Ledelsens Dag 2006 Når lean rykker ind på kontorerne... 11.25-12.40 7. november 2006 Mikkel Eriksen, me@valcon.dk, 20 10 76 37
Valcon 2 Lean er på alles læber i disse år Tre ud af fem industrivirksomheder har i dag indført lean-principper Nu er turen kommet til service og administration - de første pionervirksomheder er i fuld gang med at indføre lean Resultaterne har været så positive at lean er blevet et buzzword, som mange taler om i disse år
Valcon 3 Lean blev introduceret i administrationen af PFA Pension i 2002 PFA Pension var pionérvirksomhed i Danmark Produktiviteten steg med over 30% Ekspeditionstiden kom ned fra måneder til få dage Alle bunker blev fjernet Kendt virksomhed - betydelig mediedækning og mange referencebesøg Arbejdet blev prisbelønnet af Dansk Industri
Valcon 4 Frederiksborg Amt løfter produktiviteten med 30% og opnår landets korteste ventelister
Valcon 5 Lederne løfter produktiviteten med Lean
Valcon 6 Analyse 2006: Ledernes hovedorganisation Hvad har lean betydet for produktiviteten? Andel af repsondenter 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 31% 23% 15% 16% 9% 3% 3% Faldende Neutral 1-5% 5-10% 10-20 % 20-50 % > 50 % Kilde: Ledernes Hovedorganisation 2006
Valcon 7 Analyse 2006: Ledernes hovedorganisation Hvordan har medarbejderne generelt taget imod lean? 60% Andel af respondenter 50% 40% 30% 20% 10% 0% 51% 35% 2% 12% Negativt Afventende Positivt Meget positivt Kilde: Ledernes Hovedorganisation 2006
Valcon 8 Grundprincipperne i Lean
Valcon 9 Lean betyder trimmet og er en vedvarende rejse mod perfektion og reduktion af spild Løbende forbedringer Perfektion Kundeværdi og produktivitet Springvis udvikling Tid
Valcon 10 Lean stammer fra Toyota og er videreudviklet i mange andre virksomheder Toyota har med Lean over de sidste 30 år skabt et af verdens mest effektive produktionssystemer På trods af denne succes skaber Toyota stadig imponerende årlige forbedringer via Lean Når vi begynder at indføre Lean i andre virksomheder og på kontorerne er det principperne bag vi skal lade os inspirere af...
Valcon 11 5 grundlæggende trin i lean 1. Forstå, hvad der skaber værdi for kunden 2. Identificer, hvad der skaber værdi i jeres processer, og fjern de ikke-værdiskabende aktiviteter 3. Skab jævnt flow af værdiskabende aktiviteter 4. Lad kunden trække den ønskede ydelse igennem produktionen 5. Stræb efter den perfekte proces gennem løbende forbedringer
Valcon 12 Kort teori procestankegang Fundamentale principper: Alle produkter, leverancer, ydelser er resultatet af en proces Ledelsens primære fokus skal være på værdiskabende processer frem for organisation og budgetter
Valcon 13 Processer i en traditionel organisering Virksomhed Afdeling A Afdeling B Afdeling C
Valcon 14 Den procesorienterede virksomhed er organiseret omkring processer Virksomhed Proces A Proces B Proces C
Valcon 15 Lean handler om at kortlægge processerne og fjerne unødvendigt spild Henvisende læge/patient Henvisende læge/patient Aktivitet Ansvarlig Gennemløbstid Visitation Booking Sekretær Læge Sekretær Henvisningsregistrering Undersøgelse Sygeplejerske Beskrivelse /diagnose Læge 2 dage 2 dage 10-20 dg. 1-2 dage 2-3 dage Skrivn./ Godk. Sekr./læge Total 17-27 dage Procestid 1 min 5 min 5 min 30 min 20 min 20 min 81 min. Symboler: = Aktivitet = Ventetid = Spild
Valcon 16 Der er mange former for spild 1) Varer og services der ikke imødekommer kundens behov 2) Fejlproduktion 3) Overproduktion 4) Lagre og bunker i processen 5) Processer som er unødvendige 6) Transporter af varer som er unødvendige 7) Bevægelser af medarbejdere som er unødvendige 8) Ventetid
Valcon 17 Hvordan kommer man i gang med Lean?
