Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 25. april 2007 Århus Kommune IT- og Organisationsafdelingen Borgmesterens Afdeling Anlægsbevilling til forbedring af Århus Kommunes telefonsystem og IT-netværk. 1. Resume Det indstilles, at der gives en anlægsbevilling på 15 mio. kr. til forbedring af Århus Kommunes telefonsystem samt til forbedringer af Kommunens netværk, sådan at dette i nødvendigt omfang kan anvendes til telefoni. Med den foreslåede løsning kommer alle ca. 10.000 fastnet telefonibrugere i Århus Kommune til at indgå i den fælles telefoniløsning. Alle telefonibrugere i Århus Kommune vil således få stillet samme funktionalitet til rådighed uanset fysisk placering, og vil indgå i en samlet lokalnummerplan. Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer M0/2006/03521 Sagsbehandler Gert Heidemann Telefon 8940 2999 Direkte telefon 8940 2806 Telefax 8940 2995 E-post ito@aarhus.dk E-post direkte gh@ito.aarhus.dk www.aarhuskommune.dk Endvidere vil den foreslåede løsning give en høj grad af fleksibilitet i forbindelse med organisatoriske ændringer, fysiske flytninger og implementering af nye services for eksempel videokonference og Call Center. Telefonien vil med den foreslåede løsning kunne integreres med den øvrige IT og kommunikation i Århus Kommune. I sammenhæng med moderniseringen af telefonløsningen gennemføres en række ændringer i Kommunens netværk, som dels giver det nødvendige grundlag for at anvende nettet til telefoni, dels giver mulighed for en mere effektiv og økonomisk drift af netværket. Endelig reduceres driftsudgifterne til telefoni, idet udgifter til telefonanlæggenes vedligeholdelse samt til offentlige telefonlinjer og dermed regningen til teleleverandøren reduceres. Herved bidrager investeringen til realisering af den reduktion af den fælles IT-konto på 4 mio. kr. årligt, som er gennemført i budget 2007. Anlægsbevillingen finansie-
res af opsparingen under den fælles IT-konto i Borgmesterens Afdeling. 2. Tidligere beslutninger Den 23. januar 1991 tiltrådte byrådet en indstilling om anlægsbevilling på 11,0 mio. kr. til udskiftning af Rådhusets telefonanlæg. Der var tidligere bevilget 1,0 mio. kr. til projektering af et nyt telefonanlæg til Rådhuset. I forbindelse med magistratsreformen i 1998 blev der givet en tillægsbevilling på 4 mio. kr. til udvidelse af telefonsystemet. Byrådet tiltrådte den 5. marts 1997, den 22. september 1999 og den 4. juni 2003 indstillinger om placering af ansvar og budget for Århus Kommunes telefoni, således at ansvar og budgetter vedrørende alle Århus Kommunes telefoncentraler, linjer og samtaler pr. 1. januar 2004 er samlet i IT- og Organisationsafdelingen i Borgmesterens Afdeling. Indstillingerne omfattede ikke mobiltelefoni. 3. Beskrivelse af indstilling 3.1 Baggrund. Århus Kommunes nuværende fastnet telefonsystem blev etableret i 1991, og er siden løbende blevet udbygget, således at omkring halvdelen af Århus Kommunes ca. 10.000 fastnet telefonibrugere er koblet på dette system med en række fælles fordele, blandt andet omstilling, telefonsvarer, gennemvalg, gruppesvar, viderestilling og medflytning. De øvrige ca. 5.000 telefonibrugere på fastnet (skoler, lokalcentre, daginstitutioner og tekniske anlæg) har separate løsninger og indgår ikke i den fælles funktionalitet. Desuden har Århus Kommune ca. 5.000 mobiltelefoner. Som følge af den teknologiske og markedsmæssige udvikling på telefoniområdet har Århus Kommune gennem de seneste år påbegyndt en overgang til IP-telefoni suppleret med mobiltelefoni på en række skoler og i enkelte administrationsbygninger samt lokalcentre. Der investeres ikke længere i traditionel telefoni ved nyetableringer og udskiftning af defekte telefoniinstallationer, men i stedet etableres IPtelefoni. En løbende udskiftning af telefonsystemet er således i gang. Pr. 1. februar 2007 var der ca. 1.000 IP-telefonibrugere i Århus Kommune. Side 2 af 7
