Referat Økonomiudvalget (ØK) Udvalgsmøde ØK Onsdag den 15. november 2017 Kl. 13:00 Lokale Kongsgårde, Ebeltoft Medlemmer Claus Wistoft (V) Kirstine Bille (F) Torben Therkelsen (V) Kai Pedersen (A) Jan Fischer (A) Peter Andersen (L) Marianne Kirkegaard (V) Fraværende Peter Andersen (L)
Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1313. Budgetopfølgning pr. 30. september 2017 - Samlet rapportering...2 1314. Budget 2018 - Takster...7 1315. Ændring af vedtægt for Ungdomsskolens bestyrelse...8 1316. Fremtidig madservice i Syddjurs Kommune...10 1317. Introduktion af nyt byråd...15 1318. IT udstyr til byrådet 2018-2022...17 1319. Kommunikationsstrategi 2017...21 1320. Godkendelse af den fælles Plan for fortsat drift (beredskabsplan) for 2018-2021...23 1321. Sundhedsberedskabsplan 2017-2020...26 1322. Vandforsyning for 2018-2021 - Godkendelse af den fælles Beredskabsplan...28 1323. Kvalitetsstandarder for demensområdet...30 1324. Genbrugspladser i Business Region Aarhus - Forbedrede muligheder for virksomheders adgang...32 1325. Ringparken, Ryomgård - fremtidig anvendelse...34 1326. Centerområde i Ryomgård. Lokalplan 413. Endelig vedtagelse...36 1327. Boligområde syd for Foldboholm i Ebeltoft. Lokalplan og kommuneplantillæg. Endelig vedtagelse...38 1328. Kommunale tømningsordninger 2018 - Godkendelse af gebyrer...41 1329. Deponering fra deponeringspuljen vedr. idræt - bemyndigelse til deponering...43 1330. Destinationsvækstprojekt...45 1331. PGU Rosenholm - Den 3. Uddannelses Fond, Rosenholm - Anmodning om godkendelse af finansiering af Rønde Vandrehjem...47 1332. Ansøgning til Erhvervspuljen - Netværks- og klyngeprojekt...48 1333. Ansøgning til Erhvervspuljen - pilotprojekt Job Forude...49 1334. djursbo - afd. 83, Nannas Vænge 3. etape, skema A...51 1335. djursbo, afd. 120, Carl Th. Dreyers Vej, Ebeltoft, skema A...53 1336. djursbo, afd. 30, Hovedgaden i Rønde, skema A...55 1337. djursbo, afd. 10, Stark-grunden, Hornslet, skema A...57 1338. djursbo, afd. 56, Ryomgård Midtpunkt, 18 seniorboliger, skema A...59 1339. djursbo, afd. 58, Ryomgård Midtpunkt, 16 små, billige boliger, skema A...61 1340. djursbo, afd. 67, Drasbekgade og Mejerivej, Kolind, skema A...63 1341. Kassebeholdningsopgørelse: Likviditet pr. 30. september 2017...65 1342. Orientering 15/11-2017...67 1343. Lokal erhvervsservice 2018 - valg af leverandør - Lukket sag...68 1344. Køb af ejendom i Ryomgård - Lukket sag...69 1345. Køb af ejendom i Thorsager - Lukket sag...70 1346. Grundsalg, Pibesvanevej 4, Mørke - Lukket sag...71 1347. Bud på villagrund - Grågåsevej 13, 8544 Mørke - Lukket sag...72
Side 2 1313.Budgetopfølgning pr. 30. september 2017 - Samlet rapportering Sagsnr.: 17/508 Sagen afgøres i: Byrådet Resumé Sagen er budgetopfølgningen med den samlede strategiske økonomirapportering til Økonomiudvalg og Byråd for drift, finansiering, anlæg og ikke-finansielle mål. Rapporteringen sker på baggrund af de seneste skøn. Oversigterne indeholder forbruget pr. den 30. september 2017. Der søges samlet om en negativ tillægsbevilling på 15,0 mio. kr. som for hovedparten skyldes, et mindre forbrug på børn, unge og familier, kommunal medfinansiering af sygehusvæsenet og flygtningeområdet samt anlæg. På de fleste områder forventes der generelt budgetoverholdelse, men der er behov for opmærksomhed på udgiftsudviklingen på botilbud under udvalget for sundhed, ældre og social. I mindreudgiften indgår således et merforbrug på dette område på 9,4 mio. kr. Sagsfremstilling Der er ud fra de seneste skøn udarbejdet en budgetopfølgning efter 3. kvartaler. Det forventede regnskab indeholder et skøn for overførsler til 2018. Samlet set skønnes det forventede regnskab med budgetopfølgningen ultimo september at balancere med en forbedring på cirka 13 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget. I det skøn ligger en forventning om betydelige overførsler, herunder en usikkerhedsmargin på 15 mio. kr. med baggrund i mange mindre områder som forventes at have mindreforbrug eller overførsler, der ikke er opgjort i budgetopfølgningen. De største bevægelser i budgetopfølgningens forventede regnskab vedrører anlæg og finansforskydninger, blandt andet med baggrund i periodiseringen af udgifter og indtægter i forbindelse med byggeriet af plejeboliger i Rønde og Kolind, hvor der kan være usikkerhed omkring størrelsen af anlægsaktiviteten i 2017, og dermed også størrelsen af de følgende byggekreditter. På baggrund af det forventede regnskab søges om en negativ tillægsbevilling til kassebeholdningen på 15,0 mio. kr. Budgetopfølgningen viser, at familieområdet er godt på vej i en udvikling frem mod at indhente den udgiftsreduktion der er forudsat i 2018. Der arbejdes fortsat på at fremme den gunstige udvikling ved at se på området i et investeringsperspektiv, men der skønnes at være en mindre udgift på 6,0 mio. kr. der kan tilføres kassebeholdningen. Hertil kommer mindre forbrug på skoler- og dagtilbud på 3,2 mio. kr., således at udvalget for familie og institutioner forbedrer resultatet med 9,2 mio. kr. 1 mio. kr. heraf søges med sagen overført til anlæg. På sygehusområdet er der en mindre udgift på 8,6 mio. kr. der især kommer fra afregningen af kommunal medfinansiering af sygehuse. Mindreudgiften på sundheds- og omsorgsområdet modsvares delvis af en forventet merudgift til især mellemkommunale betalinger på ældreområdet på 3,7 mio. kr. For botilbud er der et udgiftspres, som skønnes at give en merudgift på 9,4 mio. kr. således at der samlet for udvalget for sundhed, ældre og social er en forventet merudgift på 4,5 mio. kr. Der er særlig ledelsesmæssig opmærksomhed omkring udgiftspresset på socialområdet, og der igangsættes i det nye år et projektarbejde med henblik på at analysere udviklingen. Blandet andet med henblik på at få opbygget en budgettildelingsmodel på lige fod med andre velfærdsområder. På arbejdsmarkedsudvalgets område er der en mindre udgift på 6,5 mio. kr. der især vedrører tilbud til udlændinge. Ved budgetopfølgningen pr. 30. april 2017 blev der lagt 30 mio. kr. i kassen med baggrund i udviklingen i overførselsudgifter m.v.
