Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Kultur og Borgerservice Den 21. april 2010 1. Resume I forlængelse af byrådsvedtagelsen af indstillingen Fremtidig struktur og økonomi for Filmby Århus (25. januar 2006), der bl.a. indebar, at Filmbyen skulle evalueres i 2009 har Kultur og Borgerservice udpeget et konsulentfirma til at evaluere Filmby Århus og den øvrige satsning på film. Århus Kommune Kulturforvaltningen Kultur og Borgerservice Vestergade 55 8100 Århus C Et centralt resultat af evalueringen er, at Filmby Århus overordnet set har været en succes i forhold til at være en attraktiv erhvervspark. De seneste år har erhvervsparken som planlagt formået at generere et økonomisk overskud, som er blevet investeret i Den vestdanske Filmpulje og øvrige filmaktiviteter. Samtidig viser evalueringen, at Filmby Århus har en betydning for selvopfattelsen af Århus som filmby, da studier og produktionslokaler bidrager til at skabe en identitet inden for film og nye medier. Filmby Århus er således på vej til at blive en endnu mere central aktør lokalt, regionalt og internationalt. M4/2009/01787-005 Sagsnummer M4/2009/01787 Sagsbehandler Lars Lyngsdal Telefon 8940 2000 Direkte telefon 8940 4890 Telefax 8619 1722 E-post kultur@aarhus.dk E-post direkte lal@aarhus.dk www.aarhuskommune.dk Konsulentfirmaets rapport indeholder en række konkrete anbefalinger af både konkret og generel karakter. Anbefalingerne kan resumeres således: Forbedring af det interne fysiske miljø i Filmby Århus med henblik på flere mødesteder. Flere relevante aktiviteter i studier og produktionslokaler Flere faglige og sociale arrangementer i Filmby Århus Bedre rammer for samarbejde mellem det etablerede og talentlaget Fælles væksthus for nye talenter og nye virksomheder Cross media satsningens nye muligheder skal gribes Ændre studier og øvrige faciliteter, så de understøtter nye medier Bedre segmentering af virksomhederne i Filmby Århus
Bedre koordinering og samarbejde mellem kultur og erhverv Revitalisere Advisory Board Bevarelse af den eksisterende organisationsform Fastholdelse af den nuværende økonomimodel 2. Beslutningspunkter At 1) evalueringsrapporten tages til efterretning. At 2) der arbejdes videre med den række af forslag, den eksterne evaluering peger på, i form af en handlingsplan med en prioritering af indsatsen, herunder en vurdering af ressourceindsatsen i forbindelse hermed. At 3) den eksisterende administrative organisation og den eksisterende økonomiske konstruktion videreføres uændret. 3. Baggrund Byrådet tiltrådte på sit møde d. 25. januar 2006 en indstilling fra Magistratens 4. Afdeling om fremtidig struktur og økonomi for Filmby Århus. Det fremgik heraf, at Filmby-sekretariatet etableres som en decentral kommunal institution, at Filmby-sekretariatets opgaver varetages samlet, og at organisationsformen tages op igen efter 4 år (i 2009) med en midtvejsevaluering i 2007. Det fremgik ligeledes af indstillingen, at den hidtidige tilbagebetalingsmodel blev ændret til en evigtvarende forrentning med henblik på at sikre, at Filmby-sekretariatet fortsat kunne løse også sine filmfaglige opgaver i forhold til filmerhvervet, og at udlejningen gav et rimeligt overskud. Midtvejsevalueringen, der forelå i maj 2008, havde følgende konklusioner: At den samlede drift af bygninger, filmstudier og sekretariatets opgaver i forbindelse med udviklingen af film og medieerhvervet gensidigt styrker hinanden og giver god fleksibilitet og effektivitet i forhold til erhvervslejere og brugere af studierne, at håndtering af bygninger og erhvervslejemål giver en god jævn kontakt med virksomhederne i Filmbyen, Side 2 af 8