Imidlertid er en struktureret og styret modernisering af telefonløsningen over en kort årrække nødvendig for at optimere gevinsterne ved indførelse af IP-telefoni. Vigtige forudsætninger er blandt andre: at IP-telefoni teknologien nu er så udviklet, at kvalitet og driftstabilitet er på højde med, og i nogle tilfælde overgår, traditionel telefoni at priserne på IP-telefoniudstyr er faldet til et niveau, der svarer til eller er lavere end priserne på traditionelt telefoniudstyr at det ny Århusnet, der blev etableret i 2005, gør det muligt at udnytte IP-telefoniens fordele, idet interne opkald mellem kommunens medarbejdere kan foretages i Århusnettet, således at det separate telefonnet kan nedlægges IP-telefoni har blandt andet følgende fordele: organisatorisk fleksibilitet driftsmæssige fordele økonomiske fordele Borgmesterens Afdeling har foretaget en vurdering af, hvilken IPtelefoniløsning det vil være mest hensigtsmæssig for Århus Kommune at skifte til. På baggrund af en vurdering af funktionalitet, økonomi og interne omkostninger samt på baggrund af rådgivning fra et anerkendt rådgivningsfirma, er det besluttet at vælge en IP-telefoniløsning fra samme producent, som har leveret den nuværende telefoniløsning. Dette giver en række fordele. Blandt andet er al den funktionalitet, der er til rådighed i det nuværende system, også tilgængelig i det nye, en del centralt udstyr og programmer kan genanvendes, hvilket reducerer anlægsudgifterne. Betjeningen af telefonapparater mv. er desuden som den kendes fra det nuværende telefonsystem, hvilket letter indførelsen af det ny system i brugerorganisationen. Side 3 af 7
3.2 Aftale om overgang til IP-telefoni. Århus Kommunes nuværende telefonileverandør har lavet et forslag til en samlet overgang til IP-telefoni, baseret på at etablere op til 10.000 IP-telefoner. Borgmesterens Afdeling har, betinget af bevillingsmæssig dækning, indgået en aftale om levering og drift i fire år af en samlet løsning. Aftalen følger Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) aftale. Selve etableringen af det nye system forløber over en to-årig periode. 3.3 Konsekvenser af aftalen. Overgangen til IP-telefoni medfører en samlet teknisk løsning. Det betyder at service og vedligehold kun skal udføres ét sted, samt at ny funktionalitet vil kunne stilles til rådighed for samtlige brugere samtidigt. Overordnet set er der tale om en overgang fra ca. 1.000 telefoncentraler, som alle skal vedligeholdes, og ca. 3.000 bylinjer til 1 telefonserver og færre end 400 bylinjer. Der opereres i aftalen med fem spor: 1. Skolerne. 2. Lokalcentrene 3. Øvrige administrative institutioner mv. 4. Eksisterende telefonsystem (8940- og 8713-numrene). 5. Daginstitutioner samt øvrige mindre institutioner med behov for mobilitet. For hver enkelt spor etableres et særskilt projekt med fokus på de særlige behov der måtte være. For eksempel imødekommes daginstitutionernes behov for mobilitet ved at der etableres en løsning hvor der benyttes mobiltelefoner i stedet for fastnet telefoner. Løsningen er integreret i den samlede løsning, så der er samme funktionalitet til rådighed. Fordelene ved at overgå til IP-telefoni er, at der kan tilbydes samme funktionalitet til alle medarbejdere i Århus Kommune uanset fysisk placering. Som eksempler på denne funktionalitet kan nævnes: Fælles, samlet lokalnummerplan Fælles omstilling Side 4 af 7
