APV Transport quick-guide Arbejder du indenfor transport- og engrosbranchen, og skal du i gang med APV? APV Transport hjælper dig gennem hele APV-arbejdet i 4 enkle skridt Inden du går i gang med arbejdet med APV og handlingsplaner, er det en god ide at læse siden Hvad er en APV? - klik på menupunktet på forsiden, eller se side 4 i denne quick-guide. 1. Vælg din branche Vi har samlet alle relevante skemaer for hver enkelt branche, så det er nemt og overskueligt at komme i gang med APV arbejdet. Du starter derfor arbejdet med APV og handlingsplaner på APV Transport ved at vælge din branche. Fra forsiden kan du klikke på knappen Nu kommer du til en side med en liste, hvor du klikker på din branche. 2. Opret jeres virksomhed Du kan sagtens arbejde med APV skemaer uden at være oprettet, men når du er oprettet og logget ind, har du mulighed for at gemme dit arbejde, åbne det senere og arbejde videre på det. På denne side klikker du på knappen Herefter indtaster du ønsket navn til login, en email-adresse og ønsket kodeord. Det er disse oplysninger, du skal bruge næste gang, du logger ind i systemet for at arbejde videre med din APV og handlingsplaner. Når du har oprettet dig, får du et skærmbillede op med dit arkiv. Her vil du fremover kunne se alle arkiverede APV ere og handlingsplaner.
3. Opret nyt APV skema Klik nu på knappen Du ser nu en liste med branchespecifikke APV skemaer til den branche, du har valgt. Du kan downloade skemaerne som Word eller som csv til import i eget system. Klik nu på udarbejde APV til. ud for det skema, der svarer til det arbejdsområde, du skal I det skema, der åbnes, har du mulighed for at tilpasse, så skemaet passer 100% til Jeres behov. Du kan ændre i overskrift og introtekst, vælge hvilke spørgsmål, der skal medtages i APV spørgeskema, notere specifikke problemstillinger, forslag og bemærkninger og endda tilføje spørgsmål, som ikke i forvejen er vægtet som standard til branchen. Når du er tilfreds med skemaet, klikker du på gemmes skemaet, og du kan arbejde videre med det senere. i bunden af siden. Nu Hvis du i stedet klikker på, har du med det samme mulighed for at udsende spørgeskemaet til alle medarbejdere. Du kan vælge at printe skemaerne og udfylde dem i hånden, eller I kan udfylde dem her på siden. Når I arkiverer elektronisk, har I mulighed for at få resultaterne automatisk overført til en handlingsplan. Bemærk, at den enkelte modtager/inviterede i skemaet har mulighed for at vælge, om deres besvarelser skal være anonyme. Angiv email på alle modtagere, skriv en kort emailtekst og klik på Du har også mulighed for at importere emailadresser. Hvis du ønsker at få besked, når de inviterede har udfyldt skemaet, skal du sætte kryds i feltet Få bekræftelse på udfyldning. Klik på Nu udsendes spørgeskema til alle deltagere, og du får igen vist listen over alle dine APV er. Nu kan du se det nye skema på listen. Du kan også se, hvor mange besvarelser, der er kommet ind. Klik nu på Her kan du se en opsummering af de indkomne svar, hvem der er inviteret til at deltage, og du kan invitere flere deltagere. Her kan du også downloade en pdf af skemaet og/eller printe det.
