Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2016 Rigsarkivet, december 2016 Indholdsfortegnelse Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2016... 1 Indledning... 2 1. Status på besvarelserne... 3 2. Typer af interessenter... 3 3. Baggrund for kontakt til Rigsarkivet... 4 4. Hyppigheden af kontakt til Rigsarkivet mv.... 6 5. Tilfredshed med kontakten til Rigsarkivet... 8 6. Godkendelse af statslige myndigheders it-systemer... 11 7. Aflevering af arkiveringsversioner... 12 8. Vejledningsmateriale, som ikke handler om aflevering af arkiveringsversioner... 14 9. Tekniske spørgsmål ang. produktion af arkiveringsversioner... 15 10. Ada, Rigsarkivets testprogram... 17 11. Generelt om hvordan produktionen af en arkiveringsversion kan understøttes bedre.... 20 12. Sagsbehandlingstider, aflevering... 20 13. Nyhedsbreve og kurser... 22 Konklusion... 28 Side 1
Indledning Rigsarkivet iværksatte i efteråret 2016 en digital brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører med det formål at måle tilfredsheden med arkivets ydelser i form af sagsbehandling, vejledning, test, kurser mv.. Fokus i undersøgelsen har dog primært været processerne i forbindelse med aflevering af arkiveringsversioner af data fra myndighedernes it-systemer. Undersøgelsen følger op på en tidligere undersøgelse fra 2014 og har som formål at måle hvilken effekt Rigsarkivets handlingsplan for effektivisering af processerne knyttet til aflevering af data til Rigsarkivet har haft på nuværende tidspunkt. Handlingsplanen og den tidligere undersøgelse finder du her: https://www.sa.dk/afleveringarkivet/statslige/fokusgruppe-brugerundersoegelse Om gennemgangen af resultaterne I nærværende rapport er alle resultater fra undersøgelsen medtaget. Resultaterne gennemgås på samme niveau som afrapporteringen af undersøgelsen fra 2014, så resultaterne er umiddelbart sammenlignelige. Spørgsmålene har som tidligere været målrettet den gruppe af respondenter, som de er relevante for. Det er fx kun statslige myndigheder, som skal have deres systemer godkendt af Rigsarkivet, så spørgsmål ang. dette har kun været stillet til statslige myndigheder. Undersøgelsen blev sendt til 284 respondenter fra henholdsvis stat, kommune, regioner og leverandører. 93 har besvaret undersøgelsen, hvormed svarprocenten er 33 %. 1 Der er en nogenlunde ligelig fordeling af svar fra henholdsvis stat, region og kommune. Det er en relativ lav svarprocent på trods af, at der har været påmindelser om svarfrist to gange inden undersøgelsen udløb, men der var en tilsvarende svarprocent ved undersøgelsen i 2014. Der er kommet mange kommentarer i undersøgelsens tekstfelter, som vedlægges som bilag til rapporten. Kommentarerne giver et godt udgangspunkt for det fortsatte arbejde med at gøre det så nemt og billigt som muligt for myndighederne at aflevere deres data til Rigsarkivet. Diagrammer har samme numre i nærværende rapport, som i rapporten fra 2014, så de nemt kan sammenlignes. Alle diagrammer er sat ind efter tekstafsnittet om de pågældende målinger. 1 Ved den tidligere undersøgelse var svarprocenten 28 %. Den daværende undersøgelse var sendt lidt bredere ud end ved den nuværende, hvilket kan være årsagen til den lidt lavere svarprocent. Side 2
1. Status på besvarelserne Status på besvarelserne viser, at der er mange modtagere, som ikke har åbnet mailen med undersøgelsen (angivet som distribueret ). Det kan skyldes flere forhold: 1. At mailen ikke er kommet frem til de personer, som den har relevans for 2. At den er gået i et spamfilter 3. At man ikke har ønsket at afsætte tid til besvarelse For at minimere risikoen for nr. 1 og 2 blev der udsendt nyhedsbrev om undersøgelsen, så de interessenter som er tilmeldt nyhedsbrevet var orienteret, og der er derudover informeret om undersøgelsen på et af de halvårlige møder for it-leverandører. Diagram 1: 2. Typer af interessenter Nedenstående er en visning af fordelingen af interessenter, som har besvaret undersøgelsen. Svarprocenten fra kommunerne skal ses i relation til at undersøgelsen også indbefatter 7-arkiverne. Der er et fald i antal af besvarelser fra det statslige område, hvilket kan skyldes at der er sendt knapt så bredt ud som ved sidste udsendelse (fx er alle stifter ikke medtaget denne gang). Diagram 2.1: Antal besvarelser: Stat: 50 Kommune/region: 54 Leverandør: 11 Side 3