Side 3 Med forbehold for den væsentlige usikkerhed, der altid er omkring finansforskydninger ultimo året, så forventes der et resultat/kassepåvirkning ultimo regnskabsåret, der stort set svarer til et budget i balance. Den fortsatte vækst i den gennemsnitlige kassebeholdning er primært forårsaget af en ujævn afvikling af anlægsvirksomheden hen over året, hvor nettoforbruget primært forventes afviklet i 4. kvartal. De ikke-finansielle mål viser generelt positive tendenser i udviklingen i befolkningstal, sygefravær, sagsbehandlingstider, brugertilfredshed, sociale tilbud samt indsatser på beskæftigelsesområdet. Der er nogle opmærksomhedspunkter f.eks. i forhold til den effekt der i år er på rehabiliteringsindsatsen i hjemmeplejen og udviklingen i antallet af unge på uddannelseshjælp. Økonomi og organisatoriske konsekvenser Drift Korrigeret budget Forventet regnskab Afvigelse i.f.t. Korr. Budget Ansøgning om tillægsbevilling Hele 1.000 kr. 1 - Drift Syddjurs Kommune 2.462.803 2.418.988-43.815-11.100 10 - Drift Økonomiudvalget 322.288 304.085-18.203 0 10642 Politik og erhvervsudvikling 14.879 13.979-900 0 10645 Administrativ organisation 267.921 262.771-5.150 0 10652 Generelle puljer 29.290 17.137-12.153 0 10058 Redningsberedskab 10.198 10.198 0 0 11 - Drift Udvalget for familie og institutioner 672.825 652.425-20.400-9.200 11528 Familieområdet 118.870 112.870-6.000-6.000 11322 Skoleområdet 417.532 408.732-8.800-500 11525 Dagtilbud til børn 136.424 130.824-5.600-2.700 12 - Drift Udvalget for sundhed, ældre og social 762.405 768.105 5.700 4.512 12462 Sundhedsudgifter m.v. 163.820 155.220-8.600-8.600 12532 Tilbud til ældre og handicappede 386.034 390.934 4.900 3.712 12538 Tilbud til voksne med særlige behov 179.367 188.768 9.400 9.400 12557 Boligstøtte, personlige tillæg m.v. 33.184 33.184 0 0 14 - Drift Udvalget for natur, teknik og miljø 96.595 93.483-3.112 88 14228 Vej og parkvæsen 46.088 46.088 0 0 14232 Kollektiv trafik og havne 16.511 16.511 0 0 14052 Natur og miljø 12.679 9.479-3.200 0 14025 Ejendomme 21.317 21.405 88 88 15 - Drift Udvalget for plan, udvikling og kultur 59.510 58.210-1.300 0 15645 Plan og udvikling 1.762 1.662-100 0 15332 Biblioteker 14.764 14.564-200 0 15335 Kultur 17.804 17.604-200 0 15338 Folkeoplysning, fritid og natur 25.180 24.380-800 0 16 - Drift Arbejdsmarkedsudvalget 549.180 542.680-6.500-6.500 16546 Tilbud til udlændinge 12.384 7.384-5.000-5.000 16557 Midlertidige ydelser 251.315 251.315 0 0 16558 Permanente ydelser 261.913 261.413-500 -500
Side 4 16568 Arbejdsmarkedsindsatser 23.568 22.568-1.000-1.000 Anlæg, rådighedsbeløb Ansøgning Afvigelse Rådighedsbeløb (HELE Korrigeret Forventet om i.f.t. korr. TUSINDER) budget regnskab tillægsbudget bevilling 1 Syddjurs Kommune 212.295 148.997-63.298-3.853 10 Økonomiudvalget -27.967-32.360-4.393-3.893 10642 Politik og erhvervsudvikling 5.026 1.527-3.500 0 10022 Jordforsyning - køb og salg -21.336-26.684-5.348-5.348 10025 Ejendomme - køb og salg -11.658-7.203 4.454 1.454 11 Udvalget for familie og institutioner 38.798 33.702-5.096 900 11322 Skoleområdet 23.475 23.879 404 400 11525 Dagtilbud til børn 15.323 9.823-5.500 500 12 Udvalget for sundhed, ældre og social 111.599 85.138-26.461-960 12462 Sundhedsudgifter m.v. 14.358 9.359-5.000-2.520 12532 Tilbud til ældre og handicappede 89.071 70.070-19.000 2.520 12538 Tilbud til voksne med særlige behov 8.170 5.709-2.461-960 14 Udvalget for natur, teknik og miljø 67.626 49.328-18.298 100 14228 Vej og parkvæsen 36.914 22.213-14.701 800 14022 Jordforsyning - byggemodning 18.560 15.763-2.797-800 14052 Natur og miljø 1.203 353-850 0 14025 Ejendomme 10.949 10.999 50 100 15 Udvalget for plan, udvikling og kultur 22.239 13.189-9.051 0 15025 Byudvikling 5.823 2.022-3.800 0 15645 Plan og udvikling 250 0-250 0 15332 Biblioteker 10.455 7.454-3.001 0 15338 Folkeoplysning, fritid og natur 5.712 3.712-2.000 0 Anlæg, anlægsbevillinger (kun udvalg med ændringer) Forventet forbrug Korrigeret Anlægsbevilling (HELE ultimo anlægs- TUSINDER) indeværende bevilling år Afvigelse i.f.t. korr. anlægsbevilling Ansøgning om anlægsbevilling 10 Økonomiudvalget -87.058-80.875-6.183-5.683 Politik og 10642 erhvervsudvikling 2.500 6.000-3.500 0 10022 Jordforsyning - køb og salg -79.436-71.016-8.420-8.420
Side 5 Ejendomme - køb 10025 og salg -10.122-15.859 5.737 2.737 Udvalget for 11 familie og institutioner 48.983 68.725-19.742-390 11322 Skoleområdet 29.254 33.155-3.901-390 11525 Dagtilbud til børn 19.729 35.570-15.841 0 Udvalget for 12 sundhed, ældre og social 122.247 239.842-117.595-960 12462 Sundhedsudgifter m.v. 11.734 43.839-32.105-2.520 Tilbud til ældre og 12532 handicappede 95.301 172.350-77.048 2.520 Tilbud til voksne 12538 med særlige 15.212 23.653-8.441-960 behov 14 Udvalget for natur, teknik og miljø 181.954 198.861-16.907 100 14228 Vej og parkvæsen 74.508 85.409-10.901 800 14022 Jordforsyning - byggemodning 71.554 74.350-2.796-800 14052 Natur og miljø 353 3.612-3.259 0 14025 Ejendomme 35.539 35.490 49 100 Finansiering (kun ændringer) Afvigelse Ansøgning Hele 1.000 kr. Korrigeret Forventet i.f.t. Korr. om tillægsbevilling budget regnskab Budget 10 Økonomiudvalget -606.617-606.617 0 0 10762 Tilskud og udligning -611.044-609.526 1.518 1.518 10755 Renter 4.427 2.909-1.518-1.518 Indstilling Kommunaldirektøren indstiller til økonomiudvalg og byråd, 1. at budgetopfølgningen tages til efterretning. 2. at der godkendes en negativ tillægsbevilling på samlet 15,0 mio. kr. og flytning mellem bevillinger som de fremgår af tabellen under økonomiske konsekvenser. 3. at beløbet tilføres kassebeholdningen. 4. at der godkendes ændringer til anlægsbevillinger som de fremgår under økonomiske konsekvenser. 5. at der ekstraordinært i forbindelse med overførselssagen i regnskab 2017 overføres 1 mio. kr. på forsikringsområdet ud over det fassatte loft på 10 mio. kr. med baggrund i et konkret forsinket forebyggende projekt. 6. at der ekstraordinært i forbindelse med overførselssagen i regnskab 2017 godkendes overførselsadgang på uddannelsesområdet på ældreområdet, fordi elevudgifter er flyttet til 2018. 7. at der ekstraordinært i forbindelse med overførselssagen i regnskab 2017 ses på en eventuel negativ overførsel til 2018 på hjemmeplejen, med henblik på at finansiere en merudgift på op til 1,6 mio. kr. af kassebeholdningen.
