Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet i natur- og miljøadministrationen i 2009 1. Indledning Dette er Furesø Kommunes anden ledelsesevaluering af kvalitetsstyringssystemet jf. kvalitetsstyringsloven. Natur- og miljøadministrationen er i 2009 blevet certificeret efter kravene i Kvalitetsstyringsloven. Der er blevet afholdt intern audit og nærværende dokumenter er ledelsens evaluering af systemet. By, Erhverv og Natur har den 14. april 2010 godkendt ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet i natur- og miljøadministrationen 2009, bemærkninger fra ledelsen er indarbejdet i denne endelige udgave. Formålet med kvalitetsstyringssystemet er, at sikre en faglig høj kvalitet og en ensartethed i naturog miljøadministrationen, der medvirker til borgernes og virksomhedernes tillid og tilfredshed med en. Ifølge lov om kvalitetsstyring med tilhørende bekendtgørelse skal Furesø Kommune årligt gennemføre intern audit og ledelsesevaluering. Desuden skal kvalitetspolitik og mål, evaluering af kvalitetsstyringssystemet samt indsats og resultater offentliggøres. Denne proces skal være med til at vise åbenhed og gennemsigtighed i varetagelsen af natur- og miljøadministrationens opgaver. 2. Resultat af evaluering Kvalitetsstyringssystemet er i foråret 2009 blevet certificeret og lever dermed op til lovkravene. Der er blevet gennemført certificeringsaudit i foråret 2009 og efterfølgende intern audit i efteråret 2009. De afholdte audit har påvist områder til forbedring. Organisatoriske ændringer I 2009 blev Teknisk Forvaltning lagt sammen med Plan og Byg til en samlet forvaltning. Forvaltningens nye navn er By, Erhverv og Natur, og ledes af direktør Niels Thygesen. Systemet er tilrettet den nye organisation. Certificering DS Certificering A/S gennemførte præaudit den 5. februar 2009 og certificeringsaudit den 19. februar 2009. DS Certificering A/S konkluderede at: Håndbogssystemet virker velimplementeret og de auditerede udviste fint kendskab til systemet og brugen heraf. Der er på alle niveauer en positiv tilgang til arbejdet omkring kvalitetsstyringssystemet. Side 1 af 7
Furesø Kommune fik overrakt certifikat i juli 2009. Intern audit Der er gennemført intern audit i december 2009. Auditholdet har konstateret 7 afvigelser og 12 forbedringsområder. Auditholdets vurdering er, at systemet fungerer, men også at kan ske forbedringer. Ved afvigelser forstås uoverenstemmelse mellem procedurer og handlinger. De kontaterede afvigelser ved den gennemførte audit i 2009 handlede især om at flere procedurer ikke var fyldestgørende i beskrivelsen. Ved forbedringsområder forstås handlinger, som ikke er lovbundne, men som kan være hensigtsmæssige at gennemføre. Forbedringsområderne skal gøres til genstand for behandling, men er ikke bindende audithold eller ledelsen. De er alene til overvejelse og inspiration. Forbedringsforslagene handlede om forslag til at forenkle de tilknyttede hjælpeværktøjer og om at sikre, at systemafhængige aktiviteter indplaceres i et årshjul. Brugertilfredshedsundersøgelse Forvaltningen har gennemført en brugertilfredshedsundersøgelse hos de 59 virksomheder, som har modtaget miljøtilsyn i 2009. I forbindelse med afrapportering af miljøtilsynet modtog virksomhederne et spørgeskema, der tager udgangspunkt i det gennemførte tilsyn. Kommunen har fået tilbagemeldinger fra 49 virksomheder, svarende til en svarprocent på 83 %. Resultatet af undersøgelsen viser at virksomhederne generelt er godt tilfredse med kommunens ydelser i forbindelse med miljøtilsynet. Meget Tilfreds Utilfreds Meget tilfreds utilfreds Ikke relevant Dialog / samarbejde med 31 18 - - - virksomheder Informering om tilsynets 26 23 - - - formål Vejledning og information om 30 19 - - - regler Fremsendelse af tilsynsnotat 37 11 - - 1 indenfor rimelig tidsramme Notatet afspejler tilsynet 34 12 1-1 Helhedsindtrykket af tilsynet 35 14 - - - Ud af dmodtagne besvarelser, har 98% af virksomhederne udtrykt, at de er meget tilfredse eller tilfredse med kommunens ydelser i forbindelse med miljøtilsynet. Side 2 af 7
