Kære potentielle tilbudsgiver HOFOR A/S Telefon +45 33 95 33 95 Fax +45 33 95 20 20 Direkte +45 27 95 38 05 E-mail peaf@hofor.dk Dato 22. maj 2014 Levering af slamsugere af typen genbrugsvogn HOFOR, indbyder herved til at afgive tilbud på ovennævnte Levering af slamsugere af typen genbrugsvogn, jf. EU udbudsbekendtgørelse 2014/S 098-170923. HOFOR A/S ønsker at indgå aftale om levering af et stk. slamsuger af typen genbrugsvogn, herefter benævnt slamsuger 1, til levering senest januar 2015. Med aftalen følger to optioner, på levering af yderligere to slamsugere af samme type. Ved benyttelse af option 1, skal HOFOR bestille slamsuger 2 senest 1½ måned efter kontrakt indgåelse. Ved benyttelse af option 2 skal HOFOR bestille slamsuger 3 senest 31. juli 2016. Der skal ligeledes afgives fastepriser på serviceeftersyn og reservedel. Slamsugeren vil primært skulle anvendes som spulevogn, i forbindelse med spuleopgaver på HO- FORs spildevandshovedledningsnet. Kontrakten udbydes som offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter) med senere ændringer. Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer finder tilsvarende anvendelse. Udbudsmaterialet er tilgængeligt for tilbudsgivere på www.hofor.dk iht. udbudsbekendtgørelses. Udbudsmaterialet bortset fra nærværende brev vil sammen med Deres tilbud, udgøre grundlaget for udarbejdelse af en egentlig kontrakt, til den leverandør der vælges. Udbudsmaterialet er på dansk. Venlig hilsen HOFOR A/S Peter Albæk Fanth Contract Manager
Indholdsfortegnelse 1. UDBUDSMATERIALE... 3 2. FREMSENDELSE AF TILBUD... 3 3. TILBUDSFORM OG KRAV... 3 4. TILBUDDETS INDHOLD... 4 4.1 UDVÆLGELSESKRITERIER... 5 4.2 TILDELINGSKRITERIER... 6 5. PRISER OG REGULERING... 8 7. FORTROLIGHED MV.... 9 8. KOMMUNIKATION... 10 9. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNING... 10 2
1. Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter, som alle er tilgængelige på www.hofor.dk: Nærværende udbudsbrev Udkast til aftale Kravspecifikation Tilbudsliste. Tilbudsgiver er forpligtet til selv at downloade det fulde udbudsmateriale fra www.hofor.dk. For lavt eller for højt tilbud, som følge af manglende eller forkert materiale, er alene tilbudsgivers ansvar. 2. Fremsendelse af tilbud Tilbuddet bedes sendt /afleveret i to fysiske eksemplar samt et elektronisk eksemplar på en USB nøgle eller på en CD-ROM skive (tilbudslister skal leveres i Excel format), til HOFOR A/S Ørestads Boulevard 35 DK - 2300 København S Att.: Receptionen (Peter Albæk Fanth) i en lukket kuvert mærket: Tilbud på MÅ KUN ÅBNES AF INDKØB. Tilbuddet skal være HOFOR i hænde senest mandag d. 30. juni 2014. Kl. 15.00 og skal være gældende 6 måneder regnet fra tilbudsdagen. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Åbningen foretages af HOFOR s personale, der har fuldmagt til åbningen. Alle oplysninger om tilbudsgiver samt oplysninger i tilbuddet, behandles fortroligt. HOFOR forbeholder sig ret til at forkaste ethvert af de indkomne tilbud. 3. Tilbudsform og krav Tilbuddet skal være skriftligt og affattet på dansk (dog kan eventuelt brochuremateriale, generelle præsentationer og lignende være affattet på et andet skandinavisk sprog eller engelsk). Alternative tilbud vil ikke komme i betragtning, i dette udbud. Den endelige aftale vil være på dansk, undergivet dansk ret og baseret på det vedlagte udkast til aftale samt bilag hertil. 3