3. Baggrund for kontakt til Rigsarkivet Statslige myndigheder Diagrammet for de statslige myndigheder viser, at mange myndigheder har kontakt til Rigsarkivet ikke bare i forbindelse med konkrete sager, men også i forbindelse med planlægning af arkivopgaver og vejledning i arkivmæssige forhold. Disse typer af kontakt tegner sig tilsammen for en fjerdedel af al kontakt. En gennemlæsning af kommentarerne til kategorien andet viser, at en del svar af disse svar også kunne have været placeret i vejledningskategorien. Derudover optræder der en del papirrelaterede henvendelser i kategorien andet og endelig går en af besvarelserne på deltagelse i fokusgruppen, som bidrog med ideer til handlingsplanen for effektivisering. Andelen af henvendelser, som handler om specifikke sagsområder er steget en smule fra 54 % til 61 % set i forhold til 2014. Undersøgelsen viser dog tydeligt, at der ligger et stort vejledningsbehov hos de statslige myndigheder. Det gælder fx i forhold til de hyppige ressortændringer. Kommunale/regionale myndigheder For de kommunale/regionale myndigheder fylder henvendelser om konkrete sager (aflevering) lidt under en tredjedel af de samlede henvendelser. I 2016 er antallet af henvendelser kategoriseret som planlægning steget markant fra 17 % til 28 %, hvilket formodes at have sin baggrund i det kommunale/regionale tilsyn i 2015/16, hvor vi bad myndighederne om at lægge planer for, hvornår data fra deres it-systemer skal afleveres. Kategorien andet er faldet tilsvarende, men svarene i denne kategori vidner dog også om, at der har været megen kontakt i forbindelse med tilsynene. Spørgsmål udgør fortsat 25 % af alle henvendelser. Leverandører Den største ændring er i besvarelserne fra leverandørerne, som i langt højere grad end i 2014 angiver Side 4
aflevering som grund til at de henvender sig. 2 Ændringen er på hele 27 % og kategorien andet er faldet tilsvarende. Det kan skyldes, at der i 2014 var en del henvendelser fra leverandører ang. Rigsarkivets nye anmeldelses- og godkendelsesregler, hvilket i 2016 ikke længere er relevant, da cirkulæret nu er kendt stof hos leverandørne. Diagram 3.1 -Statslige myndigheder Diagram 3.2 - Kommunale/regionale myndigheder 2 Både i 2014 og 2016 har ret få leverandører svaret (henholdsvis 9 og 11). Ændring af enkelte svar kan derfor give store udsvingninger. Side 5
Diagram 3.3 - Leverandører 4. Hyppigheden af kontakt til Rigsarkivet mv. Kontakten til Rigsarkivet er ifølge diagrammet fra 2016 blevet hyppigere over de sidste år, hvor antallet af myndigheder, som angiver at de har kontakt med Rigsarkivet 5-10 gange årligt, er steget med 16 %, mens myndigheder, der har haft kontakt 0-5 gange er faldet tilsvarende. 3 På samme vis er der en stigning i antallet af myndigheder, som har haft kontakt til arkivet indenfor den sidste måned. Procenten er her gået fra 36 % til 51 %, og procentandelen som har haft kontakt mellem for ½ og 1 år siden er faldet tilsvarende. Begge disse tal kan meget vel bunde i det kommunale/regionale tilsyn, hvor der har været hyppig kontakt til mange myndigheder. Det er på denne baggrund ikke muligt at konkludere, at myndighederne generelt set har behov for at være hyppigere kontakt til Rigsarkivet end tidligere. 3 Der er et bias ved undersøgelsen, at der formentlig er et væsentlig overlap mellem dem, der anvender os hyppigt og dem, som besvarer undersøgelsen. Side 6
