Fakturamanager Guide eprocurement 1. Søgning blandt fakturaer 2 2. Faktura uden e-ordre modtaget 3 3. Behandling af Ufuldstændige læs-ind fakturaer 5 4. Ny faktura (fra papir til elektronisk faktira) 11 5. Opsplitning af fakturalinier 15 6. Vedhæftning af fil til faktura 17 7. Genåbning af afviste fakturaer 19 8. Omkontering af godkendte fakturaer 20 Opdateret d. 02/03 2009 Side 1 af 20
1. Søgning blandt fakturaer 1.1 Login Indtast dine login oplysninger og tryk Logon 1.2 Søgning Alle fakturaer findes frem via søgning. Tryk på Søgning i hovedmenuen i toppen. Bemærk at fakturamanager på øverste niveau kan se faktura i underorganisationerne Her kan man søge på Fakturanummer, Leverandør, Organisation, Fakturastatus, Ordrestatus og et nærmere angivet datointerval (datoen angives på formen: 31-07-2007). Hvis du vil se alle fakturaer, trykkes Søg uden at angive nogen søgekriterier. Når en søgning er foretaget, kan man sortere søgeresultatet ved at trykke på de forskellige kolonnetitler. Bemærk at der kan være flere sider (dette vises med 1 2 3 etc. forneden på siden). Side 2 af 20
2. Faktura uden e-ordre modtaget Når en elektronisk faktura modtages uden at systemet kan matche den med en forudgående elektronisk ordre behandles den på følgende måde. 2.1 Faktura uden e-ordre Tryk Søgning i menuen, og vælg Faktura uden ordre modtaget under Fakturastatus. Tryk på knappen Søg. Nu fremkommer resultatet af søgningen. Klik på en linie (eller Vælg yderst til venstre) for at se den pågældende faktura. 2.2 Send faktura til varemodtagelse For at kunne sende fakturaen til varemodtagelse trykkes Rediger i bunden af skærmbilledet. Du kan nu gå i gang med at behandle fakturaen. Såfremt fakturaen er fejlbehæftet eller der er tale om en forkert faktura, trykkes Ugyldig faktura. Det svarer til at smide fakturaen i skraldespanden, og den får derfor status Smidt væk. Side 3 af 20
Vælg den rekvirent som skal bekræfte Varemodtagelsen, og angiv evt. konteringsoplysninger. Dernæst trykkes Send til varemodtagelse 2.3 Kvitering Når fakturaen er sendt til varemodtagelse fremkommer en kvittering. Side 4 af 20
3. Behandling af Ufuldstændige læs-ind fakturaer Alle indscannede får som udgangspunkt status Ufuldstændigt læsind format. I det følgende beskrives, hvorledes indskannede fakturaer behandles. 3.1 Læs-ind fakturaer Tryk på Søgning, og vælg Ufuldstændigt læsind format under Fakturastatus. Tryk på knappen Søg. Søgeresultaterne vises her. Tryk på en fakturalinie (eller vælg yderst til venstre) for at se en faktura. Side 5 af 20
3.2 Visning af indscannet original Her ses selve fakturaen. Det er vigtigt at kontrollere, at oplysningerne stemmer overens med de oplysninger, der er i den scannede original. Kontroller dette ved at trykke Vis scannet original Såfremt oplysningerne i den elektroniske faktura er korrekte og fyldestgørende trykkes Rediger Er der uoverensstemmelser eller mangler trykkes Konverter til manuel. Ved tryk på Konverter til manuel gives der mulighed for at tilføje og ændre oplysninger i den elektroniske faktura inden den sendes til godkendelse Såfremt fakturaen er helt forkert, og dermed ubrugelig, trykkes Ugyldig faktura Der er nu to muligheder. Såfremt den elektroniske faktura stemmer overens med den indscannede faktura (den originale faktura), kan den sendes til varemodtagelse hos en rekvirent. Såfremt fakturaen ikke stemmer overens med den indscannede faktura (den originale faktura), skal den konverteres til manuel. I det følgende vil begge scenarier blive beskrevet. Elektronisk faktura og scannet original faktura stemmer 3.3.1 Læs-ind faktura til varemodtagelse Side 6 af 20 Såfremt der ikke er grund til at foretage ændringer i den elektroniske faktura, og den dermed blot skal sendes til Varemodtagelse, trykkes Rediger
3.3.1.1 Læs-ind faktura til varemodtagelse Vælg den rekvirent som skal bekræfte Varemodtagelsen, og angiv evt. konteringsoplysninger. Dernæst trykkes Send til varemodtagelse Side 7 af 20
3.3.1.2 Læs-ind faktura til varemodtagelse - Kvittering Fakturaen er nu sendt til varemodtagelse hos den valgte rekvirent. Se bekræftelse her. Fejl i den elektroniske faktura Konverter til manuel 3.3.2 Konvertering af læs-ind til manuel faktura Såfremt der er grund til at foretage ændringer eller lave tilføjelser til den elektroniske faktura, inden den sendes til Varemodtagelse, trykkes Konverter til manuel. Side 8 af 20
3.3.2.1 Konvertering af læs-ind til manuel faktura Nu er der mulighed for at rette alle de oplysninger, som er forkerte, og tilføje de oplysninger, som mangler. Dernæst vælges den rekvirent, der skal bekræfte Varemodtagelsen, og konteringsoplysninger udfyldes. Til slut trykkes Send til varemodtagelse Side 9 af 20