Tilbudsgiver skal klart angive eventuelle forbehold konkret i forhold til udbudsmaterialet og opliste disse samlet under et punkt i tilbudsgivers tilbud, der har overskriften "Forbehold". HOFOR gør udtrykkeligt opmærksom på, at alene konkret opregnede forbehold anført i det pågældende afsnit i tilbuddet med konkret henvisning til de forhold, der tages forbehold for i udkast til rammeaftale, vil blive anset som værende en del af tilbuddet. I det omfang tilbudsgiver således ikke har anført konkrete forbehold og henvisninger under dette afsnit i tilbuddet, vil HOFOR lægge til grund, at tilbudsgiver ikke har forbehold til udbudsmaterialet. Dette gælder også i forhold til vedlæggelse af generelle branchestandardforbehold, almindelige salgs- og leveringsbetingelser etc. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at HOFOR udbudsretligt vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer eller mindstekrav i udbudsmaterialet. HOFOR er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Indeholder tilbuddet forbehold over for ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, kan HOFOR med respekt for de udbudsretlige regler dog i stedet vælge at kapitalisere forbeholdet. HOFOR er imidlertid under alle omstændigheder udbudsretligt berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold, selv om det ville være muligt at kapitalisere forbeholdet. Tilbudsgiver opfordres som følge af ovenstående til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål. HOFOR anbefaler endeligt, at tilbudsgiver undlader at opregne/opliste hele tilbudsgivers almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller evt. branchestandardforbehold under det pågældende punkt forbehold. Sådanne betingelser vil kunne indeholde bestemmelser, der netop indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, hvilket i givet fald vil kunne medføre, at HOFOR er forpligtet til at afvise det pågældende tilbud. HOFOR er ikke pligtig til at tilbagelevere tilbudsmaterialet til tilbudsgiveren. Det er et krav at tilbudsgiverne iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med nærværende udbud. 4. Tilbuddets indhold Tilbud afgives ved at fremsende et tilbud indeholdende følgende: - Tilbudsliste, alle poster skal være udfyldt for at tilbuddet betragtes som konditionsmæssigt. - Alle afvigelser fra udbudsmaterialets beskrivelser og krav, herunder eventuelle konkrete forbehold, skal tydeligt anføres i tilbudsgivers tilbud. HOFOR gør særligt opmærksom på kravene til tilbudsgiveres udformning af forbehold, jf. punkt 3, og at forbehold anført på enhver anden måde end i overensstemmelse med punkt 3, ikke vil blive anset som en del af tilbuddet, og derfor heller ikke indgå i HOFORs vurdering heraf. 4
- Endvidere skal tilbudsgiver på fyldestgørende vis besvare de øvrige spørgsmål/forhold, der fremgår af dette udbudsmateriale, jf. udbudsbekendtgørelsen, udbudsbrev, kravspecifikation og tilbudsliste m.v., særligt henledes opmærksomheden på udvælgelses- og tildelingskriterierne i dette dokument samt mindstekravene i bilag b, kravspecifikation. - Tilbuddet skal være skriftligt og affattet på dansk (dog kan eventuelt brochuremateriale, generelle præsentationer og lignende være affattet på et andet skandinavisk sprog eller engelsk). Tilbudsgivernes udgifter ifm. tilbudsgivningen er HOFOR uvedkommende. 4.1 Udvælgelseskriterier Med henblik på vurdering af tilbudsgivers egnethed til at løfte kontrakten, skal tilbuddet indeholde dokumentation for opfyldelse af følgende mindstekrav: Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgivers seneste revisions påtegnede årsregnskab, evt. supplerede med årsregnskab for foregående periode. Bemærk, at regnskab skal være for den virksomhed, der afgiver tilbud. Teknisk kapacitet Referencer: Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere leveringen af minimum fem slamsuger af typen genbrugsvogn, leveret i perioden 2011 2014. Som dokumentation for at tilbudsgiver opfylder dette krav, skal tilbudsgiver fremlægge 5 referencer. Referencerne skal, som minimum, indeholde følgende oplysninger: angivelse af ordregiver, beskrivelse af leverancen, værdi i kr., leveringsdato. HOFOR forbeholder sig ret til at rette henvendelse til ordregiver, nævnt i referencerne, for verifikation af oplysninger. Kvalitetssikring: Det er et mindstekrav for at deltage i udbuddet, at tilbudsgiver har et kvalitetsledelsessystem. Hvis tilbudsgiver er certificeret efter ISO 9001 dokumenteres opfyldelsen af dette krav ved fremlæggelse af en kopi af certifikatet. Hvis tilbudsgiver anvender