4. Opret Handlingsplan Når alle besvarelser er kommet ind, er det tid til at bruge besvarelserne til at oprette en handlingsplan. I opsummeringen, som også er din prioriteringsliste, har du mulighed for at angive et løsningsforslag til evt. problemer, angive en ansvarlig for opfølgning og en dato for, hvornår der bør følges op. Klik desuden af om det enkelte punkt skal medtages på den årlige arbejdsmiljødrøftelse, og om de skal medtages på handlingsplanen. Klik, hvis du ønsker at vende tilbage og redigere i dokumentet senere. Du finder det igen på listen over dine APV er og handlingsplaner under. Når du er tilfreds med indtastningerne, klikker du på. Nu genereres en handlingsplan, og du kan vælge at printe handlingsplanen eller downloade den. Den vil desuden ligge i listen med dine APV-skemaer og handlingsplaner, hvis du har husket at logge ind. Klik, hvis du ikke vil printe/downloade, så kommer du tilbage til din liste. Bemærk: Hvis du klikker og senere vil redigere i den, kan det kun gøres ved at gå tilbage til punktet og derfra oprette en ny handlingsplan. En handlingsplan kan IKKE redigeres. Husk! I har pligt til at gemme og kunne fremvise handlingsplaner på forespørgsel fra både medarbejdere og Arbejdstilsynet. Den er et redskab for arbejdsmiljøorganisationen. Det er derfor altid en god ide at printe alle APV skemaer og handlingsplaner ud og/eller arkivere dem som pdf er lokalt på Jeres egne maskiner, også selvom du opretter jeres virksomhed som bruger og gemmer skemaerne her på siden. Bar transport og engros kan ikke holdes ansvarlige for tabt data i tilfælde af system-/servernedbrud og program-/databasefejl. Når du er færdig med at arbejde med skemaer og handlingsplaner, klikker du øverste højre hjørne. Du er nu tilbage på forsiden. i Når du igen skal logge ind og arbejde videre med materialet, klikker du på i øverste højre hjørne, så kommer du direkte til siden med login.
Hvad er en APV? APV står for ArbejdsPladsVurdering, og er en form for risikovurdering af arbejdsopgaverne. Formålet med APV en er, at virksomheden får et overblik over sine arbejdsmiljøudfordringer. APV en starter derfor med en kortlægning af arbejdsmiljøet. De problemer, der dukker op under kortlægningen, skal beskrives, prioriteres og sættes i en handlingsplan med deadlines og ansvarlige, og der skal følges op på, om de valgte handlinger løste arbejdsmiljøproblemerne. I APV en skal virksomheden også forholde sig til, om sygefraværet kan skyldes forhold i arbejdsmiljøet. Hvem skal udarbejde APV? Alle virksomheder med ansatte skal udarbejde en APV. Det gælder også, hvis medarbejderen er på nedsat tid eller er i en tidsbegrænset stilling. Hvornår skal der laves APV? Enkelte dele af arbejdsmiljøet skal gennemgås, hvis der sker væsentlige ændringer, som har betydning for arbejdsmiljøet, det kan f.eks. være: Der bygges til eller om Der anskaffes nye maskiner eller kemikalier Arbejdsrutinerne i virksomheden ændres væsentligt Nye arbejdsområder APV en skal revideres minimum hvert tredje år. Hvad skal dokumenteres? Virksomheden skal kunne dokumentere: Hvilke(n) metode(r) der er brugt i forbindelse med kortlægningen Hvordan medarbejderne/arbejdsmiljøorganisationen er involveret i APV-processen En handlingsplan, som afspejler de problemstillinger, der kom op via kortlægningen. Handlingsplanen skal desuden indeholde deadlines og ansvarlige for løsning af problemet og for opfølgning på, om problemet blev løst.
