EU-udbud Transport af forbrændingsegnet affald Februar 2017 Udgivelsesdato : Projekt : 2206 Dokument nr. : 10 Udarbejdet : Behs Kontrolleret : Twin Version : 1.0
Side 1 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 ORIENTERING 2 1.1 Udbyder 2 1.2 Udbudsmaterialet 2 1.3 Tidsplan for udbuddet 3 1.4 Udbudsgrundlag 3 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4 2.1 Tilkendegivelse 4 3 AFLEVERING AF TILBUD 5 4 ØVRIGE FORHOLD 6 4.1 Flere i forening 6 4.2 Vedståelse 6 4.3 Alternative bud 6 4.4 Underentreprenører 6 4.5 Forbehold 6 4.6 Ingen forhandling 6 5 TILBUDDETS INDHOLD 7 5.1 Egnethed - udvælgelseskriterier 7 6 VURDERING AF TILBUD 9 6.1 Vurdering af pris 9 7 UNDERRETNING OG KONTRAHERING 9 7.1 Kontrahering 9
Side 2 1 ORIENTERING Sønderborg Affald A/S udbyder transport af forbrændingsegnet affald fra Tønder Deponi til Sønderborg Kraftvarmeværk, i offentligt EU-udbud i henhold Udbudsdirektivet 2014/24/EU af 26. feb. 2014. Opgaven udbydes for en periode på 2 år fra 1. juli 2017 30. juni 2019 og med mulighed for forlængelse i 2 gange 1 år. Den årlige mængde forbrændingsegnet er ca. 16.000 tons. Udbudsmaterialet er tilgængeligt via Sønderborg Forsynings hjemmeside www.sonfor.dk/erhverv. Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Udbudslovens 162 med tildelingskriteriet stk. 1 pris. 1.1 Udbyder Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej 8 6400 Sønderborg Tlf.: 88 43 53 00 Kontaktperson: Betina Hylleberg Skjøth Tlf: 88 43 53 23 E-mail: behs@sonfor.dk 1.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse fra TED, 2017/S 043-078528 (dette dokument) ESPD (standarderklæring vedr. udelukkelse og udvælgelseskriterier) i xmlformat og pdf-format. Ydelsesbeskrivelse Tilbudsliste Bilag A Konsortieerklæring Dertil kommer evt. rettelsesbreve og svar på stillede spørgsmål i udbudsperioden.
Side 3 1.3 Tidsplan for udbuddet Udbuddet gennemføres efter følgende forventede tidsplan. Tidspunkt Beskrivelse Offentliggørelse 29. marts 2017 Vejledende frist for at stille spørgsmål 31. marts 2017 Seneste udsendelse af rettelser og svar på stillede spørgsmål 12. april 2017 Frist for afgivelse af tilbud Uge 16, 2017 Uge 18-19, 2017 Forventet meddelelse om tildeling Forventet kontraktindgåelse 1.4 Udbudsgrundlag Nedenfor nævnte dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: Affaldsbekendtgørelsen, BEK nr. 1309 fra 18. dec. 2012. Øvrige gældende love og offentlige bestemmelser, der er relevante for nærværende indkøb, herunder Arbejdstilsynets regler, forskrifter, EU-direktiver og standarder. Det samlede udbudsmateriale. Tilbudslisten. Eventuelle rettelsesblade.
Side 4 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Spørgsmål skal være skriftlige og være på dansk, der kan ikke rettes telefonisk eller personlig henvendelse vedr. udbuddet. Spørgsmål skal sendes til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej 8 6400 Sønderborg Att. Betina Hylleberg Skjøth E-mail: behs@sonfor.dk Den vejledende spørgefrist er onsdag den 29. marts 2017. Spørgsmål, der fremsendes inden den 29. marts 2017, vil blive besvaret senest den 31. marts 2017. Spørgsmål der stilles efter den 29. marts 2017 vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive anonymiseret og besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil blive uploadet samme sted som udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers ansvar at kontrollere, om der er kommet supplerende materiale, herunder svar på spørgsmål, indtil 6 dage før tilbudsfristens udløb. 2.1 Tilkendegivelse Tilbudsgivere der tilkendegiver deres interesse for udbuddet ved at sende en mail til behs@sonfor.dk, vil blive orienteret pr. mail, når der er svar på stillede spørgsmål eller rettelser. Dette er alene et supplement til tilbudsgiverens generelle ansvar for, selv at holde sig orienteret om evt. svar på stillede spørgsmål eller ændringer m.v. i udbudsmaterialet.