Diagram 4.1 - Antal årlige kontakter til arkivet: Diagram 4.2 -Sidste kontakt til Rigsarkivet: Side 7
5. Tilfredshed med kontakten til Rigsarkivet De næste diagrammer viser, hvor tilfredse respondenterne er med muligheden for at få kontakt til Rigsarkivet. Undersøgelsen er delt ind i flere kategorier af kontakt. Der har været en positiv fremgang med tilfredsheden i forhold til telefonisk kontakt. Andelen af myndigheder som er meget tilfredse og tilfredse er steget fra 54 % til 62 % samtidig med, at andelen som har svaret ved ikke er faldet fra 13 % til 7 %. Der er ikke længere nogen der er meget utilfredse eller utilfreds (i 2014 lå det samlet set på 3 %), men både og kategorien er dog steget tilsvarende 3 %. Opsummerende må der siges at have været en lille, men positiv fremgang. På samme vis er der sket en fremgang i tilfredsheden med kontakt via hjemmeside/mail, hvor der er en samlet stigning på 13 % (70 % til 83 %) på grupperne med meget tilfreds og tilfreds, hvilket er en ganske pæn fremgang. Og Rigsarkivets medarbejdere vurderes i 2016 at være meget imødekommende af 80 % af alle myndighederne mod tidligere 76 %, så der er også en mindre stigning at spore her. Der er ingen, der har svaret, at arkivets personale ikke er imødekommende, hvilket er ganske fint i og med at vores opgave er at pålægge myndighederne arbejdsopgaver, som ikke vedrører deres kerneopgaver. I handlingsplanen har der været fokus på at opdatere en række standardbreve sprogligt, så de er blevet lettere at forstå. Undersøgelsen viser en lille positiv fremgang på området (fra 56 % til 62 % i andelen af let og meget let ), og andelen af myndigheder som synes, at sproget er svært/meget svært er endvidere faldet fra 9 % til 3 %. Så en forsigtig konklusion er, at der synes at være en effekt ved at det ekstra fokus på sproget, som der har været de sidste par år. Endelig er der også positiv fremgang at spore i spørgsmålet om, hvorvidt myndighederne får de nødvendige oplysninger til at kunne planlægge deres arbejde på arkivområdet. Her er der en stigning på 9 % i forhold til at myndighederne får de nødvendige oplysninger fra Rigsarkivet til at planlægge deres opgaver på arkivområdet. Diagram 5.1 telefonisk kontakt Side 8
Diagram 5.2 Mulighed for kontakt via hjemmeside/mail Diagram 5.3 - Angivelse af hvor imødekommende og hjælpsomme Rigsarkivets medarbejdere opleves ved kontakt af ovennævnte type Side 9
Diagran 5.4 - Hvor let er det at forstå sproget og indholdet i de breve og e-mails, som I modtager fra Rigsarkivet? Diagram 5.5 - Får myndighederne de nødvendige oplysninger fra Rigsarkivet til, at I kan planlægge jeres opgaver på arkivområdet? Side 10
6. Godkendelse af statslige myndigheders it-systemer Svarene i dette afsnit gælder kun statslige myndigheder, da kommunale/regionale systemer ikke skal anmeldes og godkendes. I 2014 svarede næste 50 % af myndighederne, at de ikke vidste om de var tilfredse med sagsbehandlingstiden. Dette tal er faldet til 38 %. Andelen af myndighederne som er tilfredse eller meget tilfredse er steget med 5 %, men samtidig er andelen af meget utilfredse steget fra 2 til 10 %. Der er således stigninger, der peger i begge retninger. Stigningen i utilfredshed kan skyldes en del sagsbehandlerskift i 2016 samt indførelse af nyt ESDH, som har betydet at enkelte sager har været længere undervejs end normalt. På spørgsmålet om hvor let det er at forstå Rigsarkivets regler for anmeldelse og godkendelse er der sket en mindre ændring, da antallet af personer som svarer, at de ikke ved det er faldet fra 23 % til 10 % og antallet af personer, som svarer at reglerne er lette eller meget lette at forstå er steget fra 13 % til 27 %. Samtidig er der ikke længere nogen, der mener at reglerne er meget svære at forstå. Dette positive resultat kan skyldes, at reglerne var helt nye i 2014, og der nu har været en periode, hvor de er blevet fortolket i vejledninger og mundtligt, så de er kendte og dermed lettere forståelige. Det er også muligt, at det effekten skyldes netværksmøder, hvor reglerne er blevet behandlet på forskellig vis. Der er dog forsat 40 %, som angiver både og, så der er fortsat behov for en væsentlig vejledningsindsats på området. Diagram 6.1 Tilfredshed med Rigsarkivets sagsbehandlingstid for godkendelse af nye it-systemer Side 11
