Gevinster med it Strategisk digitaliseringsprojekt Svendborg Kommune Projektgrundlag Marts 2010
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 1. Indledning... 3 2. Projektindhold og struktur... 4 2.1 Projekt 1 Drift og support... 4 2.2 Projekt 2 Skole-it... 4 2.3 Projekt 3 edag3... 5 2.4 Projekt 4 Kontaktcenterløsning... 5 2.5 Projekt 5 It-styring... 6 3. Projektforløb... 7 3.1 Programopstart... 7 3.2 Opstart af projekter... 8 3.3 Gennemførelse af projekter... 9 3.4 Tværgående program- og projektstyring... 10 3.5 Programafslutning... 11 4. Projektorganisation... 12 5. Priser og betaling... 14 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 2 af 14
1. Indledning Dette projektgrundlag er udarbejdet på grundlag af direktionens strateginotat vedr. digitalisering fra august 2009. Efterfølgende er der afholdt en række møder mellem Svendborg Kommune og KMD. Gevinster med it er en udmøntning af direktionens strategiske overvejelser i et konkret strategisk it- og digitaliseringsprogram, som består af 5 koordinerede projekter. Den overordnede fælles målsætning er at skabe forbedringer og effektiviseringer af Svendborg Kommunes opgavevaretagelse ved hjælp af it. De konkrete målsætninger med programmet er: Opnåelse af stabil it-drift og god support på tværs af hele organisationen. Udvikling af it-anvendelsen på skoleområdet - fra strategi til realisering af gevinster. At Svendborg Kommune lever op til kravene ifm. edag3 pr. 1/11-10 og i forlængelse heraf realiserer nærmere definerede gevinster. Implementering af kontaktcenterløsning i Borgerservice - og successivt mere tværgående i Svendborg Kommune. Der er særligt fokus på realisering af tilhørende gevinster. I tilknytning hertil er der følgende generelle målsætninger: Etablering af ledelsesmæssige retningslinier og værktøjer i forhold til at styre den løbende drift og udvikling af it- og digitaliseringsområdet i Svendborg Kommune. Dette område benævnes herefter it-styring 1. Etablering af en erfaringsbase og en kultur vedr. det at arbejde strategisk og målrettet med digitalisering. Gevinster med it skal således skabe en væsentlig udvikling på it- og digitaliseringsområdet i Svendborg Kommune både anvendelsesmæssigt, ledelsesmæssigt og organisatorisk. Projektet er forankret hos kommunaldirektøren, som også aktivt er involveret i projektet på styregruppeniveau. ¹ Betegnelsen it-styring anvendes i stedet for IT Governance, som er den internationale betegnelse for en samlet styring af it- og digitaliseringsområdet på tværs af hele organisationen. 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 3 af 14
2. Projektindhold og struktur Der etableres et strategisk it- og digitaliseringsprogram, Gevinster med it. Programmet består af 5 projekter med følgende overordnede indhold og målsætninger: 2.1 Delprojekt 1 Drift og support Stabil it-drift og god support er basale målsætninger, som skal realiseres snarest muligt. Dette betyder bl.a.: Stabil it-drift - dvs. kun få driftsforstyrrelser, planlagte såvel som ikke planlagte. God performance - herunder opstartstider og svartider. God support dvs. at it-brugerne oplever hurtig og effektiv assistance samt god og dækkende information om it-relaterede forhold. God kommunikation og forventningsafstemning mellem it og den øvrige organisation. Opnåelse af ovenstående vil give effektiviseringsgevinster i den daglige opgavevaretagelse hos den enkelte medarbejder i Svendborg Kommune, hvilket successivt også vil kunne forbedre serviceniveauet over for borgere og virksomheder. Desuden er stabil it-drift og god support basale forudsætninger for den mere strategiske udvikling af it-anvendelsen i Svendborg Kommune. 2.2 Delprojekt 2 Skole-it Svendborg Kommune har i 2010 en større økonomisk pulje reserveret til it i folkeskolen. Samtidig er det et særligt prioriteret udviklingsområde i Svendborg Kommune såvel som på nationalt niveau. I relation til skole-it er der bl.a. følgende overordnede målsætninger: Forbedring af læreres og elevers driftsoplevelse, således at it-udstyr og systemer opleves som stabile og driftssikre med tilfredsstillende hastigheder for opstart hhv. svartider. Mere og bedre inddragelse af it i undervisning og didaktik. Kommunikation og forventningsafstemning i relation til de it-mæssige og tekniske vilkår og muligheder. Herved kan Svendborg Kommune tilbyde en moderne undervisning, hvor velfungerende it naturligt indgår i og understøtter undervisningen. Samtidig tilgodeses forventninger fra elever, lærere og forældre samt forventninger og krav fra Undervisningsministeriet. Arbejdet med ovenstående indbefatter etablering af en strategi, en handlingsplan samt realisering af denne handlingsplan og dermed opnåelse af de ønskede gevinster. 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 4 af 14
