Referat nr. 3 af 17/1-2013 ADM = Administrationen Klokken 18:15 EM = Ejendomsmester Afholdt i bestyrelseslokalet DL = Driftsleder Tilstede fra bestyrelsen: Annette Reckendorph - Kurt Peter Jørgensen - Alexander Johansen - Jeppe Sloth - Finn Jørgensen - Kim Hansen - Jan Northved Hansen. Afbud: Claus de Haas - Klaus Jespersen Andre tilstedeværende: Ejendomsmester Lars Larsen Driftsleder Mikkel Selander Fremsendt på mail, brev: Grønne regnskaber Budgetopfølgning konto 115 og 116 Udleveret på mødet: Dagsorden: 1. Valg af ordstyrer 2. Godkendelse af referat nr. 2 3. Tilbagemelding fra varmemester 4. Budget opfølgning konto 115/116, og finanskontoplan 5. Grønne regnskaber 6. Orientering a. Administrationen b. Organisationsbestyrelsen c. Antenneforeningen d. BeboerTV e. Boligforeningerne i Brøndby 7. Tilbagemelding fra udvalg a. Grønt Udvalg b. Beboeraktivitetsudvalget c. Byggeudvalget d. Legepladsudvalget 8. Bestyrelse - lukket punkt 9. Klager 10. Fordeling af omkostninger mellem afdelingerne 11. Andet Ad 1. Valg af ordstyrer Kurt blev valgt til ordstyrer. Ad 2. Godkendelse af referat nr. 2 Referatet blev godkendt. Ad 3. Tilbagemelding fra varmemester. Varmemesteren orienterede om følgende: Kattenes værn, der er ikke hørt mere, og der er ikke fanget noget, eller set spor i sneen Knallertvragene er blevet fjernet, der er ingen der har savnet dem. Ansvarlig Deadline 1
Der er købt og skåret volierenet til badeværelsesvinduerne, der er nogle stykker der har fået, og flere kan hente. Trappeopgange er malet, og de er i princippet færdige, men ikke afleveret endnu. Kurt kommenterede borten i bunden, Lars tager det med til afleveringen. Der blev spurgt til at hatten tilsyneladende er mørkere end resten. Lars kigger på det. Der er ikke behov for at male vaskeriet i år da det er sket i forbindelse med VVS projektet, i stedet istandsættes billiardrummet. Der er ikke kommet nogen tilbagemelding fra kommunen i forhold til en deltids / projekt medarbejder gennem VVC. Annette spørger om der kan tages løbende oprydninger omkring f.eks. cykler der hvor det er et issue. Der er en tendens for flere beboere i at stille alt muligt uden for kælderrummene (blok 4 i hvert fald), er det ikke muligt at sende et skriv rundt, og eventuelt lave en gennemgang af kældergangen. I kælderen i blok 8 er der en vandhane der stadig drypper trods eftersyn, det skal kigges på igen. Lars kontakter skifteretten omkring den lejlighed hvor der var en beboer der lå død, med henblik på at få luftet ud e.l. af hensyn til beboerne. Der holder en lastbil ud for GA 250, det bedes undersøgt hvem der ejer den, da det ikke er tilladt iht. husordenen. Der blev spurgt til saltningen. Projektet i den tidligere institution har ingen kendt forventet slutdato. Mikkel giver et slag på tasken at det tager en måneds tid (uden forbindende) Der blev spurgt til hvordan det kan lade sig gøre at nogle har kunnet få mindre vinduer i badeværelset. Der blev debatteret hvordan tilsvarende problemer kan undgås fremover. Vi må fremover tage større individuelle hensyn, selvom dette vil fordyre honoraret til rådgiver og eventuelt forlænge byggeprojektet. De nye vinduer er kolde i rammerne, isoleringen er måske for dårlig? Mikkel sørger for at Petra kommer på sagen og tester det. Mikkel sørger for at der udsendes et skriv omkring udluftning osv. i forbindelse med de nye vinduer. MS/ADM MS/ADM På det tidligere byggeudvalgsmøde gjorde vores rådgivende ingeniør os opmærksom på at vi har en lejlighed hvor der er høj luftfugtighed. Da vi er blevet opmærksomme på det i anden forbindelse kan vi ikke direkte handle på det. Ad 4. Budget opfølgning konto 115/116 og finanskontoplan Budget opfølgning for november er udsendt, men har ikke noget indhold det kan ikke passe at det eneste der er sket i november måned er hhv. en debitering og en kreditering af et komfur. 2
Budgetopfølgning for november efterlyses dermed, og kan ikke gennemgås, tages til efterretning eller godkendes. Ad 5. Grønne regnskaber Grønne regnskaber for 2012 blev gennemgået og taget til efterretning. Punktet tages næste gang under varmemester for yderligere gennemgang, dagsorden rettes til. Ad 6. Orientering a. Administrationen Hjertestarter i vaskeriet kan indkøbes for knap 10.000 ex moms via FA09 den kan fås både med og uden alarm, vi er dog ikke sikre på hvad alarm dækker? Erfaringen er at der ikke bliver øvet hærværk mod hjertestartere andre steder. Vi kan få lavet en fælles beboerdemonstration på skolen hvis vi har interesse for det. Vi kan også kigge på hvad det koster at arrangere et førstehjælpskursus for beboerne