Diagram 6.2 Hvor let er det at forstå Rigsarkivet regler for anmeldelse og godkendelse 7. Aflevering af arkiveringsversioner Spørgsmålene i afsnit 7 er de centrale spørgsmål i undersøgelsen, da de er direkte relateret til Handlingsplanen for effektivisering. Der er således spurgt ind til, om interessenterne har været involveret i en afleveringssag. Her er en procentvis stigning på 12 % i personer, som har deltaget i en afleveringssag. Der er i nærværende undersøgelse 61 %, som har deltaget i en afleveringssag (= 60 personer), og det er besvarelser fra disse, som resten af besvarelserne er baseret på. Diagram 7.2 viser med al tydelighed, at der i de sidste to år er blevet udarbejdet meget nyt vejledningsmateriale. I 2014 var der fem vejledninger om aflevering af arkiveringsversioner og nu er der ikke mindre end 11 vejledninger af forskellige karakter. Der er fortsat flest respondenter, som anvender Vejledningen til Bek. 1007 og Dokumentvejledningen, men også de nye kort og godt-vejledninger har fået mange brugere. Det gælder særligt kort og godt om aflevering af it-systemer, som hele 40 % har anvendt. De øvrige kort og godt -vejledninger ligger på omkring 25 %. Der er fortsat en gruppe, som svarer, at de ikke anvender vejledningerne. I tekstbemærkningerne har enkelte skrevet, at de ikke har anvendt vejledningerne, da de har en leverandør til at aflevere for dem. Endvidere er der i bemærkninger fremsat ønsker om vejledninger, som rent faktisk findes. Det ser således ud til, at nye vejledninger kan formidles bedre fx i forbindelse med afleveringsforberedelsen. Tilfredsheden med vejledningsmaterialet er også steget, idet der i 2016 er 60 % som er tilfredse med materialet mod 54 % i 2014. Samtidig er antallet af respondenter, som er utilfredse med materialet, faldet fra 5 % til 0. Kategorien både og er faldet fra 31 % til 24 %, men samtidig er antallet af ved ikke steget fra 9 % til 14 %. Af tekstbemærkningerne fremgår det, at nogle kontaktpersoner ønsker at vejledningerne er mere tekniske, mens andre efterlyser det modsatte. Endelig er der en enkelt der peger på, at der er Side 12
meget godt materiale, men det bør struktureres bedre på hjemmesiden, så det fremgår, hvad der er tekniske vejledninger og hvad der er mere bløde vejledninger. Der er i modsætning til tidligere stort set ikke nogle konkrete ønsker til yderligere vejledningsmateriale. Samlet set er det vurderingen, at det har haft en positiv effekt i forhold til vejledningen på området, at der er udarbejdet meget nyt vejledningsmateriale, men står det klart at kendskabet til materialet skal udbredes yderligere, og at det skal struktureres anderledes på hjemmesiden, så de enkelte målgrupper kan finde netop det materiale, som er relevant for dem. Diagram 7.1 - Antal interessenter, som har været involveret i en afleveringssag. Diagram 7.2 - Hvilket vejledningsmateriale har været anvendt til aflevering af arkiveringsversioner Side 13
Diagram 7.3 Generel tilfredshed med vejledningsmaterialet til aflevering af arkiveringsversioner 8. Vejledningsmateriale, som ikke handler om aflevering af arkiveringsversioner Der er, som også i 2014, spurgt til Rigsarkivets øvrige vejledningsmateriale til offentlige myndigheder. Der er jf. diagram 8.2 en meget positiv udvikling i vurderingen af det øvrige vejledningsmateriale, da det samlede tal for tilfreds og meget tilfreds er steget fra 59 % til 74 % og der ikke længere er nogle der er utilfredse (mod 2 % tidligere). Der er i perioden primært udarbejdet materiale om kvalitetssikring, så det kan være dette materiale, som giver den positive effekt, eller det kan være, at respondenterne generelt er blevet bedre kendt med vores materiale grundet kurser og netværk. Diagram 8.1 Har du anvendt Rigsarkivets vejledninger - men ikke afleveret arkiveringsversion? Side 14