Side 6 Beslutning i Direktionsmøde den 07-11-2017 Direktionen drøftede sagen, der indstilles til Økonomiudvalgets behandling med bemærkninger fra udvalgene indarbejdet. Supplerende Sagsfremstilling Udvalget for Familie og Institutioner indstiller til Økonomiudvalg og Byråd, at mindre forbrug på konto 11.528 familieområdet overføres til budget 2018 med henblik på styrkelse af de forebyggende indsatser. Udvalget ønsker til næste møde at få et oplæg til, hvordan der kan arbejdes med styrkelse af de forebyggende indsatser. En beslutning herom vil betyde, at den negative tillægsbevilling på 6 mio. kr. på konto 11.528, familieområdet, jf. pkt. 2, ændres til nul, og at beløbet der tilføres kassebeholdningen, jf. pkt. 3, ændres fra 15,0 mio. kr. til 9,0 mio. kr. Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den 15-11-2017 Kommunaldirektørens indstilling indstilles til Byrådets godkendelse. Økonomiudvalget kan dermed ikke tilslutte sig indstillingen fra Udvalget for familie og institutioner. Fraværende: Peter Andersen (L) Bilag 1 Åben Budgetopfølgning pr. 30. september 2017 - samlet rapportering. 260272/17 2 Åben Budgetopfølgning pr. 30.09.17 - anlæg - samtlige udvalg. 258105/17 3 Åben Koncernrapportering ikke-finansielle mål pr. 30. september 2017 253935/17
Side 7 1314.Budget 2018 - Takster Sagsnr.: 17/33430 Sagen afgøres i: Byrådet Resumé Efter byrådet har vedtaget budgettet for 2018 forelægges her takster for 2018. Sagsfremstilling For de fleste taksters vedkommende er der ingen eller små ændringer i forhold til taksterne for 2017. For nogle af de lovbestemte takster, er taksten for 2018 endnu ikke offentliggjort og fremgår derfor ikke af takstbladet. Takster for BBR-oplysninger og lokalplaner udgår af takstbladet. Der udleveres ikke længere trykte lokalplaner. Oplysninger om lokalplaner og BBR-oplysninger ligger digitalt og borgere og virksomheder henter selv oplysningerne via kommunens og andre hjemmesider. På ældreområdet fastlægges taksterne for døgnkost og madservice i en særskilt sag, når leveranceforholdet for 2018 er afklaret. Økonomi og organisatoriske konsekvenser Opkrævning af takster og gebyrer er en forudsætning for indtægter, der indgår i budget 2018. Lovgrundlag Af Lov om kommunernes styrelse fremgår det af 41a, at beslutning om fastsættelse af betaling fra borgerne for ydelser fra kommunale forsyningsvirksomheder og for benyttelse af sociale institutioner og ordninger m.v. samt skolefritidsordninger, skal træffes af kommunalbestyrelsen. Nogle takster er fastfast i diverse love og bekendtgørelser. Andre love kan også have betydning for taksternes beregning og offentliggørelse, f.eks. Bekendtgørelse om dag-, fritids- og klubtilbud m.v. til børn og unge og Bekendtgørelse om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp mv. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at Økonomiudvalget fremsender de foreslåede takster til Byrådet til godkendelse. Beslutning i Direktionsmøde den 07-11-2017 Indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse. Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den 15-11-2017 Indstilles til Byrådets godkendelse. Fraværende: Peter Andersen (L) Bilag 1 Åben Budget 2018 - Takster 265023/17
Side 8 1315.Ændring af vedtægt for Ungdomsskolens bestyrelse Sagsnr.: 17/33528 Sagen afgøres i: Byrådet Resumé Grundet ændringer i ungdomsskoleloven er det nu ikke længere lovpligtigt for Byrådet at være repræsenteret i ungdomsskolens bestyrelse. Med sagen foreslås ungdomsskolens bestyrelses sammensætning harmoniseret med øvrige institutioners bestyrelser. En harmonisering betyder, at der lægges op til, at der på linje med øvrige institutioners bestyrelser, ikke er byrådsmedlemmer repræsenteret i ungdomsskolens bestyrelse. Sammensætningen af ungdomsskolens bestyrelse sker gennem Byrådets vedtagelse af vedtægt for ungdomsskolen, derfor lægges der med sagen op til en ændring af ungdomsskolens vedtægt. Sagsfremstilling Det har tidligere været et lovkrav, at der i ungdomsskolebestyrelsen skulle sidde repræsentanter fra byrådet. Dette lovkrav er frafaldet. Af seneste lovændring i loven om ungdomsskoler fra august 2017 fremgår følgende krav til ungdomsskolebestyrelsen af 7: Antallet og sammensætning af ungdomsskolebestyrelsen besluttes af byrådet Ungdomsskolebestyrelsen skal bestå af minimum syv medlemmer I ungdomsskolebestyrelsen skal der som minimum sidde repræsentanter fra o organisationer med særlig interesse for ungdomsskolearbejdet, herunder arbejdsmarkedets parter o medarbejderne ved ungdomsskolen o eleverne ved ungdomsskolen Byrådet kan beslutte, at en tilforordnet deltager i ungdomsskolebestyrelsens møder uden stemmeret. Siden 2013 har det ikke været et lovkrav, at der skal sidde repræsentanter fra Byrådet i ungdomsskolebestyrelsen. Jævnfør den gældende lovgivning har Byrådet derimod ikke krav på repræsentation, men mulighed for at sidde som tilforordnet, hvilket fratager Byrådet stemmeretten i ungdomsskolebestyrelsen. Dette stemmer overens med lovgivningen for eksempelvis folkeskolen og dagtilbud, fritids- og klubtilbud, hvor der i dag ikke sidder byrådsmedlemmer i institutionsbestyrelsen. At der i dag sidder repræsentanter fra byrådet i ungdomsskolebestyrelsen skyldes alene, at ungdomsskolebestyrelsens vedtægter fra 2009 fastsætter, at Byrådet har to repræsentanter i bestyrelsen, jf. ungdomsskolebestyrelsens vedtægter 1 og 2. Tilpasning af vedtægternes 1, 2 og 5 foreslås med følgende ændringer: 1. Ungdomsskolebestyrelsen består af 2 repræsentanter for organisationer med særlig interesse for ungdomsskolearbejdet, herunder arbejdsmarkedets parter, 4 forældrerepræsentanter 2 medarbejderrepræsentanter og 1 elevrepræsentant. Ungdomsskolebestyrelsen består herefter af 9 medlemmer. 2, stk.1 udgår.
