Regionshospitalet Silkeborg Teknisk Afdeling Til tilbudsgivere Falkevej 1-3 DK-8600 Silkeborg Tel. 8722 2100 www.regionshospitaletsilkeborg.dk UDBUDSBREV MED HOVEDTIDSPLAN Regionshospitalet Silkeborg, Bygning 15 Udbud: Indkøb, installering og idriftsætning af laminar airflow til OP-flowstue Projekt nr. P09-02, ark. sag nr. 09.002, ing. sag nr. 14.353.00 Hermed udbudsbrev med tidsplan til udbudsmateriale til ovennævnte udbudskonkurrence, der gennemføres i henhold til tilbudslovens afsnit 2. Der påregnes ikke udsendt udbudsmateriale i trykt form. Dato 17.03.10 Reference: ST 8722 2233 Side 1/7 Tildelingskriteriet vil være det økonomisk mest fordelagtige bud. Vi opfordrer til, at De straks kontrollerer, at have modtaget/downloadet et komplet materiale, herunder med samtlige bilag. Tilbudet, der skal bestå af tilbudsliste med alle felter udfyldte, herunder tilbudsbeskrivelse, der vedhæftes som et antal bilag (fabrikeret af tilbudsgiveren), skal afgives i 3 trykte eksemplarer og digitalt i pdf-format pr. e-mail (alternativt USB/CD-Rom). De trykte eksemplarer skal afleveres i lukket kuvert. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem den elektroniske og den trykte udgave, har den trykte udgave forrang. Tilbuddet skal indeholde tilbudsliste og tilbudsbeskrivelser, som angivet i det følgende og med det krævede indhold for at blive betragtet som konditionsmæssigt. Bemærk, at det samlede udbudsmateriale danner grundlag for tilbudet. Der henvises derfor til samtlige afsnit i udbudsmaterialet som grundlag for udarbejdelse af tilbudet. I det følgende beskrives udbudsbetingelserne, og der redegøres for indholdet af de enkelte underkriterier. Tilbuddet omfatter to løsninger i sideordnet licitation, idet der ønskes tilbud på en løsning 1 med laminar airflow-aggregat uden hæve- /sænkefunktion (hejs) og/eller en løsning 2 med laminar airflowaggregat med hæve-/sænkefunktion (hejs). Det vil sige, at tilbudsgiverne kan vælge, om man afgiver tilbud på løsning 1 eller løsning 2 eller på både løsning 1 og 2.
Udbudet sker i sideordnet licitation, fordi bygherren har brug for overblik over betydningen, herunder den økonomiske, ved etablering af løsningerne, før man vælger mellem en løsning med hejs eller en uden. Eventuelle forbehold skal anføres på tilbudslisterne og vedhæftes tilbudet. Brancheorganisationens standardforbehold accepteres, mens tilbud, der indeholder forbehold, som er i strid med grundlæggende udbudsvilkår eller som indeholder forbehold, som ikke kan prissættes af ordregiver, vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. Der modtages kun et tilbud fra hver tilbudsgiver, idet tilbud indeholdende et tilbud på løsning 1 og et tilbud på løsning 2 betragtes som et tilbud. Alternative tilbud accepteres ikke. Tilbudet skal skrives på dansk. Tilbudet skal sendes til: Regionshospitalet Silkeborg Teknisk Afdeling, bygning 12 Falkevej 1-3 8600 Silkeborg Att. Teknisk Chef Stig Tofteberg stig.tofteberg@silkeborg.rm.dk Side 2/7 Kuverten mærkes med: Regionshospitalet Silkeborg RSi bygning 15, Laminar airflow til OP-flowstue Projektnr. P09-02, udbudskonkurrence og leverandørens navn således at det er modtageren i hænde senest torsdag den 15. april 2010, kl. 12.00 Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skal rettes skriftligt pr. mail til Teknisk Chef Stig Tofteberg (Teknisk Afdeling) E-mail: stig.tofteberg@silkeborg.rm.dk senest tirsdag den 6. april 2010. Eventuelle rettelsesblade/supplementsblade med spørgsmål og svar vil blive lagt på hjemmesiden senest torsdag den 8. april 2010. Det er leverandørernes eget ansvar, at holde sig orienteret om eventuelle rettelsesblade/supplementsblade. Der er ikke adgang for tilbudsgiverne ved åbningen af tilbuddene.