2.3 Delprojekt 3 edag3 Svendborg Kommune ønsker, i lighed med de øvrige kommuner i Danmark, at leve op til kravene vedr. edag3 pr. 1/11-10. edag3 har overskriften Nem adgang til det offentlige på nettet og indeholder følgende målsætninger: Alle borgerrettede selvbetjeningsløsninger med national udbredelse, hvor der er behov for sikker identifikation, skal alene anvende NemLog-in med Digital Signatur. Alle borgerrettede selvbetjeningsløsninger med national udbredelse skal integreres visuelt i borgerportalen. Alle myndigheder kan kontaktes og svare via dokumentboksen, og alle myndigheder skal afsende alle relevante masseforsendelser via dokumentboksen til tilsluttede borgere og virksomheder. Ved at leve op til målsætningerne i edag3 vil Svendborg Kommune kunne realisere et højere serviceniveau, ligesom der vil kunne hentes omkostningsbesparelser og effektiviseringsgevinster. 2.4 Delprojekt 4 Kontaktcenterløsning Svendborg Kommune har deltaget i et udviklingssamarbejde vedr. en kontaktcenterløsning (Talisma) til Borgerservice. Løsningen vil være klar til implementering i løbet af 1. halvår 2010. Der er bl.a. følgende overordnede målsætninger for implementeringen af kontaktcenterløsningen: Afslutning af udviklingssamarbejde om kontaktcenterløsningen Talisma. Implementering af kontaktcenterløsning i Borgerservice. Successivt bredere implementering i Svendborg Kommune. Ved anvendelse af kontaktcenterløsningen skal der opnås forbedret kapacitetsudnyttelse og højere kvalitet i borgerservice. Samtidig er det målet, at løsningen skal resultere i større organisatorisk omstillingsevne, forbedret arbejdsmiljø og højere medarbejdertilfredshed. 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 5 af 14
2.5 Delprojekt 5 It-styring Svendborg Kommune ønsker at udbygge og styrke de styringsmæssige strukturer og processer på it- og digitaliseringsområdet. Dette skal sikre en effektiv udnyttelse af it-ressourcer og it-investeringer på tværs af hele organisationen. Der bl.a. følgende målsætninger vedr. it-styring i Svendborg Kommune: Etablering af en klar organisering, herunder roller og ansvar, og en effektiv beslutningsstruktur i relation til it og digitalisering. Anvendelse af business cases som prioriterings- og styringsgrundlag. Indkøring af en effektive projekt- og porteføljestyringsmodel. Etablering af en praktisk model for strategisk udvikling af digitaliseringen i Svendborg Kommune (bl.a. med afsæt i erfaringerne fra de øvrige projekter). Udvikling af en kommunikationsstrategi og plan, som dels sikrer generel forståelse for potentialet i digitalisering blandt ledere og medarbejdere, dels sætter Svendborg Kommune i stand til at bruge kommunikation som et strategisk værktøj i relation til digitaliseringsindsatsen. Det bemærkes, at dette projekt, herunder ovenstående målsætninger, skal ses som understøttende i forhold til de øvrige fire projekter samt den fremtidige udvikling på it- og digitaliseringsområdet generelt. 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 6 af 14
3. Projektforløb Nedenstående figur illustrerer overordnet det samlede projektforløb. Ovenstående tidsangivelser er vejledende. Nedenfor beskrives de enkelte hovedaktiviteter. 3.1 Programopstart Som det første afholdes et informationsmøde (halvdagsmøde) for samtlige primære interessenter, herunder programmets styregruppe og sekretariatschefgruppen. Målsætningen med informationsmødet, er: Sikre forståelse, motivation og opbakning i relation til det samlede projekt, herunder struktur og indhold i projektet Efterfølgende afholdes et opstartsmøde (halvdagsmøde) for det samlede program for styregruppen. Målsætningen med mødet er: Fastlæggelse af overordnet formål og rammer for de enkelte projekter. Fastlæggelse af overordnet forløb, projektstyring-/koordinering samt projektorganisation for de enkelte projekter. Efter mødet udarbejdes og godkendes en programbeskrivelse i overensstemmelse med Svendborg Kommunes projekthåndbog. Svendborg Kommunes indsats Deltagelse i informationsmøde og opstartsmøde. Godkendelse af programbeskrivelse. Information af interessenter og organisation. 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 7 af 14