Side 9 2, stk. 2 bliver til 2, stk. 1: Repræsentanterne for organisationerne og deres stedfortrædere vælges af den siddende bestyrelse efter indstilling fra de stedlige organisationer. 2, stk. 2-9 bliver fremover til 2, stk. 2-8, fordi stk. 1 udgår. 2, stk. 5 (tidligere stk. 6) ændres til: De i stk. 1 nævnte organisationsrepræsentanter vælges snarest muligt efter hvert kommunalvalg. 5 ændres til: De valgte organisations-, forældre-, medarbejder- og elevrepræsentanterne modtager hverken diæter eller befordringsgodtgørelse. Af ungdomsskolebestyrelsens vedtægter fremgår, at disse kun kan ændres efter en udtalelse er blevet indhentet fra ungdomsskolebestyrelsen. Ungdomsskolebestyrelsen behandlede ovenstående vedtægtsændring på bestyrelsesmøde i d. 24. oktober 2017. Ungdomsskolebestyrelsens udtalelse er vedlagt I bilagene findes ungdomsskolebestyrelsens vedtægter fra 2009 samt ungdomsskolebestyrelsens udtalelse. Lovgrundlag Bekendtgørelse af lov om ungdomsskoler, LBK nr. 438 af 08/05/2017, 7 Indstilling Direktøren indstiller til Udvalget, Økonomiudvalget og Byrådet, at forslag til ændring af vedtægter for ungdomsskolen i Syddjurs Kommune godkendes. Beslutning i Udvalget for familie og institutioner (FI) den 06-11-2017 Indstilles til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse. Jørgen Brøgger (V) og Jesper Yde Knudsen (Ø) tager forbehold og ønsker at opretholde nuværende ordning. Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den 15-11-2017 Oversendes til Byrådets afgørelse. Fraværende: Peter Andersen (L) Bilag 1 Åben Ungdomsskolebestyrelsens styrelsesvedtægt og bestyrelsessammensætning 247134/17 2 Åben Høringssvar Ungdomsskolebestyrelsen 26-10-2017 255302/17
Side 10 1316.Fremtidig madservice i Syddjurs Kommune Sagsnr.: 17/6543 Sagen afgøres i: Byrådet Resumé Byrådet traf den 30. august 2017 endelig beslutning om, at der etableres leve bo miljøer på plejecentrene Frejasvænge, Rosengården og Rønde og dermed bringes madproduktionen tættere på beboernes hverdagsliv. Beslutningen har en række afledte konsekvenser for den nuværende produktion i Djurs Mad I/S, hvorfor alternative muligheder for fremtidig madservice afsøges. Med denne sag præsentres resultaterne af denne afsøgning. Der er følgende bilagsmateriale til sagen: 1. Notat vedr. vurdering af Køkken Syddjurs (udarbejdet af BDO) 2. Vurdering af mulighederne for samarbejde med anden kommune (udarbejdet af Bech-Bruun) 3. Baggrundsnotat (udarbejdet af administrationen - udleveres på mødet) Sagsfremstilling Baggrund Både Norddjurs Kommune og Syddjurs Kommune har besluttet at omlægge kostproduktionen til plejecentrene, så madlavning kommer tættere på beboernes hverdagsliv. Dette er gjort muligt grundet Ældreministeriets pulje til renovering af plejehjemskøkkener, som begge kommuner har søgt og fået bevilget midler fra. Ministeriets mål med puljen er at bringe madduft og aktivitet omkring måltidet tilbage til plejehjemskøkkenerne. Renoveringen skal være færdig inden årets udgang og madproduktion sættes i værk snarest i det nye år. Med denne omlægning fjernes en markant del af produktionsgrundlaget for Djurs Mad I/S. Dermed reduceres køkkenets stordriftsfordele, hvilket fører til en øgning af enhedsomkostningerne ved den resterende produktion, som omfatter madservice til: Hjemmeboende ældre (der er visiteret til madservice) Døgnpladser i Tirstup Institutioner på socialområdet (Marie Magdalene og Tendrup Møllevej) En fortsat opretholdelse af Djurs Mad I/S vil dermed medføre en merudgift for Syddjurs kommune. Det har givet anledning til at afsøge nye muligheder for omlægning af den samlede madservice i Syddjurs kommune. Fremtidige muligheder for produktion af mad til ældre SÆ udvalget indstillede på sit møde den 16. august 2017 følgende til Økonomiudvalgets og Byrådets godkendelse: At der af udvalget fokuseres på fleksibilitet, kvalitet og forsyningssikkerhed. At der arbejdes videre med at perspektivere, hvordan produktion kan finde sted til handicapområdet, rehabiliteringsafdeling, serviceproduktion og kommunale caféer, særligt med fokus på Køkken Syddjurs. Det ønskes endvidere undersøgt, hvordan mad til hjemmeboende kan leveres i fremtiden, herunder også i forhold til modeller for udbud, hvorunder også Køkken Syddjurs skal kunne byde ind.
Side 11 I konsekvens af, at Ringparken og Rosengårdens demensafsnit ikke ombygges til leve bo miljøer, skal der desuden beskrives, hvordan produktion til disse steder kan finde sted indtil stedernes udfasning. Økonomiudvalget og Byrådet har godkendt indstillingen med en bemærkning om, at der skal ses på serviceniveau og omkostningsniveau i Køkken Syddjurs. Med baggrund i ovenstående beslutninger er status som følger: 1. Muligheder i det nuværende Køkken Syddjurs Administrationen har tidligere gennemført en intern undersøgelse, hvoraf det fremgår, at Køkken Syddjurs vil kunne varetage den fremtidige madservice til døgnpladser i Tirstup, institutioner på socialområdet (Marie Magdalene og Tendrup Møllevej), samt fastholde drift af cafeer og serviceproduktion. Undersøgelsen er baseret på administrationens foreløbige beregninger af omkostningsniveauet. Administrationen har efterfølgende bedt konsulentfirmaet BDO om at vurdere Køkken Syddjurs muligheder for at varetage den samlede fremtidige madservice i Syddjurs Kommune, der udover ovennævnte, også vil omfatte madservice til de godt 200 hjemmeboende borgere, der i dag får leveret deres mad fra Djurs Mad I/S. BDO har lavet en foreløbig vurdering af de tekniske produktionsmuligheder i Køkken Syddjurs. BDO vurderer, at det vil være muligt for Køkken Syddjurs at levere den samlede madservice. Vurderingen baserer sig på følgende forudsætninger: Det nuværende behov (hvor ca. 210 visiterede hjemmeboende efterspørger mad fra Syddjurs Kommune). En udvidet anvendelsestid af køkkenet. En investering på i alt 1.118.000 kr. ekskl. moms. Overdragelse af lagerdepot. Administrationen har desuden bedt BDO om at udarbejde en nærmere beskrivelse og beregning af scenarier omfattende en samlet produktion i Køkken Syddjurs. Dette analysearbejde afrapporteres på SÆ-mødet den 8. november 2017. 2. Udbud af madproduktion Kommunen kan vælge at løse sin forpligtigelse til at levere mad ved at gennemføre et udbud af madservice. Ved et udbud af madservice overtager den vindende leverandør opgaven som hovedleverandør af madservice. Den opgave varetages i øjeblikket af Djurs Mad. Det vil således være opgaven som hovedleverandør af madservice, som vil blive udbudt. Efter udbuddet er gennemført, vil andre leverandører kunne søge om at blive godkendt som fritvalgsleverandør af madservice. De godkendte leverandører vil skulle levere til samme pris- og kvalitetskrav, som vinderen af udbuddet (hovedleverandøren). Når en opgave sendes i udbud, vil det også være muligt for kommunen at vælge, hvordan opgaven eventuelt splittes op i mindre dele. Det kan gøres for at gøre opgaven mere tilgængelig for mindre leverandører. I dette tilfælde kan det tænkes, at eksempelvis en mindre lokal producent ikke kan overskue hele kommunen som leveringsområde, men at et mindre distrikt måske kunne være overskueligt. Hvis der vælges en model med distriktsopdeling, bør der gives adgang til at byde på flere/alle distrikter. Syddjurs Kommune skal efter lovgivningen sikre at borgere, der visiteres til madservice har mindst 2 valgmuligheder, Der kan derfor evt. indbygges en mekanisme for at sikre, at alle distrikter bliver dækket med minimum 2 leverandører. Hvis ikke dette gøres, vil alternativet være at tilbyde fritvalgsbeviser til