Tilbudsvurdering Tildeling af kontrakt vil ske til det for bygherren økonomisk mest fordelagtige tilbud ved anvendelse af følgende vægtede underkriterier: Underkriterium Vægtning i procent Tilbudt pris 40 % Tilbudt teknisk kvalitet og funktionalitet 30 % Tilbudt rengøringsvenlighed 15 % Tilbudt service 10 % Tilbudt tidsplan 5 % Et tilbud kan samlet opnå 100 points. Ved vurdering af tilbudsbeskrivelserne anvendes en pointskala fra 0-10, hvor 10 er det bedste. Herudfra vægtes hver pointtildeling. Den samlede pointsum beregnes med følgende formel: (points for tilbudt pris) + (points for tilbudt teknisk kvalitet og funktionalitet) + (points for tilbudt rengøringsvenlighed) + (points for tilbudt service) + (points for tilbudt tidsplan) Side 3/7 Ved beregning afrundes til 2 decimaler. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det tilbud, der opnår den højeste pointsum. Tilbudt pris Underkriteriet tilbudt pris har maksimalt 40 points til rådighed. Underkriteriet er opdelt i følgende delkriterier med disse maksimumpoints til rådighed: Samlet tilbudspris, maksimalt 35 points til rådighed Timepriser for serviceydelser ved tilkald, maksimalt 3 points til rådighed Enhedspriser for HEPA-filter-produkter, maksimalt 2 points til rådighed Tilbudt pris vurderes således: Samlet tilbudspris Laveste tilbudte pris tildeles 35 points. Øvrige tilbud tildeles points efter denne formel: (Laveste tilbudte pris/aktuelle pris) multipliceret med 35.
Timepriser for serviceydelser ved tilkald Vurderingen sker på grundlag af en beregnet teknisk talværdi således: Serviceydelser ved tilkald Tilkald, timepris, (tidsrum kl. 16.00 til 07.00) varsling 5 dage Tilkald, timepris, (tidsrum kl. 16.00-07.00) varsling 1 dage Akuttilkald, timepriser (tidsrum kl. 07.00 til 16.00) varsling 2 timer X Timepris ekskl. moms kr./time Y Teknisk tal til beregningsformål timer 20 20 5 X gange Y kr. Sum til vurderingsmodel af teknisk tal Laveste sum i henhold hertil tildeles 3 points. Øvrige tilbud tildeles points efter denne formel: Side 4/7 (Laveste sum på grundlag af beregnet teknisk talværdi/aktuelle sum) multipliceret med 3. Enhedspriser for HEPA-filter-produkter Summen af de to oplyste enhedspriser fra tilbudslisten multipliceret med 2 danner grundlag for vurderingen, idet det tekniske tal til beregningsformål for begge enhedspriser er 2. Laveste tilbudte sum beregnet som ovenfor tildeles 2 points. Øvrige tilbud tildeles points efter denne formel: (Laveste tilbudte sum/aktuelle sum) multipliceret med 2. Tilbudt teknisk kvalitet og funktionalitet Underkriteriet tilbudt teknisk kvalitet og funktionalitet har 30 points til rådighed. Principper for pointtildeling: 0 point tildeles tilbud, som er konditionsmæssigt, men som ikke tilfører opgaveløsningen kvaliteter og egenskaber, eksempelvis ved fremlæggelse af beskrivelser, som i realiteten er indholdsløse eller er meget begrænsede i omfang. Det maksimale antal points, som er til rådighed for underkriteriet teknisk kvalitet og funktionalitet, tildeles tilbud som tilfører opgaveløsningen en enestående god teknisk kvalitet og en meget omfattende funktionalitet på linie med det bedste branchen formår i forhold til opgaven.
Øvrige points tildeles forholdsmæssigt. Flere tilbud kan tildeles samme Tilbudt rengøringsvenlighed Underkriteriet tilbudt rengøringsvenlighed har 15 points til rådighed. Principper for pointtildeling: 0 points tildeles tilbud, som er konditionsmæssigt, men som ikke tilfører opgaveløsningen kvaliteter og egenskaber, eksempelvis ved fremlæggelse af beskrivelser, som i realiteten er indholdsløse eller er meget begrænsede i omfang. Det maksimale antal points, som er til rådighed tildeles tilbud, som tilfører opgaveløsningen en meget effektiv og velgennemført rengøringsvenlighed på linie med det bedste branchen formår i forhold til opgaven. Øvrige points tildeles forholdsmæssigt. Flere tilbud kan tildeles samme Side 5/7 Tilbudt service Underkriteriet tilbudt rengøringsvenlighed har 15 points til rådighed. Principper for pointtildeling: 0 points tildeles tilbud, som er konditionsmæssigt, men som ikke tilfører opgaveløsningen kvaliteter og egenskaber, eksempelvis ved fremlæggelse af beskrivelser, som i realiteten er indholdsløse eller er meget begrænsede i omfang. Det maksimale antal points, som er til rådighed tildeles tilbud, som tilfører opgaveløsningen en meget effektiv og særdeles lettilgængelig og velstruktureret service på linie med det bedste branchen formår i forhold til opgaven. Øvrige points tildeles forholdsmæssigt. Flere tilbud kan tildeles samme Tilbudt tidsplan Underkriteriet tilbudt tidsplan har 5 points til rådighed og vurderes således: 0 point tildeles tilbud, som er konditionsmæssigt, men som ikke tilfører opgaveløsningen kvaliteter og egenskaber, eksempelvis ved fremlæggelse af tidsplan som reelt er uden for rækkevidde af den oversigtlige hovedtidsplan og/eller som i øvrigt måtte være urealistisk i sine forudsætninger eller for projektet som helhed. Det maksimale antal points tildeles tilbud, som tilfører opgaveløsningen en specificeret, veltilrettelagt og realistisk tidsmæssig proces.