at det, via Advisory Board, er lykkedes at tilføre Filmby Århus bl.a. en professionel sparring, at det fortsat er en væsentlig fordel, at der er sammenhæng mellem kommunens økonomiske ansvar og muligheden for at styre. Sammenfattende var det vurderingen, at der ikke var grundlag for at justere organisationen, og at der ikke skulle ske ændringer af Byrådets beslutning af 25. januar 2006, idet eventuelle ændringer skulle afvente den egentlige evaluering i 2009. I midtvejsevalueringen noteres det, at Århus Kommune hvert år direkte og indirekte understøtter filmerhvervet med ca. 2,8 mio. kr. via overskuddet fra udlejningen af Filmby Århus. Af dette beløb anvendtes ca. 0,6 mio. kr. til at dække filmstudiernes underskud og ca. 1,1 mio. kr. til driften af Filmby-sekretariatet, mens det resterende beløb, ca. 1,1 mio. kr., bruges til diverse filmformål. Midtvejsevalueringen forholdt sig også til den endelige evaluering af Filmby Århus med et forslag om, at den endelige evaluering skulle gennemføres via tilknytning af ekstern bistand med fokus på følgende: En vurdering af betydningen af Århus Kommunes satsning på film for filmerhvervet i området. En vurdering af organisationsformen, herunder forholdet til advisory board. En vurdering af økonomien. De fremtidige ejerforhold for bygningskomplekset. Samspillet imellem udlejningsopgaverne i de kommunalt ejede bygninger og Filmby-sekretariatet. Vurdering af, om studierne lever op til udlejningsforventningerne, og om der skal bruges flere eller færre m2 til studieformål. 4. Den forventede effekt Filmby Århus blev for knap 7 år siden tid etableret som en erhvervspark for filmindustrien og beslægtede erhverv. Hensigten hermed var at fremme filmen som kultur og som erhverv ved at skabe grundlag for fremvækst af et produktionsmiljø for film og for styrkelse af den audiovisuelle sektor i sin helhed. Evalueringen har til hensigt at sikre, at de kommunale filminitiativer, på alle relevante parametre, udvikler sig. Side 3 af 8
Ud over de i midtvejsevalueringen opregnede punkter, er der udarbejdet en oversigt over, hvordan resultaterne af den gennemførte evaluering relaterer sig til de indsatsområder og konkrete tiltag, der er beskrevet i strategi- og udviklingsplanen for Filmby Århus fra 2007. 5. De planlagte ydelser Kultur og Borgerservice besluttede, i overensstemmelse med anbefaling fra midtvejsevalueringen, at evalueringen af Filmby Århus og den øvrige filmsatsning skulle gennemføres via ekstern bistand, og valget faldt på konsulentfirmaet Damvad A/S. I forbindelse med midtvejsevalueringen var det allerede aftalt, at en række økonomiske og administrative forhold skulle indgå i evalueringen, hvilket også er sket. Evalueringsrapporten foreligger nu. 6. Organisering af indsatsen Evalueringen peger på en række centrale forhold, hvor der kan identificeres udfordringer for Filmby Århus: Filmby Århus har udfordringer med at skabe et kreativt og dynamisk miljø i og omkring Filmby Århus, idet Der er forholdsvis stor ledig kapacitet i forhold til anvendelse af studier og produktionslokaler. Der er behov for øget fokus på netværksdannelse mellem virksomheder internt såvel som eksternt. Der bør være en skarpere profil på de virksomheder inden for film og nye medier, som fremadrettet vil lokalisere sig i Filmby Århus, således at miljøet får en større kritisk masse fagligt. Der bør sigtes efter en bedre integration mellem det etablerede miljø inden for film og nye medier og det kreative talentlag i Århus. Evaluatorerne har en række anbefalinger, der skal bidrage til at imødekomme Filmby Århus udfordringer samt bidrage til at understøtte en erhvervsmæssig udvikling af området inden for film og nye medier: Forbedring af det interne fysiske miljø i Filmby Århus Det anbefales, at der i samarbejde med lejerne udarbejdes en plan for et bedre miljø og fysiske faciliteter, der understøtter netværk og samarbejde. Dette kan bl.a. gøres ved at forbedre det interne miljø gennem etablering af kantine og områder til netværk, f.eks. lounge. Side 4 af 8