Diagram 8.2 Generel tilfredshed med Rigsarkivets vejledningsmateriale 9. Tekniske spørgsmål ang. produktion af arkiveringsversioner De tekniske spørgsmål om produktion af en arkiveringsversion indgår også i handlingsplanen for effektivisering. Her handler det om at få identificeret, hvilke problemer interessenterne oplever, samt hvilke løsningsforslag de har til problemerne. Ang. udfordringerne med konvertering til arkivformatet er der stort ikke ændringer i fordelingen af, hvor mange problemer respondenterne oplever. Det er fortsat kun 5 %, som ikke oplever problemer med konverteringen, mens 34 % har enkelte problemer og 16 % mange problemer. Der er fortsat 45 %, som svarer ved ikke, hvilket må siges at være en meget høj andel af de adspurgte. Der er efterfølgende spurgt til, om kontaktpersonerne har brug for bedre understøttelse af konverteringen fx i form af vejledninger. Det har kun 5 % et ønske om mod tidligere 21 %. Der er forsat en stor gruppe, som svarer ved ikke. Der er ingen tvivl om, at konverteringen af dokumenter til arkivformatet er en af de største udfordringer med arkiveringen. Siden sidste brugerundersøgelse er Rigsarkivets dokumentvejledning blevet opdateret, hvilket kan være årsagen til, at der stort set ikke efterspørges yderligere vejledninger. Problematikken med dokumenter, som ikke kan konverteres, adresseres på det statslige område af det nye tilsyn med myndighedernes systemer. Tilsyn som finder sted 2 år efter myndigheden har taget systemet i brug. De første tilsyn har været gennemførti 2016, så der går endnu nogle år, før det er muligt at afgøre, om det giver den forventede positive effekt på afleveringstidspunktet om det sparer myndighederne for omkostninger ved konverteringen af dokumenterne i systemerne. Side 15
Diagram 9.1 - I hvor høj grad har I oplevet problemer med at konvertere dokumenter til TIFF og JPEG-2000 i en arkiveringsversion? 9.2 - Brug for bedre understøttelse af konvertering til dokumentformat f.eks. vejledninger? 9.3 - Har du afleveret GIS-data (GEO-data) til Rigsarkivet? Spørgsmålet udgik, da der i perioden har været arbejdet på nyt format for GIS, som myndighederne ikke har endnu ikke har erfaringer med. 9.4 Gevinst ved at kunne aflevere en arkiveringsversion til Rigsarkivet over nettet? Side 16
10. Ada, Rigsarkivets testprogram Besvarelser ang. Rigsarkivets testprogram Ada er baseret på de kontaktpersoner, som har svaret, at de faktisk har anvendt programmet. Det har 78 % af dem, som har arbejdet med aflevering til Rigsarkivet. Der har jf. diagram 10.2 ikke været den store ændring i tilfredsheden med Ada. 50 % ligger i midtergruppen både- og, hvilket er 12 % mere end i 2014. Det kunne se ud til, at besvarelserne er gået fra ved ikke til både- og, da de øvrige kategorier højst svinger med et par procenter. Der er fortsat ret stor utilfredshed med fejlmeddelelserne i Ada, da 30 % svarer, at de er utilfredse eller meget utilfredse med meddelelserne. Det er lidt mere end i den tidligere undersøgelse. Der er fortsat stor interesse for at få adgang til kildekoden til Ada, da halvdelen har svaret, at det vil de gerne have. Det er lidt flere end i 2014, hvor det var 43 % af respondenterne, der havde det ønske. Diagram 10.5 viser, at der er en større andel end i 2014, som har fået hjælp til brug af Ada fra arkivets side. Således har hele 70 % været i kontakt med arkivet i forbindelse med problemer med Ada mod 57 % i 2014. Det kan være et udtryk for, at der har været behov for mere hjælp fx i forbindelse med opdateringer af programmet, men det kan også være tilfældigt, da svarene er baseret på svar fra ret få personer. Tilfredsheden med hjælpen er steget lidt fra 72 % til 79 % i de to bedste kategorier. Der er forsat ikke nogen, der er utilfredse med hjælpen. Diagram 10.1 har du arbejdet med ADA Side 17
