Mamut Stellar Banking

Mamut Stellar Banking Mamut Stellar Banking understøtter betalinger på en overskuelig måde, og det er muligt at fratrække evt kreditnotaer fra en Saldobetaling før den gennemføres. Dermed får man automatisk udlignet købsfakturaposteringer og kreditnotaposteringer. Det er også muligt at indlæse indbetalinger, som du har fået tilsendt fra dit Erhvervsbank-system. Indholdsfortegnelse Opsætning af banking... 1 Opsætning på kreditoren... 4 Betalinger... 5 1. Betalingskladden dannes.... 5 2. Dan betalingsfil... 10 3. Bogfør betalingskladde... 11 Indlæs bank fil eller Indlæs giro fil... 11 Menuen Egne betalingskonti... 13 Udover disse funktioner skal du indtaste betalingsoplysninger på dine købsfakturaer, når du indtaster dem i systemet eller have dem lagt som standard på kreditoren. Disse oplysninger bliver brugt ved dannelse af betalingskladden. Opsætning af banking For at benytte Mamut Stellar Banking skal du have opsat Stellar til, hvilken bank du benytter, og hvor du vil udveksle filer. Dette sker i: Menuen Funktioner Systemopsætning Kreditor Betaling via banksystem. (Kan også sættes op i Bankingmodulet under Egne betalingskonti). Oplysningerne skal være indtastet før du kan foretage elektronisk betalinger via dit Bankingsystem. Du kan indtaste op til 4 konti, men oplysninger for konto 1 skal være indtastet, før du kan bruge bankingsystemet. Hvis du vil bruge en konto, skal du indtaste oplysninger i alle felterne. Hvis du ikke bruger kontoen, skal alle felter være blanke. Desuden skal de Faste konti for debitor, bank og giro være udfyldt i din systemopsætning. (Funktioner Systemopsætning Finans Faste konti). 1

Fane 1 Beskrivelse: En beskrivelse af kontoen, som du bruger til at genkende den når du skal vælge betalingskonto. Du kan frit vælge denne tekst. Fx Bank. Reg. Nr.: Registreringsnr. for den bank du har kontoen i. Skal stemme overens med oplysninger i dit Erhvervsbank-system. Kontonr.: Kontoens nr. i banken. Skal stemme overens med oplysninger i dit Erhvervsbanksystem. Stellar kontonr.: Den konto i Mamut Stellars kontoplan (Finanskonto) der skal posteres på i forbindelse med denne bankkonto. Filnavn: Sti og navn på den fil, som betalinger fra denne konto skal placeres i. (Der hvor din betalingsfil skal dannes til og gemmes). Sæt dette filnavn ens op i Mamut Stellar og dit Erhvervsbank-system. Du kan godt angive det samme filnavn for forskellige konti, hvis du betaler fra flere forskellige konti via det samme bankingsystem. Det anbefales at lave én fil pr. Erhvervsbank-system, da systemet så vil kunne sættes op til automatisk at tage denne fil, og fejl derved kan undgås. Selve oplysningerne om filformatet fås også fra din bank. Banking system: Her vælger du hvilket af de understøttede bankingsystemer du bruger til at betale fra denne konto. Dette afgør formatet på den fil Stellar danner. De understøttede formater er testet til at fungere på følgende versioner: Banking-system Bankens Erhvervssystem (BEC) Danske Bank TeleService Version 5.50 til Windows 3.20 til Windows 2

Jyske Netbank Erhverv 1.1 Kasel (SDC) 5.10 Office Banking (Bankdata) 3.20 Unitel (Nordea) 3.60 til Windows Portalbank (EG-Udbetaling) 7. august 2002 Normalt vil nyere versioner end de angivne også fungere med formaterne, hvorimod ældre versioner ikke altid kan forventes at indlæse filerne korrekt. Spørg evt. din leverandør af dit Erhvervsbank-program, om det givne format fungerer i din version af banking-programmet. Sti til indlæsning af indbetalinger: Opsætningen af dette punkt er identisk med punktet Filnavn, dette vedrører blot importen af indbetalinger, og hvilken fil og format (du har fået af din bank), der skal indlæses fra til dit Mamut Stellar Banking-system. Bemærk: En bankfil eller girofil kan indlæses flere gange, så vær disciplineret når du arbejder med bank/girofiler. Der kan med fordel, oprettes undermapper med navnene Bankudbetalinger og Bankindbetalinger. De fleste Bankers Bankingsystemer kan hente posteringer fra din bank og lave en fil som Stellar kan importere. Spørg din bankrådgiver, hvordan du henter og eksportere posteringer med deres system. Hvis du benytter FI-indbetalingskort, kan denne funktion lette det daglige arbejde meget, da godkendte poster bogføres; og hvis muligt udlignes posten på debitorens saldo. Fane 2, 3 og 4 Udfyldes på samme måde som fane 1, hvis de skal bruges. Ellers skal de bare være blanke. 3