Side 12 områder med kun én leverandør. Det vil være muligt for Køkken Syddjurs at afgive bud i en eventuel udbudsproces. Både hvad angår et udbud af den samlede madproduktion. Eller en model med et mindre udbud af madservice. 3. Samarbejde med anden kommunes køkken En yderligere mulighed for at levere mad til ældre vil være at indgå i et samarbejde med et køkken i en anden kommune og få maden leveret herfra. Norddjurs Kommune har fået advokatfirmaet Bech-Bruun til at undersøge, om der er lovgrundlag for at sikre den fortsatte leverance af mad til hjemmeboende borgere i Norddjurs Kommune via et tværkommunalt samarbejde med en eller flere kommuner omkring madproduktion til hjemmeboende. Det er Bech-Bruuns vurdering, at det er muligt at løfte den kommunale udbudsforpligtigelse ved at etablere et tværkommunalt samarbejde med en eller flere kommuner. Der vil være tale om et fælleskommunalt samarbejde, hvor to eller flere kommuner går sammen om at løse den fælles opgave om produktion af mad til hjemmeboende. Produktionen vil som udgangspunkt kun skulle finde sted i ét produktionskøkken af hensyn til muligheden for at opnå stordriftsfordele. Produktion af mad til døgnpladser i Tirstup, institutioner på socialområdet (Marie Magdalene og Tendrup Møllevej) og kommunale caféer vil kunne ske enten via udbud og/eller i regi af Køkken Syddjurs. Forsyningssikkerhed Hvis beslutningen om modellen for fremtidens madproduktion i Syddjurs Kommune indebærer en overgangsperiode, vil kommunen kunne leve op til sine forpligtelser til at levere mad til ældre via leverancer fra Det Danske Madhus. Indstilling Direktøren indstiller, at udvalg og Byråd beslutter, at: 1. Nedenstående 3 muligheder beskrives yderligere: A. Madproduktionen sendes i udbud. Der skal vælges mellem følgende udbudsmodeller: a. Udbud af den samlede madproduktion b. Udbud af mad til hjemmeboende c. Udbud af mad til døgnpladser i Tirstup, institutioner på socialområdet (Marie Magdalene og Tendrup Møllevej) og café produktion B. Den samlede madproduktion til hjemmeboende, døgnpladser i Tirstup og institutioner på socialområdet (Marie Magdalene og Tendrup Møllevej), samt café produktion placeres hos Køkken Syddjurs. C. Madproduktion til hjemmeboende løses ved at indgå i et samarbejde med en anden kommunes køkken. Madproduktion til døgnpladser i Tirstup og institutioner på socialområdet (Marie Magdalene og Tendrup Møllevej), samt café produktion sendes i udbud eller placeres hos Køkken Syddjurs. 2. Der på SÆ-mødet den 8. november 2017 præsenteres en tidsplan for, hvordan hver af ovenstående 3 muligheder konkret kan udmøntes. Beslutning i Udvalget for sundhed, ældre og social (SÆ) den 27-09-2017 Behandles igen i Udvalget for sundhed, ældre og social på næste møde inden behandling i Byrådet. Ad 1. A. Der arbejdes videre med hen imod at kunne udbyde madproduktion til hjemmeboende, jf. indstillingens 1.A.b i. Model for udbud af mad til hjemmeboende sker på baggrund af, at det forudsættes at Køkken Syddjurs producerer til institutioner på socialområdet, til de kommunale
Side 13 døgnpladser i Tirstrup samt caféer, for til disse områder at have en fleksibel, leveringssikker og kvalificeret leverance, dette skal ske på baggrund af en økonomisk optimering og beskrevet service og kvalitet. Køkken Syddjurs vil på den baggrund arbejde videre med at kunne byde på produktion til hjemmeboende ved et udbud. B. Der undersøges fortsat hvilke driftsomkostninger og anlægsomkostninger en samlet og eller opdelt produktion vil have i Køkken Syddjurs, mhp. at kunne præsentere dette for udvalget på møde i november. Ad 2. Udvalget vil forholde sig til endelig tidsplan på møde i november i sammenhæng med beslutning og indstilling til model. Supplerende Sagsfremstilling Administrationen har på baggrund af udvalgets beslutning den 27. september 2017 arbejdet videre med nedenstående modeller for madservice til ældre. Oplysninger omkring priser mv. baserer sig bla. på BDO s Afrapportering scenarieberegning, der er vedlagt og desuden nærmere beskrevet i særskilt sag. Model 1: Kombinationsmodel I denne model gennemføres et udbud af mad til hjemmeboende. Og produktionen af mad til døgnpladser i Tirstup, institutioner på socialområdet (Marie Magdalene og Tendrup Møllevej) samt café produktion placeres hos Køkken Syddjurs. Administrationen er pt. i gang med at gennemføre en markedsundersøgelse. Der er udvist interesse for området i forskelligt omfang, men en opsplitning af kommunen i distrikter synes at være en forudsætning for, at lokale leverandører vil kunne byde ind på opgaven. Et udbud af madservice til hjemmeboende vil kunne gennemføres på ca. 6 måneder efter, der er truffet politisk beslutning herom. Køkken Syddjurs vil kunne byde på udbuddet af mad til hjemmeboende. Model 2: Køkken Syddjurs model I denne model placeres den samlede madproduktion til hjemmeboende, døgnpladser i Tirstup og institutioner på socialområdet (Marie Magdalene og Tendrup Møllevej), samt café produktion hos Køkken Syddjurs. Med henblik på at belyse denne model har administrationen bedt BDO om at udarbejde en nærmere beskrivelse og beregning af scenarier omfattende en samlet produktion i Køkken Syddjurs. Afrapporteringen fra BDO viser, at prisen hos Køkken Syddjurs for en almindelig hovedret inklusiv levering vil være 49,26 kr. ekskl. moms og 14,39 kr. ekskl. moms for en almindelig biret. Der er i øvrigt en midlertidig lavere enhedsomkostning, så længe Køkken Syddjurs skal levere mad til Rosengården og Ringparken (47,01 kr. for en hovedret inklusiv levering og 13,67 kr. for en biret). BDO estimerer derudover, at der ved nærværende model for madservice vil være engangsomkostninger på 1.105.000 kr. Dette beløb dækker bla. over udgifter til bil, værktøj, montering af køl i pakkeområdet mv. Indstilling Direktøren indstiller, at udvalg og Byråd peger på en model for fremtidens madservice i Syddjurs Kommune med udgangspunkt i udvalgets opmærksomhed på fleksibilitet, leveringssikkerhed, og kvalitet i sammenhæng med økonomisk optimering.