Flere relevante aktiviteter i studier og produktionslokaler Da studier og produktionslokaler repræsenterer en stor værdi for Filmbyens identitet, anbefales det, at der udarbejdes en handlingsplan, der skal sikre tiltrækning af relevante aktiviteter. Flere faglige og sociale arrangementer i Filmby Århus For at skabe mere liv og dynamik i Filmby Århus og på tværs af virksomheder anbefales det, at der arbejdes med at afholde flere faglige arrangementer ud over de uddannelses- og sociale tiltag, der allerede leveres i dag. Bedre rammer for samarbejde mellem det etablerede og talentlaget For at skabe mere liv og dynamik i Filmby Århus anbefales det, at der arbejdes med modeller for, hvordan der kan skabes større sammenhæng mellem de etablerede virksomheder og det kreative talentlag i Århus og Århus-området. Fælles væksthus for talenter og nye virksomheder Det anbefales, at Filmby Århus og Filmværkstedet i samarbejde arbejder på, at finde modeller for, hvordan man kan give nye talenter et væksthustilbud i attraktive lokaler med billig husleje Cross media satsningen skaber nye muligheder Cross Media Sekretariatet, der er under etablering, placeres i Filmby Århus, og der etableres samarbejdsaftaler med cross media agenter i de øvrige relevante miljøer i Region Midtjylland og Region Nordjylland. Det anbefales, at Filmby Århus udarbejder en handlingsplan for, hvordan alle relevante aktører i Århus og Århus-området kan drage nytte af cross media satsningen og sekretariatet. Cross Media er at udtrykke budskaber og fortællinger så som film, animation og spil til et publikum gennem kreativ og veltilrettelagt udnyttelse af flere medieplatforme, som f.eks. biografer, tv, computer, mobiltelefon, etc. Ændre studier og øvrige faciliteter, så de understøtter nye medier Med henblik på at sikre at Filmbyen har de relevante faciliteter, anbefales det, at der indgås dialog med erhvervslivet, CAVI, TEKNE, Alexandra Instituttet m.fl. omkring den videre udvikling af studierne. Side 5 af 8
Bedre segmentering af virksomhederne i Filmby Århus For at skabe større samarbejde og dynamik på tværs af virksomhederne internt i Filmby Århus anbefales det, at der fremadrettet sker en endnu tydeligere segmentering af virksomhederne i Filmby Århus, end tilfældet er i dag. Bedre koordinering og samarbejde mellem Kultur og Erhverv Det anbefales, at der i forlængelse af den nye Cross Media satsning og det øgede fokus på nye medier sikres en klarere koordinering og samarbejde mellem kultur- og erhvervsområdet. Revitalisere Advisory Board Med cross media satsningen anbefales det, at det tidligere nedsatte Advisory Board tages op til fornyet overvejelse, så det kommer til at repræsentere virksomhederne og aktører inden for nye medier. Vurdering af organisationsform Det er besluttet, at Cross Media Sekretariatet placeres i Filmby Århus sammen med Filmby-sekretariatet, så der kan etableres et større fagligt fællesskab under det fælles tema film og nye medier eller cross media. Desuden flytter sekretariatet for Cine Regio til Filmby Århus, hvilket yderligere vil styrke den samlede administrative kapacitet i Filmby Århus. Cine Regio er en sammenslutning af 32 regionale filmfonde i Europa. Denne synergieffekt, der vil blive tilført Filmby Århus gennem cross media og Cine Regio, har betydning for, at Filmby Århus kan løfte flere af de opgaver, som virksomheder og øvrige centrale aktører har peget på i evalueringen og uden merudgifter for Århus Kommune. I en evaluering af organisationsformen er det vigtigt