Opsætning på kreditoren Husk, at der også skal være udfyldt på kreditorkortet, hvis banking benyttes til betalinger. På Kreditorkortet under fanen betalingsoplysninger Elektronisk betalingsoverførsel. Der skal være mærke i kontooverførsel og i enten bank eller girofelt være udfyldt inden der kan trykkes OK. Benyttes indbetalingskort så indtast Kortart og Kreditornr/kontonr. Inden der kan trykkes OK. Undlad at indtaste BetalerID, hvis denne varierer fra gang til gang, da du ellers risikerer at overføre betalinger til samme ID hver gang, dette kan give problemer i modtagerens bogholderi. Mærke i Saldobetaling hvis det ønskes benyttet. Det er muligt, at tilføje en fast tekst. Se evt. Opsætning for Kreditor. 4

Når opsætningen er lavet til Banking-modulet, er det klar til brug. Under Banking-menuen findes de funktioner, du skal bruge for at lave elektroniske betalinger. Betalinger Klik på betalinger og betalingskladden åbnes. Arbejdsgangen ved betaling foregår i 3 trin, der SKAL udføres i denne rækkefølge: 1. Betalingskladden dannes. Knappen Dan forfaldsliste er aktiv og når der trykkes bliver betalingskladden ryddet og derefter fremkommer et vindue, hvor du skal udfylde dine betalingsindstillinger så listen kan dannes. Her vælges hvilken periode der skal betales for.(forfaldsdatoer). Hvilken dato der skal være den første overførselsdato. Om der evt skal sendes en kort meddelelse til kreditor. Hvilken tekst der skal fremgå på eget kontoudtog. Udfyld og tryk OK. 5

Oversigten over betalingsforslag, ser nu fx således ud: Betalingerne præsenteres i et træ, hvor øverste niveau er bank-kontoen, herunder finder du de kreditorer der betales fra kontoen, og under hver kreditor finder du 3 eller 4 mapper ved at Folde ud. Mapperne er som følger (idet vi i første omgang ser væk fra at nogle er markeret med rød): Betales ikke Indeholder købsfakturaer du har valgt ikke at betale i denne omgang. Hvis der er poster du ikke ønsker betalt nu kan du nøjes med at flytte dem til denne mappe, og du kan derfor også let fortryde, og vælge at betale dem alligevel. Kreditnotaer kan ikke flyttes til denne mappe. Kreditnotaer Denne mappe indeholder kreditnotaer som endnu ikke er trukket fra en saldobetaling. Er der ingen kreditnotaer for den aktuelle kreditor, vises mappen ikke. Saldobetalinger Denne mappe indeholder de saldobetalinger der foretages til denne kreditor. En saldobetaling består af et antal linjer, der hver svarer til en købsfaktura der betales. (Der dannes nyt bilagsnr. fra Kreditornr.serien, eller fra Finansnr.serien hvis ikke Kreditornr.serie benyttes). Betales enkeltvis Indeholder købsfakturaer der betales enkeltvis (ikke indgår i saldobetalinger). 6

Øvrige knapper: Dan betalingsfil: Bruges når vi kan godkende vores forfaldsliste. Kvittering OK: Bruges når vi kan godkende vores betalingsfil og Erhvervsnetbank-system. Kreditoroversigt: Folder sammen, så vi har saldo på de enkelte kreditorer. Fold alt ud: Folder alle kartoteker ud. Fold alt sammen: Folder alle kartoteker sammen. Fold ud: Folder den enkelte kreditor ud. Fold sammen: Folder den enkelte kreditor sammen. Ret: Rette oplysninger om saldobetalingen. Skriv: Udskriftsfunktion. Luk: Lukker billedet. Genvejstaster for håndtering af betalinger: Ved højreklik med musen vises følgende muligheder, når man står på den enkelte betaling/kreditnota: Klip: ctrl + X (man kan markere en betaling til flytning). Sæt ind: ctrl + V (man kan sætte en betaling et nyt sted) Slet: ctrl + L (sendes til mappen betales ikke, hvis det er en betaling, eller til mappen kreditnotaer, hvis det er en kreditnota). Du kan trække de enkelte betalinger fra en mappe til en anden, og på den måde styre hvad du vil betale og hvordan. Dette vil vi nu se nærmere på. Hvis vi folder træet for kreditoren Gartner-Roskilde Pro Anlægsgartner ud, ser vi at der er 3 købsfakturaer der betales enkeltvis, og 1 kreditnota. Den røde tekst-farve indikerer, at der er en kreditnota, der ikke er trukket fra nogen saldobetaling. Vi kan nu lave en saldobetaling, ved at trække en købsfaktura fra Betales enkeltvis til mappen Saldobetalinger. Vi har nu oprettet en saldobetaling, hvor der indtil videre kun er 1 linje. Vi bruger nu musen til at trække kreditnotaen til denne saldobetaling: 7

