Kompetenceprofil for civil leder på nederste ledelsesniveau HOVEDFUNKTIONSDATA Funktionsbetegnelse Funktionsniveau Forudsætninger Hovedopgaver for funktionen Civil lederstilling på nederste 1 ledelsesniveau. C300 og C200 Eksempler på funktionsbetegnelser fra Forsvarets myndigheder: FKO: FMT: Elementleder, Værkstedsleder, depotleder. FBE: Cafeteriabestyrer, kasernemester, materielmester, cafeterialeder, elementleder, kaserneforvalter. FRT: Elementleder. HJK: Sekretariatsleder, leder af områdedepot, elementleder. FPT: Elementleder, souschef. FKIT: Pt. ingen. HOVEDOPGAVER Ledelse: Skaber resultater gennem ledelse af medarbejdere. Nedbryder delmål til konkrete opgaver for enheden og/eller enhedens medarbejdere. Leder, fordeler, koordinerer og kvalitetssikrer egen enheds 2 opgaveløsning under hensyntagen til tildelte ressourcer. Styring: Sikrer løsningen af stillede opgaver. Har ansvar for arbejdstidsplanlægning for egen enheds medarbejdere. Sikrer at medarbejderne i enheden har de nødvendige kompetencer til at løse de tildelte opgaver. 1 Ledelse på nederste ledelsesniveau omfatter overvejende praktisk orienteret ledelse, hvor ledelsesvirket er orienteret direkte mod et givent antal medarbejdere. 1/6
Opbrydning af hovedopgaver i delopgaver DELOPGAVER Ledelse: Skaber accept af egen enheds fastsatte opgaver. Tager hensyn til interessenternes interesser og krav i egen opgaveløsning. Tildeler opgaver til egne medarbejdere og fastsætter rammer for opgavens løsning. Uddelegerer om muligt beslutningskompetencen til egen enheds medarbejdere. Optimerer arbejdsgange. Vejleder medarbejderne med henblik på optimering i den løbende opgaveløsning. Bidrager til en hensigtsmæssig anvendelse af eksisterende incitamentsstruktur (ny løn, avancement, kurser mv.). Gennemfører medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og bedømmelser vha. FOKUS. Fungerer som positiv rollemodel for egen enheds medarbejdere. Håndterer konflikter i enheden. Varetager personalepleje herunder stresshåndtering. Deltager i udvælgelse og ansættelse af nye medarbejdere. Sikrer at egen enhed til stadighed råder over de kompetencer, der er nødvendige for at løse de aktuelle samt fremtidige opgaver, i samarbejde med egne medarbejdere og nærmeste chef. Sikrer relevant formidling hhv. op i organisationen og til egne medarbejdere. Styring: Prioriterer pålagte opgaver inden for udstukne rammer. Sikrer at egen enheds opgaveløsning bidrager til nærmeste foresattes samlede opgaveløsning. Vurderer ressourcebehov i forhold til tildelte opgaver. Udarbejder procedurer for egen enheds arbejdsgange og opgaveløsning. Sikrer den fornødne kvalitet i opgaveløsningen. KOMPETENCER 2 Egen enhed anvendes som betegnelse for egen organisatoriske enhed, altså den enhed som den pågældende er leder af. 2/6
FOKUS kompetencer, samt øvrige ledelsesmæssige og styringsmæssige kompetencer. FOKUS fælleskompetencer (målrettet ledelsesopgaver): Kommunikation: Kunne synliggøre målene, så de fremstår klare og relevante for medarbejdere. Kunne videreformidle egen enheds bidrag til overordnet enhedens samlede virke på en overbevisende måde. Være troværdig i sin formidling. Kunne indgå i en åben dialog herunder sikre sig, at andres meninger kommer til udtryk. Skal samtidigt evne at sætte og skabe accept af grænser for den åbne dialog. Kunne medvirke til at udvikle en dialogbaseret organisationskultur. Samarbejde: Kunne fremme fælles opgaveløsninger med empati og respekt for egne og andres rolle i arbejdsprocessen. Kunne bidrage til udvikling af et gunstigt og konstruktivt arbejdsmiljø. Systematisering: Kunne nedbryde arbejdsgangen i processer, og i samarbejde med medarbejderne søge efter mere hensigtsmæssige måder at løse opgaverne på. Analytisk tænkning: Kunne afdække muligheder og begrænsninger i opgaveløsningen med henblik på at vælge den bedst mulige fremgangsmåde. Professionalisme: Kunne sikre at egen enhed lærer af fejl i stedet for at fokusere på placering af skyld. Være afklaret og åben omkring egne og egen enheds stærke og svage sider. Kunne udvise et velovervejet handlingsmønster. Have en sådan personlig integritet, at det har en afsmittende effekt på resten af egen enhed. Kunne give medarbejderne sådanne arbejdsvilkår, at egen enhed kan løse sine opgaver. Kunne praktisere og synliggøre egen enheds værdier i sin ledelsesstil. Kunne udvise den nødvendige tålmodighed, når en hurtigere fremdrift ikke er mulig. Kunne håndtere strukturelle og bureaukratiske forhindringer, under at miste lysten til at skabe fremdrift. 3/6
