Til ledelsen af kvalitetstyringssystemet for natur og miljøområdet. Svendborg Kommune Centrumpladsen 7, 2. 5700 Svendborg Tlf. 62 21 19 04 Fax. xxxxxxxx www.svendborg.dk 2. maj 2012 Analyserapport for kvalitetsstyringssystemet på natur og miljøområdet Indledning: Kvalitetstyringsloven trådte i kraft den 1. juli 2006 således, at en overordnet kvalitetspolitik med interne mål, en række tværgående procedurer samt have en tilgængelig kvalitetshåndbog skulle være klar i kommunen til den 1. januar 2007. Acadresagsnr 06/4079 Notat oprettet af BV I afsnittet om status for kvalitetsstyringssystemets funktion mm. gennemgås status nærmere. Det er første gang, der udarbejdes en analyse af systemet og afholdes en ledelsesevaluering, hvorfor der er en række emner i denne analyse, som ikke kan beskrives. Kvalitetstyringssystemet omfatter en række lovområder, som primært administreres af Natur og Miljø. Byg og Beredskab, Svendborg Affald, Planafdelingen samt Borgerservice har mindre områder til administration. Der er udpeget 2 systemansvarlige til at implementere systemet. Det er medarbejderne, som selv skal udarbejde de enkelte sagsprocedurer. Det er med til at skabe ejerskab for procedurerne. Der er ved opstarten af systemet taget udgangspunkt i de 4 overordnede værdier for Svendborg Kommune, sådan at systemet skal opbygges med fokus på kvalitet og mindre på en meget detaljeret regelopbygning. Ved afslutning af hver procedure skal man forholde sig til, hvordan den matcher en eller flere af de 4 værdier. Der er her i begyndelsen sat fokus på de tungeste af opgaverne, som ligger i Natur og Miljø. Ved opstarten af systemet har vi lagt megen vægt på, at kommunens 4 overordnede værdier er grundlaget for procedureudarbejdelse. Ved afslutningen af hver procedure skal man vurdere, hvordan den spiller sammen med værdierne. Åbningstider Mandag-onsdag 9.00-15.00 Torsdag 9.00-17.00 Fredag 9.00-13.00
Endvidere skal man til hver procedure anføre, hvad der betragtes som god kvalitet for løsningen af den pågældende opgave. Tidsperiode: * Analysen omfatter perioden1. januar til 10. september 2007. Analyse af resultater for interne og eksterne audits: * Ingen foretaget. Den første interne audit planlægges udført i oktober måned 2007. Der skal træffes aftale med et certificeringsfirma om at foretage certificeringen ultimo 2008. Vi vil i løbet af 4. kvartal 2007 påbegynde de indledende undersøgelser af hvilket firma, der kan benyttes samt de forventede økonomiske udgifter fremover. Pt. indgår denne udgift ikke i budgettet med en særlig post. Analyse af resultater for brugertilfredshedsundersøgelser: * Ingen foretaget. Der planlægges den første undersøgelse i 4 kvartal 2007. Status for kvalitetsstyringssystemets funktion og relationer til kvalitetspolitik og mål: I det følgende gennemgås de væsentligste elementers status i forhold til lovkravene: * Inden den 1. januar 2007 skulle Svendborg Kommune vedtage en overordnet kvalitetspolitik med lokale mål. Denne blev vedtaget af det daværende Sammenlægningsudvalg den 18. dec. 2006. Endvidere blev udpeget 2 systemansvarlige til at varetage lovens implementering i kommunen. * En række tværgående procedurer fastlagt i samme lov skulle også være vedtaget inden årsskiftet. På grund af at organisationen ikke var på plads i efteråret 2006, samtidig med at vi systemansvarlige ønskede at give disse procedurer et reelt indhold, så blev vedtagelsen af de lovbundne tværgående procedurer udsat. Det var målsat, at denne vedtagelse kunne ske til 1. april. Pga. at organisationen i Natur og Miljø først fald på plads medio april måned samtidig med en stor opgavebelastning, så kunne dette mål ikke overholdes. De lovbundne tværgående procedurer blev godkendt Udvalget for Miljø og Teknik på mødet den 3. september 2007. Jf. den i marts måned 2007 vedtagne kompetencefordelingsplan har Udvalget for Miljø og Teknik denne beslutningskompetence. Side 2 af 6
* Kvalitetshåndbogen skulle også anvendes fra den 1. januar 2007. Tidligt i foråret 2007 er oprettet en kvalitetshåndbog i Word, hvor de overordnede procedurer er tilgængelige. Ved Udvalget for Miljø og Tekniks godkendelse af de tværgående procedurer, så indgår disse i kvalitetshåndbogen. Med indkøbet af miljøsystemet GeoEnviron er tilkøbt et kvalitetsmodul. Modulet er leveret. Modulet indeholder hjælp til at sikre sagsprocedurer. På nuværende tidspunkt er det usikkert, hvorvidt dette moduls database, der kan rumme kvalitetstyringssystemets dokumenter, helt svarer til den måde, som loven kræver det (fx markerer hvem, der har godkendt dokumenterne) Viser det sig at ikke at være hensigstmæssigt til en enkelt og praktisk måde at styre dokumenterne, så anvendes et program, der kan opfylde lovens krav. Indtil dette er på plads, er Kvalitetshåndbogen tilgængelig i Word på S-drevet. * Senest 1. januar 2010 skal kommunen have udarbejdet sagsbehandlingsprocedurer med henblik på en ekstern audit af et dertil certificeret firma. Det planlægges at få udarbejdet sagsprocedurerne inden udgangen af august 2008 med henblik på en intern audit efterfulgt af den eksterne audit inden udgangen af 2008, se vedlagte tidsplan. Øvrige bemærkninger til status for kvalitetstyringssystemets funktion mm. * I O3 den overordnede kvalitetspolitik er ikke medtaget de grønne områder i Natur og Miljø. Det ønskes i afdelingen at dette område også indgår i kvalitetssystemet på et senere tidspunkt. Da der formodentlig i løbet af det næste halve års tid vil dukke unøjagtigheder op i O3 i forhold til dagligdagen, så foreslås det, at O3 justeres i forbindelse med den næste ledelsesevaluering sidst i første kvartal 2008. * I O3 - den overordnede kvalitetspolitik afsnit 8.4.2 er fastsat, at der i april måned offentliggøres oplysninger om kvalitetsstyringssystemets præstationer. Dette sker i forbindelse med ledelsens evaluering af systemet. Med henvisning til overfor nævnte ressourceproblemer samtidig med indholdet ville have været meget spinkelt, har vi systemansvarlige Side 3 af 6