Vi bemærker at firmaet nu vises med grøn tekst. Dette signalerer at der er en kreditnota, som er medtaget i en saldobetaling. Vi ser at saldobetalingen er på 408,75, og betales som et indbetalingskort. Vi kan rette saldobetalingen ved at klikke på Ret : Det er disse oplysninger der benyttes til at overføre betalingen til banksystemet. De underliggende linjer der svarer til de enkelte købsfakturaer, benyttes udelukkende til den efterfølgende bogføring og udligning. Vi kan oprette yderligere saldobetalinger, ved at trække købsfaktuaer til mappen saldobetalinger. Hvis vi f.eks. slipper købsfaktura 18 direkte på mappe-ikonet, får vi dette resultat: 8

Vi bemærker at der nu er to saldobetalinger. Dette skyldes at købsfaktura 18 ikke umiddelbart kan indgå i den eksisterende saldobetaling, da der er tale om et indbetalingskort med andre betalingsoplysninger, end dem saldobetalingen benytter. Hvis vi alligevel ønsker at gennemtvinge betalingen som én betaling, kan vi trække købsfakturaen direkte til saldobetalingen, i stedet for til mappen. Dermed får vi en saldobetaling der er sammensat af 3 linjer: Vi skal nu huske på, at det er oplysningerne fra den overordnede linje (markeret herover), der afgør hvordan der betales, og betalingsoplysningerne på købsfaktura 18 bliver således ignoreret. Vi kan naturligvis rette oplysningerne på saldobetalings-linjen, hvis vi ønsker at betale på en anden måde. Et naturligt spørgsmål kunne nu være, om ikke det er muligt at få systemet til selv at samle saldobetalinger sammen, samt tilføje kreditnotaer til disse, hvis kreditnotaens beløb kan rummes inden for saldoen. Dette kan gøres, ved at markere på den enkelte kreditor, at der skal benyttes saldobetalinger: Når dette hak er sat, vil der ved dannelse af forfaldslisten, automatisk samles saldobetalinger for kreditoren. 9

Vi ser dette, hvis vi danner forfaldslisten igen: Nu dannes der en saldobetaling, således at kreditnotaen kan medtages automatisk, og firmaet er straks markeret med grøn for at signalere at der er en kreditnota der medregnes. Saldobetalingen dannes med kun 1 købsfaktura-linje, da de 3 købsfakturaer har forskellige betalingsoplysninger og/eller forskellige betalingsdage, og derfor ikke automatisk kan slås sammen til én saldobetaling. Hvis vi som et andet eksempel ser på en anden kreditor som vi også har sat til at benytte saldo-betaling, ser vi at der er dannet én saldobetaling med 3 linjer: Årsagen til at der medtages flere købsfakturaer i samme saldobetaling i dette tilfælde, er at alle de 3 købsfakturaer har samme betalingsoplysninger i dette tilfælde kontooverførsler til samme reg. Nr og kontonr, men det kunne også være indbetalingskort med identiske ocr-linjer. Desuden er betalingsdatoen for alle 3 købsfakturaer den samme, og de kan derfor samles til 1 betaling. Betalinger vi ikke ønsker at gennemføre kan flyttes til mappen Betales ikke. Når vi ved hjælp af træk-og-slip som beskrevet herover, har opbygget et betalingsforslag som vi er tilfredse med, kan vi evt. udskrive dette, samt danne betalingsfilen. 2. Dan betalingsfil Knappen Dan betalingsfil trykkes. Derpå dannes en eller flere filer, der kan importeres i dit Erhvervsbank-system. Hvor filerne dannes afhænger af din opsætning af betalingskonti. Når betalingsfilen er dannet, er det stadig muligt at flytte en linje/faktura til mappen betales ikke, hvis den alligevel ikke ønskes medtaget. Husk at rette i Erhvervsbank-systemet. Inden Kvittering OK trykkes bør du altid importere de dannede filer i dine Erhvervsbank-systemer, og kontrollere at importen er gået godt, og betalingslisten stemmes af med listen i din bank. Det er brugerens eget ansvar, at tjekke om det stemmer overens, inden du bogfører kladden i Stellar. Obs. Når knappen Ret trykkes, fremkommer et skærmbillede, hvor du kan rette betalingsdato for betalingen. For nogle betalingstyper kan du indtaste en kort og en 10

