Deltagere: Lars Døvling Andersen (LDA), Prodekan (Ordstyrer) Uffe Kjærulff (UK), Studieleder Diana Frank (DK), Skolesekretær Ove Andersen (OA), Studienævnsformand Vivi Juul (VJ), Studienævnssekretær Børge Lindberg (BL), Institutleder (Institut for Elektroniske Systemer) John K. Pedersen (JKP), Institutleder (Institut for Energiteknik) Line Kousholt Caspersen (LKC), Fuldmægtig (referent) Mødedato: 5. december 2016 Fakultetskontoret for Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet Niels Jernes Vej 10 9220 Aalborg Uddannelsessekretariatet Line Kousholt Caspersen Telefon: 9940 9694 Email: lkc@adm.aau.dk Dato: 19. december 2017 Sagsnr.: 2016-412-00065 Referat af møde om selvevalueringshandlingsplaner for Studienævn for Elektronik og It Indledende Mødet tager udgangspunkt i selvevalueringshandlingsplanerne (som i år 1 af selvevalueringsprocessen er udarbejdet af studielederen i samarbejde med studienævnsformanden og næstformanden for studienævnet på baggrund af selvevalueringsrapporten og selvevalueringsmødet) samt opmærksomhedspunkterne vedr. årets studienævnsrapport identificeret pba. bl.a. fakultetets grænseværdier. Dagorden, møde og referat er opbygget på baggrund af den udarbejdede handlingsplan, hvor skole, studienævnsformand og næstformand for studienævnet har beskrevet, hvilke strategiske tiltag eller konkrete handlinger som skal igangsættes. Hvert punkt i handlingsplanen drøftes på mødet. Til sidst drøftes nøgletalsvurderingen vedr. studienævnsrapporten for studienævnet, hvor opmærksomhedspunkter for både uddannelser, der har gennemgået selvevaluering (i relation til udkastene til handlingsplaner) og uddannelser som ikke har været igennem selvevaluering, drøftes. Mødets konklusioner udmøntes i en eventuel justering af det konkrete studienævns handlingsplan (herunder pba. årets studienævnsrapport) samt eventuelt opfølgning på opmærksomhedspunkter i studienævnsrapporten for uddannelser, der ikke har været igennem selvevaluering. For punkterne hvor der i referatet ikke fremgår yderligere bemærkninger, er handlingsplanen godkendt/taget til efterretning. Dagsorden 1. Handlingsplan for Uddannelserne under Studienævn for Elektronik og IT 2. Studienævnsrapport 2016 a. Giver opmærksomhedspunkterne vedr. Studienævnsrapport 2016 anledning til justering af handlingsplanerne? b. Drøftelse af opmærksomhedspunkter vedr. Studienævnsrapport 2016 for uddannelser, der ikke er under selvevaluering 3. Konklusion og videre proces 4. Eventuelt Referat 1. Handlingsplan for uddannelserne under studienævn for Elektronik og It LDA byder velkommen, og ridser indledningsvist fakultetets overordnede kommentarer om selvevalueringshandlingsplanen op. LDA orienterer om, at handlingsplanen skal opdeles, så det svarer til antal rapporter, hvorunder den ene rapport opdeles i to handlingsplaner. Det vil sige, at der minimum skal foreligge syv selvevalueringshandlingsplaner for uddannelserne under Studienævn for Elektronik og IT. Der må gerne være flere handlingsplaner i samme dokument. Der er desuden vigtigt, at alle uddannelser fremgår eksplicit af handlingsplanerne, og det er tydeligt, hvilke(n) uddannelse(r), der er tale om. Endvidere nævner fakultetet, at handlingspunkterne skal formuleres som handlinger, som er specifikke og målbare, herunder bør tidplanerne være mere specifikke.