Side 14 Beslutning i Udvalget for sundhed, ældre og social (SÆ) den 08-11-2017 Udvalget for sundhed, ældre og social indstiller til Økonomiudvalget og Byrådet, at 1. Madproduktion til hjemmeboende og øvrig produktion i fremtiden foregår i Køkken Syddjurs i Rønde, idet analysen viser, at Køkken Syddjurs er yderst omkostningseffektiv ved den samlede produktion. Udvalget indstiller med udgangspunkt i udvalgets opmærksomhed på fleksibilitet, leveringssikkerhed, og kvalitet, og muligheden for også at kunne fortsætte en café model, der understøtter stor involvering af frivillige. 2. At der investeres 1,1 mio. kr. i optimering af køkkenet, derudover 150.000 kr. til implementering, i alt 1.250.000 kr., finansieret af kassebeholdningen. 3. At der meddeles Djurs Mad I/S, at der ikke aftages mad efter udgangen af januar 2018. Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den 15-11-2017 Indstilling fra Udvalget for sundhed, ældre og social indstilles til Byrådets afgørelse med den tilføjelse, at der forventes specificeret regnskab og rapporteringer, der sikrer at den skitserede økonomi holder. Endvidere forudsættes opmærksomhed på muligheden for at overtage aktiver fra Djurs Mad. Fraværende: Peter Andersen (L) Bilag 1 Åben Notat om madproduktion til hjemmeboende i Norddjurs og notat om udbudspligt i tværkommunalt samarbejde 222909/17 2 Åben Notat vedr. vurdering af Køkken Syddjurs.pdf 221635/17 3 Åben Præsentation for SÆ 27. september 2017.pptx 227642/17 4 Åben Notat vedr. madproduktion til hjemmeboende.docx 227633/17 5 Åben Juridiske rammer for levering af madservice.docx 227634/17 6 Åben Notat om udbudspligt i tværkommunalt samarbejde.pdf 227635/17 7 Åben Notat vedr. madproduktion til hjemmeboende - opdateret med ny tabel 6 og 7 - november 2017 258712/17 8 Åben Scenarieberegning - Afrapportering scenarieberegning 25102017.pptx 259155/17
Side 15 1317.Introduktion af nyt byråd Sagsnr.: 17/32735 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget (ØK) Resumé Med sagen præsenteres et forslag til et introduktionsprogram for det nye byråd. Sagsfremstilling Forslag til introduktion af det nye byråd i Syddjurs Kommune Formålet I det følgende fremgår et forslag til, hvordan et introduktionsforløb for det nye byråd kan gennemføres. Sagen har tidligere været drøftet og behandlet i direktionen og koncernledelsen. Formålet med introforløbet er dels, at byrådet som samlet gruppe får skabt et godt afsæt for at udvikle Syddjurs Kommunes politik de kommende 4 år, og dels at den enkelte politiker understøttes i, hvordan han eller hun kan få indflydelse i det politiske arbejde. Det sker eksempelvis på et introduktionsseminar i januar, hvor der byrådet præsenteres for de væsentligste politikker og strategier ligesom der på seminaret bliver mulighed for at drøfte samarbejdsformer i det nye byråd. Derudover vil der hen over byrådsperioden kunne gennemføres forskellige aktiviteter, eksempelvis temamøder, studieture mm. Overodnet er det ambitionen, at introduktionsforløbet giver det nye byråd de bedst mulige forudsætninger for deres byrådsarbejde. På den baggrund er der udformet et forslag til et forløb, der sætter særligt fokus på følgende områder 1. Den kommunale praksis i dag: Hvordan fungerer kommunen i dag? Styring, organisation og økonomi herunder et kort indblik i arbejdet i de forskellige sektorer. Hvad er de væsentligste opgaver og udfordringer? 2. Det politiske arbejde og den politiske rolle: Hvordan kan byrådet som gruppe organisere og gennemføre det politiske arbejde? Hvordan kan den enkelte politiker få mest mulig politisk indflydelse? 3. Samarbejde i byrådet: Det nye byråd drøfter og afstemmer forventninger i forhold til arbejdsog samarbejdsformer for de kommende 4 år. Det vil bl.a. sige, hvordan byrådet ønsker at samarbejde internt, hvordan de ønsker at samarbejde med lokalsamfundet, hvordan de ønsker at samarbejde med forvaltningen og aktører uden for kommunen. 4. Introduktion til opgaven: Det nyt byråd introduceres til brugen af IT, OS2-dagsorden og andre relevante programmer. Derudover introduceres byrådet til kommunens kommunikationsstrategi og herunder kommunikation på sociale medier. Ud over introduktionsmodulerne, vil der hen over byrådsperioden blive gennemført et antal temamøder og der vil blive arrangeret studieture. Endelig tilrettelægges der en række kursustilbud, som politikerne kan tilmelde sig efter behov. 5. Fremtiden: Hvilke drivkræfter forventes at påvirke kommunen i fremtiden og dermed mulighederne for at føre politik? Der vil i forløbet blive lagt op til en kobling til udarbejdelsen af en ny vision for Syddjurs Kommune i forlængelse af arbejdet med planstrategien. Form: Forslaget er at introduktionsforløbet sammensættes af en række forskellige aktiviteter. Hovedaktiviteten og den primære introduktion til den indholdsmæssige del vil finde sted på et introduktionsseminar i for byrådet. Seminaret gennemføres i januar 2018. Se udkast til program i bilaget. Indhold i overskrifter:
Side 16 December: Introduktion til IT, kommunikation og praktiske forhold December: Interviewer af byrådsmedlemmerne i det nye byråd Januar og marts: Kattegatseminar for nye politikere Januar: Introduktionsseminar for byrådet Februar og marts: Åbne udvalgsmøder April: Samarbejdet mellem udvalgsformand og direktør April: Samarbejdet mellem borgmester og kommunaldirektør September: Temamøde/seminar Det detaljerede introduktionsprogram fremgår i bilaget. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at introduktionsforløbet godkendes. Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den 15-11-2017 Godkendt med den tilføjelse, at der udarbejdes en pixi-ordbog på diverse anvendte termer. Fraværende: Peter Andersen (L) Bilag 1 Åben Programudkast - Introduktionsseminar. Januar 2018 253435/17 2 Åben Tids- og aktivitetsplan 253437/17
Side 17 1318.IT udstyr til byrådet 2018-2022 Sagsnr.: 13/39399 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget (ØK) Resumé I forbindelse med etableringen af det nye byråd for perioden 2018-2022, skal de valgte politikere have udleveret en politikerarbejdsplads anno 2018. Der gives her en beskrivelse af hvilket IT serviceniveau, der vil blive ydet, samt hvilke redskaber det kommende Byråd vil få til rådighed. Sagsfremstilling Med henblik på at understøtte arbejdet i byrådet stilles følgende IT-platform til rådighed for byrådet i perioden 2018 2022. Udstyr: Politikerne tilbydes følgende udstyr: ipad + 4G abonnement Telefon + abonnement En PC er ikke som udgangspunkt en del af standardudstyret for en politiker. Men hvis der er politikere som ikke mener, at de kan udføre deres politiske arbejde uden en PC, vil de kunne få en PC stillet til rådighed. Indførelse af digitale møder: Syddjurs Kommune har i de senere år investeret betragteligt i brugervenlige, driftssikre løsninger til afvikling af møder. I kombination med ipads, har mødedeltagere i Syddjurs derfor digital adgang til dagsordener inklusive bilag og egne