et ikke-certificeret system, skal dette som minimum indeholde: a) virksomhedens overordnede politik for kvalitetsledelse med oplysning om navn og stilling på den ansvarlige for virksomhedens kvalitetsledelse, b) virksomhedens dokumentstyringssystem, c) hvordan virksomheden sikrer, at systemer, procedurer og/eller arbejdsgange følges, d) hvordan virksomheden arbejder med forebygge og korrigere handlinger for at fjerne afvigelser fra systemer, procedurer og/eller arbejdsgange, e) hvordan virksomheden evaluerer sit kvalitetsledelsessystem, f) virksomhedens program for instruktion af medarbejdere i kvalitetsledelse samt tiltag til sikring af at medarbejderne kan udføre opgaven, g) hvordan styringen af underleverandører foregår. Arbejdsmiljø: Det er et mindstekrav for at deltage i udbuddet, at tilbudsgiver har et arbejdsmiljøledelsessystem. Hvis tilbudsgiver er certificeret efter OHSAS 18001 dokumenteres opfyldelsen af dette krav ved 5
fremlæggelse af en kopi af certifikatet. Hvis tilbudsgiver anvender et ikke-certificeret system, skal dette som minimum indeholde: a) virksomhedens overordnede politik for arbejdsmiljøledelse med oplysning om navn og stilling på den ansvarlige for virksomhedens arbejdsmiljøledelse, b) hvordan virksomheden sikrer, at systemer, procedurer og/eller arbejdsgange til opfølgning på uønskede hændelser, følges, c) hvordan virksomheden evaluerer sit arbejdsmiljøledelsessystem, d) virksomhedens arbejde med forbedring af arbejdsmiljøet, e) hvordan virksomheden har lært af sager, hvor der er udstedt påbud og/eller pålagt bøder for overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen. De økonomiske aktørers personlige forhold Det er et krav for at deltage i udbuddet, at tilbudsgiver kan dokumenterer, at tilbudsgiver ikke: 1. Er under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkurs, ikke er i betalingsstandsning, ikke har indstillet sin virksomhed eller befinder sig i en anden lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning 2. ikke er begæret under konkursbehandling, behandling med henblik på likvidation, tvangsakkord uden for konkurs, betalingsstandsning eller enhver anden lignende behandling, der er fastsat i national lovgivning 3. ikke ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed 4. har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land 5. har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land Fremsendelse af en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller en erklæring på tro og love omhandlende de 5 ovenstående punkter vil blive anset som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af ovenstående situationer. Serviceattesten eller erklæringen på tro og love må højst være 6 måneder gammel på tidspunktet for ansøgningsfristen. Bemærk at det kan tage op til 14 dage at få udstedt en serviceattest. Besvarelserne skal være konkrete og entydige for den enkelte virksomhed (juridisk enhed), der indgiver tilbud. Det vil sige, at ved sammenslutninger af leverandører (konsortier, joint ventures og lign.) skal oplysningerne gives for den juridiske enhed der tegner selskabet udadtil respektive for hver enkelt tjenesteyder/leverandør hvis disse agerer som selvstændig juridisk enhed. Det er vigtigt, at det tydeligt fremgår af tilbuddet, hvilken virksomhed (juridisk enhed) der afgiver tilbud. Dette fordi HOFOR efterfølgende kun må indgå kontrakt med en juridisk enhed (virksomhed). 4.2 Tildelingskriterier Ved tildeling af aftale udvælges det økonomisk mest fordelagtige tilbud, baseret på følgende kriterier (vægtningsfaktor er anført i procent): Pris 40% Kvalitet 50% 6