Det blev aftalt på mødet, at UK sikrer, at nærværende samlede handlingsplan splittes op i minimum syv handlingsplaner, og indsender dem til fakultetet senest den 23. december 2016. Endvidere blev skemaet med de overordnede mål drøftet. Her fremgår det, at tidsplanen for hovedparten af målene er angivet til 2019. I den forbindelse fastslog UK, at målene igangsættes inden 2019. Optag (EIT og ITC) 1) Handlingspunkt 1: Deltagelse i Engineer the Future-samarbejdet for generel promovering af ingeniøruddannelser (EIT og ITC) UK fortæller, at Lotte Finck allerede sidder i Engineer the Future, og den vej igennem vil øge promoveringen af skolens ingeniøruddannelser. 2) Handlingspunkt 2: Udbud af årlig SRP-øvelsesdag på AAU for 3.g'ere inden for elektronikområdet (EIT og ITC) OA forklarer, at der skal evalueres på denne dag, da der allerede er afholdt sådanne øvelsesdag for gymnasieelever. 3) Handlingspunkt 3: Ansøgning om ændring af titel og udbudssprog for ITC Der er ingen kommentarer til dette punkt, da ansøgningen om prækvalifikation (herunder ændring titel og udbudssprog) bliver behandlet hos Styrelsen for Videregående Uddannelser på nuværende tidspunkt. 4) Handlingspunkt 4: Udvikling af kampagnekoncept for EIT og ITC og fortsat ressourcemæssig prioritering af kampagner for EIT og ITC UK forklarer, at kampagnekonceptet er udviklet. Den egentlige handling er i stedet opfølgning på, og videreførelse, af konceptet. OA forklarer, at han er i kontakt med en række virksomheder, som skal laves nogle testimonials. LDA forklarer, at der skal være variation i de forskellige virksomheders testimonials. UK forventer dog ikke, at der vil være en udfordring ift. denne variation. OA supplerer, at de spænder bredt. 5) Handlingspunkt 5: Fortsat og evt. udvidet anvendelse af studenterambassadører i gymnasierettede aktiviteter (EIT og ITC?) OA og UK forklarer, at der allerede er studenterambassadører. De er bl.a. involveret i studiepraktik, SRP-dag og når der er besøg af kommende studerende, som skal vises rundt. Det er studerende, som er udpeget til at være studenterambassadører, og som har interesse i det, og ved hvad studierne består af. 6) Handlingspunkt 6: International markedsføring af ITC, såfremt ansøgning om sprogskift godkendes Handlingspunktet vil blive specificeret, så det i stedet beskriver, at der skal udarbejdes en plan for international markedsføring, såfremt ansøgningen om prækvalifikation bliver godkendt. Optag (ED) 7) Handlingspunkt 7: Optag (ED) Information af udenlandske ansøgere fra ansøgningstidspunkt til studiestart Der er enighed om at punktet skal præciseres. UK forklarer, at den primære udfordring er at der ud af de mange ansøgere til uddannelsen, ikke er ret mange studerende, der møder op til studiestart. 2
UK forklarer, at der allerede er igangsat et arbejde med optagelseskontoret. Der er nedsat en arbejdsgruppe, som skal vurdere om sådan problematik vedr. bedre kommunikations- og informationsflow med ansøgerne, skal med i arbejdet i studiemiljørådet, eller om det er et projekt, som skal køre separat. Der er lige nu dialog i gang med optagelseskontoret ift. at adressere, hvem der skal have den koordinerende rolle ift. denne opgave; konklusionen bør afspejles i den endelige handlingsplan. Effektivitet og studietid (ED, EIT, ITC) 8) Handlingspunkt 8: Effektivitet og studietid (ED, EIT, ITC) Nærmere analyse (kvalitativt og kvantitativt) af gruppen af studerende med lavere studieeffektivitet for klarlægning af særlige karakteristika Det blev konkretiseret på mødet, at der vil blive udarbejdet en plan i første halvdel af 2017. UK forklarer endvidere, at der vil blive udarbejdet en analyse, inden der igangsættes konkrete tiltag. OA