Vejledning til indkøb på aftalen for basis apparatur og instrumenter Indkøb af basis apparatur og instrumenter til brug på AU s laboratorier, foretages på nærværende aftale. Aftalen indeholder 11 delaftaler med mellem 2 og 7 leverandører på hver. Indkøb på aftalen kan foretages på to måder, enten som: direkte tildeling, eller ved afholdelse af et miniudbud. Hvilken af de to indkøbsformer som skal anvendes, afhænger af prisen på anskaffelsen, herunder om indkøbet beløbsmæssigt er over eller under grænserne for miniudbud. Bemærk at der ved beregning af anskaffelsessummen skal tages højde for hele anskaffelsen. Ønskes der eksempelvis indkøbt 5 styk af det samme apparatur, er det den samlede pris for de 5 apparaturer som skal sammenholdes med miniudbudsgrænserne. Ligeledes skal prisen ved samtidig indkøb af flere forskellige instrumenter fra samme delaftale lægges sammen og sammenholdes med miniudbudsgrænsen. Direkte tildeling (indkøb under miniudbudsgrænsen) Indkøb under miniudbudsgrænserne kan foretages direkte ved den leverandør på den pågældende delaftale, som ud fra et forskningsmæssigt hensyn sælger det ønskede apparatur billigst. Såfremt der foreligger en forskningsmæssig objektiv begrundelse for at købe et apparatur med et bestemt brand (eller tilsvarende), er det tilladt for indkøberen at købe dette produkt, selvom det ikke nødvendigvis er det billigste. I så fald skal indkøberen dog være opmærksom på, at apparaturet købes ved den leverandør på den pågældende delaftale, som sælger apparaturet med det pågældende brand billigst. Når det skal vurderes hvilken leverandør på delaftalen som er billigst, skal leverandørernes prislister sammenlignes. Disse er at finde på Indkøbs hjemmeside for hver leverandør på hver delaftale. For at lette arbejdet med at finde den billigste pris, er der blandt andet lavet en oversigt, indeholdende alle de mærker der er budt ind med på en delaftale, efterfulgt af oplysninger om hvilke leverandører der tilbyder de forskellige mærker. Oversigten findes sammen med priserne på Indkøbs hjemmeside. Vær opmærksom på, at det er rammeaftalen der regulerer købet, hvilket betyder at der ikke skal indgås en ny kontrakt ved indkøbet af apparaturet. Side 1 af 8
Indkøb over miniudbudsgrænsen (miniudbud) Indkøb over miniudbudsgrænserne skal foretages ved afholdelse af et miniudbud. Indkøbskontoret skal altid kontaktes inden opstart af et miniudbud og helst i så god tid som muligt. Hvad er et miniudbud? Et miniudbud er en genåbning af konkurrencen leverandørerne imellem. Det vil sige, at de leverandører der er valgt på en given delaftale, får lov til at konkurrere på nogle af indkøberen fastsatte kriterier, således AU sikres det økonomisk mest fordelagtige indkøb. Varigheden af et miniudbud (inkl. evaluering) afhænger af typen eller mængden af apparaturet, men kan tage helt ned til 7 arbejdsdage. For at gøre det mere attraktivt for leverandørerne at deltage i miniudbuddene og for at opnå så skarpe priser som muligt, kan man samle indkøb af flere forskellige apparaturer, eller indkøb af flere styks af ét apparatur, inden for samme delaftale, i ét miniudbud. Derudover kan flere indkøbere, forskningsgrupper, institutter m.v. gå sammen, for at samle indkøbet inden for den pågældende delaftale og på denne måde øge volumen og efter al sandsynlighed opnå mere fordelagtige priser. Igangsættelse af et miniudbud Første step i miniudbuddet, er at få fastlagt inden for hvilken delaftale det forestående indkøb skal foretages i dette dokument fra side 4 og frem, findes en beskrivelse af indholdet samt miniudbudsgrænsen for hver delaftale. Indkøb kontaktes for rekvirering af nødvendigt materiale Når den pågældende delaftale er identificeret kan arbejdet med miniudbuddet igangsættes. Invitation til miniudbud Et miniudbud foregår pr. e-mail, hvor samtlige leverandører på den pågældende delaftale inviteres til at afgive tilbud på det ønskede apparatur. ne kan således afgive tilbud på baggrund af de kriterier der opstilles i miniudbuddet. Tilbuddet skal afgives inden en fastsat tilbudsfrist, som i de fleste tilfælde vil være på minimum 5 arbejdsdage. Mindstekrav og ønsker til apparaturet I invitationen til deltagelse i miniudbuddet, skal mindstekrav og ønsker til apparaturet beskrives i en såkaldt kravspecifikation. Det er vigtigt, at det ønskede indkøb beskrives nøjagtigt med hvilke mindstekrav og/eller ønsker der stilles til apparaturet. Beskrivelsen skal være objektiv og logisk, således det er gennemsigtigt for leverandørerne præcist hvad det er der ønskes indkøbt. Side 2 af 8