Fælles telefonsvarer Direkte gennemvalg Gruppesvar Søgegruppe Viderestilling Indtrækning af samtaler fra andre telefonapparater Medflytning og viderestilling fra et lokalapparat til et andet Gratis interne samtaler Samt en række specialfunktioner: Alarm, automatisk opkaldsfordeling, m.fl. Da IP-telefoni afvikles over IT-netværket, stilles der visse krav til dette netværk for at sikre den ønskede kvalitet. Det gælder også det interne netværk i de bygninger, som skal forsynes med IP-telefoni. I en række bygninger er de eksisterende netværkskomponenter enten så gamle eller mangler så meget funktionalitet, at de ikke modsvarer kravene. Derfor skal der, inden telefonløsningen kan implementeres, gennemføres nødvendige moderniseringer/tilretninger i netværket. Dette arbejde gennemføres af Kommunens fælles IT-driftsorganisation IT-SOS, som indgår i det samlede projekt sammen med eksterne leverandører. Det sikres samtidig, at netværket bliver mere standardiseret, hvilket giver grundlag for større driftseffektivitet og bedre økonomi. 4. Økonomiske konsekvenser Der søges en anlægsbevilling til at gennemføre den omtalte modernisering af telefonsystem og netværk, herunder anskaffelse af nye IPtelefonapparater og mobiltelefoner til erstatning for nuværende fastnettelefoner. Omlægningen er således uden udgifter for magistratsafdelingerne. Telefonapparaterne tilhører herefter ifølge hidtidig praksis forvaltninger og institutioner, som kan beslutte og finansiere fremtidige udskiftninger og eventuelle anskaffelser af yderligere apparater. Der er tale om en investering i ny teknologi, der udover de ovenfor listede funktionelle fordele, vil betyde en samlet reduktion af driftsudgifterne til telefoni, som kan finansiere forrentning og afskrivning af investeringen samt medvirke til at realisere den reduktion af ITkontoen med 4 mio. kr., som er gennemført i budget 2007. Side 5 af 7
Reduktionen i driftsudgifterne til telefoni sker, idet udgifter til telefonanlæggenes vedligeholdelse samt til offentlige telefonlinjer, og dermed regningen til teleleverandøren, reduceres. Det indstilles, at Byrådet giver en anlægsbevilling på 15 mio. kr. til finansiering af betalingerne vedrørende etableringen af en central telefonløsning, moderniseringer af netværket samt op til 10.000 telefonapparater. Der foreslås afsat et rådighedsbeløb på 8,0 mio. kr. i 2007, 5,0 mio. kr. i 2008, 1,5 mio. kr. i 2009 og 0,5 mio. kr. i 2010. Rådighedsbeløb anvises fra opsparing på den fælles IT-konto i Borgmesterens Afdeling. Den endelige løsning herunder valg af apparater foretages i projektforløbet på grundlag af konkrete vurderinger. Der kan blive behov for at forøge bevillingen med op til fire mio. kroner til indkøb af apparater mv., når behovsafklaringen er foretaget. En eventuel forøgelse af bevillingen vil kunne finansieres af opsparingen på kontoen. 5. Miljømæssige konsekvenser Ingen konsekvenser 6. Konsekvenser i forhold til mål Den foreslåede løsning er i overensstemmelse med Århus Kommunes politik om, at beslutninger om investeringer i informationsteknologi baseres på, at der tilføres organisationen en nytteværdi. Tilsvarende er der sammenhæng til Århus kommunes politik om, at der løbende sker en driftsoptimering af eksisterende IT-systemer i bred forstand. Med den nærværende indstillings forslag til en samlet overgang til IPtelefoni bidrages væsentlig til målopfyldelsen. Desuden bidrager løsningen til en betydelig reduktion i de fremtidige årlige driftsudgifter og dermed til besparelsesmål i budget 2007. 7. Beslutningspunkter At 1) der gives en anlægsbevilling på 15 mio. kr. til forbedring af Kommunens telefonsystem og IT-netværk. At 2) finansieringen af anlægsbevillingen sker via opsparingen under den fælles IT-konto i Borgmesterens Afdeling. Side 6 af 7
Nicolai Wammen / Niels Vad Sørensen Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Bevillingsskema (vedlagt originalsag) Side 7 af 7