Diagram 10.2 Tilfredsheds med ADA Diagram 10.3- Fejlmeddelelser i Ada Side 18
Diagram 10.4 Gavn af kildekoden til Ada Diagram 10.5 - Har du fået hjælp af Rigsarkivet i forbindelse med problemer ved brug af Ada? Diagram 10.6 - Hvor tilfreds var du med denne hjælp i forbindelse med problemer ved brug af ADA? Side 19
11. Generelt om hvordan produktionen af en arkiveringsversion kan understøttes bedre. Handlingsplanen for effektivisering af afleveringsprocesserne er gennemført, men ikke desto mindre har Rigsarkivet fortsat brug for at få myndigheder og leverandørers meldinger på, hvor de ser de største muligheder for forbedring af processerne. Procentsatsen på kursusforslagene er faldet med 6 %, mens den er steget tilsvarende på vejledninger. Det kan skyldes, at der nu bliver holdt kursus i produktion af en arkiveringsversion. Af tekstbemærkningerne fremgår det, at den store procentdel i andet dækker over ønsker om at Rigsarkivet lemper kravene til arkiveringsversioner, tager kontakt til SKI for at få aflevering med som del af deres aftaler (det arbejdes der på) og styrkelse af viden om arkivering hos leverandørerne. Tekstbemærkningerne giver således et godt afsæt for det videre arbejde på området. Diagram 11.1 - Understøttelse af produktion af en arkiveringsversion 12. Sagsbehandlingstider, aflevering Når det gælder Rigsarkivets sagsbehandlingstider for aflevering af arkiveringsversioner, viser diagrammerne også i 2016, at der er en noget større tilfredshed med den første del af processen (til og med afleveringsbestemmelsen) end for anden del af processen, hvor der foretages test af arkiveringsversionen. Dette er der ikke noget overraskende i, da det i starten af en afleveringssag ofte er Rigsarkivet, som afventer oplysninger fra myndighederne, så er det ofte omvendt i den sidste del af processen, hvor myndigheder og leverandører afventer svar på test. For første halvdel af afleveringsprocessen har der været et lille fald i tilfredsheden (fra 63 % til 60 %), men både og -kategorien er tilsvarende blevet større, og den procentvise andel af meget utilfreds og utilfreds er faldet fra 7 % til 2 %. Sagsbehandlingstiden har for dette område ikke været direkte adresseret i handlingsplanen og taget i betragtning, at området har fået tildelt flere opgaver og ikke er gået ned i antal af sager, er resultatet acceptabelt, om end der er plads til forbedring. Side 20
For den anden halvdel af forløbet, test af arkiveringsversioner, er der heller ikke de store udsving i forhold til 2014, dog er andelen af utilfreds faldet med 5 %. Sagsbehandlingstiden for test var en del af handlingsplanen, og fra 2013 til 2015 faldt den gennemsnitlige sagsbehandlingstid fra 3,8 til 2,2 måneder, hvilket er en væsentlig forbedring. Det ser imidlertid ikke ud til at have slået igennem i nærværende undersøgelse af tilfredsheden med sagsbehandlingstiden for test. Dette kan skyldes, at sagsbehandlingstiden desværre igen har været stigende i 2016. Der vil derfor fortsat blive arbejdet på at nedbringe sagsbehandlingstiden på området. Diagram 12.1 - Tilfredshed med Rigsarkivets sagsbehandlingstid frem til udstedelse af afleveringsbestemmelsen i sager om aflevering af arkiveringsversioner Diagram 12.2 - Hvor tilfreds er du med Rigsarkivets sagsbehandlingstid for test af arkiveringsversioner? Side 21