Mindstekravene til apparaturet er de specifikationer som leverandørerne ikke kan undlade at tilbyde, uden at tilbuddet afvises som værende ukonditionsmæssigt. Ønsker er de specifikationer som ønskes opfyldt ud over mindstekravene, men som ikke er nødvendige for apparaturets anvendelse. Manglende opfyldelse af ønsker kan ikke medføre afvisning af tilbuddet, men vil trække ned i den endelige vurdering af det tilbudte apparatur. Indkøbskontoret opfordrer til at der i gennemførelsen af miniudbuddet, også tænkes eventuelle krav og ønsker til service, serviceaftaler, forbrugsstoffer, garanti m.v. med i kravspecifikationen, således leverandørerne kan konkurrere om hele pakken. Apparaturer med et bestemt brand Såfremt der foreligger en forskningsmæssig objektiv begrundelse for at anskaffe et apparatur med et bestemt brand (eller tilsvarende), er det tilladt for indkøberen at købe et sådant. Viser det sig, at der kun er én leverandør på den pågældende delaftale, som sælger det pågældende brand, så vil indkøbet foretages ved denne leverandør uden afholdelse af et miniudbud, selvom beløbet for anskaffelsen overstiger grænsen for miniudbud. Er der to eller flere leverandører på den pågældende delaftale, som sælger det pågældende brand (eller tilsvarende), så afholdes der et miniudbud blandt disse leverandører. Kommunikation i tilbudsfasen Det er vigtigt at indkøberen ikke kommunikerer med de bydende leverandører i tilbudsfasen. Hvis der skal være nogen kommunikation, så skal den foregå skriftligt mellem den ansvarlige udbudskonsulent fra Indkøb og tilbudsgiveren. Tilbudsgiverne har lov til at stille skriftlige spørgsmål til miniudbuddet i tilbudsfasen. Disse spørgsmål sørger den ansvarlige udbudskonsulent for at besvare og videresende til samtlige tilbudsgivere inden for spørgefristen. Spørgefristen fremgår af miniudbudsbetingelserne, som er en del af invitationen til deltagelse i miniudbuddet. Evaluering af de indkomne tilbud Efter tilbudsfristen skal de indkomne tilbud evalueres. Evalueringen skal foregå ud fra følgende kriterier: pris og kvalitet. Kriterierne vægtes på forhånd inden for nedenstående intervaller, således vægtningen samlet set giver 100 %: Kvalitet 50-60 % Pris 40-50 % Meddelelse om resultatet af miniudbuddet: Når evalueringen er gennemført, meddeles resultatet til vinderen, og taberne i udbuddet får en uddybende forklaring på hvorfor de ikke vandt i denne omgang. Dette står Indkøb for at sende til leverandørerne. Når leverandørerne har fået besked kan den endelige ordre afgives. Side 3 af 8
Lot 1 Centrifuges AH Diagnostics Produkteksempler indeholdt i lot 1 Floor centrifuges with and without cooling Table centrifuges with and without cooling Vacuum centrifuges LH laboratorie Service Ramcon Other centrifuge solutions for laboratory use Rotors, adapters, O-rings and other accessories connected with the offered centrifuges Lot 2 Laboratory washing machines and pipette washing machines Produkteksempler indeholdt i lot 2 Laboratory dish washing machines with and without drying Other laboratory washing machines and pipette washing machines Miele Accessories connected with the offered laboratory washing machines and pipette washing machines Side 4 af 8
Lot 3 Autoclaves Produkteksempler indeholdt i lot 3 Manual autoclaves Automatic autoclaves Dry/wet autoclaving Other autoclaves Accessories connected with the offered autoclaves Lot 4 Incubators In Vitro Produkteksempler indeholdt i lot 4 CO2 incubators General purpose Refrigerated Hybridisation Kem-En-Tec LH laboratorie Service Shaking Other types of incubators Accessories connected with the offered incubators Side 5 af 8
Lot 6 Laminar Air Flow benches and safety cabinets Kem-En-Tec Nordic Biolabs Lot 7 Water treatment equipment Dandiag Produkteksempler indeholdt i lot 7 Water treatment systems that can produce both clean and ultra clean water for different purposes in the laboratory Kem-En-Tec Nordic Biolabs Accessories connected with the offered water treatment equipment Lot 8 Cryo Containers LH Laboratorie Service Side 6 af 8
Lot 9 Cell Counters AH diagnostics Bio-Rad Life Technologies Miniudbudsgrænse: 25.000 DKK Ramcon Saveen Werner Lot 10 PCR Instruments AH diagnostics In Vitro Produkteksempler indeholdt i lot 10 PCR with one block Kem-En-Tec Life Technologies PCR with two or more blocks Lot 11 Spectrophotometers AH diagnostics Biolab Produkteksempler indeholdt i lot 11 UV/VIS (from 1µl 2,5ml) Ramcon Other types of spectrophotometers Side 7 af 8
Lot 12 Freezers from -40 C to -86 C In Vitro Produkteksempler indeholdt i lot 12 Freezers that can freeze down to -46 C Freezers that can freeze down to -60 C Freezers that can freeze down to -86 C LH laboratorie Service Vibocold Freezers with alarms Accessories connected with the offered freezers Side 8 af 8