at være opmærksom på, at det ikke vil være lovligt at lade en privat aktør administrere de kommunale midler, der administreres af Den vestdanske Filmpulje. Derfor vil en diskussion om eventuel udlicitering af dele af driftsopgaverne alene dreje sig om de tekniske, administrative opgaver, der vedrører driften af erhvervsparken Filmby Århus. De tekniske opgaver varetages af én medarbejder, mens de administrative opgaver varetages af forskellige medarbejdere i sekretariatet. Hvis driftsopgaverne udskilles fra de filmiske opgaver, vil den varige basisorganisationen blive væsentligt svækket. Side 6 af 8
Økonomiske forhold På et overordnet plan kan der fremhæves to centrale konklusioner vedrørende økonomien for Filmby Århus. For det første er det lykkedes at generere et overskud på ca. en million kroner årligt, som har været anvendt til filmfaglige formål. En underliggende forudsætning for dette overskud er, at der har været fuld udlejning af filmbyens lejemål, som har skabt den fornødne indtægt. For det andet ses, at der i perioden 2007-09 er skabt øget indtægt fra udlejning af studier og mødelokaler. Indsatsområderne i strategi- og udviklingsplanen for Filmby Århus Strategi og udviklingsplanen (fra 2007) opregner 13 hovedindsatsområder og 19 konkrete tiltag. Det er evaluators vurdering, at af de 13 hovedindsatsområder er de 11 helt eller delvist gennemført. Af de 19 konkrete tiltag er de 14 helt eller delvist gennemført. Der er 2 områder, hvor målsætningerne fra strategi- og udviklingsplanen ikke er opfyldt, nemlig i forhold til byggeretten på Filmby-arealet og til etablering af en biograf. Anvendelsen af byggeretten beror på en justering af lokalplanen, og etablering af en biograf var knyttet op på en forventning om, at der kunne placeres en art cinema på filmbyarealet. 7. Konsekvenser for ressourcer Det er evalueringens konklusion, at etableringen af Filmby Århus og den øvrige satsning på film har været vellykket og udbytterig. Der er derfor ikke grundlag for at igangsætte større organisatoriske ændringer indenfor filmområdet. Den eksterne evaluering peger på, at tilbuddene og informationen herom kan forbedres på en række områder, hvilket der naturligvis vil blive arbejdet videre med i form af en handlingsplan. Ændringen af de fysiske forhold i Filmby Århus samt de andre initiativer, der peges på i evalueringen, skal prioriteres i forhold til de til enhver tid værende økonomiske muligheder. Side 7 af 8
Marc Perera Christensen / Ib Christensen Bilag Bilag 1: Midtvejsevalueringen af 5. maj 2008 (vedlagt originalsagen/+ elektronisk) Bilag 2: Rapport fra Damvad A/S, dateret marts 2010 (kopi til alle/+ elektronisk) Tidligere beslutninger Indstilling af 4. april 2000 som vedtaget d. 7. juni 2000 (reservation af Midtkraftarealet, hovedprincipperne i økonomimodellen). Indstilling af 15. juni 2001 som vedtaget d. 12. september 2001 (anlægsbevilling på 5,0 mio. kr., gentagelse af økonomimodellen). Indstilling af 30. januar 2002 som vedtaget d. 20. marts 2002 (anlægsbevilling på 65 mio. kr.) Indstilling af 29. april 2002 som vedtaget d. 8. maj 2002 (justering af vilkår for frigivelse af anlægsbevillingen). Indstilling af 15. april 2003 som vedtaget d. 25. juni 2003 (anlægsbevilling på 42 mio. kr.). Indstilling af 17. marts 2004 som vedtaget d. 14. april 2004 (anlægsbevilling på 1,2 mio. kr.). Indstilling af 18. oktober 2004 som vedtaget d. 19. januar 2005 (orientering om udlejningssituationen og om driftsøkonomien). Indstilling af 2. november 2005 som vedtaget d. 25. januar 2006 (fremtidig struktur og økonomi i Filmby Århus) Indstilling af 14. oktober 2006 som vedtaget d. 20. december 2006 (ny lokalplan til erstatning for gældende lokalplan 643 - Filmby Århus) Side 8 af 8