Spilleregler for APV? APV en skal foregå som et samarbejde mellem ledelsen og de ansatte, og i virksomheder med arbejdsmiljøorganisation, skal arbejdsmiljøorganisationen inddrages i alle APV ens faser. Inden APV en sættes i gang, er det vigtigt at få aftalt: Hvem har hvilke roller i processen Skal vi bruge samme metode i hele virksomheden Tidsplan for kortlægningen og for arbejdet fra kortlægning til handlingsplan Sørg for at alle medarbejdere kender spillereglerne for APV en inden I går i gang. APV og den årlige arbejdsmiljødrøftelse I forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse skal der sættes mål for arbejdsmiljøarbejdet for det kommende år, og samarbejdet i det kommende år skal planlægges. Hvis man lige har lavet APV, kan der være fremkommet forhold i arbejdsmiljøet, som skal have særligt fokus i det kommende år. Hvis dele eller hele APV en skal opdateres i det kommende år, skal dette indarbejdes i planerne for samarbejdet omkring arbejdsmiljøet i det kommende år. Hvad skal kortlægges? Hele virksomhedens arbejdsmiljø skal kortlægges, dvs. at det skal sikres, at alle virksomhedens arbejdsfunktioner er dækket af APV en. Kortlægningen skal både dække det arbejde, der foregår på virksomhedens hjemadresse, og det arbejde, der foregår væk fra virksomhedens hjemadresse. Kortlægningen skal komme omkring hele arbejdsmiljøet dvs. kunne afdække påvirkninger indenfor: Det psykiske arbejdsmiljø Ergonomien (hvordan vi bruger kroppen) Fysiske forhold (støj, varme, pladsforhold, lys mm) Kemi/biologi Ulykker
Kortlægningsmetoder Der er metodefrihed til, hvordan man kommer rundt om kortlægningen. Nogle af de værktøjer, der ofte bruges, er:. Interview af medarbejderne Runderinger med tjeklister Gruppeinterviews Afdelingsmøder Spørgeskemaer til de ansatte evt. elektronisk Trivselsundersøgelser Metoderne er gode til afdækning af forskellige dele af arbejdsmiljøet. Metoderne kan kombineres, så noget af arbejdsmiljøet afdækkes ved rundering og andet via spørgeskemaer. Kortlægning i APV Transport For at sikre at kortlægningen kommer rundt om hele arbejdsmiljøet, er der udarbejdet en række tjeklister. Start med at udfylde den generelle tjekliste. Herudover udvælger I tjeklisterne for de arbejdsfunktioner, som er relevante for jer. Tjeklisterne kan udskrives og anvendes i papirform, eller de kan udfyldes online og bruges til at lave handlingsplanen i systemet. Punkter, der er udfyldt med problem, overføres til prioriteringslisten, når du trykker på afslut og fortsæt til prioriteringsliste. Tjeklisterne kan bruges til at registrere problemerne, uanset hvilken metode I vælger til at foretage kortlægningen. Beskrivelse i APV Transport? I Prioriteringslisten udfyldes og opdateres beskrivelsen af de problemer, der er dukket op i forbindelse med kortlægningen. Det vurderes, hvilke årsager der kan være til problemstillingen, og hvilke løsninger der kan være relevante. Inddragelse af sygefravær I forbindelse med APV en skal virksomheden forholde sig til, om der er dele af sygefraværet, som kan skyldes arbejdsmiljøet. Det kan være meget direkte, som sygefravær forårsaget af en ulykke, eller en medarbejder der er sygemeldt som følge af stress. Udover dette kan man se på virksomhedens sygefraværsstatistikker for at se, om der er forhold eller ændringer i sygefraværet, som kan skyldes arbejdsmiljøet.
Hvordan prioriteres? Ud fra beskrivelsen og vurderingen skal løsningen af problemerne prioriteres. I prioriteringen skal der tages udgangspunkt i, hvor alvorlig konsekvensen af problemet er, og hvor stor sandsynlighed der er, for at problemet opstår igen eller vil medføre alvorlig skade/gene for medarbejderne. Hvis problemet kræver lang tid for at blive løst endeligt f.eks. at investeringen skal på budgettet, kan der være behov for at lave en plan for, hvordan arbejdsmiljøet sikres frem til, at løsningen kan gennemføres. Handlingsplaner i APV Transport Prioriteringslisten (siden undersøgelse ) udfyldes med beskrivelse, løsning og evt. opfølgning, samt ansvarlige og deadlines. Herefter trykkes på Afslut og gå til handlingsplan. Indtastningerne vil nu fremgå af Min APV. Når der sker ændringer, indføres dette i prioriteringslisten, og den nye tekst overføres til handlingsplanen. Når problemet er løst, opdateres beskrivelsen, og problemet flyttes fra listen over aktive problemer ved at trykke på Arkiver. Afsluttede problemer kan altid ses via Vis arkiv i Min APV Hvad skal der følges op på? Ved en del problemer er det nødvendigt at følge op på, om problemet blev løst. Nogle gange kan dette ske lige efter, at løsningen er sat i værk, f.eks. ved at tjekke, om defekt udstyr er skiftet. I andre tilfælde er det nødvendigt, at opfølgningen sker et stykke tid efter. Hvis problemet f.eks. har været varme eller kulde på en bestemt årstid, kan der først følges op, når denne årstid kommer igen.