forklarer, at det er en udfordring på uddannelsen, at mange studerende kommer med nogle specifikke vanskeligheder. Det er en speciel type af studerende (herunder studerende med ordblindhed mm.). Punktet specificeres, så det er klart, hvad handlingen/handlingerne består af. LDA foreslår, at han er ansvarlig for, at det bringes videre til prorektor primo 2017. Frafald (1. studieår af bacheloruddannelserne) 9) Handlingspunkt 9: Information om studiet i materiale om bacheloruddannelserne (særligt belastning, krav, indsats, organisering mv.) Frafaldet har tidligere ligget meget lavt, men nu er det pludselig vendt til, at der er et højt frafald. Det bør derfor undersøges, hvad der er sket, siden frafaldet er steget. Det drejer sig primært om frafald på første studieår. OA forklarer, at det primært kan hænge sammen med, at de studerende oplever udfordringer ift. kurser, hvor dumpeprocenten er høj. På enkelte kurser er der en høj dumpeprocent, men det er ikke nyt, da der historisk har været kurser med høj dumpeprocent. Men en del af forklaringen er også, at de matematiske kompetencer som de studerende kommer ind på uddannelsen med ikke svarer til, hvad der forventes på uddannelsen. Det blev drøftet på mødet, om det er måden der undervises i matematik på, som kan være problematisk, da ingeniørstuderende ikke nødvendigvis skal lære matematik, som en matematiker. JKP forklarer, at en del af forklaringen er måden der undervises i matematik på; endvidere kan det undersøges, om det er de rigtige undervisere, som underviser i matematik på første studieår. Samtidig lyder nogle af tilbagemeldingerne fra de studerende, at frafaldet skyldes at det faglige niveau er for højt LDA fortæller, at der er nedsat en matematikkommission, som bl.a. arbejder med de forudsætninger som de studerende kommer med fra gymnasiet. OA tilføjer, at der undervises i ekstra matematik. Det bliver igen stillet spørgsmål ved, om det er den rigtige måde, de studerende undervises i matematik på. Når de studerende arbejder med emner, som skal præsenteres overfor medstuderende, er oplevelsen, at de studerende gør en indsats. Det kunne være et forslag til det videre arbejde. Der skal samtidig sendes et signal til de studerende, om at det også kræver en indsats og motivation at følge kurserne. LDA foreslår at det kan pensles ud i semesterbeskrivelserne, at det kræver indsats og motivation at følge kurserne. 10) Handlingspunkt 10: Skærpelse af adgangskrav til bacheloruddannelserne Matematikkravet skærpes. Ansøgningen om adgangskrav er under justering på baggrund af tilbagemelding fra prorektor. Diplomingeniøruddannelserne inddrages også i denne ansøgning, hvilke ikke var inddraget i første omgang. 11) Handlingspunkt 11:Etablering af studiecafé på 1. studieår af bacheloruddannelserne UK og DF forklarer, at der har været en øget tilslutning til studiecafeen og et langt stykke tid, dog lidt varierende tilslutning på det seneste. Handlingspunktet skal i stedet justeres til, at konceptet skal evalueres ift., om det skal fortsætte i sin nuværende form. Koordinatorer og undervisere skal bl.a. inddrages, så de også kan informerer de studerende om konceptet. 3