3.3.2.2 Konvertering af læs-ind til manuel faktura Fakturaen er nu konverteret til en manuel faktura (dvs. der er lavet en manuel kopi) som er sendt til varemodtagelse hos den valgte rekvirent 3.3.2.3 Konvertering af læs-ind til manuel faktura Både den originale faktura og den manuelle kopi, vil kunne søges frem under Søgning. Den originale faktura er mærket med to stjerner (**) og har skiftet fakturastatus til Læsind overført til manuel Side 10 af 20
4. Ny faktura (fra papir til elektronisk faktira) Modtages en traditionel faktura på papir, kan man vælge at indtaste den, og således manuelt omdanne den til en elektronisk faktura. 4.1 Opret ny faktura For at danne fakturaskabelonen trykkes Ny faktura i menuen. Fakturalinien udfyldes med korrekt information. Når en varelinie er indtastet, gemmes den ved tryk på disketten ud for linien yderst til højre. Tilføj flere linier, hvis der er behov for det. Når alle varelinier er indtastet og gemt, afsluttes indtastningen ved tryk på Næste Side 11 af 20
4.2 Udfyld fakturahoved Følgende felter SKAL udfyldes: Betalingsdato (dd-mm-åååå), Fakturanummer, Indkøbers ordrenr., CVR/CPR nummer (8 el. 10 cifre), Fakturatotal og konteringsoplysninger. Afslut med tryk på Næste Side 12 af 20
4.3 Send faktura til varemodtagelse De indtastede oplysninger kontrolleres er der fejl eller mangler trykkes Forrige, og fejlene rettes. Er fakturaen korrekt, og klar til Varemodtagelse, trykkes Næste Side 13 af 20
Når fakturaen er oprettet med alle informationer sendes den til varemodtagelse hos Rekvirenten Side 14 af 20
5. Opsplitning af fakturalinier I det følgende beskrives, hvordan en fakturalinie kan splittes i flere linier, således at der kan påføres forskellig kontering på hver enkel linie. Det er valgfrit om man vil tillade opsplitning af fakturalinier. Hvis man ønsker at benytte funktionaliteten, skal systemadministratoren først aktivere. 5.1 Opsplitning af fakturalinie Tryk på split ikonet ud for den linie, du gerne vil opdele. 5.2 Opsplitning af fakturalinie Den originale vareline øverst Angiv hvor mange underlinier, du ønsker den oprindelige fakturalinie splittet op i og tryk på Split Side 15 af 20
5.3 Opsplitning af fakturalinie De indtastede oplysninger kontrolleres er der fejl eller mangler trykkes Fortryd. Er opsplitningen korrekt trykkes Gem 5.4 Opsplitning af fakturalinie Fakturalinien er nu opsplittet og den relevante kontering kan påføres på linierne enkeltvis ved et trykke på redigér ikonet). Her kan antallet også ændres. Bemærk, at det samlede antal på de opsplittede linier skal give det samme antal som på original-linien. Side 16 af 20
6. Vedhæftning af fil til faktura Som internt bilag, kan man vedhæfte en fil på en faktura. Filen gemmes sammen med fakturaen i eprocurement, og overføres ikke til økonomisystemet. 6.1 Søg efter filen, der skal vedhæftes på fakturaen For at vedhæfte en fil trykkes på Browse (gennemse), og vælg den pågældende fil fra dens placering. 6.2 Upload filen Når den korrekte fil er lokaliseret trykkes på Upload Side 17 af 20
6.3 Kvittering for upload Når følgende dialogboks dukker op er filen vedhæftet til fakturaen. Klik OK. Bemærk, at vedhæfter du en meget stor fil, kan det tage lidt tid, før filen er overført korrekt. 6.4 Se den vedhæftede fil Den vedhæftede fil kan ses ved at klikke på dokument ikonet. Skal filen fjernes igen klikkes i stedet på X Side 18 af 20
7. Genåbning af afviste fakturaer Det er i eprocurement muligt for rekvirenter eller godkendere at afvise en faktura, hvorefter denne skifter status til Afventer Kreditnota. Det er dog også muligt for en godkender eller en fakturamanager, at genåbne afviste fakturaer (dvs. fakturaer med status Afventer Kreditnota). Fakturaen skifter efterfølgende status til den status, fakturaen havde, før at den blev afvist. Denne handling vises naturligvis efterfølgende i historikken. 7.1 Find den pågældende faktura Fakturanummer indtastes under Søgning, og den pågældende afviste faktura vælges. 7.2 Fakturamanager eller godkender kan genåbne faktura Når man valgt fakturaen kan man enten sende den til en godkender, som kan tage stilling til om fakturaen skal åbnes. Eller man kan åbne fakturaen igen, og angive hvilken fakturamanager, som skal behandle den. Fakturaens status skifter nu til den status, den havde før afvisningen, og afventer varemodtagelse hos rekvirenten eller godkendelse ved disponenten. Side 19 af 20
8. Omkontering af godkendte fakturaer En funktion i eprocurement er at det nu er muligt omkontere en faktura der er godkendt. Når en faktura er godkendt overføres den automatisk til NavisionStat (såfremt synkronisering til økonomisystemet er opsat), hvor den sættes til betaling. Hvis der er påført en forkert finanskonto eller forkerte dimensioner på en faktura, der alligevel er blevet godkendt, kan man omkontere fakturaen direkte i PROGRATOR gatetrade efaktura ved at klikke på omkonter. 8.1 Find faktura der skal omkonteres Fakturaen findes ved at søge på fakturastatus Faktura godkendt Fakturaen der skal omkonteres vælges fra listen, ved at rykke på OmKonter og er hermed klar til at blive omkonteret. Side 20 af 20