Miljø 10% Pris Tilbudssummen, svarer til den totale sum som fremkommer fra tilbudslisten ved at multiplicere enhedspris eller timepris med de tilhørende estimerede mængder og summere den totale sum. Tilbudsgiver skal i sit tilbud beskrive, mængde angive og prissætte serviceeftersynene inkl. reservedele iht. servicehæfte, der skal gennemføres på bilen i garantiperioden. Det forudsættes at bilen overholder de i servicehæftet foreskrevne eftersyn og udskiftninger af sliddele. Garantiperioden sættes til 12 måneder fra levering af slamsugeren til HOFOR. Prisen for eftersynene vil indgå i tilbudssummen. Tilbudsgiver skal ligeledes i sit tilbud beskrive, mængde angive og prissætte serviceeftersynene inkl. reservedele iht. servicehæfte, der skal gennemføres på anlægget i garantiperioden. Det forudsættes at anlægget overholder de i af leverandøren foreskrevne eftersyn og udskiftninger af sliddele. Garantiperioden sættes til 24 måneder fra levering af slamsugeren til HOFOR og der skal der regnes med at anlægget har 1000 driftstimer/årligt. Prisen for eftersynene vil indgå i tilbudssummen. Tilbudsgiver skal for de 10 hyppigst anvendte reservedele ved dagligt vedligehold beskrive, oplyse leveringstid, mængde angive og prissættes disse. Som forudsætning for mængde angivelsen, skal der regnes med at anlægget har 1000 driftstimer/årligt i 10 år. Reservedelspriserne vil indgå i den samlede tilbudssum evaluering. Kvalitet Ved evalueringen af den tilbudte kvalitet lægges der, i prioriteret rækkefølge, særligt vægt på opbygningen af genbrugssystemet, frostsikring af pumper og fjernbetjeningsrækkevidde. Genbrugssystem: Tilbudsgiver skal beskrive hvordan den tilbudte slamsugers genbrugssystem er opbygget. Ved evalueringen lægges der særligt vægt på, at genbrugssystemet er opbygget på en sådan måde: - at det daglige vedligehold, udført af operatøren, er reduceres til et minimum - at genbrugssystemet er udført med færrest muligt antal filtre, jo færre des bedre - at filtre er lette at udskifte for operatøren - at smøring af anlæg kan udføres af operatør - at driftssikkerheden af genbrugssystemet er høj - at systemet egner sig til at blive driftet hårdt og med store partikler i spildevandet. Tanken: Tilbudsgiver skal beskrive hvordan slamsugertanken er udført med hensyn til materialevalg og eventuel overfladebehandling. Ved evalueringen vægtes det positivt hvis tanken er udført i rustfrit stål, herudover lægges der vægt på følgende: 7
- at materialevalg og eventuel overfladebehandling er valgt, så tanken kan stå fyldt med slam og vand fra dag til dag og over weekender uden der det føre til tæring og korrosion af tanken. Tårn: Tilbudsgiver skal beskrive hvordan tårnet er opbygget. Ved evalueringen vægtes det positivt hvis tårnet er opbygget på en sådan måde: - at tårnet kan drejes 360 grader - at spuleslange kan føres med teleskoparmen rundt. Frostsikring af pumper: Tilbudsgiver skal beskrive hvordan frostsikringen af pumperne på anlægget er opbygget. Ved evalueringen lægges der særligt vægt på, at systemet er opbygget på en sådan måde: - at slamsugeren vil kunne anvendes under danske vejrforhold - at der er et minimum af daglige vedligehold - at driftssikkerheden og holdbarheden af frostsikringsanlægget er høj. Fjernbetjeningsrækkevidde: Tilbudsgiver skal beskrive hvor lag rækkevidde fjernbetjeningen har og under hvilken omstændigheder. Ved evalueringen lægges der særligt vægt på: - at fjernbetjeningens rækkevidde kan dokumenteres - og i hvor højgrad den vil kunne anvendes gennem en bygning (slamsuger står på den ene side af bygning, operatør står med fjernbetjening på den anden side af bygning). Miljø Ved evalueringen af kriteriet miljø lægges der særligt vægt på slamsugerens støjniveau. Støjniveau: Tilbudsgiver skal beskrive hvordan og hvilke tiltag der er foretaget for at reducere støjniveauet fra slamsugeren, herunder både anlæg og lastbil. Ved evalueringen lægges der særligt vægt på tilbudsgivers foranstaltninger for at reduceres støjniveauet herunder: - At det samlede støjniveau når anlægget er i drift er reduceret til et niveau under 80 db - At støjniveauet ikke er større end eller lig med 85 db indenfor en afstand af halv meter fra slamsugeren. 5. Priser og Regulering Aftalepriserne skal angives som enhedspriser i danske kroner, eksklusiv moms, og alle kendte afgifter er indeholdt. 8