KMD s indsats Planlægning og gennemførelse af informationsmøde og opstartsmøde. Udarbejdelse af programbeskrivelse. Resultat Beskrivelse af det samlede program er fastlagt og godkendt. Alle relevante interessenter er informeret. 3.2 Opstart af projekter Projektopstarten for det enkelte projekt afholdes som et hel- eller halvdagsmøde for den målgruppe, som blev fastlagt i forbindelse med projektopstarten for det samlede projekt. Programleder, projektleder samt projektansvarlig fra KMD er blandt deltagerne. Målsætningen med mødet er: Sikre forståelse, motivation og opbakning i relation til projektet og det samlede program Gevinster med it. Sikre ledelsesmæssig forankring og prioritering af projektet. Identifikation af projektets resultatmål hhv. succeskriterier (gevinster). Disse resultatmål og succeskriterier skal være målbare (eller minimum vurderbare ) og styrende for projektet. Der er i denne forbindelse særligt fokus på quick wins dvs. hurtige synlige resultater. Fastlæggelse af rammer og omfang for projektet. Planlægning af projektforløbet, allokering af projektressourcer samt præcisering af projektorganiseringen. Fastlæggelse af retningslinier for en effektiv og understøttende kommunikation i relation til projektet. Afklaring af øvrige forhold jf. Svendborg Kommunes projekthåndbog, herunder projektbeskrivelse. Efter mødet udarbejdes en projektbeskrivelse i henhold Svendborg Kommunes projekthåndbog. Denne skal efterfølgende godkendes af projektgruppen for projektet samt styregruppen for Gevinster med it. Svendborg Kommunes indsats Deltagelse i projektopstartsmøder. Godkendelse af projektbeskrivelser for projekterne. Information af interessenter og organisation. KMD s indsats Planlægning og gennemførelse af projektopstartsmøderne. Udarbejdelse af projektbeskrivelser. 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 8 af 14
Resultat Projektbeskrivelse for de enkelte projekter er fastlagt og godkendt. Alle relevante interessenter er informeret. 3.3 Gennemførelse af projekter De enkelte projekter gennemføres i henhold til de godkendte projektbeskrivelser jf. afsnit 3.2. De enkelte projekter er kendetegnet ved at resultatmål og succeskriterier er i fokus og at disse vil være styrende for projektgennemførelsen. Dette betyder at det specifikke projektindhold og forløb vil være fleksibelt og dynamisk i forhold til opnåelsen af disse resultatmål og succeskriterier. Mhp. at understøtte opnåelse af projekternes resultatmål og succeskriterier er der opmærksomhed på både den formelle del af organisationen det som kan ses, som fx it-systemer, teknologi, retningslinier, processer og planer, såvel som den uformelle del af organisationen det som ikke kan ses, som fx motivation, styrker, engagement, sprog og kultur. Projekt 1-4 Da disse projekter ikke er endelig defineret og beskrevet på nuværende tidspunkt, kan assistancen fra KMD pt. ikke defineres. KMD s assistance kan være generel projektstøtte i form af projektgruppedeltagelse, facilitering, sparring, review, dokumentation, evaluering, sikring af fremdrift mv. Assistancen kan også være relevant faglig ekspertise vedr. it-løsninger, teknologi, ITIL, skole-it, edag3, borgerservice mv. Projekt 5 It-styring Projekt 5 gennemføres indenfor de overordnede rammer, som fremgår af afsnit 2.5. Svendborg Kommunes indsats Deltagelse diverse møder og workshops. Godkendelse af dokumenter og modeller. Kommunikation og uddannelse vedr. it-styring. KMD s indsats Planlægning og gennemførelse diverse møder og workshop. Udarbejdelse af dokumentation og modeller i relation til it-styring. 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 9 af 14
Resultat Dækkende og konsistent dokumentation, for den it-styring, som Svendborg Kommune ønsker. Alle relevante interessenter er informeret og uddannet. Svendborg Kommunes model for it-styring er implementeret og velfungerende. 3.4 Tværgående program- og projektstyring Der sker en løbende koordinering, prioritering og styring på tværs af projekterne. Dette varetages af den overordnede styregruppe for Gevinster med it. Styregruppen følger løbende op på fremdrift samt styrer og prioriterer løbende programmet og de indgående projekter iht. de strategiske målsætninger og de specifikke mål for projekterne. Styringen indbefatter også disponering af KMDtimepuljen og interne ressourcer. Styregruppen har desuden ansvar for løbende kommunikation om Gevinster med it til den øvrige organisation. Fokus er på de gode historier. De præcise rammer for den tværgående projektstyring fastlægges i forbindelse med projektopstart jf. afsnit 3.1. Styregruppen mødes fast minimum hver 4. uge (møde på 2 timer). Svendborg Kommunes indsats Planlægning og gennemførelse af styregruppemøder. Gennemførelse af tiltag besluttet på styregruppemøderne. Udarbejdelse og godkendelse af referater. Kommunikation til relevante interessenter. KMD s indsats Forberedelse af og deltagelse i styregruppemøder. Supplerende opgaver, som måtte blive fastlagt løbende. Resultat Det samlede program og de enkelte projekter bliver løbende monitoreret, styret og koordineret i henhold til de respektive resultatmål og succeskriterier. Alle relevante interessenter informeres løbende. 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 10 af 14