også. ADM ADM Det er blevet besluttet at man skal kunne sende sms er rundt til folk, hvis der f.eks. skal lukkes vand eller andet i akutte tilfælde, så det kan målrettes de påvirkede. Byggesags honorarene går imod 0 Annette har været på strategi seminar. En af de ting det har afstedkommet er at alle referater og dagsordener osv. skal ensrettes, ligeledes skal mails osv. Ensrettes så det hele fremstår så ensartet som muligt. Der har været tale om en sammenkøring af ventelister under administrationen, mod et lidt højere kontingent, men hvor man så også har adgang til at søge i de andre selskaber under administrationen. Vi er kun interesseret såfremt det ikke bliver dyrere end det allerede er (150,- per år), og kun såfremt vores medlemmer ubetinget har forret til vores boliger. b. Organisationsbestyrelsen Der har været et OB møde der ikke blev ført til referat da afdeling 1 og 2 ikke har deltaget, og OB derfor ikke har været beslutningsdygtig. Der blev dagen efter forlangt nyt møde med samme punkter på dagsordenen. Der blev bedt om et ekstraordinært møde i december, som ikke kunne afholdes og være beslutningsdygtig grundet formand og næstformand ikke kunne deltage på den forslåede dag Der var ekstraordinært møde tirsdag d. 15. januar. Afdeling 1 og 2s medlemmer af OB har meldt afbud til januar mødet der derfor aflyses da OB dermed ikke kan være beslutningsdygtig. 3
c. Antenneforeningen Vi lader punktet udgå fremover da der kun sker noget én gang årligt normalt. d. BeboerTV Tv et har kørt i sort siden slutningen af december, uden redaktionens vidende. Ingen af de bestyrelsesmedlemmer der har konstateret dette har rettet henvendelse for at får det fikset. Der var herefter den debat om hvorvidt redaktionen har årsag til at kigge på om tv et stadig sender uden særlig årsag. e. Boligforeningerne i Brøndby Der har været et møde hvor der blev snakket om vand, der blev indkaldt dagen før afholdelse. Ad 7. Tilbagemelding fra udvalg a. Grønt udvalg Det er vinter. Der skal kigges på om der skal skæres flere træer til. b. Beboeraktivitetsudvalget Annette, Klaus og Alexander har været til møde med Brøndbyparken om evaluering af sommerfesten og begyndende planlægning af den næste sommerfest. Vi snakkede om juletræer, og følte at vi stod tilbage for den anden afdeling, og vil gerne opprioritere det lidt. Vi snakkede om grantræet ved petanquebanen, og at vi nok godt kunne tænke os at det blev pyntet næste år. Der har været åbnet samtaler om fastelavn med brøndbyparken, men de andre afdelinger har sagt nej til det, af frygt for at vi blev for mange alt i alt. Vores julehalløj gik bedre sidste år end forrige år, der var flere besøgende. c. Byggeudvalget Der er 1-års gennemgang af første vinduesprojekt, opstart af det slut februar. Rådgivende ingeniør vil lave en undersøgelse forud for at se hvor der er noget at kigge på. Der var snak om stik-prøve kontrol på de vinduer der ikke kommer en tilbagemelding. Det eneste der stadig er udestående er det nederste af nedløbsrørene, der er et tilbageholdt beløb / en garanti som vi kan bruge til at få udført det hos andre såfremt entreprenøren ikke selv sørger for det. Den nye VVS sag vil blive varslet 3 måneder lige om et øjeblik vi fik valgmulighederne mellem forårs arbejde inklusive helligdage, eller efterår med slut i december. Vi valgte at starte ugen efter påske, så det bliver forår så ingen risikerer at have toiletvogn m.v. i december. Vi har valgt at entrere med Holmsgaard omkring den på beboermødet vedtagne energi undersøgelse. 4
d. Legepladsudvalget Iab. Ad 9. Klager Siden sidste bestyrelsesmøde har bestyrelsen modtaget 1 ny klage via. administrationen. Ad 10. Fordeling af omkostninger mellem afdelingerne. Emnet blev drøftet. Ad 11. Andet Iab. Næstkommende Aktiviteter Torsdag den 21. februar Bestyrelsesmøde i bestyrelseslokalet kl. 18.15 Aktivitetskalender Møder og andre aktiviteter i bestyrelsesåret 2012/13 Torsdag 21. februar 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 21. marts 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 18. april 18.15 Bestyrelsesmøde???????? Repræsentantskabsmøde Torsdag 16. maj 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 20. juni 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 15. august 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 19. september 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 26. september(?) 19.00 Afdelingsmøde Torsdag 17. oktober 18.15 Konstituerende bestyrelsesmøde Torsdag 21. november 18.15 Bestyrelsesmøde?????? Julefrokost Referent Alexander Johansen Formand Annette Reckendorph 5