12) Handlingspunkt 12:Obligatorisk refleksionsopgave for 1. årsstuderende på bacheloruddannelserne LDA stiller spørgsmålstegn ved, om der er hjemmel til at sådanne refleksionsopgaver er obligatoriske. OA forklarer, at det i handlingsplanen ikke bør fremgå, at den er obligatorisk, da der ikke er hjemmel til det. OA forklarer endvidere, at refleksionsopgaven er kombineret med et arrangement, hvor der deltager en dimittend fra uddannelsen, som forklarer, hvad sigtet er med uddannelsen, og hvad man som dimittend eksempelvis kan komme til at lave. 13) Handlingspunkt 13:Studenterudviklingssamtaler for udvalgte 1. årsstuderende på bacheloruddannelserne på baggrund af besvarelser i refleksionsopgave Punktet specificeres jf. den gennerelle kommentar om mere konkrete og målbare handlingspunkter. 14) Handlingspunkt 14:Besøg af ældre studerende, decentrale studievejledere og virksomhedsrepræsentanter på 1. studieår af bacheloruddannelserne Punktet specificeres jf. den gennerelle kommentar om mere konkrete og målbare handlingspunkter. Forankring af og justering af profil og indhold for PDP 15) Handlingspunkt 15:Etablering af uddannelsesgruppe på tværs af Inst. for Elektroniske Systemer og Inst. for Kommunikation (psykologi) OA fortæller at Uddannelsesgruppen er etableret, men har endnu ikke mødtes endnu. 16) Handlingspunkt 16:Justering af kompetenceprofil og indholdet af studieordningerne Punktet specificeres jf. den gennerelle kommentar om mere konkrete og målbare handlingspunkter. Pædagogisk/didaktisk udvikling 17) Handlingspunkt 17: Aftaler om plan for pædagogisk/didaktisk udvikling skal indgå i MUS-samtaler og samtaler i sektioner BL fortæller, at det er et krav på Institut for Elektroniske Systemer, at det pædagogiske/didaktiske udviklingspunkt skal indgå i MUS-samtaler. Derfor arbejder de på instituttet med et kvalitetsløft af det. JKP nævner, at de sender alt ud omkring kurser til alle på Institut for Energiteknik, men at der ikke er ret meget respons på dette. Der er desværre ikke ret tilstrækkeligt fokus på det, og der er ikke mange der melder sig til de forskellige pædagogiske og didaktiske kurser. BL stiller spørgsmål ved, hvordan underviserne kan aktiveres yderligere ift. udvikling af den pædagogiske og didaktiske undervisning. UK og LDA henviser til, at prorektor har omtalt emnet i forhold til at skabe øget fokus på udvikling af dette felt, således AAU kan udbyde kurser, indenfor hvilke underviserne har lyst til at videreudvikle sig. LDA nævner, at der skal være et Active Learning Center, som ikke kun er it-orienteret, men som kan tilbyde kurser til udvikling af de pædagogiske kompetencer. BL efterlyser konkrete tilbud til videreudvikling af pædagogiske kompetencer til sine medarbejdere. Det blev aftalt, at LDA og UK vil være ansvarlige for at viderebringe behovet for øget fokus på den pædagogiske og didaktiske udvikling til prorektor. Opbygning af studieordninger mm. 18) Handlingspunkt 18:Redesign af studieordninger for opnåelse af bedre timeøkonomi Det blev aftalt, at handlingsplanen vil blive justeret, og det i stedet vil fremgå, at det er skolens mål, at komme ned på maks. 80 timer/stå. 19) Handlingspunkt 19:Fragmenterede kurser (flere undervisere pr. kursus) 4
Institutlederne er allerede gået i gang med at kigge nærmere på kurserne. Punktet konkretiseres yderligere i den endelige handlingsplan. Ledighed (alle kandidatuddannelser) 20) Handlingspunkt 20:Samarbejde med IDA, Karrierecentret, Netværkscentret m.fl. om orientering af kandidatstuderende Punktet specificeres jf. den gennerelle kommentar om mere konkrete og målbare handlingspunkter. Den konkrete handling kunne evt. være, at etablere et samarbejde og herefter udarbejde en plan eller strategi for at få dimittenderne hurtigt i arbejde. Frafald (ICTE) 21) Handlingspunkt 21: Etablering af mekanisme til indsamling af information, som kan medvirke til at klarlægge årsager til forøget frafald på uddannelsen UK forklarer, at de ikke kender årsagerne til frafaldet, derfor er der behov for at se på, hvordan der kan indsamles mere viden om frafaldet på uddannelsen og på den baggrund identificere og igangsætte relevante frafaldsreducerende tiltag. Indsamling af evalueringsdata 22) Handlingspunkt 22: Forøget svarprocent på