Virksomhederne kan via spørgeskemaet tilkendegive, om de er interesserede i, at deltage i et fokusmøde med kommunen om det fremtidige miljøsamarbejde. Ni virksomheder har meldt tilbage, at de gerne vil deltage i et fokusmøde med kommunen. 3. Politik og mål Furesø Kommune har formuleret en administrativ mission, vision og grundlæggende organisationsværdier. Furesø Kommunes vision: Organisationen skal være innovativ og effektiv og udvikles med inspiration fra den offentlige og den private sektor, og der skal være konstant fokus på morgendagens krav til en attraktiv arbejdsplads. Furesø Kommunes mission: Furesø Kommune skal sikre kvalitet, sammenhæng og retsikkerhed i velfærdsydelser og myndighedsafgørelser samt understøtte udfoldelsen af det lokale demokrati. Som organisation hviler Furesø Kommune på 5 bærende værdier som alle ledere og medarbejdere orienterer sig mod i dagligdagen. Værdierne lyder således: Dialog, Engagement, Kvalitet, Udvikling og Respekt Furesø Kommune har vedtaget følgende kvalitetspolitik: At borgere og virksomheder skal opleve, at kommunens opgavevaretagelse på natur- og miljøområdet gennemføres og dokumenteres på en måde, som er kendetegnet ved høj faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed. At lovens krav og almindelig god forvaltningsskik følges. At der ydes en optimal opgavevaretagelse Furesø Kommune har vedtaget følgende kvalitetsmål: Sikring af faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i kommunens Sikring af brugernes tillid til og tilfredshed med en, Furesø Kommune har endvidere vedtaget følgende lokale kvalitetsmål: Mål for sfrister i natur og miljøadministrationen. Målene for sfrister er vedlagt i bilag 1. 4. Status på mål for 2009 Furesø Kommune vedtog mål for sfrister i december 2008. Status på kvalitetsmål er, for så vidt angår sfrister for udvalgte områder som har relation til kvalitetsstyringslovens område, opgjort i bilag 2. Sagsbehandlingsfristerne er afrapporteret med kvantitative svar. Side 3 af 7
Generelt kan det konstateres, at de udmeldte stider overholdes, der er dog enkelte sfrister der ikke er overholdt, hvilket skyldes ændringer i projektet undervejs og manglende oplysninger før afgørelsen kunne træffes. 5. Beskrivelse af systemet Furesø Kommune har udarbejdet en kvalitetshåndbog, der indeholder overordnede beskrivelser for systemet, samt system- og fagprocedurer i Natur- og Miljøadministrationen. Kvalitetshåndbogen er lagt på nettet, så relevante medarbejdere omfattet af kvalitetsstyringssystemet i forvaltningen, har adgang til systemet. De overordnede beskrivelser omfatter bl.a. vision, mission, politik og mål, og en beskrivelse af natur- og miljøadministrationens organisering. Systemprocedurerne udgør tilsammen en beskrivelse af hvordan systemet fungerer, og hvordan det skal vedligeholdes. Fagprocedurerne beskriver arbejdsgangene på myndighedsopgaverne. Et vigtigt element i systemet er overvågning og opfølgning med henblik på løbende forbedringer. Effektiviteten af denne overvågning bekræftes ved den eksterne audit. Dette betyder at kvalitetsstyringssystemet gennemgås af eksterne personer (auditorer fra et akkrediteret certificeringsorgan). 6. Oplysningspligt Alle borgere og virksomheder kan bede om aktindsigt i de procedurer, som relaterer sig til opgaveløsning på natur- og miljøadministrationen. Ønsker du at få aktindsigt, kan du kontakte forvaltningen på telefon 72 35 53 00 for at få yderligere information. 7. Status for certificering Furesø Kommunes kvalitetsstyringssystem er certificeret, efter at DS Certificering A/S gennemførte præaudit og certificeringsaudit i februar 2009. Der er aftalt opfølgningsaudit med DS Certificering A/S den 28.april 2010. Side 4 af 7