kommentarer. Forslaget om indførelsen af digitale møder er desuden baseret på erfaringer fra andre kommuner, der med stor succes har indført samme løsning. Her kan navnlig Aarhus Kommune fremhæves, hvor der har været papirløse byråds- og udvalgsmøder siden 2012 og med meget positive erfaringer. Løsningen med ipad er meget driftssikker og robust ift. driftsudfald, da der indbygget i ipadden er internet via sim-kortet. Der lægges derfor op til, at der ikke indgår en printer i ovenstående udstyrspakke. I forhold til håndtering af eventuelle behov for print, vil der blive opstillet en arbejdsstation i politikerrummet, Hornslet Kirke i Ebeltoft, hvorfra der kan printes på printerne i administrationsbygningerne. Det undersøges om en lignende løsning kan etableres i Hornslet. Derudover tilbydes der i en overgangsperiode support til print i administrationsbygningerne ved hhv. IT og Ledelsessekretariatet. Arbejdsplatform: Syddjurs IT- og Digitalisering har sammen med Ledelsessekretariatet skabt en IT-platform, som danner rammen for det politiske arbejde i byrådet. Som politiker i Syddjurs Kommune får man adgang til følgende systemer: OS2dagsorden OS2Indberetning Nyt Password (reset password) Mail, kalender (xx@syddjurs.dk) Brug af Privat NemID Servicemål og Serviceniveau: Driftsmiljø garanterer 97 % oppetid i normalarbejdstiden og 90 % i tidsperioden kl. 17 til 07
Side 18 Der aftales faste tidspunkter for servicevinduer Driftsfejl der forhindrer en bruger i at udføre sit arbejde påbegyndes indenfor en periode på 8 arbejdstimer og udføres hurtigst muligt. Byrådets politikere skal sikres en optimal IT brugerservice, og relevante systemer skal være tilgængelige på de tidspunkter som byrådsarbejdet kræver, både i møder og i forberedelse. IT systemerne bliver med jævne mellemrum lukket ned på grund af nødvendige IT opdateringer, som primært foregår i planlagte servicevinduer, som ligger udenfor normal arbejdstid i aftenstimer og weekender. For at sikre, at Byrådets medlemmer dels får optimeret udnyttelse af politikerarbejdspladsen og dels er orienteret om driftsstatus samt oplysning om planlagte opdateringer af IT systemerne, som betyder systemlukning i aftentimer og weekend aftales følgende: 1. Fejlretning på politikerarbejdsplads: Det enkelte byrådsmedlem har adgang til hotline support og får en personlig IT supporter tilknyttet, som kan kontaktes indenfor normal arbejdstid, for nærmere aftale om udbedring af fejl. Det tilstræbes at påbegynde fejlretning så hurtigt som muligt jf. ovenstående servicemål. Den personlige IT supporter skal sikre, at den enkelte politiker har en kørende politikerarbejdsplads i forhold til det valgte forslag af IT udstyr. Aftalen gælder kun i forhold til byrådsarbejdet og for IT udstyr omtalt i denne sag, og omhandler således ikke support på husstandens øvrige IT udstyr. 2. Planlagte servicevinduer og driftsstatus: Der er aftalt et ugentligt servicevindue på torsdage fra kl. 19 til fredag morgen kl. 06. Til større servicevinduer bliver der hvert år aftalt 12 årlige weekender i samarbejde med direktionssekretariatet, som løber fra fredag kl. 14 til søndag morgen kl. 6. Annoncering af afholdelse af et servicevindue sker på forsiden af medarbejderportalen under IT Drift. Information herom vil være tilgængelig senest 7 dage i forvejen. Det er også her på forsiden af medarbejderportalen under IT Drift, at der oplyses om drift status på IT systemer og andre ikke planlagte driftsforstyrrelser. Support: IT yder support på det udstyr som kommunen har udleveret til politikerne IT-afdelingen stiller en personlig supportmedarbejder til rådighed for hver enkelt politiker jf. ovenstående. Når byrådet afholder arbejdsmøde/byrådsmøde, vil IT-afdelingen være til stede med en udvidet support for byrådet. Dette gøres fra et fast supportlokale i tilknytning til byrådssalen. Der vil være support i tidsrummet fra arbejdsmødets start til byrådsmødets start. Ledelsessekretariatet yder løbende support af politikernes systemer og kan besvare spørgsmål vedr. arbejdsplatformen. Politikerne får som alle andre ansatte i Syddjurs mulighed for at oprette sager i hotline IT-introduktion af det nye byråd: Primo december vil alle politikere få hardware udleveret og IT-afdelingen vil være behjælpelig med opsætning mv.. Dette gøres på individuelle møder mellem IT og den enkelte politiker. Derudover gennemføres der et introduktionsseminar medio december, hvor politikerne bliver sat ind i brugen af arbejdsplatformen. Herunder: Gennemgang af politikerværktøjer, OS2-dagsorden mv. Syddjurs på nettet (hjemmeside og sociale medier) Kommunikation IT og Sikkerhed Hvordan får du hjælp
Side 19 Undervisning og vejledning: For at sikre at byrådets medlemmer løbende er i stand til at bruge det udstyr og de systemer, som er stillet til rådighed for byrådsarbejdet, og at politikerne er ajour med de sikkerhedspolitikker og regler som er gældende for brug af kommunes IT-systemer, vil der løbende tilbydes undervisning inden for IT. Dette kan vedrøre: IT-sikkerhed Brug af arbejdsplatformen (systemer og programmer) Brug af udstyr: ipad, trådløst print, Apple-ID mv. Vejledninger og best practice i brugen af IT For byrådsmedlemmer der ikke bliver genvalgt til byrådet 2018-2022: Det tidligere udleverede udstyr overdrages til politikeren. PC, Printer og ipad Evt. bredbåndsforbindelse i hjem og/eller sommerhus overdrages til medlem eller nedlægges Mobilt bredbåndsabonnement (ipad) lukkes Evt. firmamobilaftale gennem ATEA afvikles, og der vil være mulighed for frikøb Evt. mobilabonnement overdrages til medlem eller nedlægges Byrådsmedlemmer som fortsætter fra nuværende periode: Afleverer eksisterende ipad for at få udleveret en ny Evt. firmamobilaftale gennem ATEA afvikles, og der vil være mulighed for frikøb Får tilbudt ny mobiltelefon samt tilbud om portering af eget mobilnummer Beholder PC til fortsat byrådsarbejde Beholder nuværende printer, men vil ikke længere kunne tildeles toner og support jf. indførelsen af papirløse møder Nye byrådsmedlemmer til byrådet 2018-21: Får ipad Får tilbudt ny mobiltelefon samt tilbud om portering af eget mobilnummer Får udleveret PC efter individuel behov Får ikke tilbudt bredbåndsforbindelse i hjem eller sommerhus, da forbindelse opnås via ipad. Økonomi og organisatoriske konsekvenser Prisoverslag Anskaffelsespris. Priser ex. moms og ex. mobil/data abonnementer ipad pro 10,5, 64GB, m/sim + Smart Keyboard cover, 27 (+4 stk.) a 6.080,- 188.480 kr. iphone 7, 32GB, SKI-pris: iphone 7: 3.020,-/7 Plus: 3.584,-, 27 stk. a 3.302,- 89.154 kr. PC efter individuel vurdering, estimeret 10 stk. a 3.700,- 37.000 kr. I alt 314.634 kr. Driftsudgifter for en fire årig periode 27 stk. mobilt bredbånd til ipad pr. år 420 kr. 45.360 kr. 27 stk. mobil telefon firmaordning pr. år 420 kr. 45.360 kr. Reparationer, vedligehold og erstatning (estimeret) 100.000 kr. Support i overgangsperiode til papirløse møder (engangsbeløb i 2018) 150.000 kr. I alt: 340.720 kr.