Initiativ: Kunne fungere som indpisker med henblik på at sikre egen enheds opgaveløsning. Helhedsforståelse: Kunne se egen enheds rolle og bidrag i sammenhæng med overordnet enhed. Fleksibilitet: Løbende kunne inddrage interessenternes behov i opgaveløsningen. Kunne lede egen enhed igennem en forandringsproces, der griber afgørende ind i enhedens funktionsvilkår. FOKUS fælleskompetencer (målrettet styringsopgaver): Systematisering: Kunne prioritere og optimere egen enheds ressourceforbrug. Analytisk tænkning: Kunne vurdere ressourceforbruget ved løsning af egen enheds opgaver. Kunne forudse behov for løbende justeringer i enhedens ressourceallokering. Resultatorientering: Have ekstraordinær fokus på levering af resultater. FOKUS ledelseskompetencer (målrettet ledelsesopgaver): Motivere andre: Kunne inspirere egen enheds medarbejdere. Kunne skabe forståelse for og accept af prioriteringer og beslutninger. Kunne identificere værdifuld arbejdsindsats og begrunde belønning af medarbejdere. Udvikling af andre: Kunne sikre en nyttiggørelse af medarbejdernes individuelle kompetencer. Kunne gennemføre medarbejderudviklingssamtaler og bedømmelser efter gældende be- 4/6
stemmelser og under anvendelse af eksisterende værktøjer (FOKUS). Have forståelse for anvendelsen af forskellige kompetenceudviklingsmetoder. Kunne skabe trygge rammer for opgaveløsningen med henblik på at give mulighed for læring og nytænkning. Konflikthåndtering: Kunne udøve konsekvent ledelse f.eks. i forbindelse med et misforhold mellem medarbejderens nødvendige kompetencer og reelle kompetencer (den vanskelige samtale og konsekvensen heraf). Kunne fastholde og argumentere for trufne beslutninger, selvom disse skaber konflikter. Kunne håndtere konflikter konstruktivt, dvs. aktivt medvirke til, at en konflikt løses så optimalt for alle parter som muligt, og sikre, at egen enhed drager lære heraf. Planlægning: Kunne afdække egen enheds samlede fremtidige behov for kompetencer og sikre, at egen enhed bliver udviklet i overensstemmelse hermed. Kunne sikre størst mulig stabilitet og tryghed inden for rammerne af kravet til egen enheds konstante udvikling. Kunne planlægge løsningen af opgaver, således at der gives bredest mulige handlemuligheder for medarbejdere. Beslutningstagning: Kunne træffe nødvendige og effektive beslutninger. Fremtidsorientering: Kunne nytænke i forhold til traditionel tankegang. Kunne følge udviklingstendenser hos interessenter for at kunne udlede relevante tendenser. FOKUS ledelseskompetencer (målrettet styringsopgaver): Planlægning: Kunne planlægge og styre egen enheds opgaveløsning inden for rammerne af nærmeste niveaus planlægningscyklus. Styring: 5/6
Kunne prioritere mellem de stillede arbejdsopgaver i forhold til de tildelte ressourcer. Kunne prioritere og agere ved et skævt forhold mellem antallet af tildelte opgaver og rådige ressourcer. Kunne styre den løbende gennemførelse af egen enheds opgaver og om nødvendigt tage initiativ til at rette op på den udstukne retning. Kunne identificere, justere og opfølge på relevante målepunkter i enheden. Øvrige ledelsesmæssige kompetencer: Have forståelse for de retningslinier, der regulerer personaleledelse i staten herunder kunne omsætte Forsvarets personelpolitik i egen enhed. Have kendskab til Statens og Forsvarets lønstrategi/lønpolitik herunder have forståelse for tillægsmidlernes tilvejebringelse og anvendelse. Skal have forståelse for statsregnskabet og bevillingslove herunder anvende Forsvarets Økonomi Håndbog (ØHB) Have forståelse for relevante organisationsaftaler. Have forståelse for gældende forvaltningsprincipper (f.eks. forvaltningsloven, regnskabsloven, persondataloven mv.). Have kendskab til forsvarets samarbejdsvirksomhed. Øvrige styringsmæssige kompetencer: Kunne godkende arbejdstid og rejser (HR og TM modul). Besidde andre relevante DeMars kompetencer indenfor eget fagområde. Kunne anvende Forsvarets virksomhedsmodel, herunder totalomkostningsprincippet. Skal kunne anvende Forsvarets Ledelse og Informations System (LIS). 6/6