ikke igangsat dette til den fastsatte termin. * I O3 er i afsnit 5.4 fastsat en række servicemål. Disse servicemål har Natur og Miljø fokus på. Vi har ikke foretaget en egentlig måling af disse mål, så vi har ikke kendskab til den egentlige målopfyldelse. Efterhånden som der bliver mere styr på opgaveløsningen vil disse mål bedre kunne opfyldes. Ved den første interne audit her i efteråret 07 vil indgå stikprøvemæssige målinger. * I Natur og Miljøafdelingen er udarbejdet månedsvise notater, der beskriver status for opgaveløsningen og hvilke forventninger, der er til resten af året, se bilag. I notaterne er anført, at de planlagte tilsyn i 2007 med industrivirksomheder og landbrug ikke kan nås pga. ressourceproblematikken i foråret 2007, idet bemandingen først her pr. 1. august er kommet endeligt op på normeringen. Der er taget ledelsesmæssigt og politisk stilling hertil. Af notaterne fremgår ikke, at Miljøstyrelsens har indgået aftaler med KL om tilsynsantal for en række virksomheder. Det har i de tidligere kommuner været af stor betydning at leve op til disse minimumskrav, idet Miljøstyrelsen tidligere har været meget opmærksom og fulgt op på de kommuner, som ikke levede op til målene. Der er ikke i notaterne anført hvilke tiltag, der planlægges fremover for at samle op på manglerne for 2007. Det anbefales, at ledelsen fastlægger tiltag og ikke blot springer de i 2007 manglende tilsyn over. * Til sikring af, at kvalitetsstyringssystemet er kendt af alle relevante medarbejdere, har vi i februar 2007 afholdt en temadag til at skabe en fælles forståelse for systemets grundlag samt opstart af procedurearbejdet. På næsten alle afdelingsmøder i Natur og Miljø har kvalitetsstyring været på dagsordenen med henblik på at igangsætte de enkelte sagsprocedurer, præsentation af den tværgående procedure for registreringer, T-2, samt sætte generelt fokus på emnet. Når de øvrige berørte afdelinger i kommunen skal udarbejde deres procedurer, så holdes et infomøde med disse. Side 4 af 6
Status for korrigerende og forebyggende handlinger samt orientering af væsentlige forhold: * Der er ikke lavet afvigerapporter som sådan i den forgangne periode. Det er som nævnt en afvigelse af tidsfristen for ledelsesevalueringen i foråret 07 og dermed for den i O3 planlagte offentliggørelse. Med godkendelsen af de tværgående procedurer påbegyndes brugen af afvigerapporter i første omgang i Natur og Miljøafdelingen. De øvrige afdelinger vil blive inddraget, når der er gjort erfaringer. Forslag til forbedringer af kvalitetsstyringssystemet: * Der er ingen forslag til forbedringer som sådan. Der foreligger jf. denne analyse i sig selv et stort arbejde med at gennemgå alle arbejdsopgaver og udarbejde procedurer. Derved vil der ske en væsentlig opbygning og forbedring af systemet det næste år. Opfølgning af sidste års beslutninger om forbedringer mm.: * Ingen tidligere evalueringsmøder. Supplerende bemærkninger: * Som beskrevet er systemet nyt. Vi oplever i Natur og Miljøafdelingen, at der er god interesse for opgaven. Ledelsen bakker godt op om opgaven. Samtidigt er der dog så mange opgaver, der presser sig på. Bl.a. pga. ressourceproblematikken i foråret, har det været vanskeligt at komme i gang med at udarbejde de enkelte procedurer. Det vil derfor være nødvendigt i det næste år på afdelingsmøderne at sætte fokus på systemet og fremgangen i procedureudarbejdelsen. * Der er ikke særskilt afsat økonomi i budgettet til udgifterne til ekstern certificering ultimo 2008, der kan beløbe sig til et niveau på 50. 100.000 kr. Det anbefales at afsætte midler til driften af kvalitetsstyringsystemet fremover. * Endelig skal bemærkes, at kommunens brug af ESDH systemet Acadre ikke ses at være vedtaget politisk, men er alene en vedtagelse af direktionen. Kvalitetstyringsloven fastsætter, at ESDH systemet skal være vedtaget af kommunalbestyrelsen for de brugere som er omfattet af kvalitetssystemet. Med udvalget for Teknik og Miljøs vedtagelse af de lovpligtige tværgående procedurer (her T-2 om styring af registreringer) anser vi det for en politisk godkendelse i forhold til kvalitetssystemet. Der mangler der for god ordens skyld og en tydeliggørelse i den samlede kompetenceplan heraf. Side 5 af 6
* Allersidst skal oplyses, at Carsten Riter har opsagt sin stilling, og Irene Andersen er udpeget som systemansvarlig i stedet. Venlig hilsen Birgitte Varming systemansvarlig Irene R. Andersen systemansvarlig Side 6 af 6