Side 20 Ønskes der printere i udstyrspakken er tillægsprisen for dette: Anskaffelse af printere: HP Color Laserjet PRO M277dw, ca. 15 stk. a 2.278,- 34.170 kr. Drift og toner: 27 stk. toner forbrug pr. år pr. medlem 3022 kr. 326.376 kr. Printerudgifter i alt 360.546 kr. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at politikerarbejdspladsen samt det IT-mæssige serviceniveau godkendes. Beslutning i Direktionsmøde den 07-11-2017 Indstilles til Økonomiudvalgets godkendelse. Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den 15-11-2017 Godkendt. Fraværende: Peter Andersen (L)
Side 21 1319.Kommunikationsstrategi 2017 Sagsnr.: 17/13973 Sagen afgøres i: Byrådet Resumé Kommunikationsstrategien skal opdateres, den er justeret så den består af 10 pejlemærker der tegner et billede af den profil vi gerne vil have på kommunikation. Strategien er baseret på kommunens vision, civilsamfundsstrategien og vores ledelses- og medarbejdergrundlag. Der lægges vægt på god service, åbenhed og dialog. Sagsfremstilling Den seneste kommunikationsstrategi blev godkendt af byrådet i maj 2010. Strategien bestod af to dele, hvor en er politisk godkendt og en er en udmøntningsdel. Det nuværende udkast er en justering så det består af 10 pejlemærker samt en beskrivelse, der skal være med til at forme den kultur vi ønsker på kommunikation over alt i vores organisation. Pejlemærkerne er: 1. God kommunikation er god service 2. Vores adfærd er også kommunikation 3. God kommunikation er alles ansvar 4. God intern kommunikation er forudsætningen for god ekstern kommunikation 5. Kommunikation er en naturlig del af opgaveløsningen 6. Vi møder borgerne med åbenhed og dialog 7. Det skal være let at deltage udviklingen af vores kommune 8. Det skal være let at følge det politiske arbejde 9. Vi leverer en professionel pressekontakt 10. Vi har tydelige roller i vores kommunikation De 10 pejlemærker er baseret på Vi gør det sammen - Kommunens vision med titlen Vi gør det sammen tegner billedet af en attraktiv bosætningskommune med en velfærdsalliance hvor borgeren skal stå i centrum gennem åbenhed, nærhed og inddragelse. Dialog og samskabelse - Både kommunens vision, vores civilsamfundsstrategi og den seneste rapport fra udvalget Gentænk Borgerinddragelse understreger behovet for en åben og inddragende dialog. God service og fælles ansvar - Alle medarbejdere har et grundlæggende resultatansvar der indebærer fokus på en god løsning af opgaverne. Det indebærer også at god kommunikation er en del af at levere god service. I bilaget er der beskrevet en række handlinger som skal gøre pejlemærkerne tydelige på tværs af kommunens organisation. Det drejer sig især om viden og kultur. Kommunikationsstrategien vil blive fulgt op af en række konkrete indsatser for at forankre strategien i vores organisation. De konkrete indsatser vil blive udviklet i samarbejde med direktion, koncernledelse, Hovedudvalg og relevante eksterne parter såsom distriktsråd. Indsatserne vil blive forankret i ledelsessekretariatet som projekter og der lægges i budgetkataloget for 2018 op til at kommunikationsområdet styrkes med en ekstra medarbejder. I kommunikationsstrategien fra 2010 havde byrådet en række særlige ønsker. Det drejede sig blandt andet om:
Side 22 Besvarelser på henvendelser med fokus på svarfrister og forståeligt dagligdags sprog i vores henvendelser og afgørelser. Der er fulgt op med halvårlige kurser i brevskrivning ligesom afdelingerne i perioden er blevet tilbudt sproglige gennemgange af deres standardbreve. Der arbejdes fortsat med at trimme vores mail kanal via hovedpostkassen syddjurs@syddjurs.dk sådan at post hurtigt og effektivt fordeles samt at det besvares rettidigt. En stor del af posten bliver i dag autojournaliseret og fordelt til områderne via kommunens sagssystem. Produktion af letforståelige dagsordner og referater. Der er fokus på godt sprog også til dagsordner i de halvårlige skrivekurser. Der er afholdt kurser for de ledere og medarbejdere som producerer dagsordenstekster og ledelsessekretariatet følger løbende udviklingen af dagsordenernes kvalitet. Siden sidste kommunikationsstrategi er der vedtaget en brandingstrategi i byrådet. Ledelsessekretariatet samarbejder med et eksternt bureau om branding af kommunen målrettet unge børnefamilier i Aarhus fortrinsvis på sociale medier. Mediebilledet ændrer sig løbende og kommunen vil derfor løbende tilpasse brugen af kommunikationskanalerne efterhånden som mulighederne ændrer sig. I tilknytning til kommunikationsstrategien er der udarbejdet en række retningslinjer som medarbejderne kan tilgå på medarbejderportalen. Det drejer sig blandt andet om ytringsfrihed, god brevskrivning og mere. Der udarbejdes nye efter behov. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller at, Kommunikationsstrategien drøftes og endeligt godkendes. Beslutning i Direktionsmøde den 02-10-2017 Direktionen tiltrådte indstillingen med den bemærkning, at det er vigtigt at skabe ejerskab til kommunikationsstrategien i det nye byråd. Dette skal gøres ved at formere et projekt om kommunikation til, om, fra byrådet, gerne som en del af introforløbet for det nye byråd. Beslutning i Økonomiudvalget (ØK) den 15-11-2017 Indstilles til Byrådets godkendelse. Fraværende: Peter Andersen (L) Bilag 1 Åben PIxi Kommunikationsstrategi - SK_KommunikationsstrategiPixi.pdf 225414/17 2 Åben Udkast til kommunikationsstrategi 150917 218763/17