13. Nyhedsbreve og kurser I 2014 viste undersøgelsen, at der var mange myndigheder, som ikke kendte Rigsarkivets nyhedsbreve og kurser. I tekstdelen af den daværende besvarelse stod det klart, at mange ønskede kurser, som faktisk lignede de kurser, som Rigsarkivet allerede på det tidspunkt afholdte. Det er således kendskabet til nyhedsbreve og kurser, der er i fokus, mens tilfredshed med kurserne måles i forbindelse med selve afholdelsen af de pågældende kurser. Siden sidste undersøgelse er der indgået et samarbejdsaftale med Professionshøjskolen Metropol, så arkivets kurser udbydes via dem og indgår i deres kursuskatalog. Der er i nærværende undersøgelse er 14 % flere tilmeldt nyhedsbrevet end i 2014, men der er forsat en relativ stor del af respondenterne, som svarer at de ikke kender til vores nyhedsbreve. Hvad angår kurserne, så er kendskabet til dem blevet væsentlig forbedret, da hele 69 % har kendskab til kurset tjek på dit digitale arkiv mod tidligere kun 31 %. Det må alt andet lige betyde, at annonceringen hos Metropol har en vis effekt. Der angives nogenlunde samme forklaring på, hvorfor respondenter ikke har deltaget i kurser som i 2014, dog er der for første gang nogle, der svarer at kurset er for dyrt (7 %). Det er ikke set tidligere, men vurderes at være så få, at det på nuværende tidspunkt er uproblematisk. Det er dog en udvikling, som skal følges, da prisen ikke må hindre at myndigheder deltager på kurserne. Der er også en langt større andel af myndighederne, som svarer at de kender til netværksmøder (17 %s stigning for de statslige myndigheder og 15 % for kommunale myndigheder). Det er ganske positivt og det samme gør sig gældende for selve deltagelsen på møderne. 4 4 Der kan være det bias ved undersøgelsen, at det netop er de myndigheder, som deltager i netværksmøderne mv., som har svaret. En gennemgang af respondenterne viser dog, at det ikke kun er myndigheder, hvor vi har gode. langvarige kontakter med, som har deltaget i undersøgelsen. Side 22
13.1 -Tilmeldt nyhedsbrev 13.2 - Hvorfor ikke tilmeldt nyhedsbrev? 13.3 - Kendskab til kurset "Tjek på det digitale arkiv"? 13.4 - Har du deltaget i kurset "Tjek på det digitale arkiv"? Side 23
13.5 - Hvorfor ikke deltaget i "Tjek på det digitale arkiv"? 13.6 - Kendskab til Rigsarkivets Arkivnetværk for statslige myndigheder 13.7 deltagelse i Arkivnetværk for statslige myndigheder Side 24
13.8 Hvorfor har du ikke deltaget i Arkivnetværket? Der var kun to svar til dette spørgsmål. Begge har skrevet, at de ikke længere varetager arkivopgaven. Side 25
13.9 - Kendskab til Rigsarkivets netværk for kommuner og regioner, der afleverer it-systemer til Rigsarkivet? 13.10 - Deltagelse i arkivnetværket for kommunale og regionale myndigheder, der afleverer it-systemer til Rigsarkivet? 13.11 - Kender du Rigsarkivets arkivnetværk for ansatte i kommuner og 7-arkiver? 13.12- Deltagelse i arkivnetværket for ansatte i kommuner og 7-arkiver? Side 26
13.13 -Deltagelse i leverandørmøder? Side 27
Konklusion Brugerundersøgelsen 2016 har vist en fremgang på en række områder som fx mere forståeligt sprogbrug, bedre vurdering af vejledningsmateriale samt bedre kendskab til nyhedsbreve, netværk og kurser. Dette er områder, som har været adresseret i Handlingsplanen for effektivisering, så planen har givet en vis effekt i forhold til effektivisering af processerne. Det er dog samtidigt tydeligt, at ikke alle fremskridt har afspejlet sig i undersøgelsen, hvilket kan skyldes at respondenterne svarer ud fra erfaringer fra tidligere år. Det kan fx undre at sagsbehandlingstiden for test ikke vurderes mere positiv end tidligere, selvom behandlingstiden er faldet med ca. 1½ måned. Dette kan dog skyldes, at sagsbehandlingstiden efterfølgende atter har vist en stigende tendens, hvilket understreger behovet for et fortsat fokus på området. På samme vis ser det ud til, at kendskabet til det nye vejledningsmateriale endnu ikke er blevet så udbredt, at effektmålingen er retvisende der er således en del respondenter, som efterspørger vejledninger, som allerede er blevet udarbejdet. Samlet set kan der spores en effekt af handlingsplanen, men en senere måling ville formentlig kunne vise en større gavn af tiltagene i handlingsplanen. Side 28