Sagsbehandlingstider Natur- og miljøadministrationen. Bilag 1. Natur og Miljø Lovgrundlag Ansøgning om tilslutningstilladelse 8-16 uger Miljøbeskyttelseslovens 28 Ansøgning om miljøgodkendelse 5-7 måneder Miljøbeskyttelseslovens 33 Ansøgning om tillæg til 3 måneder Miljøbeskyttelseslovens 33 miljøgodkendelse Kommentering af grønt regnskab 8 uger Bekendtgørelse om grønne regnskaber 12 Dispensation fra 3 (beskyttede 4-16 uger Naturbeskyttelseslovens 3 naturtyper) Forhåndsanmeldelse af aktiviter i 4 uger Naturbeskyttelseslovens 19 Natura 2000-områder Forespørgsel om 3 status (beskyttede naturtyper) 4 uger fra alle oplysninger er modtaget Bekendtgørelse om beskyttede naturtyper 8 Udledningstilladelse til private 4-16 uger Miljøbeskyttelseslovens 28 regnbetingede udløb Nedsivningstilladelse til tag- og overfladevand 4-16 uger Bekendtgørelse om spildevandstilladelser 30 Anvisning/accept af jordflytning 4 uger Jordforureningslovens 50 Tilladelse til varmeslanger i jord 5-7 uger Bekendtgørelse om jordvarmeanlæg 4 Plan Afgørelser om dispensationer efter naturbeskyttelsesloven. Dispensation fra beskyttelseslinie om søer og åer, skove, fortidsminder og kirker. Overholdelse af bestemmelser i fredninger Overholdelse af lovregler for skiltning i det åbne land. Fra Plan og Bygs modtagelse af fyldestgørende ansøgning: 4-16 uger Lovgrundlag Naturbeskyttelsesloven Side 5 af 7
Status på stider i 2009. Bilag 2. Natur og miljø Status Ansøgning om tilslutningstilladelse 8-16 uger 1 stk. ansøgninger. været 8 uger. Ansøgning om miljøgodkendelse 5-7 måneder 2 stk. ansøgning, indkommet i efteråret 2009. Sagsbehandlingen er ikke afsluttet i 2009. Ansøgning om tillæg til miljøgodkendelse 3 måneder 1 tillæg til miljøgodkendelse er meddelt i 2009. været under 3 måneder. Kommentering af grønt regnskab 8 uger 6 stk. grønne regnskaber til kommentering. været under 4 uger i alle tilfælde. Dispensation fra 3 (beskyttede naturtyper) Forhåndsanmeldelse af aktiviter i Natura 2000-områder Forespørgsel om 3 status (beskyttede naturtyper) Udledningstilladelse til private regnbetingede udløb 4-16 uger 6 stk. dispensationer. været mellem 5 og større end 16. I 1 tilælde har sagbehandlingstiden været større end 16 uger, hvilket skyldes ændring i projektets indhold. 4 uger Ingen sager i 2009 4 uger fra alle oplysninger er modtaget 2 stk. forespørgsel. været 4 uger i begge sager 4-16 uger 1 stk. ansøgning om udledning. Sagsbehandlingen er sat i bero, mens ansøger overvejer løsningsmuligheder. Nedsivningstilladelse til tag- og 4-16 uger Ingen sager i 2009. overfladevand Anvisning/accept af jordflytning 4 uger 57 stk. anvisninger. været mindre end 14 dage i alle tilfælde. Tilladelse til varmeslanger i jord 5-7 uger 20 stk. tilladelse til jordvarme. Side 6 af 7
været mellem 2 og 14 uger. I 5 tilfælde har stiden været længere end 7 uger. Den forlængede stid skyldes yderligere dispensationer og tilladelser p.g.a. placering stæt på vej eller vandværk samt fremsendelse af supplerende oplysninger. Byudviklings- og erhvervsafdelingen. Afgørelser om dispensationer efter naturbeskyttelsesloven. Dispensation fra beskyttelseslinie om søer og åer, skove, fortidsminder og kirker. Overholdelse af bestemmelser i fredninger Overholdelse af lovregler for skiltning i det åbne land. Fra Plan og Bygs modtagelse af fyldestgørende ansøgning: 4-16 uger 12 stk. dispensationer. været mellem 4 uger og i ét enkelt tilfælde større end 16 uger. Ansøger blev mundtligt orienteret om afgørelsen inden for de 16 uger, og den skriftlige afgørelse kom efterfølgende. 1 lovliggørelsessag med frist for lovliggørelse. Hele stiden strækker længere end 16 uger. Ingen sager i 2009. Side 7 af 7