j ÅRHUS KOM MUN E Magistratens 2. Afdeling & Magistratens 5. Afdeling INDSTILLING Til Århus Byråd Den 24. marts 2004 via Magistraten J.nr.: 00.15.00.A21.002.03 51 Registrering af ejendomsdata m.v. i Århus Kommune - overflytning fra Magistratens 5. Afdeling til Magistratens 2. Afdeling 1. Resume I Magistratens 2. Afdeling og Magistratens 5. Afdeling anvendes ejendomsdata (vejnavne, husnumre, matr. nr. m.v.) til ejendomsregistrering i forbindelse med køb og salg af fast ejendom, til byggesagsbehandling og registrering af bygningsoplysninger. I andre sammenhænge er f.eks. CPR-registret den relevante nøgle, fordi sagerne knytter sig til personer frem for lokaliteter. Et konsulentfirma (KMD Kundeservice) har i juni måned 2003 udarbejdet en rapport om Århus Kommunes brug af geografiske nøgler. Det indstilles, at der sker en ny organisering og placering af opgaverne, således at Bygnings- og Boligregisteret (BBR), Ejendomsstamregisteret (ESR), Krydsreferenceregisteret (KRR), Skødepåtegninger, CPR-vej og Planregistret flyttes fra Magistratens 5. Afdeling til eksisterende 1
fagkontorer i Magistratens 2. Afdeling med virkning fra den 1. juli 2004. Ejendomsbeskatningen bygger på ejendomsdata som Magistratens 2. Afdeling har ansvaret for, kombineret med en statslig fastlagt vurdering. Ejendomsskatteopgaven samt lån til betaling heraf er en administrativ opgave med tæt tilknytning til de ovennævnte ejendomsdata. Derfor indstilles det samtidig, at også denne opgave overføres til Magistratens 2. Afdeling. Indstillingen om at flytte de pågældende opgaver har baggrund i rapporten fra KMD Kundeservice om kommunens brug af geografiske nøgler og at vurderingen af ejendomme foretages i statslig regi uden deltagelse fra kommunal side. 2. Beskrivelse af indstillingen I Magistratens 2. Afdeling og Magistratens 5. Afdeling er væsentlige dele af sagsbehandlingen tæt knyttet til håndteringen af planmæssige eller fysiske forhold, som relaterer sig til et bestemt sted, en bestemt bygning eller et bestemt areal. Hidtil er opgaver i forbindelse med ejendomsdata blevet løst i en række forskellige afdelinger i kommunen. Opgaver i tilknytning til Bygnings- og boligregistret og Ejendomsstamregistret løses i dag i Skatteforvaltningen, Magistratens 5. Afdeling. Opgaver i tilknytning til vejnavngivning og husnummerering løses i dag i Vejkontoret, Magistratens 2. Afdeling. Byggesagsbehandling og matrikulær sagsbehandling, udstykningssager o.lign. løses i dag i Juridisk-Teknisk Kontor, Magistratens 2. Afdeling. Opbygning og vedligeholdelse af de digitale kortværker, herunder geokodning af adresser, veje og stier, matrikelkort, samt BBR-bygningsflader, løses i dag i Informatikafdelingen, Magistratens 2. Afdeling. Der er således tale om et komplekst område, hvor det kan være problematisk at sikre en tilstrækkelig hurtig og sikker opdatering af registrene, således at man kan imødekomme efterspørgslen fra de kommunale afdelinger, der baserer deres opgaveløsning på registrene og data heri. Dette bekræftes af en rapport om Århus Kommunes brug af geografiske nøgler. Rapporten er 2
udarbejdet af KMD Kundeservice i juni 2003. Det indstilles derfor, at der sker en ny organisering og placering af opgaverne, således at følgende opgaver flyttes fra Magistratens 5. Afdeling til Magistratens 2. Afdeling med virkning fra den 1. juli 2004: Bygnings- og boligregistret, der vedligeholdes på baggrund af indberetninger fra bygningsmyndigheden i forbindelse med byggesagsbehandlingen. Ejendomsstamregistret, der anvendes ved sagsoprettelse, ved ejerskifte og matrikulær sagsbehandling. Alle nyudstykninger oprettes i Ejendomsstamregistret inden de oprettes i Bygnings- og boligregistret. Krydsreferenceregistret, der er et referenceregister, hvor forskellige oplysninger fra andre registre samles. Skødepåtegninger, hvor oplysninger om de nye ejere i forbindelse med alle handler indhentes og indberettes til Ejendomsstamregistret. CPR-vej, der er kommunens vejregister, hvor alle oplysninger om vejnavne, sogne m.v. er registreret. Planregistret, der bruges i forbindelse med fysisk planlægning hvor kommuneplaner og lokalplaner registreres. Ejendomskatteberegningen er en ren administrativ opgave, der bygger på de oplysninger der findes i BBR og ESR samt på en statslig fastlagt vurdering. Lån til betaling af ejendomsskat er ligeledes en ren administrativ opgave. Derfor indstilles det samtidig at også disse opgaver overføres til Magistratens 2. Afdeling. Borgerne skal således kun henvende sig i én magistratsafdeling vedrørende både ejendomsdata og ejendomsskat. Selve indbetalingsopgaven varetages fortsat af Skatteforvaltningen (Betalingskontoret). Den ændrede organisering af opgaverne indgår i et samlet arbejde med rationalisering og serviceforbedringer på ejendomsdataområdet. Disse forbedringer ønskes opnået ad to veje: For det første via den ændrede organisering, som sikrer at data registreres hvor data fødes og for det andet via øget fokus på brugernes anvendelse af data. 3
3. Økonomiske konsekvenser Der overføres 14,5 medarbejdere og tilhørende nettodriftsbudget på 7,6 mio. kr., jf. vedlagte Bevillingsskemaer 1 og 3 - vedrørende budget og rammeændringer og vedrørende personaleændringer. Overførslen sker med fuld rammekorrektion. Indstillingen er budgetneutral for Århus Kommune. 4. Konsekvenser i forhold til mål En ændret organisering af opgaverne med de geografiske nøgler efter princippet at data skal registres hvor de dannes, er med til at opfylde Århus Kommunes overordnede mål om sammenhængende og effektiv opgaveløsning. 5. Beslutningspunkter Magistratens 2. Afdeling og Magistratens 5. Afdeling indstiller, 1. at Bygnings- og boligregistret, Ejendomsstamregistret, Krydsreferenceregistret, Skødepåtegninger, CPR-vej, Planregisteret, Ejendomsskatteberegning samt lån til betaling af ejendomsskatter overføres fra Magistratens 5. Afdeling til Magistratens 2. Afdeling, 2. at der overføres personale og driftsbudget i henhold til vedlagte Bevillingsskemaer 1 og 3 - Vedrørende budget og rammeændringer og vedrørende personaleændringer og 3. at overførslen sker med fuld rammekorrektion 4
Poul B. Skou Peter Thyssen / Carl Nielsen / Nils Petersen Bilagsfortegnelse: Bevillingsskema 1 & 3 (vedlagt til alle/+ elektronisk) Bilag 2 Rapport om Århus Kommunes brug af geografiske nøgler (vedlagt originalsagen/- elektronisk) 5