Alle priser er gældende fra underskrift og frem til 31. juli 2015, hvorefter de skriftligt kan reguleres med udgangspunkt i Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Udbuddet indeholder to optioner på levering af yderligere to slamsugere, benævnt slamsuger 2 og 3, med samme specifikationer som den leverede, slamsuger 1. Ønsker HOFOR at benytte optionerne vil option 1, levering af slamsuger 2, senest skulle ordres 1½ måned efter kontrakt indgåelse, ved benyttelse af option 2, levering af slamsuger 3, vil denne senest skulle ordres 31. juli 2016. Vælger HOFOR at udnytte option 1, vil leveringstidspunktet for slamsuger 1, kunne rykkes til leveringstidspunktet for slamsuger 2, såfremt dette, for HOFOR, vil have positiv indflydelse på prisen. Er dette tilfældet, skal dette klart fremgå af tilbudsgivers tilbud under punktet forbehold, at prisen er afhængig samlet leverance af slamsuger 1 og 2. Er der prismæssigt ingen fordel for HOFOR ved samtidig leverance, skal slamsugerne leveres senest 26 uger efter HOFOR har afgivet ordre på hhv. slamsuger 1 og 2. 6. Aftalens løbetid og betingelser HOFOR indgår aftale med en tilbudsgiver, om levering af en slamsuger af typen genbrugsvogn. Med aftalen følger en option på levering af yderligere en slamsuger af samme type. Tilbudsgiver er fra leveringstidspunktet forpligtige til at kunne levere nødvendige reservedele til slamsugeren i 10 år og udføre de beskrevne eftersyn i garantiperioden for hhv. chassis og anlæg, til de i tilbuddet fastsatte priser. Aftalen træder i kraft ved underskrift og er gældende til den bliver opsagt, tidligst med virkning fra 31. juli 2018, i det følgende kaldet aftaleperioden. Opsiges aftalen ikke, forlænges aftaleperioden med yderligere 2 år af gangen. Aftalen kan opsiges med et skriftligt varsel på 6 måneder til ophør ved udgangen af en aftaleperiode. Såfremt aftalen opsiges, kan en hver af parterne senest 3 måneder før ophør forlange forhandlinger om indgåelse af nye reservedelspriser. HOFOR er ikke forpligtiget til at anvende en aftalepartner som eneleverandør, men kan frit vælge mellem de af HOFOR valgte samarbejdspartnere. Aftalen forpligter ikke HOFOR til at aftage mere end en slamsuger i aftale perioden. HOFOR vil benytte aftalen til at dække sit normale behov inden for de tilbudte produktgrupper. Aftalen kan benyttes på samme vilkår og betingelser af alle afdelinger under HOFOR samt associerede selskaber. 7. Fortrolighed mv. Parterne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende med hensyn til enhver oplysning om hinandens eller om andres forhold, som måtte komme til deres kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. Denne tavshedspligt består også efter udbudsforretningens ophør. 9
Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes dog på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud i HOFOR s udbud vil kunne være omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver angive dette udtrykkeligt i sit tilbud. I den forbindelse ser HOFOR gerne, at tilbudsgiver tydeligt indikerer, hvilke oplysninger eller elementer, der så vidt muligt ønskes undtaget fra aktindsigt. HOFOR vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 8. Kommunikation Tilbudsgiveren skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål. Spørgsmål sendes til undertegnede som wordfil eller som e-mail. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af selve udbudsmaterialet, herunder kontraktgrundlaget, vil alle tilbudsgivere blive orienteret herom samtidig med besvarelsen af de stillede spørgsmål. Herefter vil vilkårene være endeligt fastlagt. 9. Tidsplan for udbudsforretning Mandag d. 16. juni 2014 kl. 10.00: Sidste frist for spørgsmål. Fredag d. 20. juni 2014: Udsendelse af samlet skriv med spørgsmål og svar. Mandag d. 30. juni 2014 kl. 15.00: Frist for aflevering af tilbud. Onsdag d. 23. juli 2014: Forventet indgåelse af kontrakt. Der tages forbehold for, at tidspunkterne kan blive ændret. 10