Side 5 3 AFLEVERING AF TILBUD Tilbuddet skal være skriftligt og være på dansk. Sidste frist for aflevering af tilbud er onsdag den 12. april 2017, kl. 11.00. Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej 8 6400 Sønderborg Att. Betina Hylleberg Skjøth Tilbuddet skal være tydeligt mærket: TILBUD Transport af affald. Tilbuddet skal bestå af: 1 stk. papirbaseret og underskrevet originalt tilbud 1 stk. USB med tilbuddet i elektronisk udgave, f.eks. pdf-udgaver. Hvis tilbudsgiver ønsker kvittering på at have afleveret tilbud, vil udbyder udarbejde en kvittering. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske udgave, er det den underskrevne originale papirudgave som er gældende. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid, i rette form og rette antal. Der gives ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Ethvert tilbud, vil blive behandlet fortroligt af Sønderborg Affald A/S. Udbudsprocessen er dog i øvrigt undergivet de almindelige kommunale regler om aktindsigt. Det er et krav, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende om alt vedr. de konkrete opgaverelaterede forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Tilbudsgiverne har ikke adgang til overværelse af åbningen af tilbuddene.
Side 6 4 ØVRIGE FORHOLD 4.1 Flere i forening Hvis en sammenslutning af aktører (f.eks. et konsortium) tildeles den udbudte kontrakt, skal deltagerne i sammenslutningen hæfte solidarisk for kontraktens opfyldelse over for udbyder. Sammenslutningen skal udpege en fælles befuldmægtiget, der med bindende virkning for alle sammenslutningens deltagere kan indgå bindende aftaler vedrørende den udbudte kontrakt. Der kan ligeledes kun være en kontaktperson, som udbyder har kontakt til. Tilbudsgivere, der byder i forening, skal udfylde og underskrive dokumentet Bilag A - Konsortieerklæring. 4.2 Vedståelse Tilbudsgiver skal, uden forbehold, vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen. 4.3 Alternative bud Alternative bud accepteres ikke. 4.4 Underentreprenører Der må ikke anvendes underentreprenører. 4.5 Forbehold Udbyder har ret til at afvise ethvert tilbud med forbehold, uanset om de benævnes sådan eller ej. Udbyder er desuden forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer, samt forbehold der ikke kan prissættes med tilstrækkelig sikkerhed af udbyder. Udbyder kan, som alternativ til afvisning af tilbuddet, vælge at prissætte eventuelle forbehold for ikke-grundlæggende elementer, hvis disse kan prissættes med tilstrækkelig sikkerhed. Tilbudsgiver opfordres derfor til at undgå forbehold, og i stedet afklare eventuelle usikkerheder inden afgivelse af tilbud ved at stille spørgsmål til udbyder som nævnt i punkt 2 ovenfor. 4.6 Ingen forhandling Det skal understreges, at Sønderborg Affald A/S ikke har mulighed for, at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Derfor opfordres tilbudsgiverne til, at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der kan indgås kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger.