Valcon 18 Start proces-arbejdet med at involvere medarbejderne bredt Eksempel på proceskortlægning fra sundhedssektoren
Valcon 19 Kik efter løsningsprincipper i Leanhuset og start med at sikre fundamentet 9. Fokus på kundeværdi 6. Skab flow 8.Løbende forbedringer (Kaizen) 7. Forebyg fejl 1. Forstå kunderne og organiser opgaverne Skab et robust fundament og fjern stress 2. Overtag styringen 3. Skab synlighed 4. Stol på standarder 5. Tydeliggør ansvaret
Valcon 20 Eksempler på virkemidler
Valcon 21 Måling og styringsdata Indgående pr. uge: 200 sager 800 uekspederede sager Udgående pr. uge: 200 sager Gennemsnitlig ekspeditionstid: 4 uger
Valcon 22 Måling og styringsdata Booking og normtider på operationsgangen Fokus på: kapacitetsudnyttelse både af stuer og personale Hurtig omstilling Optimalt case-mix At alt kan planlægges Synkronisering af urene minimal ventetid
Valcon 23 Måling og styringsdata Måling af indgående telefoner og bemanding 900 2,5000 800 700 2,0000 600 500 400 300 1,5000 1,0000 Aban. No agent Besvarede Planlagt Available 200 0,5000 100 0 02-03- 04-05- 06-07- 08-09- 10-11- 12-13- 14-15- 16-17- 18-19- 20-21- 22-23- 24-25- 26-27- 28-29- 30-31- 08-08- 08-08- 08-08- 08-08- 08-08- 08-08- 08-08- 08-08- 08-08- 08-08- 08-08- 08-08- 08-08- 08-08- 08-08- 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 04 0,0000
Valcon 24 Synliggørelse Vælg få relevante mål Policesager A Produktivitet 32-2002 44-2002 Kvalitet 40 100% 35 30 25 20 15 10 5 0 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 80% 60% 40% 20% 0% 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 Liggetid Bunkestørrelse 4000 500 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 400 300 200 100 0 0 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44
Valcon 25 Synliggørelse Måltavle Yield 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Produktivitet Baseline 7 8 9 10 11 12 Uger Status Yield 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Måltavle Kvalitet Baseline 7 8 9 10 11 12 Uger Plan Aktivitet Frist Ansv. Yield 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Gennemløbstid Baseline 7 8 9 10 11 12 Uger
Valcon 26 Synliggørelse Styringsreol (sundhed) Speciale Status på patienten og journalen
Valcon 27 Stol på standarder Brug af simple standarder
Valcon 28 Lean tilfører nye værktøjer til mange administrative ledere Strategisk ledelse Fokus og retning Personale ledelse Sikring af ressourcer Faglig ledelse Faglig kompetence og kvalitet Driftsledelse Styring og optimering Eksisterende ledelsesdisciplin Manglende ledelsesdisciplin
Valcon 29 Udnyt hvis I allerede tidligere har arbejdet med dele af leanprincipperne Kommunikation og respekt for udgangspunktet er afgørende: 1. Vurdér udgangspunktet og paratheden i organisationen 2. Kommuniker hvorfor I skal arbejde med lean 3. Skab en klar vision - brug billeder til at illustrere hvad I skal opnå 4. Besøg f.eks. andre organisationer eller virksomheder, som allerede har implementeret lean og tal med ledere og medarbejdere 5. Involvér de fremtidige ambassadører tidligt 6. Fokuser på tidligt at skabe en succes!
Valcon 30 Case #1: Klip fra TV2