m.m. Til brug herfor kan der tages udgangspunkt i nedenstående projektstyringsværktøjer: Milepælsplan 3 Tids- og leveranceplan 4 Risikoanalyse 5 Fremdriftsrapporten fra afsnit 2.4.2 Måltavlen fra afsnit 2.4.3. 2.4.5 Beslutningsreferat For at sikre "handling" efter møderne viser erfaringerne, at det er nødvendigt med en skriftlig rapportering i form af et beslutningsreferat 6, som kort og præcist fastlægger: 1. Hvilke beslutninger der er truffet. 2. Hvem der er ansvarlig for at føre beslutningerne ud i praksis. 3. Hvornår der er deadline for beslutningen. Eksempel på beslutningsreferat: 3 Beskrivelse af 'Milepælsplan' kan ses i vejledningen 'Workshop: Projektopstart' 4 Beskrivelse af 'Tids- og leveranceplan' kan ses i vejledningen 'Workshop: Projektopstart' 5 Beskrivelse af 'Risikoanalyse' kan ses i vejledningen 'Workshop: Projektopstart' 6 Skabelon til 'Beslutningsreferat' er vedlagt som bilag 3 11
Beslutningsreferat Emne: Implementering af KY Formål med mødet: Opfølgning på projekt KY projektgruppemøde nr. 9 nov. 2015 Godkendelse: Hvis du har indvendinger vedrørende opgaver, deadlines eller andet, bedes du øjeblikkelig rette henvendelse til PL Hans Jørgen. Hvis ikke der er modtaget indvendinger inden for 3 dage efter udsendelsen af referatet, betragtes det som godkendt af modtagerne. Mødeleder: Hans Jørgen Referent: Jonna Dato: 30.11.15 Varighed: 90 min. Tilstedeværende: Jonna (ref.), Peter, Anna, Inge, Hans Jørgen Fraværende: Jens Peter Dagsordenspunkt: Konklusion: Ansvarlig: Deadline: Pkt. 5 (organisatoriske udfordringer) Besluttet, at Inge kontakter Jens-Peter og beder ham tage fat i gruppe 2 for at få vendt stemningen! Inge 05.12.15 2.5 Validering Efter opfølgningsmødet udsendes præsentation, den gennemgåede fremdriftsrapportering og beslutningsreferat til de relevante deltagere på mødet (+ evt. fraværende mødedeltagere). Præsentationen er blot til orientering, mens beslutningsreferat og fremdriftsrapporteringen er til validering og "godkendelse". Det anbefales, at modtagerne får ca. 3 dages reaktionstid til at komme med indsigelser. Hvis mødedeltagerne har indsigelser mod fremdriftsrapporteringen, skal dette indføres som punkt i beslutningsreferatet, så det efterfølgende kan håndteres ved næste opfølgningsmøde. 12
3 Revisionshistorik Version Dato Hvad er der sket 0.1 14. dec. 2015 Vejledning sendt til 1. review hos pilotkommunerne Fredensborg, Randers, Gladsaxe og Esbjerg 0.2 21. jan. 2016 Vejledning sendt til 2. review hos pilotkommunerne Fredensborg, Randers, Gladsaxe og Esbjerg 0.3 05. feb. 2016 Vejledning sendt til final review og godkendelse hos KOMBIT 0.4 19. april 2016 Vejledning er opdateret på baggrund af review-kommentarer fra KOMBIT. 1.0 30. april 2016 Vejledning er uploadet til formel godkendelse hos KOMBIT 1.1 3. maj 2016 Vejledning er formelt godkendt af KOMBIT 13