Øvrige points tildeles forholdsmæssigt. Flere tilbud kan tildeles samme 1. TILBUDSBESKRIVELSE Tilbudt pris I udbudsmaterialet er som bilag vedlagt en tilbudsliste, der skal anvendes ved afgivelse af tilbud. Tilbudslisten skal udfyldes og vedlægges tilbuddet. Der henvises til D. Kravspecifikation, særligt punkt D.3. 2. TILBUDSBESKRIVELSE Tilbudt teknisk kvalitet og funktionalitet Tilbudt teknisk kvalitet og funktionalitet omfatter også betjeningsvenlighed, sikker drift, støjforhold, energiforbrug, dataoverførsler, opdatering og validering. Der henvises til D. Kravspecifikation, særligt punkterne D.2.07, D.2.11, D.2.12, D.2.16, D.2.17 og D.4. 3. TILBUDSBESKRIVELSE Tilbudt rengøringsvenlighed Tilbudt rengøringsvenlighed indeholder oplysninger om flowkonstruktionens rengøringsegnethed, herunder hvordan tilgængeligheden er til at rengøre alle flowets udvendige overflader, overgange og samlinger. Side 6/7 Der henvises til D. Kravspecifikation, særligt punkterne D.2.05 og D.2.11. 4. TILBUDSBESKRIVELSE Tilbudt service Tilbudt service omfatter ud over indholdet af serviceaftale og serviceorganisation hos leverandøren/entreprenøren også reservedelskapacitet/leveringstid. Der henvises til D. Kravspecifikation, særligt punkterne D.2.02, D.2.13, D.2.15 og D.2.18. 5. TILBUDSBESKRIVELSE Tilbudt tidsplan Ved tilbudt tidsplan forstås, at leverandøren/entreprenøren redegør i detaljer for tidspunkter og varighed i leveringstidsplanen for så vidt angår leveringstid for maskineri og udstyr, installerings- og idriftsætningstid for maskininstallationen og valideringsforløb og aflevering, herunder af dokumentation. Der henvises til D. Kravspecifikation og nedennævnte tidsplan. Tro- og loveerklæring I udbudsmaterialet er vedlagt en tro- og loveerklæring om, at ansøger ikke har ubetalt forfalden gæld til offentlige myndigheder, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Erklæringen skal udfyldes og vedlægges tilbuddet.
Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Omkostninger ved tilbudsafgivelse Alle omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelsen og eventuel kontrahering er ordregiver uvedkommende og skal afholdes af tilbudsgiver. Oversigtlig hovedtidsplan Udbudsmateriale tilgængeligt for de bydende Uge 11 2010 Udregningsperiode Uge 11 2010-uge 15 2010 Frist for udlæggelse af supplementsblad Uge 14 2009 Modtagelse af bud (frist for indlevering af bud) Torsdag den 15. april 2010, kl. 12.00 Vurdering af indkomne bud Uge 15 2010 til uge 16 2010 Udsendelse af resultat af konkurrencen Uge 17 2010 Stand still periode 10 dage Uge 17-18 2010 Forventet acceptskrivelse (kontraktindgåelse) Uge 19 2010 Leverings- og projekttilpasningsperiode Uge 19-26 2010 Installering og tilslutning Uge 26-27 2010 Idriftsætning og validering Uge 27 2010 Aflevering efter godkendt valideringsforløb Forventet uge 28/31 2010 (aftales ifm. kontrakt/accept og udføres sammen med de øvrige entrepriser samlet for projektet) Side 7/7 Med venlig hilsen Teknisk Afdeling, Regionshospitalet Silkeborg Stig Tofteberg