3.5 Programafslutning Det samlede program afsluttes i løbet af marts 2011 via bl.a. følgende aktiviteter: Evaluering af projektforløb. Evaluering vedr. opnåelse af strategiske mål, herunder specifikke resultatmål og succeskriterier for de enkelte projekter. Det videre forløb. Målopfyldelsen evalueres igen i andet halvår 2011. Svendborg Kommunes indsats Planlægning og gennemførelse af projektevaluering. Udarbejdelse og godkendelse af referater. Kommunikation til relevante interessenter. KMD s indsats Deltagelse i projektevaluering. Resultat Projektperformance er foreløbigt evalueret og dokumenteret. Det videre forløb er fastlagt. Alle relevante interessenter er informeret. 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 11 af 14
4. Projektorganisation Projektets organisering er illustreret i nedenstående figur. Styregruppens ansvar og arbejde fremgår af afsnit 3.4. Projektgrupperne er ansvarlige for gennemførelse af de respektive projekter i henhold til projektbeskrivelserne. Desuden kan der nedsættes arbejdsgrupper under projekterne. Der anvendes følgende roller i forbindelse med programmets organisering: Programejer o Øverst ansvarlig for programmet o Formand for styregruppen o Godkender alle ændringer vedr. programmet o Ambassadør for programmer o Sparringspartner for programleder Programleder o Ansvarlig for programmets samlede leverancer o Leder og styrer det samlede program iht. Programbeskrivelsen o Leder og sparringspartner for projektlederne o Løbende kontakt med programejeren og rapportering til styregruppen o Håndtering af interessenter samt synliggørelse og promovering af programmet Projektleder o Ansvarlig for projektets leverancer o Leder og styrer projektet iht. projektbeskrivelsen for projektet o Leder og sparringspartner for projektgruppen o Løbende kontakt med den overordnede programleder og rapportering til denne o Håndtering af interessenter samt synliggørelse og promovering af projektet Det bemærkes, at programleder såvel som projektledere kan delegere visse opgaver til øvrige medlemmer af styre- hhv. projektgruppe. 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 12 af 14
Styregruppe Erik Meldgaard (programejer) Torben Jørgensen (programleder) Niels Tovgaard Søren Bach-Hansen Kommunikationschef Kim Barren John Harding (kundechef, KMD) Sune Dybdal (projektansvarlig fra KMD) Niels Tovgaard varetager, med støtte fra Sune Dybdal, sekretariatsfunktion for projektleder og styregruppen. Projektgruppe for projekt 1 - Drift og support Søren Bach-Hansen (projektleder) Erik Bartholdy (konsulent fra KMD) Bred deltagelse som sikrer involvering og forankring hos alle vigtige interessenter Projektgruppe for projekt 2 - Skole-it Steen Tryde (projektleder) Helle Hansen Søren Bach-Hansen Evt. Sune Dybdal (konsulent fra KMD) Bred deltagelse som sikrer involvering og forankring hos alle vigtige interessenter Projektgruppe for projekt 3 - edag3 Niels Tovgaard (projektleder) Bjarne Pedersen Søs Grützmeier Sune Dybdal (konsulent fra KMD) Bred deltagelse som sikrer involvering og forankring hos alle vigtige interessenter Projektgruppe for projekt 4 - Kontaktcenter Bjørn Pedersen (projektleder) Sune Dybdal/NN (konsulent fra KMD) Bred deltagelse som sikrer involvering og forankring hos alle vigtige interessenter Projektgruppe for projekt 5 - It-styring Torben Jørgensen (projektleder) Niels Tovgaard Søren Bach-Hansen Sekretariatschefgruppen samt afd.chef for økonomi (6 personer i alt) Kommunikationschef Kim Barren Sune Dybdal (konsulent fra KMD) 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 13 af 14
5. Priser og betaling KMD s assistance jf. dette projektgrundlag afholdes via puljetimer fra partnerskabsaftalen mellem Svendborg Kommune og KMD. Der allokeres som udgangspunkt 500 timer inden for projektets rammer. Timerne faktureres månedsvis på basis af en aktivitetsopdelt timeopgørelse fra KMD. Hertil kommer omkostninger til transport og ophold. Eventuelle omkostninger til ekstern assistance dækkes af Svendborg Kommune. 23. marts 2010 Gevinster med it Svendborg Kommune Side 14 af 14