Side 7 5 TILBUDDETS INDHOLD Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der er krævet i dette udbudsmateriale, og som skal danne grundlag for vurderingen af tilbuddene. Tilbuddet skal indeholde følgende alle i pdf-format: Udfyldt og underskrevet ESPD Udfyldt og underskrevet tilbudsliste Evt. udfyldt Bilag A Konsortieerklæring Tilbudsliste og konsortieerklæring er i en word-udgave, og tilbudsgiver må ikke ændre i tekster eller mængder i forbindelse med tilbudsafgivelsen. 5.1 Egnethed - udvælgelseskriterier Tilbuddet skal indeholde en udfyldt ESPD med erklæring vedrørende udelukkelsesgrunde og egnethed. ESPDén indeholder følgende: Generelt Erklæringen i udbudsmaterialet (ESPD) skal anvendes. Vedrørende Del III kan der ikke indgås kontrakt med en virksomhed, der ved aftalens indgåelse er omfattet af udelukkelsesgrundende nævnt i Udbudslovens 135 eller 137. Udvælgelseskriterier For så vidt angår Del IV, kan tilbudsgiverne nøjes med at udfylde punkt α vedrørende opfyldelse af udvælgelseskriterierne. A: Egnethed Tilbudsgiver skal have vognmandstilladelse til de biler der anvendes, hvilken er en form for autorisation. B: Økonomisk og finansiel formåen Finansielle nøgletal de seneste 3 år. Tilbudsgiver skal have en gældende erhvervsansvarsforsikring. Der skal være en forhåndstilkendegivelse om, at tilbudsgiver kan opfylde krav om at sikkerhedsstillelse på 10 % af årssummen for et helt års ydelse kan gives. Dette kan være i særskilt dokument. C. Teknisk og faglig formåen Der skal være angivet de væsentligste referencer af lignende transportopgaver vedr. affald indenfor de seneste 3 år (2015-2017) eller evt. henvisning til vedlagt referenceliste. Minimumskrav: Der skal mindst være 2 relevante reference for perioden.
Side 8 Sønderborg Affald A/S kan efterfølgende kræve eventuel dokumentation og uddybning af de forhold, der er omfattet af erklæringen. Vedrørende Del III består dokumentationen i en fuld Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, der anerkendes af myndighederne i det land, som tilbudsgiver er etableret i. Serviceattesten skal være max. 6 måneder fra tidspunktet hvor Sønderborg Affald A/S anmoder om den. Vedrørende Del IV skal tilbudsgiver på anmodning dokumentere tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet i form af følgende nøgletal: 1) Resultat før renter og afskrivning, 2) samlet omsætning, 3) balancesum og 4) egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Desuden skal tilbudsgiver dokumentere soliditetsgraden ved afslutningen af seneste regnskabsår. Dokumentation består i godkendte og revisionspåtegnede årsrapporter.
Side 9 6 VURDERING AF TILBUD Tilbud der er modtaget ved tilbudsfristens udløb, vil blive gennemgået med henblik på at fastslå, om tilbuddet opfylder de formelle krav til udformning og indhold. Tilbuddene vurderes med hensyn til udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterierne, dvs. om tilbudsgiver er egnet til at løfte opgaven. Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Udbudslovens 162, med tildelingskriteriet stk. 1 pris. 6.1 Vurdering af pris Tilbudslistens samlede hovedtilbudssum vil danne baggrund for vurderingen. Det billigste tilbud tildeles 10 point. Der indlægges en spredning på 20 %, svarende til en forventet max. pris på det billigste tilbud + 20 %. Tilbud med en pris på mere end 20 % over det billigste tilbud tildeles 0 point. Tilbuddene tildeles herefter point ved interpolation inden for spredningsområdet. 7 UNDERRETNING OG KONTRAHERING Efter evalueringen får alle tilbudsgiverne samtidig underretning pr. e-mail om resultatet af evalueringen, og dermed hvem Sønderborg Affald A/S har til hensigt at indgå kontrakt med. Det forventes, at underretningen vil ske i uge 16, 2017. Med underretningen igangsættes en standstill-periode på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor Sønderborg Affald A/S har udsendt underretningen til tilbudsgiverne. Start og afslutning på Standstill-perioden vil være angivet i underretningen. 7.1 Kontrahering Efter standstill perioden forventer Sønderborg Affald A/S, at der kan indgås kontrakt med den valgte tilbudsgiver i uge 18-19, 2017.