lang meddelelse. Den lange meddelelse er placeret på et faneblad. Hvis ikke betalingstypen kan bruge meddelelser, er disse muligheder skjult. Hvis du ønsker meddelelse med, bør du normalt udfylde den korte meddelelse, før du tager den lange i brug. 3. Bogfør betalingskladde Knappen Kvittering OK trykkes, og posterne i betalingskladden bogføres og udlignes. Derefter ryddes kladden, og en ny betalingskladde kan dannes. Hvis du skal bruge udskrift, skal den udskrives før der bogføres, da det ellers vil være for sent. Når Kvittering OK trykkes, bliver de betalte posteringer udlignet, og vi kan danne et nyt betalingsforslag, med evt. købsfaktuaer der endnu ikke er betalt. Indlæs bank fil eller Indlæs giro fil Her kan du indlæse posteringer som du har fået tilsendt eller har eksporteret fra dit Erhvervsbank-system. I fil-dialogboksen udpeger du den tilsendte fil og trykker på Åbn, herefter indlæses og valideres posteringerne i filen. Desuden skal de Faste konti for debitor, bank og giro være udfyldt i din systemopsætning. (Funktioner Systemopsætning Finans Faste konti). Bemærk: En bankfil eller girofil kan indlæses flere gange, så vær disciplineret når du arbejder med bank/girofiler. Der kan med fordel, oprettes undermapper med navnene Bankudbetalinger og Bankindbetalinger. De fleste Bankers Bankingsystemer kan hente posteringer fra din bank og lave en fil som Stellar kan importere. Spørg din bankrådgiver, hvordan du henter og eksportere posteringer med deres system. Filen skal være i standardformat, (se evt. http://www.danskebank.dk/edi -> Danske Bank formater -> Bank til kunde formater), ellers kan den ikke indlæses automatisk. De formater vi understøtter under Giro/Bank fil, er 2 af de formater der kan findes på ovenstående side, nærmere bestemt: Bank fil: Finanssektorens standardformat for Fælles Indbetalingskort : http://www.danskebank.dk/link/fiksektordk/$file/fik_sektor_dk.pdf Giro fil: Girofomat for Fælles Indbetalingskort og Giro Indbetalingskort : http://www.danskebank.dk/link/indbetalingerikbs/$file/indbetalingerikbs.p df Hvis du benytter FI-indbetalingskort, kan denne funktion lette det daglige arbejde meget, da godkendte poster bogføres; og hvis muligt udlignes posten på debitorens saldo. 11

Godkendte posteringer placeres i et bankposteringsark, hvor der ikke kan rettes, og evt. afviste posteringer vises i en liste på skærmen. Begge ark kan udskrives før der bogføres. Bilaget over afviste postering kan du eventuelt benytte ved manuel indtastning af disse. De godkendte posteringer kan nu bogføres. Næste finansbilagsnummer benyttes, når posteringerne bogføres. Indbetalingsfil: Dette skærmbillede viser en oversigt over alle indlæste indbetalinger. Bogfør på konto: Her kan du vælge hvilken bankkonto indbetalingerne skal bogføres på Afdelingsnr: Her tilknyttes en eventuel afdeling til alle indbetalingerne. Som bilagsnummer benyttes næste finansbilagsnummer (tages fra Systemopsætning, Finans, Generelle oplysninger, fanebladet Kontoplan) Posteringerne vises i en oversigt, hvor der også vises en status for hver enkel post (om den kan indlæses eller om der er fejl) I bunden af skærmbilledet findes følgende funktioner: Bogfør: Alle posteringer, som Mamut Stellar Office kan identificere bogføres. Udskriv Alle: Giver en oversigt over alle indbetalinger i filen (ved udskrift, kan udskriften benyttes som bilag). Udskriv fejlliste: Hvis der er posteringer som Mamut Stellar Office ikke kan placere kommer disse på en fejlliste, udskriv listen, så du ved hvilke indbetalinger der skal bogføres manuelt. 12

Udlign hvis muligt: Med "hak" i dette felt, vil alle indbetalinger, der matcher en eksisterende faktura, der IKKE er udlignet, blive udlignet ifm. bogføringen af indbetalingsfilen. Se evt vejledning om Fakturaopsætning, for hvordan indbetalingsfilen læses af Mamut Stellar. Menuen Egne betalingskonti Opsætning med angivelse af hvilke konti du betaler fra via banking. Opsætning kan også laves under menuen Funktioner Systemopsætning Kreditor Betaling via banksystem. Se beskrivelsen under punkt 1. 13