spørgeskemaer til undervisnings- og semesterevalueringer og uddannelsesevalueringer Handlingspunktet vil blive mere konkret og målbart i den justerede handlingsplan, som det fremgår i den overordnede kommentar. Samtidig vil det blive placeret under kvalitetsområde 3 Undervisningen og studiemiljøets kvalitet. På mødet blev det drøftet, hvordan studienævnet kunne øge svarprocenten på evalueringerne samt sikre at alle studerende hører tilbagemeldingerne på evalueringerne. LDA foreslog bl.a., at der kunne bruges en lektion på evalueringsskemaerne. BL nævnte, at der tidligere har været gode erfaringer med at anvende en metode, hvor en given forelæser ved semesterstart fortæller de studerende om, hvad der er foretaget af justeringer på det pågældende semester pba. af tidligere årganges evalueringer på samme semester. Det blev endvidere nævnt, at det kunne være en ide at lade studerende svare på evalueringerne ifm med semesteropstartsmødet, hvor semesterkoordinatorerne igen vil blive bedt om at minde de studerende om at besvare evalueringerne. 23) Handlingspunkt 23: Spørgeskema til undervisere efter hvert semester: Fremmøde, deltagelse i øvelser/opgaveregning, undervisningsform, antal kursusgange, antal undervisere, deltagerforudsætninger, etc. Handlingspunktet vil blive mere konkret og målbart i den justerede handlingsplan, som det fremgår i den overordnede kommentar. Samtidig vil det blive placeret under kvalitetsområde 3 Undervisningen og studiemiljøets kvalitet. UK supplerer med, at undervisere og studienævnssekretærer vil blive inddraget i undersøgelsen. Masteruddannelsen i Information and Communication Technologies (mict): Der er endnu ikke nogle handlingsplanpunkter for masteruddannelsen. Fakultetet vil undersøge, hvor lang tid en masteruddannelse må strække sig over, da masteruddannelsen er begyndt at udbyde enkeltfag, som vil kunne samles til en masteruddannelse på sigt, hvis de er bestået indenfor en vis periode. 5
2. Studienævnsrapport 2016 a. Giver opmærksomhedspunkterne vedr. Studienævnsrapport 2016 anledning til justering af handlingsplanerne? SL og SNF har allerede gennemgået punkterne, hvormed handlingsplanen er justeret på baggrund af de nyeste nøgletal. b. Drøftelse af opmærksomhedspunkter vedr. Studienævnsrapport 2016 for uddannelser, der ikke er under selvevaluering Bachelor i Robotteknologi: Optag: Der er ingen opmærksomhedspunkter til optaget, hvorfor det er en fejl, at der er indsat uddybning. Der er ingen væsentlige opmærksomhedspunkter vedr. bacheloruddannelsen i Robotteknologi. OA forklarede, at de studerende på robotteknologi lige nu kan fortsætte på forskellige overbygninger, herunder deres retskravsbachelor. Udvikling af kandidatuddannelsen i robotteknologi blev drøftet kort, idet der endnu ikke er besluttet noget officielt ift. om der skal søges prækvalifikation for uddannelsen i 2017. Bachelor i ITCOM: Bachelor i ITCOM skal flyttes fra Studienævn for Medieteknologi til Studienævn for Elektronik og IT pr. 1. september 2017. Da Bachelor i ITCOM er planlagt til at starte selvevaluering primo 2017, kan der være nogle ting, som skal koordineres og planlægges specifikt i forbindelse med overflytningen i forhold til selvevalueringsprocessen. Fakultetet er i gang med at afklare, hvordan overflytningen og selvevalueringsprocessen mest hensigtsmæssigt planlægges. 3. Konklusion og videre proces Det blev aftalt, at UK tilretter handlingsplanen, og sender den til fakultetet inden den 23. december. Det bør samtidig fremgå af handlingsplanerne, at alle de opmærksomhedspunkter, der er identificeret med SNR2016/nøgletalsvurderingen er adresseret, og på denne baggrund justere handlingsplanerne. 4. Eventuelt Ingen bemærkninger. 6